2014 - TÜRK İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON AJANSI BAŞKANLIĞI.pdf

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ağustos 2015

ĠÇERĠK TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU………………………………………………... 1 TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU……………………………………………… 30

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 2
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 3
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 3
5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 4
6. DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................. 10
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ......................... 11
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 23

KISALTMALAR KHK Kanun Hükmünde Kararname PKO Program Koordinasyon Ofisi TĠKA Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ TĠKA (Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı), 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟na ekli (II) sayılı Cetvel‟e göre “özel bütçeli” bir kuruluĢtur. Muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığı‟nın “Say2000i” saymanlık otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. BaĢkanlığın gelirleri Ģunlardır: Genel bütçeden yapılacak yardımlar BaĢkanlığa yapılacak her türlü bağıĢ, yardım ve vasiyetler Lüzumu halinde BaĢbakan onayı ile diğer kaynaklardan yapılacak transferler BaĢkanlık değerlendirilmesinden elde edilen gelirler Diğer gelirler. Kurumun 2014 yılı bütçe giderleri toplamı 135.503.569,69 TL dir. Bütçe giderlerinin ekonomik sınıflandırmaya göre dağılımı aĢağıda gösterilmiĢtir. 01.Personel Giderleri: 17.553.583,18 TL
2. SGK Devlet Primi Giderleri: 1.792.603,44 TL
3. Mal ve Hizmet Alım Giderleri: 18.567.636,36 TL
4. Cari Transferler: 89.200.458,15 TL
5. Sermaye Giderleri: 1.080.542,03 TL 07 Sermaye Transferleri: 7.308.746,53 TL Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar‟ın 5‟inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8‟inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2  BirleĢtirilmiĢ veriler defteri.  Geçici ve kesin mizan.  Bilanço.  Kasa sayım tutanağı,  Banka mevcudu tespit tutanağı,  Alınan çekler sayım tutanağı,  Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı,  Teminat mektupları sayım tutanağı,  Değerli kâğıtlar sayım tutanağı,  TaĢınır kesin hesap cetveli ile taĢınır hesabı icmal cetveli  Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu,  Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,  Faaliyet sonuçları tablosu veya gelir tablosu. Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: Süresinde Kapatılmayan Avansların 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı Aracılığı ile Takip Edilmemesi Süresi içinde veya mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avanslar, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabında takip edilmesi gerekir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 104/b-6‟ncı, 106/b-3‟üncü, 108/b-6‟ncı ve 110/b-3‟üncü maddelerindeki düzenlemeler gereğince, süresinde kapatılmayan avanslar, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilerek takibi yapılır. BaĢkanlık‟ta süresi içinde kapatılmayan avanslar, avans hesaplarında bekletilmekte, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilmemektedir. Avansların, harcama yetkilisi mutemetleri ve muhasebe birimi tarafından takip edilmesi, süresinde mahsubu tamamlanmayan avansların ilgili kiĢi adına açılacak 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilerek takip ve tahsilinin yapılması gerekmektedir. Bu husus, 2013 yılı SayıĢtay Raporu ile Parlamentoya bildirilmiĢ olmasına rağmen, Kurumunuz tarafından herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Ofislere gönderilen avansların takip edilmesine yönelik olarak Hesap Bilgi Sistemi (HBS) programı uygulamasına baĢlanıldığını, süresi içerisinde kapatılmayan avansların gerekli bildirimlerin yapılmasından sonra Strateji GeliĢtirme Dairesince kapatılarak 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı'na aktarılacağını, Söz konusu hususa 2015-2 sayılı BaĢkanlık Genelgesinde de yer verilmiĢ olup 2015 yılı içerisinde ve sonrasında konunun takibinin titizlikle yapılacağını ve belirli periyotlar halinde avans hesaplarındaki kayıtlar ve kapatılması gereken son tarihlere iliĢkin bildirimlerin Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığınca yayınlanacağını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kurum, konunun takibinin bundan sonraki süreçte yapılacağını bildirmiĢse de bu hatalı uygulama yıllardır süregelmektedir. Bu konuya, önceki yıllara iliĢkin düzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporlarında yer verilmiĢ olmasına rağmen 2014 yılı içinde herhangi bir düzeltme yapılmamıĢtır. 2014 yılına iliĢkin mali tablolara, bu hatalı uygulama

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 yansımıĢtır. Kurumda, süresi içinde veya mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avanslar, avans hesaplarında bekletilmekte, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na kaydedilmemektedir. 140 hesabına ancak bir sonraki yıla avansın aktarılması için alınmaktadır. Bu durum, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟nın mevzuatta yer verildiği Ģekliyle muhasebe kayıtlarının gerçekleĢtirilmemesi ve gerçek bilgi üretmemesi sonucunu doğurmaktadır. BULGU 2: KiĢilerden Alacaklar Hesabında Kayıtlı Tutarlara Gecikme Zammı Uygulanmaması 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına kayıtlı tutarların, mevzuat hükümlerine göre takip ve tahsil edilmesi gerekir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 83‟üncü maddesinde: “(4) Kişilerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlar, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre takip ve tahsil edilir. (8) Harcama yetkilisi mutemetlerine verilen avansları süresinde mahsup etmeyenlerden, 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uyarınca gecikme zammı alınır.” Denilmektedir. Söz konusu mevzuat hükümleri gereğince; 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına “kiĢi borcu” olarak kaydedilen tutarların takip ve tahsilinin yapılması gerekir. TĠKA‟da, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı mevzuatta tanımlandığı Ģekliyle kullanılmamakta, takip ve tahsil usullerine uyulmamaktadır. 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına kaydedilen kiĢi borçlarından gecikme zammı tahsil edilmemesi, eksik gelir tahsilatına ve mali tabloların gerçek durum hakkında hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır. KiĢilerden alacaklarla ilgili olarak, muhasebe birimince mevzuata uygun olarak takibinin yapılması ve mevzuatta yer verilen oranlarda gecikme zammı hesaplanıp tahsil edilmesi gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 Bu husus, 2013 yılı SayıĢtay Raporu ile Parlamentoya bildirilmiĢ olmasına rağmen, Kurumunuzca herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Hali hazırda zorunluluk nedeniyle uygulanmakta olan yıl sonunda kapatılmayan avasların 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabı'na alınıp yeni yılda açılacak avans hesaplarına aktarılması uygulaması hariç olmak üzere, diğer kiĢi borcu hesaplarından gecikme zammı uygulanmasına iliĢkin hususa Kurum tarafından çıkarılan 2015-2 sayılı genelgede yer verildiğini, Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı tarafından gerekli bildirimlerin yapılmasını müteakiben kiĢi borcu hesabını kapatmayan personelle ilgili gecikme zammı uygulamasının yapılmaya baĢlanacağını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kurum, zorunluluk nedeniyle uygulanmakta olan yılsonunda kapatılmayan avansların 140- KiĢilerden Alacaklar Hesabı'na alınıp yeni yılda açılacak avans hesaplarına aktarılması uygulaması hariç olmak üzere, diğer kiĢi borcu hesaplarından gecikme zammı uygulanmasına iliĢkin kiĢi borcu hesabını kapatmayan personelle ilgili gecikme zammı uygulamasının yapılmaya baĢlanacağını belirtmiĢ ise de bu hatalı uygulama yıllardır süregelmektedir. Bu konuya, düzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporlarında yer verilmiĢ olmasına rağmen 2014 yılı içinde herhangi bir düzeltme yapılmamıĢtır. 2014 yılına iliĢkin mali tablolara, bu hatalı uygulama yansımıĢtır. Kurumda 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı mevzuatta tanımlandığı Ģekliyle kullanılmamakta, takip ve tahsil usullerine uyulmamakta, borçlarından gecikme zammı tahsil edilmemekte ve dolayısıyla mali tabloların gerçek durumu hakkında hatalı bilgiler üretilmesine neden olunmaktadır. KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na kaydedilen kiĢi borçlarından gecikme zammı tahsil edilmemesi, eksik gelir tahsilatına ve mali tabloların, gerçek durum hakkında hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır. BULGU 3: TaĢınmazlar Ġçin Yapılan Değer Artırıcı Giderlerin 252-Binalar Hesabına Kaydedilmemesi 252-Binalar Hesabında kayıtlı taĢınmazların iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya verimliliğinin artırılmasına iliĢkin yapılan harcama tutarları, binaların değerine eklenir ve amortisman hesaplamasında dikkate alınır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 Genel Yönetim muhasebe Yönetmeliği‟nin “Maddi duran varlıklar için yapılan değer artırıcı harcamalar” baĢlıklı 25‟nci maddesinde; “ (1) Maddi duran varlıklar için sonradan yapılan ve o varlığın değerini, kullanım süresini, ürün ve hizmet kalitesini, sağlanan faydayı artıran veya üretilen mal veya hizmetlerin üretim maliyetini azaltan her türlü maliyet, ilgili maddi duran varlığın kayıtlı değerine ilave edilir ve amortisman hesaplamasında dikkate alınır. Bunların dışında maddi duran varlıklar için yapılan her türlü normal bakım ve onarım harcamaları gider olarak kaydedilir” hükmü ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 176‟ncı maddesinde: “... 3) Binalar hesabında kayıtlı binaların iyileştirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin arttırılmasına ilişkin olarak bütçeye gider kaydıyla yapılan harcama tutarları, bir taraftan bu hesaba borç, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir” hükmüne yer verilmiĢtir. 252-Binalar Hesabında kayıtlı kamu konutlarının iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin arttırılmasına iliĢkin olarak bütçeye gider kaydıyla yapılan harcama tutarlarının, 252-Binalar Hesabına kaydedilmesi gerekirken, kaydedilmediği; söz konusu binalara iliĢkin yapılan giderlerin tamamının sadece 630-Giderler Hesabına kayıt yapılarak muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. Bu sebeple 252-Binalar Hesabı, taĢınmazların gerçek değerini göstermemekte, 630- Giderler Hesabı, giderlerin fiili durumunu yansıtmamaktadır. Bu hususa 2013 yılı SayıĢtay Raporunda “Ġzlenecek Hususlar” bölümünde yer verilmiĢ olmasına rağmen, Kurumunuzca herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; TaĢınırların iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya verimliliğinin artırılmasına iliĢkin yapılan harcama tutarlarının, 2015 yılı itibariyle daha dikkatli olunarak 252-Binalar Hesabında muhasebeleĢtirileceğini belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kamu Ġdaresi cevabında, Binalar Hesabında kayıtlı binaların

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 iyileĢtirilmesi, ömrünün uzatılması veya veriminin artırılmasına iliĢkin olarak bütçeye gider kaydıyla yapılan harcama tutarlarının daha dikkatli olunarak 252-Binalar Hesabında muhasebeleĢtirileceğini belirtmekte ise de; DüzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporları ile Ġzlenecek Hususlar olarak daha önce de kuruma bildirilen ve uygulaması devam eden, Kurum ile mutabık kalınan bu hususun izlemesi müteakip denetimlerde gerçekleĢtirilecektir. BULGU 4: Tüketim Madde ve Malzemelerinin 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabında Ġzlenmemesi Üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak veya tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemeleri ile hammadde, yardımcı madde, ambalaj malzemesi ve diğer malzemeler, 150- Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟nda izlenir. Kullanılan veya tüketilen ilk madde ve malzeme tutarları, belirlenen dönem sonlarında kayıtlı değerleri üzerinden 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na alacak, 630-Giderler Hesabı‟na borç kaydedilerek muhasebeleĢtirilir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı, Hesabın ĠĢleyiĢi baĢlıklı 88‟nci maddesinde; “(1) İlk madde ve malzeme hesabı; kamu idarelerince üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemeleri ile hammadde, yardımcı madde, ambalaj malzemesi ve diğer malzemelerin izlenmesi için kullanılır” hükmü yer almıĢtır. Bu hüküm gereğince kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemeleri ile hammadde, yardımcı madde, ambalaj malzemesi ve diğer malzemelerin elde edilmesi durumunda, 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı‟na kaydedilmesi ve ancak, kullanıldıkça giderleĢtirilmesi gerekirken bu nitelikteki bütün mal ve malzemenin ilk alımında 630-Giderler Hesabı‟na kaydedilmek suretiyle muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. Söz konusu hesap kayıtlarının yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılmaması sebebiyle 630-Giderler Hesabı ile 150-Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı fiili durum hakkında gerçek bilgi üretmemektedir. Bu hususa 2013 yılı SayıĢtay Raporunda “Ġzlenecek Hususlar” bölümünde yer verilmiĢ

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 olmasına rağmen, Kurumunuzca herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Tüketim madde ve malzemelerinin 150-Ġlk madde ve malzeme hesabında izlenmesine yönelik olarak incelemelerin yapıldığını, Ancak Ġnsan Kaynaklan ve Destek Hizmetleri Dairesi BaĢkanlığı ile BaĢkanlık Özel Kalemi için yapılan tüketim malzemeleri alımlarının takibi taĢınır hesaplarıyla muhasebeleĢtirilirken, bölgesel daireler ile DıĢ ĠliĢkiler ve Ortaklıklar Dairesi BaĢkanlığı tarafından yardım maksatlı Türkiye'den satın alınmasını müteakip yurtdıĢına gönderilen tüketim malzemeleri ve demirbaĢlar için aynı uygulama henüz yapılamadığını, Sorunun 05.6 Cari Transferler harcama kaleminden yapılan giderlerin Say2000i Sistemi ve Harcama Yönetim Sistemi (HYS) programında yansıtma hesaplarının taĢınır kodlarıyla uyuĢmamasından kaynaklandığını, söz konusu problemin Maliye Bakanlığı'na KBS Sistemi üzerinden bildirilmiĢ olduğu ve cevap beklendiği belirtilmiĢtir. Sonuç olarak Kurum cevabında tüketim madde ve malzemelerinin 150-Ġlk Madde ve Malzeme hesabında izlenmesine yönelik olarak çalıĢmaların yapıldığını bildirmekle beraber, DüzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporları ile Ġzlenecek Hususlar olarak kuruma bildirilen bu konunun izlemesi müteakip denetimlerde gerçekleĢtirilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı'nın 2014 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı "KiĢilerden Alacaklar ", "Ġlk Madde ve Malzeme " ile “Binalar” hesap alanları hariç, tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Avansların Yıl Sonunda Usulüne Uygun Olarak Kapatılmayıp, Takip Eden Yıla “KiĢilerden Alacaklar Hesabı” Kullanılarak Aktarılması ve Yeni Yılda “Devreden Avans” Olarak Kullanılması Harcama yetkilisi mutemedi olan Koordinatörlere verilen avansların, mali yılın sonunda bir aylık sürenin dolması beklenilmeksizin mahsubu yapılmayan harcamalara ait belgelerinin muhasebe yetkilisine verilmesi suretiyle kapatılması gerekir. Mali yılsonuna kadar ve mahsup döneminde kapatılmayan avans hesabı, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilerek kapatılır. Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği‟nin 13‟üncü maddesinde: “Mali yılsonuna kadar kapatılmayan veya mahsup döneminde mahsup edileceği idaresince bildirilmeyen ön ödeme tutarı, yılsonunda mutemet adına ilgili hesaba borç kaydedilerek ön ödeme hesabı kapatılır. Mutemet adına borç kaydedilen tutarlar hakkında muhasebe yönetmeliğinde belirtildiği şekilde işlem yapılır” hükmü yer almaktadır. Kurumda, yılsonunda kapatılmayan ve mahsup döneminde mahsup edileceği bildirilmeyen avans tutarları, mutemet adına borç kaydedilmektedir. Takip eden yılda; yılsonunda 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilen bu tutarlar için muhasebe yönetmeliğinde belirtildiği Ģekilde takip ve tahsil iĢlemleri uygulanması gerekirken, hiçbir iĢlem yapılmadan KiĢilerden Alacaklar hesabına alacak kaydedilip 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabına “devreden avans” olarak kayıt yapılarak aynı avans, aynı mutemede tekrar “avans” olarak kullandırılmaktadır. Mevzuata yukarıda yer verildiği üzere, avansların yılsonunda kapatılmasına dair yapılacak iĢlemler belirtilmiĢtir. Bir sonraki yılda 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına alınan, mahsup edilmeyen avans kalanlarının kapatılarak tekrar avansa dönüĢtürülmesi iĢlemi mevzuata uygun değildir. Bu uygulama ile 160-ĠĢ Avans ve Kredileri Hesabı ile 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabına yapılan kayıtlar mevzuatta tanımlandığı Ģekilde yapılmamaktadır. Bu sebeple muhasebe kayıtları, hareketli ve gerçek durumu yansıtmayan iĢlemlerden oluĢmaktadır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabının, yılsonunda kapatılmayan avansların tekrar aynı mutemede kullandırılmak amacıyla bir sonraki yıla devir yapan hesap olarak değil, mevzuatta tanımlandığı Ģekliyle; mali yılın sonunda kapatılmayan avansların takip ve tahsilinin gerçekleĢtirilmesini teminen kullanılması gerekmektedir. Bu husus, 2013 yılı SayıĢtay Raporu ile Parlamentoya bildirilmiĢ olmasına rağmen, Kurumunuz tarafından herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik'te düzenlenen yurt dıĢı birimlerinin ihtiyaçları için verilen avansların mahsubu ve artıklarının iadesinde nakit iadesi yapılamaz, verilecek yeni avans veya açılacak krediden mahsup edilir, hükmü gereğince ofis hesaplarındaki bakiye tutarların sonraki yıl içinde gerçekleĢtirilecek ilk projenin avansı olarak muhasebeleĢtirildiğini, mevcut mevzuat hükümleri çerçevesinde avansların yılsonunda kapatılabilmesine iliĢkin olarak baĢkaca bir yolun olmadığını, Konuya iliĢkin olarak 13.12.2013 tarihinde Maliye Bakanlığına baĢvuru yapılmıĢ olmasına rağmen bugüne kadar herhangi bir cevap alınamadığını, 12.05.2015 tarihinde konunun tekrar Maliye Bakanlığı'na iletildiğini, özetle; 160-lĢ Avans ve Kredileri Hesabının mahsup süresinin uzatılarak 4-6 aya çıkarılması, 160-ĠĢ Avans ve Kredileri hesabının altında yurtdıĢı avans ve kredileri için yılsonlarında devir verebilen yeni bir e-kod açılması, önerilerinden birinin veya Bakanlıkça uygun görülen diğer çözüm yollarının araĢtırılarak yapılan muhasebe kayıtlarının mevzuata uygun hale getirilmesi noktasında destek sağlanmasının talep edildiğini, avans hesaplarının yılsonu kapatmalarına iliĢkin olarak kurum olarak baĢkaca bir tercihinin olmadığını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Yılsonunda veya mahsup dönemine aktarılarak avans hesaplarının kapatılmaması ve kapatılmadığı için 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na geçici olarak kaydedilerek, avansların sonraki yıla devri için bir “usul” olarak kullanılması hususunda; Kamu Ġdaresi tarafından Maliye Bakanlığına konunun iletildiği bildirilmekle beraber, bu konuya önceki yıllara iliĢkin düzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporlarında yer verilmiĢ olmasına rağmen 2014 yılı içinde herhangi bir düzeltme ve bu konuya iliĢkin bir düzenleme yapılmamıĢtır. Kurumda KiĢilerden Alacaklar Hesabı‟na yapılan muhasebe kayıtlarının mevzuata

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13 uygun hale getirilmesi gerekmektedir. Bu uygulama, 140-KiĢilerden Alacaklar Hesabının mali tablolarda gerçek durumu yansıtmamasına neden olmaktadır. BULGU 2: Program Koordinasyon Ofislerince GerçekleĢtirilen Faaliyetlere Ait Katma Değer Vergisi Ġadeleri ve ihale Dokümanı SatıĢ Gelirlerine ĠliĢkin Gelir Kaydının, Tahsil Edildiği Yılda Yapılmaması Gelir hesapları hesap grubu, faaliyet dönemine iliĢkin olarak tahakkuk eden her türlü gelirin ekonomik sınıflandırmaya uygun olarak izlenmesi için kullanılır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 383'üncü maddesinde; “Gelir hesapları tahakkuk esasına göre tahakkuk eden her türlü gelirin izlenmesi için, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen muhasebe ilkelerine göre sınıflandırılır” denilmektedir. 08.06.2005 tarih ve 25839 sayılı resmi Gazetede yayınlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin “Tanımlar” baĢlıklı 4'üncü maddesinde, faaliyet döneminin Bakanlıkça aksi kararlaĢtırılmadıkça malî yılı ifade ettiği, “Kayıt zamanı, kamu gelir ve giderleri ile bütçe gelir ve giderlerinin yılı” baĢlıklı 16'ncı maddesinde ise kamu hesaplarının malî yıl esasına göre tutulacağı, kamu gelir ve giderlerinin tahakkuk ettirildikleri malî yılın hesaplarında gösterileceği; bütçe gelirlerinin tahsil edildiği, bütçe giderlerinin ise ödendiği yılda muhasebeleĢtirileceği hususları düzenlenmiĢtir. Söz konusu hükümler gereğince; Ofislerce tahsil edilen Katma Değer Vergisi iadeleri, Ġhale Dokümanı satıĢ gelirleri tahsil edildiği yılda gelir kaydı yapılmalıdır. Kurumda, Katma Değer Vergisi iadeleri ile ihale dokümanı satıĢ gelirlerinin muhasebe kayıtları “tahsil edildiği yıl ilkesi” dikkate alınmaksızın ait olduğu dönemde değil sonraki faaliyet dönemlerinde yapılmaktadır. Bu durumda tahsil edilen gelir ilgili olduğu yıl kayıtlarında yer almamakta, ait olmadığı dönem muhasebe kayıtlarında yer almaktadır. Bu uygulama, yukarıda belirtilen yönetmelik hükümleri ile muhasebe ilkelerine aykırılık teĢkil etmekte, mali yıl içinde gelir hesaplarının doğru bilgi üretmesine engel olmaktadır. Böylelikle 600 Gelir hesabı, 800 Bütçe Geliri Hesabı fiili durumu yansıtmamakta kurum gelirleri hakkında gerçek bilgi üretmemektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14 Kamu idaresi cevabında; Ofislerden gelen mali durum raporlarının detaylı incelemesinin yapılmasının sağlandığını gerek merkezden proje amaçlı gönderilen avanslar ve gerekse de Program Koordinasyon Ofislerince gerçekleĢtirilen faaliyetlere ait Katma Değer Vergisi iadeleri ve ihale dokümanı satıĢ gelirlerine iliĢkin gelir kayıtlarının muhasebe kayıtlarıyla uyumunun kontrolünün aylık periyotlarla yerine getirildiğini, Program Koordinasyon Ofislerince gelir cetvelinde K.D.V. iadesi ve ihale dokümanı satıĢına iliĢkin gelir kaydı olması halinde ilgili birimlerin uyarılarak gelir kaydına iliĢkin belgelerin üst yazı ile Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığına ulaĢtırılmasının sağlandığını böylece Ofis hesaplarıyla muhasebe birimi hesaplarının arasında tam bir mutabakatın oluĢturulduğunu, Ayrıca söz konusu duruma 2015-2 sayılı TĠKA BaĢkanlık Genelgesinde de yer verildiğini ve tüm birimlerin gerekenin yapılması hususunda tekrar talimatlandırıldığını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında katma değer vergisi iadeleri ve ihale dokümanı satıĢ gelirlerine iliĢkin gelir kayıtlarının muhasebe kayıtlarıyla uyumunun kontrolünün yapıldığı belirtilmiĢtir. Program Koordinasyon Ofisleri tarafından elde edilen gelirlere iliĢkin muhasebe kayıtları öncesi bilginin gerek PKO‟lar tarafından aylık gelir cetvellerinde geç düzenlenmesi, gerekse merkezde „ülke masaları‟ biriminin ofislerden gelen evrakları süresinde iĢleme koymaması ve evrakların kaybolması gibi sebeplerle tahsil edilen gelirler tahsilatı gerçekleĢtiği mali yıl içinde muhasebe kayıtlarına alınmadığı dolayısı ile tahsilatın gerçekleĢtiği yıl mali tabloların da görülmediği tespit edilmiĢtir. Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre bütçe gelirleri tahsil edildiği yılda muhasebeleĢtirilir. Bu hüküm gereğince Ofislerce tahsil edilen katma değer vergisi iadeleri ile ihale dokümanı satıĢına ait gelirlerin muhasebe kaydı, gelirin tahsil edildiği yılda yapılması gerekirken, tahsil edildiği yılda gelir kaydı yapılmayarak sonraki dönemde yapılmaktadır. Bu durum her iki dönem mali tablosunun da gerçek bilgi üretmesine engel teĢkil etmektedir. Ofislerce elde edilen gelire iliĢkin bilginin muhasebe birimine tahsil edildiği dönemde iletilmesi ve kurum tarafından muhasebe kaydının gelirin tahsil edildiği yıl mali tablolarında gösterilmesi gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15 BULGU 3: YurtdıĢı Program Koordinasyon Ofisi Koordinatörleri Tarafından GerçekleĢtirilecek Projelerin Belirlenmesine ĠliĢkin Sürecin Düzenlenmemesi Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından, hedef devlet ve topluluklarla iktisadi, ticari, teknik, sosyal, kültürel ve eğitim alanlarında yürütülen projeler, programlar ve faaliyetlere iliĢkin süreçlerin yürütülmesinde BaĢkanlığın tabi olacağı usul ve esaslar düzenlenmemiĢtir. 656 sayılı KHK (Kanun Hükmünde Kararname)'nin 13‟üncü maddesinde, BaĢkanlıkça yürütülecek projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasların yönetmelikle belirleneceğine yer verilmiĢ olmasına rağmen herhangi bir düzenleme yapılmamıĢtır. Aynı KHK‟nın Geçici 1.maddesi, “Bu Kanun Hükmünde Kararname’nin uygulanmasına ilişkin düzenlemeler, bir yıl içinde yürürlüğe konulur. Bu düzenlemeler yürürlüğe girinceye kadar mevcut düzenlemelerin bu Kanun Hükmünde Kararname’ye aykırı olmayan hükümlerinin uygulanmasına devam olunur” hükmü gereğince, Proje belirleme usul ve esasları bakımından tabi olunacak hükümler, 28 Ağustos 2001 tarih ve 24507 sayılı Resmi Gazete‟de yayınlanan “Türk ĠĢbirliği ve Kalkınma Ġdaresi BaĢkanlığı Proje Belirleme ve Uygulama Yönetmeliği”ndeki düzenlemelerdir. Söz konusu Yönetmeliğin 5‟inci maddesinde, BaĢkanlıkça gerçekleĢtirilecek program ve projelerin seçilmesinde öncelik verilecek konu baĢlıklarının neler olduğu düzenlenmiĢ ve proje uygulamalarında Koordinasyon Kurulu‟nca kabul edilen bölge ve etkinliklere öncelik verileceği hususu belirtilmiĢtir. Gelen proje taleplerinin veya seçilen projelerin belirlenmesi sürecinin nerede baĢlayıp ve nerede kesinlik kazanacağı, süreçte hangi mekanizmaların yer alacağı konusu düzenlenmemiĢtir. Mülga 4668 sayılı Kanun‟un 4‟üncü maddesinde “Koordinasyon Kurulu” ve görevleri düzenlenmiĢ iken; 656 sayılı KHK‟da, proje belirleme sürecinde etkin bir görevi olan bu kurula yer verilmemiĢtir. Bakan‟ın baĢkanlığında ve Bakan‟ın belirleyeceği kamu kurum ve kuruluĢlarının bağlı ya da ilgili bulundukları Bakan tarafından görevlendirilen temsilcilerin

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 katılımıyla oluĢturulan “DanıĢma Kurulu”na yer verilmiĢtir. DanıĢma Kurulu‟nun aldığı kararlar; BaĢkanlığın faaliyetlerinin kapsam, ilke ve önceliklerinin belirlenmesi amacına yönelik tavsiye niteliğindedir. DanıĢma Kurulu bir “istiĢare kurulu” olup, kararlarının “tavsiye” niteliğinde olması, Kurul Kararı‟nın proje belirleme sürecinde etkin olarak yer almasını engellemektedir. Buna göre TĠKA‟nın kuruluĢ kapsam ve amacına yönelik görevlerin hangi usul ve esaslarla gerçekleĢtirileceği, projelerin belirlenmesinde takip edilecek yöntem ve karar mekanizmaları belirlenmemiĢtir. Uygulanacak prosedüre iliĢkin herhangi bir yazılı bilgi kaynağı bulunmayıp uygulama “teamül”e dayalı olarak yürütülmektedir. Mevcut uygulama ise “kiĢiye özel” kararların alınma riskini doğurmaktadır. Proje belirleme karar süreçlerinin nerede baĢlayıp nerede sonlandırılacağına dair “Proje Belirleme ĠĢ AkıĢ ġeması” bulunmamaktadır. Proje belirleme sürecinde ihtiyaç duyulan düzenlemelerin yapılarak karar alma süreçlerinin kurumsallaĢması açısından Kanun‟da belirtildiği üzere projelerin belirlenmesi, uygulanması, takibi ve sonuçlandırılmasına iliĢkin usul ve esasları belirleyen yönetmeliğin, 656 sayılı Kanunun 24.10.2011 tarihli olduğu ve bu düzenlemelerin bir yıl içinde tamamlanır hükmü gereğince ivedilikle çıkarılması gerekmektedir. Bu hususa 2013 yılı SayıĢtay Raporunda “Ġzlenecek Hususlar” bölümünde yer verilmiĢ olmasına rağmen, Kurumunuzca herhangi bir iĢlem tesis edilmediğinden tekrar bulgu konusu yapılmıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Destek verilecek projelerin belirlenmesi ve uygulama süreçlerine yönelik olarak 28 Ağustos 2001 tarih ve 24507 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Türk ĠĢbirliği ve Kalkınma Ġdaresi BaĢkanlığı Proje Belirleme ve Uygulama Yönetmeliği" kullanılmakta iken 656 sayılı KHK ile kurumun ismi, görevleri ve teĢkilat yapısında değiĢiklikler meydana geldiğini, Mevzuata uyum açısından yeni teĢkilata uyumlu yeni bir yönetmelik hazırlanması için çalıĢmaların baĢlatılmıĢ olduğunu ancak çalıĢmaları yürüten komisyonda görevli yönetici ve personelin görev değiĢiklikleri nedeniyle sürecin tamamlanamadığını, Bu konudaki taslak çalıĢmanın EK-6‟da sunulduğunu eksik kalan hususların

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 tamamlanarak mevzuat eksikliğinin giderilmesinin sağlanacağını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kurum tarafından proje belirleme hususunda yeni yönetmelik çalıĢmalarının baĢladığı ve bir süredir sürecin tamamlanamadığı bildirilmekle, düzenlenmiĢ SayıĢtay Denetim Raporları ile Ġzlenecek Hususlar olarak kuruma bildirilen bu konunun izlenmesi müteakip yıl denetimlerinde gerçekleĢtirilecektir. BULGU 4: Ġç Kontrol Sistemi Değerlendirmesinin Yapılmaması Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, karar oluĢturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini sağlamak amacıyla idareler tarafından geliĢtirilen organizasyon yöntem ve süreçler ile mali ve diğer kontrollerden oluĢan “iç kontrol sistemi”nin etkin iĢlemesi; gözetim, izleme ve buna iliĢkin her türlü düzenlemelerin yapılması suretiyle sağlanır. 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun BeĢinci Kısmında “iç kontrol sistemi” düzenlenmiĢtir. Kanunun 55‟inci maddesinde iç kontrol, 56‟ncı maddesinde iç kontrolün amacı, 57‟nci maddesinde iç kontrolün yapısı ve iĢleyiĢi, 58‟inci maddesinde de ön mali kontrol hususlarına yer verilmiĢtir. 5018 sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58‟inci maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 31.12.2005 tarihli ve 26040 (3. mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak 1.1.2006 tarihinde yürürlüğe giren “Ġç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar” hakkında Yönetmeliğin 8‟inci maddesinde; “……………. Ġç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin iĢleyiĢi, yöneticilerin görüĢü, kiĢi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıĢ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.” Hükmü yer almaktadır. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluĢturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliĢtirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel Ģart belirlenmiĢ ve ayrıca, kamu idareleri tarafından iç kontrol sistemlerinin Kamu Ġç Kontrol

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18 Standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalıĢmaların belirlenmesi, bu çalıĢmalar için eylem planı oluĢturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalıĢmalarının 31/12/2008 tarihine kadar tamamlanması, söz konusu çalıĢmaların etkili bir Ģekilde yürütülmesini sağlamak üzere idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemlerin alınması ve idarelerin iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmeleri gerektiği ifade edilmiĢtir. Kurumda idarenin hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecini içeren Risk Değerlendirme Standartlarına uygun olarak iç kontrol sistemi, yıllık olarak değerlendirilerek “üst yönetici” ye raporlama yapılmamaktadır. Kurum‟un, kurumsal ve sistematik “risk analiz ve değerlendirme sistemi” mevcut değildir. Etkin ve yaygın sistematik bir “kontrol stratejisi ve yöntemi” bulunmamakta; mevcut hiyerarĢik düzende, sevk ve idarenin bir parçası olarak bu fonksiyon icra edilmektedir. Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde, Kurum tarafından her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi, gerçekleĢme olasılığı ve muhtemel etkileri ve alınacak tedbirleri belirlemeye yönelik risk değerlendirilmesinin gerçekleĢtirilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; 2014 yılında, EK-7'de bir örneği sunulan BaĢkanlık onayı ile “Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu” ve "Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu" teĢkil edilerek ilgili çalıĢma grupları oluĢturulduğunu, ancak komisyonlardaki mevcut personelin üzerindeki iĢ yoğunluğu nedeniyle çalıĢmalara yeterli ilgi ve katılım sağlanamadığını, 2015 yılında Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı ve diğer Dairelerde yeni görev alan personelle birlikte bu konudaki çalıĢmaların hızlandırılacağını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kurumun 2015 yılında çalıĢmaların hızlandırılacağını bildirdiği ve Kurum ile mutabık kalınan bu hususun izlenmesi müteakip yıl denetimlerinde gerçekleĢtirilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19 BULGU 5: Personel Sistemi ve Yönetiminin Ġç Kontrol Standartlarına Uygun Olmaması Kamu Ġdareleri, iç kontrol sisteminin yeterli ve etkili oluĢturulması ve çalıĢtırılması için personel yapısı ve yönetimini, belirlenmiĢ iç kontrol standartlarına uygun olarak gerçekleĢtirir. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği‟nin “1.Kontrol Ortamı Standartları” bölümünde: “Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar” denilmiĢtir. “Personelin Yeterliliği ve Performansı” baĢlıklı “3” numaralı Standart gereğince; Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliĢtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personel istihdamı, yer değiĢtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliĢkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiĢ olmalı ve personele duyurulmalıdır. “Faaliyetlerin Sürekliliği” baĢlıklı “11” numaralı Standart‟ta ise; Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri alması ve görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesinin yönetici tarafından sağlanması gerekliliği düzenlenmiĢtir. Birimler arasında sıklıkla görülen görev değiĢimi, personelin yaptığı iĢ konusunda uzmanlaĢmasını engelleyici bir unsur olarak ortaya çıkmaktadır. Kurumda geçici süreli görevli personel sayısının kadrolu personel sayısına oranı yüksektir. Geçici süreli görevlendirilen personel, merkezde ve yurtdıĢında stratejik görevlere atanmakta, yurt dıĢında Program Koordinasyon Ofislerinde “Koordinatör” ve Koordinatör yardımcısı” olarak görevlendirilmektedir. Geçici süreli, farklı kurumlardan ve farklı iĢ

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20 alanlarından gelen kurum tecrübesine haiz olmayan personel arasından yapılan bu görevlendirmeler, 657 Sayılı Kanunun "Kurumlar arası Geçici Süreli Görevlendirme" baĢlıklı Ek 8‟inci maddesinin e bendindeki; “geçici süreli görevlendirmenin, memurların göreviyle ilgili olması şarttır” hükmüne aykırılık teĢkil etmektedir. Görevinden ayrılan geçici personel, görev alanına iliĢkin hazırlaması ve görevlendirilen personele vermesi gereken raporu düzenlenmeden kurumuna dönmekte, böylelikle kurum hafızası oluĢturulamamakta ve faaliyetlerin sürekliliği sağlanamamaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği baĢta olmak üzere, personel mevzuatı hükümlerine uygun hareket edilerek; Kurum‟un etkili ve verimli çalıĢmasını sağlamak için personel sayısı ve niteliğinin artırılması, Kurum‟un eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi, ihtiyaca göre hizmet-içi eğitim düzenlenmesi, iĢ akıĢ süreçlerinin iĢletilmesi, süreçler yazılı hale getirilip, personele duyurulması, iĢletilmesine dair kontroller tesis edilip, çalıĢtırılması, personelin uzmanlaĢmasını sağlayacak politikaların izlenmesi, görevinden ayrılan personelin, iĢ veya iĢlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi, asli ve sürekli hizmetlerin memurlar eliyle yürütülmesi standartlarına uyumun sağlanması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Kurumun yurtdıĢında faaliyet gösteren ülke sayısının 2015 yılı Mayıs ayı itibariyle 50'ye ulaĢmıĢ bulunduğunu, Orta Asya ve Kafkaslar, Balkanlar ve Doğu Avrupa, Ortadoğu ve Afrika, Doğu ve Güney Asya ile Pasifik ve Latin Amerika'ya kadar uzanan geniĢ bir coğrafyada ve farklı sektörlerde hizmet veren küresel bir teĢkilat olma yolunda ilerlediğini, Muhtelif yabancı diller bilen, farklı ülke ve kültürler üzerinde uzmanlıkları ve çalıĢmaları olan, ilgili ülke coğrafyasının nitelikleri ve ihtiyaçlarına göre farklı sektörlerde tecrübeleri olan nitelikli personel ihtiyacı bulunduğunu, her yıl belli dönemlerde ihtiyaçlar doğrultusunda yeni personel alımları yapılmasına rağmen yeterli gelmediği durumlarda, 656 sayılı KHK'nın 17‟nci maddesi kapsamında geçici görevli personelin Kurumun merkez ya da yurtdıĢı birimlerinde görevlendirildiğini, Bu hususta fiili durum ile iç kontrol standartları arasında ortaya çıkan uyumsuzlukların

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 21 ihtiyaca göre yapılacak yeni personel alımları, tedarik edilen personel yönetim sistemi yazılımı ve eğitim programlan ile giderilmeye çalıĢıldığını belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kurum cevabında, geniĢ bir coğrafyada ve farklı sektörlerde hizmet veren küresel bir teĢkilat olma yolunda ilerleyen bir kurum olduğunu ve farklı sektörlerde tecrübeleri olan nitelikli personele ihtiyacı bulunduğunu, fiili durum ile iç kontrol standartları arasında ortaya çıkan uyumsuzlukların ihtiyaca göre yapılacak yeni personel alımları, tedarik edilen personel yönetim sistemi yazılımı ve eğitim programları ile giderilmeye çalıĢıldığını belirtmekle, OluĢturulan ve yürütülen personel yapısı ve yönetiminin belirlenmiĢ iç kontrol standartlarına ve mevzuata uygunluğunun izlenmesi müteakip yıl denetimlerinde gerçekleĢtirilecektir. BULGU 6: ArĢiv ve Dokümantasyon Sisteminin Kurulmaması Ġdareler iĢ ve iĢlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve eriĢimini de kapsayan, belirlenmiĢ standartlara uygun arĢiv ve dokümantasyon sistemi oluĢturmalıdır. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete‟de yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği‟nin “Kayıt ve Dosyalama Sistemi” baĢlıklı “15”. Standart gereğince kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleĢmeyi kapsamalı, kiĢisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalı, kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaĢılabilir ve izlenebilir olmalı, gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir Ģekilde sınıflandırılmalı ve arĢiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Devlet ArĢiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 11‟inci maddesine göre, arĢive devredilecek malzeme; birimi, iĢlem yılı, konu ve iĢlem itibariyle aidiyeti ve aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası esas alınarak hazırlanmalıdır. Kurumda kayıt ve dosyalama sistemi standartlara uygun olarak gerçekleĢtirilmemiĢtir. ArĢiv malzemesinin envanteri çıkarılmamıĢ, kataloğu hazırlanmamıĢtır. Mevzuatın öngördüğü Ģekilde arĢivlerin kurulmaması ve usulüne uygun olarak iĢletilmemesi sebebiyle, Kurumda bilgi / belge temini, birimler arası ve PKO‟lar ile merkez

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 22 arasındaki bilgi belge akıĢı ve dolayısıyla da hizmetin yürütülmesi aksamaktadır. Muhasebe iĢlemlerine iliĢkin ödeme belgeleri ve kanıtlayıcı belgelerin ofislerden veya diğer birimlerden temini güçleĢmekte bazen de imkânsız hale gelmektedir. Bu durumun sonuçlarından biri olarak da hesaplar kapatılamamakta hesapların kayıtlı değerleri gerçek durumu yansıtmamaktadır. Ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iĢ ve iĢlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kamu idaresi cevabında; Kurumda evrak yönetiminin otomasyonu ve standart arĢivlemenin sağlanabilmesi amacıyla Elektronik Bilgi ve Doküman Yönetimi Sistemi uygulamasına geçilmiĢ olduğunu, söz konusu uygulamanın internet alt yapısının yetersiz olduğu bazı ofisler dıĢında kurum genelinde iĢlerlik kazandığını, muhasebe iĢlemlerine iliĢkin evrakların ise birim bünyesinde ayrıca düzenli Ģekilde arĢivlendiğini, Bununla birlikte. 2015 yılı içerisinde mevcut hizmet binamızın taĢınması gündemde olduğundan fiziksel arĢiv sistemi çalıĢmalarına yeni hizmet binasında devam edileceğini belirtmiĢtir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında her ne kadar Elektronik Bilgi ve Doküman Yönetimi Sistemi uygulamasına geçilmiĢ olduğunu bildirmiĢ ise de, Uygulamada, sistem tam olarak iĢlememekte, Kurumda bilgi / belge temini, birimler arası ve PKO‟lar ile merkez arasındaki bilgi belge akıĢı ve dolayısıyla da hizmetin yürütülmesi aksamaktadır. Muhasebe iĢlemlerine iliĢkin ödeme belgeleri ve kanıtlayıcı belgelerin ofislerden veya diğer birimlerden temini güçleĢmekte bazen de imkânsız hale gelmektedir. Mevzuatın öngördüğü Ģekilde arĢivlerin kurulması ve usulüne uygun olarak iĢletilmesi çalıĢmalarına yeni hizmet binasında devam edileceğini bildirmiĢ olduğundan uygulaması devam eden bu hususun izlemesi müteakip denetimlerde gerçekleĢtirilecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 23 8. EKLER Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları FAALĠYET SONUÇLARI TABLOSU TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 Ekonomik GĠDERĠN TÜRÜ Cari Yıl (N) Ekonomik GELĠRĠN TÜRÜ Cari Yıl (N) 630 GĠDERLER HESABI 144.743.785,01 600 GELĠRLER HESABI 143.627.564,07 630 01 Personel Giderleri 17.553.583,18 600 03 TeĢebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 74.514,87 630 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 1.792.603,44 600 04 Alınan BağıĢlar ve Yardımlar 137.637.746,56 630 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 19.633.481,44 600 05 Diğer Gelirler 1.576.526,83 630 03 02 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 2.368.836,81 600 11 Değer ve Miktar DeğiĢimleri Gelirleri 4.338.775,81 630 03 03 Yolluklar 5.159.532,08
630 03 04 Görev Giderleri 123.669,40 NET GELĠR TOPLAMI : 143.627.564,07 630 03 05 Hizmet Alımları 9.705.551,59
0630 03 06 Temsil ve Tanıtma Giderleri 624.556,16
630 03 07 MENKUL MAL,GAYRĠMADDĠ HAK ALIM, BAKIM VE ONARIM GĠDERLERĠ 1.507.120,97
630 03 08 Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 126.507,72
630 03 09 Tedavi ve Cenaze Giderleri 17.706,71
630 05 CARĠ TRANSFERLER 95.627.610,04
630 05 01 GÖREV ZARARLARI 236.586,32
630 05 03 KAR AMACI GÜTMEYEN KURULUġLARA YAPILAN TRANSFERLER 70.000,00

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 24 630 05 06 YURTDIġINA YAPILAN TRANSFERLER 95.321.023,72
630 07 Sermaye Transferleri 7.308.746,53
630 11 Değer ve Miktar DeğiĢimleri Giderleri 2.827.760,38
GĠDERLER TOPLAMI : 144.743.785,01
GĠDERLER TOPLAMI(A) 144.743.785,01 NET GELĠR (D=B-C) 143.627.564,07 GELĠRLER TOPLAMI(B) 143.627.564,07
ĠNDĠRĠM ;ĠADE;ĠSKONTO TOPLAMI © 0 FAALĠYET SONUCU D-A −1.116.220,94

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 25

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 26

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 27 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

TÜRK ĠġBĠRLĠĞĠ VE KOORDĠNASYON AJANSI BAġKANLIĞI 2014 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 30
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 30
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 31
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 31
5. GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 32
6. DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 33

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 30

1. ÖZET Bu rapor, Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığının performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36‟ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığının hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler sorulmuĢtur.  2014 yılını kapsayan Stratejik Plan,  2014 yılı Performans Programı,  2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu ve  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından performans bilgisi raporları hazırlanmamıĢtır. Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporu düzenlenmemiĢtir. Performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistem oluĢturulmadığından performans bilgisinin güvenilirliği ile performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemlere iliĢkin bir değerlendirme yapılamamıĢtır.
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay‟a sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 31 olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yeralan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilir. Ancak Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından Stratejik Plan, Performans Programı ve 2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu yayımlanmamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 32 5. GENEL DEĞERLENDĠRME Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı tarafından Stratejik Plan, 2014 yılı Performans Programı ve 2014 yılı Ġdare Faaliyet Raporu yayımlanmadığından, Stratejik Plan, 2014 yılı Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığına dair değerlendirme yapılamamıĢtır. Kurumun performansını izleme, ölçme ve raporlamaya yönelik herhangi bir performans yönetimi sistemi kurmadığı anlaĢılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 33 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Stratejik Planının Hazırlanmaması Kamu idareleri tarafından kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde, katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanır. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun “Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme” baĢlıklı 9‟uncu maddesinde, kamu idarelerinin kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe iliĢkin misyon ve vizyonlarını oluĢturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiĢ olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlaması gerektiği hususu düzenlenmiĢtir. Kurumda stratejik plan hazırlanmamıĢtır. Stratejik plan, hazırlanmaması sebebiyle planlı hizmet sunumu, politika geliĢtirme, belirlenen politikaları somut iĢ programlarına ve bütçelere dayandırma ile uygulamayı etkili bir Ģekilde izleme ve değerlendirme yapılamamakta ve bütçe büyüklükleri ile ilgili irtibat kurulamamaktadır. Ġdarelerin, katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlaması sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyebilecek iç ve dıĢ riskleri tanımlayarak değerlendirmesi ve alınacak önlemleri belirlemesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında: 2014-2018 yıllarını kapsayan stratejik plan çalıĢmasını tamamlayarak değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığına gönderdiğini, fakat TĠKA‟nın takip etmesi gereken dıĢ politikadaki hızlı değiĢiklikler ve yeni hedefleri çerçevesinde daha geniĢ perspektifli bir stratejik planın hazırlanmasının gerekli hale geldiğini, bu amaçla çalıĢmaların devam ettiğini belirtmiĢtir Sonuç olarak: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun “Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme” baĢlıklı 9‟uncu maddesinde, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlaması gerektiği hususu düzenlenmiĢtir. TĠKA, “Kamu Ġdarelerinde

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 34 Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar” hakkında yönetmelik ve eki uyarınca stratejik planı hazırlamakla yükümlüdür. Kurumun, stratejik plan hazırlama çalıĢmalarını hız kazandırması, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleĢmesini engelleyebilecek iç ve dıĢ riskleri tanımlayarak değerlendirmesi ve alınacak önlemleri belirlemesi gerekmektedir. B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 2: Performans Programının Hazırlanmaması Kamu idareleri tarafından, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlanır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 9‟uncu maddesi ile kamu idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlama mükellefiyeti getirilmiĢtir. Stratejik plan ve bütçe iliĢkisi, performans programları aracılığı ile gerçekleĢtirilmektedir. Bütçe hazırlık sürecine dâhil edilen performans programları, idare bütçelerinin stratejik planlarda belirlenmiĢ amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmasına yardımcı olmaktadır. Performans programları, bütçe dokümanlarında mali bilgilerin yanında, performans bilgilerinin de yer almasını sağlayarak, çıktı ve sonuç odaklı bir bütçeleme anlayıĢını ön plana çıkarmakta, yeni kamu mali yönetim sisteminin dayandığı mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkelerine iĢlerlik kazandırmaktadır. Kurumda stratejik plan ve bütçe iliĢkisini sağlayacak olan performans programı hazırlanmamıĢtır. Ġdarelerin, yıllık olarak yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programını hazırlamaları gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 35 Kamu idaresi cevabında: Stratejik Planının olmaması nedeniyle buna bağlı olarak hazırlanan performans Programını oluĢturmadığını, stratejik planın yayınlanmasıyla birlikte performans programının da hazırlanacağını belirtmiĢtir. Sonuç olarak: Kurum‟un 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 9‟uncu maddesi ile getirilen kamu idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programını hazırlama mükellefiyetini yerine getirmesi gerekmektedir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 3: 2014 yılı Faaliyet Raporunun Hazırlanmaması Kamu idareleri tarafından, mevzuata uygun olarak her yıl faaliyet raporu hazırlanır, ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır ve birer örneği aynı süre içerisinde SayıĢtaya gönderilir. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun Faaliyet raporları baĢlıklı 41‟inci maddesinde; “Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanır. Üst yönetici, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklar. Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve sosyal güvenlik kurumları, idare faaliyet raporlarının birer örneğini Sayıştaya ve Maliye Bakanlığına gönderir.” Denilmektedir. Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik'in Ġdare faaliyet raporu baĢlıklı 11‟inci maddesinin 2‟nci bendinde: “(2) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler ile sosyal güvenlik kurumlarının ilgili mali yıla ilişkin idare faaliyet raporları üst yöneticileri tarafından izleyen mali yılın en geç (Değişik ibare: RG-22/11/2014-29183) Şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı süre içerisinde Sayıştaya ve Bakanlığa gönderilir.” Hükmü yer almaktadır. Ġdarelerin her yıl mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak Ģekilde hazırlaması gereken faaliyet raporu kurum tarafından hazırlanmamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 36 Kamu idaresi cevabında: Kurumun proje ve faaliyetlerini 50 ülkedeki ofisler aracılığı ile yerine getirmekte olduğunu, faaliyet raporunun temelini oluĢturan bilgi belge ve raporların ofisler tarafından Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı Raporlama ve Koordinasyon birimine iletildiğini, faaliyet raporunun OECD kriterlerini baz alarak muadili kuruluĢlarla aynı Ģartlarla paylaĢması gerektiğini, dolayısıyla sürecin uzun sürdüğünü, Kurum faaliyet raporlarını Ağustos, Eylül aylarında hazır hale getirdiğini belirtmiĢtir. Sonuç olarak: Kurum tarafından, zaman planlaması yaparak mevzuata uygun olarak her yıl faaliyet raporu hazırlanması ve en geç ġubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanarak birer örneğinin aynı süre içerisinde SayıĢtaya gönderilmesi gerekmektedir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 4: Performans Bilgisine ĠliĢkin Veri Kayıt Sisteminin Değerlendirilememesi Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Kurumların, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmıĢ bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları gerekmekte olup Kurum tarafından hazırlanmıĢ stratejik plan ve performans programı mevcut olmadığından stratejik planın ve performans programının izleme ve değerlendirmesine yönelik bir veri kayıt sisteminin mevcut olup olmadığı dolayısıyla faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi sürecine iliĢkin değerlendirme yapılamamıĢtır. Kamu idaresi cevabında: Kurum tarafından hazırlanan ve koordinasyon görevi verilen kurum ve kuruluĢların yaptığı yardım ve projelerin OECD kriterlerine uygun olarak kayıtlarının tutulduğu istatistiki verilerin alındığı Envanter Bilgi Formu (EBF) programının uygulandığını belirtmiĢtir. Sonuç olarak: Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamı olup Kurum

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 37 tarafından hazırlanmıĢ stratejik plan ve performans programı mevcut olmadığından stratejik planın ve performans programının izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik bir veri kayıt sisteminin mevcut olup olmadığı dolayısıyla faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi sürecine iliĢkin değerlendirme yapılamamaktadır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Türk ĠĢbirliği ve Koordinasyon Ajansı BaĢkanlığı 2014 Yılı Performans Denetim Raporu 38 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr