2023 - ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ.pdf

ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ Eylül 2024

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ.................................................................................................. 1
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU ............................................................................................. 5
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .......................................................................................................... 5
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 6
5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ..................................................................... 6
6. DENETİM GÖRÜŞÜ ............................................................................................................................. 8
7. DENETİM BULGULARI ...................................................................................................................... 8
8. EKLER ................................................................................................................................................. 16

TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: Akademik Personel Kadro Durumu ..........................................................................2 Tablo 2: İdari Personel Kadro Durumu ...................................................................................2 Tablo 3: 2023 Yılı Bütçe Giderleri Ödenek ve Gerçekleşmesi ................................................3 Tablo 4: 2023 Yılı Bütçe Gelir Tahmin ve Gerçekleşmesi ......................................................3

BULGU LİSTESİ A. Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular

1. Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının Gerçek Durumu Yansıtmaması B. Diğer Bulgular
2. Proje Özel Hesabında Kayıtlı Dövizlere Ay Sonlarında Değerleme Yapılmaması
3. Taşınmazlarda Cins Tashihi İşlemlerinin Tamamlanmaması
4. Yemek Hizmeti Alımı İhalelerinde İdari ve Teknik Şartnamede İstenebilecek Belgelerin Dışında ve Nitelikte Belge İstenmesi
5. İç Kontrol Sisteminde Eksiklikler Bulunması

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 1.1. Mevzuat ve Görevler Anayasa’nın 130’uncu maddesinde, çağdaş eğitim-öğretim esaslarına dayanan bir düzen içinde milletin ve ülkenin ihtiyaçlarına uygun insan gücü yetiştirmek amacı ile ortaöğretime dayalı çeşitli düzeylerde eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık yapmak, ülkeye ve insanlığa hizmet etmek üzere çeşitli birimlerden oluşan kamu tüzel kişiliğine ve bilimsel özerkliğe sahip üniversitelerin Devlet tarafından kanunla kurulması öngörülmüştür. Ardahan Üniversitesi, 31.05.2008 tarih ve 26892 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 5765 sayılı Kanun ile 28.03.1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilâtı Kanunu’na eklenen ek madde 95 ile kurulmuştur. Yükseköğretim kurumları için temel mevzuat; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’dir. Yükseköğretimin amaç ve ilkeleri, yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim-öğretim, araştırma, yayın, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esaslar 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’yla düzenlenmiştir. Söz konusu Kanun’un 12’nci maddesinde yükseköğretim kurumlarının görevleri sayılmış olup bu görevler; toplumun ihtiyaçları, kalkınma planları ilke ve hedeflerine uygun bilimsel eğitim-öğretim, araştırma, yayım ve danışmanlık yapmak, bu ilke ve hedefler doğrultusunda insangücü yetiştirmek, toplumun özellikle sanayileşme ve tarımda modernleşme alanlarında eğitilmesini sağlamak, üretimde artışı sağlayacak uygulamalı çalışmalarda bulunmak, bu amaçla döner sermaye işletmelerini kurmak ve bu faaliyetlerin geliştirilmesine ilişkin gerekli düzenlemeleri yapmak olarak özetlenebilir. 1.2. Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları Ardahan Üniversitesinin akademik yapısında rektörlük, senato, fakülte dekanlıkları, yüksekokul, enstitü, uygulama ve araştırma merkez müdürlükleri bulunmakta, idari yapısında ise üniversite yönetim kurulu, genel sekreterlik, daire başkanlıkları, hukuk müşavirliği ve müdürlükler yer almaktadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 Üniversitenin üst yöneticisi olan Rektör Cumhurbaşkanı tarafından, dekanlar ise Yükseköğretim Kurulunca atanmaktadır. Üniversite bünyesinde 6 fakülte, 2 yüksekokul, 1 enstitü, 6 meslek yüksekokulu ve 12 uygulama ve araştırma merkezi bulunmaktadır. Akademik ve idari personelin sınıf, ünvan ve kadro dağılım bilgileri Tablo 1 ve 2’de yer almaktadır. Tablo 1: Akademik Personel Kadro Durumu Ünvan Dolu Kadro Sayısı Boş Kadro Sayısı Toplam Kadro Sayısı Profesör 15 18 33 Doçent 24 20 44 Doktor öğretim üyesi 103 69 172 Öğretim görevlisi 125 81 206 Araştırma görevlisi 88 56 144
Toplam 355 244 599 Tablo 2: İdari Personel Kadro Durumu Hizmet Sınıfı Dolu Kadro Sayısı Boş Kadro Sayısı Toplam Kadro Sayısı Genel idare 86 154 240 Sağlık 3 12 15 Avukatlık 1 1 2 Eğitim-öğretim - - - Teknik 31 34 65 Yardımcı 4 8 12 Sözleşmeli 24 - 24 İşçi 193 - 193
Toplam 342 209 551 Üniversitede 2023 yıl sonu itibarıyla kadrolu akademik, idari (sözleşmeli idari personel dahil) ve işçi personel toplamı 697’dir. Ayrıca Üniversitede 4 yabancı uyruklu akademik personel çalışmaktadır. 1.3. Mali Yapı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli II sayılı cetvelin, (A) “Özel Bütçeli İdareler” bölümünde yer alan Ardahan Üniversitesi, merkezi yönetim bütçe kanunu ile verilen hazine yardımı ve öz gelirlerini kullanarak giderlerini finanse etmektedir. Üniversitenin ekonomik sınıflandırma açısından 2023 yılına ait ödenek dağılımı ve yıl sonu harcama gerçekleşmelerine ilişkin tablo aşağıdadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3 Tablo 3: 2023 Yılı Bütçe Giderleri Ödenek ve Gerçekleşmesi Gider Türü Ödenek (TL) Gerçekleşme (TL) Gerçekleşme Oranı (%) Personel Giderleri 300.726.001,00 297.606.685,39 98,96 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 41.554.999,00 37.697.734,14 90,72 Mal ve Hizmet Alımı Giderleri 83.764.960,36 58.514.193,91 69,86 Cari Transferler 6.739.000,00 6.739.000,00 100,00 Sermaye Giderleri 68.000.000,00 18.119.387,68 26,65 Sermaye Transferleri - - - Toplam 500.784.960,36 418.677.001,12 83,60 2023 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile 354.706.000,00 TL ödenek tahsis edilen Üniversite bütçesine yıl içinde 146.078.960,36 TL ödenek eklenmiş ve toplam ödenek 500.784.960,36 TL’ye ulaşmış olup ödeneğin %83,60’ı oranında 418.677.001,12 TL’si kullanılmıştır. Personel giderlerinde 300.726.001,00 TL ödeneğin 297.606.685,39 TL’si, sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi giderlerinde 41.554.999,00 TL ödeneğin 37.697.734,14 TL’si, mal ve hizmet alımı giderlerinde 83.764.960,36 TL ödeneğin 58.514.193,91 TL’si, cari transferlerde 6.739.000,00 TL ödeneğin 6.739.000,00 TL’si, sermaye giderlerinde 68.000.000,00 TL ödeneğin 18.119.387,68 TL’si harcanmıştır. Üniversite tarafından 2023 yılında; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu ve Erasmus destekleri ile toplam 1.443.734,42 TL bütçe dışı kaynak kullanılmıştır. 2023 yılı bütçe gelirleri tahmin ve gerçekleşme bilgileri aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Tablo 4: 2023 Yılı Bütçe Gelir Tahmin ve Gerçekleşmesi Gelir Türü Gelir Tahmini (TL) Gerçekleşen (TL) Gerçekleşme Oranı (%) Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 3.890.000,00 5.715.645,16 146,93 Alınan Bağış ve Yardımlar 345.015.000,00 427.557.580,00 123,92 Sermaye Gelirleri - - - Diğer Gelirler 5.801.000,00 11.391.569,04 196,37 Toplam 354.706.000,00 444.664.794,20 125,36 Gelirlerden Ret ve İadeler (-) - 40.200,86 - Net Toplam 354.706.000,00 444.624.593,34 125,35 2023 yılı bütçesine göre tahmin edilen bütçe geliri 354.706.000,00 TL olan Üniversitenin yıl sonunda net bütçe geliri 444.624.593,34 TL olarak gerçekleşmiştir. Dönem faaliyet geliri 504.990.572,30 TL, gelirlerden indirim, iade ve iskonto toplamı

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4 40.200,86 TL ve faaliyet gideri 456.725.425,34 TL olan Üniversite, 2023 yılını 48.224.946,10 TL olumlu faaliyet sonucu ile tamamlamıştır. Üniversite özel bütçesi dışında bulunan; -Döner Sermaye İşletmesinin 2023 yılı gelir toplamı 1.131.583,72 TL, gider toplamı 732.640,93 TL olarak gerçekleşmiş ve dönem 398.942,79 TL kâr ile tamamlanmıştır.

• Yenisey Konukevinin 2023 yılı gelir toplamı 3.430.238,98 TL, gider toplamı 2.104.772,30 TL olarak gerçekleşmiş ve dönem 1.325.466,68 TL TL kâr ile tamamlanmıştır. 1.4. Muhasebe ve Raporlama Sistemi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 49’uncu maddesi gereğince genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde uygulanacak muhasebe ve raporlama standartları, uluslararası standartlara uygun olarak Hazine ve Maliye Bakanlığı bünyesinde; Sayıştay Başkanlığı, Hazine ve Maliye Bakanlığı ve diğer ilgili kuruluş temsilcilerinin katılımıyla oluşturulacak olan Devlet Muhasebesi Standartları Kurulu tarafından belirlenmektedir. Dolayısıyla genel yönetim kapsamında olan üniversitelerin muhasebe ve raporlama standartları Kurul tarafından belirlenen kurallara tabidir. Kamu İdaresi ayrıca adı geçen Kanun’un 80’inci maddesinin Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden Bakanlığın hazırladığı düzenlemelere tabi olup bu kapsamda çıkarılan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ndeki muhasebe ilkeleri ile hesap planını kullanmakta, mali tabloları hazırlamakta ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre mali işlemlerini muhasebeleştirmektedir. Özel bütçeli bir idare olan Üniversitede, tahakkuk esaslı muhasebe sistemi kullanılmaktadır. Üniversitenin muhasebe işlemleri Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne tabi olarak Hazine ve Maliye Bakanlığının Bütünleşik Mali Kontrol Yönetim Sistemi Web Tabanlı Otomasyon Sistemi üzerinden yürütülmektedir. Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda sayılmakta olup denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 • Birleştirilmiş veriler defteri, • Geçici ve kesin mizan, • Bilanço, • Faaliyet sonuçları tablosu, • Öz kaynak değişim tablosu, • Bütçelenen ve gerçekleşen tutarların karşılaştırma tablosu, • İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile idare taşınır mal yönetim hesabı icmal cetveli. Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tablolarından olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür. Kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürlerinin tasarlanmasına esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir. 5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 5018 sayılı Kanun uyarınca iç kontrol sistemi; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. İç kontrolün işleyişi ile ilgili ayrıntılı hükümler, 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberlerle belirlenmiştir. 2023 yılı denetimi kapsamında, mezkûr mevzuat çerçevesinde, Üniversite iç kontrol sistemi aşağıdaki şekilde değerlendirilmektedir:

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7 Kontrol Ortamı Standartları Üniversite organizasyon yapısı içerisinde görev, yetki ve sorumluluklar ile yetki devirleri ve sınırları tam ve açık bir şekilde belirlenip yazılı hale getirilmiştir. Üniversitede "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri" ile ilgili eğitim ve bilgilendirme çalışmaları, ihtiyaç analizine dayalı hizmet içi eğitim planlamasının bulunmaması nedeniyle kısmen yeterlidir Personelin işe alınması, yer değiştirmesi, görevde yükselmesi, yeterlilik-performans değerlendirmesi ile disiplin hükümlerine yönelik insan kaynakları politikası tam olarak belirlenmiş ve Üniversite çalışanlarına duyurulmuştur. Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmemiştir. Risk Değerlendirme Standartları Stratejik plan, zamanında yayımlanmış ve içerik açısından mevzuata uygundur. Üniversite performans programı içerik olarak mevzuata uygun şekilde hazırlanmış ve zamanında yayımlanmıştır. Üniversite hiçbir iç kontrol riski belirlememiştir. Risklerin değerlendirilmesine yönelik herhangi bir çalışma yapılmamıştır. Kontrol Faaliyetleri Standartları Üniversite tarafından yetkileri belirlemek amacıyla iş akış süreçleri hazırlanmıştır ve personele duyurulmuştur. İdare tarafından yetki devirleri mevzuata uygun yapılmıştır. İdarede yapılan görevlendirmelerde, bunları farklı kişiler arasında dağıtılarak “görevler ayrılığı” ilkesine uyulmuştur. Üniversitece belirlenen risklerin kabul edilebilir düzeye indirilmesine yönelik kontrol faaliyetleri belirlenmemiştir. Ön mali kontrol sistemi, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’a uygun olarak kurulmuştur. Üniversitenin ön mali kontrol yönergesi mevcuttur. Bilgi ve İletişim Standartları Üniversite faaliyet raporu içerik olarak mevzuata uygun hazırlanmıştır. Üniversitenin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı mevcuttur ve içerik olarak Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’ne uygundur. İzleme Standartları Üniversitenin tüm birimleri tarafından iç kontrol sistemi yılda en az bir kere değerlendirilmemekte olup İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu da oluşturulmamıştır. Üniversitede iç denetim birimi kurulmamıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Ardahan Üniversitesi 2023 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının, “Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular” bölümünde belirtilen hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır. 7. DENETİM BULGULARI Raporda yer alan bulgular, denetimler sonucunda tespit edilen hususlara kamu idaresi tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi suretiyle düzenlenmiştir. A. DENETİM GÖRÜŞÜNÜN DAYANAĞI BULGULAR Bu bölümde, mali rapor ve tablolara verilen görüş ile ilgili olan bulgular yer almaktadır. BULGU 1: Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının Gerçek Durumu Yansıtmaması 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında kayıtlı maddi duran varlıklardan yatırımı tamamlanmış olanların ilgili varlık hesabına alınmadığı tespit edilmiştir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 187’nci maddesinde; kamu idarelerine ait yapımı süren maddi duran varlıklar için yapılan her türlü madde ve malzeme ile işçilik ve genel giderlerin, geçici ve kesin kabul usulüne tabi olan hâllerde geçici kabulün yapıldığını gösteren tutanağın idarece onaylandığı tarihte, diğer hâllerde işin fiilen tamamlandığını gösteren belgenin düzenlendiği tarihte, ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılıncaya kadar izlenmesi için kullanılan bir hesap olduğu belirtilmiştir. Söz konusu Yönetmelik’in “Hesabın işleyişi” başlıklı 188’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (1) No.lu alt bendinde; tamamlanıp geçici kabulü yapılan işlere ilişkin tutarların bu hesaba alacak, ilgili maddi duran varlık hesabına borç kaydedileceği düzenlenmiştir. Denetimlerde Üniversitenin 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında kayıtlı 35.665.788,29 TL tutarındaki yatırım harcamasının tamamının geçici kabulünün 2023 yılı öncesinde yapıldığı halde söz konusu tutarın ilgili varlık hesabına aktarılmadığı, 2023 yılında

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 devam eden herhangi bir yapım işi olmamasına rağmen önceki yıllarda yaptırılan çeşitli bina, yol ve istinat duvarı işlerine ilişkin tutarların söz konusu hesapta yıl sonunda yukarıda belirtilen tutarda borç kalanı verdiği görülmüştür. Kamu İdaresince bulgu konusu hususa iştirak edilerek düzeltme işlemlerine başlandığı ifade edilmiştir. Sonuç olarak; 2023 yılı Bilançosunda 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında 35.665.788,29 TL tutarında fazlalık ve ilgili maddi duran varlık hesabında aynı tutarda eksiklik bulunmaktadır. B. DİĞER BULGULAR Bu bölümde, mali rapor ve tablolara verilen görüş ile ilgili olmayan bulgular yer almaktadır. BULGU 1: Proje Özel Hesabında Kayıtlı Dövizlere Ay Sonlarında Değerleme Yapılmaması Üniversitenin mali tablolarında 104 Proje Özel Hesabında kayıtlı dövizlerin değerleme işleminin yapılmadığı tespit edilmiştir. Üniversitenin uygulamakla yükümlü olduğu Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 23, 24 ve 25’inci maddelerinde 104 No.lu hesabın niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi düzenlenmiş olup bu düzenlemelerde;

• Proje özel hesabının; dış finansman kaynağından, kamu idareleri adına dış proje kredisi olarak Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası veya uygun görülen diğer bankalar nezdinde açılan özel hesaplara aktarılan tutarlar, bu tutarlardan yapılan giderler, verilen avanslar, açtırılan akreditifler ile avans ve akreditiflerden nakden geri alınanların ve hesap bakiyesinin değerlemesi sonucu ortaya çıkan kur farklarının Devlet Borçları Muhasebe Birimi veya genel bütçe kapsamı dışındaki kullanıcı kamu idareleri muhasebe birimlerince izlenmesi için kullanılacağı,
• Özel hesaplardaki dövizlerin ay sonlarında Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden yapılacak değerlemesi sonucunda oluşan kur artışı farklarının bu hesaba borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedileceği,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10

• Özel hesaplardaki dövizlerin ay sonlarında Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınarak yapılacak değerlemesi sonucunda oluşan kur azalışı farklarının bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedileceği, hüküm altına alınmıştır. Yapılan denetimlerde, Üniversitenin 104 Proje Özel Hesabında kayıtlı ve yılsonu bakiyesi 53.988,65 Avro olan döviz varlıklarına ay sonlarında değerleme yapılmadığı tespit edilmiştir. Kamu İdaresince bulgu konusu hususa iştirak edilerek bundan sonraki süreçte düzenli olarak ay sonlarında değerleme işlemi yapılacağı ifade edilmiştir. Bu itibarla, döviz varlıklarının değerleme işlemlerinin yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri kapsamında her ayın sonunda yapılması gerekmektedir. BULGU 2: Taşınmazlarda Cins Tashihi İşlemlerinin Tamamlanmaması Üniversite taşınmazlarının mevcut kullanım şekilleri ile tapu kayıtları birbirinden farklı olmasına rağmen cins tashihi işlemlerinin tamamlanmadığı tespit edilmiştir. Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde cins tashihi; binalar, arazi ve arsalar ile yer altı ve yer üstü düzenlerinin mevcut kullanım şekilleri ile tapu kayıtlarının farklılık göstermesi durumunda tapu kayıtlarının, mevcut kullanım şekli dikkate alınarak düzeltilmesi işlemi olarak ifade edilmiştir. Yönetmelik’in “Cins tashihlerinin yapılması” başlıklı 10’uncu maddesine göre kamu idarelerinin mülkiyetlerinde, yönetimlerinde veya kullanımlarında bulunan taşınmazların mevcut kullanım şekilleri ile tapu kayıtlarının birbirine uygun olmaması durumunda, fiili kullanım durumları esas alınarak tapu kayıtlarında cins tashihlerinin yapılması gerekmektedir. Denetimlerde Üniversite taşınmazlarının mevcut kullanım şekilleri ile kayıtlarda belirtilen cinslerinin birbirine uygun olmadığı görülmüştür. Kamu İdaresince düzeltme işlemlerine başlandığı, cins tashihine ilişkin işlemlerin devam ettiği ve kısa süre içerisinde sonuçlandırılacağı ifade edilmiştir. Sonuç olarak; cins tashihinin yapılmaması Üniversite taşınmazlarının mevcut kullanım

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 11 şekillerinin tam olarak görülememesine neden olmaktadır. BULGU 3: Yemek Hizmeti Alımı İhalelerinde İdari ve Teknik Şartnamede İstenebilecek Belgelerin Dışında ve Nitelikte Belge İstenmesi Üniversite tarafından yapılan Yemek Hizmet Alımı İhalesi İdari Şartnamesi’nde istenen kapasite raporunun Üniversitenin günlük yemek ihtiyacından fazla tespit edildiği, Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000) adlı belgenin istendiği ve teknik şartnamede istenilmesi gereken kalite standardına ilişkin belgelerin idari şartnamede istendiği görülmüştür. a) Üniversitece Öngörülen Kapasite Raporuna İlişkin Günlük Üretim Miktarının Günlük İhtiyaçtan Fazla Tespit Edilmesi Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 41’inci maddesinde, idareler tarafından alımın niteliği göz önünde bulundurulmak suretiyle “mesleki ve teknik yeterlik kriteri” olarak kapasite raporuyla ilgili düzenleme yapılabileceği hüküm altına alınmıştır. Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Kapasite raporu” başlıklı 73’üncü maddesinde ise, idarenin kendi mutfağında yemek üretiminin gerçekleştirileceği yemek hizmeti alımı ihalelerinde idarece öngörülecek kapasite raporuna ilişkin günlük üretim miktarının, idarenin günlük yemek ihtiyacının yarısını (1/2) geçmeyeceği hüküm altına alınmıştır. Yemek hizmet alımı ihalesinin süresi (18.09.2023 - 30.06.2024 tarihleri arasında ) 286 gün olarak belirlenmiştir. Toplam alınacak yemek adedinin 290.000 olduğu göz önüne alındığında günlük yemek adedi 1.014 gün/adet (290.000/286) olarak hesaplanmıştır. Üniversite söz konusu ihale için yükleniciden günlük 3.500 adet yemek üretimine sahip olduğunu gösteren kapasite raporu istemiştir. Üniversite tarafından gerçekleştirilecek yemek hizmeti ihalelerinde kapasite raporunun günlük yemek ihtiyacını geçmeyecek şekilde belirlenmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.
b) İdari Şartnamede İsteklilerden Mevzuatta İstenilmeyeceği Belirtilen “Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000)” İstenilmesi Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74’üncü maddesinde; idarelerin, ihale konusu işin niteliğini ve uygulama yönetmeliklerinin bu konuyu düzenleyen maddelerini esas alarak, ihale dokümanında kalite ve standart belgelerine ilişkin düzenleme yapabileceği hüküm altına alınmıştır. Ancak söz konusu maddenin son fıkrasında

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 12 ise; bir dizi kalite ve standarda ilişkin belgelerin yanısıra Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000) istenmeyeceği belirtilmiştir. İdari Şartname’de “Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000)” adlı belgenin istenmemesi, kalite standardına ilişkin belgelerin düzenlenmesinde dikkat edilmesi uygun olacaktır. c) İdari Şartname’nin “Diğer hususlar” Başlıklı Maddesinde Kalite Standardına İlişkin Belgelerin İstenmesi Tebliğin 74’üncü maddesinin ikinci fıkrasında; İdarece kalite ve standarda ilişkin belge istenmesi durumunda, standarda ilişkin tanıma;

• Belgenin başvuru veya teklif kapsamında istenmesi halinde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede,
• Yükleniciden istenmesi halinde ise teknik şartnamede yer verilmesi gerektiği belirtilmiştir. Elektronik İhale Yönetmeliği Eki Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname’nin 48’nci maddesinin 49 no.lu dipnotunda; “Bu şartnamede düzenlenmeyen ve işin özelliğine göre idarelerce düzenlenmesine gerek duyulan hususlarda, ihale konusu işin gerekleri de dikkate alınarak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla bu başlık altında, maddeler halinde başka düzenlemeler yapılarak bu bölüme eklenebilecektir.” hükmü yer almaktadır. Kamu İdaresince bulgu konusu hususa iştirak edilerek bundan sonraki ihalelerde rekabeti engelleyici belgelerin istenmemesi yönünde ilgili birimlerin uyarıldığı ifade edilmiştir. Üniversite tarafından istenilen kalite standardına ilişkin belgelerin tümünün İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı maddesinde yer aldığı görülmüştür. Teklif zarfında sunulması istenmeyen; K2 belgesi, kapasite raporu, Türk Standartları Enstitüsü tarafından verilen COVİT-19 Güvenli Üretim Belgesi, TS8985/2018 Hizmet Yeterlilik Belgesinin teknik şartnameyle istenilmesi gerekmektedir. Teklif zarfında sunulması istenen “Gıda Üretim İzin Belgesi veya İşletme Kayıt Belgesi’nin" ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde düzenlenmesi gerektiği düşünülmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 13 BULGU 4: İç Kontrol Sisteminde Eksiklikler Bulunması Üniversitenin iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarının tamamlanmadığı, iç denetçi atamasının yapılmadığı ve bu nedenle iç denetim faaliyetlerinin gerçekleştirilemediği görülmüştür. 5018 sayılı Kanun’un 55’inci maddesinde; idarenin amaçlarına, iç kontrol, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır. Kanunun 11’inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları hükme bağlanmıştır. Kanun’un 63’üncü maddesinde iç denetim nasıl ve kimler tarafından yapılacağı düzenlenmiş, “İç denetçinin görevleri” başlıklı 64’üncü maddesinde ise kamu idarelerinin yıllık iç denetim programının üst yöneticinin önerileri de dikkate alınarak iç denetçiler tarafından hazırlanacağı ve üst yönetici tarafından onaylanacağı ifade edilmiştir. 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde de iç kontrolün nasıl olacağı konusunda standartlar ve genel şartlar belirlenmiştir. Üniversitenin iç kontrol sisteminin incelenmesinde; -İç kontrol sisteminin yılda en az bir kere değerlendirilmediği ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun oluşturulmadığı, -Kurumsal riskler ile iç kontrol risklerinin belirlenmediği, belirlenen risklerin kabul edilebilir düzeye indirilmesine yönelik kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi kapsamında herhangi bir çalışma yapılmadığı ve bu nedenle kurumsal risk yönetiminin etkin olarak sağlanamadığı,

• Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmediği,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 14 -Göreve yeni başlayan personele hizmet içi eğitim planlaması yapılmakta ve personelce eğitim talep edilebilmekte ise de Üniversitede ihtiyaç analizine dayalı hizmet içi eğitim planlamasının bulunmadığı, -İç denetçi ataması yapılmadığı ve bu nedenle iç denetim faaliyetlerinin gerçekleştirilemediği, tespit edilmiştir. Kamu İdaresince iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarının 2024 yılı içerisinde tamamlanmasının öngörüldüğü ifade edilmiştir. Sonuç olarak; Üniversitece iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik yukarıda yer verilen eksikliklerin tamamlanması ve uygulamaya geçirilmesi gerekmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 15 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr https://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2023 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 16 8. EKLER EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU Önceki Yıl/Yıllar Sayıştay Denetim Raporuna İlişkin İzleme Tablosu Bulgu Adı Yıl/Yıllar İdare Tarafından Yapılan İşlem Açıklama İç Kontrol Sisteminde Eksiklikler Bulunması 2022 Yerine Getirilmedi Bulgu konusu yapılmıştır. Peşin Tahsil Edilen Kira Gelirlerinde Dönem Ayırıcı Hesapların Kullanılmaması 2022 Yerine Getirilmedi Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespite katılınmış, düzeltme işlemlerine başlanılacağı bilgisi verilmiştir. Ancak hesaplar kullanılmaya başlanmamış ve bulgu konusu yapılmıştır.