2013 - TOKAT İL ÖZEL İDARESİ.pdf
TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2013 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ağustos 2014
İÇERİK
I) TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2013 YILI DÜZENLĠLĠK
DENETĠMĠ RAPORU ( Sayfa no. 1-10)
II) TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2013 YILI PERFORMANS
DENETĠMĠ RAPORU (Sayfa no. 15-28)
TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2013 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠMĠ RAPORU
İÇİNDEKİLER KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ .................................. 1 DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ........................................................ 3 SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU ....................................................................................................................... 3 DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ................................................................... 3 DENETĠM GÖRÜġÜ ........................................................................................................................................... 4 DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER .................................... 4 EKLER................................................................................................................................................................... 6
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 1
KAMU İDARESİNİN MALİ YAPISI VE MALİ TABLOLARI
HAKKINDA BİLGİ
Kurumun muhasebe iĢlemleri, 10.12.2003 tarihli ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi
ve Kontrol Kanununun 49’uncu, 22.02.2005 tarihli ve 5302 Sayılı Ġl Özel Ġdaresi Kanununun
48’inci, 03.07.2005 tarihli ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 65’inci, 26.05.2005 tarihli ve
5355 Sayılı Mahalli Ġdare Birlikleri Kanununun 18 ve 22’inci maddeleri uyarınca çıkarılmıĢ
olan “Mahalli Ġdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği” ile 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı
Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 33’üncü, 26.05.2005 tarihli ve 5355 sayılı
Mahalli Ġdare Birlikleri Kanununun 18’inci maddeleri uyarınca çıkarılmıĢ bulunan “Mahalli
Ġdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği” ne göre yürütülmektedir.
Kurumun 2013 yılı bütçe gelir ve gider rakamları ile bu yılda gerçekleĢen gelir ve gider
rakamları aĢağıda gösterildiği gibidir.
2013 MALI YILI (12) AYLIK
BÜTÇE GĠDERLERĠ Bütçe Ödeneği (TL) Harcama (TL)
Yazı ĠĢleri Müdürlüğü 20.800,00 11.800,06
Kültür ve Sosyal ĠĢler Müdürlüğü 293.710,00 352.395,98
Özel Kalem Müdürlüğü 1.062.060,00 1.133.418,46
Mali Hizmetler Müdürlüğü 16.349.353,00 52.186.167.605
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 50.003,00 37.163,50
Destek Hizmetler Müdürlüğü 5.793.107,00 6.355.434,31
Ġnsan Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğü 7.011.674,00 29.617.934,84
Yapı Kontrol Müdürlüğü 6.073.911,00 5.327412,18
Encümen Müdürlüğü 12.440,00 …..
Yol ve UlaĢım Hizmetleri Müdürlüğü 2.450.201,00 3.672.686,28
Tarımsal Hizmetler Müdürlüğü 5.941.603,00 6.923.327,17
Plan Proje Yatırım ve ĠnĢaat
Müdürlüğü 5,00 …..
Emlak Ġstimlak Müdürlüğü 1.955.953,00 2.018.705,73
Hukuk Bürosu 156.000,00 170.120,26
Ġlçe Özel Ġdareleri 829.180,00 25.214.107,58
TOPLAM 48.000.000,00 133.020.673,95
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 2
Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe
Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5’inci maddesi gereğince hesap
dönemi sonunda SayıĢtay’a gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer
alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8’inci maddesinde yer
alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır.
BirleĢtirilmiĢ veriler defteri.
Geçici ve kesin mizan.
Bilanço.
Kasa sayım tutanağı,
Banka mevcudu tespit tutanağı,
Alınan çekler sayım tutanağı,
Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı,
Teminat mektupları sayım tutanağı,
Değerli kâğıtlar sayım tutanağı,
TaĢınır kesin hesap cetveli ile taĢınır hesabı icmal cetveli,
Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu,
Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,
Faaliyet sonuçları tablosu.
Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet
sonuçları tablosuna verilmiĢtir.
2013 MALI YILI Bütçe Tahmini (TL) GerçekleĢme (TL)
BÜTÇE GELĠRLERĠ
Vergi Gelirleri 500.001,00 228.337,63
TeĢebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 1.700.036,00 1.210.712,46
Alınan BağıĢ Yardımlar 800.030,00 106.120.938,44
Diğer Gelirler
TOPLAM
44.599.920,00 48.443.427,77
Sermaye Gelirleri
TOPLAM
400.012,00 0,00
Alacaklardan Tahsilât 1,00 0,00
TOPLAM
48.000.000,00 156.003.416,30
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 3 DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 4
sistemleri de değerlendirilmiĢtir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve
mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi,
belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri
oluĢturmaktadır.
Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve
uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor
ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.
DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE
DEĞERLENDİRMELER
BULGU 1:
Ġç Kontrol Sisteminin KurulmamıĢ Olması
Tokat Ġl Özel Ġdaresinde, Ġç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve
geliĢtirilmesi yönünde, yürürlükteki Ġç Kontrol mevzuatı gereklerinin yerine getirilmediği
tespit edilmiĢtir.
ġöyle ki; Maliye Bakanlığı tarafından 31.12.2005 tarihli ve 26040–3 mükerrer sayılı
Resmi Gazetede yayınlanan ve 01.01.2006 da yürürlüğe giren Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole
ĠliĢkin Usul ve Esasların “Ġç Kontrol Standartları” baĢlıklı 5 inci maddesinde; “İç kontrol
standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından
belirlenir ve yayımlanır. İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara
uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Kanuna ve iç kontrol standartlarına
aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve
özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir.” hükmü yer almaktadır.
Mezkûr hüküm gereği Maliye Bakanlığı, Kamu Ġdarelerinde iç kontrol sisteminin
oluĢturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliĢtirilmesi amacıyla gerekli standart ve temel
Ģartları belirlemiĢ ve “Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği” adı altında 26.12.2007 tarih ve
26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlamıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 5 Buna göre, Kurumun, “Kamu Ġç Kontrol Standartları”na uyumlu bir Ġç Kontrol Sistemi oluĢturmak üzere; yapması gereken çalıĢmaları belirlemesi, bu çalıĢmalar için eylem planını oluĢturması, gerekli prosedür ve düzenlemeleri hazırlayarak söz konusu çalıĢmalarını en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlaması gerekirdi. Kamu Ġdarelerinin, Ġç kontrol Sistemlerinin oluĢturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliĢtirilmesine rehberlik etmesi amacıyla Maliye Bakanlığı tarafından ayrıca Kamu Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi hazırlanmıĢtır. Bu rehber ve rehberde yer alan temel ilkeler doğrultusunda, Kurumun, kendi Eylem Planını hazırlaması ve 30.06.2009 tarihine kadar tamamlayıp Üst Yöneticinin onayına sunması, akabinde Maliye Bakanlığına göndermesi ve Eylem Planı doğrultusunda yapması gereken çalıĢmalarını da 30.06.2011 tarihine kadar tamamlayacağını öngörmesi gerekirdi. Gerek 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gerekse bu Kanuna dayanılarak Maliye Bakanlığınca düzenlenen Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslarda; Ġç kontrol sistemi ile ilgili yetki ve sorumluluklar tanımlanmıĢtır. Buna göre, Üst yöneticiler, yukarıda bahsedilen iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri, görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve iĢlemlere iliĢkin olarak iç kontrolün iĢleyiĢinden, Kurum Strateji GeliĢtirme birimi ise, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliĢtirilmesinden, Ġç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sistemi iĢleyiĢinin (Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleĢme sonuçlarını) yöneticilerin görüĢü, kiĢi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıĢ denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak en az altı ayda bir olmak üzere düzenli olarak izlenmesi, değerlendirilmesi ve eylem planı formatında üst yöneticiye raporlamasından sorumludur. Kurumda yapılan denetimler sırasında, Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde yer alan standartların karĢılığı olan eylemler belirlenerek gerekli çalıĢmaların baĢlatılmadığı gözlenmiĢtir. Bu konuda Maliye Bakanlığınca yürütülen izleme çalıĢmaları sonucunda çıkartılan 02.12.2013 tarihli ve 7041396-24-10775 sayılı Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi de dikkate alınarak iç kontrol eylem planının hazırlanması ve bu eylemleri gerçekleĢtirmek amacıyla düzenlenecek programlara göre gerekli çalıĢmaların baĢlatılması gerekmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 6 EKLER EK-1: KAMU ĠDARESĠ MALĠ TABLOLARI
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 7
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 8
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 9
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 10
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 11 TOKAT ĠL ÖZEL ĠDARESĠ 2013 YILI PERFORMANS DENETĠMĠ RAPORU
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 12
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 13 İÇİNDEKİLER ÖZET ............................................................................................................................................................... 15 DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ................................................................................ 16 DENETİM BULGU VE DEĞERLENDİRMELERİ .................................................................................................... 17
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 14
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 15 ÖZET Bu rapor, Tokat Ġl Özel Ġdaresine yönelik performans bilgisi denetimimizin sonuçlarını ve bulgularını özetlemektedir. 6085 sayılı Kanun’unun 36’ncı maddesi uyarınca SayıĢtay, “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleĢtirilen denetim” olarak tanımlanan performans bilgisi denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. SayıĢtay, Tokat Ġl Özel Ġdaresinin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının bir değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakileri denetlemiĢtir: Performans bilgisi için geçerli olan raporlama gerekliliklerine uygunluk, Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunda yer alan performans bilgisinin içeriği ve Performansı ölçmek için kullanılan ve performans bilgisini üreten veri kayıt sistemleri. Performans Bilgisinin Denetimi çerçevesinde Tokat Ġl Özel Ġdaresine ait 2011- 2015 yılları Stratejik Planı, 2013 yılı Performans Programı ve Faaliyet Raporunun, raporlama gereklilikleri açısından değerlendirilmesinde, yasalarca belirlenen süre ve tanımlamalara uygun olarak söz konusu dokümanların hazırlandığı ve kamuya sunulduğu, dolayısıyla kurumun raporlama gereklilikleri açısından görevini yerine getirdiği anlaĢılmıĢtır. Performans bilgisinin içeriğine ve veri kayıt sistemine iliĢkin olarak yapılan incelememizde ise üzerinde durulması gereken bazı hususlar tespit edilmiĢtir: Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı hedefler amacı gerçekleĢtirmede yetersiz olup bazı hedefler ise amaçlarla ilgili değildir. Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı göstergeler hedeflerle ilgili değildir. Performans Programında yer alan bazı hedeflere iliĢkin gösterge tespit edilmemiĢtir. Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı hedef ve göstergeler ölçülebilir nitelikte değildir ve iyi tanımlanmamıĢtır. Bütçeden kaynak ayrılmayan bazı hedefler Performans Programında yer almaktadır. Faaliyet Raporunda yer alan bazı hedef ve göstergeler Performans Programı ile uyumlu değildir. Faaliyet Raporunda, Performans Programında öngörülen bazı hedeflere ulaĢamamaya iliĢkin nedenler açıklanmamıĢtır. Performans Programında yer alan bazı hedefler Faaliyet Raporunda yer almamaktadır. Veri kayıt sistemine iliĢkin olarak yapılan incelememizde ise, güvenilir ve doğru bilgi üretecek bir sistemin henüz oluĢturulmadığı anlaĢılmıĢtır.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 16 DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır Denetimler, kamu idaresinin faaliyet raporlarında yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu çerçevede, raporlama gerekliliklerine uygunluk ve performans bilgisinin içeriği hakkında kanaate varmak amacıyla Tokat Ġl Özel Ġdaresinin yayımladığı aĢağıdaki dokümanlar gözden geçirilmiĢtir: • 2011- 2015 dönemine ait Stratejik Plan, • 2013 yılı Performans Programı, • 2013 yılı Faaliyet Raporu. Denetim yukarıda sayılan üç belge üzerinden kamu idaresinin raporlama gerekliliklerine uyumunun değerlendirilmesi, bu belgelerde sunulan performans bilgisinin değerlendirilmesi ve performans bilgisinin üretilmesi için kullanılan veri kayıt sistemlerinin değerlendirilmesi yoluyla gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu değerlendirmeler için kullanılan kriterler aĢağıda yer alan Tablo 1, Tablo 2 ve Tablo 3’te görülmektedir. Tablo 1: Raporlama gerekliliklerine uygunluk kriterleri Mevcudiyet Tokat Ġl Özel Ġdaresinin, plan, program ve raporlarını yayımlayıp yayımlamadığı Zamanlılık Tokat Ġl Özel Ġdaresinin, plan, program ve raporlarını yasal süre içinde yayımlayıp yayımlamadığı Sunum Tokat Ġl Özel Ġdaresinin, plan, program ve raporlarının ilgili mevzuatla belirlenen usullere uyumlu olup olmadığı Tablo 2: Performans bilgisinin içeriğine yönelik kriterler Stratejik Plan ve Performans Programı Ġlgililik: Hedefler, göstergeler ve faaliyetler arasında mantıksal bağlantı olması Ölçülebilirlik: Performans programlarındaki hedeflerin ve göstergelerin ölçülebilir olması Ġyi tanımlanma: Hedefin açık ve net bir tanımının olması Faaliyet Raporu Tutarlılık: Hedeflerin, denetlenen idarenin planlama ve raporlama dokümanlarında (göstergeler ve alt hedefler dâhil) tutarlı olarak kullanılması Doğrulanabilirlik: Raporlanan değerlerin, temel veri kayıt sistemlerinin
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 17 çıktısıyla tutarlı olması Ġkna edicilik/ Geçerlilik: Planlanan ve raporlanan performans arasındaki her tür sapmanın denetlenen idare tarafından ele alınması ve sapmayı açıklayan nedenlerin geçerli/ inandırıcı olması Tablo 3: Veri kayıt sistemlerinin güvenilirliğine yönelik kriterler Doğruluk Üretilen performans bilgisinin gerçekleĢmeleri doğru yansıtması ve göstergenin tanımına dayalı olarak gerçekleĢmelerle ilgili olmayan hususları içermemesi Tamlık Üretilen performans bilgisinin gerçekleĢmeleri tam olarak yansıtması ve göstergenin tanımına dayalı olarak dâhil edilmesi gereken herhangi bir husus dıĢarıda bırakmaması DENETİM BULGU VE DEĞERLENDİRMELERİ
- BÖLÜM- Raporlama Gerekliliklerine Uyum Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporu ile ilgili olarak Tokat Ġl Özel Ġdaresinin (ġekil 1’deki kriterler esas alınarak) raporlama gerekliliklerine uyduğu sonucuna varılmıĢtır.
- BÖLÜM- Performans Bilgisinin Ġçeriği — Stratejik Plan ve Performans Programında Yer Alan Performans Bilgisinin Ġçeriği AĢağıda detayları verilen bulgular temel alınarak Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2011-2013 dönemine ait stratejik planı ile 2013 yılı Performans Programında sunduğu performans bilgisi içeriğinin (ġekil 2’deki) kriterlere kısmen uyduğu sonucuna varılmıĢtır. Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan performans bilgilerinin içeriği raporumuzun “Denetimin Amacı ve Kapsamı” bölümünde açıklandığı üzere ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma açısından incelenmiĢtir. Tokat Ġl Özel Ġdaresinin plan ve yıllık programlarında yer alan amaçlarına ulaĢmak için bir yol olarak ortaya koydukları hedeflerin ne derece amacı gerçekleĢtirmeye yönelik olduğu, bu hedeflerle hedefleri gerçekleĢtirmek üzere yapılan faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek ve değerlendirmek üzere tespit edilen göstergelerin amaçlarla çakıĢıp çakıĢmadığı, göstergelerin ölçülebilir nitelikte olup olmadığı ve hedef ve göstergelerin açık ve anlaĢılabilir Ģekilde ifade edilip edilmediği kriterleri esas alınarak yapılan incelemede tespit edilen bulgularımız aĢağıda yer almaktadır. Bulgular: 1-Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı hedefler amaçla ilgili olmakla birlikte tek baĢına amacı gerçekleĢtirmek için yetersizdir. Örneğin;
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 18 Birim Amaç Hedef Değerlendirme Ġskan ve Toplum Refahı Hiz. 1-Tüm kırsal yerleĢim birimlerine sağlıklı ve yeterli içme suyu sağlanacaktır. 1.3. Kırsal yerleĢim birimlerine sağlıklı içme suyu sağlayabilmek amacıyla 2011- 2015 yıllarında 500 depoda klorlama ünitesi kurularak mevcut su depolarının %35 ine klorlama makinesi tesis edilecektir. Klorlama ile ilgili hedefin amacı gerçekleĢtirmek için yetersiz olduğu, örneğin, sağlıklı içme suyunu güvenceye almak için Ģebeke üzerinden periyodik su analizleri yapılması gerektiği düĢünülmektedir. Ruhsat ve Denetim Hizmetleri 3-Tabii ve suni göllerde ve akarsularda kıyı kenar çizgisinin tespiti, kıyıların kullanılması ve korunması ile kıyılarda doldurma ve kurutma yoluyla kazanılan alanlarda, sahil Ģeritlerinde planlama ve uygulama esaslarını belirlemek. 3.1. 2013 yılı içerisinde Tokat ilinde bulunan göl ve akarsularda kıyı kenar çizgilerinin belirlenmesi. Hedef sadece kıyı kenar çizgisi belirlenmesine yönelik. Oysa amaç planlama ve uygulama esaslarının belirlenmesini de kapsıyor. Buna yönelik bir hedefe ise yer verilmemiĢtir. Kamu idaresi cevabında özetle, özel idarenin farklı konularda çalıĢmalar yapması ve birçok farklı dıĢ kurumların yatırımlarına destek sağlaması, bütçe ayrılması muhtemel tüm konuların stratejik planda yer alması gibi hatalı bir uygulamaya neden olduğu ve bu durumun hedefleri tam olarak belirlenemeyen amaçların stratejik planda yer alması sonucunu doğurduğu belirtilmiĢ, 2015- 2019 Yılı Stratejik Planlama döneminde sadece kurumun asli görevleri ile ilgili amaçlara yer verileceği belirtilmiĢtir. Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında izlenecektir. 2- Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı hedefler amaçla ilgili değildir. Örneğin;
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 19
Birim Amaç Hedef Değerlendirme
Sosyal Hizmetler 1. Sosyal
Hizmetlerde AB
Standartlarında bir
hizmet anlayıĢı
içerisinde sosyal
yardıma ihtiyaç
hisseden herkesin
yanında yer
alınacaktır.Toplumun
her kesiminin üretime
katılımı
sağlanacaktır.
1.1.Sosyal Hizmetler
hizmet binalarının
bakım onarımı ile
kuruluĢun
ihtiyaçlarının
teminine katkı
sağlanacaktır.
Hizmet binası bakım
ve onarımı, amacı
gerçekleĢtirmeye
yönelik bir hedef
değildir. Amaç-hedef
bağlantısı son derece
zayıf görünmektedir.
Ġskan ve Toplum
Refahı Hiz.
3.UlaĢımın hızlı ve
güvenli bir Ģekilde
sağlanabilmesi için
bütün kırsal yerleĢim
birimi yolları çağdaĢ
standartlara
kavuĢturulacaktır.
3.6.Grup yollarının
sıcak asfalt kaplama
yapılabilmesi için
“Sıcak Asfalt
Plenti”nin kurulması
gerçekleĢtirilecektir.
Hedef amacı
gerçekleĢtirmeye
uygun olmalıdır.
Asfalt plenti
kurulması bir
faaliyettir. Hedef
niteliğinde değildir.
Kamu idaresi cevabında özetle, özel idarenin farklı konularda çalıĢmalar yapması ve
birçok farklı dıĢ kurumların yatırımlarına destek sağlaması, bütçe ayrılması muhtemel tüm
konuların stratejik planda yer alması gibi hatalı bir uygulamaya neden olduğu ve bu durumun
hedefleri tam olarak belirlenemeyen amaçların stratejik planda yer alması sonucunu
doğurduğu belirtilmiĢ, 2015- 2019 Yılı Stratejik Planlama döneminde sadece kurumun asli
görevleri ile ilgili amaçlara yer verileceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz
konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında
izlenecektir.
3- Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı göstergeler hedefle ilgili
değildir. Örneğin;
Birim Hedef Gösterge Değerlendirme
Ġskân ve Toplum
Refahı Hiz.
4.1. Ġdare bünyesinde
inĢa edilen “Parke
Yapım Tesisinde”
üretilen kilitli beton
parke kullanılarak;
2011- 2015 yılları
içerisinde toplam 250
köyde, kilitli beton
parke çalıĢması
yapılacaktır. Böylece
köylerimizin daha
temiz, daha güzel ve
daha yaĢanılır
olmasına katkı
-Üretimi yapılan
kilitli beton parke
sayısı
Parke çalıĢması yapılan alan Göstergeler hedefle ilgili değil. Hedef köy sayısı olarak belirtildiği halde, göstergeler parke sayısı ve metrekare olarak belirtilmiĢ.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 20
sağlanacaktır.
Tarımsal Hizmetler 3.1. Tokat yöresi
arazilerinin detaylı
etüd ve haritalanması
yapılacaktır.
-Proje ile ilgili alınan
araç sayısı
-Araziden alınan
toprak profil sayısı
-Yapılan analiz sayısı
Göstergeler hedefe
ulaĢılıp
ulaĢılmadığını
ölçecek nitelikte
değildir. Performans
hedefi haritalanma
yüzdesi, göstergeler
ise analiz, alınan
toprak profili ve araç
sayısı olarak
belirtilmiĢtir.
Ruhsat ve Denetim
Hizmetleri
2.2.Köy içi imar ve
ruhsatlandırma
faaliyetlerinin daha
düzenli ve etkin hale
getirilebilmesi
amacıyla; Ruhsat ve
Denetim Müdürlüğü
faaliyetleri ile ilgili
olarak, tüm köy
muhtarlığının
bilgilendirilmesi
sağlanacaktır.
Kaçak yapı kontrolü
yapılan köy sayısı
Gösterge hedefi
ölçecek nitelikte
değil. Örneğin,
“bilgilendirilen köy
oranı” uygun bir
gösterge olabilirdi.
Kamu idaresi cevabında özetle, hedeflerle ilgili performans göstergelerinin hedef
olarak yazıldığı, performans göstergesi olarak ise hedefi destekleyici unsurlara yer verildiği,
yeni hazırlanacak stratejik planda bu hususa dikkat edileceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz
konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında
izlenecektir.
4- Performans Programında yer alan bazı hedeflere iliĢkin gösterge tespit edilmemiĢtir.
Örneğin;
Birim Hedef Gösterge Değerlendirme
Kültür ve Turizm
Hizmetleri
1.1.2013 yılının
sonuna kadar,
somut olmayan
kültürel
mirasların
envanteri
çıkarılacak ve
koruma amaçlı
imar planı
hazırlanacaktır.
Sosyal Hizmetler 1.1.Sosyal Hizmetler
hizmet
binalarının
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 21
bakım onarımı
ile kuruluĢun
ihtiyaçlarının
teminine katkı
sağlanacaktır.
Kamu idaresi cevabında özetle, dıĢ kurumlara iliĢkin amaç ve gösterge belirlemek ve
sonuçlarını almanın her zaman mümkün olmaması nedeniyle bu sonucun doğduğu, yeni
stratejik planda dıĢ kurumlarla ilgili amaca yer verilmeyeceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz
konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında
izlenecektir.
5- Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan bazı hedef ve göstergeler
ölçülebilir nitelikte değildir ve iyi tanımlanmamıĢtır. Örneğin;
Birim Hedef Gösterge Değerlendirme
Ġskan ve Toplum
Refahı Hiz.
4.3. Ġl bayındırlık ve
imar hizmetlerinin
etkinliğinin
arttırılmasına katkı
sağlanacaktır.
Temizlik malzemesi,
büro makinası,
kırtasiye vb. alımlar
Hedef ve göstergeler
muğlak.
Ölçülebilirlik ve iyi
tanımlanma açısından
problemli. Malzeme,
kırtasiye alımı hizmet
etkinliğini ölçücü
karakterde değil.
Ġskan ve Toplum
Refahı Hiz.
4.4. Köy içi
bayındırlık
hizmetlerinin daha
iyi standartlara
kavuĢturulması
sağlanacaktır.
Köy içi küçük çaplı
imar hizmetlerinin
karĢılanması
Somut ve ölçülebilir
nitelikte hedef
konulmamıĢ.
Tarımsal Hizmetler 2.2. Hayvan hastalık
ve zararlıları ile
mücadele
kapsamında yılda 30
adet yayım projesi
yapılacaktır.
Mücadele
kapsamında dağıtılan
ilaç miktarı
Hedef iyi
tanımlanmamıĢ.
“Yayın projesi”
ifadesi, hedefi
açıklayacak bir
tanımlama değil.
Gösterge tamamen
ilgisiz.
Kamu idaresi cevabında özetle, dıĢ kurumlarla ilgili belirlenen amaçlarda bu
durumun yaĢandığı, yeni stratejik planda dıĢ kurumlara yer verilmemesi ile sorunun
çözüleceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz
konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında
izlenecektir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 22
6-Performans Programında yer alan bazı hedefler için bütçeden kaynak ayrılmadığı ve
bu hedeflerle ilgili hiçbir faaliyette bulunulmadığı görülmüĢtür. Örneğin;
Birim Hedef Değerlendirme
Tarımsal
Hizmetler
1.7. 2011- 2015 yılları arasında Tokat ili
merkez ve ilçelerinde en az 20 gıda
iĢletmesine hijyen ve iĢletme sanitasyonu
hakkında eğitim verilecektir.
Bir hedefi
gerçekleĢtirmeye yönelik
olarak gerektiği halde
bütçe ayrılmıyor ve buna
yönelik bir faaliyet
planlanmıyor ise,
performans programına
alınmaması gerekir.
Eğitim Gençlik ve
Spor Hizmetleri
1.6. Okul ve kurumlarımızın ders ve
laboratuar araç-gereç ve diğer donanım
malzemesi ihtiyaçlarını, öğretim
programlarına ve teknolojik geliĢmelere
uygun olarak karĢılanmasına yönelik
olarak; 2011- 2015 yılları içerisinde, il
genelindeki sınıfların %60’ının teknolojik
düzeyi arttırılacaktır.
Kamu idaresi cevabında özetle, yeni performans programı hazırlanırken bu hususa
dikkat edileceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz
konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Stratejik Plan ve Performans Programında
izlenecektir.
— Faaliyet Raporu’nda yer alan performans bilgisinin içeriği
AĢağıda detayları verilen bulgular temel alınarak Tokat Ġl Özel Ġdaresinin 2013 yılı
Faaliyet Raporunda sunduğu performans bilgisi içeriğinin (ġekil 2’deki) kriterlere kısmen
uyduğu sonucuna varılmıĢtır.
Faaliyet Raporunda yer alan performans bilgisinin içeriği raporumuzun “ Denetimin
Amacı ve Kapsamı” bölümünde açıklandığı üzere tutarlılık, doğrulanabilirlik ve ikna edicilik
kriterleri esas alınarak incelenmiĢtir. Faaliyet Raporunda sunulan hedef ve göstergelerin
performans programında sunulanlarla tutarlı olması, raporda yer alan verilerin doğruluğunun
tespiti ve planlanan ve gerçekleĢen hedefler arasındaki sapmaların geçerli nedenlerle
açıklanmaları hususları göz önüne alınarak yapılan incelememiz sonucunda tespit edilen
bulgularımız aĢağıda yer almaktadır.
Bulgular:
1-Faaliyet Raporunda yer alan bazı hedef ve göstergelerin Performans Programı ile
tutarlı olmadığı görülmüĢtür. Örneğin;
Birim Amaç Performans
Programında yer
alan hedef
Faaliyet
raporunda
gösterilen
hedef
Değerlendirme
Ruhsat ve 2.2. Köy içi imar ve Bilgilendirilecek 100 Bilgilendirilecek
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 23 Denetim Müdürlüğü ruhsatlandırma faaliyetlerinin daha düzenli ve etkili hale getirilebilmesi amacıyla, Ruh.ve Den.Md.lüğü faaliyetleri ile ilgili olarak tüm köy muhtarlığının bilgilendirilmesi sağlanacaktır. muhtar sayısı:583 muhtar sayısına iliĢkin hedef performans programında 583 olarak yer almasına karĢın, faaliyet raporunda gerçekleĢme düzeyine indirilerek 100 olarak gösterilmiĢtir. Sağlık Hizmetleri
- Ġl genelinde
bulunan 112 A.S.H.
Ġstasyonlarının
doğalgaz
dönüĢümleri ile
bunlara ait bakım
ve onarımların
yaptırılması,
mevcut
ambulansların
yenilenmesi
3 adet 112 A.S.H
Ġstasyonunun
bakımı, 2 adet
A.S.H
Ġstasyonunun
doğalgaz
dönüĢümü, 5 adet
ambulans alımı.
Ambulans
alımı: 1
Per. Programındaki
amaç ve hedefle,
faaliyet raporundaki
amaç ve hedef
uyuĢmamaktadır.
Ambulans alımı
faaliyet raporunda
hedef olarak yer
almamakta olup,
sadece Ġl Sağlık
Müdürlüğünün bir
faaliyeti olarak yer
almaktadır. Özel Ġdare
Md.lüğünün bu hedef
için ayırdığı kaynağın
da harcanıp
harcanmadığına iliĢkin
bir bilgi yoktur.
Kamu idaresi cevabında özetle, stratejik planda amaç ve hedeflerin çok geniĢ
tutulması, performans programında belirlenen göstergelere tam olarak ulaĢılamaması
nedeniyle bu sonucun doğduğu, yeni stratejik planda konuya dikkat edileceği belirtilmiĢtir.
Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, söz konusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki Faaliyet Raporunda izlenecektir. 2-Bazı hedefler Performans Programı ile öngörülenin altında kalmasına rağmen, faaliyet raporunda hedefe ulaĢamamaya iliĢkin nedenlerin açıklanmadığı görülmüĢtür. Örneğin; Birim Amaç Performans Programında yer alan hedef Faaliyet raporunda gerçekleĢme Değerlendirme Eğitim, Gençlik ve Spor Hizmetleri 3.1. Yeni spor tesisi yapılması 12 (adet) 1 (adet) Neden belirtilmemiĢ.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 24 Kamu idaresi cevabında özetle, Faaliyet Raporunda hedefe ulaĢamamaya iliĢkin nedenlere yer verilmemesinin dikkatsizlik sonucu oluĢtuğu, bundan sonraki süreçte daha çok dikkat edileceği belirtilmiĢtir. Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, sözkonusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki faaliyet raporunda izlenecektir. 3-Performans Programında yer alan bazı hedeflerin Faaliyet Raporunda yer almadığı görülmüĢtür. Örneğin; Birim Amaç Performans Programında yer alan hedef Faaliyet raporunda gerçekleĢme Değerlendirme Sanayi ve Ticaret Hizmetleri 1.Tokat ilini, ekonomik kaynaklarını en iyi Ģekilde değerlendirebilen, dıĢ dünya ile entegre olmuĢ bir sanayi ve ticaret yapısına kavuĢturmak. 1.1.Ġl sanayi ve ticari faaliyetlerine yönelik olarak; çeĢitli bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerine destek sağlanacaktır1.3. Tüketici bilinçlendirme faaliyetine destek sağlanacaktır.1.4 . Tokat ili ile özdeĢleĢen, coğrafi iĢaret ve yöresel ürünlerin tescilinin yapılması sağlanacaktır. Performans programında yer alan 4 hedeften sadece biri faaliyet raporunda yer alıyor.1.1, 1.3, 1.4 numaralı hedeflere ait herhangi bir açıklama yok. Çevre Koruma ve Dinlenme Hizmetleri 1.Ġnsanlara temiz ve yaĢanabilir bir çevre oluĢturmak. 1.2. Kırsal yerleĢim birimlerinde daha temiz bir çevre oluĢturulması amacıyla; çöp konteynırları alınacaktır. Harcama birimi Yapı Kontrol Müdürlüğü olan 1.2 numaralı hedef faaliyet raporunda yer almıyor. Kamu idaresi cevabında özetle, hedefle ilgili bir faaliyet gerçekleĢmemiĢse raporda yer almadığı, ancak bundan sonra faaliyet yapılmasa dahi gerekçeleri ile yer verileceği belirtilmiĢtir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 25 Sonuç olarak, kurumun bulgumuzda yer verilen tespitlere katılması nedeniyle, sözkonusu önerilere iliĢkin konular bir sonraki faaliyet raporunda izlenecektir. 3. BÖLÜM- Veri Kayıt Sistemleri Kurum, performans bilgisi üretiminde kullanılacak verilere iliĢkin bir sistem oluĢturmamıĢtır. Yıl sonunda hedeflerin ilgili oldukları birimlerden resmi yazı ile toplanan bilgiler faaliyet raporunda kullanılmaktadır. Ancak, hangi performans bilgilerinin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi periyotlarda bu bilgilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına iliĢkin herhangi bir öngörüde bulunulmamıĢ, bu çerçevede bir sistem oluĢturulmamıĢtır. Performans yönetimi döngüsünün beklentileri karĢılayabilecek Ģekilde iĢlerliğinin, hedeflere ulaĢma düzeyini belirleyecek performans bilgisinin güvenilirliğini sağlamaya yönelik bir sistem oluĢturulmasına ve bu sistemin iĢlerliğini sağlamaya yönelik önlem ve kontrollerin varlığına bağlı olduğu gerçeği gözardı edilmemelidir. Kamu idaresi cevabında özetle, Stratejik plan amaç, hedef ve göstergelerinin Kurum ile ilgili asli iĢlerde ve stratejik konularda belirlenmesi durumunda daha iyi bir veri sistemi oluĢturulacağı, elektronik ortamda veri sistemi oluĢturulmasına yönelik kurum çalıĢmalarının bulunduğu ve bu konuda önemli mesafelerin alındığı belirtilmiĢtir. Sonuç olarak, kurumun veri kayıt sistemi ile ilgili tespitlerimize katılması ve bu alana iliĢkin iyileĢtirme çalıĢmalarına baĢlanılması nedeniyle, sistemdeki geliĢmeler bundan sonraki denetimimiz sırasında izlenecektir. 4. BÖLÜM- Diğer Hususlar Performans ölçüm sistemine yönelik olarak raporumuzun yukarıda yer alan bölümlerinde yapılan değerlendirmeler dıĢında, stratejik planlama uygulamasının isterlere uygun iĢleyiĢi yönüyle hayati öneme haiz bazı hususların vurgulanması gerekmektedir: 1- A) Stratejik planda belirlenen amaç ve hedef sayısı planın stratejik olma niteliğine gölge düĢürmektedir. Stratejik planda 10 ayrı alan için 21 stratejik amaç belirlenmiĢtir. Bu olgu, kurumda yürütülen hemen her faaliyet kümesi için bir amaç oluĢturulduğunu göstermektedir. Oysa stratejik plan bir öncelikler rejimidir. Kurum misyon ve vizyonunun tanımlanmasından sonra kuruma iliĢkin bir durum analizinin gerçekleĢtirilmesi, mevcut durum ile vizyonda çizilen resme ulaĢılabilmesini sağlayacak stratejik öneme haiz amaçların ortaya konulması gerekmektedir. Bir kurum bünyesinde gerçekleĢtirilen her faaliyetin stratejik plan içerisine dahil edilmeye çalıĢılması stratejik planın “stratejik” olma niteliği ile bağdaĢmamaktadır. Planlama ile stratejik planlama anlayıĢı arasındaki temel farklılıklardan baĢlıcası, misyon ve vizyon tanımlaması ile mevcut durum arasındaki açıklığın kapatılmasında temel rol oynayacak birkaç stratejik amaç etrafında kurumun odaklanması sağlamaktır. ġüphesiz
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 26
kurumların tüm faaliyetleri önemlidir, en azından söz konusu faaliyetleri yürütenlerin bu
Ģekilde algılaması tabii, hatta gereklidir. Ancak çok fazla sayıda, her faaliyeti kapsayan
amaçlar; baĢarılabilme, odaklanma, toplanacak performans bilgisinin ölçüm ve
değerlendirilebilmesi açısından sorunludur.
B) Çok sayıda amaç ve hedefi içeren bir ölçüm sistemi fayda-maliyet iliĢkisi yönüyle de
tercih edilmemelidir.
Stratejik planlama-performans ölçüm süreci kendi baĢına amaç olmayıp daha iyi
yönetmenin araçlarıdır. Çok sayıda amaç ve hedef, gösterge belirleme, bunların gereği olan
verileri toplama ve bu verilerin analizi çok fazla iĢgücü ve zaman gerektiren faaliyetlerdir.
Kurumların baĢarmaları gereken asli faaliyetleri yanında faaliyetlerinin baĢarımını ölçmek
için, faaliyetlerini daha bilinçli yönetmek için çok fazla karmaĢık bir sistem oluĢturmaları, bu
sistemden elde edilecek faydayı aĢan maliyetler getirebilir.
2- Kurumların kendi misyon tanımları dıĢında stratejik amaç oluĢturmaları planlama
realitesiyle örtüĢmemektedir.
Özel Ġdare Müdürlükleri kuruluĢ ve iĢleyiĢleri itibarıyla bizzat kendilerince yürütülen
faaliyetler dıĢında ödenek aktarımı yoluyla bazı merkezi kuruluĢların (Tarım, Milli Eğitim
Bakanlıkları vb.) ihalelerini gerçekleĢtirmekte, faaliyetlerine destek olmaktadır. Ancak bu
Bakanlıkların kendi asli faaliyetleri için belirledikleri stratejiler vardır ve bunları
gerçekleĢtirmekten her anlamda bu ilgili kuruluĢlar sorumludur. Bütçe-strateji-faaliyet sarmalı
aynı kurumsal bütünlük çerçevesi içinde gerçekleĢtirmelidir. Örneğin; “Ġskan ve Toplum
Refahı” alanı Hedef 4.3 “İl bayındırlık ve imar hizmetlerinin etkinliğinin artırılmasına katkı
sağlanacaktır.” hedefine yönelik olarak harcama birimi Ġl Çevre ve ġehircilik Müdürlüğü
gösterilmiĢ, faaliyet olarak da çeĢitli malzeme ve kırtasiye alımları sayılmıĢtır. Bu hedefi
gerçekleĢtirmek Çevre ve ġehircilik Bakanlığın sorumluluğundadır. Ġl Özel Ġdaresinin
insiyatifinde olmayan, kaynak, yetki ve sorumluluk sahibi olmadığı bir alan için stratejik
amaç ve hedef belirlemesi oldukça zorlama bir uygulama olarak görünmektedir. Nitekim,
program hazırlayıcıları tarafından performans programında söz konusu hedefin altına
“Performans sonuçlarını tanımlayıcı sonuçlar belirlenememiştir.” Not’u konulmuĢtur.
Çarpıcı bir örnek de “Eğitim, Gençlik ve Spor” alanında belirlenen hedeflerden 1.2
“İlköğretim tüm okullarında sınıf bazında azami 24 öğrenci standardını yakalamak.”
hedefidir. Ġlk öğretimde sınıf öğrenci standardını belirlemek, bu standarda kaç yılda hangi
faaliyetlerle ulaĢılacağını planlamak, hedef gerçekleĢmelerine iliĢkin performans bilgisini
toplamak ve değerlendirmek, yıl içinde elde edilen performans bilgisi ıĢığında gereken
önlemleri almak tamamen ilgili Bakanlığın sorumluluğundadır. Ġl Özel Ġdaresi, ne uzmanlık,
ne görev alanı, nede yetki yönüyle bir sınıfta azami kaç öğrenci olması gerektiğini belirleme
konumunda değildir. Bakanlıkların transfer ettiği ödenekleri kullanma, ihaleleri yapma, yapım
sürecinin kontrollüğü eğitim alanına iliĢkin standart ve hedefler belirlemeyi
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 27 gerektirmemektedir. KuruluĢlar için strateji çerçevesi misyon tanımlamaları olarak görülmelidir. 3- Ġl Özel Ġdaresinin Stratejik plan ve performans programında belirlenen hedeflerin tamamı çıktı odaklıdır. Bu yönüyle performans sadece çıktılar yönüyle ölçülmektedir. Kurumların yürüttükleri faaliyetlerin baĢarım düzeyini belirlemede yararlanılan çeĢitli unsurlar vardır. Faaliyetler uygun maliyetlerle, en çok çıktı üretecek Ģekilde, amaçları gerçekleĢtirecek etkinlikte, çevreyi gözeterek, adil hizmet sunumunu sağlayacak Ģekilde, hizmet kalitesini artırarak sürdürülmelidir. Bu çerçevede, faaliyetlerin baĢarısını ölçmek de performansın bu farklı yönlerini dengeli bir Ģekilde ölçerek gerçekleĢebilir. 4- Stratejik plan ve performans programı sistematiği faaliyet raporu ile uyumsuzdur. Stratejik plan ve performans programında 10 ayrı faaliyet alanı baz alınarak amaç ve hedefler belirlenmiĢtir. Oysa faaliyet raporunda amaç ve hedefler Özel Ġdare Müdürlüğünce yürütülen ve paydaĢ kurumlarca yürütülen faaliyetler temelinde kategorize edilmiĢ, dolayısıyla performans programında bir amaca bağlı hedeflerden bazıları Özel Ġdare bazıları diğer kurumlarla ilgili faaliyetler olarak ayrıĢtırılmıĢtır. Bu farklı sistematik stratejik amaçlara ulaĢılıp ulaĢılmadığını değerlendirmeyi de son derece güçleĢtirmiĢ, planın bütünlüğü zaafa uğramıĢ ve stratejik planlama döngüsüne iliĢkin mantıksal tutarlılık kaybolmuĢtur. Bu kaosun baĢlıca nedeni (2) no’lu değerlendirmemizde belirtildiği üzere Özel Ġdare Müdürlüğünün kendi misyon tanımı dıĢında, yürütümünden aslen sorumlu olmadığı sadece harcama sürecinin parçası olduğu faaliyetlere iliĢkin amaç ve hedefler oluĢturmasıdır. Nitekim bu uygunsuzluk faaliyet raporu hazırlanma aĢamasında kendini göstermiĢ, ancak bulunan çözüm ise sistematiği bozmuĢtur. 5- Faaliyet raporunun paydaĢ kurumlarla ilgili bölümünde hedef-gerçekleĢme bilgileri yerine sadece hedef maliyeti-gerçekleĢen maliyet bilgileri yer almaktadır. Faaliyet raporlarının temel fonksiyonu performans programında belirlenen ilgili yıl hedeflerinin ne ölçüde gerçekleĢtiğinin ve sapma nedenlerinin ortaya konulmasıdır. PaydaĢ kurumlarca yürütülen bazı faaliyetlerle ilgili hedefler ve gerçekleĢmelerine iliĢkin bilgiler yerine faaliyet raporunda sadece hedef maliyetleri ve gerçekleĢen maliyet/harcanan para bilgileri yer almaktadır. Bu haliyle faaliyet raporunun ilgili bölümleri stratejik plan- performans ölçümü amaçlarına hizmet etmemektedir ve faaliyet raporuna yansıyan bu bilgiler hedeflerin baĢarılmasına değil paranın harcanmasına iliĢkin bir değerlendirmeye altlık teĢkil edebilirler. (2) No’lu değerlendirmemizde belirtilen zaaf giderilerek Özel Ġdare Müdürlüğü sadece kendi asli sorumluluk alanına iliĢkin amaç ve hedeflerden oluĢan bir stratejik plan gerçekleĢtirdiğinde bu problem de çözülmüĢ olacaktır. 5. BÖLÜM -Genel Değerlendirme Tokat Ġl Özel Ġdaresi stratejik planlama ve performans ölçüm sistemi gerekliliklerini önemli ölçüde yerine getirmektedir. Ancak, stratejik plan ve performans ölçüm sisteminden
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 28 beklenen faydanın sağlanabilmesi için sistem kurgusu ve mantığının daha iyi algılanmasına yönelik çaba sarfedilmelidir. Raporumuzda ayrıntıları belirtildiği üzere raporlama gereklilikleri tam olarak yerine getirilmiĢtir. Ancak, performans bilgisinin içeriğine iliĢkin kriterler açısından geliĢtirilmesi gereken yönler bulunmaktadır. Sistem sorumlularının stratejik planlama döngüsünü daha iyi özümsemesi bu alanda mesafe alınmasını sağlayacaktır. Stratejik plan ve performans ölçümünün yasal bir zorunluluk ve amaç olarak değil kurumun daha aydınlık bir yolda faaliyetlerini yürütmesinde, problemlerini teĢhis etmede ve çözmede destek sağlayan bir iyi yönetim aracı olarak görülmesi, baĢta yönetim kademesi olmak üzere tüm çalıĢanlarca anlaĢılması ve sahiplenilmesi sistemin baĢarısı için zorunludur. Performans bilgisinin toplanmasına ve değerlendirilmesine yönelik süreç ve sorumluları tanımlayan bir sistem oluĢturulması da sağlıklı sonuçlar elde etme açısından önemli bir aĢamadır. Tokat Ġl Özel Ġdaresinin Stratejik planlama döngüsüne yönelik olarak yukarıda “Diğer Hususlar” bölümünde belirtilen konular ise sistem kurgusu yönüyle anlaĢılması ve üzerinde durulması gereken baĢlıca problemleri iĢaret etmektedir.
T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı
Tokat Ġl Özel Ġdaresi 2013 Yılı SayıĢtay Denetim Raporu 29 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06100 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 40 94 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr