2015 - RİZE İL ÖZEL İDARESİ.pdf
RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Eylül 2016
ĠÇERĠK RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU 1 RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU 27
RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU
ĠÇĠNDEKĠLER
- KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 4
- SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 5
- DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 5
- DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 6
- DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................... 9
- DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ......................... 10
- EKLER ........................................................................................................................................................ 22
KISALTMALAR MĠGEM: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğü ÖMK: Ön mali kontrol
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1
- KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ Rize Ġl Özel Ġdaresi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 3 üncü maddesinde yer alan sınıflandırma çerçevesinde, genel yönetim kapsamında yer alan kamu idarelerinden birisi olup, faaliyetlerini 2015 yılı bütçesi ile verilen ödenekler ve ilgili kanunlarla merkezi idareden aktarılan diğer kaynaklarla yürütmektedir. Bu kapsamda Rize Ġl Özel Ġdaresinin 2015 yılı bütçesiyle 44.000.000 TL ödenek öngörülmüĢ olup, 57.153.965,99 TL 2014 yılından devreden ödenek, Merkezi Ġdare Bütçesinden aktarılan toplam 139.180.114,47 TL ile birlikte yılı ödenekleri 236.465.089,95 TL‟ye ulaĢmıĢtır. Bütçe ile Verilen Ödenek Önceki Yıldan Devreden Ödenek Merkezi Ġdareden Aktarılan Ödenek Ek Ödenek Net Bütçe Ödeneği Toplam Bütçe Gideri Toplamı Sonraki Yıla Devreden Ödenek 44.000.000 57.153.965,99 139.180.114,47 0,00 236.465.089,95 163.490.301,95 72.974.788,00 Merkezi yönetim kapsamındaki idareler tarafından ödenek gönderilmek suretiyle bir takım hizmetlerin il özel idareleri eliyle gerçekleĢtirilmesi 5302 sayılı Ġl ÖzelĠ Ġdaresi Kanununun 6. maddesine eklenen ek fıkra ile mümkün kılınmıĢtır. Bu fıkra hükmünce aktarılan ödenekler nedeniyle öngörülen bütçe büyüklüğü ile gerçekleĢen bütçe büyüklükleri arasında çok büyük farklılıklar oluĢmaktadır. Bütçe hazırlık aĢamasında merkezi yönetim kapsamındaki idarelerden yatırım projeleri karĢılığında ne kadar ödenek gönderileceği bilinmediğinden bütçe rakamları gerçekçi olmamaktadır. Aktarma yoluyla gelen nakit gelir ve ödenek kaydedilmek suretiyle bütçeleĢtirilmektedir. Dolayısıyla il özel idarelerinin yılı bütçeleriyle öngörülen rakamlarla bütçe gerçekleĢmeleri arasında fark bulunmaktadır. Rize Ġl Özel Ġdaresinin sunulan mali tablolarına göre 2015 yılı gelir ve gider durumu aĢağıda gösterilmiĢtir7
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2
5102 YILI BÜTÇE GĠDERLERĠ TABLOSU
Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gider
Personel Giderleri 01.080.156.11 80.550.514.03
Sosyal Güv. Kurumlarına
Devlet Prim Gideri 0.158.501.11 0.401.280.55
Mal ve Hizmet Alım Gideri 05.548.140.11 40.255.240.53
Faiz Giderleri 331.111.11 884.035.50
Cari Transferler 4.012.311.11 80.030.424.52
Sermaye Giderleri 8.860.110.11 04.503.038.06
Sermaye Transferi 1.11 1.11
Yedek Ödenekler 5.425.663.11 1
Toplam 00.111.111.11 038.061.810.62
5102 YILI BÜTÇE GELĠRLERĠ TABLOSU
Tahmini GerçekleĢen
Vergi Gelirleri 1.11 1.11
TeĢebbüs ve Mülkiyet
Gelirleri 0.011.111.11 0.555.448.54
Diğer Gelirler 01.511.111.11 00.808.230.20
Sermaye Gelirleri 0.511.111.11 516.111.11
Toplam Öz Gelir 00.111.111.11 02.500.882.00
Alınan BağıĢ ve Yardımlar ile
Diğer Gelirler (Tahsisli) 1.11 083.220.350.61
Toplam Gelir 00.111.111.11 055.865.631.80
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Rize Ġl Özel Ġdaresi mali iĢlemlerini 5018 sayılı Kanunla belirlenmiĢ
muhasebeleĢtirme ve raporlama kurallarına göre gerçekleĢtirmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3
5018 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinin ilk iki fıkrasında;
“Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak
ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde kurulur
ve yürütülür.
Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz
kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve
yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim
yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmektedir.
Söz konusu 49 uncu maddenin son fıkrasında ise muhasebe iĢlemlerine, hesap
planlarına ve iĢlemlerin muhasebeleĢtirilmesinde kullanılacak belgelerin Ģekil ve türlerine
iliĢkin düzenlemenin mahalli idareler için ĠçiĢleri Bakanlığınca yapılacağı hükmü
getirilmiĢtir. Bu kapsamda il özel idarelerince de uygulanan Mahalli Ġdareler Bütçe ve
Muhasebe Yönetmeliği çıkarılmıĢtır.
Rize Ġl Özel Ġdaresinde mali iĢlemlerle ilgili muhasebe kayıtları Mahalli Ġdareler Bütçe
ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde ĠçiĢleri Bakanlığının sunduğu e-ĠçiĢleri otomasyon
sistemi üzerinden yürütülmekte olup, mali nitelikteki hesap ve iĢlemleri Mali Hizmetler
Müdürlüğünce gerçekleĢtirilmektedir.
2015 yılı denetimi kapsamında Rize Ġl Özel Ġdaresi tarafından “Kamu Ġdaresi
Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin
Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda
SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime
sunulmuĢ olup, denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler
dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır.
• BirleĢtirilmiĢ veriler defteri
• Geçici ve kesin mizan
• Bilanço
• Banka mevcudu tespit tutanağı
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 • Alınan çekler sayım tutanağı • Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı • Teminat mektupları sayım tutanağı • Değerli kağıtlar sayım tutanağı • Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu • Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu • Faaliyet sonuçları tablosu Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: 920 Gider Taahhütleri Hesabı ve 921 Gider Taahhütleri KarĢılığı Hesabının Kullanılmaması. Ġdare, yaptığı bir sözleĢmeyle, yıllara sari bir ödeme taahhüdünde bulunduğu halde, 920, 921 hesaplarını kullanmamıĢtır. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 406, 407 ve 408 inci maddelerine göre; -Ġhale dosyası ilk hakediĢle birlikte muhasebe birimine verilir. Muhasebe birimince bu sözleĢmelere dayanılarak taahhüt tutarı, taahhüt kartına yazılır ve gider taahhütleri hesabına kaydedilir. -Gerek bir mali yıl içinde, gerekse ertesi yıl veya yıllara geçerli olarak yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütler, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediĢ ödemeleri ve bu ödemelerden yapılan kesintiler, taahhüt tutarından yapılan eksiltmeler, kısmen veya tamamen bozulan sözleĢmelere iliĢkin taahhütler ve diğer bilgiler “Taahhüt Kartı”na (Örnek: 67) kaydedilir. -Gider taahhütleri hesabı, tahakkuk birimleri itibarıyla tutulur ve taahhüt tutarları, bu hesaba katma değer vergisi hariç tutarlar üzerinden kaydedilir. Bu hesapta yer alan taahhütler, bütçe hazırlanması sırasında dikkate alınır. -GiriĢilen taahhüt tutarları ile bunlara ilave edilen her türlü taahhüt artıĢı 920 Gider Taahhütleri Hesabına borç, 921-Gider Taahhütleri KarĢılığı Hesabına alacak kaydedilir. Sonuç olarak mal, hizmet alımı veya yapım iĢiyle ilgili olarak yıllara sari bir sözleĢme imzalamıĢsa, 920 ve 921 hesaplarının ve Taahhüt Kartı‟nın kullanılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Ġdaremizin yaptığı sözleĢmeye istinaden 920, 921 hesapları 2015 yılında kullanılmamıĢ, Ancak 2016 yılında bu hesap kullanılmaya baĢlanmıĢtır. (EK-1) Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 BULGU 2: 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının Kullanılmaması. Mülkiyeti özel idareye ait arsalar üzerine bina yapım bedelleri ödenirken 258 hesabı kullanılmamıĢ, 630 Giderler Hesabı kullanılmıĢtır. (Rize Vali konağı, Merkez Anadolu Ġmam Hatip Lisesi, Merkez Ekrem Orhon Meslek Lisesi, Pazar Necat SağbaĢ Anadolu Lisesi Kapalı Spor Salonu, Çayeli 9 Mart Ġlkokulu, ArdeĢen Deniz Mah. Ġlköğretim Okulu). Ayrıca mülkiyeti hazineye ait olan arsa üzerine yaptırılan Polis Evi ödemesinde de gereksiz yere 258 hesabı kullanılmıĢtır. (Yev: 282, 370, 2821, 3787, 4422, 4463, 4473) Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 163 üncü maddesine göre, bütçeye gider kaydıyla edinilen yapılmakta olan yatırımlara iliĢkin ödeneklerin, bütçenin ekonomik sınıflandırmasındaki “Sermaye Giderleri” bölümüne ait olması gerekir. Yapılmakta olan yatırımlar hesabında izlenen maddi duran varlıklar, geçici kabul iĢlemi tamamlandıktan sonra ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılır. Yapılmakta olan yatırımlar hesabında izlenen her bir iĢ için proje numarasıyla ayrı bir taahhüt kartı tutulur. Yapılmakta olan yatırımlar hesabı, maddi duran varlık çeĢitlerine göre bölümlenmekle birlikte, proje bazında raporlanır. Bu hesapta kayıtlı tutarlar, giriĢilen taahhütler için fiyat farkı ve katma değer vergisi ödemeleri dahil yapılan toplam ödemeleri gösterir. Yönetmeliğin 181 inci maddesine göre ise, tamamlandığında ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılacak tutarlar, bir taraftan 258 hesabına borç, tamamlanıp geçici kabulü yapılan iĢlere iliĢkin tutarlar ise bu hesaba alacak, ilgili maddi duran varlık hesabına borç kaydedilir. Sonuç olarak, yapımı devam eden maddi duran varlıklar, 258 hesabında izlenmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mülkiyeti özel idareye ait arsalar üzerine bina yapım bedelleri ödenirken 258 hesabı kullanılmamıĢ, 630 Giderler Hesabı kullanılmıĢtır. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 163. ve 181. Maddesine göre iĢlem yapılacaktır. (2016 Yılı Hesaplarında görülecektir) Sonuç olarak Mülkiyeti özel idareye ait arsalar üzerine bina yapım bedelleri ödenirken 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının kullanılmaması ve 630 Giderler Hesabının kullanılması nedeniyle, mali tablolar doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 BULGU 3: Yapılan Binaların, Geçici Kabulden Sonra 252 Hesabına Alınmaması. Özel idare, merkezi idareden gelen ödeneklerle, kendi arsası üzerine çeĢitli okullar ve hizmet binaları yapmıĢ, ancak geçici kabulden sonra 252 Binalar Hesabına kaydetmemiĢtir. Gerekçe olarak bu binaların baĢka kurumlara tahsis edildiği ifade edilmiĢtir. Oysa tahsis iĢlemi kullanımla ilgili olup, mülkiyeti etkilememektedir. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 169 uncu maddesinde, yapılan binaların geçici kabulden sonra 252 hesabına borç, 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabına alacak kaydedileceği ifade edilmektedir. Bu nedenle, özel idare mülkiyetindeki arsalar üzerine yapılan binaların 252 hesabına alınması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mülkiyeti özel idaresine ait taĢınmazlar üzerine yapılan binaların geçici kabulü yapıldıktan sonra 2016 yılında 252 Binalar Hesabına alınmıĢtır. (EK-3) Sonuç olarak Merkezi idareden gelen ödeneklerle, özel idare arsası üzerine yapılan binaların, 252 Binalar Hesabına kaydedilmemesi nedeniyle, mali tablolar doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir. BULGU 4: Ġdari Para Cezaları Ġçin Encümen’den Karar Alınmaması ve 120 Tahakkuk Hesabının Kullanılmaması, TaĢınmaz Mal Kiraları ve Jeotermal Kaynakları Kullanan Firmalardan Alınan Ġdare Payının Tahakkuk Kaydının, Tahsil AĢamasında Yapılması. a) Ġdari para cezaları için Encümen‟den karar alınmamaktadır. Özel idare personelince, bazı firmaların ruhsatsız olarak maden üretimi yaptığının tespit edilmesi üzerine, 3213 sayılı Maden Kanunu‟nun 12 nci maddesi gereği, Genel Sekreterlik Makamı Oluru ile idari para cezaları tahakkuk ettirilmekte, tahsil edilmesi için de ilgili firmaya ödeme emri gönderilmektedir (yev. 2646, 3027). Oysa 5302 sayılı Ġl Özel Ġdaresi Kanunu‟nun 26 ncı maddesinde, Ġl Encümeni‟nin “Kanunlarda öngörülen cezaları verme” görev ve yetkisine sahip olduğu ifade edilmektedir. Ġdari para cezası, Encümen‟den karar çıkınca tahakkuk etmektedir. Ödeme emrinin tebliğ tarihinden itibaren 15 gün içinde Sulh Ceza Mahkemesine dava açılması durumunda cezanın tahsil edilme imkânı kalmayacaktır. b) Ġdari para cezalarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı kullanılmamaktadır (yev: 39, 945, 232). Bu uygulama Mahalli Ġdareler Muhasebe Yönetmeliğine uygun değildir. Yönetmeliğin 84 üncü maddesine göre, alacaklar tahakkuk edince, 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedilir. Alacak tahsil edilemeyip hukuki süreç
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 baĢlatıldığında, 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç, 120 hesabına alacak kaydı yapılır. Gelirler, tahakkuk edince önce tahakkuk, sonra tahsil kaydı yapılmalıdır. Eğer tahakkuk kaydı yapılmazsa ve alacak tahsil edilmezse, takibi mümkün olamaz. Kamu zararı riski doğar. 120 hesabı, tahakkuk aĢamasında kullanılmadığı gibi, ceza tahsil edilince de kullanılmamakta, sadece banka ve gelir hesapları çalıĢtırılmaktadır. Sonuçta, 120 hesabı olması gerekenden daha az görünecek, mali tablolar gerçeği yansıtmayacaktır. c) TaĢınmaz mal kiraları ve jeotermal kaynakları kullanan firmalardan alınan idare payının tahakkuk kaydı, tahsil aĢamasında yapılmaktadır. Oysa, firmanın Bilanço veya Gelir Tablosu, Mart ayı sonuna kadar temin edilince 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına giriĢ yapılması, Haziran ayı sonuna kadar tahsil edilince de tahakkuk hesabının kapatılıp gelir hesabına kaydedilmesi gerekmektedir. Oysa, tahsilat sırasında tahakkuk hesabına giriĢ ve çıkıĢ yapılmaktadır. 120 hesabının kullanılması, alacakların takibi için gereklidir. Kamu idaresi cevabında; 5302 Sayılı Ġl Özel Ġdaresi Kanunu ve 3213 Sayılı Maden Kanunu kapsamında idari para cezalan için Ġl Encümeninden karar alınacaktır. Jeotermal kaynakları kullanan firmalardan Mart ayı sonuna kadar bilanço veya Gelir tabloları idaremize göndermeleri istenecektir. Tahakkuklar 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabının ise tahsil aĢamasında değil, tahakkuk aĢamasında kaydedilmesi sağlanacaktır. (EK-4, EK-5) Sonuç olarak Ġdari para cezalarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabının kullanılmaması nedeniyle, mali tablolar doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir. 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı 120, 252, 258, 630, 920 ve 921 hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE
DEĞERLENDĠRMELER
BULGU 1: 372 ve 472 Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesaplarının Kullanılmaması.
Mali tabloların incelenmesi neticesinde, 372 ve 472 kıdem tazminatı karĢılığı
hesaplarının kullanılmadığı görülmüĢtür.
Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 248 ve 249 uncu maddelerinde,
372 Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabıyla ilgili, 290 ve 291 inci maddelerinde ise 472 Kıdem
Tazminatı KarĢılığı Hesabıyla ilgili açıklamalar yer almaktadır. Buna göre, vadeleri bir yılın
altına düĢen ve faaliyet dönemi içerisinde ödenmesi öngörülen kıdem tazminatı tutarları 372
hesabına alacak, 472- Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabına borç kaydedilir. Ödenen
tazminatlar 372 hesabına borç, ödemenin Ģekline göre ilgili hesaplara alacak; diğer taraftan
830-Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir.
Temel muhasebe kavramlarından olan “Tam Açıklama” ilkesi gereği, mali tablolar
yeterli ve anlaĢılır bilgi vermelidir. “Ġhtiyatlılık” ilkesi gereği, iĢletmenin karĢılaĢabileceği
riskler göz önüne alınarak temkinli davranılmalıdır. Bu nedenlerle, emekliye ayrılması
muhtemel memur ve iĢçi personel, Sosyal Güvenlik Kurumuna resmi yazıyla teyit ettirdikten
sonra, 372 ve 472 Kıdem Tazminatı Hesaplarına kayıt yapılması gerekirken, bu iĢlemler
yapılmamıĢtır.
Kamu idaresi cevabında; Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 248 ve 249.
Maddelerine göre iĢlem yapılmak üzere Ġnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne 05/04/2016 tarih ve
2200 sayılı yazı ile kıdem tazminatı karĢılıkları her personel içi ayrı ayrı hesaplanması istenmiĢ,
hesaplanan kıdem tazminatlarının bildirilmesi durumunda 472 ve 372 hesapları kullanılacaktır.
Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup,
konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir.
BULGU 2: 990 Kiraya Verilen Duran Varlıklar Hesabının Kullanılmaması
Kurum mülkiyetindeki duran varlıklar kiraya verildiği halde, 990 Kiraya Verilen
Duran Varlıklar Hesabı kullanılmamaktadır.
Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 410/B maddesinde, kiraya
verilen duran varlıkların, kayıtlı değerleri üzerinden bu 990 hesabına borç, 999-Diğer Nazım
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 Hesaplar KarĢılığı Hesabına alacak kaydedileceği ifade edilmektedir. Bu hesap, kiraya verilen taĢınmazların takibini kolaylaĢtırmakta ve bilgi vermektedir Kamu idaresi cevabında; Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 410/B maddesinde, kiraya verilen duran varlıkların kayıtlı değerleri üzerinden kayıtları yapılacaktır. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 3: Bilgisayar Programı ve Güncelleme Bedelleri Ödendiği Halde, 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabının Kullanılmaması. Kurum windows server lisansı, hakediĢ, ihale, internet güvenlik duvarı, loglama sistemi, maaĢ, taĢınmaz mal ve gelir takip programları güncelleme bedelini ödemiĢ, ancak 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabı kullanılmamıĢtır (örnek yevmiyeler: 283,565, 1739, 1740,2258). Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 186 ve 187 nci maddelerinde, 260 Haklar Hesabı hakkında bilgi verilmektedir. Bilgisayar programları güncelleme bedelleri ödendiği zaman 260 hesabına kayıt yapılmalıdır. Kamu idaresi cevabında; Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 186 ve 187. Maddelerine göre 2016 yılında iĢlem yapılmıĢ, buna ait yevmiye örnekleri ektedir. (EK-2) Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 4: ĠĢçilere Aralık MaaĢ Ödemesinde 320 Bütçe Emanetleri Hesabının Kullanılmaması. ĠĢçilerin 15 Aralık maaĢı, 14 Ocak‟ta ödenirken, 320 Bütçe Emanetleri Hesabı kullanılmamaktadır. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 217 ve devamı maddelerinde 320 hesabı hakkında ayrıntılı bilgi verilmektedir. ĠĢçiler çalıĢtıktan sonra maaĢ aldıkları için, Aralık maaĢını Ocakta alacaklardır. Ödenen maaĢın yarısı bu yılın bütçesini, yarısı da gelecek yılın bütçesini ilgilendirmektedir. 15 – 31 Aralık maaĢı için, bordro düzenlenerek, 320 ve 830 Bütçe Giderleri Hesabı kullanılmalı, 14 Ocakta da ayrı bir bordro ile, 320 hesabı kapatılarak, ödeme yapılmalıdır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 Kamu idaresi cevabında; ĠĢçilerin 15 Aralık maaĢı, 14 Ocakta ödenirken 320 Bütçe Emanetleri Hesabı kullanılacaktır. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 5: E-içiĢleri Sisteminde Bulunan TaĢınmaz Modülünün Kullanılmaması, TaĢınmaz ĠĢlemlerinin Yönetmeliğe Uygun Yapılmaması. a)Kurum taĢınmaz mal görevlisi, e-içiĢleri TaĢınmaz Modülünü kullanmamaktadır. ĠçiĢleri Bakanlığının, 28.01.2013 tarih ve 269 sayılı yazısında, e-içiĢleri sisteminde yer alan taĢınır ve taĢınmaz modülünün Ocak 2013 itibariyle uygulamaya alındığı, bu modüllerin personel tarafından kullanılmamasından, vali, genel sekreter ve kaymakamların sorumlu olduğu ifade edilmiĢtir. Söz konusu modüller, iĢlerin hızlı ve kaliteli olmasını, varlıkların kayıt altına alınmasını, takip edilmesini, rapor alınmasını ve hesap verilebilirliği sağlamaktadır. Bakanlık bu konuda her yıl eğitim vermekte, verdiği bu eğitimlere özel idare personeli de katılmaktadır. Modüllerle ilgili eğitim dokümanları-videoları, yardım kılavuzları kullanıcılara yardımcı olmaktadır. Ancak bu modül kullanılmamaktadır. Modül kullanılmadığı için, cetveller sistemden alınamamakta, elle düzenlenmektedir. Sonuçta kayıtdıĢılık oluĢmakta, taĢınır ve taĢınmaz malların takibinde sıkıntılar yaĢanmakta ve raporlar oluĢturulamamaktadır. b)TaĢınmaz iĢlemleri Yönetmeliğe uygun yapılmamaktadır. Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmeliğin; 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında, Yönetmelik Ek 1‟deki Kayıt Planının “Tapuda Kayıtlı Olan TaĢınmazlar” baĢlığı altında yer alan taĢınmazların maliyet bedeli üzerinden, bu taĢınmazlardan maliyet bedeli belirlenemeyenler ise rayiç değerleri üzerinden kayıtlara alınacağı, Geçici madde 1 de, maliyet bedeli veya rayiç değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gereken taĢınmazlar, bu değerler üzerinden kayıtlara alınıncaya kadar, emlak vergi değerleri üzerinden kayıtlara alınacağı ve bu iĢlemlerin 31.12.2016 tarihine kadar tamamlanacağı, 7 inci maddesinde, Yönetmelik Ek 2‟deki „Tapuda Kayıtlı Olan TaĢınmazlar Formu‟nun doldurulacağı ve Mali hizmetler birimince bu formların konsolide edilerek Yönetmelik ekinde (Ek 7) bulunan örneğe uygun Ģekilde taĢınmaz icmal cetvelleri oluĢturulacağı, 10 uncu maddesinde, taĢınmazların mevcut kullanım Ģekli ile tapu kaydının birbirine uygun olmaması, bir kuruma tahsis edilmesi durumunda, idarenin cins tashihi yaptıracağı,
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13 11 inci maddesinde ise; -Kadastro, imar, ifraz, tevhid, cins tashihi, yüzölçüm değiĢikliği, kat mülkiyeti tesisi, kamuya terk gibi nedenlerle taĢınmazda meydana gelebilecek değiĢikliklerde kayıtların kapatılıp oluĢan taĢınmazların esas alınarak yeni kayıt tesis edileceği, -Terkin, satıĢ, devir gibi mülkiyeti sona erdiren durumlarda sona eriĢ nedeni açıklanarak kaydın kapatılacağı, -TaĢınmaza yapılan değer arttırıcı harcamaların, taĢınmazın değerine ekleneceği, ifade edilmektedir. Yapılan incelemede, taĢınmaz cetvelinin yönetmelik (Ek-2)-ye uygun olmadığı, TAKBĠS- Zemin numaralarının yazılmadığı görülmüĢtür. Ayrıca Yönetmelik ekindeki Ek-7/A cetveli düzenlenmemiĢtir. Mülkiyeti özel idareye ait arsalar üzerine yapılan binalar, taĢınmaz cetveline kaydedilmemiĢtir. Gerekçe olarak bu binaların baĢka kurumlara tahsis edildiği ifade edilmiĢtir. Tahsis edilmesi mülkiyeti etkilememekte, bu tür harcamalar taĢınmazın değerini artırmaktadır. Özel idare hizmet binası ve kamu konutu inĢaatı, bakım-onarımı, etüt raporu, proje hazırlanması bedelleri de, taĢınmaz değerine eklenmemiĢtir. Yönetmeliğin 11 inci maddesine göre, taĢınmaza yapılan değer arttırıcı harcamaların, taĢınmazın değerine eklenmesi gerekmektedir. Arsa ile ilgili kayıt kapatılarak, oluĢan yeni değer üzerinden yeni kayıt açılmalıdır. TaĢınmaz cetveli bu haliyle, taĢınmazların gerçek değerini yansıtmamaktadır. Kullanım biçimi değiĢen veya tahsis edilen taĢınmazlar için cins tashihi yapılmamıĢtır. Sonuçta, taĢınmaz cetvelleri ile tapu kayıtları arasında uyumsuzluk oluĢmaktadır. Kamu idaresi cevabında; E-ĠçiĢleri sisteminde bulunan taĢınmaz modülüne idaremize ait taĢınmazların giriĢ iĢlemi devam etmektedir. Yıl sonuna kadar iĢlem tamamlanacaktır. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 6: MĠGEM-den Özel Ġdare Payı Tahakkuk Listesinin Her Yıl Ġstenmemesi. Madencilik Faaliyetleri Uygulama Yönetmeliğinin 36 ncı maddesinde, (I-a) grubu dıĢındaki maden ocaklarını iĢleten firmaların, her yıl Nisan ayı sonuna kadar, yıllık SatıĢ Bilgi Formu ve ĠĢletme Faaliyeti Bilgi Formunu, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğü (MĠGEM) -e verecekleri ifade edilmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14 Ġçinde özel idareye ödenmesi gereken miktarların da yazılı olduğu bu formlar, sadece MĠGEM-e verilmesi nedeniyle, özel idare Devlet Hakkı alacağını bilememekte ve takibini yapamamaktadır. Bu nedenle, idarenin her yıl (MĠGEM)-den Devlet Payları tahakkuk listesini istemesi gerekirken, bu liste istenmemiĢ ve bu suretle tahakkuk kaydı yapılmamıĢtır. Ġdare, maden ocaklarından ne kadar alacağı olduğunu bilmemekte, firmanın yatırdığı tutarları doğru kabul etmekte, çapraz denetim yapmamaktadır. Kamu idaresi cevabında; Kanunen (I-a) grubu dıĢındaki maden ocaklarını iĢleten firmalardan alınan Devlet payları takibini ve tahakkukunu yapan Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğünden (MĠGEM) idaremize ilimizle ilgili devlet payları tahakkuk listelerinin gönderilmesi istenecektir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 7: Kültür Katkı Payı Ġçin Ayrı Bir Banka Hesabı Kullanılmamaktadır. 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu‟nun 12 nci maddesine göre; belediyelerin ve il özel idarelerinin görev alanlarında kalan kültür varlıklarının korunması ve değerlendirilmesi amacıyla kullanılmak üzere, mükellef hakkında tahakkuk eden emlak vergisinin % 10'u nispetinde, TaĢınmaz Kültür Varlıklarının Korunmasına Katkı Payı tahakkuk ettirilir ve ilgili belediyesince emlak vergisi ile birlikte tahsil edilir. Tahsil edilen miktar, il özel idaresi tarafından açılacak özel hesapta toplanır ve bu pay valinin denetiminde kullanılır. Katkı payı için ayrı bir hesap açılması mevzuat gereğidir. Oysa özel idarenin banka hesabı kullanılmaktadır. Kamu idaresi cevabında; Bankada vadeli hesap açılmamıĢ; ancak özel idarenin vadeli hesabı içinde bu paylar bulunmaktadır. Öneri: 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu‟nun 12 nci maddesinde, katkı payı için özel bir hesap açılacağı ifade edilmektedir. Katkı payı için ayrı bir hesap kullanıldığı zaman, gelir ve giderini takip etmek daha kolay olacaktır. Bu sayede, hesap verebilirlik ve mali saydamlık ilkeleri gerçekleĢir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15 BULGU 8: Sosyal Tesislerle Ġlgili Yapılan ĠĢlemlerin Mevzuata Uygun Olmaması. Özel idarenin yemekhane, misafirhane, iĢçi lokali ve memur lokali olmak üzere dört adet sosyal tesisi bulunmakta, gelir elde etmekte, gider yapmaktadır. Ancak yapılan bazı iĢlemler mevzuata uygun değildir. Kamu Kurum ve KuruluĢlarınca ĠĢletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usullerin; 13 üncü maddesinde, yıllık gayrisafi hasılat tutarı 500.000,00 TL‟ yi aĢmayan sosyal tesisin, iĢletme esası hesabına tabi olduğu, 20 nci maddesinde, tesisin iĢletme defteri kullanacağı, giderlerin defterin sol, gelirlerin ise sağ tarafa günlük olarak kaydedileceği, 21 inci maddesinde, defterin bütün sayfalarının mühürlenip, kaç sayfalı olduğunun ilk sayfasına yazılarak, yönetici tarafından onaylanacağı, 55 inci maddesinde, tesisin yıl sonunda iĢletme hesabı özeti tablosunu düzenleyeceği, bu tabloda gider, gelir, banka ve kasa mevcudu, alacaklar ve borçların yer alacağı, 24 ve 56 ncı maddelerinde, birden fazla sosyal tesis varsa, mali raporların, faaliyet döneminin bitimini takip eden bir ay içerisinde konsolide edileceği, (Örnek: 9/A, 9/B), konsolide edilen mali raporların, ilgili oldukları mali yılı takip eden yılın Mart ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına gönderileceği, ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu‟nun; 217 nci maddesinde, defter ve kayıtlara, rakam ve yazının yanlıĢ yazıldığı takdirde, düzeltmenin yanlıĢ rakam ve yazı okunacak Ģekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabileceği, deftere yazılan bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmenin yasak olduğu, 218 inci maddesinde, satırların çizilmeksizin boĢ bırakılamayacağı ve atlanamayacağı, sayfaların yırtılamayacağı, Maliye Bakanlığı‟nın 06.04.2012 tarih ve 28256 sayılı Resmi Gazetede yayınladığı 5 sıra no‟lu Genel Yönetim Malî Ġstatistikleri Genel Tebliği‟nin, 6 ncı maddesinin dördüncü fıkrasında ise, sosyal tesislerin hesap bilgilerinin, tüm sosyal tesisler için konsolide edilmiĢ ve Genel Yönetim Detaylı Hesap Planına dönüĢümü yapılmıĢ olarak, ilgili birimi tarafından Kamu Harcama ve Muhasebe BiliĢim Sistemine (KBS‟ye) girileceği, ifade edilmektedir. Ancak yapılan incelemede; a)Misafirhaneyle ilgili olarak;
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 -Konaklayan kiĢilerden imza alınmadığı, -Düzenlenen tahsilat makbuzlarının seri numaralarının olmadığı, bir kısım sayfaların yırtıldığı, rakam ve yazıların çizildiği veya üzerinin daksille kapatıldığı, tutar kısmına iki adet miktarın yazıldığı, tahsil eden görevlinin isminin yazılmadığı, -Konaklama amacı dıĢında harcamalar yapıldığı, (Trafik cezası, araç bakımı, kargo, çiçek, gıda bedeli, Vali-Genel Sekreter temsil ağırlama harcamaları, Genel Sekreter odasına buzdolabı alımı, vs) b)Yemekhaneyle ilgili olarak; -Yemek bedelleri tahsil edilince tahsilat makbuzunun düzenlenmediği, -Personele veresiye yemek yedirildiği, -Alacakların tahsilinde sıkıntı yaĢandığı, -Kullanılan yemek kartı sisteminin sık sık hata verdiği, -Valilik giderlerinin ödendiği, -Gıda maddelerinin parça parça alındığı, c)ĠĢçi ve memur lokaliyle ilgili olarak; -Gelir ve giderlerin ayrı bir ĠĢletme Defterine yazılmadığı, -Yıl sonunda “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablosunun düzenlenmediği, d)Genel olarak: -Tesislerle ilgili mali bilgilerin KBS sistemine girilmediği, -Yönetim Kurulu oluĢturulmadığı, -Kararların Karar Defteri‟ne yazılmadığı, -Tesisler için tek banka hesabı kullanılması nedeniyle hesapların karıĢtığı, -Bankadan aylık hesap özeti alınmayarak, para giriĢ ve çıkıĢların takip edilmediği, -ĠĢletme defterlerinin yetkili amirce onaylanmadığı, bazı sayfalarının yırtıldığı, kayıtların okunamayacak Ģekilde üzerinin çizildiği, elde edilen gelirlerin yazılmadığı, -Görevli personele verilen avansların takibinde sıkıntı olduğu, -Borçların banka ile değil, nakit olarak ödendiği, -Tesisler birbirine borç verdiğinde, “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablosuna kaydedilmediği, -Yıl sonlarında, tesisler için bir “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablosunun düzenlendiği, tesislerin hangisinin kar, hangisinin zarar ettiğinin anlaĢılamadığı, bu nedenle kamu kaynağının verimli kullanılması, hesap verebilirlik ve Ģeffaflık ilkelerinin gerçekleĢmediği, -“ĠĢletme Hesabı Özeti” tablosunun, Esas ve Usuller eki örnek-8 e uygun olmadığı, -Tesislere ait mali raporların, faaliyet döneminin bitimini takip eden bir ay içerisinde
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 konsolide edilmediği ve Mart ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına gönderilmediği, Tespit edilmiĢtir. Sosyal tesislerin gelir ve giderlerinin ayrı takip edilmemesi, tek banka hesabı/ĠĢletme Defteri/Karar Defteri kullanılması nedeniyle, tesisler hakkında net bilgi alınamamıĢ, muhasebenin “Tam Açıklama” ilkesi gerçekleĢmemiĢtir. Tam açıklama, mali tabloların, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde, açık ve anlaĢılır Ģekilde düzenlenmesi demektir. Yemekhane bütçesinden diğer sosyal tesislerin giderlerinin ödenmesi, muhasebenin “Tam Açıklama” ilkesine uygun değildir. Ancak bir tesis, diğer tesise borç verebilir ve borçlar dönem sonlarında hazırlanan “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablolarında gösterilir. Gıda maddelerinin parça parça alınması, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda ifade edilen, "Kamu kaynağının ekonomik kullanılması" ve "Kaynakların kötüye kullanılmasının engellenmesi" ilkelerine uygun değildir. Toptan alım yapılması mümkündür. Geçen seneki alımlar dikkate alınarak, bir yılı kapsayacak Ģekilde ihale yapılırsa, firmalar büyük miktarda indirim yapacaktır. Alınan malı depoya getirme Ģartı yoktur. “Ġhtiyaç oldukça teslim alınacağı” hükmü Ģartnameye konabilir. Bu sayede malın bayatlama, bozulma, çürüme derdi olmaz. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 11 inci maddesinde, “Üst yöneticinin, sorumluluğu altındaki kaynakların verimli Ģekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden sorumlu olduğu” ifade edilmektedir. Kanunun 49 uncu maddesine göre, kamu kaynaklarının kötüye kullanımının önlenmesinin bir yolu da muhasebe sisteminin kurulmasıdır. Kamu idaresi cevabında; Bahsedilen eksiklikler giderilmiĢ, sosyal tesisler için bir muhasebe sistemi oluĢturulmuĢtur. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 9: Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrolle Ġlgili ÇalıĢmaların Yapılmaması. a)Ġdarenin kaynakları, etkili ve ekonomik kullanarak hedeflerine ulaĢması ve görevlerini yerine getirmesinde en önemli araçlardan birisi de iç kontrol sistemidir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun BeĢinci Kısmında ve Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar‟da iç kontrol hakkında ayrıntılı bilgi verilmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18 Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve muhasebe yetkilisi ise, iç kontrol sisteminin iĢleyiĢinden sorumludurlar. Ġdarelerin iç kontrol sistemini oluĢturmaları, izleme ve değerlendirmeleri için, Maliye Bakanlığınca iç kontrol standartları belirlenmiĢ ve 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıĢtır. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 5 inci maddesinde, kamu idarelerinin tüm iĢlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu ifade edilmiĢtir. Maliye Bakanlığı 04.02.2009 tarih ve 4005-1205 sayılı yazısıyla, Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi‟ni hazırlamıĢtır. Ġdare eylem planı oluĢturma, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemeleri hazırlama aĢamasında, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberinden faydalanır. Kamu idareleri, Rehberi dikkate alarak, Eylem Planını hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde bakanlığa göndermeleri gerekmektedir. Yürürlüğe konulmuĢ Eylem Planında, değiĢiklik yapılması halinde, revize edilmiĢ Eylem Planı da üst yönetici onayını müteakip Bakanlığa gönderilecektir. Yapılan incelemede idarenin, iç kontrol standartlarında, Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberinde ve Maliye Bakanlığının 02.12.2013 tarih ve 10775 sayılı genelgesinde bahsedilen çalıĢmaları yapmadığı tespit edilmiĢtir: 1-Personelin görevlerini ve bu görevlere iliĢkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluĢturulmamıĢtır. (St:2.3) 2-Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliĢkin prosedürler belirlenmemiĢtir. (St:2.6) 3-Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmemiĢtir. (St:3.5) 4-Personelin yeterliliği ve performansı, bağlı olduğu yöneticisi tarafından, en az yılda bir kez değerlendirilmemektedir. (St:3.6) 5-Performansı yetersiz bulunan personelin, performansını geliĢtirmeye yönelik önlemler alınmamıĢ, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizması geliĢtirilmemiĢtir. (St:3.7) 6-Ġnsan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar (personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları vs) yazılı olarak belirlenmemiĢ ve personele duyurulmamıĢtır. (St:3.8)
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19 7-Ġdarenin yürüteceği program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlanmamıĢtır. (St:5.2) 8- Ġdare, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlememiĢtir. (St:6.1) 9-Risklerin gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri, yılda en az bir kez analiz edilmemiĢtir. (St:6.2) 10-Risklere karĢı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluĢturulmamıĢtır. (St:6.3) 11-Her bir faaliyet ve risk için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmemiĢtir. (St:7.1) 12-Ġdare, faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemleri hakkında yazılı prosedürleri belirlememiĢtir (Prosedür, faaliyet veya mali karar ve iĢlemin baĢlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aĢamalarını kapsar) (St:8.1, 8.2) 13-Görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi ilkesi uygulanmamaktadır. (St: 11.3) 14-Ġdare, bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliĢkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamamıĢtır. (St: 14.2) 15-Ġdare, yöneticilerin görüĢleri, kiĢi ve idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile dıĢ denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak, iç kontrol sisteminin eksik yönleri ve uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, gerekli önlemlerin alınması konularında değerlendirme yapmamaktadır. (St:17.1, 17.2) 16-Alınması gereken önlemler belirlenmemiĢ ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmamıĢtır. (St: 17.5) 17-23.06.2009 ve 03.08.2015 tarihlerinde hazırlanan iç kontrol eylem planında, eylemin gerçekleĢtirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, Ģema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broĢür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, vb) bilgiler yer almamaktadır. 18- Kamu Ġç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara iliĢkin genel Ģartlardan bir kısmını karĢılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamalar, Eylem Planının “mevcut durum” bölümünde, bu düzenleme veya uygulamaların makul güvence sağladığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı hususuna da “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmekte iken bu kısım boĢ bırakılmıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20 19-Ayrıca, Kamu Ġç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara iliĢkin genel Ģartlardan bir kısmını karĢılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut bir düzenleme veya uygulama bulunmadığı halde, çeĢitli nedenlerle bu alanlara iliĢkin çalıĢmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmekte iken bu da yapılmamıĢtır. 20-Eylem Planı yürürlüğe girdikten sonra, planda öngörülen çalıĢmalar gerçekleĢtirilip Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu‟nun değerlendirmesine sunulmamıĢtır. 21-Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleĢme sonuçları, ilgili birim tarafından altı ayda bir (Haziran ve Aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde) değerlendirilip, eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanmamıĢ, birer nüshası bilgi için on iĢ günü içerisinde Maliye Bakanlığına gönderilmemiĢtir. b) Mali Karar ve ĠĢlemlerde Ön Mali Kontrolün Yapılmaması. Alınan mal ve hizmetin sözleĢme bedeli 1 milyon lirayı, yapım iĢinde sözleĢme bedeli, 3 milyon lirayı aĢan sözleĢme tasarıları ile sözleĢmeli personelle yapılacak sözleĢme tasarısı, ön mali kontrol için ilgili birim tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmemektedir. Ġç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar‟ın 10 ve devamı maddelerinde, ön mali kontrol (ÖMK) hakkında ayrıntılı bilgi verilmektedir. ÖMK, hem harcama birimince, hem de mali hizmetler birimince yapılır: Harcama biriminde ÖMK görevlisi, GerçekleĢtirme Görevlisidir. Ġnceleme sonucu, mali iĢlemi uygun bulursa, belgenin üzerine “Kontrol edilmiĢ ve uygun görülmüĢtür” Ģerhi düĢer veya yazılı görüĢ düzenler. Uygun bulmamıĢsa, yazılı görüĢte nedenlerini açıklayarak, ilgili yere gönderir. Yazılı görüĢler ayrıntılı, açık ve gerekçeli olmalıdır. Mali Hizmetler Müdürlüğünde ÖMK görevlisi, mali hizmetler birimi yöneticisi olup, yetkisini yazılı olarak devredebilir. Eğer Harcama Yetkilisi ise, ÖMK görevlisi alt birim yöneticisidir. Birime gelen mali iĢlemleri kontrol eder, uygun bulursa belgenin üzerine “Kontrol edilmiĢ ve uygun görülmüĢtür” Ģerhi düĢer veya yazılı görüĢ düzenler (form doldurur). Uygun bulmamıĢsa, yazılı görüĢte nedenlerini açıklayarak, ilgili birime gönderir. Ġlgili birim, görüĢ yazısını iĢlem dosyasında saklar, bir örneği ödeme emri belgesine eklenir. Mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi mali karar ve iĢlemler, Usul ve Esasların, 16-26 ncı maddelerinde düzenlenmiĢtir. Ancak kontrol bununla sınırlı değildir. Ġdare isterse, riskli alanları dikkate alarak bir düzenleme yapabilir. Üst Yöneticinin onayıyla yürürlüğe girer ve on iĢgünü içinde Maliye Bakanlığı‟na bildirilir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 21 ÖMK sonucunda uygun görüĢ verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleĢtirilen iĢlemler, malî hizmetler birimince kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dıĢ denetim sırasında denetçilere de sunulur. Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli bir Ģekilde elde edilmesi ve kullanılması, ön mali kontrol ile mümkündür. Ancak, kurumda GerçekleĢtirme Görevlisi ve mali hizmetler birimindeki Ön Mali Kontrol Görevlisi, belgenin üzerine “Kontrol edilmiĢ ve uygun görülmüĢtür” Ģerhi düĢmemekte, uygun bulmadığı ödemelerde yazılı görüĢ vermemekte, harcama yetkilileri sözleĢme yapmadan önce, sözleĢme tasarısının incelenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermemektedir. Kamu idaresi cevabında; Rize Ġl Özel Ġdaresinin, kamu iç kontrol standartları tebliğine uygun olarak hazırlanan iç kontrol eylem planı 03/08/2015 tarh ve 4973 sayılı yazı ile Maliye Bakanlığına bildirilmiĢtir. Tespit edilen eksikliklerin giderilmesi sağlanacaktır. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 22
8. EKLER
Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları
RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI BĠLANÇOSU
Aktif Pasif
1 Dönen Varlıklar 76.195.584,46 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 4.613.189,08
10 Hazır Değerler 75.190.482,51 30 Kısa Vadeli Ġç Mali Borçlar 0,00
12 Faaliyet Alacakları 0,00 32 Faaliyet Borçlari 0,00
13 Kurum Alacakları 0,00 33 Emanet Yabancı Kaynaklar 4.001.505,97
14 Diğer Alacaklar 40.599,35 36 Ödenecek Diğer Yükümlülükler 611.683,11
15 Stoklar 745.369,93 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar 2.758.360,82
16 Ön Ödemeler 219.132,67 40 Uzun Vadeli Ġç Mali Borçlar 2.758.360,82
2 Duran Varlıklar 153.838.322,82 5 Öz Kaynaklar 222.662.357,38
23 Kurum Alacakları 0,00 50 Net Değer 166.013.520,62
24 Mali Duran Varlıklar 0,00 51 Değerhareketleri -107.176.421,27
25 Maddi Duran Varlıklar 5.199.333,38 57 GeçmiĢ Yıllarolumlu Faaliyet
Sonuçları 53.035.152,87
26 Maddi Olmayan Duran
Varlıklar
148.638.989,44 58 GeçmiĢ Yıllar Olumsuz
Faaliyet Sonuçları 64.585.463,20
29 Diğer Duran Varlıklar 0,00 59 Dönem Faaliyet Sonuçları 46.204.641,96
Aktif Toplamı 230.033.907,28 Pasif Toplamı 230.033.907,28
Nazım Hesaplar 7.850.122,82 Nazım Hesaplar 7.850.122,82
Genel Toplam 237.884.030,10 Genel Toplam 237.884.030,10
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 23
RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI FAALĠYET SONUÇLARI TABLOSU
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap Giderin Türü 2013 2014 2015
Kod.1
630 01 Personel Giderleri 24.621.471,75 24.765.210,22 23.838.117,32
630 02 Sosyal Güvenlik
Kurumlarına
Devlet Primi
Giderleri
4.223.923,19 4.141.382,49 4.144.272,67
630 03 Mal ve Hizmet Alım
Giderleri
48.687.740,82 53.348.987,21 62.331.759,78
630 04 Faiz Giderleri 135.698,56 419.969,21 337.468,21
630 05 Cari Transferler 18.591.605,25 25.086.850,73 34.088.209,23
630 07 Sermaye Transferleri 3.323.145,27 0,00 0,00
630 11 Değer Ve Miktar
DeğiĢimleri Giderleri
0,00 252.211,14 742.995,12
630 13 Amortisman
Giderleri
0,00 0,00 0,00
630 14 Ġlk Madde Ve
Malzeme Giderleri
1.394.856,38 6.464.472,77 7.458.439,15
Giderler Toplamı (A) 100.978.441,22 114.479.083,77 132.941.261,48
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap Gelirin Türü 2013 2014 2015
600 01 Vergi Gelirleri 0,00 0,00 0,00
600 03 TeĢebbüs Ve
Mülkiyet Gelirleri
1.088.176,05 1.118.130,38 1.065.906,52
600 04 Alınan BağıĢ Ve
Yardımlar Ġle Özel
Gelirler
96.902.231,02 111.491.341,62 134.647.478,28
600 05 Diğer Gelirler 27.727.724,86 34.712.426,41 43.432.518,64
Gelirler Toplamı (B) 125.718.131,93 147.321.898,41 179.145.903,44
Faaliyet Sonucu [A-B)] (+ / -) 46.204.641,96
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 24 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 25
RĠZE ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU
ĠÇĠNDEKĠLER
- ÖZET ........................................................................................................................................................... 30
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 30
- SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 31
- DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 31
- GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 32
- DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 34
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 30
- ÖZET Bu rapor, Rize Ġl Özel Ġdaresi'nin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Rize Ġl Özel Ġdaresi'nin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler denetlenmiĢtir: 2014-2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu ve Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Denetimlerden elde edilen belge, bilgi ve bulgular çerçevesinde: Performans bilgisinin denetimi çerçevesinde Rize Ġl Özel Ġdaresi‟nin Stratejik Plan, Faaliyet Raporunun mevcut olduğu ve mevzuatta belirtilen zamanlarda hazırlanarak yayımlandığı ancak sunum kriterlerine aykırılıkların bulunduğu, bu nedenlerle raporlama gerekliliklerine kısmen uyulduğu sonucuna varılmıĢtır. Ancak Rize Ġl Özel Ġdaresi'nin 2015 Yılı Performans Programının bulunmaması bize 2015 yılı için kurumun gerçekleĢtirdiği faaliyetleri değerlendirme imkanı bırakmamıĢtır. Yine performans bilgisinin içeriği kapsamında yapılan değerlendirme sonucunda, her iki doküman ile ilgili tespitler yapılmıĢ olup, bu çerçevede performans bilgisinin içeriği ile ilgili mevzuatında yer alan yönetmelik ve rehberlere kısmen uyduğu sonucuna varılmıĢtır.
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay‟a sunulmasından; bir bütün
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 31 olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu çerçevede, Rizel Ġl Özel Ġdaresi'nin yayımladığı 2014-2018 dönemine ait Stratejik Plan, ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 32 5. GENEL DEĞERLENDĠRME 2015 yılı performans denetimi kapsamında Rize Ġl Özel Ġdaresinin yayımladığı 2014 - 2018 dönemine ait Stratejik Plan ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiĢtir. Rize Ġl Özel Ġdaresi denetimimize esas teĢkil eden Stratejik Plan ve 2015 Faaliyet Raporunun mevcut olduğu ve mevzuatta belirtilen zamanlarda hazırlanarak yayımlandığı görülmüĢtür. Ancak, 2015 yılına iliĢkin Performans Programının, Maliye Bakanlığı Performans Hazırlama Rehberine göre idare tarafından hazırlanmadığı görülmüĢtür. Mevcut belgeler ıĢığında genel tespitler ise Ģu Ģekilde sıralanabilir: 1-Stratejik planlama ve faaliyet raporu hazırlama sürecine iliĢkin bulgular; kamu kurumlarına 5018 sayılı yasa ile getirilen bu yükümlülüklerin yeterince içselleĢtirilmediğini ve bu dokümanların hazırlanması iĢlerinin salt yasal yükümlülükler konusu olarak ele alındığını göstermektedir. Stratejik planlama, performans programı ve faaliyet raporu çıktılarını üreten performans ölçümü sisteminin öncelikli amacı; kurumların mevzuata uyum, verimlilik, tutumluluk, etkinlik, Ģeffaflık, dürüstlük ve etik ilkeleri çerçevesinde vatandaĢa daha iyi hizmet etmelerine, bu doğrultudaki misyon ve vizyonlarının gerçekleĢmesine yönelik amaç ve hedeflerine ulaĢmalarına, amaç ve hedeflerine ulaĢmalarının önündeki engelleri belirlemelerine ve gerekli önlemleri almalarına yardımcı olmaktır. Söz konusu dokümanların hayat verdiği sistem, kurumların daha iyi yönetilmelerinin bir aracıdır. Bu nitelikleriyle, performans ölçüm sisteminin baĢta kurum yöneticileri olmak üzere tüm kurum çalıĢanlarınca benimsenmesi ve sahiplenilmesi sistemin baĢarısı için en önemli koĢuldur.Performans yönetimi sistem ve araçlarının baĢarıyla uygulanmasının öncelikle bir kültür değiĢimini gerekli kıldığı gerçekliği karĢısında göreceli olarak kadro ve donanım kısıtlılığı olan idarelerin kat etmeleri gereken mesafe oldukça fazladır. Özetle kurumların bu faaliyetleri yasal bir zorunluluğun yerine getirilmesi Ģeklinde değerlendirmeden Stratejik Planlama Kılavuzu ile Performans Programı Hazırlama Rehberi gibi kılavuz ve rehberler baĢta olmak üzere kurumlara söz konusu belgeleri hazırlama aĢamasında ne yapmaları gerektiği konusunda yol gösteren dökümanlar ile bu alana iliĢkin bilgi ve uygulamaların özümsenerek kurumsal sahiplenmenin oluĢturulması gerekmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 33 2-Amaç,Hedef ve Faaliyetler ayrımlarının doğru yapılamamıĢ olması Ġlgili bölümde yer verilen bulguda ayrıntısı belirtildiği üzere amaç,hedef ve faaliyetlerin birbiri yerine geçtiği gözlemlenmiĢtir. Örneğin aslında faaliyet olan bir husus bir amaç olarak ifade edilmiĢtir. 3-Performans Programının olmaması Performans programı, Maliye Bakanlığı Performans Programı Hazırlama Rehberine göre, idare düzeyinde hazırlanması gerekmektedir.Söz konusu rehberde performans programı hazırlama sürecine iliĢkin ayrıntılı bilgiye yer verilmiĢtir.Ancak Rize Ġl Özel Ġdaresi, mevzuata aykırı olarak 2015 yılı için performans programını hazırlamamıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 34 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Strateji Belirleme ve Maliyetlendirme Yapılmaması Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu‟nda stratejik planda yer alması gereken temel unsurlar Ģöyle sıralanmıĢtır.
- Durum analizi (Özet)
- Katılımcılığın nasıl sağlandığına iliĢkin açıklama
- Misyon, vizyon ve temel değerler
- En az bir amaç
- Her amacın altında en az bir hedef
- Hedef ölçülebilir Ģekilde ifade edilmemiĢse ölçüm kriterleri
- Stratejiler
- Tüm amaç ve hedefleri içeren beĢ yıllık tahmini maliyet Görüldüğü üzere, Kamu Ġdareleri için Stratejik Plan Hazırlama Kılavuzuna göre strateji belirleme ve maliyetlendirme yapılması stratejik planlamada gerekli olan bir süreçtir. Söz konusu Kılavuzda stratejiler,, kuruluĢun amaç ve hedeflerine nasıl ulaĢılacağını gösteren kararlar bütünü olarak tanımlanmıĢ ve bu stratejilerin oluĢturulması için cevaplanması gereken sorular Ģöyle sıralanmıĢtır: �- Amaç ve hedeflere ulaĢmak için neler yapılabilir? �- Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aĢabiliriz? � -Amaç ve hedeflere ulaĢmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? -Alternatiflerin maliyetleri, olumlu, olumsuz yönleri nelerdir? Diğer bir baĢlık olan maliyetlendirmeyle ilgili olarak ise “maliyetlendirme sürecindeki temel amacın geliĢtirilen politikaların ve bunların yansıtıldığı amaç ve hedeflerin gerektirdiği maliyetlerin ortaya konulması suretiyle politika tercihlerinin ve karar alma sürecinin rasyonelleĢtirilmesine katkıda bulunmak olduğu” belirtilmiĢtir. Maliyetlendirme çalıĢmasının amacı stratejik plan ile bütçe arasında reel bir iliĢki oluĢturarak bir yandan stratejik plan ve performans programında yer alan faaliyetler için gerçekçi kaynak oluĢturmak, diğer yandan ise bütçelerin daha gerçekçi hazırlanmasına
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 35 katkıda bulunmaktır. Bu bakıĢ açısı, planlama ve bütçe süreçlerinin koordineli ve karĢılıklı etkileĢim içerisinde yürütülmesini zorunlu kılmaktadır. Dolayısıyla, stratejik planda strateji belirleme ve maliyetlendirme yapılmadan,ayrı bir bulgu konusu olan performans programı hazırlanmadan amaç ve hedef belirleme anlamsız hale gelebilmekte ve bütçeleme sürecinin de gerçekçi hazırlanmamasına neden olabilmektedir. Kamu idaresi cevabında; Rize Ġl Özel Ġdaresinin 2014-2018 yıllarını kapsayan Stratejik Planı Ġl Genel Meclisinin 02/06/2015 tarih ve 61 sayılı kararı ile kabul görmüĢ ve yürürlüğe girmiĢtir. Bir sonraki Stratejik Plan hazırlığında tenkit ve tavsiye edilen konulara özen gösterilecektir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 2: Stratejik planda yer alan bazı amaçlar iyi tanımlanmamıĢtır. Amaç,Hedef ve Faaliyetler birbirinden ayrı kavramlardır. Amaçlar, kuruluĢun ulaĢmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluĢun hizmetlerine iliĢkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder. Amaçların özellikleri: � KuruluĢun misyonunu gerçekleĢtirmesine katkıda bulunmalıdır. � Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır. � Ġddialı, ama gerçekçi ve ulaĢılabilir olmalıdır. � UlaĢılmak istenen sonuçları açık bir Ģekilde ifade etmeli, ancak bunlara nasıl ulaĢılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır. � Hedefler için bir çerçeve çizmelidir. � Durum analizi sonuçlarına göre Ģekillenmelidir. � Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır. Önemli dıĢsal değiĢiklikler olmadığı sürece değiĢtirilmemelidir. Hedefler ise amaçların gerçekleĢtirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedefler ulaĢılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmıĢ bir
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 36
zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir.
Stratejik amaçlardan bazıları faaliyet ya da hedef gibi tanımlanmıĢtır.
Örneğin;
Birim Amaç Değerlendirme
Yatırım ve ĠnĢaat
Hizmetleri
Amaç 2: Ġl ve Ġlçelerde
Kompleks kamu hizmet
Binalarının yapılması
Bina yapımı amaç değil,bu
ancak hedef ya da faaliyet
olabilir.
Destek Hizmetleri Amaç 6:Makina parkımızda
bulunan mevcut araç ve iĢ
makinelerini yenilemek
Aynı durum burda da söz
konusudur.
Kamu idaresi cevabında; Amaçlar, stratejik amaçta kuruluĢun ulaĢmayı hedeflediği
sonuçların kavramsal ifadesidir. KuruluĢun hizmetlerine iliĢkin politikaların uygulanması ile
elde edilecek sonuçların belirlenmesi açık ve net bir Ģekilde bir sonraki Stratejik Planda
belirtilecektir.
Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup,
konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir.
B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular
BULGU 3: Performans Programının Olmaması ve Faaliyet Programı Ġle Ġlgili
Değerlendirme Yapılamaması
a) Performans programı, Maliye Bakanlığı Performans Programı Hazırlama Rehberine
göre, idare düzeyinde hazırlanır. Rehberde aynen; ‘Performans programlarının
hazırlanmasında; önceliklerin ve hedeflerin belirlenmesi süreci üst yöneticiden harcama
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 37
birimlerine doğru, maliyet ve kaynak ihtiyacının tespiti süreci ise faaliyetlerden performans
hedeflerine doğru olacaktır.
Performans programı hazırlama süreci kamu idarelerinin üst yöneticisi ve harcama
yetkilileri tarafından program dönemine ilişkin öncelikli stratejik amaç ve hedeflerin,
performans hedef ve göstergelerinin, faaliyetlerin ve bunlardan sorumlu harcama
birimlerinin belirlenmesi ile başlar. Belirlenen hususlar üst yönetici tarafından harcama
birimlerine en geç mayıs ayı sonuna kadar yazılı olarak duyurulur.
Harcama birimleri sorumlu oldukları faaliyetlerin maliyetlerini tespit ederler. Bu
faaliyetlerin maliyetleri ile faaliyetlerle doğrudan ilişkilendirilemeyen genel yönetim
giderlerini ve diğer idarelere transfer edilecek kaynaklarını mali hizmetler birimine
bildirirler. Mali hizmetler birimi üst yönetici tarafından duyurulan performans hedef ve
göstergeleri ile faaliyetler ve harcama birimlerince sağlanan maliyet bilgilerini konsolide
ederek performans programını hazırlar.‟ Denilmektedir.Ancak Rize Ġl Özel Ġdaresi, mevzuata
aykırı olarak 2015 yılı için performans programını hazırlamamıĢtır.
b) Kamu idarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik
gereğince, Kurumların Stratejik Plan ve Performans Programlarında hazırladıkları amaçlara
ulaĢıp ulaĢmadıklarının ölçüm ve değerlendirilmesi, Faaliyet Raporuyla mümkün olacaktır.
Performans Programında yer alan, yıl içinde belirlenen faaliyetlerin ne ölçüde
gerçekleĢtiğinin tespiti ancak faaliyet raporuyla mümkün olabilecektir. Yönetmeliğin Birim
ve Ġdare Faaliyet Raporlarında Yer Alması Gereken Hususlar Bölümünde yer alan, Birim ve
idare faaliyet raporlarının kapsamı BaĢlıklı 18. Maddesine göre;
“c) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Bu bölümde, mali bilgiler ile
performans bilgilerine detaylı olarak yer verilir.
2) Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı
uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans
hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine,
diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.”
Denilmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 38 Dolayısıyla, Rize Ġl Özel Ġdaresi tarafından 2015 Yılı için Performans Programının hazırlanmamıĢ olması, bize 2015 yılı için kurumun gerçekleĢtirdiği faaliyetleri değerlendirme imkanı bırakmamaktadır. Kamu idaresi cevabında; Ġl Özel Ġdaresinin Stratejik Planının 2015 yılında kabul görmesi Performans Programının geç hazırlanmasına neden olmuĢtur. Bu nedenle 2015 Performans Programı oluĢturulamamıĢtır. Ancak 2016 yılı Performans Programı Ġl Genel Meclisinin 12/11/2015 tarih ve 113 sayılı kararı ile kabul edilerek yürürlüğe girmiĢtir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, bulgumuza iĢtirak edildiği belirtilmiĢ olup, konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiĢtir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Rize Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 39 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr