2015 - TÜRK İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON AJANSI BAŞKANLIĞI.pdf

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2015 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ağustos 2016

ĠÇERĠK TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU 1 TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU 42

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 2
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 3
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 3
5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 4
6. DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................. 17
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ......................... 18
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 38

KISALTMALAR TĠKA Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı PKO Program Koordinasyon Ofisi KHK Kanun Hükmünde Kararname

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ TĠKA (Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı), 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟na ekli (II) sayılı Cetvel‟e göre “özel bütçeli” bir kuruluĢtur. Muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığı‟nın “Say2000i” saymanlık otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. BaĢkanlığın gelirleri Ģunlardır: Genel bütçeden yapılacak yardımlar BaĢkanlığa yapılacak her türlü bağıĢ, yardım ve vasiyetler Lüzumu halinde BaĢbakan onayı ile diğer kaynaklardan yapılacak transferler BaĢkanlık değerlendirilmesinden elde edilen gelirler Diğer gelirler. Kurumun 2015 yılı bütçe giderleri toplamı 221.417.805,95 TL‟dir. Bütçe giderlerinin ekonomik sınıflandırmaya göre dağılımı aĢağıda gösterilmiĢtir. 01.Personel Giderleri: 24.216.480,72 TL
2. SGK Devlet Primi Giderleri: 2.660.882,10 TL
3. Mal ve Hizmet Alım Giderleri: 32.244.514,37 TL
4. Cari Transferler: 143.409.333,52 TL
5. Sermaye Giderleri: 2.880.399,49 TL 07 Sermaye Transferleri: 16.006.195,75 TL Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtay‟a Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar”ın 5‟inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtay‟a gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8‟inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2  BirleĢtirilmiĢ veriler defteri.  Geçici ve kesin mizan.  Bilanço.  Kasa sayım tutanağı,  Banka mevcudu tespit tutanağı,  Alınan çekler sayım tutanağı,  Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı,  Teminat mektupları sayım tutanağı,  Değerli kağıtlar sayım tutanağı,  TaĢınır kesin hesap cetveli ile taĢınır hesabı icmal cetveli  Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu,  Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,  Faaliyet sonuçları tablosu veya gelir tablosu. Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: Gelirlerin Tahakkuk Kaydının Yapılmaması Ġlgili mevzuatı uyarınca diğer kamu idarelerinden alınması gereken yardımlar, paylar veya benzeri gelirler ile nakden alınacak hasılat ve kâr payları tahakkuk ettiğinde gelirlerden alacaklar hesabına kaydedilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “120 Gelirlerden alacaklar hesabı” ve “Hesabın niteliği” baĢlıklı 51‟inci maddesinde; “(1) Gelirlerden alacaklar hesabı; mevzuatı gereğince gelir olarak tahakkuk ettirilen vergi gelirleri, teşebbüs ve mülkiyet gelirleri, alınan bağış ve yardımlar ile diğer gelirler, duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelirlerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenler ile bunlardan yapılan tahsilat veya terkinlerin izlenmesi için kullanılır.” hükmü yer almıĢtır. Bu hüküm gereğince kamu idareleri adına tahakkuk ettirildiği bildirilen transfer niteliğindeki tutarlar 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydedilir. Hazine yardımlarının 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına kaydedilmesi ve ancak tahsil edildiğinde 800-Bütçe Gelirleri Hesabına kaydedilmesi gerekirken, Tahakkuk kaydının çok sınırlı tutar için yapıldığı, hazine yardımlarının 600-Gelirler Hesabına ve 800-Bütçe Gelirleri Hesabına kaydedilmek suretiyle muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. Söz konusu hesap kayıtlarının yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılmaması sebebiyle 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı fiili durum hakkında gerçek bilgi üretmemektedir. Kurum adına tahakkuk ettirildiği bildirilen transfer niteliğindeki hazine yardımlarının, 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına kayıt yapılmak suretiyle muhasebeleĢtirilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Muhasebe iĢlemlerini yürüten serviste yeterli sayıda personel bulunmamasından kaynaklanan sebeplerle BaĢkanlıkça 2015 yılı içerisinde elde edilen gelirlerden ilgili mevzuatı gereği diğer kamu idarelerinden alınması gereken yardımlar, paylar veya benzeri gelirler ile nakden alınacak hasılat ve kar payları tahakkuklarının kaydı

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 sırasında sehven herhangi bir iĢlem yapılmamıĢ olup bundan sonraki süre içerisinde mevzuat hükümlerine göre 120–Gelirlerden Alacaklar Hesabının muhasebeleĢtirilmesi konusunda hassasiyet gösterileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurum ile mutabık kalınan bu hususun izlemesi müteakip denetimlerde gerçekleĢtirilecektir. BULGU 2: Program Koordinasyon Ofislerince GerçekleĢtirilen Faaliyetlere Ait Katma Değer Vergisi Ġadeleri ve ihale Dokümanı SatıĢ Gelirlerine ĠliĢkin Gelir Kaydının, Tahsil Edildiği Yılda Yapılmaması Gelir hesapları hesap grubu, faaliyet dönemine iliĢkin olarak tahakkuk eden her türlü gelirin ekonomik sınıflandırmaya uygun olarak izlenmesi için kullanılır. Faaliyet dönemi olan mali yılda gerçekleĢen bütçe gelirleri tahsil edildiği yılda muhasebeleĢtirilir. 27.12.2014 tarih ve 29218 mükerrer sayılı resmi Gazetede yayınlanan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 392'nci maddesinde; “Gelir hesapları tahakkuk esasına göre tahakkuk eden her türlü gelirin izlenmesi için, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen muhasebe ilkelerine göre sınıflandırılır” denilmektedir. 23.12.2014 tarih ve 29214 sayılı resmi Gazetede yayınlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “Tanımlar” baĢlıklı 4'üncü maddesinde, faaliyet döneminin Bakanlıkça aksi kararlaĢtırılmadıkça malî yılı ifade ettiği, “Kayıt zamanı, kamu gelir ve giderleri ile bütçe gelir ve giderlerinin yılı” baĢlıklı 16'ncı maddesinde ise kamu hesaplarının malî yıl esasına göre tutulacağı, kamu gelir ve giderlerinin tahakkuk ettirildikleri malî yılın hesaplarında gösterileceği; bütçe gelirlerinin tahsil edildiği, bütçe giderlerinin ise ödendiği yılda muhasebeleĢtirileceği hususları düzenlenmiĢtir. Kurumda, Katma Değer Vergisi iadeleri ile ihale dokümanı satıĢ gelirlerinin muhasebe kayıtları “tahsil edildiği yıl ilkesi” dikkate alınmaksızın ait olduğu dönemde değil takip eden faaliyet dönemlerinde yapılmaktadır. Bu durumda tahsil edilen gelir ilgili olduğu yıl kayıtlarında yer almamakta, ait olmadığı dönem muhasebe kayıtlarında yer almaktadır. Ofisler tarafından Katma Değer Vergisi veya doküman satıĢ gelirleri tahsil edildiğinde tahsil edilen tutar "gönderilmiĢ avans" gibi kullanılmaktadır. Sonraki mali dönem veya

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 dönemlerde baĢkanlığa bildirildiğinde/ bildirilirse baĢkanlık tarafından muhasebe kaydı yapılmaktadır. Ofiste mevcut bulunan ve kurum hesaplarında; ancak ofis tarafından bildirdiğinde farklı yıl mali tablolarında yer bulan gelirler muhtemel risklere de açık olmaktadır. Bu durumun birtakım suiistimallere yol açması muhtemeldir. Bu uygulama, yukarıda belirtilen yönetmelik hükümleri ile dönemsellik ilkesi de olmak üzere muhasebe ilkelerine aykırılık teĢkil etmekte, mali yıl içinde gelir hesaplarının doğru bilgi üretmesine engel olmaktadır. Böylelikle 600 Gelir hesabı, 800 Bütçe Geliri Hesabı fiili durumu yansıtmamakta kurum gelirleri hakkında gerçek bilgi üretmemektedir. Ofislerce elde edilen gelire iliĢkin bilginin muhasebe birimine tahsil edildiği dönemde iletilmesi, BaĢkanlığın ofiste gelirin tahsil edildiği yılda haberdar olmasını sağlayacak kontrollerin oluĢturulması ve iĢletilmesi, muhasebeleĢtirilmesinin tahsil edildiği dönemde yapılması ve o dönem mali tablolarında gösterilmesi, ofislerle bilgi ve iletiĢimin güçlendirilmesi, buna iliĢkin önleyici düzenlemelerin ve kontrollerin kurulması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Program Koordinasyon Ofislerinde ülke mevzuatına bağlı olarak proje ve faaliyet bedellerinin bir kısmının vergi iadesi olarak PKO hesaplarına intikal ettirildiği, bunlardan Ofis Banka hesabına intikal ettiği tarih dikkate alınmak suretiyle öncelikle Ofis Mali tablolarında yer alması sağlanırken akabinde harcama dairesinden alınan bir yazıyla bir taraftan gelir hesaplarına alacak, diğer taraftan Ġade iĢlemini gerçekleĢtirmiĢ bulunan Ofis Koordinatörü adına avans kaydı yapılmak suretiyle iĢlem tesis edildiğini, bu iĢlemlerden tahsil edildiği yılda gelir kaydedilmesinin, dikkat edilen bir husus olduğu, bundan sonraki süreçte de bu sürecin mevzuata uygun olarak kayıt edilmesi konusunda gerekli hassasiyetin gösterileceği belirtilmiĢtir. Sonuç olarak; Sorumlular savunmalarında her nekadar Ofisler tarafından tahsil edilen vergi iadelerinin Ofis banka hesaplarına intikal ettirildiği, bu tarih esas alınarak harcama dairesinden alınan bir yazıyla gelir hesabına aktarıldığı ve Koordinatör adına avansa çevrildiği Ģeklindeki süreç ifade edilmiĢse de; Bu sürecin iĢlemesinde aksaklıklar yaĢanmaktadır. Ofisler tarafından Katma Değer Vergisi iadeleri ile ihale dokümanı satıĢ gelirleri elde edildiğinde BaĢkanlık bu durumdan ancak, Ofis gelir/gider tablolarında yer verilip baĢkanlığa bu belge gönderildiğinde haberdar

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 olmakta ve gelir kaydı ile koordinatör adına 160-ĠĢ avans ve krediler hesabına, avans kaydı gerçekleĢtirmektedir. Oysa, Ofis tarafından aylık/yıllık olarak düzenlenen Gelir/Gider tablolarında yer almayan ancak Ofis tarafından tahsil edilmiĢ Katma Değer Vergisi Ġadeleri ve doküman gelirlerinden baĢkanlık haberdar olmamakta böyle bir gelir kaydı yapılmamaktadır. Kurumda PKO tarafından tahsil edilen paraların BaĢkanlıkta harcama birimleri ve mali birimlerce takibinin yapılabileceği, bilgi üreten, çalıĢan bir sistem geliĢtirilmemiĢ, buna dair iç kontrol sistemi kurulmamıĢtır. Bu durumda Ofislerde Koordinatör tarafından tahsil edilmiĢ, sonraki yıllarda bildirilmiĢ tahsilatlar oluĢmakta bu durum beraberinde bildirilmemiĢ tahsilatlar riskini getirmektedir. Kurum cevabında, bu konunun dikkat edilen bir husus olduğu, bundan sonraki süreçte de bu sürecin mevzuata uygun olarak kayıt edilmesi konusunda gerekli hassasiyetin gösterileceğini belirtmiĢse de; GeçmiĢ yıl Denetim Raporunda da bu konu düzenlenmiĢ olmasına rağmen, tahsil edildiği yılda gelir kaydı yapılmayan sonraki yıl/yıllar mali tablolarında yer verilen tahsilatlar devam etmektedir. PKO-Harcama Birimi-Muhasebe Birimi arasındaki iletiĢimi tesis edecek sistem kurulmamıĢ somut adımlar atılmamıĢtır. Sonraki yıl/yıllarda bildirilen tahsilatlar, yılı mali tablolarının eksik bilgi üretmesine neden olmakta tahsil edilen yıl ile muhasebe kayıtlarına alınan yıl olmak üzere her iki dönem mali tablosunun da gerçek bilgi üretmesine engel olmakta, bulguda yer verildiği üzere mevzuat hükmüne ve kayıtlarda yer alan tüm iĢlemlerin ilgili dönem içinde ve sonuçları itibarıyla o dönemle ilgili olması gerektiğini ifade eden mali tablonun“Dönemsellik” ilkesine aykırılık teĢkil etmektedir. BULGU 3: ġartlı BağıĢ ve Yardımların Devir Tutarında Banka Hesapları ile Muhasebe Kayıtları Arasında Mutabakatın Sağlanmaması Kamu yararına kullanılmak üzere kamu idaresi üst yöneticisi tarafından uygun görülen Ģartlı bağıĢ ve yardımlar, bütçede açılacak bir tertibe gelir ve ödenek kaydı yapılarak kılındığı amaca harcanır. 5018 sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu‟nun 40‟ıncı maddesinde Ģartlı bağıĢ ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 yardımların kabul edilmesi, muhasebeleĢtirilmesi, kullanımı, devri ve bu süreçteki sorumluluk ile ilgili hususlar düzenlenmiĢtir. Anılan kanun hükmünde, üst yönetici tarafından uygun görülen Ģartlı bağıĢ ve yardımların, bütçede açılacak bir tertibe gelir kaydının ve Ģart kılındığı amaca harcanmak üzere ödenek kaydının yapılarak kullanılacağı, bu ödenekten amaç dıĢında baĢka bir tertibe aktarma yapılamayacağı, yılsonuna kadar harcanmayan tutarların ertesi yıl bütçesine aktarılacağı, iki yıl devrettiği halde harcanmayan ödeneklerin iptal edilebileceği, zamanında kullanılmaması ve amacı dıĢında kullanıldığında doğacak zararın sorumlularca karĢılanacağı hususlarına yer verilmiĢtir. Kurumda Ģartlı bağıĢ ve yardımlar için kullanılan iki adet döviz banka hesabı, bir adet TL banka hesabı bulunmaktadır. ġartlı bağıĢ ve yardım hesaplarının bulunduğu banka hesaplarının 2015 yılsonu kalanları ile kurum muhasebe kayıtlarında yer alan Ģartlı bağıĢ ve yardımların 2016 yılına devir tutarı birbirlerini doğrulamamaktadır. Muhasebe kayıtlarında 9.555.844,16 TL Ģartlı bağıĢ ve yardım tutarı emanete alınmak suretiyle 2016 yılına devri düzenlenmiĢ iken, Ģartlı bağıĢ ve yardımlara tahsis edilmiĢ 2015 yılı banka hesap kalan toplamları ise 8.408.552,82 TL‟dir. Muhasebe ve banka kayıtları arasında bir uyumsuzluk bulunmaktadır. Kurumda, Ģarta bağlı olarak yapılan ve ilgili tertiplere kaydedilen yardımların Ģartın gerçekleĢtirilmesi suretiyle kullanımı sağlanmalıdır. Kullanılan miktarlara iliĢkin muhasebe birimince düzenlenen ertesi yıla devir tutarı ile Ģartlı bağıĢ ve yardım hesaplarının tutulduğu banka hesap kalanlarının denkliği sağlanmalıdır. Kurumda Ģartlı bağıĢ ve yardımların muhasebeleĢtirilmesi, kullanımı, takibi konusunda harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında iletiĢim sağlanması ve buna iliĢkin kontroller oluĢturulması, kurulan kontrollerin çalıĢmasının temini gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Muhasebe iĢlemlerini yürüten serviste yeterli sayıda personelin bulunmamasından kaynaklanan sebeplerle 2015 yılı sonu itibariyle Ģartlı bağıĢ ve yardımların banka hesaplarıyla muhasebe hesapları arasındaki mutabakatın sağlanamamakla birlikte 2014 yılı sonunda yaklaĢık 29.000.000 TL olan farkın 2015 yılı sonu itibariyle 1.000.000 TL civarlarına düĢürüldüğü, hesaplarla ilgili çalıĢmaların tamamlanarak Mayıs 2016 ayı sonu itibariyle gerekli düzeltmelerin ve mutabakatın sağlanacağı, konunun takibine azami gayret gösterileceği belirtilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 Sonuç olarak; Kurum cevabında, 2015 yılında ġartlı BağıĢ ve Yardım hesaplarının bulunduğu banka hesaplarının yılsonu kalanları ile kurum muhasebe kayıtlarında yer alan 2016 yılına devir tutarı arasında mutabakatsızlığın giderileceği bildirilmesine rağmen aynı konu 2014 yılı Kurum raporunda da düzenlenmiĢ, cevaben konunun azami özen ile düzeltileceği ifade edilmiĢ olmasına rağmen aynı husus 2015 mali yılında da devam etmiĢ 2015 yılı raporumuzda da yer almıĢtır. Kurumda, ġartlı BağıĢ ve Yardım hesaplarının bulunduğu banka hesabı yıl sonu kalanı ile muhasebe kayıtlarındaki 2016 yılına devir tutarı arasındaki farklılığın giderilmesi ile gelir kaydı yapılan Ģartlı bağıĢ ve yardımların, mevzuatta öngörülen süre ve usul dahilinde kullanımının sağlanması ve gerekli düzeltmelerin yapılması gerekmektedir. Kurum mali tablolarının gerçek iĢlemleri yansıtması, Ģartlı bağıĢ ve yardımların muhasebeleĢtirilmesi, kullanımı, takibi konusunda harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında iletiĢim sağlanması ve buna iliĢkin kontroller oluĢturulması, kurulan kontrollerin çalıĢmasının temini gerekmektedir. BULGU 4: TaĢınmazlar Ġçin Yapılan Değer Artırıcı Giderlerin 252-Binalar Hesabına Kaydedilmemesi 252-Binalar Hesabında kayıtlı taĢınmazların iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya verimliliğinin artırılmasına iliĢkin yapılan harcama tutarları, binaların değerine eklenir ve amortisman hesaplamasında dikkate alınır. Genel Yönetim muhasebe Yönetmeliği‟nin “Maddi duran varlıklar için yapılan değer artırıcı harcamalar” baĢlıklı 27‟nci maddesinde; “(1) Maddi duran varlıklar için sonradan yapılan ve o varlığın değerini, kullanım süresini, ürün ve hizmet kalitesini, sağlanan faydayı artıran veya üretilen mal veya hizmetlerin üretim maliyetini azaltan her türlü maliyet, ilgili maddi duran varlığın kayıtlı değerine ilave edilir ve amortisman hesaplamasında dikkate alınır. Bunların dışında maddi duran varlıklar için yapılan her türlü normal bakım ve onarım harcamaları gider olarak kaydedilir” hükmü ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “Hesabın iĢleyiĢi” baĢlıklı 176‟ncı maddesinde:

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 “... 3) Binalar hesabında kayıtlı binaların iyileştirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin arttırılmasına ilişkin olarak bütçeye gider kaydıyla yapılan harcama tutarları, bir taraftan bu hesaba borç, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı, 325-Nakit Talep ve Tahsisleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir.” hükmüne yer verilmiĢtir. 252-Binalar Hesabında kayıtlı kamu konutlarının iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin arttırılmasına iliĢkin olarak bütçeye gider kaydıyla yapılan harcama tutarlarının, 252-Binalar Hesabına kaydedilmesi gerekirken, kaydedilmediği; söz konusu binalara iliĢkin yapılan giderlerin tamamının sadece 630-Giderler Hesabına kayıt yapılarak muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. Bu sebeple 252-Binalar Hesabı, taĢınmazların gerçek değerini göstermemekte, 630- Giderler Hesabı, giderlerin fiili durumunu yansıtmamaktadır. Kamu idaresi cevabında; BaĢkanlığa ait taĢınmazların iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya verimliliğinin artırılmasına iliĢkin yapılan harcama tutarları konusunda, 2015 yılında gerekli çalıĢmalar yapılmıĢ, gözden kaçmıĢ olabilecek birkaç münferit kayıt dıĢında bu hususa dikkat edildiği, 2015 yılında sadece BaĢkanlık mülkiyetinde bulunan lojmanlara yapılan giderler 252-Binalar hesabında gösterildiği, bunun dıĢında 2015 yılı Ağustos ayı itibariyle taĢındığı hizmet binasının henüz kurum mülkiyetine geçmemesi nedeniyle bu türden giderler 252 –Binalar Hesabına yapılamadığı, gerekli iĢlemlerin tamamlanarak hizmet binasının kurum mülkiyetine geçmesini müteakip yapılacak giderlerden bu duruma uygun olanların bu hesapta izlenmesine azami dikkat gösterileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi cevabında bulgu konusu yapılan Kurum mülkiyetinde bulunan lojmanlara yapılan giderlerin 252-Binalar hesabında gösterildiğni bildirmiĢ olmasına rağmen, bulgumuzda da yer verildiği üzere 252-Binalar Hesabında kayıtlı kamu konutlarının iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin arttırılmasına iliĢkin harcama tutarı, 252- Binalar Hesabına kaydedilmesi gerekirken, kaydedilmemiĢtir. Bu sebeple 252-Binalar Hesabı, taĢınmazların gerçek değerini göstermemektedir. TaĢınmazların muhasebe kayıtlarında yer almasının sağlanması, kurum mali tablolarının tutarlı ve doğru bilgileri yansıtması gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 BULGU 5: Program Koordinasyon Ofisleri Tarafından YurtdıĢında GerçekleĢtirilen Mal ve Hizmet Ġhalelerine ĠliĢkin Teslim Alınan Nakdi Teminatların ve Teminat Mektuplarının Muhasebe Kayıtlarına Alınmaması Mal ve hizmet alım ihalelerinde alınan kesin teminatlar, nakdi teminat ise “330/430- Alınan Depozito ve Teminatlar” hesabına, teminat mektubu ise, 910-Teminat Mektupları hesabına kaydedilir. Kamu idareleri tarafından mal ve hizmet alım ihalelerinde taahhüdün sözleĢme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini teminen sözleĢmenin yapılmasından önce, ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle %6 oranında kesin teminat alınır. 4735 sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu‟nun „Kesin Teminata ĠliĢkin Hükümler‟ baĢlıklı „Ġkinci Bölümü‟nde düzenlenen ve 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu‟nun 34‟üncü maddesinde sayılan teminat kabul edilecek bu değerler, muhasebe birimlerince Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre muhasebeleĢtirilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 256 ve 257‟inci madde hükümleri gereğince nakden alınan kesin teminatlar; 330/430-Alınan Depozito ve Teminatlar hesabına 102-Banka Hesabı ile karĢılıklı çalıĢtırılarak, 457 ve 458‟inci madde hükümleri gereğince teslim alınan teminat mektupları; 910-Teminat Mektupları hesabına 911- Alınan Teminat Mektupları Emanetleri hesabı ile karĢılıklı çalıĢtırılarak kaydedilir. Yurt dıĢında Program Koordinasyon Ofisleri tarafından yürütülen mal ve hizmet alım ihalelerinde ihale üzerinde kalan istekli tarafından Ofise kesin teminat olarak teslim edilen teminat mektupları ve nakdi teminatların muhasebe kayıtları bulunmamaktadır. Teslim alınan ve Ofiste bulundurulan teminatlar BaĢkanlık hesaplarında ve mali tablolarında yer almamaktadır. BaĢkanlıkta, giriĢilen taahhütlerde Ofislerde fiilen mevcut bulunan teminatlara iliĢkin muhasebe kaydının bulunmaması nedeniyle, mali tablo ve mali tablonun unsuru „dip not‟lar da düzenlenen 330/430 Alınan Depozito ve Teminatlar” hesabı (124.175,00 USD), 102-Banka Hesabı ile 910-Teminat Mektupları Hesabı (45.910,00 USD, 802.438,00 EURO), 911- Alınan teminat mektupları emanetleri hesabı hatalı bilgi üretmekte mali tablolar gerçek durumu yansıtmamaktadır. Bu uygulama muhasebenin, mali tabloların açık ve anlaĢılır olmasını ifade

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 eden “tam açıklama” ilkesine aykırılık teĢkil etmektedir. Ofiste mevcut olan ve kurum hesaplarında görülmeyen, aĢağıda tabloda düzenlenen nakdi teminatlar ve teminat mektupları muhtemel risklere açık olmaktadır. Bu durumun birtakım suistimallere yol açması muhtemeldir. Program Koordinasyon Ofislerinde mevcut bulunan nakdi teminat ve teminat mektuplarının Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre muhasebeleĢtirilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; GerçekleĢtirilen ihalelerden TC. menĢeili firmalar tarafından üstlenilenlere ait teminat mektupları ve nakit teminatların muhasebe sisteminde yer aldığı, Öte yandan PKO‟lar tarafından yabancı isteklilerden alınan teminat mektuplarınınt mektupları ve nakit teminatların muhasebe kayıtlarına dayanak teĢkil edebilmesi için Muhasebe birimine intikali gerektiği, nakit teminatların Türkiye‟ye gönderilmesi ve tekrar iadesi halinde uluslararası nakit transferi (komisyon gideri) nedeniyle bir fark oluĢacağı bu durumun Kurumu ayrı bir bütçe yükü ile karĢı karĢıya bırakacağı, Teminat mektuplarında ise değerli kağıt olması hasebiyle kurye sistemi ile zimmetli olarak tutanaklar karĢılığında hem yurtdıĢından Türkiye‟ye hemde Türkiye‟den yurtdıĢına transferi sağlanması gerektiği, bu durumda da yine ilave bir geçici görev yolluğu bütçesi kullanılması sonucunu doğuracağı, Kurumun görev alanına giren ülkelerde güçlü bir finansal yapı kurulamamıĢ olması da dikkate alındığında, PKO‟lar tarafından teslim alınan teminat mektubu ve nakit teminatların Ofisler aracılığıyla muhafazası uygulamasına devam olunması gerektiğinin düĢünüldüğü ifade edilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurumda, Harcama Birimleri, Muhasebe Birimleri dahil olmak üzere birimler tarafından varlığından haberdar olunmayan, herhangi bir kaydı bulunmayan, yurt dıĢında giriĢilen taahhütlere iliĢkin olarak Ofislerde teminat mektubu ve nakdi teminatların varlığı yapılan incelemelerle tesbit edilmiĢtir. Buna göre 124.175,00 USD tutarında nakit teminat, 45.910,00 USD, 802.438,00 EURO tutarında teminat mektubu ofislerde bulunmakta olup bu tutara iliĢkin bilgiye muhasebe kaydında yer verilmemiĢ mali tablolara yansıtılmamıĢtır. Bu uygulama, mali tabloların kapsadığı döneme iliĢkin tüm iĢlemlerin tamamının kaydedilmesi ve mali tablolara

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13 yansıtılması ilkesi; Tamlık ilkesine de aykırılık teĢkil etmekte mali tablolar eksik hatalı bilgi üretmektedir. Ofislerde bulunan, ofis kasasında bekletilen Ofis Koordinatörü dıĢında kurumun bilgi sahibi olmadığı nakdi teminat ve teminat mektuplarının kayıt altına alınmamasına gerekçe olarak gösterilen mali boyut, finansal sisteme yönelik problemler, kurumun geliĢtireceği iç kontrol sistemi, hazırlayacağı mali düzenlemeler ile aĢılabilir bir durumdur. Buna yönelik kontrollerin oluĢturulması, bankacılık sisteminin oluĢturulması, nakdi teminat ve teminat mektuplarının BaĢkanlık tarafından takip edilmesi sağlanmalıdır. Oysa Kurumun haberdar olmadığı ve kayıt altına alınmayan nakit para ve değerli mektuplar, mevzuata aykırı, muhtemel risklere, birtakım suistimallere açıktır. Kurum mali tablolarının tam ve gerçek bilgi üretmesi, uygulamanın mevzuata uygunluğunun sağlanması için Kurumda fiziken mevcut bulunan nakit taminat ve teminat mektuplarının muhasebe kaydının yapılması ve Kurum tablolarında yer alması gerekmektedir. BULGU 6: 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabına Eksik Kayıt Yapılması ve Tüketim Malzemelerinden Kullanılanların Mevzuata Uygun Olarak MuhasebeleĢtirilmemesi Üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak veya tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme ile yarı mamul, mamul, ticari mal, artık, hurda ve diğer malzemeler, 150- Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟nda izlenir. Bütçeye gider kaydıyla edinilen ilk madde ve malzeme tutarları, 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na borç ve 830-Giderler Hesabı‟na kaydedilerek muhasebeleĢtirilir. 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden, kullanılan veya tüketilen madde ve malzemelerin üç aylık dönemler itibariyle çıkıĢları yapılır, 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak, 630-Giderler Hesabına borç kaydedilerek muhasebeleĢtirilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “150-Ġlk madde ve malzeme hesabı” ve “Hesabın niteliği” baĢlıklı 87‟nci maddesinde; “(1) Stoklar hesap grubu; kamu idarelerince satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul,

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14 mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılır.” hükmü yer almıĢtır. Bu hüküm gereğince kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme ile yarı mamul, mamul, ticari mal, artık, hurda ve diğer malzemelerin elde edilmesi durumunda, 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na kaydedilmesi ve ancak kullanıldıkça giderleĢtirilmesi gerekirken, bu nitelikteki mal ve malzemenin ilk alımında 630-Giderler Hesabı‟na kaydedilmek suretiyle muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 44‟üncü maddesine istinaden tanzim edilen TaĢınır Mal Yönetmeliği‟nin “TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” baĢlıklı 30‟uncu maddesi, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 87‟nci ve 88‟inci maddesi gereğince; 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmıĢ veya tüketilmiĢ olanların çıkıĢ kaydına iliĢkin muhasebeleĢtirme iĢlemlerinin üç aylık dönemler itibarıyla yapılması zorunludur. 150-Ġlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen madde ve malzemeler, yılı içinde tüketilmesine rağmen, çıkıĢlar üçer aylık dönemler sonunda muhasebe kayıtlarına alınmamıĢ, mal ve malzeme çıkıĢ kaydı yılsonu da dâhil olmak üzere yapılmamıĢtır. Söz konusu hesap kayıtlarının yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılmaması sebebiyle 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı fiili durum hakkında gerçek bilgi üretmemektedir. Kamu idaresi cevabında; 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılan veya tüketilen madde veya malzemelerin üçer aylık çıkıĢları bütçe ödeneklerinin yetersiz olması nedeniyle yapılamamıĢ olup 2015 yılına ait çıkıĢların 2016 yılında gerçekleĢtirildiği, 2016 yılına kayıtlı tüketim malzemeleri çıkıĢlarının mevzuatında belirtilen sürelerde yapılması ve tüketim madde ve malzemelerinin 150 ilk madde ve malzeme hesabında izlenmesi konusunda gerekli iĢlemlerin titizlikle yapılacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hataları kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltileceğini ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin görüĢü içerdiğinden bulgunun denetim görüĢünün dayanağını teĢkil ettiği düĢünülmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15 150-Ġlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen madde ve malzemelerden yılı içinde tüketilenler muhasebe kayıtlarına alınmamıĢ, mal ve malzeme çıkıĢ kaydı yılsonu da dâhil olmak üzere yapılmamıĢtır. Yılı içinde tüketilmesine rağmen, çıkıĢları muhasebe kayıtlarına alınmayan madde ve malzeme sebebiyle; 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı, mali tablolar gerçek durumu yansıtmamaktadır. 150 hesabında kayıtlı tutar, kurumda mevcut bulunan ilk madde ve malzeme miktarını göstermemektedir. Kaydi mevcudiyet ile fiili durum birbirini tutmamaktadır. Ayrıca kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme ile yarı mamul, mamul, ticari mal, artık, hurda ve diğer malzemelerin elde edilmesi durumunda, 150- Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na kaydedilmesi ve ancak kullanıldıkça giderleĢtirilmesi gerekirken, bu nitelikteki bazı mal ve malzemenin ilk alımında 630-Giderler Hesabı‟na kaydedilmek suretiyle muhasebeleĢtirilmesi nedeniyle 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı, mali tablolar fiili durum hakkında gerçek bilgi üretmemektedir. Kurum aktifinde yer alan, fiilen mevcut olan varlıklar ancak tüketildiğinde gider kaydı yapılması suretiyle çıkıĢı yapılması giderleĢtirilmesi gerekirken, ilk alımında gider kaydı yapıldığı için kayden görülmemektedir. Mali tablolar okunduğunda Kurumun varlıkları hakkında gerçek bilgi alınamamaktadır. Bu uygulama, tüm iĢlemlerin doğru hesaplara kaydedilmesi gerekliliğini ifade eden mali tablo ilkelerinden sınıflandırma ilkesine de aykırı bir uygulamadır. Kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme ile yarı mamul, mamul, ticari mal, artık, hurda ve diğer malzemelerin elde edilmesi durumunda, 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na kaydedilmesi ve Ġlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden, kullanılan veya tüketilen madde ve malzemelerin mevzuata uygun olarak üç aylık dönemler itibariyle çıkıĢlarının yapılması gerekmektedir. BULGU 7: Süresinde Kapatılmayan Avansların 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı Aracılığı ile Takip Edilmemesi Süresi içinde veya mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avanslar, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabında takip edilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 102/b-6‟ncı maddesinde:

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 “İş avans ve kredileri hesabında kayıtlı bulunan avans ve kredi tutarlarından süresi içinde mahsup veya iade edilmeyenler bu hesaba alacak, sorumluları adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na borç kaydedilir” hükmü yer almıĢtır. 104/b-3‟üncü maddesinde, verilen personel avanslarından süresi içinde kapatılmayanlar, 106/b-6‟ncı maddesinde; Bütçe dıĢı avans ve krediler hesabında kayıtlı bulunan ön ödemelerden süresi içinde mahsup veya iade edilmeyenler, 110/b-3‟üncü maddesinde; Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabında kayıtlı tutarlardan süresi içinde kapatılmayanların bu hesaba alacak, sorumluları adına 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilmesi gerektiği hususu düzenlenmiĢtir. BaĢkanlık‟ta süresi içinde veya mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan iĢ avansları, avans hesaplarında bekletilmekte, ilgili mutemet adına mevzuata uygun olarak 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na kaydedilmemektedir. Bu durum, avans hesaplarının fiili durumu yansıtmaması ve 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟nın mevzuatta yer verildiği Ģekliyle muhasebeleĢtirilmemesi sonucunu doğurmaktadır. Avansların, harcama yetkilisi mutemetleri ve muhasebe birimi tarafından takip edilmesi, süresinde mahsubu tamamlanmayan avansların ilgili kiĢi adına açılacak 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilerek mevzuat hükmü gereğince takip ve tahsilinin yapılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; 2015 yılında muhasebe iĢlemlerini yürüten personelin yeterli nitelik ve sayıda olmaması nedeniyle süresinde kapatılmayan avanslar konusunda gerekli çalıĢmaların yapılamadığı, ancak 2016 yılından itibaren alınan önlemlerle süresinde mahsubu yapılmayan ön ödemelerin takip iĢlemleri baĢlatılmıĢ olup PKO‟lara gönderilen ön ödemelerden süresinde mahsubu yapılmayanlar için 140- KiĢilerden Alacaklar hesabı kullanılmak suretiyle takip ve tahsilinin titizlikle yapılacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltileceğini ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin görüĢü içerdiğinden bulgunun denetim görüĢünün dayanağını teĢkil ettiği düĢünülmektedir. Avansların, harcama yetkilisi mutemetleri ve muhasebe birimi tarafından takip edilmesi, süresinde mahsubu tamamlanmayan avansların ilgili kiĢi adına açılacak 140-

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilerek mevzuat hükmü gereğince takip ve tahsilinin yapılması gerekmektedir. 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı'nın 2015 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı, "102 Banka Hesabı", "120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı", "140 KiĢilerden Alacaklar Hesabı", "150 Ġlk Madde ve Malzeme Hesapları", "252 Binalar Hesabı", "330-430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı" ve "600-800 Gelir Hesapları" hariç, tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18 7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Avansların Mevzuatın Öngördüğü Sürede Kapatılmaması Harcama yetkilisi mutemedi olan PKO'larda görevli Koordinatörlerin, avanslardan harcadığı tutara iliĢkin kanıtlayıcı belgeleri mevzuatta öngörülen süreler içinde muhasebe birimine vererek avansı kapatması gerekir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu‟nun 35‟inci maddesinde: “Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür. Süresi içerisinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 21.07.1953 tarihli ve 6183 sayılı Kanun hükümleri uygulanır” hükmü, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “Ön Ödemelerde Mahsup Süresi ve Sorumluluk” baĢlıklı 11‟inci maddesinde ise: “Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür” hükmü yer almıĢtır. Mevzuatın öngördüğü bir aylık süre, Muhasebat Genel Müdürlüğü‟nden alınan özel izin ile bazı ülkeler için iki ay, bazı ülkeler için ise üç aya çıkarılmasına rağmen, avanslar yukarıda belirtilen süreler içerisinde kapatılmamaktadır. Ofis avanslarının süresi içinde kapatılmaması, Kurum faaliyetlerini ve faaliyetlere iliĢkin ödemelerin takibini güçleĢtirmektedir. Kapatılmayan avanslar, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na alınarak 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun gereğince “gecikme zammı” hesaplanmasını gerekli kılmaktadır. Kurum‟daki mevcut uygulama sebebiyle mali tablolardaki 160-ĠĢ Avansı ve Kredileri Hesabı gerçek durumu yansıtmamaktadır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19 Kamu idaresi cevabında; Başkanlık görev alanındaki ülkelerde bulunan PKO’ların kapasitelerinin gelişmesi, sayılarının artması vb durumlardan kaynaklanan sebeplerle ön ödemelerin mevzuatın öngördüğü sürede kapatılamadığı, PKO’lara gönderilen ön ödemelerin süresinde kapatılması konusunda da harcama daireleri bilgilendirilerek ön ödemelerin bu sürelerde mahsup işlemi yapılabilmesini teminen gerekli önlemlerin alınacağı bildirilmiştir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltilmesini teminen gerekli önlemlerin alınacağı ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı için hatalı uygulama mevcut olmaktadır. Harcama yetkilisi mutemedi olan Koordinatörlerin, avanslardan harcadığı tutara iliĢkin kanıtlayıcı belgeleri mevzuatta öngörülen süreler içinde muhasebe birimine vererek avansı kapatması gerekmektedir. BULGU 2: Personel Avanslarının 160-ĠĢ Avansı ve Kredileri Hesabında MuhasebeleĢtirilmesi 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı, giderler için verilen avans ve kredilerin izlenmesi için; 161-Personel Avansları Hesabı ise, ön ödeme Ģeklinde verilen sürekli ve geçici görev yolluğu avansları ile ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaĢ ve ücret ödemelerinin izlenmesi için kullanılır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı” “Hesabın niteliği” baĢlıklı 101‟inci maddesinde: “İş avans ve kredileri hesabı; mevzuatı gereğince harcama yetkilisi mutemetlerine ön ödeme şeklinde verilen avanslar ile adlarına açılan krediler, mahallî giderlere harcanmak üzere kamu idarelerinin yurtdışı teşkilatlarına gönderilen avanslar, … aylık ve diğer giderler için verilen avans ve kredilerin izlenmesi için kullanılır.” hükmü, “161-Personel Avansları Hesabı” “Hesabın niteliği” baĢlıklı 103‟üncü maddesinde: “Personel avansları hesabı; mevzuatı uyarınca ön ödeme şeklinde verilen sürekli ve geçici görev yolluğu avansları, … ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücret ödemelerinin izlenmesi için kullanılır.” hükmü yer almıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20 Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan “Özel Bütçeli Ġdareler TĠKA Detaylı Hesap Planına göre; Personel Avansları Hesabı‟nın 161 Hesap Kodunun, 12.03.03, 12.06.09 Ekonomik alt kodlarında, Yurt dıĢı Geçici Görev Yolluğu Avansı Yardımcı Hesabı düzenlenmiĢtir. Kurumda, Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve TĠKA Detaylı Hesap Planı‟nın yukarıda bahsedilen hükümlerine göre; personele “harcırah” Ģeklinde ödemesi yapılan avansı, 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı ve ilgili yardımcı hesap alt kodlarına değil, 161-Personel Avansları Hesabı ve ilgili yardımcı hesap alt kodlarına kaydedilmesi gerekirken, muhasebe iĢlemleri söz konusu hükümlere uygun olarak yapılmamaktadır. Bu sebeple, 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı ile 161-Personel Avansları Hesabı baĢta olmak üzere, mali tablolar gerçek durumu yansıtmamaktadır. Personele “harcırah” olarak verilen avansların, Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile TĠKA Detaylı Hesap Planı hükümlerine göre, 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı ve ilgili yardımcı hesap alt kodlarına “160.01.05.06” olarak değil, 161-Personel Avansları Hesabı ve ilgili yardımcı hesap alt kodlarına kaydedilmesi gerekir. Kamu idaresi cevabında; Proje bazlı çalıĢan harcama dairelerimizde proje gerçek maliyetini göstermesini sağlamak üzere proje kapsamında ortaya çıkan görevlendirmeler proje bütçe ekonomik ayrıntı kodu olan 05.6.1.90 DıĢ Ekonomik Yardım Hizmeti‟nde takip edildiği, dolayısıyla performans bütçe uygulamasından kaynaklanan zorunluluklar nedeniyle bu ekonomik koddan yapılacak harcamalarında 160 ĠĢ Avans ve Kredileri detay kodunda izlenmesi gerektiği, ancak bu denetim raporunun 20‟nci maddesinde belirtilen bulgunun beraberce dikkate alınması sonucu proje kapsamında yapılacak yurtdıĢı görevlendirmelerin harcama dairesinin 3.3.3.1 YurtdıĢı Geçiçi Görev Yolluğu Giderleri kodundan, bu görevlendirmelerle alakalı olarak ortaya çıkacak ön ödemelerinde 161 Personel Avansları Hesabının 12.3.3 YurtdıĢı Geçici Görev Avansı kodu ile yapılmasını sağlamak üzere çalıĢma baĢlatılmıĢ olup, bu uygulamanın 01 Haziran 2016 tarihinden sonra yapılacak görevlendirmeleri kapsamak üzere gerekli iĢlemlerin yapılmasına baĢlanıldığı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurumda özellikle proje bazlı çalıĢan harcama dairelerinde proje gerçek maliyetini göstermesini sağlamak üzere proje kapsamında ortaya çıkan

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 21 görevlendirmelerde bu ekonomik koddan yapılacak harcamaların 160 ĠĢ Avans ve Kredileri hesabında takip edildiği bildirilmiĢse de, Kurumda yapılan yardımların istatistiki tutarlarının düzenlendiği ayrı bir sistem mevcuttur. Bu sistem, “Envanter Bilgi Sistemi”; gerçekleĢtirilen projelere ait tüm harcama kalemlerinin kaydedildiği, her görevlendirmede düzenlenen, bir nüshasının ödeme emri eki olarak eklenen ve bir nüshasının da verilerin toplandığı ve değerlendirildiği ilgili birime teslim edilen, TĠKA yurt dıĢı yardım tutarlarının hesaplandığı bir uygulamadır. Bu veriler muhasebe kayıtlarından süzülen bilgilerle değil hazırlanan formlarda (EBF) düzenlenen yurtdıĢında gerçekleĢtirilen projeye ait her türlü giderin gösterildiği bilgilerden oluĢmaktadır. TĠKA dıĢ yardım tutarının hesaplanması için muhasebe kayıtlarının mevzuattaki tanımı dıĢında kullanım gerekliliği sözkonusu değildir. Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltileceğini ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin bir düzeltme söz konusu olmamaktadır. Bu uygulama ile 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı ile 161-Personel Avansları Hesabı baĢta olmak üzere, mali tablolar gerçek durumu yansıtmamaktadır. Tüm iĢlemlerin doğru hesaplara kaydedilmesi gerekliliğini ifade eden mali tablo ilkelerinden sınıflandırma ilkesine de aykırı bir uygulamadır. Personele “harcırah” olarak verilen avansların, Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile TĠKA Detaylı Hesap Planı hükümlerine göre, 161-Personel Avansları Hesabı ve ilgili yardımcı hesap alt kodlarına kaydedilmesinin gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 3: Mal ve Hizmet Ġhalelerine ĠliĢkin Teslim Alınan Teminatlardan Bir Yıldan Daha Uzun Bir Süre Ġçinde Ġade Edilecek Olanların “430 Alınan Depozito ve Teminatlar” Hesabında Ġzlenmemesi Nakden veya mahsuben tahsil edilen depozito ve teminatlardan bir yıldan daha uzun bir süre içinde iade edilecek olanlar 430 Alınan depozito ve teminatlar hesabında izlenir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 430-Alınan depozito ve teminatlar hesabı “Hesabın niteliği” baĢlıklı 330‟uncu maddesi, “(1) Alınan depozito ve teminatlar hesabı, mevzuatları gereği nakden veya mahsuben

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 22 tahsil edilen depozito ve teminatlardan bir yıldan daha uzun bir süre içinde iade edilecek olanların izlenmesi için kullanılır.” Ģeklinde düzenlenmiĢtir. BaĢkanlıkta, bir yıldan daha uzun bir süre içinde iade edilecek olan teminatlar için 430 Alınan depozito ve teminatlar hesabı kullanılmamaktadır. Nakden veya mahsuben tahsil edilen kesin teminatlar süresine bakılmaksızın 330 Alınan depozito ve teminatlar hesabında izlenmektedir. Bu uygulama ile 330 Alınan depozito ve teminatlar hesabı gerçek bilgi üretmemektedir. Depozito ve teminat olarak tahsil edilen tutarlardan bir yıldan daha uzun bir süre içinde iade edilecek olanların 430 Alınan depozito ve teminatlar hesabına kaydedilmesi gerekmektedir. BaĢkanlığın giriĢtiği taahhütlerine iliĢkin tahsil edilen teminatları hakkında muhasebe kayıtları ve mali tabloların doğru bilgi üretmesi için 430 Alınan depozito ve teminatlar hesabının kullanılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mal ve Hizmet Alımı ihalelerine iliĢkin teslim alınan teminatlardan bir yıldan daha uzun süre içinde iade edilecek olanların “430 Alınan Depozito ve Teminatlar” hesabında izlenmesi için öncelikle daha önceki tarihlerde “330 Alınan Depozito ve Teminatlar” hesabıyla ilgili detaylı çalıĢmaların en kısa süre içerisinde tamamlanarak düzeltme kaydının yapılacağı, akabinde de bu konuda da gerekli hassasiyetin gösterileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltilmesini teminen gerekli hassasiyetin gösterileceğini ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin görüĢü içerdiğinden bulgunun denetim görüĢünün dayanağını teĢkil ettiği düĢünülmektedir. Alınan teminatlardan bir yıldan daha uzun süreli olanlar için 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabının kullanılması, Kurum mali tablolarının tutarlı ve doğru bilgi yansıtması gerekmektedir. BULGU 4: Gün Sonlarında Döviz Değerlemesi Yapılmaması Döviz hesaplarında yer alan döviz mevcutları, gün sonunda Merkez Bankası “döviz

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 23 satıĢ kuru” üzerinden değerlemeye tabi tutulur. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “105 Döviz hesabı” “Hesaba iliĢkin iĢlemler” baĢlıklı 27/3g maddesinde: “ … Kapsama dâhil diğer kamu idarelerinin muhasebe birimlerinde ise kuruma ait konvertibl dövizler, gün sonlarında Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden değerlemeye tabi tutulur.” hükmü yer almaktadır. Anılan mevzuat hükmü gereğince yapılan değerleme neticesinde oluĢacak “olumlu kur farkları” 600-Gelirler Hesabı‟nın 600.11.01. ekonomik kodunda yer alan "Döviz Mevcudunun Değerlenmesinde OluĢan Olumlu Kur Farkları" alt koduna; “olumsuz kur farkları” ise, 630- Giderler Hesabı‟nın 630.11.01. ekonomik kodunda yer alan "Döviz Mevcudunun Değerlenmesinde OluĢan Olumsuz Kur Farkları "alt koduna kaydedilir. Kurumda, söz konusu hükme göre gün sonlarında yapılması gereken döviz değerlemesi, 2015 yılında sınırlı sayıda yapılmıĢtır. Değerleme yapılmaması sebebiyle Kurum‟un 105-Döviz Hesabı‟nda yer alan mevcut kayıtlar, dövizin gerçek değerini ifade etmemektedir. Günlük olarak değiĢen döviz kuru ile muhasebe kayıtlarına esas kur arasında farklılıkların bulunması, döviz hesabının gerçek durumu yansıtması bakımından döviz değerlemesini zorunlu kılmaktadır. Kamu idaresi cevabında; Muhasebe iĢlemlerini yürüten serviste yeterli sayıda personel bulunmamasından kaynaklanan sebeplerle BaĢkanlık döviz hesaplarına 2015 yılında yeterli iĢlem yapılamadığı, 2016 yılı baĢından itibaren döviz hesaplarına gün sonlarında değerleme yapılmak suretiyle mevcut kayıtlar gerçek durumu gösterecek Ģekilde iĢlem yapılmakta olup takip eden süreçte de bu hususa gerekli dikkatin gösterileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurum cevabında, 2016 yılı baĢından itibaren döviz hesaplarına gün sonlarında değerleme yapılmak suretiyle mevcut kayıtların gerçek durumu gösterecek Ģekilde iĢlem yapılmakta olduğunu takip eden süreçte de bu hususa gerekli dikkatin gösterileceğini bildirmiĢ olmakla birlikte;

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 24 Denetim Raporumuz 2015 yılı tablolarına görüĢü içerdiğinden, 2015 yılı mali tablolarında Olumlu/Olumsuz kur farklarının dikkate alınmaması nedeniyle, 105-Döviz hesabı dövizin gerçek değerini ifade etmemekte, 600-Gelirler Hesabı 630-Giderler Hesabı eksik bilgi üretmekte dolayısıyla 2015 yılı mali tablolar gerçek durumu yansıtmamaktadır.Bu durum mali tabloların kapsadığı döneme iliĢkin gelir ve gider iĢlemlerinin tamamının kaydedilmesini ve ait olduğu tabloya yansıtılmasını esas alan “Tamlık” ilkesine aykırılık teĢkil etmektedir. Günlük olarak değiĢen döviz kuru ile muhasebe kayıtlarına esas kur arasında farklılıkların bulunması, döviz hesabının gerçek durumu yansıtması bakımından döviz değerlemesinin mevzuata uygun olarak yapılmasının gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 5: YurtdıĢı Program Koordinasyon Ofisi Koordinatörleri Tarafından GerçekleĢtirilecek Projelerin Belirlenmesine ĠliĢkin Sürecin Düzenlenmemesi Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından, hedef devlet ve topluluklarla yürütülecek projeler, programlar ve faaliyetlere iliĢkin süreçlerin yürütülmesinde BaĢkanlığın tabi olacağı usul ve esaslar yönetmelikle belirlenir. 656 sayılı Kanun Hükmünde Kararname'nin 13‟üncü maddesinde, "Başkanlıkça yürütülecek projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılması....ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle belirlenir" Hükmü, Anılan mevzuatın Geçici 1‟inci maddesi, “Bu Kanun Hükmünde Kararname’nin uygulanmasına ilişkin düzenlemeler, bir yıl içinde yürürlüğe konulur. Bu düzenlemeler yürürlüğe girinceye kadar mevcut düzenlemelerin bu Kanun Hükmünde Kararname’ye aykırı olmayan hükümlerinin uygulanmasına devam olunur” hükmü ile, 24.10.2011tarihli 656 sayılı KHK‟nın tanıdığı bir yıllık süre içerisinde projelerin belirlenmesi ve uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasların belirlenmesine yönelik iĢlemlerin tamamlanması hususları düzenlenmiĢtir. Yeni düzenlemeler yürürlüğe girene kadar uygulanacak olan hükümler, 28 Ağustos 2001 tarih ve 24507 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan “Türk ĠĢbirliği ve Kalkınma Ġdaresi

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 25 BaĢkanlığı Proje Belirleme ve Uygulama Yönetmeliği"ndeki düzenlemelerdir. Fakat yeni düzenlemeler yapılıncaya kadar, mevzuatın tanıdığı süre bir yıldır, uygulamasına devam edilecek olan mevcut yönetmelik hükümleri 656 sayılı KHK; teĢkilat kanunu ile uyumlu ve uygulanabilir değildir. TĠKA‟nın kuruluĢ kapsam ve amacına yönelik görevlerin hangi usul ve esaslarla gerçekleĢtirileceği, projelerin belirlenmesinde takip edilecek yöntem ve karar mekanizmaları, mevzuatın tanıdığı süre dolmasına rağmen belirlenmemiĢtir. Uygulanacak prosedüre iliĢkin herhangi bir yazılı bilgi kaynağı bulunmayıp uygulama “teamül”e dayalı olarak yürütülmektedir. Mevcut uygulama ise “kiĢiye özel” kararların alınma riskini doğurmaktadır. Proje belirleme karar süreçlerinin nerede baĢlayıp nerede sonlandırılacağına dair yazılı “Proje Belirleme ĠĢ AkıĢ ġeması” bulunmamaktadır. Proje belirleme sürecinde ihtiyaç duyulan düzenlemelerin yapılarak karar alma süreçlerinin kurumsallaĢması açısından Kanun‟da belirtildiği üzere projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasları belirleyen yönetmeliğin, 656 sayılı Kanunun 24.10.2011 tarihli olduğu ve bu düzenlemelerin bir yıl içinde tamamlanır hükmü gereğince ivedilikle çıkarılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; 64‟üncü Hükümet Eylem Planı Kapsamındaki maddelerden “DıĢ Yardım Kanunu Çıkarılması” ve “Kalkınma ĠĢbirliği ve Temel Politika ve Strateji Belgesi Hazırlanması” maddeleri uyarınca halen devam eden çalıĢmalar sonucunda oluĢacak mevzuat hükümleri göz önüne alınmak suretiyle düzenleme yapılmasının faydalı olacağı düĢünüldüğü, söz konusu hukuki düzenlemeleri müteakip bu düzenlemelere uyumu da göz önüne alacak Ģekilde bir süreç çalıĢmasına baĢlanılmasının planlandığı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurum cevabında, yurtdıĢı Program Koordinasyon Ofisi Koordinatörleri tarafından gerçekleĢtirilecek projelerin belirlenmesine iliĢkin düzenlenmelere baĢlanılmasının planlandığı bildirilmiĢse de; GeçmiĢ yıllar SayıĢtay Denetim Raporlarında da yer verilen bu hususa iliĢkin 2014 yılı Kurum cevabında, proje belirleme hususunda yeni yönetmelik çalıĢmalarının baĢladığı sürecin devam ettiği,

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 26 2015 yılı Denetim Raporumuza cevaben bir süreç çalıĢmasının planlandığını bildirmesine rağmen, bu güne değin yürütülecek projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasların yönelik herhangi bir çalıĢma yapılmamıĢtır. 24.10.2011 tarih 656 sayılı KHK'nın 13‟üncü maddesi; “BaĢkanlıkça yürütülecek projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasların yönetmelikle belirlenir” ile Geçici 1.maddesi; “Bu Kanun Hükmünde Kararname‟nin uygulanmasına iliĢkin düzenlemeler, bir yıl içinde yürürlüğe konulur” hükmüne rağmen herhangi bir düzenleme yapılmamıĢtır. Düzenlemenin anılan mevzuat hükmü gereği gerçekleĢtirilmesi gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 6: KiĢilerden Alacaklar Hesabında Kayıtlı Tutarların Mevzuat Hükümlerine Göre Takip ve Tahsilinin Yapılmaması 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına kayıtlı tutarlar, mevzuat hükümlerine göre takip ve tahsil edilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabı, “Hesaba iliĢkin iĢlemler" baĢlıklı 83‟üncü maddesinde: “(4) Kişilerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlar, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre takip ve tahsil edilir. ... (8) Harcama yetkilisi mutemetlerine verilen avansları süresinde mahsup etmeyenlerden, 21/7/1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uyarınca gecikme zammı alınır.” Denilmektedir. Söz konusu mevzuat hükümleri gereğince; 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına “kiĢi borcu” olarak kaydedilen tutarların mevzuatta tanımlandığı Ģekliyle takip ve tahsilinin yapılması gerekir. Kurumda, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı mevzuatta tanımlandığı Ģekliyle kullanılmamakta, takip ve tahsil usullerine uyulmamaktadır. 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilen kiĢilerden alacaklardan, gecikme zammı tahsil edilmemesi, eksik gelir tahsilatına ve mali tabloların gerçek durum hakkında

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 27 hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır. KiĢilerden alacaklarla ilgili olarak, muhasebe birimince mevzuata uygun olarak takibinin yapılması ve mevzuatta yer verilen oranlarda gecikme zammı hesaplanıp tahsil edilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mevzuat hükümlerine göre KiĢilerden Alacaklar Hesabında takip edilmesi gereken tüm tutarların 2016 yılında takibi yapılmaya baĢlanılmıĢ olup takip eden dönemde de 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarların takibi, tahsili ve gecikme zammıda tahsil edilmek suretiyle iĢlem tesis edilmesi noktasında azami gayret gösterileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin görüĢü içermektedir. 2015 yılı içinde bu tutarlara iliĢkin gerekli takip ve tahsilat yapılmamıĢ, gecikme zammı hesaplanmamıĢtır. Bu nedenle mali tabloların gerçek durumu hakkında hatalı bilgiler üretilmiĢtir. Bu uygulama, mali tabloların kapsadığı döneme iliĢkin gelir ve gider iĢlemlerinin tamamının kaydedilmesini ve ait olduğu tabloya yansıtılmasını esas alan “Tamlık” ilkesine aykırılık teĢkil etmektedir. BULGU 7: Avans Kalanları BaĢka Bir ĠĢ Ġçin Kullanıldıklarında, Avans Tutarının Talimatın Verildiği Tarihteki Kur Üzerinden MuhasebeleĢtirilmemesi Avans kalanları, baĢka bir iĢ için kullanıldıklarında, avans tutarı, talimatın verildiği tarihteki kur üzerinden muhasebeleĢtirilir. Ofisler‟e gönderilen avanslardan harcanmayan kısmın baĢka bir avansa dönüĢtürülmesi halinde; avans, bu yönde “talimatın verildiği tarihteki kur” üzerinden muhasebeleĢtirilir. Bu uygulama ile kur azalıĢından veya artıĢından bir fark doğması durumunda, 630-Giderler Hesabı ile “kur farkı gideri” veya 600-Gelirler Hesabı ile “kur farkı geliri” kaydı yapılır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin ĠĢ Avans ve Krediler Hesabı “Hesabın ĠĢleyiĢi” baĢlıklı 102‟nci maddesinde: “(1)a) 8) Yurtdışı teşkilatlarına gönderilen avanslardan harcanmayan kısmın başka bir gider kalemi için avansa dönüştürülmesi hâlinde; avans tutarı bu yönde talimat verildiği

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 28 tarihteki kur üzerinden bu hesaba, varsa kur azalışından doğan fark 630-Giderler Hesabı’na borç, avansın gönderildiği tarihteki kur üzerinden hesaplanan tutarı bu hesaba, varsa kur artışından doğan fark, 600-Gelirler Hesabı’na alacak kaydedilir. b) 4) Kamu idarelerinin yurtdışı teşkilatlarına gönderilen ön ödemelerden harcanmayan kısmın başka bir gider kalemi için avansa dönüştürülmesi hâlinde; avansın verildiği tarihteki kur üzerinden hesaplanan tutarı bu hesaba, varsa olumlu kur farkı 600- Gelirler Hesabına alacak, avans tutarı bu yönde talimat verildiği tarihteki kur üzerinden bu hesaba, varsa olumsuz kur farkı 630-Giderler Hesabına borç kaydedilir”. PKO‟lara gönderilen avanslardan kullanılmayan kısmın baĢka bir iĢ kalemi için kullanımında, artan kısım yeni bir avansa dönüĢtürülmeden ve talimatın verildiği tarihteki kur dikkate alınmadan, “mevcut avans tükeninceye kadar” kullanılmaya devam edilmekte, kur farkı geliri veya kur farkı gideri hesaplanmamaktadır. Bu uygulama ile anılan mevzuat hükümlerine aykırı davranılmakta, kurum faaliyetlerine iliĢkin gerçek durum mali tablolara yansımamakta, 600-Gelir Hesabı , 630- Gider Hesabı fiili durumu göstermemektedir. PKO‟lara gönderilen avanslardan kullanılmayan kısmın baĢka bir iĢ kalemi için kullanımında artan avans tutarının “talimatın verildiği tarihteki kur üzerinden” hesaplanarak kayıtlara alınması ve varsa olumlu kur farkı 600-Gelirler Hesabına, olumsuz kur farkı 630- Giderler Hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Kurumun yurt dıĢında gerçekleĢtirilen projelere ait olmak üzere gönderilen ön ödemelerin, proje ayrıntılarına istinaden sadece o iĢ için kullanılması konusunda azami özen gösterildiği, 2016 yılı ve sonrasında ilgili yönetmelik hükümlerine göre ön ödemenin yeni bir avansa dönüĢtürülmesinde bu yöndeki talimat tarihindeki kur üzerinden iĢlem yapılması için gerekli çalıĢmaların baĢlatılacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kamu idaresi göndermiĢ olduğu savunmada bulguda belirtilen hatayı kabul etmekle birlikte, hataların 2016 yılında düzeltileceğini ifade etmiĢtir. Denetim Raporumuz 2015 yılı mali tablolarına iliĢkin görüĢü içerdiğinden bulguya denetim raporunda yer verilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 29 Gönderilen avanslardan harcanmayan kısmın baĢka bir iĢ kalemini için kullanılan avans tutarlarına kur farkı geliri/gideri hesaplanmaması, gelir ve gider iĢlemlerinin tamamının kaydedilmesini ve ait olduğu tabloya yansıtılmasını ifade eden mali tabloların tamlık ilkesine aykırılık teĢkil etmekte ve 600- Gelir ve 630- Gider hesaplarının, dolayısıyla kurum mali tablolarının tutarlı ve doğru bilgi üretmesini engellemektedir. Gönderilen avanslardan harcanmayan kısmın baĢka bir iĢ kalemi için kullanılan avanslara kur farkı geliri/gideri hesaplanması Kurum mali tablolarının tutarlı ve doğru bilgileri yansıtmasının gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 8: Ġç Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmemesi Ġç denetçi, kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını değerlendirmek, kaynakların kullanımına dair incelemelerde bulunmak, uygunluk denetimi yapmak, idarenin harcamalarını denetlemek ve değerlendirmek, sistem denetimi yapmak, idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliĢtirilmesi yönünde önerilerde bulunulmak, kamu idaresince üretilen bilgilerin doğruluğunu denetlemek ve önerilerde bulunmakla yükümlüdür. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 55-67‟nci maddeleri ile Ġç Denetçilerin ÇalıĢma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “İç Denetçiler’in Görevleri” baĢlıklı 15‟inci maddesinde sayılan görevler, iç denetçiler tarafından yerine getirilir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 55‟inci maddesinde iç kontrolün tanımı, 56‟ncı maddesinde iç kontrolün amacı, 57‟nci maddesinde kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin “harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluĢtuğu belirtilmiĢ, 63‟üncü maddesinde de iç denetim “kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyeti” olarak açıklanmıĢtır. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği‟nin “İç Denetim” baĢlıklı “18”inci Standart‟ta: “İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 30 18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. 18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir” hükmüne yer verilmiĢtir. Kurumda iki adet iç denetçi kadrosu bulunmaktadır. Bu kadrolardan biri boĢ, diğeri ise doludur. Ancak atanmıĢ olan iç denetçi, Program Koordinasyon Ofisine Koordinatör olarak görevlendirildiği için fiilen Ġç denetim görevini gerçekleĢtirmemektedir. Ġlgili yasal düzenlemeler ve iç denetçilere atfedilen görevler göz önüne alındığında, iç denetimin; Kurum mali yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinleĢtirilmesine, kurum kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasına, Kurum üst yönetimine rehberlik edilmesine ve iç denetim sonucu Kurum iç kontrol sisteminde tespit edilen zafiyetlere iyileĢtirici önerilerde bulunulmasına katkı sağlamak üzere, gerçekleĢtirilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu‟nun bir iĢlevi olarak ortaya çıkan iç denetim fonksiyonunun yerine getirilmesini sağlamak üzere öncelikle BaĢkanlıkta boĢ durumda olan bir adet iç denetçi kadrosuna atama yapmak baĢta olmak üzere gerekli önlemlerin alınarak Kurum mali yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinleĢtirilmesine, kurum kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasına, Kurum üst yönetimine rehberlik edilmesine ve iç denetim sonucu Kurum iç kontrol sisteminde tespit edilen zafiyetlere iyileĢtirici önerilerde bulunulmasına katkı sağlayacak iç denetim fonksiyonunun etkin hale getirilmesi için gerekli çalıĢmaların yapılmasının planlandığı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Etkin bir kamu mali yönetim sistemi kurulmasının sağlanması açısından iç denetim biriminin varlığı hayati bir öneme sahiptir. Bu nedenle 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda da öngörüldüğü üzere iç kontrol biriminin kurulması için gerekli adımlar atılmalıdır. BULGU 9: Ġç Kontrol Sistemi Değerlendirmesinin Yapılmaması Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, karar oluĢturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini sağlamak amacıyla idareler tarafından geliĢtirilen organizasyon yöntem ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 31 süreçler ile mali ve diğer kontrollerden oluĢan “iç kontrol sistemi”nin etkin iĢlemesi; gözetim, izleme ve buna iliĢkin her türlü düzenlemelerin yapılması suretiyle sağlanır. 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun BeĢinci Kısmında “iç kontrol sistemi” düzenlenmiĢtir. Kanunun 55‟inci maddesinde iç kontrol, 56‟ncı maddesinde iç kontrolün amacı, 57‟nci maddesinde iç kontrolün yapısı ve iĢleyiĢi, 58‟inci maddesinde de ön mali kontrol hususlarına yer verilmiĢtir. 5018 sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58‟inci maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 31.12.2005 tarihli ve 26040 (3. mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak 1.1.2006 tarihinde yürürlüğe giren “Ġç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar” hakkında Yönetmeliğin 8‟inci maddesinde; “……………. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.” Hükmü yer almaktadır. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluĢturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliĢtirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel Ģart belirlenmiĢ ve ayrıca, kamu idareleri tarafından iç kontrol sistemlerinin Kamu Ġç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalıĢmaların belirlenmesi, bu çalıĢmalar için eylem planı oluĢturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalıĢmalarının 31.12.2008 tarihine kadar tamamlanması, söz konusu çalıĢmaların etkili bir Ģekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması ve idarelerin iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmeleri gerektiği ifade edilmiĢtir. Kurumda idarenin hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecini içeren Risk Değerlendirme Standartlarına uygun olarak iç kontrol sistemi, yıllık olarak değerlendirilerek “üst yönetici” ye raporlama yapılmamaktadır. Kurum‟un, kurumsal ve sistematik “risk analiz

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 32 ve değerlendirme sistemi” mevcut değildir. Etkin ve yaygın sistematik bir “kontrol stratejisi ve yöntemi” bulunmamakta; mevcut hiyerarĢik düzende, sevk ve idarenin bir parçası olarak bu fonksiyon icra edilmektedir. Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde, Kurum tarafından her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi, gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri ve alınacak tedbirleri belirlemeye yönelik risk değerlendirilmesinin gerçekleĢtirilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; BaĢkanlıkça 2014 yılında, EK-7‟de bir örneği sunulan BaĢkanlık onayı ile“Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu” ve “Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu” teĢkil edilerek ilgili çalıĢma grupları oluĢturulmuĢ ancak komisyonlardaki mevcut personelin üzerindeki iĢ yoğunluğu nedeniyle çalıĢmalara yeterli ilgi ve katılım sağlanamadığı, 2016 yılında Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı ve diğer Dairelerde yeni görev alan personelle birlikte bu konudaki çalıĢmaların devam ettiği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurumun 2015 yılı Denetim Raporuna cevaben, çalıĢma gruplarının oluĢturulduğu, bu çalıĢma gruplarına iĢ yoğunluğu nedeniyle yeterli katılımın sağlanamadığı, 2016 yılında çalıĢmaların hızlandırılacağı bildirilmiĢ olmakla birlikte, 2014 yılı Denetim Raporunda da konu aynı Ģekilde cevaplandırılmıĢ olmasına rağmen Kamu Ġdaresi tarafından herhangi bir iĢlem yapılmamıĢtır. Bulguda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde, Kurum tarafından her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi, gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri ve alınacak tedbirleri belirlemeye yönelik risk değerlendirilmesinin gerçekleĢtirilmesi gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 10: “Mahiyeti AnlaĢılamayan” Tutarlara ĠliĢkin Muhasebe Kayıtları Nedeniyle Kurum Mali Tablolarının Doğru Bilgi Üretmemesi Ġdareler tarafından geliĢtirilen, organizasyon yöntem ve süreçler ile mali ve diğer kontrollerden oluĢan “iç kontrol sistemi”nin etkin iĢlemesi; gözetim, bilgi ve iletiĢim, izleme ve buna iliĢkin her türlü önleyici, ortaya çıkarıcı düzenlemelerin yapılması suretiyle sağlanır. Kurum mali tablolarında, gelir, gider ve varlıkların takibine yönelik verimli ve etkin

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 33 iletiĢim gözetim, izleme, önleyici düzenlemeler ve kontrol faaliyetlerindeki aksaklıklar hatalara sebebiyet vermektedir. Mali tablolarda Ankara Defterdarlığı tarafından yapılan 99.601,48 TL tutarındaki kesintinin mahiyeti belli değildir ve kurum tarafından bilinmemektedir. Aynı Ģekilde, daha sonra bankaya yatırılan 96.940,23 TL‟nin yatırılmasına dair bir bilgi de kurumda bulunmamaktadır. Kalan kesinti tutarı olan 2.661,25 TL‟nin mahiyeti anlaĢılamamıĢ, bu tutarda kurum bütçesinden kesinti gerçekleĢtirilmiĢtir. Banka çıkıĢ kayıtları, daha sonra gerçekleĢen ve kesintinin bir kısmına isabet eden banka giriĢ kayıtları ve net kesinti tutarının kiĢilerden alacaklar hesabına kaydı “mahiyeti bilinmeyen” Ģeklinde yapılmıĢtır. Herhangi bir belgeye dayanmayan, kanıtlayıcı belgeleri, yasal dayanağı bulunmayan, kurum kaynağında azalmaya neden olan bu tutar 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabına alınmıĢ fakat Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nde tanımlandığı Ģekliyle kullanılmamıĢ, mevzuat hükmü gereğince yapılması gereken takip ve faiz tahsilatı yapılmamıĢtır. Aynı gerekçelerle benzer uygulamalar mevcut olup “mahiyeti belli olmayan, “sehven eksik yatırılan”, “sehven fazla yatırılan” paralar ve bunların iadesi, tekrar gönderilmesi Ģeklindeki muhasebe kayıt ve iĢlemleriyle Kurumda iĢlem hacmi olması gerekenin üstüne çıkmakta kamu gelir gider ve varlıkları, insan kaynakları etkin ve verimli kullanılmamaktadır. Kurumda iç kontrol sisteminin iĢleyiĢi ve gözetilmesindeki aksaklıklar idari, mali konularda sistematik hataların meydana gelmesini engelleyici unsurların kurulmamasını beraberinde getirmektedir. Program Koordinasyon Ofisleri ve BaĢkanlık arasında, BaĢkanlıkla muhatap diğer Kurum KuruluĢları arasında, Kurum içinde birimler arasında iletiĢim etkin bir Ģekilde yürütülmemektedir. ĠĢ akıĢ süreçleri yazılı olarak belirlenmemiĢtir. Kurum gelir, gider ve varlıklarının takibine yönelik verimli ve etkin iletiĢim gözetim, izleme, önleyici düzenlemeler ve kontrol faaliyetlerindeki aksaklıklar mali tablolarda hatalara sebebiyet vermektedir. Muhasebe kayıtları ve dolayısıyla mali tablolar sağlıklı bilgi üretmemektedir. Bu durumda Kurum hesapları ve mali tabloları gerçek durumu yansıtmamaktadır. Yapılan açıklamalar gereği; etkin bir iç kontrolün unsurlarından olan bilgi, iletiĢim ve izlemenin kurum içi iĢler için olduğu kadar kurum dıĢı iĢlerle bağlantılı olarak sağlanması, uygun, eksiksiz, güvenilir, doğru ve zamanında bilgiye ulaĢılması, bunun için de iç kontrol

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 34 sisteminin iĢleyiĢinin gözetiminin yapılması gerektiği düĢünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; Mali tablolarda; Ankara Defterdarlığı tarafından 99.601,48 TL tutarında bir haciz iĢlemi yapılmıĢ, akabinde Ankara Asliye 10. Ticaret Mahkemesi kararı esas alınarak bu tutarın 96.940,23 TL‟si Kurum hesaplarına iade edildiği, aradaki fark bu mahkeme kararına ait Karar ve Ġlam harcı, Ġdari Para Cezası ve bu kalemlere ait gecikme zammından kaynaklandığı, bu tutarların anlaĢılmasına kadar geçen sürede ise ancak bu Ģekilde takibi yapıldığı, öte yandan BaĢkanlık görev alanlarının ve iĢ hacminin sürekli büyümesi de göz önüne alınarak kurum hesaplarına intikal eden bir tutarın geçici olarak bu hesaplarda ve açıklamalarda takip edilmesi gerekmekte olup hattızatında bu konuda istisnai durumlar hariç olmak üzere süratle açıklayıcı belge ve bilgilerle iĢlemlerin sonuçlandırıldığı, bundan sonra geliĢen süreçlerde bu konuların takibinde de azami gayret gösterileceği ifade edilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurumda Mart ayında gerçekleĢen bu kesintinin mahiyeti bugüne değin anlaĢılamamıĢtır. Kurum cevabında belirtildiği gibi aradaki fark mahkeme kararı, idari para cezası ise Kurum zarara uğratılmıĢ ve bihaberdir. Aynı gerekçelerle benzer uygulamalar mevcut olup “mahiyeti belli olmayan, “sehven eksik yatırılan”, “sehven fazla yatırılan” paralar ve bunların iadesi, tekrar gönderilmesi Ģeklindeki muhasebe kayıt ve iĢlemleriyle Kurumda iĢlem hacmi olması gerekenin üstüne çıkmakta kamu gelir gider ve varlıkları, insan kaynakları etkin ve verimli kullanılmamaktadır. Kurumda iç kontrol sisteminin iĢleyiĢi ve gözetilmesindeki aksaklıklar idari, mali konularda sistematik hataların meydana gelmesini engelleyici unsurların kurulmamasını beraberinde getirmektedir. Muhasebe kayıtları ve dolayısıyla mali tablolar sağlıklı bilgi üretmemektedir. Bu durumda Kurum hesapları ve mali tabloları gerçek durumu yansıtmamaktadır. Kurum gelir, gider ve varlıklarının takibine yönelik verimli ve etkin iletiĢim gözetim, izleme, önleyici düzenlemelerin yapılması, etkin bir iç kontrolün unsurlarından olan bilgi, iletiĢim ve izlemenin kurum içi iĢler için olduğu kadar kurum dıĢı iĢlerle bağlantılı olarak sağlanması, Program Koordinasyon Ofisleri ve BaĢkanlık arasında, BaĢkanlıkla muhatap diğer Kurum KuruluĢları arasında, Kurum içinde birimler arasında iletiĢim etkin bir Ģekilde yürütülmesi, iĢ akıĢ süreçleri yazılı olarak belirlenmesi, uygun, eksiksiz, güvenilir, doğru ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 35 zamanında bilgiye ulaĢılması, bunun için de iç kontrol sisteminin iĢleyiĢinin gözetiminin yapılması gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 11: Personel Sistemi ve Yönetiminin Ġç Kontrol Standartlarına Uygun Olmaması Kamu Ġdareleri, iç kontrol sisteminin yeterli ve etkili oluĢturulması ve çalıĢtırılması için personel yapısı ve yönetimini, belirlenmiĢ iç kontrol standartlarına uygun olarak gerçekleĢtirir. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği‟nin “1.Kontrol Ortamı Standartları” bölümünde: “Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar” denilmiĢtir. “Personelin Yeterliliği ve Performansı” baĢlıklı “3” numaralı Standart gereğince; Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliĢtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiĢ olmalı ve personele duyurulmalıdır. “Faaliyetlerin Sürekliliği” baĢlıklı “11” numaralı Standart‟ta ise; Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri alması ve görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesinin yönetici tarafından sağlanması gerekliliği düzenlenmiĢtir. Kurumda, birimler arasında sıklıkla görülen görev değiĢimi, personelin yaptığı iĢ konusunda uzmanlaĢmasını engelleyici bir unsur olarak ortaya çıkmaktadır. Geçici süreli görevli personel sayısının kadrolu personel sayısına oranı yüksektir. Geçici süreli görevlendirilen personel, merkezde ve yurtdıĢında stratejik görevlere atanmakta,

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 36 yurt dıĢında Program Koordinasyon Ofislerinde “Koordinatör” ve Koordinatör yardımcısı” olarak görevlendirilmektedir. Geçici süreli, farklı kurumlardan ve farklı iĢ alanlarından gelen kurum tecrübesine haiz olmayan personel arasından yapılan bu görevlendirmeler, 657 Sayılı Kanunun "Kurumlar arası Geçici Süreli Görevlendirme" baĢlıklı Ek 8‟inci maddesinin e) bendindeki; “geçici süreli görevlendirmenin, memurların göreviyle ilgili olması şarttır” hükmüne aykırılık teĢkil etmektedir. Görevinden ayrılan geçici personel, görev alanına iliĢkin hazırlaması ve yerine daha sonra görevlendirilen personele vermesi gereken raporu düzenlenmeden kurumuna dönmekte, böylelikle kurum hafızası oluĢturulamamakta ve faaliyetlerin sürekliliği sağlanamamaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği baĢta olmak üzere, personel mevzuatı hükümlerine uygun hareket edilerek; Kurum‟un etkili ve verimli çalıĢmasını sağlamak için personel sayısı ve niteliğinin artırılması, Kurum‟un eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi, ihtiyaca göre hizmet-içi eğitim düzenlenmesi, iĢ akıĢ süreçlerinin iĢletilmesi, süreçler yazılı hale getirilip, personele duyurulması, iĢletilmesine dair kontroller tesis edilip, çalıĢtırılması, personelin uzmanlaĢmasını sağlayacak politikaların izlenmesi, görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi, asli ve sürekli hizmetlerin memurlar eliyle yürütülmesi standartlarına uyumun sağlanması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Kurumun yurtdıĢında faaliyet gösteren ülke sayısının 2016 yılı Mayıs ayı itibariyle 55'e ulaĢmıĢ bulunduğunu, geniĢ bir coğrafyada ve farklı sektörlerde hizmet veren küresel bir teĢkilat olma yolunda ilerlediğini, farklı sektörlerde tecrübeleri olan nitelikli personel ihtiyacı bulunduğunu, her yıl belli dönemlerde ihtiyaçlar doğrultusunda yeni personel alımları yapılmasına rağmen yeterli gelmediği durumlarda, 656 Sayılı KHK'nın 17. Maddesi kapsamında geçici görevli personelin merkez ya da yurtdıĢı birimlerde görevlendirildiğini, bu yöntemin kurumun koordinasyon iĢlevi ile de örtüĢtüğünü, etkin ve verimli bir insan kaynakları stratejisinin ortaya konmasının elzem olduğunu bildirmiĢtir. Sonuç olarak; Kurum, cevabında etkin ve verimli bir insan kaynakları stratejisinin ortaya konmasının gerekliliğini ifade etmiĢ olmasına rağmen geçmiĢ yıl denetimlerinde de

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 37 bulgu konusu yapılan personel sisteminin izah edilen iç kontrol standartlarına uyumu konusunda kurum tarafından herhangi bir uygulama geliĢtirilmemiĢ, 2015 yılı Denetim Raporumuza cevap olarak bir önceki yıl metni aynen bildirilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında sadece geçici süreli görevlendirme hususunu değerlendirmiĢ, geçici görevlendirmelerin bir ihtiyaç ve kanunen bir hak olduğunu ifade etmiĢse de, bu görevlendirmelerin kurum ihtiyaçlarına paralel, mevzuata ve iç kontrol standartlarına uygun olarak gerçekleĢtirilmesi gerekmektedir. 657 sayılı Kanun'un "Geçici süreli görevlendirmenin, memurların göreviyle ilgili olması Ģarttır” Ģeklindeki mevzuat hükmü gözetilmelidir. Yurt dıĢı görevi sona eren geçici görevli personel, “Faaliyetlerin Sürekliliği” baĢlıklı “11” numaralı Standart‟a uygun olarak görev alanına iliĢkin hazırlaması ve BaĢkanlığa ve yerine daha sonra görevlendirilen personele sunması gereken raporu düzenlenmeden kurumuna dönmekte, böylelikle kurum hafızası oluĢturulamamakta ve faaliyetlerin sürekliliği sağlanamamaktadır. Kurumda, birimler arasında sıklıkla görülen görev değiĢimi, personelin yaptığı iĢ konusunda uzmanlaĢmasını engelleyici bir unsur olarak ortaya çıkmaktadır “Personelin Yeterliliği ve Performansı” baĢlıklı “3” numaralı Standart gereğince; Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalıdır. Personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiĢ olmalı ve personele duyurulması gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 38 8. EKLER 9. Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 39

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 40

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 41 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 46
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 46
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 47
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 47
5. GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 47
6. DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 49

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 46

1. ÖZET Bu rapor, Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığının performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36‟ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığının hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler sorulmuĢtur.  2015 yılını kapsayan Stratejik Plan,  2015 yılı Performans Programı,  2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu ve  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından performans bilgisi raporları hazırlanmamıĢtır. Stratejik Plan ve Performans Programı düzenlenmemiĢ, Ġdare Faaliyet Raporu ise zamanında yayımlanmamıĢ ve veri kayıt sistemi bulunmamaktadır. Performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistem oluĢturulmadığından performans bilgisinin güvenilirliği ile performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemlere iliĢkin bir değerlendirme yapılamamıĢtır.
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay‟a sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 47 diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmesi planlanmıĢ olmasına rağmen, Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından Stratejik Plan, Performans Programı ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunun zamanında yayımlanmamıĢ olması nedeniyle ilgili denetim prosedür ve teknikleri uygulanamamıĢtır. 5. GENEL DEĞERLENDĠRME Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından Stratejik Plan ve 2015 yılı Performans Programı yayınlanmadığından, faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 48 olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığına dair değerlendirme yapılamamıĢtır. Kurumun 2015 yılı Ġdari Faaliyet Raporu değerlendirildiğinde, raporun süresinde yayınlanmadığı ve ilgili mevzuat hükümlerinin sunum ve süreç gerekliliğinin yerine getirilmediği görülmüĢtür. Kurum tarafından Kurumun performansını izleme, ölçme ve raporlamaya yönelik herhangi bir performans yönetimi sisteminin kurulmadığı görülmüĢ olup, performans bilgisinin üretilmesi, yönetilmesi ve raporlanmasına iliĢkin idareye ait iç politikalar, yapılar ve süreçlerin oluĢturulması gerektiği anlaĢılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 49 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Stratejik Planın Hazırlanmaması Kamu idareleri tarafından kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde, katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanır. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun “Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme” baĢlıklı 9‟uncu maddesinde, kamu idarelerinin kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe iliĢkin misyon ve vizyonlarını oluĢturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiĢ olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlaması gerektiği hususu düzenlenmiĢtir. Kurumda stratejik plan hazırlanmamıĢtır. Stratejik plan, hazırlanmaması sebebiyle planlı hizmet sunumu, politika geliĢtirme, belirlenen politikaları somut iĢ programlarına ve bütçelere dayandırma ile uygulamayı etkili bir Ģekilde izleme ve değerlendirme yapılamamakta ve bütçe büyüklükleri ile ilgili irtibat kurulamamaktadır. Ġdarelerin, katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlaması sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyebilecek iç ve dıĢ riskleri tanımlayarak değerlendirmesi ve alınacak önlemleri belirlemesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Kurumun 26.05.2006 tarih ve 26179 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar” hakkında yönetmelik ve eki uyarınca Stratejik Planını hazırlamak ve Devlet Planlama TeĢkilatı MüsteĢarlığına göndermekle yükümlü olduğu, BaĢkanlık bu hükümler çerçevesinde gerekli komisyonları teĢkil ederek 2014-2018 yıllarını kapsayan stratejik plan çalıĢmasını tamamlamıĢ ve değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığına gönderdiğini, BaĢkanlık 55 ülkedeki ofisleri aracılığıyla 150‟den fazla ülkede uyguladığı proje ve faaliyetler, ülkemizin jeopolitik ve stratejik konumuna bağlı dinamik dıĢ politikası ve uluslararası toplumda sürekli değiĢen durum ve yeni ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak,

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 50 gerçekleĢtirildiği, bahse konu projeler eğitim ve sağlık gibi kalkınmaya yönelik temel sektörlerden, farklı alanlardaki kapasite geliĢtirme programlarına, tarihi ve kültürel varlıkların restorasyonundan acil ve insani yardımlara kadar uzanan geniĢ bir yelpazede yer aldığı, bu projelerin belirlenmesinde ülkemiz politika ve öncelikleri kadar çok farklı profillerdeki alıcı ülkelerin kalkınma planları, ihtiyaçları ve talepleri de belirleyici olabildiği, bu değiĢkenlik ve çeĢitliliğe bağlı olarak uygulanacak proje ve faaliyetlerin planlanması zorlaĢmakta ve proje uygulama hususunda izlenecek metot ile buna uygun finansal, insani ve lojistik kaynakların oluĢturulması ve kullanılması da çoğu zaman öngörülebilir olmadığı, yukarda da bahsedildiği üzere dıĢ politikadaki hızlı değiĢiklikler ve TĠKA‟nın tüm dünyayı kapsamayı amaç edinen yeni hedefleri çerçevesinde daha geniĢ perspektifli bir Stratejik planın hazırlanmasını gerekli kıldığı, bu amaçla hızlı değiĢimler nedeniyle güçlüklerle karĢılaĢılmasına rağmen gerekli çalıĢmaların devam ettiği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun “Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme” baĢlıklı 9‟uncu maddesinde, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlaması gerektiği hususu düzenlenmiĢtir. TĠKA, “Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar” hakkında yönetmelik ve eki uyarınca stratejik planı hazırlamakla yükümlüdür. Kurumun, stratejik plan hazırlama çalıĢmalarını hız kazandırması, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyebilecek iç ve dıĢ riskleri tanımlayarak değerlendirmesi ve alınacak önlemleri belirlemesi gerekmektedir. B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 2: Performans Programının Hazırlanmaması Kamu idareleri tarafından, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlanır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 9‟uncu maddesi ile kamu idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlama mükellefiyeti getirilmiĢtir. Stratejik plan ve bütçe iliĢkisi, performans programları aracılığı ile

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 51 gerçekleĢtirilmektedir. Bütçe hazırlık sürecine dahil edilen performans programları, idare bütçelerinin stratejik planlarda belirlenmiĢ amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. Performans programları, bütçe dokümanlarında mali bilgilerin yanında, performans bilgilerinin de yer almasını sağlayarak, çıktı ve sonuç odaklı bir bütçeleme anlayıĢını ön plana çıkarmakta, yeni kamu mali yönetim sisteminin dayandığı mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkelerine iĢlerlik kazandırmaktadır. Kurumda stratejik plan ve bütçe iliĢkisini sağlayacak olan performans programı hazırlanmamıĢtır. Ġdarelerin, yıllık olarak yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programını hazırlamaları gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; BaĢkanlık Stratejik Planının olmaması nedeniyle, buna bağlı olarak hazırlanması gereken performans programı oluĢturulamamıĢ olup, Stratejik Planın yayımlanmasıyla birlikte performans programının hazırlanacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Kurum‟un 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 9‟uncu maddesi ile getirilen kamu idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programını hazırlama mükellefiyetini yerine getirmesi gerekmektedir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 3: Faaliyet Raporunun Mevzuatın Belirlediği Raporlama ġekil ve Ġçeriğe Uygun Olarak Hazırlanmaması Kamu idarelerince hazırlanacak Faaliyet Raporlarında, “Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik”te düzenlenen Ģekil ve bilgilere yer verilmelidir. 17.03.2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu idarelerince hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin “Birim ve Ġdare Faaliyet Raporlarının

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 52 ġekli” baĢlıklı 19‟uncu maddesinde Birim ve Ġdare faaliyet raporlarının Kamu yönetiminde uygulama birliğini sağlamak ve birim faaliyet raporlarından hareketle idare faaliyet raporlarının hazırlanmasını kolaylaĢtırmak amacıyla, Ek-1‟de yer alan Ģekle uygun olarak hazırlanacağı, raporlarda yer alması gereken diğer hususların ve eklerin Bakanlıkça hazırlanan performans esaslı bütçeleme rehberinde açıklanacağı belirtilmektedir Ġlgili Yönetmelik Ek-1‟de Ġdare Faaliyet Raporunda… B- Performans Bilgileri baĢlığı altında; 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri, 2- Performans Sonuçları Tablosu, 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi, 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi… BaĢlıklarının bulunması gerektiği düzenlenmiĢtir. Kurumda, 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunda, bu baĢlıklara yer verilmeyerek, anılan bölüme; "17.03.2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan “Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik‟in geçici 2‟nci maddesinin “Kamu idareleri ilk performans programlarını hazırladıkları yıla kadar, faaliyet raporlarının performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere iliĢkin bilgilere yer verirler” hükmü uyarınca, “Performans Sonuçları Tablosu,, Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi, Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi”; Stratejik Plan ve buna bağlı performans programının hazırlanmasını müteakip oluĢturulacaktır" ifadesine yer verilmiĢtir. Ġdare Faaliyet Raporlarının mevzuatta yer verilen, Ģekil, bilgi ve baĢlıklara uygun olarak hazırlanması gerektiği düĢünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; BaĢkanlık proje ve faaliyetlerini 55 ülkedeki ofisler aracılığı ile yerine getirmekte olup, faaliyet raporunun temelini oluĢturan bilgi, belge ve raporlar ofisler tarafından Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı Raporlama ve Koordinasyon birimine iletilmekte ve gerekli taramalar yapıldıktan sonra faaliyet raporunun hazırlandığı, bu süreç sonunda 2015 yılına ait Ġdare Faaliyet Raporu hazırlanmıĢ olup takip eden yıllarda hazırlanacak raporlarda B–Performans Bilgileri baĢlığı altında 1– Faaliyet ve Proje Bilgileri, 2– Performans Sonuçları Tablosu, 3– Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi, 4– Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi bölümlerinin oluĢturulmasında azami hassasiyetin gösterileceği belirtilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 53 Sonuç olarak; Ġdare Faaliyet Raporlarının mevzuatta yer verilen, Ģekil, bilgi ve baĢlıklara uygun olarak hazırlanması gerektiği düĢünülmektedir. BULGU 4: Faaliyet Raporunun Mevzuatın Belirlediği Yasal Süre Ġçinde Yayınlanmaması Özel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin ilgili mali yıla iliĢkin idare faaliyet raporları üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç ġubat ayı sonuna kadar hazırlanır. 17.03.2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 22.11.2014 tarih ve 29183 sayılı RG ile değiĢtirilen 11‟inci maddesinde; Özel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin ilgili mali yıla iliĢkin idare faaliyet raporları üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanacağı ve bu raporların birer örneğinin aynı süre içerisinde SayıĢtay‟a ve Bakanlığa gönderileceği hüküm altına alınmıĢtır. Kurumda mevzuat gereği ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanması ve SayıĢtay‟a gönderilmesi gereken Ġdare Faaliyet Raporu süresi içerisinde hazırlanmamıĢtır. Ġdare Faaliyet Raporlarının süresi içerisinde hazırlanarak kurum üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanması ve bu raporların birer örneğinin aynı süre içerisinde SayıĢtay‟a gönderilmesinin gerektiği düĢünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; Birim Faaliyet Raporları esas alınarak hazırlanan Ġdare Faaliyet Raporunun yasal sürelerde yayımlanmasına dikkat edileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Ġdare Faaliyet Raporunun süresi içerisinde hazırlanarak, kurum üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanması ve bu raporun bir örneğinin aynı süre içerisinde SayıĢtay‟a gönderilmesinin gerektiği düĢünülmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 54 D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 5: Performans Bilgisine ĠliĢkin Veri Kayıt Sisteminin Değerlendirilememesi Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Kurumların, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmıĢ bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları gerekmekte olup Kurum tarafından hazırlanmıĢ stratejik plan ve performans programı mevcut olmadığından stratejik planın ve performans programının izleme ve değerlendirmesine yönelik bir veri kayıt sisteminin mevcut olup olmadığı dolayısıyla faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi sürecine iliĢkin değerlendirme yapılamamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; BaĢkanlığın Stratejik Planının ve Performans Programının olmaması performans bilgisine ait veri kayıt sistemi olmadığı anlamına gelmediği, BaĢkanlık tarafından hazırlanan ve Koordinasyon görevi BaĢkanlığa verilen gerek kendi kurumumuzun gerekse de diğer kurum ve kuruluĢların yaptığı yardım ve projelerin OECD kriterlerine uygun olarak kayıtlarının tutulduğu istatistiki verilerin alındığı Envanter Bilgi Formu (EBF) programının baĢarılı bir Ģekilde uygulandığı, 2016 yılında ise bu programın çok daha geliĢmiĢ Ģekli olan Faaliyet Bilgi Portföyü (FBP) programı ile Veri kayıt sistemi ihtiyacını karĢılayacak bir sistem olarak çok daha iyi bilgi ve veri akıĢını sağlayacağına inandığı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak; Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamı olup Kurum tarafından hazırlanmıĢ stratejik plan ve performans programı mevcut olmadığından stratejik planın ve performans programının izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik bir veri kayıt sisteminin mevcut olup olmadığı dolayısıyla faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi sürecine iliĢkin değerlendirme yapılamamaktadır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 55 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr