2015 - TOKAT İL ÖZEL İDARESİ.pdf

TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Eylül 2016

ĠÇERĠK TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU 1 TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU 13

TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 3
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 4
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 4
5. DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................... 6
6. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ........................... 7
7. EKLER .......................................................................................................................................................... 9

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ Tokat Ġl Özel Ġdaresi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 3 üncü maddesinde yer alan sınıflandırma çerçevesinde, genel yönetim kapsamında yer alan kamu idarelerinden birisi olup, faaliyetlerini 2015 yılı bütçesi ile verilen ödenekler ve ilgili kanunlarla merkezi idareden aktarılan diğer kaynaklarla yürütmektedir. Bu kapsamda Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2015 yılı bütçesiyle, 96.000.000,00.- TL gelir ve ödenek öngörülmüĢ olup, 58.227.929,68.- TL 2014 yılından devreden ödenek, Merkezi Ġdare Bütçesinden kullanım amacı belirlenmiĢ yatırımlar için aktarılan toplam 102.289.304,98.- TL ödenek ile birlikte yılı ödenekleri 256.517.234,66.- TL‟ na ulaĢmıĢtır. Tokat Ġl Özel Ġdaresinin sunulan mali tablolarına göre 2015 yılı Gelir ve Gider durumu aĢağıda gösterilmiĢtir. 2015 YILI BÜTÇE GELĠRLERĠ TABLOSU
   Bütçe Tahmini GerçekleĢme Vergi Gelirleri 800.001,00 240.250,97 TeĢebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.650.036,00 1.701.294,52 Alınan BağıĢ ve Yardımlar 4.600.028,00 102.180.247,84 Diğer Gelirler 80.599.922,00 92.544.529,07 Sermaye Gelirleri 8.350.013,00 110.000,00 Toplam 96.000.000,00 196.776.322,40 2015 YILI ÖDENEKLER TABLOSU Bütçe Ġle verilen Ödenek Önceki Yıldan Devreden Ödenekler Merkezi Ġdareden Aktarılan Ödenekler Ek Ödenek Net Bütçe Ödeneği Toplama Bütçe Gideri Toplamı Sonraki Yıla Devreden ödenek 96.000.000,00 58.227.929,68 102.289.304,98 - 256.517.234,66 170.365.122,25 74.020.349,30

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2 Merkezi yönetim kapsamındaki idareler tarafından ödenek gönderilmek suretiyle bir takım hizmetlerin il özel idareleri eliyle gerçekleĢtirilmesi 5302 sayılı Ġl Özel Ġdaresi Kanununun 6. maddesine eklenen ek fıkra ile mümkün kılınmıĢtır. Bu fıkra hükmünce aktarılan ödenekler nedeniyle öngörülen bütçe büyüklüğü ile gerçekleĢen bütçe büyüklükleri arasında çok büyük farklılıklar oluĢmaktadır. Bütçe hazırlık aĢamasında merkezi yönetim kapsamındaki idarelerden yatırım projeleri karĢılığında ne kadar ödenek gönderileceği bilinmediğinden bütçe rakamları gerçekçi olmamaktadır. Aktarma yoluyla gelen nakit gelir ve ödenek kaydedilmek suretiyle bütçeleĢtirilmektedir. Dolayısıyla il özel idarelerinin yılı bütçeleriyle öngörülen rakamlarla bütçe gerçekleĢmeleri arasında fark bulunmaktadır. 2015 YILI BÜTÇE GĠDERLERĠ CETVELĠ Gider Türü Bütçe Tahmini GerçekleĢen Giderler Personel Giderleri 10.403.000,00 38.796.616,56 Sosyal Güv. Kurum. Devlet Prim Gideri 1.753.202,00 5.284.017,87 Mal ve Hizmet Alımı 26.866.029,00 29.205.047,97 Cari Transferler 6.665.827,00 29.148.772,43 Sermaye Giderleri 44.580.793,00 66.999.519,42 Sermaye Transferi 931.148,00 931.148,00 Yedek Ödenek 4.800.001,00
TOPLAM 96.000.000,00 170.365.122,25 Muhasebe ve Raporlama Sistemi Tokat Ġl Özel Ġdaresi mali iĢlemlerini 5018 sayılı Kanunla belirlenmiĢ muhasebeleĢtirme ve raporlama kurallarına göre gerçekleĢtirmektedir. 5018 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinin ilk iki fıkrasında; “Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalıĢmasını sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak Ģekilde kurulur ve yürütülür.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü iĢlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiĢ bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmektedir. Söz konusu 49 uncu maddenin son fıkrasında ise muhasebe iĢlemlerine, hesap planlarına ve iĢlemlerin muhasebeleĢtirilmesinde kullanılacak belgelerin Ģekil ve türlerine iliĢkin düzenlemenin mahalli idareler için ĠçiĢleri Bakanlığınca yapılacağı hükmü getirilmiĢtir. Bu kapsamda il özel idarelerince de uygulanan Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çıkarılmıĢtır. Tokat Ġl Özel Ġdaresinde mali iĢlemlerle ilgili muhasebe kayıtları Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde ĠçiĢleri Bakanlığının sunduğu e-ĠçiĢleri otomasyon sistemi üzerinden yürütülmekte olup, mali nitelikteki hesap ve iĢlemleri Mali Hizmetler Müdürlüğünce gerçekleĢtirilmektedir. Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır. BirleĢtirilmiĢ veriler defteri. Geçici ve kesin mizan. Bilanço. Banka mevcudu tespit tutanağı, Alınan çekler sayım tutanağı, Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı, Teminat mektupları sayım tutanağı, Değerli kağıtlar sayım tutanağı, Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,  Faaliyet sonuçları tablosu Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 5. DENETĠM GÖRÜġÜ Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2015 yılına iliĢkin ilçe özel idarelerine ait gelir ve giderler Faaliyet Sonuçları Tablosuna dahil edilmediğinden Faaliyet Sonuçları Tablosuna görüĢ verilememiĢtir. Tokat Ġl Özel idaresi'nin 2015 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan bilançosunun tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 6. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Kıdem Tazminatları KarĢılıklarının Ġzlenmesi Ġçin Kullanılması Gereken Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesaplarının Kullanılmaması Belirlenecek esaslar çerçevesinde ayrılan ve faaliyet dönemi içinde veya izleyen dönemde ödeneceği öngörülen 4857 sayılı ĠĢ Kanununa göre Ġl Özel Ġdaresi bünyesinde istihdam edilen iĢçi statüsündeki personelin kıdem tazminatları karĢılıklarının izlenmesi için kullanılması gereken 372. ile 472.Nolu Kıdem Tazminatı KarĢılığı hesaplarının Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nde sırasıyla 248, 249 ve 290, 291 inci maddelerinde açıklandığı üzere kullanılmadığı tespit edilmiĢtir. Kamu muhasebesinin ihtiyatlılık ilkesine göre; kurumlar muhasebe uygulamalarında muhtemel risk ve olaylara karĢı ilgili yönetmeliklerde belirtilen durumlarda karĢılık ayırmak durumundadır. Bu karĢılık ayırma aynı zamanda kamu idaresinin üreteceği mali tabloların doğru ve tam veri üretmek suretiyle kurumun mali durumunu gerçek ölçüde göstermek bakımından gereklidir. Dolayısıyla, kurumda çalıĢan iĢçiler için kıdem tazminat karĢılıkların ayrılması ve bunların mali tablolarda gösterilmesinin esas olduğu değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; Kıdem tazminatları hesabını 2016 yılı itibari ile idaremizde çalıĢan iĢçilerimize ait toplam hizmetleri ve buna göre de kıdem tazminatlarının hesaplamaları yapılarak 372-472 hesaplarına kayıt altına alınmıĢ olup emekli olan personelin kıdem tazminatı ödemesi de ilgili hesaplar kullanılarak gerçekleĢtirilmektedir. Sonuç olarak 2016 yılı itibari ile kamu idaresinde çalıĢan iĢçilere ait kıdem tazminatları hesaplanarak ilgili hesapların kullanılmaya baĢlanacağı bildirildiğinden; konu sonraki denetimlerde izlenecektir. Öneri: Kurumda çalıĢan iĢçiler için kıdem tazminat karĢılıkların ayrılması ve bunların mali tablolarda gösterilmesinin uygun olacağı düĢünülmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 7. EKLER Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI BĠLANÇOSU (TL) Aktif Pasif 1-Dönen Varlıklar 78.211.665,89 3-Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 20.766.894,47 10-Hazır Değerler 75.503.730,40 30-Kısa Vadeli Ġç Mali Borçlar 2.185.238,54 12-Faaliyet Alacakları 770.384,62 32-Faaliyet Borçları 1.502.110,19 13-Kurum Alacakları 120.000,00 33-Emanet Yabancı Kaynaklar 7.178.401,05 14-Diğer Alacaklar 417.662,73 36-Ödenecek Diğer Yükümlülükler 9.901.144,69 15-Stoklar 1.041.693,31 37-Borç Ve Gider KarĢılıklar ------------------ 16-Ön Ödemeler 270.746,19 4-Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar 146.033,82 19-Diğer Dönen Varlıklar 87.448,04
2-Duran Varlıklar 288.949.798,88 40-Uzun Vadeli Ġç Mali Borçlar 13.240,94 22-Faaliyet Alacakları --------------- 43-Diğer Borçlar 132.792,88 23-Kurum Alacakları --------------- 48-Gelecek Yıllara Ait Gelirler Ve Giderler ----------------- 24-Mali Duran Varlıklar 11.373.546,34 5-Öz Kaynaklar 346.248.536,48 25-Maddi Duran Varlıklar 277.396.148,96 50-Net Değer 79.271.169,41 26-Maddi Olmayan Duran Varlıklar 182.103,58 51-Değer Hareketleri 10.939.802,46
57-GeçmiĢ Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları 273.357.953,75
58-GeçmiĢ Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları -66.147.494,45
59-Dönem Faaliyet Sonuçları 48.827.105,31

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 Aktif Toplamı 367.161.464,77 Pasif Toplamı 367.161.464,77 Nazım Hesaplar 45.631.024,07 Nazım Hesaplar 45.631.024,07 Genel Toplam 412.792.488,84 Genel Toplam 412.792.488,84 TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI FAALĠYET SONUÇLARI TABLOSU (TL) Hesap Kodu Yardımcı Hesap GĠDERĠN TÜRÜ 2013 2014 2015 630 01 Personel Giderleri 28.342.470,21 36.033.247,05 30.314.641,96 630 02 Sos.Güv.Kurumlarına Devlet Primi Gid. 5.221.388,04 6.494.030,32 5.284.017,87 630 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 14.243.329,08 17.543.873,12 14.260.600,33 630 04 Faiz Giderleri 649.690,59 453.728,64 66.254,21 630 05 Cari Transferler 5.406.588,02 5.210.046,00 25.838.370,20 630 07 Sermaye Transferleri 856.404,30 2.312.484,40 1.211.778,10 630 11 Değer ve Miktar DeğiĢimleri Giderleri 968.025,54 1.397.393,07 40.553.565,51 630 13 Amortisman Giderleri 0,00 0,00 250.000,00 630 14 Ġlk Madde ve Malzeme Giderleri 5.356.354,94 8.390.760,45 9.887.807,63 GĠDERLER TOPLAMI (A) 61.044.250,72 77.835.563,05 127.667.036,11 Hesap Kodu Yardımcı Hesap GELĠRĠN TÜRÜ
600 01 Vergi Gelirleri 218.468,17 109.436,90 222.699,42 600 03 TeĢebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.239.223,16 2.297.768,20 1.520.595,88 600 04 Alınan BağıĢ ve Yardımlar ile Özel Gel. 106.120.938,44 94.136.518,75 102.092.021,53

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 600 05 Diğer Gelirler 48.759.582,57 78.806.721,83 92.598.064,38 GELĠRLER TOPLAMI (B) 156.338.212,34 175.350.445,68 196.433.381,19 FAALĠYET SONUCU [A-B)] (+ / -) 68.766.345,08

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 13
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 14
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 14
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 14
5. GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 16
6. DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 18

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 13

1. ÖZET Bu rapor, Tokat Ġl Özel Ġdaresi‟nin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Tokat Ġl Özel Ġdaresi‟nin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler denetlenmiĢtir:  2015-2019 dönemine ait Stratejik Plan,  2015 yılı Performans Programı,  2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu ve  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Kurumun 2015-2019 yıllarını kapsayan, ilgili mevzuat hükümlerince zamanında çıkarılmıĢ bir Stratejik Planı olduğu ve bu planın içerik bakımından mevzuata uygun olduğu görülmüĢtür. Stratejik Planda ilgililik kriteri bakımından, biri hariç hedeflerin amaçlarla ilgili olduğu saptanmıĢtır. 2015 yılı Performans Programı, 2015 yılı tahmini bütçesinden önce kabul edilerek yürürlüğe girmiĢtir. Ġçerik bakımından bazı eksiklikleri hariç mevzuata uygundur. Programda yer alan bazı performans hedef ve göstergelerine iliĢkin tespitler ise raporun bulgular kısmında ayrıntılı olarak gösterilmiĢtir. 2015 yılı Faaliyet Raporu ise, ilgili yönetmelik hükümleri gereği mart ayında Ġl Genel Meclisine sunulmuĢ ve yürürlüğe girmiĢtir. Raporun, diğer raporlarla karĢılaĢtırıldığında hedef ile göstergelerinin tutarlı olduğu görülmüĢtür. Ġçerik bakımından ise ayrıntısı bulgular kısmında yer alan bazı eksiklikler tespit edilmiĢtir. Kurum, verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerinden oluĢan etkin bir veri kayıt sistemine sahiptir. Ancak gerek yapılan çalıĢmalar sonucu elde edilen bilgiler gerekse Kurumla yapılan görüĢmelerden sonra mevcut sistemin hatalarını azaltıcı veya önleyici kurum içi kontroller konusunda eksiklikler tespit edilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 14 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay‟a sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 15 ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu çerçevede, Tokat Ġl Özel Ġdaresi'nin yayımladığı 2015-2019 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 16 5. GENEL DEĞERLENDĠRME 2015 yılı performans denetimi kapsamında Tokat Ġl Özel Ġdaresi‟nin yayımladığı 2015- 2019 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiĢtir. Yapılan denetim sonucunda; kurumun 2015-2019 dönemine ait Stratejik Planının mevzuata uygun olarak zamanında çıkarıldığı görülmüĢtür. Stratejik Plana ait toplam 5 amacın bulunduğu amaçların gerçekleĢtirilmesine yönelik 13 hedefin belirlendiği ve bu hedeflerin 12‟sinin amaçlarla ilgili, ölçülebilir ve iyi tanımlanmıĢ olduğu saptanmıĢtır. Diğer bir hedef ise amacın gerçekleĢtirilmesine yönelik olmadığından, ilgililik kriterine gore değerlendirme dıĢı bırakılmıĢtır. Planda yer alan amaçların ise kurumun misyon ve vizyonuyla uyumlu, gerçekçi ve ulaĢılabilir nitelikte olduğu ve orta vadeli bir zaman dilimini kapsadığı düĢünülmektedir. Ayrıca Stratejik Planın, Ģekil ve içerik bakımından mevzuata uygun, kapsamlı olduğu görülmüĢtür. 2015 yılına ait Performans Programının mevzuata uygun olarak zamanında çıkarıldığı görülmüĢtür. Programda 13 tane performans hedefi yer almaktadır ve bunlardan biri hariç diğerleri için ilgililik değerlendirmesi yapılmıĢtır. 12 hedef için yapılan değerlendirmede bunların 4‟ünün çıktı veya sonuç odaklı olmadığı görülmüĢ ve rapora alınmıĢtır. Program Ģekil ve içerik bakımından genel hatları itibarıyla mevzuata uygun olmakla birlikte Performans Programı Hazırlama Rehberine göre bazı tabloların eksik olduğu görülmüĢtür. 2015 yılı Faaliyet Raporu mevzuata uygun Ģekilde zamanında çıkarılmıĢtır. Raporda yer alan amaç ve hedefler Stratejik Plan ve Performans Programıyla uyumludur. Raporun içerik bakımından genel hatlarıyla yönetmeliğe uygun olduğu görülmüĢ eksik olan hususlar ayrıntılı Ģekilde bulgular kısmında yer almıĢtır. Faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi için; e-ĠçiĢleri bütçe ve muhasebe kayıt sisteminden kesin veriler alınabilmektedir. Bununla birlikte faaliyet sonuçlarının ölçümünde belirlenen performans göstergeleri kullanılmakta olup tam ve yeterli değildir, ayrıca risk belirleme kurulu ve risk belirleme ekipleri henüz oluĢturulmamıĢtır. Bunun dıĢında iç denetim, meclis denetim komisyonu marifetiyle yapılmaktadır. Ġç denetçi bulunmamaktadır. Dolayısıyla tüm bunlar göz önünde bulundurulduğunda kurum performans bilgilerini kayıt altına alma sürecinde kontrol riski mevcuttur. Ġdarenin riskleri önleyici etkin bir iç kontrol mekanizması kurması, sistemden kaynaklı

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 17 risklerin en aza indirilmesi için gereklidir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 18 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Stratejik Planın Ġlgililik Kriterine Göre Değerlendirilmesi Stratejik planda ayrıntısı ekli tabloda yer alan hedefin(stratejik hedef) ilgililik kriterini karĢılamadığı tespit edilmiĢtir. Stratejik planda, amaç kısmının altında bulunan, bu amacın gerçekleĢtirilmesine yönelik olarak belirlenen bu hedefin doğrudan amaçla bir ilgisi bulunmadığı görülmüĢ ve ilgili olmadığı tespit edilen bu hedef için ölçülebilirlik değerlendirmesi yapılmamıĢtır. Ġlgililik kriterini karĢılamayan hedef aĢağıda gösterilmiĢtir. Gösterge İlgililik Ölçülebilirlik İyi Tanımlanma Değerlendirme
Amaç 5: Hızlı, kaliteli, verimli ve sürdürülebilir bir yatırım hizmeti sunulabilmesi amacıyla, modern kurumsallaĢma düzeyine ulaĢmak Hedef 13: Kurum imajını güçlendirmek ve görünürlüğü artırmak
Ġlgili değil Hedef amaçla ilgili olmadığından diğer değerlendirmeler yapılmaz Kamu idaresi cevabında; Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015-2019 Stratejik Planı ile Amaç: 5- “Hızlı, kaliteli, verimli ve sürdürülebilir bir yatırım hizmeti sunulabilmesi amacıyla, modern kurumsallaĢma düzeyine ulaĢmak olarak; Hedef: 13- ise „‟Kurum imajını güçlendirmek ve görünürlüğü artırmak‟‟ olarak belirlenmiĢtir. Stratejik Plan ile kast edilen KurumsallaĢma ifadesi; Kurumun etkinliğini artırması, yönetimin güçlendirilmesi anlamında kullanılmıĢtır. Bu anlama dayalı olarak, Hedef 13 belirlenmiĢtir. Bundan sonra yapılacak, Stratejik Planlama döneminde, değerlendirmeler dikkate alınacaktır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 19 Sonuç olarak Stratejik planda yer alan hedeflerin amaçlarla ilgili olması gerekmektedir. Bu nedenle izleyen yılda amaçların altında yer alan hedeflerin bu amaçlarla ilgili olup olmadığı hususu takip edilecektir. B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 2: Performans Programında Sunum Kriteri Açısından Bazı Eksikliklerin Olması Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2015 yılı Performans Programında sunum kriteri açısından bazı eksiklikler tespit edilmiĢtir. Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Rehberi, performans programlarının kapsam ve içeriğine iliĢkin genel bir çerçeve sunar. Kamu idarelerinin bu Yönetmelik ve Rehberde ortaya konan genel yapı, süreç ve temel ilkelere riayet etmesi beklenir. Maliye Bakanlığınca çıkarılan Performans Programı Hazırlama Rehberi‟ne göre; Rehberin Performans Bilgileri kısmının, Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetler baĢlığı altında konuyla ilgili yapılan açıklamaların ardından, performans hedefi ile iliĢkili faaliyet maliyetleri tablosu/tabloları (Tablo 2) yer almaktadır. Ayrıca yine aynı Rehberin Performans Bilgileri kısmının Ġdarenin Toplam Kaynak Ġhtiyacı baĢlığı altında faaliyetlerin maliyetleri, genel yönetim giderleri ve diğer idarelere transfer edilecek kaynaklardan oluĢan idarenin toplam kaynak ihtiyacına iliĢkin açıklamalara yer verilir. Bu açıklamaların ardından Tablo 3 ve Tablo 4‟e yer verilir. Ancak Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2015 yılı Performans Programının Ģekil ve içerik olarak incelenmesi neticesinde, söz konusu Rehbere göre hazırlaması gereken Tablo 2, Tablo 3 ve Tablo 4‟ü oluĢturmadığı bu yönüyle Performans Programının Ģekil ve içerik bakımından eksik olduğu görülmüĢtür. Kamu idaresi cevabında; Maliye Bakanlığınca çıkarılan Performans Proğramı Hazırlama Rehberinde bulunan Tablo 2, Tablo 3 ve Tablo 4' e 2017 yılı için hazırlanacak performans programlarında yer verilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 20 Sonuç olarak Söz konusu tabloların Performans Programına eklenip eklenmediği hususu izleyen dönemde takip edilecektir. BULGU 3: Performans Programındaki Bazı Performans Hedeflerinin Çıktı veya Sonuç Odaklı Olmaması Performans Programında yer alan bazı performans hedeflerinin çıktı veya sonuç odaklı olmayıp faaliyet odaklı oldukları görülmüĢtür. Performans Programı Hazırlama Rehberinde performans hedefi; “Kamu idarelerinin stratejik planlarında yer alan amaç ve hedeflerine ulaĢmak için program döneminde gerçekleĢtirmeyi planladıkları çıktı-sonuç odaklı hedeflerdir.” Ģeklinde tanımlanmıĢ olup, “Çıktı: İdare tarafından üretilen nihai ürün veya hizmetlerdir. Sonuç: İdarenin sunduğu ürün ve hizmetlerin, bireyler ve toplum üzerinde meydana getirdiği etkilerdir.” denilmiĢtir. Aynı Rehberin Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetlerin Belirlenmesi” baĢlıklı bölümünde ise; “İdare performans hedefleri; -belirlenen öncelikli amaç ve hedeflerle ilişkili olmalıdır, -performans programı hazırlama sürecinin başlangıç aşamasında üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından idare düzeyinde belirlenmelidir,

• idarenin yürüttüğü faaliyetlerle gerçekleştirilebilir olmalıdır,
• kaynakların sınırlılığı göz önünde bulundurularak belirlenmelidir,
• belirli, ulaşılabilir, gerçekçi ve performans göstergeleri ile ölçülebilir olmalıdır,
• çıktı-sonuç odaklı olmalıdır,
• az sayıda belirlenmelidir..” denilmiĢtir. Oysa rehberde Faaliyet; belirli bir amaca ve hedefe yönelen, baĢlı baĢına bir bütünlük oluĢturan yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetler Ģeklinde tanımlanmıĢtır. Doğrudan bir çıktı üretmeyen ve belli bir amaca yönelik giriĢimlerden/hizmetlerden oluĢan

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 21 performans hedefleri faaliyet odaklı olarak nitelendirilmiĢtir. Dolayısıyla aĢağıdaki tabloda yer alan hedeflerin faaliyet odaklı olduğu düĢünülmektedir. Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 yılı Performans Programında çıktı veya sonuç odaklı olmayan performans hedefleri ve buna ait göstergeler aĢağıda gösterilmiĢtir. Performans Hedefi Gösterge Çıktı/Sonuç Odaklılık İlgililik Ölçülebilirlik İyi Tanımlanma Değerlendirme
Hedef Gösterge
Amaç 3: Bitkisel ve hayvansal üretimde, modern üretim altyapısına ve yüksek üretim düzeyine ulaĢmak. Hedef 7: Bitkisel ve hayvansal üretimde; üretim ve verimlilik artıĢını sağlayacak, modern üretim uygulamalarının, Ġlimizde geliĢmesine katkı sağlamak.
Performans Hedefi çıktı veya sonuç odaklı değildir. Performans hedefi ile ilgili değerlendirme yapılamaz. Amaç 4: Tokat Ġlindeki tarihi, kültürel ve doğal mekânları korumak, geliĢtirmek ve tanıtımını yaparak turizme kazandırmak. Hedef 8: Tarihi, kültürel ve doğal güzelliklerin tanıtımına katkı sağlamak.
Performans Hedefi çıktı veya sonuç odaklı değildir. Performans hedefi ile ilgili değerlendirme yapılamaz. Hedef 9: Tarihi mirasın ortaya çıkarılması ve korunmasına yönelik faaliyetlere katkı sağlamak.
Performans Hedefi çıktı veya sonuç odaklı değildir. Performans hedefi ile ilgili değerlendirme yapılamaz. Hedef 10: Doğal güzelliklerin korunmasına, geliĢtirilmesine ve halkın kullanımına yönelik faaliyetler gerçekleĢtirmek.
Performans Hedefi çıktı Performans hedefi ile ilgili değerlendirme yapılamaz.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 22 veya sonuç odaklı değildir. Kamu idaresi cevabında; Raporda belirtilen Hedef 7,8,9,10 ortak özelliği; Kurumun Doğrudan yatırım yaptığı konuları içermemesidir. PaydaĢ kurumlar vasıtasıyla yapılan hizmetleri içermektedir. Stratejik Plan hazırlama sürecinde, önemli miktarda Ġl Özel Ġdaresi kaynağı ayrılan bu hizmetlerin, Stratejik Plan içerisinde yer alması istenmiĢtir. Bununla birlikte, söz konusu hedeflere iliĢkin somut performans göstergeleri; belirlenen hedeflere iliĢkin yeterli alt yapı çalıĢmasının, stratejik planlama sürecinde yapılamaması sebebiyle belirlenememiĢtir. Önemli düzeyde kaynak ayrılması planlanan hedeflerin, Stratejik Planda yer alması gerekliliğine dayalı olarak, çıktı veya sonuç odaklı olmayan performans hedefleri faaliyet odaklı yorumlanabilir, 2017 yılı performans proğramı hazırlanmasında dikkate alınacaktır. Sonuç olarak Ġdarenin faaliyet odaklı hedefler yerine çıktı veya sonuç odaklı hedefleri Performans Programına alması gereklidir. Ġzleyen dönemde performans hedeflerinin çıktı veya sonuç odaklı olup olmadıkları kontrol edilecektir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 4: Faaliyet Raporunun Geçerlilik Kriteri Açısından Ġncelenmesi Performans programındaki bazı hedeflerle ilgili olarak bu hedefler ile yılsonu gerçekleĢmeleri arasında meydana gelen sapmaların, geçerlilik/ikna edicilik kriteri açısından faaliyet raporunda yeteri kadar ya da hiç açıklanmadığı tespit edilmiĢtir. Stratejik Plan ve Performans Programı değerlendirmesi sonucu ilgili ve ölçülebilir olduğu kanaatine varılan performans hedefi ve göstergeler tutarlılık, doğrulanabilirlik ve geçerlilik/ikna edicilik kriteri değerlendirmesine tabi tutulmuĢtur.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 23 Tokat Ġl Özel Ġdaresinin Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan mevcut 13 performans hedefinin 12'sinin ilgili ve ölçülebilir olduğu kanaatine varılmıĢtır. Diğer stratejik hedefin amaçla ilgisi bulunmadığından bu hedef değerlendirme dıĢı bırakılmıĢtır. Ġlgili ve ölçülebilir olan 12 performans hedefinin değerlendirilmesi sonucu bunların tutarlı ve doğrulanabilir olduğu görülmüĢ, ancak bu hedeflere ait bazı performans göstergelerinde (geçerlilik/ikna edicilik kriteri açısından) hedeflenen değerler ile yılsonu gerçekleĢmeleri arasında meydana gelen sapmalar hususunda Faaliyet Raporunda yeteri kadar ya da hiç açıklama yapılmadığı tespit edilmiĢtir. Tokat Ġl Özel Ġdaresi faaliyet raporunda bulgu konusu edilen gösterge ve gerçekleĢmeler aĢağıda yer almaktadır. Performans Hedefi 2: Görev alanı içerisindeki yerleĢim ünitelerinde; hijyenik, yeterli, Ģebekeli ve iyi yönetilebilen içme suyu tesisleri inĢa etmek. Performans Göstergesi: 3- YerleĢim ünitesi yönetimi ile protokol yapılarak, içme suyu tesisi iĢletme esasları belirlenmiĢ ve sözleĢmeye bağlanmıĢ, yerleĢim ünitesi oranı (%) Hedef:%100 GerçekleĢme:--- Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Göstergesi: 7- Yeni yapım içme suyu ünitesi sayısı (adet) Hedef:1 GerçekleĢme:- Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Göstergesi: 10- Klorlama ünitesi monte edilen içme suyu deposu sayısı (adet) (Kümülâtif toplam)

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 24 Hedef: 280 GerçekleĢme: 263 Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Hedefi 3: Görev alanı içerisindeki yerleĢim ünitelerinde; temiz bir çevre oluĢumuna katkı sağlanacaktır. Performans Göstergesi: 2- Bakım-onarım ve iyileĢtirme yapılan kanalizasyon ünitesi oranı(%) Hedef: 30 GerçekleĢme: 45 Değerlendirme: Yeterli açıklama yer almıyor. Performans Göstergesi: 3- Bakım-onarım ve iyileĢtirme yapılan kanalizasyon ünitesi sayısı (adet) Hedef: 173 GerçekleĢme: 281 Değerlendirme: Yeterli açıklama yer almıyor. Performans Göstergesi: 5- YerleĢim ünitesi yönetimi ile protokol yapılarak, kanalizasyon tesisi iĢletme esasları belirlenmiĢ ve sözleĢmeye bağlanmıĢ, yerleĢim ünitesi oranı (%) Hedef: %100 GerçekleĢme: --- Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Hedefi 6: Tarım alanlarında; su verimliliğini, toprak ve bitki yapısını dikkate alan, iyi yönetilen sulama tesislerinin yapımını sağlamak.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 25 Performans Göstergesi: 3-Kooperatif veya yerleĢim ünitesi yönetimi ile protokol yapılarak, sulama tesisi iĢletme esasları belirlenmiĢ ve sözleĢmeye bağlanmıĢ, yıl içerisinde yapılan sözleĢme miktarı (adet) Hedef: 10 GerçekleĢme: --- Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Göstergesi: 7-Enerji kullanımı gerektiren projelerde, güneĢ enerjisi desteği içeren proje oranı (%) Hedef: %10 GerçekleĢme: --- Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Performans Hedefi 11: Kurum yönetim sistemini ve insan kaynakları yönetimini etkin hale getirmek. Performans Göstergesi: 3-Hizmet içi eğitime katılan personel sayısı (adet) Hedef: 50 GerçekleĢme: 31 Değerlendirme: Açıklama yer almıyor. Kamu idaresi cevabında; Performans programındaki bazı hedeflerle ilgili olarak bu hedefler ile yılsonu gerçekleĢmeleri arasında meydana gelen sapmaların, geçerlilik/ikna edicilik kriteri açısından faaliyet raporunda yeteri kadar ya da hiç açıklanmadığı tespit edilmiĢ ve bununla ilgili örnekler verilmiĢtir. Yapılacak faaliyet raporlarında, öneri dikkate alınarak, daha etkin açıklamanın yer alması yönünde çalıĢma yapılacaktır. Sonuç olarak Performans programındaki bazı hedeflerle ilgili olarak bu hedefler ile yılsonu gerçekleĢmeleri arasında meydana gelen sapmalara iliĢkin Faaliyet Raporlarında geçerli açıklamaların yer alması gerektiğinden, bu husus izleyen dönemde takip edilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 26 BULGU 5: Ġdare Faaliyet Raporunun Ġçeriğine ĠliĢkin Eksiklikler Ġdare Faaliyet Raporunun, sunum kriteri açısından içeriğine iliĢkin bazı eksiklikler tespit edilmiĢtir. Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin "Birim ve Ġdare Faaliyet Raporlarının ġekli" baĢlıklı ekinde faaliyet raporlarının içeriğine iliĢkin bir çerçeve oluĢturulmuĢtur. Söz konusu Yönetmelik aralarında mahalli idarelerin de bulunduğu kamu idarelerinin faaliyet raporlarını hazırlamaları sırasında uyacakları esas ve usulleri belirlemektedir. Ġdarelerin bu esas ve usullere uymaları gerekmektedir. Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunun incelenmesi neticesinde, Yönetmelikte yer alan rapor formatına göre bazı eksiklikler görülmüĢtür. Ġdare Faaliyet Raporunun Genel Bilgiler kısmının idareye iliĢkin bilgiler bölümünde Sunulan Hizmetler, Faaliyetlere iliĢkin Bilgi ve Değerlendirmeler kısmının Mali bilgiler baĢlığında Mali Denetim Sonuçları eksiktir, bunun dıĢında aynı kısmın Performans Bilgileri baĢlığında Performans Bilgi sisteminin değerlendirilmesi eksiktir. Kamu idaresi cevabında; 2017 yılında hazırlanacak 2016 yılı faaliyet raporlarında, önerilen bilgiler doğrultusunda düzenlemeler yapılacaktır. Sonuç olarak Faaliyet Raporunda içeriğe ait eksikliklerin giderilip giderilmediği hususu izleyen dönemde takip edilecektir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 6: Veri Kayıt Sistemine Ait Riskler Kurum, verilerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması süreçlerinden oluĢan etkin bir veri kayıt sistemine sahiptir. Ancak gerek yapılan çalıĢmalar sonucu elde edilen bilgiler gerekse Kurumla yapılan görüĢmelerden sonra mevcut sistemin hatalarını azaltıcı veya önleyici kurum içi kontroller konusunda bazı noksanlıklar tespit edilmiĢtir. Kurum faaliyet sonuçlarına iliĢkin, e-ĠçiĢleri bütçe ve muhasebe kayıt sisteminden kesin veriler alınabilmektedir. Bununla birlikte faaliyet sonuçlarının ölçümünde belirlenen

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 27 performans göstergeleri kullanılmakta olup tam ve yeterli değildir, ayrıca risk belirleme kurulu ve risk belirleme ekipleri henüz oluĢturulmamıĢtır. Bunun dıĢında iç denetim, meclis denetim komisyonu marifetiyle yapılmaktadır. Ġç denetçi bulunmamaktadır. Dolayısıyla tüm bunlar göz önünde bulundurulduğunda kurum performans bilgilerini kayıt altına alma sürecinde kontrol riski mevcuttur. e-ĠçiĢleri bütçe ve muhasebe kayıt sisteminden aylık, üç aylık veya yıllık faaliyet gerçekleĢmeleri alınabilmektedir. Yılsonunda, faaliyet raporu döneminde, performans değerlendirmesi yapılmaktadır. Bu döneme iliĢkin raporlama süreci belirlenmiĢtir. Performans hedeflerinin ilgili olduğu kurumlar belirlenmiĢ, yapılan görev tanımları ile sorumlular tespit edilmiĢtir. Gösterge ile ilgili veri kayıt sisteminde direkt bir ölçüm bulunmamaktadır. Ġlgili kurum kayıtlarından göstergelere iliĢkin ölçümler yapılmaktadır. Özetle, veri kayıt sistemi olarak e-ĠçiĢleri bütçe ve muhasebe kayıt sistemi kullanılmakta, kayıt ve raporlama iĢlemleri ise bu sistem üzerinden yapılmaktadır. Ancak Kurumun kendine ait bir veri kayıt sisteminin olmaması, mevcut kullanılan programı kontrol risklerine açık hale getirmektedir. Kamu idaresi tarafından veri toplama, analiz ve iĢleme süreçlerine iliĢkin risk değerlendirmesi yapılmamıĢ ve bu süreçler yazılı hale getirilerek kurum personeline aktarılmamıĢtır. Risk belirleme kurulu ve risk belirleme ekipleri oluĢturulmamıĢtır. Bu durum performans göstergesinin gerçekleĢmesine yönelik kontrol riskinden kaynaklı hatalı veri giriĢine neden olabilir. Veri kayıt sistemi riskleri için kontrol görevlendirmeleri yapılmıĢ ancak kesin risk önleyici tedbirler ve analize iliĢkin süreçler tamamlanmamıĢtır. Ġdarenin riskleri önleyici etkin bir iç kontrol mekanizması kurması, sistemden kaynaklı risklerin en aza indirilmesi için gereklidir. Kamu idaresi cevabında; 2016 yılı içinde Ġdaremiz Ġç Kontrol eylem planı revize edilerek, revize çalıĢmaları kapsamında; Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından idaremiz Risk Strateji Belgesi oluĢturularak yürürlüğe konulacak, Ġç Kontrol Ġzleme ve yönlendirme Kurulu aynı zamanda idare risk belirleme kurulu olarak görev yapacaktır. Ayrıca her bir harcama birimi bünyesinde risk belirleme ekipleri oluĢturularak, idare risk koordinatörü ve birim risk koordinatörleri ile risk sorumluları belirlenecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 28 Risk Yönetim Süreci kapsamında eylem planı revize edilirken risk konusunda tüm personele bilgilendirme yapılacak, öncelikle idare düzeyinde stratejik riskler belirlendikten sonra, birim düzeyinde riskler belirlenecek, her düzeyde belirlenen risklerin olasılıkları ve etkileri dikkate alınarak analiz edilecek, bu analizler doğrultusunda tespit edilen riskler için uygun kontrol faaliyetleri belirlenecek, tüm faaliyetlere iliĢkin tespit edilen risk ve kontrol faaliyetleri de iĢlem süreçlerine eklenecektir. Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanması beklenen Risk Değerlendirme Rehberi Kapsamında gerekli revize çalıĢmaları da yapılacaktır. Sonuç olarak Ġç kontrol sisteminin etkin çalıĢıp çalıĢmadığı izleyen dönemde takip edilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 29

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 30 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr