2019 - ÖLÇME, SEÇME VE YERLEŞTİRME MERKEZİ BAŞKANLIĞI.pdf

ÖLÇME, SEÇME VE YERLEŞTİRME MERKEZİ BAŞKANLIĞI 2019 Yılı Sayıştay Denetim Raporu Eylül 2020

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ ...................................................................................................... 1
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU .................................................................................................. 5
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .............................................................................................................. 6
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI .......................................................... 6
5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ........................................................................ 7
6. DENETİM GÖRÜŞÜ ................................................................................................................................... 9

KISALTMALAR BGYDB Bilgi Güvenliği Yönetim Daire Başkanlığı BKMYBS Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi FKM Felaket Kurtarma Merkezi KDV Katma Değer Vergisi ÖSYM Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi SETA Sınav Evrakı Tarama Merkezi ÜFE Üretici Fiyat Endeksi

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
2. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 1.1. Genel Bilgi ÖSYM “6114 Sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Hizmetleri Hakkında Kanun” ve 4 sıra sayılı “Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatları Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi” ile idari ve mali özerkliğe sahip özel bütçeli bir kuruluş olarak kurulmuştur. Tarihçe; 2017 yılında üniversiteye giriş sistemine son şekil verilmiştir. 2018 yılından itibaren; Yükseköğretim Kurumları Sınavı (YKS), adayların sözel ve sayısal alanlarda sahip olmaları beklenen bilgi, beceri ve yetkinliklerini ölçen, yükseköğretim programlarına yerleştirmede esas alınacak başarı puanını belirlemek üzere iki aşamalı sınav yapmak üzere çalışmalara başlanmıştır. Gelişen ve değişen dünya ve ülkemiz şartlarını, bilimsel ve teknolojik ilerlemeleri titizlikle takip eden ÖSYM; 2014 yılından itibaren elektronik sınav uygulamalarını da başlatmıştır. Başkanlık, kuruluşunda üniversitelere öğrenci seçme görevini yürütürken, Türkiye’nin ihtiyaçlarına göre 1981yılından itibaren eklenen yeni sınavlarla her yıl yaklaşık 50 sınavın gerçekleştirildiği bir kuruma dönüştürülmüştür. Yasal Düzenlemeler Başkanlık, 1974 yılında Üniversitelerarası Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÜSYM) olarak kurulmuş, 1981 yılında, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 10. ve 45. maddeleriyle Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM) adı altında Yükseköğretim Kurulunun bir alt kuruluşu olmuştur. 1983 yılında çıkarılan 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile teşkilat yapısı düzenlenmiştir. 2011 yılında çıkan ve 703 sayılı KHK ile değişen haliyle “6114 Sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Hizmetleri Hakkında Kanun” ve 4 sıra sayılı “Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatları Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi” ile idari ve mali özerkliğe sahip özel bütçeli bir kamu kurumu yapısı oluşturulmuştur. Kanunlar 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu, 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmündeki Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, 5746 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun, 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun, 6245 sayılı Harcırah Kanunu, Yılı Bütçe Kanunu Kanun Hükmünde Kararnameler 5018 Sayılı Kanun Kapsamında İkincil Mevzuat Olarak Hazırlanan Yönetmelikler İlgili Diğer Yönetmelikler 1.2. Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı, 6114 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatla verilen görevleri yerine getirmek ve yetkileri kullanmak üzere kamu tüzel kişiliğine, idari ve mali özerkliğe sahip Yüksek Öğretim Kurulu ile ilgili, merkezi Ankara’da bulunan özel bütçeli bir kuruluştur. Üniversitede merkez teşkilatı olarak 4 Fakülte, 9 Enstitü, Rektörlüğe bağlı 4 Bölüm, Genel Sekreterlik Altında İdari Birimler, 2 Araştırma ve Uygulama Merkezi ile Döner Sermaye İşletmesi bulunmaktadır. Üniversitenin teşkilat yapısı web sitesinde güncel olarak paylaşılmaktadır. Başkanlığın İdari Birimleri;  Sınav Hizmetleri Daire Başkanlığı  Sınav Görevlileri Yönetimi Daire Başkanlığı  Bilgi Güvenliği ve Yönetimi Daire Başkanlığı  Araştırma Geliştirme Daire Başkanlığı  Ölçme Değerlendirme Daire Başkanlığı  Yabancı Dil Sınavları Daire Başkanlığı

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3  Engelli Adaylar Daire Başkanlığı  Personel ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı  Kurumsal İlişkiler Daire Başkanlığı  İç Denetim Birimi  Hukuk Müşavirliği  Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği’nden oluşmaktadır. Başkanlıkta 2019 yılsonu itibarıyla: 202 Kadrolu Personel 46 Sözleşmeli Yerli Uzman 28 Sözleşmeli Bilişim Personeli 453 Sürekli İşçi, olmak üzere 729 kişi görev yapmaktadır. 1.3. Mali Yapı Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna ekli II sayılı Cetvelde yer alan idari ve mali sahip özel bütçeli bir kuruluştur. Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı bütçesi, analitik bütçe hazırlama rehberi çerçevesinde üç yıllık olarak hazırlanmaktadır. Muhasebe işlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve Tahakkuk Esaslı Devlet Muhasebe Sistemi esaslarına göre gerçekleştirilmektedir. Mali raporlama kapsamında anılan Yönetmeliğin 539 uncu maddesinde sayılan mizan cetveli ve temel malî tablolar ile diğer mali tablolar düzenlenmektedir. Muhasebe hizmetleri Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi (BKMYBS) üzerinden yürütülmektedir. Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı bütçe ödenekleri Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile tespit edilmekte, giderler hazine yardımı ve öz gelirler ile finanse edilmektedir. Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 yılında bütçe ile verilen toplam ödeneği 549.592.000,00 TL’dir. Yıl içerisinde 102.288.591,78 TL ekleme yapılmış 12.800,00 TL düşülmüştür. Neticede kullanılabilir bütçe ödeneği 651.867.791,78 TL olmuştur. Bu tutarın 578.427.417,59 TL’si harcanmıştır. Toplam ödeneğe göre harcamaların gerçekleşme oranı % 89 olmuştur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4 Tablo 1: 2019 Yılı Bütçesi Ödenek-Harcama Gerçekleşme Tablosu Başlangıç Ödeneği Toplam Ödenek Toplam Gider Bütçe Gerçekleşme Oranı (%) 549.512.000,00 TL 651.867.791,78 578.427.417,59 TL 89 Tablo 2: 2019 Yılı Bütçesi Ekonomik Sınıflandırmanın Giderler Bütçe Giderinin Türü Toplam Ödenek Bütçe Gideri İptal Edilen Ödenek 01-Personel Giderleri 331.204.003,66 313.933.231,87 17.270.771,79 02-SGK. Devlet Primleri Giderleri 10.543.388,12 9.676.931,27 866.456,85 03-Mal ve Hizmet Alım Giderleri 282.801.400,00 233.389.185,80 49.412.214,20 05-Cari Transferler 16.040.000,00 16.004.448,71 35.551,29 06-Sermaye Giderleri 11.247.000,00 5.423.619,94 5.823.380,06 Genel Toplam 651.835.791,78 578.427.417,59 73.408.374,19 Tablo 3: 2019 Yılı Bütçesi Ekonomik Sınıflandırmanın Gelirler Bütçe Gelirinin Türü Tahsilat Tutarı Red Ve İade Net Tahsilat 03-Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 528.035.260,34 2.748,00 528.032.512,34 03.01-Mal ve Hizmet Satış Gelirleri 528.035260,34 2.748,00 3.031.375,25 04-Alınan Bağış ve Yardımlar İle Özel Gelirler 65.000.000,00 0 65.000.000,00 05-Diğer Gelirler 17.993.452,79 0 17.993.452,79 Genel Toplam 611.028.713,13 2.748,00 611.025.965,13

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 1.4. Muhasebe ve Raporlama Sistemi Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esasların 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aşağıda yer alanlar denetime sunulmuş olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır.
●Birleştirilmiş veriler defteri, ●Geçici ve kesin mizan, ●Bilanço, ●Kasa sayım tutanağı, ●Banka mevcudu tespit tutanağı, ●Alınan çekler sayım tutanağı, ●Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı, ●Teminat mektupları sayım tutanağı, ●Değerli kâğıtlar sayım tutanağı, ●İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile idare taşınır mal yönetimi hesabı icmal cetveli, ●Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, ●Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu, ●Faaliyet sonuçları tablosu, Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7 5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 6114 sayılı Kanun ile kurulan ÖSYM henüz teşkilatlanma çalışmalarını alt normlar açısından tamamlama aşamasındadır. Bu nedenle henüz iç kontrol eylem planı hazırlık çalışmaları aşamasındadır. İç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması (süreçlerin tanımlanması, iş akış şemalarının oluşturulması, görev tanımlarının yapılması vb.) gibi her türlü düzenlemelere yönelik çalışmalar devam etmektedir. Yapılan çalışmalar, intranet aracılığıyla kurumun web sayfasında yayınlanmaktadır. Bu güne kadar iç kontrol standartlarının ön gördüğü faaliyetlerden tamamlananlar aşağıda belirtilmiştir.  Kontrol Ortamı:  Etik kurallar uymaları ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmaları konusunda bilgilendirilmiş ve ilgili sözleşme metinleri imzalatılmıştır.  Kurum personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır, bu amaçla tüm faaliyetlere yönelik kriterler önceden belirlenerek tüm paydaşlara duyurulmakta, sonuçları da aynı yöntemle paylaşılmaktadır.  İdarenin misyonu ve vizyonu yazılı olarak belirlenmiş, paydaşlara duyurulmuş ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmıştır.  Yetki devirleri, imza yetki devri yönergesi ile yazılı olarak belirlenerek tüm çalışanlara duyurulmuştur.  Risk Değerlendirmesi: İdarenin 2013-2017 yıllarına ait stratejik planı hazırlanmıştır. İdarenin misyonu ve vizyonu, amaç ve hedefleri ve ÖSYM'ye ilişkin diğer hususların personele duyurulması ve personelce benimsenmesi amaçlanmıştır.  Kontrol Faaliyetleri: a) Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişiler tarafından yerine getirilmeye çalışılmaktadır. b) Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yöntem

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli yeni görevlendirmeler yapılmakta, mevzuatın uygulanmasına ilişkin personel bilgilendirilmektedir. c) Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir. ç) Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmakta, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmektedir. ÖSYM'ce yapılmakta olan personel maaş ödemeleri 2013 yılından itibaren Maliye Bakanlığının veri tabanı olan KBS sisteminden yapılmaya başlanmış yine ortak taşınır veri tabanına 2013 yılı itibarıyla geçilerek ayrı mahiyetteki yazılımların kullanımının önüne geçilmiş ortak veri tabanından işlem yapılması yoluna gidilmiştir.  Bilgi ve İletişim: İç kontrol faaliyeti kapsamında her bir harcama biriminin Kurumun iç işleyişini düzenleyen ÖSYM Yetkileri Yönergesine hüküm konularak satın alma öncesi ön izin satın alma sonrası ödeme evrakına üst yönetimin uygun görüşünün alınması hususunda uygulama geliştirilmiş, ön mali kontrolün her aşamasında üst yönetim ve harcama birimlerine bilgilendirme yapılması yoluna gidilmiştir.  İzleme: Kurumun mali iş ve işlemlerinin gidişatı hakkında Başkan veya Başkan Yardımcısının başkanlığında haftalık, aylık ve 3 aylık dönemler halinde periyodik toplantılar yapılarak değerlendirmeler yapılmakta ve her birim kendisini ilgilendiren faaliyetlerin mali boyutunu da açıklayacak şekilde bilgilendirmektedir. Ayrıca; 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci maddesi, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58 ve 60 ıncı maddeleri hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara dayanılarak hazırlanan, ÖSYM Ön Mali Kontrol Yönergesi kapsamında 2015 yılı için 3.000 TL ve üzerindeki bütün harcama belgeleri ile Kamu İhale Kanununun 22-d Doğrudan temin maddesi için belirlenen limiti aşan taahhüt evrakları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nda malî kontrole tabi tutulmaktadır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Muhasebe ve Kesin Hesap, Bütçe ve Performans, Stratejik Planlama Yönergeleri de hazırlık aşamasındadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerin etkili, ekonomik ve verimli şekilde yönetilmesi için Kurumsal Kaynak Planlaması yönünde çalışmalar devam etmektedir. Kurulacak sistem ile işgücü, malzeme ve sermaye kaynaklarının verimli kullanılması, doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye sunulması, belgesiz ofis ortamı oluşturulması amaçlanmaktadır. Başkanlığımızda süreç analizleri oluşturulması çalışmalarına hız vermiştir. Süreç yönetimi önem kazanmış, oluşturulan platformda tüm personelin hazırlanan süreçlere ulaşmasının sağlanması amaçlanmıştır. İç Denetim İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmeye çalışılmaktadır. Mevzuata uygunluğun sağlanması amacı ile gerek İç Denetim Birimi gerekse Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Danışmanlık faaliyetini ön plana çıkarmaya gayret etmekte, Başkanlık aracılığı ile planlanan hizmet içi eğitimlerle personelin bilgilerinin güncel tutulması sağlanmaya çalışılmaktadır. 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan, geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı 2019 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr