2015 - SİVAS İL ÖZEL İDARESİ.pdf

SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI SAYIŞTAY DENETİM RAPORU Eylül 2016

İÇERİK SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU 1 SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI PERFORMANS DENETİM RAPORU 11

SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİNİN MALİ YAPISI VE MALİ TABLOLARI HAKKINDA BİLGİ ........................ 1
2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU ............................................. 3
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .......................................................................................................... 4
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 4
5. DENETİM GÖRÜŞÜ ............................................................................................................................. 5
6. EKLER ................................................................................................................................................... 6

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİNİN MALİ YAPISI VE MALİ TABLOLARI HAKKINDA BİLGİ Sivas İl Özel İdaresi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 3 üncü maddesinde yer alan sınıflandırma çerçevesinde, genel yönetim kapsamında yer alan kamu idarelerinden birisi olup, faaliyetlerini 2015 yılı bütçesi ile verilen ödenekler ve ilgili kanunlarla merkezi idareden aktarılan diğer kaynaklarla yürütmektedir. Bu kapsamda Sivas İl Özel İdaresi’nin 2015 yılı bütçesiyle 95.000.000,00 TL gelir ve ödenek öngörülmüş olup, 170.938.222,39 TL 2014 yılından devreden ödenek, Alınan Bağış ve Yardımlar ile aktarılan toplam 184.091.877,38 TL ödenek ile birlikte 2015 yılı ödenekleri 467.030.099,77 TL’ye ulaşmıştır. Sivas İl Özel İdaresi’nin sunulan mali tablolarına göre 2015 yılı Gelir ve Gider durumu aşağıda gösterilmiştir. 2015 YILI BÜTÇE GELİRLERİ TABLOSU Tahmini Gerçekleşen Vergi Gelirleri 539.489,00 438.976,08 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.550.502,00 2.779.694,20 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Diğer Gel.(Tahsisli) 9,00 184.091.877,38 Diğer Gelirler 92.910.000,00 112.074.653,39 Sermaye Gelirleri 0,00 2.507.755,00 TOPLAM Öz Gelir 94.999.991,00 117.901.078,67 TOPLAM Genel Gelir 95.000.000,00 301.892.956,05 2015 YILI ÖDENEKLER TABLOSU Bütçe İle Verilen Ödenek Önceki Yıldan Devreden Ödenekler Merkezi İdareden Aktarılan Ödenekler Ek Ödenek Net Bütçe Ödeneği Toplamı Bütçe Gideri Toplamı Sonraki Yıla Devreden Ödenek 5.000.000,00 170.938.222,39 184.091.877,38 17.000.000,00 467.030.099,77 324.981.884,56 140.777.027,55

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2 2015 YILI BÜTÇE GİDERLERİ CETVELİ Bütçe Tahmini Gerçekleşen Gider Personel Giderleri 11.181.300,00 67.498.129,13 Sosyal Güv. Kurumlarına Devlet Prim Gideri 1.792.600,00 9.174.072,53 Mal ve Hizmet Alım Gideri 22.343.062,12 25.989.277,79 Faiz Giderleri
Cari Transferler 4.129.318,00 1.248.979,79 Sermaye Giderleri 43.012.925,88 117.763.374,13 Sermaye Transferi 7.540.794,00 103.308.051,19 Yedek Ödenekler 5.000.000,00 0,00 TOPLAM 95.000.000,00 324.981.884,56 Muhasebe ve Raporlama Sistemi Sivas İl Özel İdaresi mali işlemlerini 5018 sayılı Kanunla belirlenmiş muhasebeleştirme ve raporlama kurallarına göre gerçekleştirmektedir. 5018 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinin ilk iki fıkrasında; “Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde kurulur ve yürütülür. Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmektedir. Söz konusu 49 uncu maddenin son fıkrasında ise muhasebe işlemlerine, hesap planlarına ve işlemlerin muhasebeleştirilmesinde kullanılacak belgelerin şekil ve türlerine

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 ilişkin düzenlemenin mahalli idareler için İçişleri Bakanlığınca yapılacağı hükmü getirilmiştir. Bu kapsamda il özel idarelerince de uygulanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çıkarılmıştır.Sivas İl Özel İdaresinde mali işlemlerle ilgili muhasebe kayıtları Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde İçişleri Bakanlığının sunduğu e-İçişleri otomasyon sistemi üzerinden yürütülmekte olup, mali nitelikteki hesap ve işlemleri Mali Hizmetler Müdürlüğünce gerçekleştirilmektedir • Birleştirilmiş veriler defteri • Geçici ve kesin mizan • Bilanço • Banka mevcudu tespit tutanağı • Alınan çekler sayım tutanağı • Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı • Teminat mektupları sayım tutanağı • Değerli kağıtlar sayım tutanağı • Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu • Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu • Faaliyet sonuçları tablosuDenetim görüşü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir. 2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 5. DENETİM GÖRÜŞÜ Sivas İl Özel İdaresi 2015 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 6. EKLER Ek 1: Kamu İdaresi Mali Tabloları SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI BİLANÇOSU (TL) Aktif Pasif 1 Dönen Varlıklar 151.767.369,93 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 14.988.599,56 10 Hazır Değerler 146.104.009,86 32 Faaliyet Borçlar 118.789,37 12 Faaliyet Alacakları 271.397,39 33 Emanet Yabancı Kaynaklar 10.464.083,68 14 Diğer Alacaklar 1.377.003,19 36 Ödenecek Diğer Yükümlülükler 4.105.230,18 15 Stoklar 4.014.929,49 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar 66.793.628,24 2 Duran Varlıklar 343.480.415,15 40 Uzun Vadeli İç Mali Borçlar 21.176.744,07 24 Mali Duran Varlıklar 783.666,47 43 Diğer Borçlar 7.654.777,88 25 Maddi Duran Varlıklar 342.696.748,68 47 Borç ve Gider Karşılıkları 37.962.106,29
5 Öz Kaynaklar 413.465.557,28
50 Net Değer 69.934.173,78
51 Değer Hareketleri -7.023.987,80
57 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları 480.629.689,37
58 Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları -146.112.601,65
59 Dönem Faaliyet Sonuçları 16.038.283,58 Aktif Toplamı 495.247.785,08 Pasif Toplamı 495.247.785,08 Nazım Hesaplar 40.213.171,32 Nazım Hesaplar 40.213.171,32 Genel Toplam 535.460.956,40 Genel Toplam 535.460.956,40

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI FAALİYET SONUÇLARI TABLOSU (TL) Hesap Kodu Yardımcı Hesap GİDERİN TÜRÜ 2013 2014 2015 630 01 Personel Giderleri 63.959.339,93 66.517.453,64 67.498.129,13 630 02 Sos. Güv. Kurumlarına Devlet Primi Gid. 10.302.634,40 9.488.305,09 9.174.072,53 630 03 Mal Ve Hizmet Alım Giderleri 54.743.423,50 36.701.806,71 22.995.092,34 630 05 Cari Transferler 2.317.331,68 343.778,30 1.248.979,79 630 07 Sermaye Transferleri 7.692.557,00 43.878.988,78 104.936.257,23 630 12 Gelirlerin Ret ve İadesinden Kaynaklanan Giderler 11.606,60 12.112,14 630 13 Amortisman Giderleri 6.852.831 ,48 1.000,00 630 14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri 1.640.238,86 15.838.049,70 630 99 Diğer Giderler 134.005.984,11 78.579.792,97 GİDERLER TOPLAMI (A) 139.015.286,51 299.440.993,57 315.071.543,13 Hesap Kodu Yardımcı Hesap GELİRİN TÜRÜ 2013 2014 2015 600 01 Vergi Gelirleri 454.457,89 324.871,70 438.976,08 600 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.234.434,64 2.608.007,45 2.738.852,82 600 04 Alman Bağış ve Yardımlar ile Özel Gel. 163.804.345,34 183.447.904,02 184.091.877,38 600 05 Diğer Gelirler 73.530.819,52 92.642.035,83 113.425.258,73 600 11 Değer ve Miktar Değişimleri Gelirleri 30.414.861,70 GELİRLER TOPLAMI (B) 239.024.057,39 279.022.819,00 331.109.826 FAALİYET SONUCU [A-B)] (+ / -) 100.008.770,88 20.418.174,57 16.038.283,58

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9

SİVAS İL ÖZEL İDARESİ 2015 YILI PERFORMANS DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. ÖZET .................................................................................................................................................... 11
2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU ........................................... 12
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU ........................................................................................................ 13
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ...................................................... 13
5. GENEL DEĞERLENDİRME .............................................................................................................. 14
6. DENETİM BULGULARI .................................................................................................................... 17

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 11

1. ÖZET Bu rapor, Sivas İl Özel İdaresi’nin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca, Sayıştay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Sivas İl Özel İdaresi’nin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aşağıdakiler denetlenmiştir: · 2015-2019 dönemine ait Stratejik Plan, · 2015 yılı Performans Programı, · 2015 yılı İdare Faaliyet Raporu ve · Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Bu hususlara ilişkin denetim sonucu olarak; Sivas İl Özel İdaresinin 2015-2019 yıllarına ilişkin Stratejik Planı, 2015 yılına ilişkin Performans Programı ve 2015 yılı Faaliyet Raporu mevcut olup yasal süresi içerisinde hazırlanıp kamuoyuna sunulmuştur. Bununla birlikte her üç belgenin de ilgili mevzuatla belirlenen usullere tam uyumlu olarak hazırlanmadığı görüldüğünden sunum anlamında yetersiz olduğu değerlendirilmiştir. İçerik olarak, 2015-2019 yıllarına ilişkin Stratejik Plan ile 2015 yılına ilişkin Performans Programının birbiri ile uyumlu olmadığı; hedefler, göstergeler ve faaliyetlerin iki belge arasında birbiri ile örtüşmediği; Stratejik Planda öngörülen amaç ve hedeflerin belirli bir sistematikten yoksun olduğu, bunlara ilişkin göstergelerin ölçülebilir sayısal veriler ile ifade edilmediği; Performans Programında ise amaç ve hedefler ile belirlenen göstergeler arasında bağlantı bulunmadığı, Stratejik Planda ve Performans Programında yer alan bazı amaç, hedef ve göstergelerin, iyi tanımlanmadığı için hedefin gerçekleştirilmesinde ulaşılan noktayı gösterecek özellikte olmadığı; Faaliyet Raporunda ise Stratejik Planda ve Performans Programında öngörülen hedef ve göstergelere yer verilmediği görülmüştür. Faaliyet Raporunda raporlanan değerlerin veri kaynaklarından doğrulanabilmesi mümkün olmakla birlikte Stratejik Planda ve Performans Programında öngörülen hedef ve göstergeler ile bağıntısı bulunmayan bu verilerin performans sistemi içerisinde herhangi bir

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 12 anlamı bulunmamaktadır. Yukarıda açıklanan tespitler doğrultusunda Sivas İl Özel İdaresinin 2015-2019 yıllarına ilişkin Stratejik Planının, kurumun stratejik plan döneminde gerçekleştirmeyi öngördüğü amaç ve hedefler net olarak belirli bir sistematiklik ve bütünlük arz etmediğinden, Performans Programı ise, bir taraftan Stratejik Planla diğer taraftan kendi içerisinde uyumlu olmadığından kurumun amaç ve hedeflerine ilişkin öngörülerinde, gerçekleşen performansın ölçülebilmesi için yeterli ve güvenilir bir alt yapı oluşturamamaktadır. Performans Programının yetersizliği nedeniyle Faaliyet Raporu da doğru ve değerlendirilebilecek performans sonuçları üretilmesine hizmet edememektedir. Kurumun performans bilgisi üretmek ve faaliyet sonuçlarını ölçmek için kullandığı veri kayıt sistemleri ise, Performans Programı Stratejik Plana, Faaliyet Raporu da Performans Programına tam uyumlu olmadığından değerlendirilmemiştir. Performans bilgisinin tam ve doğru olarak üretilebilmesi için güvenilir bir veri kayıt sistemi kurulmalıdır. Veri işleme ve raporlama aşamalarına ilişkin prosedürler ve sorumluluklar yazılı şekilde belirlenmelidir. 2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına ilişkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmış olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştay’a sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin sistemlerin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 13 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine ilişkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları ve Sayıştay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluşturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleştirilmiştir. Bu çerçevede, Sivas İl Özel İdaresi’nin yayımladığı 2015-2019 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 14 5. GENEL DEĞERLENDİRME 2015 yılı performans denetimi kapsamında Sivas İl Özel İdaresi’nin yayımladığı 2015- 2019 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiştir. Sivas İl Özel İdaresinin 2015-2019 yıllarına ilişkin Stratejik Planı, 2015 yılına ilişkin Performans Programı ve 2015 yılı Faaliyet Raporu yasal süresi içerisinde hazırlanıp kamuoyuna sunulmuştur. Kurumun 2015-2019 yıllarına ilişkin Stratejik Planı, 2015 yılına ilişkin Performans Programı ve 2015 yılı Faaliyet raporu amaç, hedef ve göstergeler açısından birbirleri ile uyumlu olmadığından, kurumun plan dönemi içerisindeki öngörülerini ve başarılarını net olarak belirleyebilmek mümkün değildir. Bu nedenle stratejik planlama sürecinin daha sağlıklı işleyişine katkı sağlamak amacıyla, kritik önemdeki bazı değerlendirmelerimiz aşağıda belirtilmiştir. Sivas İl Özel İdaresi stratejik planlama ve performans planlaması sisteminin en belirgin eksikliği sistemin kendi içerisinde bir uyum arz etmemesi, ayrıca ölçüm fonksiyonunun ihmal edilmesidir. Sivas İl Özel İdaresi Stratejik Planının birim faaliyet alanları bazında yer verildiği anlaşılan stratejik amaçlar, hedefler ve faaliyetler bölümü kendi içerisinde bir bütünlük arz etmemekte, bazı faaliyet alanları için herhangi bir stratejik amaç ve hedef bulunmamakta, bazı faaliyet alanlarında belirtilen stratejik amaç ve hedefler belli bir sistematik takip etmemektedir. Belirlenen amaç ve hedefler ölçülebilir performans göstergeleri ile de ilişkilendirilmemiştir. Ayrıca birçok alanda amaç-hedef bazında bütçe ilişkisi de kurulmamıştır. Bu nedenle planlamanın kurumun performans ölçümüne katkı vermesi mümkün olamamıştır. Diğer yandan faaliyet alanları bazında güçlü/zayıf yönler ve fırsat/tehditler analizine yer verilmesinin nedeni de anlaşılamamıştır. Benzer şekilde, Kalkınma Planları, Yıllık Programlar ve Stratejik Planında yer alan amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini sürdürdüğü belirtilen idarenin Performans Programında Dokuzuncu Kalkınma Planında yer alan mahalli idareler ile ilgili temel politikalar ve öncelikler sıralanmış ve bu çerçevede idarenin amaç ve hedefleri doğrultusunda stratejik amaç ve hedefler belirlenmiş, ancak bu amaç ve hedeflere stratejik planda yer verilmemiştir. Yine

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 15 Performans Programında yer alan stratejik amaç ve hedeflere ulaşmak için herhangi bir faaliyet tespit edilmemiş, bu stratejik amaç ve hedeflerin birim müdürlükleri bazında düzenlendiği anlaşılan ilgili birimin görevleri, bütçesi ve performans göstergelerine ilişkin bölüm ile de ilgisi kurulmamıştır. Dolayısıyla performans ölçümü anlamında sağlıklı bir alt yapı oluşturamamıştır. Oysa stratejik planlama sistemi, stratejik amaçlar ile bu amaçlara ulaşmayı sağlayacak somut, ölçülebilir hedeflerin belirlenmesi, hedeflerden ölçülebilir olmayanlar için ise bu hedeflere ne denli ulaşılabildiğinin değerlendirilmesine yardımcı olacak ölçütlerin (performans göstergelerinin) geliştirilmesi, yılsonunda bu ölçütlere dayalı olarak performans ölçüm ve değerlendirmesi yapılması üzerine kuruludur. Stratejik amaç ve hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ölçümünün yapılabilmesi için bu amaç ve hedeflerin uygun performans göstergeleri ile ilişkilendirilmemesi ya da uygun sayısal ölçütlerin kullanılmaması performans göstergelerinden nasıl yararlanılacağına ilişkin bir algının yeterince oluşmadığını göstermektedir. Kurum Faaliyet Raporunun niteliği de bu değerlendirmemizle paralellik taşımaktadır. Faaliyet Raporunun temel işlevi performans programında yer alan hedeflere ne ölçüde ulaşılabildiği ve sapmaların nedenlerine ilişkin değerlendirmelerin ortaya konulmasıdır. Oysa Faaliyet Raporu bu yaklaşım dışında ve hedeflerin gerçekleşmelerine ilişkin bilgiyi içermeksizin, 2015 yılında gerçekleştirilen faaliyetlerin sergilendiği bir doküman olarak üretilmiştir. Performans göstergeleri niteliği itibarıyla ölçülebilir olmayan hedeflere ne ölçüde ulaşılabildiğini değerlendirebilmek amacıyla kullanılan dolaylı ölçütlerdir. Bu özelliği ile performans ölçüm sisteminin önemli bir unsuru olup bu amacı gerçekleştirmeye uygun şekilde sisteme dahil edilmeleri gerekmektedir. Stratejik planlama - Performans Programı - Bütçe ilişkisinin sağlıklı biçimde kurulması sistemin önemli unsurlarından biridir. Stratejik planlama sürecinin önemli bir ayağı da maliyetlendirme konusudur. Planlama ve bütçeleme süreçlerinin uyumlu ve dengeli biçimde yürütülmesi hem planlamanın hem de bütçenin daha rasyonel biçimde oluşturulmasını sağlayacaktır. Stratejik plan ve performans programlarının hazırlanıp daha sonra total bütçe rakamlarının faaliyet alanlarına yine faaliyetler bazında ayrıştırılmadan ilişkilendirilmesinin ne stratejik planlama sürecine ne de sağlıklı bir bütçe yapım sürecine katkısı bulunmayacağı açıktır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 16 Bu nedenle daha stratejik plan aşamasında plan dönemini kapsayan toplam tahmini maliyetlerin hedef bazında belirlenmesi gerekmektedir. Bu belirlemeler çok yıllı bütçelemede bir girdi unsuru olarak ele alınıp bütçe sürecine yansıyacak, İl Genel Meclisince uygun görülmeyen maliyetler ve stratejik tercihler stratejik plan yapımı sırasında revize edilebilecektir. Bu karşılıklı geri bildirimler, vatandaş temsilcileri olarak kaynak/yetki ilişkisini kullanan Meclis’in bu dokümanlara iradesini paralel bir şekilde yansıtabilmesini sağlayacaktır. Bu etkileşim çerçevesinde gözden kaçırılmaması gereken husus stratejik plan- bütçe ilişkisi içerisinde aslî belirleyici rolün stratejik plana ait olduğu gerçeğidir. “Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu” 2’nci Bölümünde de belirtildiği üzere stratejik planlama ve performans programı süreci sadece bütçeye dönük değildir. Stratejik planlama sürecinde kaynak kısıtları dikkate alınmakla beraber, yıllık bütçe ve kaynak taleplerinin stratejik planları şekillendirmemesi; stratejik planın, bütçeyi yönlendirmesi gerekir. Performans programlarının hazırlanmasında da stratejik plan saptamalarına uygun olarak ilgili yıl performans hedefleri plan dönemine dağıtılacak, yıllık bütçe çalışmaları ile de hedef-kaynak bağlantısı kurulacaktır. Sonuç olarak; Sivas İl Özel İdaresi, raporumuzun özet bölümünde de belirtildiği üzere performans ölçüm sürecine ilişkin temel raporlama gerekliliklerini yerine getirmemektedir. Süreç sorumluları konuya samimiyetle yaklaşarak özverili çalışmalara dayalı veriler ve çıktılar üretmişlerdir. Ancak sistemi planlama yönüyle başarılı olarak değerlendirmek mümkün değildir. Aynı değerlendirmemiz sistemin "ölçüm" ayağı için de geçerlidir. Performans yönetimi kültürüne ilişkin teori ve uygulama birikimine bağlı olarak kurumun performans sisteminin gelişmesi beklenmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 17 6. DENETİM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine İlişkin Bulgular BULGU 1: Stratejik Planda Amaçlar, Hedefler ve Göstergelerin Müteselsil Kodlar İle Kodlanmaması. Amaç, hedef ve göstergelere kod verilmesi hususu kılavuz ve rehberlerde herhangi bir şekilde dile getirilmemiştir. Ancak bu bilgilerin düzenli bir kod numarası ile tanımlanması stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporunun birbirleri ile kıyaslanmasında önemli bir başvuru unsurudur. Zira stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporunda amaç, hedef ve göstergeler için düzenli bir kod verilmemesi, amaç ve hedeflerin bu belgelerde düzenli bir sıra ile yerleştirilmemesi sonucunu doğurmakta, bu durum da amaç, hedef ve gösterge düzeyinde idarenin performans gerçekleşmelerini ölçmeyi ve değerlendirmeyi engellemektedir. Kamu idaresi cevabında; Performans denetim raporunda belirtildiği üzere amaç, hedef ve göstergelere kod verilmesi hususu kılavuz ve rehberlerde dile getirilmemiştir. Ancak, performans programı ve faaliyet raporunda amaç, hedef ve göstergeler için düzenli bir kod verilmesi, amaç, hedef ve gösterge düzeyinde performans gerçekleşmelerinin daha sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine olanak sağlayacaktır. Hazırlanacak olan stratejik planlarda bu hususa dikkat edilecektir. Sonuç olarak Kurum cevabında, hazırlanacak olan stratejik planlarda bu hususa dikkat edileceği belirtildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır. BULGU 2: Stratejik Planda Kurumun İlişkide Bulunduğu Diğer Kurumların Faaliyet Alanlarına Yönelik Amaç ve Hedefler Belirlenmesi. Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda amaçlar tanımlanırken “Amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder.” denilmektedir. Devamında da amaçların özellikleri ayrı ayrı belirtilmektedir. Kılavuzun bu yöndeki değerlendirmelerine göre amaçlar temel olarak, kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır. Yine Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda “Misyon bir kuruluşun

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 18 varlık sebebidir; kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder. Misyon bildirimi stratejik plan dokümanının diğer kısımlarına da temel oluşturur. Misyon bildirimi, kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri kapsayan bir şemsiye kavramdır.” denilerek misyon kavramına açıklık getirilmiştir. Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda hedefler açıklanırken ise “Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedefler ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir. Bir amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir.” denilmekte, devamında da hedeflerin hangi özelliklerde olması gerektiği açıklanmaktadır. Kılavuzun misyon, amaç ve hedeflere ilişkin bu tanımlamalarına ve amaçlar ile hedeflerin özelliklerine dair açıklamalarına rağmen, kurumun diğer kurumlar ile ilişkilerinden kaynaklanan ve dolaylı olarak dahil olduğu iş ve hizmetler kurumun stratejik planında amaç ve hedef olarak yer almaktadır. İl Özel İdareleri kuruluş ve işleyişleri itibarıyla bizzat kendi bütçelerinde öngörülen faaliyetleri dışında, merkezi yönetim kapsamındaki bazı kurumların il düzeyindeki faaliyetlerini de yerine getirmektedir. Ancak bu faaliyetlere yönelik işler, söz konusu kurumların kendi aslî faaliyetleri için belirledikleri stratejiler dahilindeki işler olduğundan bunları gerçekleştirmekle ilgili sorumluluk da bu kurumlara aittir. İl Özel İdaresinin karar alma mekanizması içerisinde yer almadığı üst planlar ile kaynak, yetki ve sorumluluk sahibi olmadığı bu planlara ilişkin faaliyetler için stratejik amaç ve hedefler belirlemesi bu anlamda uygun değildir. İl Özel İdaresi uzmanlık, görev alanı ve yetki yönüyle bu alanda gerçekleştirilecek faaliyetlere yönelik hedefler belirleme konumunda değildir. Dolayısıyla Stratejik Planın “PLAN PROJE YATIRIM VE İNŞAAT HİZMETLERİ” bölümünde Eğitim ve Sağlık Hizmetleri gibi başlıklar altında tanımlanan stratejik amaçlar kurumun aslî faaliyet alanlarından olmayıp, sadece 5302 sayılı Kanunun 6’ncı maddesi gereğince diğer kurumların faaliyet alanlarına dolaylı olarak müdahil olunan hizmetlere ilişkindir. Milli Eğitim, Sağlık, Emniyet, Gençlik ve Spor, Aile ve Sosyal Politikalar ve benzeri Bakanlıklarının kendi misyon tanımlamaları içerisinde yer alan bu faaliyetlere kurumun katılımı kurumun bağımsız iradesi dışındadır. Kurum bu faaliyetleri yürütürken kendi başına politikalar ve stratejiler belirleyememektedir. Öte taraftan bu faaliyetlerin malî yükü kurumun öz bütçesi ile de alakalı olmayıp ilgili bakanlığın belirlediği programlar dahilindeki bütçe imkânlarıyla bağlantılıdır. Bu nedenle bir başka kurumun aslî faaliyet

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 19 alanındaki hizmetleri kurumun amaç ve hedefleri ile ilişkilendirmek doğru değildir. Stratejik planlamada kurumun strateji çerçevesi misyon tanımlamaları ve kurumun aslî görev alanı ile sınırlı olmalıdır. Kamu idaresi cevabında; Sivas İl Özel İdaresi kuruluş ve işleyişleri itibarıyla bizzat kendi bütçesinde öngörülen faaliyetler dışında, merkezi yönetim kapsamındaki bazı kurumların il düzeyindeki faaliyetlerini de yerine getirmektedir. Stratejik planda, Eğitim ve Sağlık Hizmetleri gibi başlıklar altında tanımlanan stratejik amaçlar kurumun aslî faaliyet alanlarında değildir. Ancak, İl Genel Meclisince özellikle Milli Eğitim kurumlarının inşası ve bakım-onarım işlerinin yatırım programları ve planlarda yer alması yönünde irade ortaya konmaktadır. Stratejik planlamada kurumun strateji çerçevesi misyon tanımlamaları ve kurumun aslî görev alanı ile sınırlı olmasının çok daha uygun olacağı tarafımızca da değerlendirilmektedir. Sonuç olarak bulguda belirtilen husus Kamu İdaresince de kabul edilmiş olup, Stratejik Planlamada bu doğrultuda değerlendirileceği yönünde ifade edildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır. BULGU 3: Stratejik Planda Tüm Amaç ve Hedeflerin Karşılığı Olan Beş Yıllık Tahmini Maliyetleri Gösteren “Maliyet Tablosu” İle Bu Maliyetlerin Karşılanacağı Kaynakları Gösteren “Kaynak Tablosu” nun Yer Almaması. Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunun “Maliyetlendirme” başlıklı 6’ncı bölümünde; “Maliyetlendirme sürecindeki temel amaç, geliştirilen politikaların ve bunların yansıtıldığı amaç ve hedeflerin gerektirdiği maliyetlerin ortaya konulması suretiyle politika tercihlerinin ve karar alma sürecinin rasyonelleştirilmesine katkıda bulunmaktır. Maliyetlendirme, kamu idarelerinin stratejik planları ile bütçeleri arasındaki bağlantıyı güçlendirmeyi ve harcamaların önceliklendirilmesi sürecine yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Kuruluşun amaç ve hedeflerine yönelik stratejiler doğrultusunda gerçekleştirilecek faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacı bu aşamada belirlenir.”

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 20 denildikten sonra maliyetlendirmenin nasıl yapılacağı açıklanmıştır. Buna göre her bir hedef için gerekli faaliyet ve projelerin maliyet tahminlerinin yapılarak bir hedefin yaklaşık maliyetine, hedeflerin maliyet tahmini toplamından her bir amacın tahmini maliyetine, amaç maliyetleri toplamından ise stratejik planın o yılki tahmini maliyetine ulaşılması öngörülmüştür. Kılavuzda yer alan 4 numaralı “maliyet tablosu” yardımıyla da planın 5 yıllık tahminî maliyetinin ortaya konacağı belirtilmiştir. Kurumun Tablo 4'te belirtilen toplam maliyetleri, elde edeceği kaynaklarla karşılaştırması maksadıyla, yıllar itibariyle hangi kaynaklardan hangi gelirlerin elde edileceği hususundaki tahminini Tablo 5'te gösterilen kaynak tablosundan yararlanmak suretiyle gerçekleştirebileceği ve öngörülen maliyetler ile tahmin edilen kaynakların örtüşmemesi halinde yapılabilecek düzenlemelerin neler olduğu da aynı bölümde açıklanmıştır. Kılavuzun maliyetlendirmeye ilişkin bu açıklamalarına rağmen, her ne kadar Stratejik Planın “Stratejik Amaç, Hedef ve Faaliyetler” başlıklı bölümü devamında bazı faaliyet alanları için yıllık dilimler halinde kimi hedeflere ilişkin harcama ve yatırım tablolarına yer verilmişse de (ki bazılarında tutar yer almamaktadır) bu maliyet bilgilerinin konsolide olarak gösterildiği “Maliyet Tablosu” ile bu maliyetlerin hangi kaynaklardan karşılanacağına ilişkin bilgileri gösteren “Kaynak Tablosu”nun bulunmaması, kurumun öngördüğü stratejik amaç ve hedeflerin toplam maliyetleri hususunda hem karar alıcılara hem de kamuoyuna yeterli bilgi sunulmaması ve stratejik amaç ve hedeflerin kurumun imkânları ile ilişkilendirilmediği anlamına gelmektedir. Kamu idaresi cevabında; Stratejik Planda tüm amaç ve hedeflerin karşılığı olan beş yıllık tahmini maliyetleri gösteren "Maliyet Tablosu" ile bu maliyetlerin karşılanacağı kaynakları gösteren "Kaynak Tablosu"na bundan sonra hazırlanacak Stratejik Planlarda yer verilecektir. Sonuç olarak bundan sonra hazırlanacak Stratejik Planlarda "Kaynak ve Maliyet" tablolarına yer verileceği belirtildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 21 B. Performans Programının Değerlendirilmesine İlişkin Bulgular BULGU 4: 2015 Yılına İlişkin Performans Programının 2015-2019 Yıllarına İlişkin Stratejik Planı İle Uyumlu Olmaması. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 16’ncı maddesinde “(1) Performans programları, stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturur. Kamu idareleri performans programlarını stratejik planlarına uygun olarak Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde hazırlar.” denilmek suretiyle performans programının stratejik planın yıllık uygulama dilimlerini göstermesi gerektiği ifade edilmektedir. Yönetmeliğin söz konusu hükümlerine rağmen Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Programında yer alan amaç ve hedeflerden hiçbiri, idarenin 2015- 2019 Yılı Stratejik Planında öngörülen amaç ve hedeflerle örtüşmemektedir. Hem sayısal olarak hem de içerik olarak Performans Programında yer alan amaç ve hedefler Stratejik Planda yer alan amaç ve hedeflerle uyumlu değildir. Kamu idaresi cevabında; 2017 ve daha sonraki yıllar için hazırlanacak olan Performans Programlarının Stratejik Planla uyumlu olmasına özen gösterileceği belirtilmiştir. Sonuç olarak 2017 ve daha sonraki yıllar için hazırlanacak olan Performans Programlarının Stratejik Planla uyumlu olmasına özen gösterileceği belirtildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır. BULGU 5: Performans Programı Hazırlama Rehberinde Öngörülen Tabloların Performans Programında Yer Almaması. Performans Programı Hazırlama Rehberinin “Ekler, Tablolar ve Açıklamaları” bölümünde Ek-1 de Performans Programının şekli açıklanırken “II- Performans Bilgileri” başlığı altında; “Bu bölümde ilgili tablolar yanında bu tablolara ilişkin yeterli açıklamalara yer verilmesi beklenmektedir. A- Temel Politika ve Öncelikler

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 22 Hükümet programında, kalkınma planı ve stratejik planda yer alan, idare ile ilgili temel politika ve önceliklere kısaca yer verilir. B- Amaç ve Hedefler İdarenin stratejik planında yer alan misyon, vizyon, amaç ve hedeflerine kısaca yer verilir. C- Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetler Öncelikle her bir performans hedefi için hazırlanmış olan Tablo 1'e yer verilir. Bu tablonun ardından: -Program döneminde ilgili performans hedefinin belirlenmesinin nedenleri ile belirlenen performans hedefinin temel politika ve öncelikler ile ilişkisi, -Performans hedeflerine ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendirmek üzere belirlenen performans göstergeleri ile bu göstergelerin belirlenmesinin nedenleri, -Performans hedeflerine ulaşmak için yürütülecek faaliyetler hakkında detaylı ve açıklayıcı bilgiler, -Faaliyetlerin kaynak ihtiyacının nasıl tespit edildiği, gibi hususlar ile açıklanmasında yarar görülen diğer hususlara yer verilir. Bu açıklamaların ardından ilgili performans hedefi ile ilişkili faaliyet maliyetleri tablosu/ tabloları (Tablo 2) yer alır. D- İdarenin Toplam Kaynak İhtiyacı Faaliyetlerin maliyetleri, genel yönetim giderleri ve diğer idarelere transfer edilecek kaynaklardan oluşan idarenin toplam kaynak ihtiyacına ilişkin açıklamalara yer verilir. Bu açıklamaların ardından Tablo 3 ve Tablo 4'e yer verilir.” denilmekte, Ek-3 te de tablo örnekleri ve açıklamalarına yer verilmektedir. Sivas İl Özel İdaresi 2015 yılı Performans Programında birimler itibarıyla performans göstergeleri ve bütçe bilgilerine ilişkin tablolar yanında “Program Dönemi Bütçesi” ve “İl Özel İdaresi 2015 Yılı Bütçe Dağılımı” adı altında tablolar bulunmakla birlikte, bu tablolar Performans Programı Hazırlama Rehberinde öngörülen standartlara uygun şekil ve içeriğe sahip değildir. Dolayısıyla anılan tablolar rehberde öngörülen tablolardan beklenen bilgileri ortaya koyamamaktadır. Kamu idaresi cevabında; 2017 ve daha sonraki yıllar için hazırlanacak olan Performans Programlarında Performans Programı Hazırlama Rehberinde öngörülen tablolara yer verileceği belirtilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 23 Sonuç olarak 2017 ve daha sonraki yıllar için hazırlanacak olan Performans Programlarında Performans Programı Hazırlama Rehberinde öngörülen tablolara yer verileceği belirtildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine İlişkin Bulgular BULGU 6: 2015 Yılına İlişkin Faaliyet Raporunun 2015 Yılına İlişkin Performans Programı İle Uyumlu Olmaması ve Faaliyet Raporunda Performans Sonuçları Tablosu Bulunmaması. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 18’inci maddesinin 2 numaralı bendinde; “2) Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.” denilerek, faaliyet raporlarının idarenin performans programında öngördüğü hedeflere ilişkin gerçekleşmeleri göstermesi gerektiği belirtilmektedir. Diğer taraftan aynı Yönetmelik’in “Birim ve idare faaliyet raporlarının şekli” başlıklı 19’uncu maddesinde faaliyet raporunun Yönetmelik eki Ek-1 de yer alan şekle uygun olarak hazırlanması öngörülmüş, Ek-1 de de “II-AMAÇ VE HEDEFLER” ana başlığı altında “A- İdarenin Amaç ve Hedefleri”, “B-Temel politikalar ve öncelikler” bölümleri ile “III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER” ana başlığı ve “B- Performans Bilgileri” alt başlığı altında 2 sıra numarası ile “Performans Sonuçları Tablosu” faaliyet raporunda yer alması gereken bilgiler olarak sayılmıştır. Yönetmeliğin söz konusu hükümlerine rağmen, Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Faaliyet Raporu, bir taraftan 2015 yılı Performans Programında öngörülen faaliyetlerde meydana gelen gerçekleşmeler hakkında değerlendirme yapacak şekilde hazırlanmamış, diğer taraftan raporda “Amaç ve Hedefler” bölümü ile“Performans Sonuçları Tablosu”na yer verilmemiş, sadece birimlerin yıl içerisinde gerçekleştirdiği faaliyetler konu edilmiştir. Kurumun Performans Programında öngördüğü amaç ve hedefler ile bunlara ilişkin göstergelerde meydana gelecek gerçekleşmeleri ölçmek ve değerlendirmek maksadıyla

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 24 kullanılacak “Performans Sonuçları Tablosu”nun raporda yer almaması nedeniyle Faaliyet Raporu performans değerlendirmesine hizmet etmemektedir. Dolayısıyla ölçüm yapmaya imkan sağlayacak bir bilgi tabanı oluşmamaktadır. Kamu idaresi cevabında; Planlama sürecinde bu konuda gerekli çalışmalar yapılacağı belirtilmektedir. Sonuç olarak sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine İlişkin Bulgular BULGU 7: Kurumun Performans Bilgisi Üretmek ve Faaliyet Sonuçlarını Ölçmek İçin Kullandığı Veri Kayıt Sistemlerinin, Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunun Birbirleri İle Uyumlu Olmaması Nedeniyle Değerlendirilememesi. Performans ölçümünü gerçekleştirmek, hedeflere ulaşma düzeyinin ve sapma gerekçelerinin anlaşılmasını mümkün kılacak performans bilgisinin sistematik olarak toplanmasını ve analizini gerektirmektedir. Bu süreçlerin sağlıklı işleyişi ise ancak, önceden belirlenmiş amaçlar, hedefler ve göstergeler ile bunlarda meydana gelen gerçekleşmeleri değerlendirmek yoluyla mümkün olabilecektir. Performans ölçümü için gerekli olan öngörüleri içeren Performans Programı Stratejik Planla uyumlu değildir ve bu nedenle performans değerlendirmesine uygun yeterli alt yapı oluşturamamaktadır. Diğer taraftan Faaliyet Raporu, Performans Programına uygun olmadığından program öngörülerine karşılık gelecek gerçekleşmeleri açıklayamamakta ve performans değerlemesi yapmaya imkân tanımamaktadır. Kurumun 2015 yılı Faaliyet Raporunda birimler itibariyle 2015 yılı içerisinde gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin sonuçlar raporlanmıştır. Ancak bu bilgilerde sadece, ilgili birimin o yıl içerisindeki faaliyetleri yoluyla elde ettiği sonuçlar gösterilmektedir ve kurumun faaliyetlerine ilişkin bu şekilde raporlanmış hiçbir veri Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan öngörüler ile örtüşmemektedir. Oysa Faaliyet Raporunda beklenen çıktı

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 25 “Performans Sonuçları Tablosu” yoluyla idarenin performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu (geçmiş 2 yıla ilişkin gerçekleşmeler de dahil), bu göstergelerde meydana gelen sapmalar ve bu sapmaların nedenleri hakkında bilgi verilmesidir. Kurumun Faaliyet Raporunda sunduğu faaliyet gerçekleşmelerine ilişkin yukarıda bahsedilen veriler bir sistem içerisinde üretilmiş olsalar da, bu veriler kurumun performans gerçekleşmeleri ile ilgili değerlendirmeye hizmet edecek nitelikte değildir. Bu nedenle bu verilerin üretildiği sistemlerin yeterlilikleri, riskleri ve güvenirliklerinin performans değerlemesi kapsamında bir anlamı bulunmamaktadır. Açıklanan nedenlerle Faaliyet Raporunda faaliyet sonuçları olarak sunulan verilerin üretildiği veri sistemlerinin değerlendirilmesi yapılmamıştır. Kamu idaresi cevabında; Planlama sürecinde bu konuda gerekli çalışmalar yapılacaktır. Sonuç olarak Planlama sürecinde gerekli çalışmaların yapılacağı belirtildiğinden, sonraki denetimlerde konuya ilişkin çalışmaların izlenmesi uygun olacaktır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 26

T.C. Sayıştay Başkanlığı Sivas İl Özel İdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 27 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr