2014 - SİVAS İL ÖZEL İDARESİ.pdf
SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ekim 2015
ĠÇERĠK SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU 1 SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU 27
SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU
ĠÇĠNDEKĠLER
- KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 6
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 10
- SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 10
- DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 10
- DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ......................................................................................... 11
- DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................. 14
- DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ......................... 15
- EKLER ........................................................................................................................................................ 24
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6
- KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ Sivas Ġl Özel Ġdaresi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 3 üncü maddesinde yer alan sınıflandırma çerçevesinde, genel yönetim kapsamında yer alan kamu idarelerinden birisi olup, faaliyetlerini 2014 yılı bütçesi ile verilen ödenekler ve ilgili kanunlarla merkezi idareden aktarılan diğer kaynaklarla yürütmektedir. Bu kapsamda Sivas Ġl Özel Ġdaresi’nin 2014 yılı bütçesiyle 85.000.000,00 TL gelir ve ödenek öngörülmüĢ olup, 134.728.390,82 TL 2013 yılından devreden ödenek, Alınan BağıĢ ve Yardımlar ile aktarılan toplam 183.447.904,89 TL ödenek ile birlikte 2014 yılı ödenekleri 416.396.961,12 TL’ye ulaĢmıĢtır. Sivas Ġl Özel Ġdaresi’nin sunulan mali tablolarına göre 2014 yılı Gelir ve Gider durumu aĢağıda gösterilmiĢtir. 2014 YILI BÜTÇE GELĠRLERĠ TABLOSU Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gelir Vergi Gelirleri 539.489,00 324.871,70 TeĢebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.550.502,00 2.707.408,89 Alınan BağıĢ ve Yardımlar ile Diğer Gel.(Tahsisli) 9,00 183.447.904,02 Diğer Gelirler 82.910.000,00 92.607.742,90 TOPLAM Öz Gelir 85.000.000,00 95.640.023,49 TOPLAM Genel Gelir 85.000.000,00 279.087.927,51
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7
2014 YILI ÖDENEKLER TABLOSU
Bütçe Ġle
Verilen
Ödenek
Önceki Yıldan
Devreden
Ödenekler
Merkezi
Ġdareden
Aktarılan
Ödenekler
Ek Ödenek
Net Bütçe
Ödeneği
Toplamı
Bütçe Gideri
Toplamı
Sonraki Yıla
Devreden
Ödenek
85.000.000,00 134.728.390,82 183.447.904,89 13.220.666,28 416.396.961,12 244.593.946,39 170.938.222,39
Merkezi yönetim kapsamındaki idareler tarafından ödenek gönderilmek suretiyle bir
takım hizmetlerin il özel idareleri eliyle gerçekleĢtirilmesi 5302 sayılı Ġl Özel Ġdaresi
Kanununun 6. maddesine eklenen ek fıkra ile mümkün kılınmıĢtır. Bu fıkra hükmünce
aktarılan ödenekler nedeniyle öngörülen bütçe büyüklüğü ile gerçekleĢen bütçe büyüklükleri
arasında çok büyük farklılıklar oluĢmaktadır. Bütçe hazırlık aĢamasında merkezi yönetim
kapsamındaki idarelerden yatırım projeleri karĢılığında ne kadar ödenek gönderileceği
bilinmediğinden bütçe rakamları gerçekçi olmamaktadır. Aktarma yoluyla gelen nakit gelir ve
ödenek kaydedilmek suretiyle bütçeleĢtirilmektedir. Dolayısıyla il özel idarelerinin yılı
bütçeleriyle öngörülen rakamlarla bütçe gerçekleĢmeleri arasında fark bulunmaktadır.
Öte yandan, Kurumun 2014 yılı faaliyet döneminde tahakkuk ettirilen her türlü
gelirleri (600- Gelirler) ile aynı dönemde tahakkuk ettirilen her türlü giderleri (630-Giderler)
raporumuzun “Ek 1: Kamu Mali Tabloları” bölümünde yer alan Faaliyet Sonuçları
Tablosunda gösterildiği gibidir. Yukarıda açıklanan 800- Bütçe Gelirleri ile 830- Bütçe
Giderleri faaliyet dönemi içerisinde tahakkuk ettirilen gelirler ile giderlerden nakden veya
mahsuben yapılan tahsilat ve ödemeleri göstermektedir.
2014 yılına özgü olarak 6360 Sayılı Kanunun geçici 2 nci maddesi ile tüzel kiĢiliği
kaldırılan belediyeler Nisan 2014 tarihi itibariyle il özel idarelerine devredildiğinden bu
belediyelerin gelir ve gider karĢılığı olarak ek bütçe yapılmıĢ, bu geliĢme de Sivas Ġl Özel
Ġdaresi’nin 2014 yılı baĢındaki bütçe öngörüleri ile yılsonunda gerçekleĢen bütçe sonuçları
arasında fark oluĢmasında etkili olmuĢtur.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8
2014 YILI BÜTÇE GĠDERLERĠ CETVELĠ
Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gider
Personel Giderleri 11.389.500,00 66.517.453,60
Sosyal Güv. Kurumlarına
Devlet Prim Gideri
1.713.000,00 9.488.305,09
Mal ve Hizmet Alım
Gideri
19.544.206,00 37.955.386,19
Faiz Giderleri 380.000,00
Cari Transferler 4.613.749,00 343.778,30
Sermaye Giderleri 36.936.500,00 87.859.632,12
Sermaye Transferi 6.173.045,00 42.429,391,05
Yedek Ödenekler 4.250.000,00
TOPLAM 85.000.000,00 244.593.946,35
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Sivas Ġl Özel Ġdaresi mali iĢlemlerini 5018 sayılı Kanunla belirlenmiĢ
muhasebeleĢtirme ve raporlama kurallarına göre gerçekleĢtirmektedir.
5018 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinin ilk iki fıkrasında;
“Muhasebe sistemi; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını
sağlayacak ve malî raporların düzenlenmesi ile kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 şekilde kurulur ve yürütülür. Kamu hesapları, kamu idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulur.” denilmektedir. Söz konusu 49 uncu maddenin son fıkrasında ise muhasebe iĢlemlerine, hesap planlarına ve iĢlemlerin muhasebeleĢtirilmesinde kullanılacak belgelerin Ģekil ve türlerine iliĢkin düzenlemenin mahalli idareler için ĠçiĢleri Bakanlığınca yapılacağı hükmü getirilmiĢtir. Bu kapsamda il özel idarelerince de uygulanan Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çıkarılmıĢtır. Sivas Ġl Özel Ġdaresinde mali iĢlemlerle ilgili muhasebe kayıtları Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde ĠçiĢleri Bakanlığının sunduğu e-ĠçiĢleri otomasyon sistemi üzerinden yürütülmekte olup, mali nitelikteki hesap ve iĢlemleri Mali Hizmetler Müdürlüğünce gerçekleĢtirilmektedir. 2014 yılı denetimi kapsamında Sivas Ġl Özel Ġdaresi tarafından “Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup, denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır. • BirleĢtirilmiĢ veriler defteri • Geçici ve kesin mizan • Bilanço • Banka mevcudu tespit tutanağı • Alınan çekler sayım tutanağı • Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı • Teminat mektupları sayım tutanağı • Değerli kâğıtlar sayım tutanağı • Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu • Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 • Faaliyet sonuçları tablosu Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir. 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında Ġzlenmekte Olan Yatırımlardan Tamamlananların Bu Hesaptan DüĢülüp Ġlgili Hesaplara Aktarılmaması. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 163 üncü maddesinin 2 nci fıkrasında yapılmakta olan yatırımlar hesabında izlenen maddi duran varlıkların, geçici kabul iĢlemi tamamlandıktan sonra ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılacağı belirtilmiĢtir. Adı geçen yönetmeliğin “Hesabın Niteliği” baĢlıklı 180 inci maddesinde de “Bu hesap, yapımı süren maddi duran varlıklar için yapılan her türlü madde ve malzeme ile işçilik ve genel giderlerin; geçici ve kesin kabul usulüne tabi olan hallerde geçici kabulün yapıldığını gösteren tutanağın idarece onaylandığı tarihte, diğer hallerde işin fiilen tamamlandığını gösteren belgenin düzenlendiği tarihte, ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılıncaya kadar izlenmesi için kullanılır.” denilerek bu hesabın yapımı süren yatırımlar
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 için yapılan giderleri izlemek maksadıyla kullanılacağına açıklık getirilmiĢ, “Hesabın iĢleyiĢi” baĢlıklı 181 inci maddesinin (b) bendinde de tamamlanan yatırımlardan bu hesapta izlenenlerin bu hesaba alacak kaydedilmek suretiyle hesaptan çıkarılma yöntemi açıklanmıĢtır. Yönetmeliğin bu amir hükümlerine rağmen 2014 yılı açılıĢ kaydının 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar hesabında yer alan yatırımlar yıl içinde iĢlem görmeden ve değiĢiklik göstermeden yılsonuna taĢındığı görülmektedir. 2014 yılı baĢından sonuna kadar hiçbir iĢlem görmeden taĢınan sözkonusu kayıtların, 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının borç kaydında yer alan yatırımlardan, tamamlandığı halde ilgili hesaplara aktarılmayan yatırımlara dair harcamalar olduğu anlaĢılmaktadır. Bahse konu eksik iĢlemler dolayısıyla Sivas Ġl Özel Ġdaresinin yıl içinde ve yılsonunda düzenlenen mali tabloları üzerinde 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı gerçek durumu göstermemektedir. Bu durum Sivas Ġl Özel Ġdaresinin halen yürütmekte olduğu yatırımların gerçek değerinin mali tablolarda olduğundan çok görünmesine yol açtığı gibi, bu yatırımların tamamlanması ile aktarılacağı ilgili varlık hesabının da olduğundan düĢük görünmesine neden olmaktadır. Kamu idaresi cevabında; Mahalli idareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 163 –b maddesinde “Bütçeye gider kaydıyla edinilen yapılmakta olan yatırımlara iliĢkin ödeneklerin, bütçenin ekonomik sınıflandırmasındaki “Sermaye Giderleri” bölümüne ait olması gerekir. Yapılmakta olan yatırımlar hesabında izlenen maddi duran varlıklar, geçici kabul iĢlemi tamamlandıktan sonra ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılır.” DenilmiĢtir. Ġlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde; 258 nolu hesapta izlenmekte olan ve ilgili maddi duran varlıklar hesabına alınması gerekenler 2014 yılına ait dönem sonu iĢlemlerinde ve 2015 yılında yapılan ilçe özel idarelerin hesap kontrol denetimlerinde maddi duran varlıklar hesabına alınarak gerekli iĢlemler tamamlanmıĢtır. Sonuç olarak Kamu Ġdaresince verilen cevapta; 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında izlenmekte olan ve ilgili maddi duran varlıklar hesabına alınması gerekenler 2014 yılına ait dönem sonu iĢlemlerinde ve 2015 yılında yapılan ilçe özel idarelerin hesap kontrol
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13
denetimlerinde ilgili maddi duran varlıklar hesabına alınarak gerekli iĢlemlerin tamamlandığı
belirtilmiĢtir.
Bu konuda kurumla mutabakat sağlanmakla birlikte, 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar
Hesabında izlenmekte olan maddi duran varlıkların ilgili varlık hesabına alınması iĢlemi ,
geçici ve kesin kabul usulüne tabi olan hallerde geçici kabulün yapıldığını gösteren tutanağın
idarece onaylandığı tarihte, diğer hallerde iĢin fiilen tamamlandığını gösteren belgenin
düzenlendiği tarihte yapılması gerekirken dönem sonu iĢlemlerinde düzeltilmesi, ilgili yıl
içinde kayıt yapılmaması, 2014 yılı mali tablolarında 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı
ile 250-Arazi ve Arsalar Hesabı, 251- Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı, 252- Binalar
Hesabı, 500- Net Değer Hesabı ile 257- BirikmiĢ Amortismanlar hesaplarıyla ilgili olarak
tespit edilen hatalı durumu düzeltici etkisi bulunmamaktadır.
BULGU 2: 150-ilk Madde ve Malzeme Hesabında Yıl Ġçerisinde Herhangi Bir iĢlem
Kaydı Olmayan TaĢınırların Bulunması.
TaĢınır Mal Yönetmeliğinin “Tanımlar” baĢlıklı 4 üncü maddesinde tüketim
malzemeleri; “Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen
veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha
kullanılamayacak duruma gelen, çeĢitleri ile kod numaraları TaĢınır Kod Listesinin (A)
bölümü 150 hesap detayında yer alan malzemeler” olarak tanımlanmıĢtır.
Aynı Yönetmeliğin “Tüketim suretiyle çıkıĢ” baĢlıklı 22 nci maddesinde tüketim
malzemelerinden yapılacak kullanımların kayıt altına alınması esasına açıklık getirilmiĢ,
“TaĢınır giriĢ ve çıkıĢ iĢlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” baĢlıklı 30 uncu
maddesinde ise "150- Ġlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin
üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürelerde taĢınır II nci düzey
detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir liste ile muhasebe birimine bildirilmesi
öngörülmüĢtür.
Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde de “150- Ġlk Madde ve
Malzeme” hesabı açıklanırken bu hesabın kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek
üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiĢtir
Tüketim malzemelerinin yönetimi ve muhasebesine iliĢkin mevzuat hükümleri böyle
iken Sivas Ġl Özel Ġdaresinin yevmiye kayıtlarında 2014 yılı baĢlangıcı ile 2014 yılı bitiĢi
arasında geçen 1 yıllık dönem içinde hiç iĢlem görmemiĢ olan ve tüketilerek yok olması
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14 beklenilen tüketim malzemesi bulunduğu görülmektedir. Söz konusu tüketim malzemeleri arasında özellikle kırtasiye malzemeleri, temizlik malzemeleri gibi kısa sürede tüketilmesi yönünden herhangi bir Ģüphe duyulmayacak tüketim malzemeleri bulunduğu dikkat çekmektedir. Stok kayıtlarında hareketsiz tüketim malzemelerinin bulunması, 150 hesap grubunda yapılan giriĢ çıkıĢ iĢlemleri ve bunların muhasebeleĢtirilmesine dair iĢlemler ile yıl içinde ve yılsonunda düzenlenecek mali tablolar üzerinde, 150- Ġlk Madde ve Malzeme hesabına iliĢkin sonuçların güvenirliğini etkilemektedir. Kamu idaresi cevabında; TaĢınır mal yönetmeliğinin Tanımlar baĢlıklı 4 üncü maddesinde tüketim malzemeleri tanımlanmıĢ yine aynı yönetmeliğin 22 nci maddesinde tüketim malzemelerinin kayıt altına alınmasına açıklık getirilmiĢtir. Tüketim malzemelerin muhasebe hesaplarına alınması; Mahalli idareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı baĢlıklı 104 üncü ve 105 inci maddelerinde hesabın niteliği ve iĢleyiĢi açıklanmıĢtır. Ġlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde; 2014 yılına ait dönem sonu iĢlemlerinde ve 2015 yılında yapılan ilçe özel idarelerin hesap kontrol denetimlerinde bahsi geçen, stok hesap kayıtlarında bulunmasına rağmen devri ve çıkıĢı yapılan tüketime yönelik malzemelerin hesaplardan ilgili yönetmelik çerçevesinde çıkarılması ve gerekli tedbirlerin alınması sağlanmıĢtır. Sonuç olarak Kamu idaresince verilen cevapta; Ġlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde; 2014 yılına ait dönem sonu iĢlemlerinde ve 2015 yılında yapılan ilçe özel idarelerin hesap kontrol denetimlerinde bahsi geçen, stok hesap kayıtlarında bulunmasına rağmen devri ve çıkıĢı yapılan tüketime yönelik malzemelerin hesaplardan ilgili yönetmelik çerçevesinde çıkarılması ve gerekli tedbirlerin alınması sağlandığı belirtilmiĢtir. Bu konuda Kurumla mutabakat sağlanmakla birlikte 150- Ġlk Madde ve Malzeme Hesabıyla ilgili olarak hatalı durum devam etmektedir. 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15
258- Yapılmakta Olan Yatırımlar ile 150- Ġlk Madde ve Malzeme hesap alanları hariç tüm
önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE
DEĞERLENDĠRMELER
BULGU 1: 03.06.2014 Tarih ve 2014/6455 Sayılı BKK Ġle Kamu Ġdarelerine Ait
TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmelikte Yapılan DeğiĢiklikler Kapsamında Sivas Ġl
Özel Ġdaresinin Mülkiyetinde Bulunan TaĢınmazlarla Ġlgili Yeniden Kayıt ĠĢlemlerinin
Yapılmaması
Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmeliğin 5 inci maddesinin
birinci fıkrasında “taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleri, kamu idarelerine ait taşınmazların
mevcutlarla birlikte içinde bulunulan yılda çeşitli yollarla edinilenlerin ve elden
çıkarılanların miktar ve değer olarak takip edilmesi amacıyla kayıt altına alınmasıdır.
Kayıtların belgeye dayanması esastır.” hükmü yer almaktadır.
Söz konusu kayıt alınma iĢleminin bazı esasları adı geçen Yönetmelikte değiĢiklik
yapan 19.06.2014 tarih ve 29035 sayılı R.G.de yayınlanan 03.04.2014 tarih ve 2014 /6455
sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yeniden belirlenmiĢtir. Bu belirlemelerin bir kısmına
“Mevcut TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin ĠĢlemler” baĢlıklı Geçici 1 inci maddede yer
verilmiĢtir. Buna göre;
“ (1) Yönetmeliğin 5 inci maddesinin ikinci fıkrasına göre maliyet bedeli veya rayiç
değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gereken taşınmazlar bu değerler
üzerinden kayıtlara alınıncaya kadar emlak vergi değerleri üzerinden ve aşağıdaki şekilde
kayıtlara alınır:
a) Taşınmazların fiili envanteri emlak vergi değerleri üzerinden kayıt ve kontrol
işlemleriyle görevli birimlerince, mevcut kullanım şekilleri esas alınarak en geç 30/9/2014
tarihine kadar tamamlanır ve bu Yönetmelik ekinde yer alan formlara ve icmal cetvellerine
kaydedilir.
b) Fiili envanteri yapılan taşınmazlara ait bilgiler muhasebe kayıtları yapılmak üzere
ilgili muhasebe birimlerine verilir. Muhasebe birimleri, kayıtlı taşınmazları ilgili hesaplardan
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 1/10/2014 tarihi itibarıyla çıkarır ve aynı tarihte fiili envanter bilgileri üzerinden muhasebe kayıtlarını yapar.” Öte yandan aynı Yönetmeliğin “Cins Tashihlerinin Yapılması” baĢlıklı değiĢik 10 uncu maddesinin birinci fıkrasında ise aĢağıdaki hükme yer verilmiĢtir. “Kamu idarelerince; mülkiyetlerinde, yönetimlerinde veya kullanımlarında bulunan taşınmazların mevcut kullanım şekli ile tapu kaydının birbirine uygun olmaması durumunda, taşınmazlar mevcut kullanım şekli ile kayıtlara alınır.” Bu durumda Sivas Ġl Özel Ġdaresinin mülkiyetinde, yönetiminde veya kullanımında bulunan taĢınmazların mevcut kullanım Ģekilleri ve emlak vergisi değerleri üzerinden fiili envanterinin yapılmasının, en geç 30.09.2014 tarihi itibariyle ilgili form ve cetvellere geçirilmesinin ve bu bilgilerin muhasebe kayıtlarının yapılmak üzere muhasebe birimlerine verilerek en geç 01.10.2014 tarihine kadar kayıtlarının yapılmasının Yönetmelik hükümlerinin gereği olduğu anlaĢılmaktadır. Bu iĢlemlere bağlı olarak 31.12.2014 tarihinde de tespit edilen değerler üzerinden amortisman hesaplarına kayıt yapılacaktır. Ancak bu kayıtların yapılmasına temel oluĢturmak üzere öncelikle mevcut hesaplarda kayıtlı bulunan taĢınmazların 01.10.2014 tarihi itibariyle 250-Arazi ve Arsalar Hesabı, 251- Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı ve 252-Binalar Hesabında kayıtlı tutarların alacak kaydı ile çıkarılması, toplam tutarın da 500-Net Değer Hesabına borç yazılması gerekmektedir. Aynı Ģekilde söz konusu taĢınmazlara iliĢkin amortisman tutarları da 257- BirikmiĢ Amortismanlar Hesabına borç, 500-Net Değer Hesabına alacak kaydedilerek hesaplardan çıkarılacaktır. Yönetmelik değiĢikliği ile ilgili ayrıntılı açıklama Muhasebat Genel Müdürlüğünün 25.07.2014 tarihinde yayınlanan TaĢınmaz Envanteri konulu genel yazısında yer almıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Kamu Ġdarelerine ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmeliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında “taĢınmaz kayıt ve kontrol iĢlemleri, kamu idarelerine ait taĢınmazların mevcutlarla birlikte içinde bulunan yılda çeĢitli yollarla edinilenlerin ve elden çıkarılanların miktar ve değer olarak takip edilmesi amacıyla kayıt altına alınmasıdır. Kayıtların belgeye dayanması esastır.” Denilmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 Ġdaremizin 2014 yılı mali tablolarının 250-Arazi ve Arsalar Hesabı, 251- Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı, 252- Binalar Hesabı, 500- Net Değer Hesabı ile 257 BirikmiĢ Amortismanlar Hesaplarında kayıtlı tutarların mevzuata uygun olarak kaydedilmesi gereken tutarlar olmadığı bildirilmiĢtir. Mevzuat hükmü yerine getirilecektir. Sonuç olarak Kamu Ġdaresince verilen cevapta; mevzuat hükmünün yerine getirileceği belirtilmiĢtir. BULGU 2: 372 ve 472- Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabının Kullanılmaması Mali tabloların incelenmesi neticesinde, 372 ve 472- Kıdem Tazminatı KarĢılığı hesaplarının kullanılmadığı görülmüĢtür. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 248 ve 249 uncu maddelerinde, 372-Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabının niteliği ve iĢleyiĢine iliĢkin, 290 ve 291 inci maddelerinde ise uzun vadeli kıdem tazminatı karĢılıklarının izlenebilmesi için 472-Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabının niteliği ve iĢleyiĢine iliĢkin açıklamalar yer almaktadır. Temel muhasebe kavramlarından olan dönemsellik ilkesi gereği, kamu idarelerinin faaliyetleri, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 50 ve 51 nci maddelerinde tahakkuk esası yasal bir zorunluluk halini almıĢtır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 50 nci maddesinde: "Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır." 51 inci maddesinde ise; "Kamu gelir ve giderleri tahakkuk ettirildikleri mali yılın hesaplarında gösterilir... Bütçe gelirleri tahsil edildiği, bütçe giderleri ise ödendiği yılda muhasebeleştirilir. Kamu hesapları mali yıl esasına göre tutulur. Mali yılın bitimine kadar fiilen yapılmış olan ödemelerden mahsup edilememiş olanların, ödenekleri saklı tutulmak suretiyle, mahsup işlemleri mali yılın bitimini izleyen bir ay içinde yapılabilir. Zorunlu hallerde bu süre, Maliye Bakanlığı tarafından bütçe giderleri için bir ay, diğer işlemlerde beş ayı geçmemek üzere
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18 uzatılabilir"' hükümleri yer almaktadır. Bu mevzuat hükümlerine göre, mali tabloların, bu tablolardan yararlanacak kiĢi ve kuruluĢların doğru karar vermelerine yardımcı olacak Ģekilde yeterli, açık, Ģeffaf ve anlaĢılır olması sağlanmalıdır. Mali tabloların gerçeği yansıtması için, dönemsellik ilkesine uygun olarak, kısa ve uzun vadeli kıdem tazminatları karĢılıkların ve 372 ile 472-Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesaplarına kaydının yapılmasının uygun olacağı düĢünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mali tabloların incelenmesi neticesinde, 372 ve 472-Kıdem Tazminatı KarĢılığı hesapların kullanılmadığı görülmüĢtür. Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 248 inci ve 249 uncu maddelerinde, 372-Kıdem Tazminatı KarĢılığı Hesabın niteliği ve iĢleyiĢine iliĢkin açıklamalar yer almakta olup, mali tabloların gerçeği yansıtması için 2016 yılı bütçe çağrısı yapılırken konuyla ilgili gerekli çalıĢmalar yapılacaktır. Sonuç olarak; mali tabloların gerçeği yansıtması için 2016 yılı bütçe çağrısı yapılırken konuyla ilgili gerekli çalıĢmaların yapılacağı belirtilmiĢtir. BULGU 3: Taahhüt Kartlarının Tutulmaması Mahalli Ġdarele Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “ 92- Taahhüt hesapları ” baĢlıklı 405. maddesinde, gerek yılı için geçerli sözleĢmeler ile gerekse ertesi mali yıl veya yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütler, mevzuatı gereğince bu tutarlara ilave edilen taahhütler ile bunlardan yerine getirilenler veya feshedilenlerin sözleĢme fiyatlarıyla izlenmesi için söz konusu taahhüt hesaplarının kullanılacağı, Aynı Yönetmeliğin “ Hesap grubuna iliĢkin iĢlemler ” baĢlıklı 406 ncı maddesinde, ilgili iĢlemlerin nasıl gerçekleĢtirileceği açıklanmıĢ ve ilgili taahhüt kartlarının, sözleĢmenin imzalanmasından itibaren en geç üç iĢ günü içinde ilgili tahakkuk dairesi tarafından muhasebe birimine gönderileceği, bu kartlardan yararlanılarak gider taahhütlerine iliĢkin gerekli kayıtlar yapılacağı ve gider taahhütleri kayıtlarının yapıldığı muhasebe iĢlem fiĢine taahhüt kartının onaylı bir örneğinin ekleneceği, BelirtilmiĢtir. Yönetmeliğin “ 920- Gider Taahhütleri Hesabı-Hesabın niteliği ” baĢlıklı 407 nci maddesinde ise, söz konusu hesapların nasıl iĢleyeceği açıklanmıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19 Yukarıda verilen mevzuat hükümleri uyarınca, gerek bir mali yıl içinde, gerekse ertesi yıl veya yıllara geçerli olarak yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütlerin, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediĢ ödemelerinin ve bu ödemelerden yapılan kesintiler, taahhüt tutarından yapılan eksiltmeler, kısmen veya tamamen bozulan sözleĢmelere iliĢkin taahhütler ve diğer bilgilerin, tahakkuk birimleri itibarıyla tutulmadığı ve taahhüt tutarlarının, söz konusu taahhüt hesabına katma değer vergisi hariç tutarlar üzerinden kaydedilmediği ve ; Söz konusu taahhüt kartlarının, sözleĢmenin imzalanmasından itibaren en geç üç iĢ günü içinde ilgili tahakkuk dairesi tarafından muhasebe birimine gönderilmediği ve bu kartlardan yararlanılarak gider taahhütlerine iliĢkin gerekli kayıtlar yapılmadığı ve gider taahhütleri kayıtlarının yapıldığı muhasebe iĢlem fiĢine taahhüt kartının onaylı bir örneğinin eklenmediği görülmüĢtür. Kamu idaresi cevabında; Mahalli idareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 920 Taahhüt Hesapları baĢlıklı 405 nci maddesinde “Bu hesap grubu, gerek yılı için geçerli sözleĢmeler ile gerekse ertesi mali yıl veya yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütler, mevzuatı gereğince bu tutarlara ilave edilen taahhütler ile bunlardan yerine getirilenler veya feshedilenlerin sözleĢme fiyatlarıyla izlenmesi için kullanılır.” Hesap grubuna iliĢkin iĢlemeler 406 maddesinde ise ; “Gerek bir mali yıl içinde, gerekse ertesi yıl veya yıllara geçerli olarak yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütler, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediĢ ödemeleri ve bu ödemelerden yapılan kesintiler, taahhüt tutarından yapılan eksiltmeler, kısmen veya tamamen bozulan sözleĢmelere iliĢkin taahhütler ve diğer bilgiler“ Taahhüt Kartına (Örnek: 67) kaydedilir. Kartın ön yüzünde “Taahhüde ait bilgiler”, “Taahhütler”, “Alınan teminatlar”, “Verilen avanslar ve mahsuplar” ile “Borçlar ve temlikler” baĢlıklı beĢ tablo bulunmaktadır. Bu kartlar, sözleĢmenin imzalanmasından itibaren en geç üç iĢ günü içinde ilgili tahakkuk dairesi tarafından muhasebe birimine gönderilir ve bu kartlardan yararlanılarak gider taahhütlerine iliĢkin gerekli kayıtlar yapılır. Gider taahhütleri kayıtlarının yapıldığı muhasebe iĢlem fiĢine taahhüt kartının onaylı bir örneği eklenir.“ DenilmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20 Bu hükümlere göre gerek mali yıl içerisinde gerekse ertesi yıl veya yıllara geçerli olarak yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütlerin, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediĢ ödemelerinin ve bu ödemelerden yapılan kesintilerin izlenmesi amacıyla sözleĢme imzalanmasından itibaren üç iĢ günü içinde taahhüt kartlarının tutulması sağlanarak onaylı örneklerinin muhasebe birimine gönderilmesi sağlanacaktır. Ayrıca bu hükümlere göre yıl ve yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleĢmelere dayanılarak yapılan taahhütlerin 920 ve 921 nolu nazım hesaplara kaydedilmesi sağlanarak, mevzuat hükümleri çerçevesinde iĢlem tesis edilecektir. Sonuç olarak Kamu Ġdaresince verilen cevapta; gerek mali yıl içerisinde gerekse ertesi yıl veya yıllara geçerli olarak yapılan sözleĢmelere dayanılarak giriĢilen taahhütlerin, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediĢ ödemelerinin ve bu ödemelerden yapılan kesintilerin izlenmesi amacıyla sözleĢme imzalanmasından itibaren üç iĢ günü içinde taahhüt kartlarının tutulması sağlanarak onaylı örneklerinin muhasebe birimine gönderilmesinin sağlanacağı, ayrıca bu hükümlere göre yıl ve yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleĢmelere dayanılarak yapılan taahhütlerin 920 ve 921 nolu nazım hesaplara kaydedilmesi sağlanarak, mevzuat hükümleri çerçevesinde iĢlem tesis edileceği belirtilmiĢtir. BULGU 4: Ġç Denetçinin Atanmaması 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre kamu idarelerinin iç kontrol sisteminin ayrılmaz bir unsuru olan iç denetimin, iç denetçi kadrosu ihdas edilmesine rağmen iç denetçi atanmaması neticesinde eksik kalmasına sebebiyet vermektedir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun “İç kontrolün tanımı” baĢlıklı 55 inci maddesinde; “İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 21 bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.” denmektedir. Yine aynı kanunun 57 nci maddesinde; “Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır.” denmek suretiyle iç denetimin kamu mali yönetim ve kontrol sisteminin ayrılmaz bir parçası olduğunu teyit etmektedir. Anılan kanunun “İç denetim” baĢlıklı 63 üncü maddesinde; “İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyetler, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilir. İç denetim, iç denetçiler tarafından yapılır…..” denmektedir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununun “Üst yöneticiler” baĢlıklı 11. maddesinde; “…….il özel idarelerinde vali….. Üst yöneticiler, idarelerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına,
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 22
yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine
uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili,
ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye
kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi,
izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden Bakana;
mahallî idarelerde ise meclislerine karşı sorumludurlar.
Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, malî hizmetler birimi
ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler.” denilmektedir.
Ġç denetçinin atanma usulü ise aynı kanunun “İç denetçinin nitelikleri ve atanması”
baĢlıklı 65 inci maddesinde;
“İç denetçi olarak atanacakların, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci
maddesinde belirtilenler ile aşağıdaki şartları taşıması gerekir:
a) İlgili kamu idaresinin özelliği de dikkate alınarak İç Denetim Koordinasyon Kurulu
tarafından belirlenen alanlarda en az dört yıllık yükseköğrenim görmüş olmak.
b) Kamu idarelerinde denetim elemanı olarak en az beş yıl veya İç Denetim
Koordinasyon Kurulunca belirlenen alanlarda en az sekiz yıl çalışmış olmak.
c) Mesleğin gerektirdiği bilgi, ehliyet ve temsil yeteneğine sahip olmak.
d) İç Denetim Koordinasyon Kurulunca gerekli görülen diğer şartları taşımak.
………
İç denetçiler, bakanlıklar ve bağlı idarelerde, üst yöneticilerin teklifi üzerine Bakan,
diğer idarelerde üst yöneticiler tarafından sertifikalı adaylar arasından atanır ve aynı usûlle
görevden alınır. ……” denmektedir.
Ġl Özel idarelerini de kapsayan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol
Kanununun yukarıda bahsedilen maddeleri birlikte değerlendirildiğinde iç denetimin dolayısı
ile de iç denetçinin idarenin malî yönetim ve kontrol sisteminde kamu kaynaklarının
ekonomik, etkili ve verimli kullanılmasının sağlanmasında önemli bir yer tuttuğu
anlaĢılmaktadır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 23 Kamu idaresi cevabında; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre iç denetim dolayısı ile iç denetçinin Ġdarenin mali yönetim ve kontrol sisteminde kamu kaynaklarının ekonomik etkili ve verimli kullanılmasının sağlanmasında önemli bir yer tuttuğu anlaĢılmaktadır. Ġdaremizde atanmak için gerekli Ģartları taĢıyan personel bulunmaması ve bu amaçla Ġdaremize atanmak üzere baĢka kurumlardan da herhangi bir baĢvuru bulunmadığından Ġdaremizce iĢlem yapılamamıĢtır. Sonuç olarak Kamu idaresi yöneticisi tarafından gönderilen açıklamada bulgumuza iliĢkin hususta herhangi bir baĢvuru olmadığı bildirilmiĢ olup sonraki yıllar denetimlerinde konuya iliĢkin olarak denetim ekibince takip ve izleme yapılacaktır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 24
8. EKLER
Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları
SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI BĠLANÇOSU
Aktif Pasif
1 Dönen Varlıklar 187.287.095,77 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 13.942.116,01
10 Hazır Değerler 178.341.651,75 32 Faaliyet Borçlar 852.824,43
12 Faaliyet Alacakları 191.490,23 33 Emanet Yabancı Kaynaklar 8.185.113,39
14 Diğer Alacaklar 376.501,37 36 Ödenecek Diğer Yükümlülükler 4.902.015,19
15 Stoklar 8.377.452,42 39 Diğer Kısa Vadeli Yabancı
Kaynaklar 2.163,00
16 Ön Ödemeler 0,00 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar 12.088.567,73
2 Duran Varlıklar 233.259.261,67 40 Uzun Vadeli Ġç Mali Borçlar 4.580.189,85
24 Mali Duran Varlıklar 783.666,47 43 Diğer Borçlar 7.508.377,88
25 Maddi Duran Varlıklar 232.475.595,20 5 Öz Kaynaklar 394.515.673,70
50 Net Değer 67.022.573,78
51 Değer Hareketleri -7.023.987,80
57 GeçmiĢ Yıllar Olumlu Faaliyet
Sonuçları 471.425.579,01
58 GeçmiĢ Yıllar Olumsuz Faaliyet
Sonuçları -116.490.316,72
59 Dönem Faaliyet Sonuçları -20.418.174,57
Aktif Toplamı 420.546.357,44 Pasif Toplamı 420.546.357,44
Nazım Hesaplar 30.825.306,73 Nazım Hesaplar 30.825.306,73
Genel Toplam 451.371.664,17 Genel Toplam 451.371.664,17
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 25
SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI FAALĠYET SONUÇLARI TABLOSU
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap GĠDERĠN TÜRÜ 2012 2013 2014
Kod.1
630 01 Personel Giderleri 53.260.379,40 63.959.339,93 66.517.453,64
630 02 Sos. Güv. Kurumlarına
Devlet Primi Gid. 8.487.349,96 10.302.634,40 9.488.305,09
630 03 Mal Ve Hizmet Alım
Giderleri 57.981.875,17 54.743.423,50 36.701.806,71
630 04 Faiz Giderleri
630 05 Cari Transferler 3.645.362,57 2.317.331,68 343.778,30
630 07 Sermaye Transferleri 7.692.557,00 43.878.988,78
630 11 Değer ve Miktar DeğiĢimleri
Giderleri
630 12 Gelirlerin Ret ve Ġadesinden
Kaynaklanan Giderler 11.606,60
630 13 Amortisman Giderleri 6.852.831 ,48
630 14 Ġlk Madde ve Malzeme
Giderleri 1.640.238,86
630 20 Silinen Alacaklardan
Kaynaklanan Gid.
630 99 Diğer Giderler 134.005.984 ,11
GĠDERLER TOPLAMI (A) 123.374.967,10 139.015.286,51 299.440.993,57
Hesap
Kodu
Yardımcı
Hesap GELĠRĠN TÜRÜ 2012 2013 2014
600 01 Vergi Gelirleri 386.464,38 454.457,89 324.871,70
600 03 TeĢebbüs ve Mülkiyet
Gelirleri 1.468.057,96 1.234.434,64 2.608.007,45
600 04 Alınan BağıĢ ve Yardımlar
ile Özel Gel. 132.503.822,03 163.804.345,34 183.447.904,02
600 05 Diğer Gelirler 59.972.938,21 73.530.819,52 92.642.035,83
GELĠRLER TOPLAMI (B) 194.331.282,58 239.024.057,39 279.022.819,00
FAALĠYET SONUCU [A-B)] (+ / -) 70.956.315,48 100.008.770,88 -20.418.174,57
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 26 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr
SĠVAS ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2014 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU
ĠÇĠNDEKĠLER
- ÖZET ........................................................................................................................................................... 31
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 31
- SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 32
- DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 32
- GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 32
- DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 35
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 31
- ÖZET Bu rapor, Sivas Ġl Özel Ġdaresi'nin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Sivas Ġl Özel Ġdaresi'nin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler denetlenmiĢtir: 2010-2014 dönemine ait Stratejik Plan, 2014 yılı Performans Programı, 2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu ve Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Performans Bilgisinin Denetimi çerçevesinde Sivas Ġl Özel Ġdaresine ait 2010-2014 yılları Stratejik Planı, 2014 yılı Performans Programı ve Faaliyet Raporunun, yasalarca belirlenen süre ve tanımlamalara uygun olarak hazırlandığı ve kamuya sunulduğu, dolayısıyla kurumun raporlama gereklilikleri açısından görevini yerine getirdiği anlaĢılmıĢtır. Performans bilgisinin içeriğine yönelik olarak yapılan incelememizde, raporumuzun “genel değerlendirme” ve “denetim bulguları” bölümünde açıklanan ve üzerinde durulması gereken bazı hususlar tespit edilmiĢtir.
- DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN
SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay’a sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 32 bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu çerçevede, Sivas Ġl Özel Ġdaresinin yayımladığı 2010-2014 dönemine ait Stratejik Plan, 2014 yılı Performans Programı ve 2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenmiĢtir. 5. GENEL DEĞERLENDĠRME 2014 yılı performans denetimi kapsamında Sivas Ġl Özel Ġdaresi'nin yayımladığı 2010- 2014 dönemine ait Stratejik Plan, 2014 yılı Performans Programı ve 2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiĢtir. 1-Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporu hazırlama sürecine
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 33 iliĢkin bulgular; kamu kurumlarına 5018 sayılı yasa ile getirilen bu yükümlülüklerin yeterince içselleĢtirilmediğini ve daha iyi yönetimin araçları olarak görülmekten ziyade bu dokümanların hazırlanması iĢlerinin salt yasal yükümlülükler konusu olarak ele alındığını göstermektedir. Stratejik planlama, performans programı ve faaliyet raporu çıktılarını üreten performans ölçümü sisteminin öncelikli amacı; kurumların mevzuata uyum, verimlilik, tutumluluk, etkinlik, Ģeffaflık, dürüstlük ve etik ilkeleri çerçevesinde vatandaĢa daha iyi hizmet etmelerine, bu doğrultudaki misyon ve vizyonlarının gerçekleĢmesine yönelik amaç ve hedeflerine ulaĢmalarına, amaç ve hedeflerine ulaĢmalarının önündeki engelleri belirlemelerine ve gerekli önlemleri almalarına yardımcı olmaktır. Söz konusu dokümanların hayat verdiği sistem, kurumların daha iyi yönetilmelerinin bir aracıdır. Bu nitelikleriyle, performans ölçüm sisteminin baĢta kurum yöneticileri olmak üzere tüm kurum çalıĢanlarınca benimsenmesi ve sahiplenilmesi sistemin baĢarısı için en önemli koĢuldur. Kurum stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporunun hazırlanmasında sorumlulukları bulunan personelin tüm iyi niyetli çalıĢmalarına karĢın sistemin yararlı sonuçlar üretebilmesi için alınması gereken ciddi bir mesafe olduğu da görülmektedir. Performans yönetimi sistem ve araçlarının baĢarıyla uygulanmasının öncelikle bir kültür değiĢimini gerekli kıldığı gerçekliği karĢısında göreceli olarak kadro ve donanım kısıtlılığı olan idarelerin kat etmeleri gereken mesafe oldukça fazladır. Stratejik Planlama Kılavuzu ile Performans Programı Hazırlama Rehberi kurumlara söz konusu belgeleri hazırlama aĢamasında ne yapmaları gerektiği konusunda yol gösteren dökümanlardır. Dolayısıyla, söz konusu kılavuz ve rehberler baĢta olmak üzere bu alana iliĢkin bilgi ve uygulamaların özümsenerek kurumsal sahiplenmenin oluĢturulmasıdır. Ayrıca, performans raporu ve faaliyet raporu stratejik plandaki amaç ve hedefler gözetilerek hazırlanması gerekmektedir. Ancak yapılan incelemede, hazırlanan performans programı ve faaliyet raporunun stratejik planla ilgisi olmayacak Ģekilde amaç ve hedefler bağlamında hazırlandığı görülmüĢtür. Yanı sıra, stratejik planda kurum tarafından belirlenmesi gereken amaç ve hedeflerin il müdürlüklerince temin edildiği(V-Sivas Ġl Savunma Müdürlüğü) de görülmüĢtür. 2-Çok sayıda amaç ve hedefi içeren bir ölçüm sistemi fayda-maliyet iliĢkisi yönüyle de tercih edilmemelidir. Stratejik planlama-performans ölçüm süreci kendi baĢına amaç olmayıp daha iyi yönetmenin araçlarıdır. Çok sayıda amaç ve hedef, gösterge belirleme, bunların gereği olan verileri toplama ve bu verilerin analizi çok fazla iĢgücü ve zaman gerektiren faaliyetlerdir. Kurumların baĢarmaları gereken asli faaliyetleri yanında faaliyetlerinin baĢarımını ölçmek için, faaliyetlerini daha bilinçli yönetmek için çok fazla karmaĢık bir sistem oluĢturmaları, bu sistemden elde edilecek faydayı aĢan maliyetler getirebilir. 3-Kurumların kendi misyon tanımları dıĢında stratejik amaç oluĢturmaları planlama realitesiyle örtüĢmemektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 34
Özel Ġdare Müdürlükleri kuruluĢ ve iĢleyiĢleri itibarıyla bizzat kendilerince yürütülen
faaliyetler dıĢında ödenek aktarımı yoluyla bazı merkezi kuruluĢların (Tarım, Milli Eğitim
Bakanlıkları vb.) ihalelerini gerçekleĢtirmekte, faaliyetlerine destek olmaktadır. Ancak bu
Bakanlıkların kendi asli faaliyetleri için belirledikleri stratejiler vardır ve bunları
gerçekleĢtirmekten her anlamda bu ilgili kuruluĢlar sorumludur. Bütçe-strateji-faaliyet
sarmalı aynı kurumsal bütünlük çerçevesi içinde gerçekleĢtirmelidir. Ġl Özel Ġdaresinin
inisiyatifinde olmayan, kaynak, yetki ve sorumluluk sahibi olmadığı bir alan için stratejik
amaç ve hedef belirlemesi oldukça zorlama bir uygulama olarak görünmektedir. Örneğin;
Sağlık Hizmetleri alanında belirlenen “Hedef 3: 0 – 1 yas grubundaki bebeklerde BCG,
DaBT-IPA-HİB 3, KKK aşılarında yakalanan hedefleri devamlılığını sürdürmek. Hepatit B 3
de ki yüzde 82’ lik oranını yüzde 95’e, Td2+ aşı oranını yüzde 77’den yüzde 80’e çıkarmak ve
5 yas altı çocukların rapel aşılarını yapmak.”
“Hedef 4: 2010 yılında kızamık elimine edilecektir. Hepatit B virüs taşıyıcı insidansı
yüzde 80 oranında azaltılacak, hastalık insidansı ise yüz binde 1’in altına indirilecektir.” gibi
belirlenen hedefler ve hedeflerin amaçları ile ilgili hangi faaliyetlerle ulaĢacağını planlamak,
yılı içinde elde edilen performans bilgisi ıĢığında gereken önlemleri almak tamamen ilgili
Bakanlığın sorumluluğundadır. Ġl Özel Ġdaresi, ne uzmanlık, ne görev alanı, ne de yetki
yönüyle sağlık hizmetlerinin nitelikli hale getirilmesi hususunu belirleme konumunda
değildir. Bakanlıkların transfer ettiği ödenekleri kullanma, ihaleleri yapma, yapım sürecinin
kontrollüğü sağlık alanına iliĢkin standart ve hedefler belirlemeyi gerektirmemektedir.
Kurumlar için strateji çerçevesi misyon tanımlamaları olarak görülmelidir.
4-Performans Programı Stratejik Plan ile iliĢkilendirilmemiĢtir.
Performans Programında, Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda
yapılan faaliyetler değil, birimler bazında belirlenen faaliyetler, Stratejik Planda yer alan
amaç ve hedeflerle ilinti kurulmaksızın yer almaktadır. Dolayısıyla, Stratejik Planlama ve
Performans Programı sürecine iliĢkin mantıksal tutarlılık kaybolmuĢtur.
5-Faaliyet Raporu, Stratejik Plan ve Performans Programı ile
iliĢkilendirilmemiĢtir.
Faaliyet raporlarının temel fonksiyonu performans programında belirlenen ilgili yıl
hedeflerinin ne ölçüde gerçekleĢtiğinin ve sapma nedenlerinin ortaya konulmasıdır.
Performans Programında belirlenen hedeflerin dikkate alınmaması, bu hedeflere ne ölçüde
ulaĢıldığının ve ulaĢılamamıĢsa bunun nedenlerinin fiziki ve mali kaynaklar çerçevesinde
açıklanmaması, faaliyet raporunun iĢlevini yerine getirememesine, baĢka bir ifadeyle
performans ölçümünün gerçekleĢememesine neden olmuĢtur. Dolayısıyla, Stratejik Planlama,
Performans Programı ve Faaliyet Raporu sürecine iliĢkin mantıksal tutarlılık da
kaybolmuĢtur.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 35 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Hedeflerden Bazılarının Ölçülebilir Nitelikte Olmaması Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu’nun “Hedefler” bölümünde, stratejik planda yer alan hedeflerin nasıl olması gerektiği belirlenmiĢtir. Hedefler ulaĢılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmıĢ bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir. Buna göre hedefler; Yeterince açık ve anlaĢılabilir ayrıntıda olmalıdır. Ölçülebilir olmalıdır. Ġddialı olmalı, fakat imkânsız olmamalıdır. Sonuca odaklanmıĢ olmalıdır. Zaman çerçevesi belli olmalıdır. Görüldüğü üzere, Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu’na göre hedeflerin ölçülebilir nitelikte olması gerekmektedir. Yine aynı Kılavuza göre hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Performans göstergeleri gerçekleĢen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaĢıldığının ortaya konulmasında kullanılır. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir. Yapılan incelemede, Stratejik Planda belirlenen hedeflerin bazılarının ölçülebilir nitelikte olmadığı ve ayrıca ölçülebilir nitelikte olmayan bu hedefler için gösterge de belirlenmediği görülmüĢtür. I-Eğitim Hizmetleri Stratejik Amaç 3: Ortaöğretimin nicelik ve nitelik sorunlarını ortadan kaldırmak için; alt yapı, insan kaynakları, rehberlik ve hizmet içi eğitim alanlarında gerekli çalıĢmalar yapmak. Stratejik Hedef-3.2: 2014 yılına kadar tedarik sistemi ile okul ve kurumlarımızın ders ve laboratuar araç-gereçleri dahil her türlü donatım malzemesi ihtiyaçlarını, teknolojik geliĢmelere uygun olarak hızlı bir Ģekilde karĢılamak.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 36 Stratejik Hedef -3.4: Ġl genelinde sportif faaliyetleri desteklemek, lisanslı sporcu sayısını artırmak amacı ile yeni spor salonları inĢa etmek. Kamu idaresi cevabında: Stratejik Planlama Kılavuzundaki bu hedeflerden bazılarının ölçülebilir olmadığı görülmüĢ olan Eğitim Hizmetleri Stratejik Amaç 3'ün hedeflerinde belirtilen konular 222 sayılı Ġlköğretim Kanununa göre Ġl Özel Ġdare Bütçesine konan zorunlu ödenek ile Milli Eğitim Bakanlığından gelen yatırım ödeneklerinin birleĢtirilmesi ile yatırım programı hazırlanmaktadır. Bu maddedeki hedeflerin tamamı Ġl Milli Eğitim Müdürlüğü ile Gençlik ve Spor Ġl Müdürlüğünün hedefleri ve ödenek öngörüleri dikkate alınarak hazırlanması nedeniyle stratejik plan ile performans programı ve faaliyet raporu arasında uyumsuzluk olmaktadır. Bu bulgudaki eksiklik idaremizden ziyade Milli Eğitim Müdürlüğünün öngörmüĢ olduğu yatırımların ölçülebilir ilkesine uygunluk sağlamamasından kaynaklanmaktadır. Hazırlanacak olan stratejik planlarda kılavuzda belirtilen hususlara dikkat edilecektir. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında izlenecektir. BULGU 2: Maliyetlendirme Yapılmaması Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu’nda stratejik planda yer alması gereken temel unsurlar Ģöyle sıralanmıĢtır.
- Durum analizi (Özet)
- Katılımcılığın nasıl sağlandığına iliĢkin açıklama
- Misyon, vizyon ve temel değerler
- En az bir amaç
- Her amacın altında en az bir hedef
- Hedef ölçülebilir Ģekilde ifade edilmemiĢse ölçüm kriterleri
- Stratejiler
- Tüm amaç ve hedefleri içeren beĢ yıllık tahmini maliyet Görüldüğü üzere, Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Plan Hazırlama Kılavuzu’na göre maliyetlendirme yapılması stratejik planlamada gerekli olan bir süreçtir. Söz konusu Kılavuzda maliyetlendirme sürecindeki temel amacın, geliĢtirilen politikaların ve bunların yansıtıldığı amaç ve hedeflerin gerektirdiği maliyetlerin ortaya konulması suretiyle politika tercihlerinin ve karar alma sürecinin rasyonelleĢtirilmesine katkıda bulunmak olduğu belirtilmiĢtir. Bu nedenle, stratejik planda maliyetlendirme yapılması gereklidir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 37 Stratejik plan ve performans programı kurumların sadece ulaĢmak istedikleri amaçlarının planlaması değil, aynı zamanda bu amaca ulaĢmak için gereken kaynak ihtiyaçlarının da planlanmasıdır. Kurumlar yasalarla belirlenen görev alanları içinde hangi faaliyetleri ve hizmetleri yapacaklarını belirlerken mevcut mali kaynaklarını da göz önünde bulundurarak önceliklerini tespit edeceklerdir. Maliyetlendirme çalıĢmasının amacı stratejik plan ile bütçe arasında reel bir iliĢki oluĢturarak bir yandan stratejik plan ve performans programında yer alan faaliyetler için gerçekçi kaynak oluĢturmak, diğer yandan ise bütçelerin daha gerçekçi hazırlanmasına katkıda bulunmaktır. Bu bakıĢ açısı, planlama ve bütçe süreçlerinin koordineli ve karĢılıklı etkileĢim içerisinde yürütülmesini zorunlu kılmaktadır. Kamu idaresi cevabında: Madde hükmü gereğince gerekli maliyetlendirme yapılmamıĢtır, ancak ilçelerimizden gelen aĢırı talep ve istekler bütçemizde öngörülen gelirimizi aĢması nedeniyle bazı yatırım kalemleri yedek gibi nitelendirilerek Ġl Genel Meclisimizce stratejik plana konmaktadır. Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu’nun stratejik planda yer alması gereken maliyetlendirme unsuruna dikkat edilecektir. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında izlenecektir. BULGU 3: Stratejik Amaç Belirlenmeden Hedef Belirlenmesi Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu'nda Stratejik Planda yer alması gereken Temel Unsurlar Ģöyle sıralanmıĢtır:
- Durum analizi (Özet)
- Katılımcılığın nasıl sağlandığına iliĢkin açıklama
- Misyon, vizyon ve temel değerler
- En az bir amaç
- Her amacın altında en az bir hedef
- Hedef ölçülebilir Ģekilde ifade edilmemiĢse ölçüm kriterleri
- Stratejiler
- Tüm amaç ve hedefleri içeren beĢ yıllık tahmini maliyet Görüldüğü üzere dördüncü maddede en az bir Amaç'ın olması gerektiği
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 38 görülmektedir. Ancak, Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2010-2014 yılı Stratejik Planında III- Gençlik ve Spor Hizmetleri birimi için amaç belirlenmeden Hedef belirlendiği görülmüĢtür. Amaç belirlenmeden aĢağıdaki Hedefler belirlenmiĢtir; Hedef 4.1: Tüm yerleĢim yerlerinde semt sahalarının yapımına devam edilecektir. Hedef 4.2: Tüm ilçelerde spor salonları tamamlanacaktır. Hedef 4.3: Ġlçelerdeki futbol sahalarının daha kullanıĢlı ve iĢler halde bulundurulması ve zemin kalitesinin arttırılması için modernizasyon iĢlemi yapılacaktır. Hedef 4.4: Ġldeki çim yüzeyli futbol sahalarının zemin kalitesini arttırmak için gerekli ekipmanların alınması sağlanacaktır. Hedef 4.5: Tenis sporunu yaygınlaĢtırmak için Kamu Kurum ve KuruluĢlarının bünyesinde tenis kortu oluĢturulması sağlanacaktır. Hedef 4.6: Ġl merkezi ve ilçelerinde bulunan spor salonları modernize edilecektir. Hedef 4.7: Her yaĢtan vatandasın rahatlıkla oynayabileceği bir spor dalı olan masa tenisi için gerekli fiziki ortamlar hazırlanacaktır. Hedef 4.8: Yamaç ParaĢütü ve Rafting branĢlarını gençlerimize tanıtmak, sevdirmek ve bu branĢlarda yarıĢmacı hale getirmek için gerekli altyapı hazırlanacaktır. Hedef 4.9: Ġlde hakem sıkıntısının yaĢanmaması için hakem sayısı yüzde 60 oranında arttırılacak ve hakem semineri ve kurslarının yapılmasına devam edilecektir. Hedef 4.10: Nitelikli sporcular yetiĢtirmek için antrenör sayısı yüzde 90 oranında arttırılacaktır. Hedef 4.11: Ġldeki spor kulüpleri ve sporcu sayısı yüzde 50 oranında artırılacaktır. Hedef 4.12: Gençlik Merkezi Müdürlüğümüzün vermiĢ olduğu kurs sayısı arttırılarak gençlerin yetenekleri doğrultusunda çeĢitli branĢlarda beceri kazanması sağlanacaktır. Hedef 4.13: Sivas Belediyesinin geleneksel ve olimpik sporlarla ilgili kitle spor kulübü açması sağlanacaktır. Hedef 4.14: Sporcu performansını arttırmak için araĢtırma merkezleri kurulacaktır. Hedef 4.15: Sporcu Sağlık Merkezleri (SESAM) kurularak sporcular sağlık güvencesine kavuĢturulacaktır. Hedef 4.16: Gençlik Spor Genel Müdürlüğü çatısı altında secimle gelen özerk federasyonların oluĢumunu sağlamak için gerekli yasal giriĢimlerde bulunulacaktır. Kamu idaresi cevabında: Bu maddedeki hedeflerin tamamı Gençlik ve Spor Ġl Müdürlüğü ile müĢterek hazırlanması nedeniyle stratejik plan ile performans programı ve faaliyet raporu arasında uyumsuzluk olmaktadır. Bu bulgudaki eksiklik idaremizden ziyade
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 39 Gençlik ve Spor Ġl Müdürlüğünün öngörmüĢ olduğu hedeflere göre hazırlanmıĢtır. Ancak bundan sonra hazırlanacak stratejik planlarda, kılavuzda belirtilen hususlara dikkat edilecektir. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle , söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Planda izlenecektir. BULGU 4: Stratejik Plan Belirli Bir Sistematik Gözetilmeden DüzenlenmiĢtir Stratejik planda birimler itibariyle sıralama yapılmasına rağmen, birimlerin altında yer alan bölümlerde o birimin faaliyet alanıyla ilgili olmayan alanlar da birim faaliyeti olarak yer almıĢtır. Örneğin; III-Gençlik ve Spor Hizmetleri biriminin altına 5-Sivil Toplum KuruluĢlarıyla ĠĢbirliği Halinde Yapılabilecek Projeler baĢlığı altına çevre bilinci, ağaçlandırma vs. iliĢkin hedefler yer almaktadır. Bu olgular stratejik planın anlaĢılmasını güçleĢtirdiği gibi izlenmesini, performans bilgisinin sistematik biçimde toplanmasının ve faaliyet raporu düzenlenmesinin önünde problem oluĢturmaktadır. Kamu idaresi cevabında: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına ĠliĢkin Yönetmelik ve Kılavuzuna uygun olarak hazırlanacaktır. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Planda izlenecektir. B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 5: Performans Programının Ġçerik Ġtabariyle Stratejik Planla Uyumsuz Olması Performans programı, bir kamu idaresinin program dönemine iliĢkin performans hedeflerini, bu hedeflere ulaĢmak için yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını ve performans göstergelerini içeren programdır. Stratejik plan ve bütçe iliĢkisi performans programları aracılığı ile gerçekleĢtirilmektedir. Bütçe hazırlık sürecine entegre edilen performans programları, idare bütçelerinin stratejik planlarda belirlenmiĢ amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. Dolayısıyla performans programının stratejik planda belirlenmiĢ amaç
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 40 ve hedefler doğrultusunda bunlarla uyumlu olarak hazırlanması gerekmektedir. Oysaki yapılan incelemede, Performans Programının sistematiğinin Stratejik Planla uyuĢmadığı görülmüĢtür. Stratejik Planda; eğitim hizmetleri, sağlık hizmetleri, gençlik ve spor hizmetleri, kırsal altyapı hizmetleri, sivil savunma ile kültür ve turizm Ģeklinde bölümlenerek stratejik amaçlar belirlendiği ancak Performans Programında ise kırsal kalkınma, sosyal refahın artırılması, turizmin geliĢtirilmesi, çevresel ve mekânsal geliĢme, kurumsal yeniden yapılanma ve kurumsal yapının geliĢtirilmesi ile birim müdürleri Ģeklinde bölümlendirilmiĢ olduğu görülmüĢtür. Yanı sıra, Stratejik Plan ve Performans Programındaki stratejik amaç ve hedeflerden hiçbirinin uyuĢmadığı da görülmüĢtür. Oysa Performans Programı, Stratejik Planın yıllık uygulama dilimlerini gösteren bir belgedir. Dolayısıyla iki belge arasında böyle bir farklılık olmaması gerekmektedir. Bu olgular gerek Stratejik Planın gerekse Performans Programının anlaĢılmasını güçleĢtirdiği gibi, performans bilgisinin sistematik biçimde toplanmasını ve Performans Programının izlenmesini engellemekte ve dolayısıyla Stratejik Planlama ile Performans Programı süreci arasında mantıksal tutarlılık sağlanamadığı için ölçüm yapılmasına da imkan vermemektedir. Kamu idaresi cevabında: Bundan sonraki performans programı hazırlık çalıĢmalarında bu hususa dikkat edilecektir. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Performans Programında izlenecektir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 6: Stratejik Plan ve Performans Programında Yer Alan Hiçbir Amaç ve Hedefe ĠliĢkin Bilgi Faaliyet Raporunda Yer Almamakta Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik'in 18 inci maddesi c/2 bendinde, faaliyet raporlarında , "performans bilgileri" baĢlığı altında idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleĢme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara iliĢkin değerlendirmelere yer verilmesi gerektiği belirtilmiĢtir. Faaliyet raporlarının temel fonksiyonu performans programında belirlenen ilgili yıl hedeflerinin ne ölçüde gerçekleĢtiğinin ve sapma nedenlerinin ortaya konulmasıdır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 41 Performans Programında belirlenen hedeflerin dikkate alınmaması, bu hedeflere ne ölçüde ulaĢıldığının ve ulaĢılamamıĢsa bunun nedenlerinin fiziki ve mali kaynaklar çerçevesinde açıklanmaması, faaliyet raporunun iĢlevini yerine getirememesine, baĢka bir ifadeyle performans ölçümünün yapılamamasına neden olmuĢtur. Dolayısıyla, Stratejik Planlama, Performans Programı ve Faaliyet Raporu sürecine iliĢkin mantıksal tutarlılık da kaybolmuĢ ve dolayısıyla ölçüm yapmaya imkân sağlayacak bir bilgi tabanı oluĢmamıĢtır. Kamu idaresi cevabında: Ġleriki yıllarda faaliyet raporları hazırlanırken bu hususa dikkat edilecektir. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında izlenecektir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 7: Kurum, Performans Bilgisi Üretiminde Kullanılacak Verilere ĠliĢkin Bir Sistem OluĢturmamıĢtır. Yılsonunda birimlerin yıl içinde gerçekleĢtirdikleri faaliyetlere iliĢkin elde edilen bilgiler raporun oluĢturulmasında kullanılmaktadır. Ancak, hangi performans bilgilerinin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi periyotlarda bu bilgilerin elde edileceğine, hangi verilerin nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına iliĢkin herhangi bir öngörüde bulunulmamıĢ, bu çerçevede bir sistem oluĢturulmamıĢtır. Performans yönetimi döngüsünün beklentileri karĢılayabilecek Ģekilde iĢlerliğinin sağlanabilmesi için, hedeflere ulaĢma düzeyini belirleyecek performans bilgisinin güvenilirliğini sağlamaya yönelik bir sistem oluĢturulması ve bu sistemin iĢlerliğini sağlamaya yönelik önlem ve kontrollerin oluĢturulması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında: Planlama sürecinde bu konuda gerekli çalıĢmalar yapılacaktır. Sonuç olarak: Kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında izlenecektir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Sivas Ġl Özel Ġdaresi 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 42 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr