ARDAHAN ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Eylül 2016
ĠÇĠNDEKĠLER
KISALTMALAR MĠGEM: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğü ÖMK: Ön mali kontrol
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2
2015 YILI ÖDENEKLER TABLOSU
Bütçe ile Verilen
Ödenek
Önceki Yıldan
Devreden Ödenek
Bu Yıl Merkezi
Ġdareden Aktarılan
Ödenek (Tahsisli)
Ek Ödenek
23.000.000,00 34.848.756,47 54.882.582,55 0,00
Ġmha Edilen Ödenek Net Bütçe Ödeneği Bütçe Gideri
Toplamı
Sonraki Yıla
Devreden Ödenek
2.276.308,29 110.455.030,73 72.229.644,04 38.225.386,69
Merkezi yönetim kapsamındaki idareler tarafından ödenek gönderilmek suretiyle bir
takım hizmetlerin il özel idareleri eliyle gerçekleĢtirilmesi 5302 sayılı Ġl Özel Ġdaresi
Kanununun 6 ncı maddesine eklenen ek fıkra ile mümkün kılınmıĢtır. Bu fıkra hükmünce
aktarılan ödenekler nedeniyle öngörülen bütçe büyüklüğü ile gerçekleĢen bütçe büyüklükleri
arasında çok büyük farklılıklar oluĢmaktadır. Bütçe hazırlık aĢamasında merkezi yönetim
kapsamındaki idarelerden yatırım projeleri karĢılığında ne kadar ödenek gönderileceği
bilinmediğinden bütçe rakamları gerçekçi olmamaktadır. Aktarma yoluyla gelen nakit, gelir
ve ödenek kaydedilmek suretiyle bütçeleĢtirilmektedir.
2015 YILI BÜTÇE GĠDERLERĠ TABLOSU
Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gider
Personel Giderleri 7.156.000,00 10.894.773,88
Sosyal Güv. Kurumlarına Devlet Prim
Gideri 1.723.500,00 1.350.383,79
Mal ve Hizmet Alım Gideri 6.994.616,00 12.570.551,34
Faiz Giderleri 0,00 0,00
Cari Transferler 1.526.225,00 987.199,87
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 Sermaye Giderleri 4.096.655,00 41.765.049,86 Sermaye Transferi 300.000,00 4.346.400,25 Borç Verme 50.000,00 315.285,05 Yedek Ödenekler 1.153.004,00 0 Toplam 23.000.000,00 72.229.644,04 Muhasebe ve Raporlama Sistemi Ardahan Ġl Özel Ġdaresi mali iĢlemlerini, 5018 sayılı Kanunla belirlenmiĢ muhasebeleĢtirme ve raporlama kurallarına göre gerçekleĢtirmektedir. 5018 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinin ilk iki fıkrasında; “Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde kurulur ve yürütülür. Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmektedir. Söz konusu 49 uncu maddenin son fıkrasında ise muhasebe iĢlemlerine, hesap planlarına ve iĢlemlerin muhasebeleĢtirilmesinde kullanılacak belgelerin Ģekil ve türlerine iliĢkin düzenlemenin mahalli idareler için ĠçiĢleri Bakanlığınca yapılacağı hükmü getirilmiĢtir. Bu kapsamda il özel idarelerince de uygulanan Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çıkarılmıĢtır. Mali iĢlemlerle ilgili muhasebe kayıtları Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde ĠçiĢleri Bakanlığının sunduğu e-ĠçiĢleri otomasyon sistemi üzerinden yürütülmekte olup, mali nitelikteki hesap ve iĢlemleri Mali Hizmetler Müdürlüğünce gerçekleĢtirilmektedir. 2015 yılı denetimi kapsamında idare tarafından “Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup, denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır. • BirleĢtirilmiĢ veriler defteri • Geçici ve kesin mizan • Bilanço • Banka mevcudu tespit tutanağı • Alınan çekler sayım tutanağı • Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı • Teminat mektupları sayım tutanağı • Değerli kağıtlar sayım tutanağı • Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu • Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu • Faaliyet sonuçları tablosu Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: Bilgisayar Programı ve Güncelleme Bedelleri Ödendiği Halde, 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabının Kullanılmaması. Kurum hakkediĢ, hukuk, maaĢ, taĢınır mal ve gelir takip programları güncelleme bedelini ödemiĢ, ancak 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabı kullanılmamıĢtır. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 186 ve 187 nci maddelerinde, 260 Haklar Hesabı hakkında bilgi verilmektedir. Bilgisayar programları güncelleme bedelleri ödendiği zaman 260 hesabına ve yıl sonunda da 268 hesabına kayıt yapılmalıdır. Kamu idaresi cevabında; Sehven 630 Giderler Hesabı kullanılmıĢtır. Bilgisayar programı ve güncelleme bedeli ödenmesi halinde, 260 ve 268 hesapları kullanılacaktır. Öneri: Bilgisayar programı ve güncelleme bedeli ödenirken, 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabı kullanılmalıdır. 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı, 260 Haklar Hesabı ve 268 BirikmiĢ Amortismanlar Hesabı hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrolle Ġlgili ÇalıĢmaların Yapılmaması. a)Ġdarenin kaynakları, etkili ve ekonomik kullanarak hedeflerine ulaĢması ve görevlerini yerine getirmesinde en önemli araçlardan birisi de iç kontrol sistemidir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun BeĢinci Kısmında ve Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar‟da iç kontrol hakkında ayrıntılı bilgi verilmiĢtir. Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve muhasebe yetkilisi ise, iç kontrol sisteminin iĢleyiĢinden sorumludurlar. Ġdarelerin iç kontrol sistemini oluĢturmaları, izleme ve değerlendirmeleri için, Maliye Bakanlığınca iç kontrol standartları belirlenmiĢ ve 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıĢtır. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 5 inci maddesinde, kamu idarelerinin tüm iĢlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu ifade edilmiĢtir. Maliye Bakanlığı 04.02.2009 tarih ve 4005-1205 sayılı yazısıyla, Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi‟ni hazırlamıĢtır. Ġdare eylem planı oluĢturma, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemeleri hazırlama aĢamasında, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberinden faydalanır. Kamu idareleri, Rehberi dikkate alarak, Eylem Planını hazırlayarak üst yönetici onayını müteakip bir ay içinde bakanlığa göndermeleri gerekmektedir. Yürürlüğe konulmuĢ Eylem Planında, değiĢiklik yapılması halinde, revize edilmiĢ Eylem Planı da üst yönetici onayını müteakip Bakanlığa gönderilecektir. Yapılan incelemede idarenin, iç kontrol standartlarında, Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberinde ve Maliye Bakanlığının 02.12.2013 tarih ve 10775 sayılı genelgesinde bahsedilen çalıĢmaları yapmadığı tespit edilmiĢtir: 1-Personelin görevlerini ve bu görevlere iliĢkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluĢturulmamıĢtır. (St:2.3) 2-Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliĢkin prosedürler belirlenmemiĢtir. (St:2.6) 3-Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmemiĢtir. (St:3.5)
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 4-Personelin yeterliliği ve performansı, bağlı olduğu yöneticisi tarafından, en az yılda bir kez değerlendirilmemektedir. (St:3.6) 5-Performansı yetersiz bulunan personelin, performansını geliĢtirmeye yönelik önlemler alınmamıĢ, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizması geliĢtirilmemiĢtir. (St:3.7) 6-Ġnsan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar (personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları vs) yazılı olarak belirlenmemiĢ ve personele duyurulmamıĢtır. (St:3.8) 7-Ġdare, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlememiĢtir. (St:6.1) 8-Risklerin gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri, yılda en az bir kez analiz edilmemiĢtir. (St:6.2) 9-Risklere karĢı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluĢturulmamıĢtır. (St:6.3) 10-Her bir faaliyet ve risk için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmemiĢtir. (St:7.1) 11-Ġdare, faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemleri hakkında yazılı prosedürleri belirlememiĢtir (Prosedür, faaliyet veya mali karar ve iĢlemin baĢlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aĢamalarını kapsar) (St:8.1, 8.2) 12-Görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi ilkesi uygulanmamaktadır. (St: 11.3) 13-Ġdare, bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliĢkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamamıĢtır. (St: 14.2) 14-Ġdare, yöneticilerin görüĢleri, kiĢi ve idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile dıĢ denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak, iç kontrol sisteminin eksik yönleri ve uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, gerekli önlemlerin alınması konularında değerlendirme yapmamaktadır. (St:17.1, 17.2) 15-Alınması gereken önlemler belirlenmemiĢ ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmamıĢtır. (St: 17.5) 16- Kamu Ġç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara iliĢkin genel Ģartlardan bir kısmını karĢılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamalar, Eylem Planının “mevcut durum” bölümünde, bu düzenleme veya uygulamaların makul güvence sağladığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 gerek bulunmadığı hususuna da “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmekte iken bu kısımlar boĢ bırakılmıĢtır. 17-Ayrıca, Kamu Ġç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara iliĢkin genel Ģartlardan bir kısmını karĢılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut bir düzenleme veya uygulama bulunmadığı halde, çeĢitli nedenlerle bu alanlara iliĢkin çalıĢmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmekte iken bu da yapılmamıĢtır. 18- Eylem Planı yürürlüğe girdikten sonra, planda öngörülen çalıĢmalar gerçekleĢtirilip Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu‟nun değerlendirmesine sunulmamıĢtır. 19- Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleĢme sonuçları, ilgili birim tarafından altı ayda bir (Haziran ve Aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde) değerlendirilip, eylem planı formatında üst yöneticiye raporlanmamıĢ, birer nüshası bilgi için on iĢ günü içerisinde Maliye Bakanlığına gönderilmemiĢtir. b) Mali Karar ve ĠĢlemlerde Ön Mali Kontrolün Yapılmaması. Kısmi sözleĢmeli personel alımı nedeniyle hazırlanan sözleĢme tasarısı, ön mali kontrol için Ġnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmemiĢtir. Ġç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar‟ın 25 inci maddesinde, çalıĢtırılabilecek sözleĢmeli personelle yapılacak sözleĢmelerin kontrole tâbi olduğu, Bakanlık tarafından vize edilen cetvellere ve tip sözleĢmeye, ilgili kanunlarına, diğer mevzuatına ve bütçelerinde öngörülen düzenlemelere uygunluk yönünden inceleneceği ve en geç beĢ iĢgünü içinde sonuçlandırılacağı, uygun görülmeyen sözleĢmelerin gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderileceği ifade edilmektedir. Bu nedenle sözleĢmeli personel çalıĢtırılmasıyla ilgili sözleĢme tasarıları ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmelidir. Kamu idaresi cevabında; Ġç kontrolle ilgili eksiklikler giderilecektir. Sonuç olarak Ġdare, iç kontrolle ilgili eksikliklerin giderileceğini ifade etmiĢtir. Konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 BULGU 2: Sosyal Tesislerle Ġlgili Yapılan ĠĢlemlerin Mevzuata Uygun Olmaması. Özel idarenin Yemekhane, Lokal ve Kongre Binası olmak üzere üç adet sosyal tesisi bulunmakta, bu tesisler gelir elde etmekte ve gider yapmaktadır. Ancak yapılan bazı iĢlemler mevzuata uygun değildir. Kamu Kurum ve KuruluĢlarınca ĠĢletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usullerin; 13 üncü maddesinde, yıllık gayrisafi hasılat tutarı 500.000,00 TL‟ yi aĢmayan sosyal tesisin, iĢletme esası hesabına tabi olduğu, 20 nci maddesinde, tesisin iĢletme defteri kullanacağı, giderlerin defterin sol, gelirlerin ise sağ tarafa günlük olarak kaydedileceği, 21 inci maddesinde, defterin bütün sayfalarının mühürlenip, kaç sayfalı olduğunun ilk sayfasına yazılarak, yönetici tarafından onaylanacağı, 55 inci maddesinde, tesisin yıl sonunda iĢletme hesabı özeti tablosunu düzenleyeceği, bu tabloda gider, gelir, banka ve kasa mevcudu, alacaklar ve borçların yer alacağı, 24 ve 56 ncı maddelerinde, birden fazla sosyal tesis varsa, mali raporların, faaliyet döneminin bitimini takip eden bir ay içerisinde konsolide edileceği, (Örnek: 9/A, 9/B), konsolide edilen mali raporların, ilgili oldukları mali yılı takip eden yılın Mart ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına gönderileceği, ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu‟nun; 217 nci maddesinde, defter ve kayıtlara, rakam ve yazının yanlıĢ yazıldığı takdirde, düzeltmenin yanlıĢ rakam ve yazı okunacak Ģekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabileceği, deftere yazılan bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmenin yasak olduğu, 218 inci maddesinde, satırların çizilmeksizin boĢ bırakılamayacağı ve atlanamayacağı, sayfaların yırtılamayacağı, Maliye Bakanlığı‟nın 06.04.2012 tarih ve 28256 sayılı Resmi Gazetede yayınladığı 5 sıra no‟lu Genel Yönetim Malî Ġstatistikleri Genel Tebliği‟nin, 6 ncı maddesinin dördüncü fıkrasında ise, sosyal tesislerin hesap bilgilerinin, tüm sosyal tesisler için konsolide edilmiĢ ve Genel Yönetim Detaylı Hesap Planına dönüĢümü yapılmıĢ olarak, ilgili birimi tarafından Kamu Harcama ve Muhasebe BiliĢim Sistemine (KBS‟ye) girileceği, ifade edilmektedir. Ancak yapılan incelemede; -Gıda maddelerinin parça parça alındığı,
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 -Amatör spor kulübüne yardım yapıldığı, -Bazı günlerde personele ücretsiz yemek verildiği, -Spor Kulübü gecesinde ücretsiz yemek verildiği, -Tanıtım Fuarı gideri ödendiği, -Defterlerin bazı sayfalarının okunmayacak Ģekilde zımbalandığı, -Tesislerle ilgili mali bilgilerin KBS sistemine girilmediği, -Tesisler için tek banka hesabı kullanıldığı, -Yemekhane bütçesinden diğer sosyal tesislerin giderlerinin ödendiği, -Esas ve Usuller eki örnek-8‟de bahsedilen ve yıl sonunda düzenlenmesi gereken “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablolarının her tesis için ayrı ayrı düzenlenmediği, bu nedenle hesap verebilirlik ve Ģeffaflık ilkelerinin gerçekleĢmediği, -Tesislere ait mali raporların, faaliyet döneminin bitimini takip eden bir ay içerisinde konsolide edilmediği ve Mart ayı sonuna kadar Maliye Bakanlığına gönderilmediği, Tespit edilmiĢtir. Sosyal tesislerin gelir ve giderlerinin ayrı takip edilmemesi, tek banka hesabı/ĠĢletme Defteri/Karar Defteri kullanılması nedeniyle, tesisler hakkında net bilgi alınamamıĢ, muhasebenin “Tam Açıklama” ilkesi gerçekleĢmemiĢtir. Tam açıklama, mali tabloların, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde, açık ve anlaĢılır Ģekilde düzenlenmesi demektir. Yemekhane bütçesinden diğer sosyal tesislerin giderlerinin ödenmesi, muhasebenin “Tam Açıklama” ilkesine uygun değildir. Ancak bir tesis, diğer tesise borç verebilir ve borçlar dönem sonlarında hazırlanan “ĠĢletme Hesabı Özeti” tablolarında gösterilir. Gıda maddelerinin parça parça alınması, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda ifade edilen, "Kamu kaynağının ekonomik kullanılması" ve "Kaynakların kötüye kullanılmasının engellenmesi" ilkelerine uygun değildir. Toptan alım yapılması mümkündür. Geçen seneki alımlar dikkate alınarak, bir yılı kapsayacak Ģekilde ihale yapılırsa, firmalar büyük miktarda indirim yapacaktır. Alınan malı depoya getirme Ģartı yoktur. “Ġhtiyaç oldukça teslim alınacağı” hükmü Ģartnameye konabilir. Bu sayede malın bayatlama, bozulma, çürüme derdi olmaz. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 11 inci maddesinde, “Üst yöneticinin, sorumluluğu altındaki kaynakların verimli Ģekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden sorumlu olduğu” ifade
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 edilmektedir. Kanunun 49 uncu maddesine göre, kamu kaynaklarının kötüye kullanımının önlenmesinin bir yolu da muhasebe sisteminin kurulmasıdır. Kamu idaresi cevabında; Bazı eksiklikler giderilmiĢtir. Bu konuda daha dikkatli olunacaktır. Öneri: Konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 3: Her Yıl MĠGEM-den Özel Ġdare Payı Tahakkuk Listesinin Ġstenmemesi. Madencilik Faaliyetleri Uygulama Yönetmeliğinin 36 ncı maddesinde, (I-a) grubu dıĢındaki maden ocaklarını iĢleten firmaların, her yıl Nisan ayı sonuna kadar, yıllık SatıĢ Bilgi Formu ve ĠĢletme Faaliyeti Bilgi Formunu, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğü (MĠGEM) -e verecekleri ifade edilmektedir. Ġçinde özel idareye ödenmesi gereken miktarların da yazılı olduğu bu formlar, sadece MĠGEM-e verilmesi nedeniyle, özel idare Devlet Hakkı alacağını bilememekte ve takibini yapamamaktadır. Bu nedenle, idarenin her yıl (MĠGEM)-den Devlet Payları tahakkuk listesini istemesi gerekirken, bu liste istenmemiĢ ve bu suretle tahakkuk kaydı yapılmamıĢtır. Ġdare, maden ocaklarından ne kadar alacağı olduğunu bilmemekte, firmanın yatırdığı tutarları doğru kabul etmekte, çapraz denetim yapmamaktadır. Kamu idaresi cevabında; MĠGEM'den özel idare payı tahakkuk listesi istenecektir. Öneri: Özel idarenin maden ocaklarından alacağı payların sıhhatli takibi için her yıl Maden ĠĢleri Genel Müdürlüğü'nden tahakkuk listesi istenmelidir. BULGU 4: Kültür Katkı Payını Ödemeyen Belediyeler Ġçin Ġller Bankasına Yazı Yazılmaması. Katkı payını ödemeyen belediyeler için Ġller Bankasına yazı yazılmamıĢtır. 2863 sayılı Kanunun 12 nci maddesine göre, taĢınmaz kültür varlıklarının korunmasına katkı payı olarak tahsil olunan miktarlar, tahsil edildiği ayı takip eden ayın onuncu günü akĢamına kadar, il özel idarelerine bir bildirim ile beyan edilerek aynı süre içinde ödenir. Tahsil ettikleri katkı payını
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13 yukarıda belirtilen süre içinde il özel idarelerine yatırmayan belediyelerden, bu katkı payları 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerine göre gecikme zammı tatbik edilerek tahsil edilir. Ödenmeyen paylar, ilgili il özel idaresinin talebi üzerine, ilgili belediyenin Ġller Bankasından aldığı genel bütçe vergi gelirleri payından kesilerek talep eden özel idareye gönderilir. Kültür Katkı Payı Alacak Tablosu Borçlu Belediye Borç Tutarı Çıldır 6.504,78 Damal 3.814,65 Göle 26.875,76 Hanak 14.135,69 Posof 4.973,45 Köprülü 559,34 Toplam 56.863,67 Kamu idaresi cevabında; Kesinti yapılması için Ġller Bankasına yazı yazılmıĢtır. Öneri: Konu ile ilgili gerekli iĢlemlerin yapılıp yapılmadığı 2016 yılı denetimlerinde izlenecektir. BULGU 5: E-içiĢleri Sisteminde Bulunan TaĢınmaz Modülünün Kullanılmaması ve TaĢınmaz ĠĢlemlerinin Yönetmeliğe Uygun Yapılmaması. a)Kurum taĢınmaz mal görevlisi, E-içiĢleri TaĢınmaz Modülünü kullanmamaktadır. ĠçiĢleri Bakanlığının, 28.01.2013 tarih ve 269 sayılı yazısında, e-içiĢleri sisteminde yer alan ve taĢınmaz modülünün Ocak 2013 itibariyle uygulamaya alındığı, bu modüllerin personel tarafından kullanılmamasından, vali, genel sekreter ve kaymakamların sorumlu olduğu ifade edilmiĢtir. Söz konusu modüller, iĢlerin hızlı ve kaliteli olmasını, varlıkların kayıt altına alınmasını, takip edilmesini, rapor alınmasını ve hesap verilebilirliği sağlamaktadır. Bakanlık bu konuda her yıl eğitim vermekte, verdiği bu eğitimlere özel idare personeli de katılmaktadır. Modüllerle ilgili eğitim dokümanları-videoları, yardım kılavuzları
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14 kullanıcılara yardımcı olmaktadır. Ancak bu modül kullanılmamaktadır. Modül kullanılmadığı için, cetveller sistemden alınamamakta, elle düzenlenmektedir. Sonuçta kayıtdıĢılık oluĢmakta, taĢınmaz malların takibinde sıkıntılar yaĢanmakta ve raporlar oluĢturulamamaktadır. b)TaĢınmaz iĢlemleri Yönetmeliğe uygun yapılmamaktadır. Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmeliğin; 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında, Yönetmelik Ek 1‟deki Kayıt Planının “Tapuda Kayıtlı Olan TaĢınmazlar” baĢlığı altında yer alan taĢınmazların maliyet bedeli üzerinden, bu taĢınmazlardan maliyet bedeli belirlenemeyenler ise rayiç değerleri üzerinden kayıtlara alınacağı, Geçici madde 1 de, maliyet bedeli veya rayiç değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gereken taĢınmazlar, bu değerler üzerinden kayıtlara alınıncaya kadar, emlak vergi değerleri üzerinden kayıtlara alınacağı ve bu iĢlemlerin 31.12.2016 tarihine kadar tamamlanacağı, 7 inci maddesinde, Yönetmelik Ek 2‟deki „Tapuda Kayıtlı Olan TaĢınmazlar Formu‟nun doldurulacağı ve Mali hizmetler birimince bu formların konsolide edilerek Yönetmelik ekinde (Ek 7) bulunan örneğe uygun Ģekilde taĢınmaz icmal cetvelleri oluĢturulacağı, 10 uncu maddesinde, taĢınmazların mevcut kullanım Ģekli ile tapu kaydının birbirine uygun olmaması, bir kuruma tahsis edilmesi durumunda, idarenin cins tashihi yaptıracağı, 11 inci maddesinde ise; -Kadastro, imar, ifraz, tevhid, cins tashihi, yüzölçüm değiĢikliği, kat mülkiyeti tesisi, kamuya terk gibi nedenlerle taĢınmazda meydana gelebilecek değiĢikliklerde kayıtların kapatılıp oluĢan taĢınmazların esas alınarak yeni kayıt tesis edileceği, -Terkin, satıĢ, devir gibi mülkiyeti sona erdiren durumlarda sona eriĢ nedeni açıklanarak kaydın kapatılacağı, -TaĢınmaza yapılan değer arttırıcı harcamaların, taĢınmazın değerine ekleneceği, ifade edilmektedir. Yapılan incelemede, Yönetmelik ekindeki Ek-7/A TaĢınmaz Ġcmal Cetvelinin düzenlenmediği görülmüĢtür. Mülkiyeti özel idareye ait arsalar üzerine yapılan binalar, taĢınmaz cetveline kaydedilmemiĢtir. Tahsis edilmesi mülkiyeti etkilememekte, bu tür harcamalar taĢınmazın değerini artırmaktadır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15 Hizmet binaları ve kamu konutlarına toplam 354.295,00 TL bakım, onarım yapılmıĢ, ancak bu bedeller de taĢınmaz değerine eklenmemiĢtir. Yönetmeliğin 11 inci maddesine göre, taĢınmaza yapılan değer arttırıcı harcamaların, taĢınmazın değerine eklenmesi gerekmektedir. Arsa ile ilgili kayıt kapatılarak, oluĢan yeni değer üzerinden yeni kayıt açılmalıdır. TaĢınmaz cetveli bu haliyle, taĢınmazların gerçek değerini yansıtmamaktadır. Kullanım biçimi değiĢen veya tahsis edilen taĢınmazlar için cins tashihi yapılmamıĢtır. Sonuçta, taĢınmaz cetvelleri ile tapu kayıtları arasında uyumsuzluk oluĢmaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun amacı, hesap verebilirliği ve malî saydamlığı sağlamaktır. Temel muhasebe kavramlarından olan “Tam Açıklama” ilkesi gereği, mali tablolar yeterli ve anlaĢılır bilgi vermelidir. Tablolar bu haliyle gerçeği yansıtmamaktadır. Kanunun 8 inci maddesinde, görevli ve yetkili olanların, kaynakların muhasebeleĢtirilmesinden ve raporlanmasından sorumlu olduğu ifade edilmektedir. Kamu idaresi cevabında; E-içiĢleri taĢınmaz modülü kullanılmaktadır. Yönetmelikte bahsedilen çalıĢmalar, 31.12.2016 tarihine kadar yapılacaktır. Ayrıca, taĢınmazlara yapılan giderler, cari nitelikte bakım onarım gideri olup değer artırıcı harcamalar değildir. Öneri: E-içiĢleri taĢınmaz modülüne bütün bilgiler girilmemiĢtir. TaĢınmaz malların sıhhatli takibi için, Yönetmelikte bahsedilen iĢlemler bir an önce bitirilip, TaĢınmaz Ġcmal Cetveli düzenlenmelidir. BULGU 6: 990 Kiraya Verilen Duran Varlıklar Hesabının ve 999 Diğer Nazım Hesaplar KarĢılığı Hesabının Kullanılmaması. Kurum mülkiyetindeki duran varlıklar kiraya verildiği halde, 990 Kiraya Verilen Duran Varlıklar Hesabı kullanılmamaktadır. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği‟nin 11.09.2011 tarih 28051 nolu Resmi Gazete ile yapılan değiĢiklik ile eklenen 410/B maddesinde, kiraya verilen duran varlıkların, kayıtlı değerleri üzerinden 990 Kiraya Verilen Duran Varlıklar Hesabına borç, 999 Diğer Nazım Hesaplar KarĢılığı Hesabına alacak kaydedileceği ifade edilmektedir. Bu hesap, kiraya verilen taĢınmazların takibini kolaylaĢtırmakta ve bilgi vermektedir. Kamu idaresi cevabında; Ġrtifak hakkı tesis edilmek suretiyle kiraya verilen maddi duran varlıklar olmadığı için 990 hesabı kullanılmamıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 Sonuç olarak Ġrtifak hakkı, ayni bir hak olup, tapuya tescili ile doğar. BaĢkasına devri veya mirasçısına intikali mümkündür. Kira sözleĢmesi ise Ģahsi bir hak olup, iki tarafı borç yüküne sokar ve sözleĢmede belirtilen tarihte sona erer. Ayrıca Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde açıkça kira sözleĢmesinden bahsedilmektedir. Yönetmeliğe 11.09.2011 tarihinde eklenen 410/A maddesinde, bilançoda kayıtlı duran varlıklardan kiraya verilenlerin izlenmesi için 990 hesabının kullanılacağı ifade edilmektedir. Bu nedenle, kiraya verilen duran varlıkların sıhhatli takibi için 990 ve 999 hesapları kullanılmalıdır. BULGU 7: Kurum Harcama Birimlerindeki TaĢınır Görevlilerinin E-ĠçiĢleri TaĢınır Modülünü Kullanmaması ve 2015 Yılı TaĢınır Kesin Hesabının Süresi Ġçerisinde SayıĢtaya Gönderilmemesi. a)Kurum Harcama Birimlerindeki TaĢınır Görevlileri, E-ĠçiĢleri TaĢınır Modülünü Kullanmamaktadır. ĠçiĢleri Bakanlığının, 28.01.2013 tarih ve 269 sayılı yazısında, e-içiĢleri sisteminde yer alan taĢınır modülünün Ocak 2013 itibariyle uygulamaya alındığı, bu modüllerin personel tarafından kullanılmamasından, vali, genel sekreter ve kaymakamların sorumlu olduğu ifade edilmiĢtir. Söz konusu modüller, iĢlerin hızlı ve kaliteli olmasını, varlıkların kayıt altına alınmasını, takip edilmesini, rapor alınmasını ve hesap verilebilirliği sağlamaktadır. Bakanlık bu konuda her yıl eğitim vermekte, verdiği bu eğitimlere özel idare personeli de katılmaktadır. Modüllerle ilgili eğitim dokümanları-videoları, yardım kılavuzları kullanıcılara yardımcı olmaktadır. Modüller kullanılmadığı zaman, kayıtdıĢılık oluĢmakta, taĢınır malların takibinde sıkıntılar yaĢanmakta ve raporlar oluĢturulamamaktadır. b)TaĢınır Mal Kesin Hesabı ġubat ayı sonuna kadar SayıĢtaya gönderilmemiĢtir. TaĢınır Mal Yönetmeliği‟nin, 35 inci maddesinin ikinci fıkrasında, TaĢınır Kesin Hesap Cetveli ile TaĢınır Kesin Hesap Ġcmal Cetvelinin bir nüshasının, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince SayıĢtayın ilgili mevzuatında belirlenen süre içinde SayıĢtay BaĢkanlığına gönderileceği hükmü vardır. 17.12.2011 tarih ve 28145 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar‟ın 5 inci maddesinin üçüncü fıkrası, TaĢınır kesin hesap cetveli ile taĢınır hesabı icmal cetvelini, hesap dönemi sonunda verilecek belgeler
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 arasında saymıĢtır. 6 ncı maddesinin dördüncü fıkrasında ise, hesap dönemi sonunda verilecek defter, mali tablo ve belgelerin, ilgili mali yılı takip eden yılın ġubat ayı sonuna kadar SayıĢtaya gönderileceği ifade edilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında; TaĢınır Mal Kesin Hesabı SayıĢtaya gönderilecektir. Sonuç olarak Ġdare, e-içiĢleri taĢınır modülü kullanılmaması konusunda cevap göndermemiĢtir. TaĢınır mal görevlileri, ĠçiĢleri Bakanlığının ilgili yazısı gereği, e-içiĢleri taĢınır modülünü bir an önce kullanmaya baĢlamalıdır. Ayrıca, TaĢınır Mal kesin Hesabı, her yıl ġubat ayı sonuna kadar SayaĢtaya gönderilmelidir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18
8. EKLER
Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları
ARDAHAN ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI BĠLANÇOSU
Aktif Pasif
1 Dönen Varlıklar 42.342.205,36 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 6.714.122,45
10 Hazır Değerler 40.240.459,13 30 Kısa Vadeli Ġç Mali Borçlar 0,00
12 Faaliyet Alacakları 412.819,29 32 Faaliyet Borçları 91.488,43
13 Kurum Alacakları 300.000,00 33 Emanet Yabancı Kaynaklar 5.902.551,33
14 Diğer Alacaklar 102.289,65 36 Ödenecek Diğer Yükümlülükler 720.082,69
15 Stoklar 684.157,32 39 Diğer Kısa Vadeli
Yabancı Kaynaklar Hesabı
0,00
16 Ön Ödemeler 602.479,97 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar 0,00
2 Duran Varlıklar 230.953.850,30 40 Uzun Vadeli Ġç Mali Borçlar 0,00
23 Kurum Alacakları 0,00 5 Öz Kaynaklar 266.581.933,21
24 Mali Duran Varlıklar 1.199.757,21 50 Net Değer 15.092.700,01
25 Maddi Duran Varlıklar 226.697.347,89 51 Değerhareketleri -40.056.214,00
26.Maddi Olmayan Duran
Varlıklar
-145.073,20 52 Yeniden Değerleme Farkları 53.736.020,30
29 Diğer Duran Varlıklar 3.201.818,40 57 GeçmiĢ Yıllarolumlu Faaliyet
Sonuçları 197.074.918,70
59 Dönem Faaliyet Sonuçları 40.734.508,20
Aktif Toplamı 273.296.055,66 Pasif Toplamı 273.296.055,66
Nazım Hesaplar 12.611.984,63 Nazım Hesaplar 12.611.984,63
Genel Toplam 285.908.040,29 Genel Toplam 285.908.040,29
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19
ARDAHAN ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2015 YILI FAALĠYET SONUÇLARI TABLOSU
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap Giderin Türü 2013 2014 2015
Kod.1
630 01 Personel Giderleri 7.731.632,52 7.655.170,44 8.456.200,35
630 02 Sosyal Güvenlik
Kurumlarına
Devlet Primi Giderleri
1.288.628,35 1.178.623,10 1.314.845,74
630 03 Mal ve Hizmet Alım
Giderleri
11.652.632,62 12.417.183,88 10.493.839,75
630 04 Faiz Giderleri 0,00 0,00 0,00
630 05 Cari Transferler 1.049.893,26 812.765,00 685.287,00
630 07 Sermaye Transferleri 4.065.524,68 2.493.342,37 4.346.400,25
630 13 Amortisman Giderleri 0,00 3.473.847,33 4.310.609,11
630 14 Ġlk Madde Ve Malzeme
Giderleri
1.869.407,64 2.957.551,07 5.973.316,04
630 20 Silinen Alacaklardan
Kaynaklanan Giderler
0,00 1.159,44 0,00
Giderler Toplamı (A) 27.657.719,07 30.989.642,63 35.580.498,24
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap Gelirin Türü 2013 2014 2015
600 01 Vergi Gelirleri 3.139,95 2.500,00 0,00
600 03 TeĢebbüs Ve Mülkiyet
Gelirleri
302.981,84 235.995,10 221.931,53
600 04 Alınan BağıĢ Ve Yardımlar
Ġle Özel Gelirler
48.594.364,15 70.370.758,90 54.882.582,55
600 05 Diğer Gelirler 1.049.893,26 812.765,00 685.287,00
600 11 Değer ve Miktar
DeğiĢimleri Gelirleri
0,00 0,00 559.853,28
Gelirler Toplamı (B) 63.106.898,10 88.237.086,17 76.315.006,44
Faaliyet Sonucu [A-B)] (+ / -) 40.734.508,20
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Ġl Özel Ġdaresi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr