2018 - GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ.pdf
GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2018 Yılı Sayıştay Denetim Raporu Eylül 2019
İÇERİK GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU 1 GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU 44
GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
- KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ ...................................................................................................... 1
- KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU .................................................................................................. 6
- SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .............................................................................................................. 6
- DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI .......................................................... 7
- İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ........................................................................ 7
- DENETİM GÖRÜŞÜ ................................................................................................................................. 10
- DENETİM GÖRÜŞÜNÜN DAYANAKLARI ......................................................................................... 11
- DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER ......................... 22
- EKLER ........................................................................................................................................................ 32
TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: Makine, Teçhizat ve Demirbaş Alımı Yapılan Bilimsel Araştırma Projeler Sayfa 26
BULGU LİSTESİ A. Denetim Görüşünün Dayanakları
- İdare Mülkiyetindeki Binaların Bilançoda Tam ve Doğru Yer Almaması
- Kamu İdaresine Tahsisli Binalara Amortisman Ayırma İşleminde Hata Bulunması
- Mevzuatın İzin Vermediği Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı ile Değer Hareketleri Sonuç Hesabının Kullanılması
- Satın Alma ya da Bağış Olarak Edinilen Taşınırların Kayda Alınma, Kullanıma Verme ve Takibinde Mevzuat Hükümlerine Uyulmaması
- Stok Sayım Sonuçlarının Fiili Durumu Yansıtmaması B. Denetim Görüşünü Etkilemeyen Tespit ve Değerlendirmeler
- “Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destek Programı” Kapsamında Düzenlenen Kongre ve Sempozyumlara ait Gelir ve Gider İşlemlerinin Muhasebe Sistemi Dışında Gerçekleşmesi
- Bilimsel Araştırma Projelerine Ayrılan Payların Alt Yapı Projeleri Adı Altında Tesis, Makine ve Cihaz Alımları için Kullanılıyor Olması
- İç Kontrol Sistemi Yapılandırma Çalışmalarının Tamamlanmaması
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1
- KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 1.1 Mevzuat ve Görevler Anayasa’nın 130’uncu maddesine göre çağdaş eğitim-öğretim esaslarına dayanan bir düzen içinde milletin ve ülkenin ihtiyaçlarına uygun insan gücü yetiştirmek amacı ile ortaöğretime dayalı çeşitli düzeylerde eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık yapmak, ülkeye ve insanlığa hizmet etmek üzere çeşitli birimlerden oluşan kamu tüzelkişiliğine ve bilimsel özerkliğe sahip üniversiteler Devlet tarafından kanunla kurulur. Gümüşhane Üniversitesi Anayasa’nın yukarıda yer verilen hükmüne istinaden 31.05.2008 tarih ve 26892 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 22.05.2008 tarih ve 5765 sayılı “Yükseköğretim Kurumları Teşkilâtı Kanununda ve Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye Ekli Cetvellerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” ile kurulmuştur. Yükseköğretim ile ilgili amaç ve ilkeleri belirlemek ve bütün yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim-öğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile esasları bir bütünlük içinde düzenlemek amacıyla düzenlenen 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 1981’den beri yürürlüktedir. 2547 sayılı Kanun’un 12’nci maddesinde Yükseköğretim Kurumlarının görevleri sayılmakta olup bu görevler sırasıyla; a. Çağdaş uygarlık ve eğitim - öğretim esaslarına dayanan bir düzen içinde, toplumun ihtiyaçları ve kalkınma planları ilke ve hedeflerine uygun ve ortaöğretime dayalı çeşitli düzeylerde eğitim - öğretim, bilimsel araştırma, yayım ve danışmanlık yapmak, b. Kendi ihtisas gücü ve maddi kaynaklarını rasyonel, verimli ve ekonomik şekilde kullanarak, milli eğitim politikası ve kalkınma planları ilke ve hedefleri ile Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan plan ve programlar doğrultusunda, ülkenin ihtiyacı olan dallarda ve sayıda insangücü yetiştirmek, c. Türk toplumunun yaşam düzeyini yükseltici ve kamu oyunu aydınlatıcı bilim verilerini söz, yazı ve diğer araçlarla yaymak, d. Örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim yoluyla toplumun özellikle sanayileşme ve tarım-da modernleşme alanlarında eğitilmesini sağlamak,
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 e. Ülkenin bilimsel, kültürel, sosyal ve ekonomik yönlerden ilerlemesini ve gelişmesini ilgilendiren sorunlarını, diğer kuruluşlarla işbirliği yaparak, kamu kuruluşlarına önerilerde bulunmak suretiyle öğretim ve araştırma konusu yapmak, sonuçlarını toplumun yararına sunmak ve kamu kuruluşlarınca istenecek inceleme ve araştırmaları sonuçlandırarak düşüncelerini ve önerilerini bildirmek, f. Eğitim-öğretim ve seferberliği içinde, örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim hizmetini üstlenen kurumlara katkıda bulunacak önlemleri almak, g. Yörelerindeki tarım ve sanayinin gelişmesine ve ihtiyaçlarına uygun meslek elemanlarının yetişmesine ve bilgilerinin gelişmesine katkıda bulunmak, sanayi, tarım ve sağlık hizmetleri ile diğer hizmetlerde modernleşmeyi, üretimde artışı sağlayacak çalışma ve programlar yapmak, uygulamak ve yapılanlara katılmak, bununla ilgili kurumlarla işbirliği yapmak ve çevre sorunlarına çözüm getirici önerilerde bulunmak, h. Eğitim teknolojisini üretmek, geliştirmek, kullanmak, yaygınlaştırmak, ı. Yükseköğretimin uygulamalı yapılmasına ait eğitim-öğretim esaslarını geliştirmek, döner sermaye işletmelerini kurmak, verimli çalıştırmak ve bu faaliyetlerin geliştirilmesine ilişkin gerekli düzenlemeleri yapmaktır. 1.2. Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları Kamu İdaresinin üst yöneticisi olan Rektör Cumhurbaşkanınca, dekanlar ise Yükseköğretim Kurulunca seçilmekte ve atanmaktadırlar. Üniversitenin akademik organı Senato olup Üniversite Yönetim Kurulu ise idari faaliyetlerde Rektöre yardımcı olmaktadır. Akademik yapısı Rektör, Senato, Üniversite Yönetim Kurulu, Rektör Yardımcıları, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokullar, Enstitüler, Araştırma ve Uygulama Merkezleri ile Koordinatörlükler olan Üniversitenin idari yapısında ise Rektör, Senato, Üniversite Yönetim Kurulu, İç Denetim Birimi, Etik Komisyonu, Rektör Yardımcıları, Koordinatörlük, Uygulama ve Araştırma Merkezi, İşletme Müdürlüğü, Avrupa Birliği Ofisi, Dış İlişkiler Ofisi, Bilimsel Araştırma Birimi, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları ile bunlara bağlı 8 Daire Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği bulunmaktadır. Üniversitenin ana kampüsünde 2 Enstitü, 7 Fakülte, 2 Yüksekokul, 3 Meslek Yüksekokulu, 8 Uygulama ve Araştırma Merkezi ve Rektörlüğe bağlı 6 Bölüm mevcut olup Gümüşhane’ye bağlı 5 ilçede ise 7 Meslek Yüksekokulu faaliyet göstermektedir. İdarenin dolu kadro sayısı 1.118’dir. Personelden 626’sı akademik unvana sahip olup
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3 11’i yabancı uyrukludur ve sözleşmeli personel statüsünde çalışmaktadır. Akademisyenlerden 29 tanesi diğer üniversitelerde görevlendirilmişken Gümüşhane Üniversitesinde de diğer üniversitelerin kadrosunda olan 4 akademisyen mevcuttur. Üniversitenin idari personel sayısı 251, sürekli işçi sayısı ise 241’dir. Üniversitenin bağlı, ilgili ve ilişkili olduğu kurum ve idareler değerlendirildiğinde; Gümüşhane Üniversitesinin ilgili yıl bütçesi hazırlanıp Anayasa’nın 130’uncu maddesi uyarınca Yükseköğretim Kurulu tarafından tetkik edilerek onaylanmakta, Milli Eğitim Bakanlığına sunulmakta ve merkezi yönetim bütçesinin bağlı olduğu esaslara uygun olarak işleme tabi tutulup yürürlüğe konmaktadır. Yükseköğretim kurumlarının öğretimini planlamak, düzenlemek, yönetmek, denetlemek, yükseköğretim kurumlarındaki eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma faaliyetlerini yönlendirmek bu kurumların kanunda belirtilen amaç ve ilkeler doğrultusunda kurulmasını, geliştirilmesini ve üniversitelere tahsis edilen kaynakların etkili bir biçimde kullanılmasını sağlamak ve öğretim elemanlarının yetiştirilmesi için planlama yapmak maksadı ile kurulan Yükseköğretim Kurulunun görev alanı içerisinde Gümüşhane Üniversitesi de bulunmaktadır. Yükseköğretim Kurulu adına üniversiteleri, bağlı birimlerini, öğretim elemanlarını ve bunların faaliyetlerini gözetim ve denetim altında bulunduran Yükseköğretim Kuruluna bağlı Yükseköğretim Denetleme Kurulu, Kamu İdaresinin faaliyetlerini denetleme yetkisine sahiptir. Akademik bir organ olan Üniversitelerarası Kurulun üyeleri her üniversiteden bir rektör ve bir profesörün katılımından oluşmaktadır. Bu Kurulun görevleri 2547 sayılı Kanun’un 11’inci maddesiyle belirlenmiştir ve Gümüşhane Üniversitesi de Kurulun üyesidir. Gümüşhane Üniversitesi diğer üniversiteler gibi mali yönetim yapısı ve işleyişi, kamu bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve raporlanması ve mali kontrole ilişkin olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun verdiği görev ve yetkiye istinaden başta Hazine ve Maliye Bakanlığı düzenlemeleri olmak üzere ilgili diğer kurumların düzenlemelerine tabidir. 1.3. Mali Yapı “Özel Bütçeli İdare” olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun, 5436 sayılı Kanun’un 12’nci maddesi ile değiştirilmiş (II) sayılı cetvelinin (A) bölümünde sayılan Yükseköğretim Kurulu, Üniversiteler ve İleri Teknoloji Enstitüleri içerisinde yer alan Kamu İdaresi, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile verilen hazine yardımı ve özgelirlerini kullanarak giderlerini finanse etmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4
2018 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile 102.818.000,00 TL ödenek tahsis edilen
Üniversite bütçesine, yıl içinde ödenek eklenmiş ve toplam tahsis edilen ödenek
118.708.255,00 TL’ye ulaşmış olup ödeneğin %95,70’i yani 113.606.591,84 TL’si
kullanılmıştır. Dönem faaliyet geliri 122.738.839,31 TL faaliyet gideri ise 128.783.080,51 TL
olan Üniversitenin, 2018 yılını 6.044.241,20 TL olumsuz faaliyet sonucu ile tamamladığı
anlaşılmıştır.
Ekonomik sınıflandırma açısından İdarenin 2018 yılı bütçesinde yer alan ödeneklerin
dağılımı ve yılsonu gerçekleşmeleri aşağıda gösterilmiştir.
Ekonomik sınıflandırmaya göre 2018 yılı gelir bütçesi tahmin ve gerçekleşme rakamları
ise aşağıdadır;
Kamu İdaresi bütçesi içinde yer almayan Üniversite Döner Sermaye İşletmesi 2018
yılını 2.799,74 TL dönem karı ile kapatmıştır.
İdare içindeki iki kantin ise 2018 yılında Sosyal Tesis İşletme Müdürlüğü tarafından
işletilmeye başlanmıştır.
2018 MALİ YILI BÜTÇE GİDERLERİ
Hesap Kodu Bütçe Başlangıç
Ödeneği (TL)
Toplam Ödenek
(TL)
Toplam Harcanan
(TL)
Gerçekleşme
Oranı (%)
830.01-Personel
Giderleri
61.202.000,00 77.187.950,00 76.994.409,56 99,74
830.02-Sosyal Güvenlik
Kurumlarına Devlet
Primi Giderleri
7.269.000,00 9.524.550,00 9.470.151,41 99,42
830.03-Mal ve Hizmet
Alım Giderleri
17.388.000,00 14.235.200,00 12.864.576,86 90,37
830.05-Cari Transferler 1.709.000,00 1.709.000,00 1.408.220,60 82,40
830.06-Sermaye
Giderleri
15.250.000,00 16.051.555,00 12.869.233,41 80,17
TOPLAM 102.818.000,00 118.708.255,00 113.606.591,84 95,70
2018 MALİ YILI BÜTÇE GELİRLERİ
Hesap Kodu Bütçe Başlangıç
Tahmini (TL)
Gerçekleşen Tutar
(TL)
Gerçekleşme
Oranı (%)
800.03-Teşebbüs ve Mülkiyet
Gelirleri
4.369.000,00 9.092.766,87 208,12
800.04-Alınan Bağış ve
Yardımlar ile Özel Gelirler
96.623.000 102.047.299,96 105,61
800.05-Diğer Gelirler 1.826.000,00 3.049.214,38 166,98
TOPLAM 102.818.000,00 114.189.281,21 111,05
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 1.4. Muhasebe ve Raporlama Sistemi 5018 sayılı Kanun’un 49’uncu maddesi gereğince genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde uygulanacak muhasebe ve raporlama standartları, uluslararası standartlara uygun olarak Hazine ve Maliye Bakanlığı bünyesinde; Sayıştay Başkanlığı, Hazine ve Maliye Bakanlığı ve diğer ilgili kuruluş temsilcilerinin katılımıyla oluşturulacak olan Devlet Muhasebesi Standartları Kurulu tarafından belirlenmektedir. Dolayısıyla genel yönetim kapsamında olan üniversitelerin muhasebe ve raporlama standartları Kurul tarafından belirlenen kurallara tabidir. Kamu İdaresi ayrıca adı geçen Kanun’un 80’inci maddesinin Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden Bakanlığın hazırladığı düzenlemelere tabi olup bu kapsamda çıkarılan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ndeki muhasebe ilkeleri ile hesap planını kullanmakta, mali tabloları hazırlamakta ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre mali işlemlerini muhasebeleştirmektedir. “Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar”ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda sayılmakta olup denetim bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır. Birleştirilmiş veriler defteri. Geçici ve kesin mizan. Bilanço. Kasa sayım tutanağı. Banka mevcudu tespit tutanağı. Alınan çekler sayım tutanağı. Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı. Teminat mektupları sayım tutanağı. Değerli kâğıtlar sayım tutanağı. İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile idare taşınır mal yönetimi hesabı icmal cetveli. Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu. Faaliyet sonuçları tablosu. Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir. 5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 5018 sayılı Yasa’nın 55’inci maddesinin verdiği yetkiye dayanarak Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde iç kontrolün beş bileşeni sayılmış, bu bileşenlere yönelik 18 İç Kontrol Standardı ve 79 Genel Şart belirlenmiş, kapsam dahilindeki İdarelerden mevcut iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere iç kontrol uyum eylem planı hazırlamaları istenmiştir. Mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde Gümüşhane Üniversitesince İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 18 kamu iç kontrol standardı ve bu standartları sağlayan 79 genel şartı içerecek şekilde ilk kez 2009 yılında hazırlamış, mevcut Eylem Planı 15.12.2014 ve 21.08.2018 tarihlerinde revize edilmiştir. İdarenin İç Kontrol Uyum Eylem Planını uygulanmaya başladığı 2009 yılından günümüze değin yapmış olduğu çalışmalar değerlendirildiğinde;
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 Kontrol Ortamı Standartları ve Genel Şartlarına Yönelik; -Üst yönetici ve personelin iç kontrol sistemine ilişkin farkındalıklarının kurum içi genelgeler, duyurular, eğitimler, anketler ve görsel afişlerle sağlandığı, -Tüm personelin “Etik Sözleşmesi”ni imzaladığı ve personel dosyalarına bu sözleşmelerin eklendiği, -Görev, yetki ve sorumlulukların hazırlanarak birimlerin ve kurumun web sayfasında iç kontrol sekmesine eklendiği ve burada yer alan bilgilerde revize gereken hususların bildirilmesine yönelik duyuruların gerçekleştiği, -Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi’nin mevcut olduğu ve duyurulduğu, -İş akış şemalarının 2015 yılında hazırlandığı ancak güncellenmediği, Risk Değerlendirme Standartları ve Genel Şartlarına Yönelik; -Kurum stratejik planının katılımcı yöntemlerle hazırlandığı, planın yıllık uygulama dilimleri olan performans programlarının mevcut olduğu, İdare bütçesinin stratejik plan ve performans programındaki hedef ve göstergeler ve bunlara ait faaliyetler ile bu faaliyetlerin maliyetleri esas alınarak hazırlandığı, -İdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış risklerin tanımlandığı, kontrol faaliyetleri belirlendiği, ancak risklerin gerçekleşip gerçekleşmediğinin ve kontrol faaliyetlerinin çalışıp çalışmadığının izlenmediği, Kontrol Faaliyetleri Standartları ve Genel Şartlarına Yönelik; -“İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar” çerçevesinde harcama birimleri ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından ön mali kontrol işlemlerinin gerçekleştirildiği, Usul ve Esaslar’da belirtilen ön mali kontrole tabi işlemler ile İdarece karar verilen diğer ön mali kontrole tabi işlemlerin Ön Mali Kontrol Yönerge’si hazırlanarak duyurulduğu ve uygulandığı, Bilgi ve İletişim Standartları ve Genel Şartlarına Yönelik; -Yıllık faaliyetlere ait sonuçların ve değerlendirmelerin İdare Faaliyet Raporunda yer aldığı ve kurum web sayfasında yayımlandığı, -Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 imkanı sunacak şekilde tasarlanan bir sistemin bulunmadığı, farklı programlardan alınan raporlarla bu ihtiyacın giderilmeye çalışıldığı, ancak alınan bilgilerde bazen tutarsızlık yaşandığı, İzleme Standartları ve Genel Şartlarına Yönelik; -İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun üst yöneticinin onayı ile görevlendirildiği, -İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında yer alan eylemlerin gerçekleşme sonuçlarının 2018 yılına kadar izlenmediği, dolayısıyla bir değerlendirme raporu hazırlanıp İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna da gönderilmediği ve bu nedenle Kurulca üst yöneticiye raporlanacak bir çalışma yapılamadığı, 2017 Yılı Sayıştay Denetim Raporunda iç kontrol sistemine yönelik tespit ve öneriler neticesinde eylem planı revize çalışmalarının yeniden başladığı, 2018 yılında hazırlanan Revize İç Kontrol Eylem Planının ise henüz izlemesinin ve değerlendirmesinin yapılmadığı, -Kendisine 3 adet iç denetçi kadrosu ihdas edilen İdarede 2018 yılında 1 iç denetçi atamasının gerçekleştiği, teşkilat şemasında doğrudan üst yöneticiye bağlı İç Denetim Birimi bulunduğu, iç denetçinin yeni çalışmaya başlaması sebebiyle henüz iç kontrol sistemine yönelik bir denetimin gerçekleşmediği, Anlaşılmış olup sonuç olarak iç kontrol sistemi ile ilgili uyum ve yapılandırma çalışmaları halen devam etmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Gümüşhane Üniversitesi 2018 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan; geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının, “Denetim Görüşünün Dayanakları” bölümünde belirtilen hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 11 7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: İdare Mülkiyetindeki Binaların Bilançoda Tam ve Doğru Yer Almaması Üniversitenin merkez kampüsünde bulunan binaların Bilançoda gösterilmediği tespit edilmiştir. Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik’in “Mevcut taşınmazların kaydına ilişkin işlemler” başlıklı Geçici 1’inci maddesinde; “(1) Yönetmeliğin 5 inci maddesinin ikinci fıkrasına göre maliyet bedeli veya rayiç değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gereken taşınmazlar bu değerler üzerinden kayıtlara alınıncaya kadar emlak vergi değerleri üzerinden ve aşağıdaki şekilde kayıtlara alınır: a) Taşınmazların fiili envanteri emlak vergi değerleri üzerinden kayıt ve kontrol işlemleriyle görevli birimlerince, mevcut kullanım şekilleri esas alınarak en geç 30/9/2014 tarihine kadar tamamlanır ve bu Yönetmelik ekinde yer alan formlara ve icmal cetvellerine kaydedilir. b) Fiili envanteri yapılan taşınmazlara ait bilgiler muhasebe kayıtları yapılmak üzere ilgili muhasebe birimlerine verilir. Muhasebe birimleri, kayıtlı taşınmazları ilgili hesaplardan 1/10/2014 tarihi itibarıyla çıkarır ve aynı tarihte fiili envanter bilgileri üzerinden muhasebe kayıtlarını yapar. (2) Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre yapılması gereken işlemler 31/12/2017 tarihine kadar tamamlanır.” Denilmektedir. Buna göre üniversitenin kendi mülkiyetinde olan taşınmazlarının yanı sıra tahsisli kullandığı veya kullandırdığı taşınmazlarının fiili envanterinin, emlak vergisi değerleri üzerinden mevcut kullanım şekillerinin de esas alınarak Yönetmelik eki formlara ve icmal cetvellerine kaydedilmesi, bu formlar ve icmaller esas alınarak taşınmazların muhasebe kayıtlarının da yapılması gerekmektedir. 2017 yılında “Kamu İdaresinin Kullanımında Olan Taşınmazların Fiili Envanter
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 12 İşlemlerinin Tamamlanmamış Olması” başlığı altında İdare mülkiyetinde ve İdareye tahsisli taşınmazların muhasebe kayıtlarında gözükmediği konu edilmiş idi. İdare 2018 yılında tüm taşınmazlarla ilgili bir çalışma başlatmış olup; Hazine mülkiyetindeki arsa, arazi ve tarlalar rayiç değer üzerinden kayda alınmış, bu taşınmazlar üzerinde İdareye ait binaların metrekareleri tespit edilip yapı yaklaşık maliyeti üzerinden bedel belirlenerek güncel değerleri ile muhasebe kayıtlarına yansıtılmıştır. Ancak henüz tapuda cins tashihleri tamamlanmamıştır. Yapı ruhsatı olmayan binaların ruhsat işlemleri bitmiş, cins tashihi başvuruları için önce kadastro çalışmaları yapılacak, sonra hazine tapularına binalar şerh olarak işletilecektir. Üniversiteye ait araziler ile bunlar üzerindeki binalar rayiç değerleri üzerinden kayda alınmış, tapuda cins tashih işlemleri devam etmektedir. Merkez Kampüsteki tüm binaların rayiç bedelleri tespit edilmiş olmakla birlikte henüz muhasebe kayıtlarına alınmamıştır. Dolayısıyla Bilançoda 252 Binalar Hesabında 20 adet binanın değeri olan 266.010.794,35 TL kadar eksiklik bulunmaktadır. Kamu idaresi cevabında; “Üniversite merkez kampüsü içinde bulunan binaların 2019 yılı rayiç değerleri ile tekrar güncellemesi yapılmış olup 20 adet binanın değeri olan 266.010.794,35 TL, 2019 yılında muhasebe kayıtlarına alınmıştır. 2018 ve 2019 yıllarında yapılan çalışmalar sonucunda; 250 Arazi ve Arsalar, 251 Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri ile 252 Binalar Hesaplarına bütün taşınmaz malların girişleri yapılmıştır. Sadece Sağlık Bilimleri Fakültesi Ek Binası kesin hesap çalışmalarının devam etmesi nedeniyle kayıtlara alınamamış olup çalışmaların tamamlanmasını müteakiben ilgili hesaplara kaydı yapılacaktır.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi 2017 yılından itibaren tüm taşınmazlarının envanter ve kayda alma işlemlerinde büyük bir ilerleme sağlamıştır. Maddi duran varlıkların tamamı için taşınmaz dosyaları hazırlanmış ve bu dosyalarda ilgili taşınmaza ait resmi evraklar, yazışmalar, muhasebe kayıtlarının örnekleri, taşınmaz formları ve rayiç değer bilgileri bulunmaktadır. Taşınmaz dosyası bulunmakla birlikte henüz muhasebe kayıtlara alınmayan 20 adet binanın değerinin 2019 yılında muhasebe kayıtlarına yansıtıldığı anlaşılmakla birlikte, görüş verilen mali tablolar 2018 yılını ilgilendirdiğinden İdare cevabı sonucu değiştirmemektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 13 2018 Mali Yılı Bilançosunda 252 Binalar Hesabındaki kayıtlı tutar 33.633.559,65 TL, bu hesaba yansıtılmayan tutar ise 266.010.794,35 TL’dir. Dolayısıyla Bilançoda 252 Binalar Hesabında bu tutar kadar eksiklik bulunmaktadır. BULGU 2: Kamu İdaresine Tahsisli Binalara Amortisman Ayırma İşleminde Hata Bulunması 252.03 Tahsisli Kullanılan Binalar Hesabında kayıtlı olan taşınmazların kalan değerleri üzerinden %100 amortisman ayrıldığı tespit edilmiştir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 252 Binalar Hesabı ile 257 Birikmiş Amortismanlar ve Değer Düşüklüğü Karşılığı Hesabına ilişkin hükümler ihtiva eden ilgili maddelerinde maddi duran varlıklardan binaların kayıtlı değerlerinin tamamına amortisman ayrılmasına ilişkin bir açıklama bulunmamaktadır. “Amortisman ve Tükenme Payları” konulu 47 Sıra No.lu Genel Tebliğ’in “Tahsisli taşınmazların amortisman işlemleri” başlıklı 7’nci maddesinde ise “Kamu idaresinin mülkiyetinde olup diğer kamu idarelerine tahsis edilmeyen taşınmazların amortisman işlemleri maliki kamu idaresinin muhasebe birimi tarafından, diğer kamu idarelerine tahsis edilen taşınmazların amortisman işlemleri ise taşınmazı kullanan kamu idaresinin muhasebe birimi tarafından 27/12/2014 tarihli ve 29218 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No: 41) Genel Yönetim Kapsamındaki Kamu İdarelerinin Detaylı Hesap Planları ile ihdas edilen yardımcı hesap kodları kullanılmak suretiyle yapılır.” Denilmek suretiyle Gümüşhane Üniversitesi tarafından tahsisli kullanılan taşınmazların amortisman işlemlerinin bu İdarenin muhasebe birimince yapılacağı hükme bağlanmıştır. Hal böyle iken Kamu İdaresi muhasebe birimi, dönem sonunda tahsisli kullandığı binalara ait amortisman ayırma işleminin Muhasebe Yönetim Sistemini kuran, işleten ve gerekli düzeltmeleri yapan Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirildiğini ifade etmektedir. Adı geçen Genel Müdürlük İdare muhasebe sisteminde 252.03 Tahsisli Kullanılan Taşınmazlar Hesabında kayıtlı taşınmazlara 23.357.060,80 TL amortisman ayırmış, bu tutar 630 Giderler Hesabına da kaydedildiğinden Kamu İdaresinin 2018 yılını olumsuz faaliyet sonucu ile tamamlamasına neden olmuştur. Yapılan hatalı uygulamanın bir diğer yansıması ise bu binalara ilişkin değer artıcı yatırım harcamalarının bundan böyle binaların değerine eklenmesinin engellenmiş olmasıdır.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 14 Netice olarak Kamu İdaresinin 2018 Yılı Faaliyet Sonuçları Tablosunda 630 Giderler Hesabında 23.357.060,80 TL tutarında fazlalık bulunmakta olup Bilançoda olumsuz faaliyet sonucu bulunan kurumun aslında olumlu faaliyet sonucu ile dönemi tamamladığı değerlendirilmiştir. Kamu idaresi cevabında; özetle; 2018 yılında üniversitenin taşınmaz envanter çalışmalarının yapıldığı ve işlemlerin muhasebe kayıtlarına alınması aşamasında yeni kurulan Bütünleşik Kamu Mali Yönetimi Sistemi (BKMYS)’nin “Varlık İşlemleri Menüsü” altında bulunan varlık kaydı ekranında 253.03 Tahsisli Kullanılan Taşınmazlar Hesabına kaydedilmesi gereken Hazine ve İl Özel İdaresine ait tahsisli taşınmazların kaydına sistem tarafından izin verilmediği, muhasebe biriminin yapmış olduğu görüşmeler neticesinde tahsisli kullanılan taşınmazların varlık kaydı ekranına kaydedilmeyeceği bilgisine ulaşıldığı, bu nedenle tahsisli taşınmazlara Amortisman ve Tükenme Payları Genel Tebliği’nde belirtilen amortisman oranları yerine %100 amortismanın sistem tarafından ayrıldığı ifade edilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresinin tahsisli kullanılan taşınmazlara ayrılan amortismanların hatalı olduğu tespitine vermiş olduğu cevaptan; yeni muhasebe sisteminin İdarenin dönem sonu işlemlerini yapmaya izin vermediği, bu kayıtların sistemi hazırlayan ve kontrol altında tutan Hazine ve Maliye Bakanlığı bünyesindeki Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yapıldığı anlaşılmaktadır. Sonuç olarak; İdarenin 2018 Mali Yılı Faaliyet Sonuçları Tablosunda 630 Giderler Hesabı, Bilançosunda ise 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı ile 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı 23.357.060,80 TL tutarında hata içermekte olup İdarenin 2018 yılını olumsuz değil olumlu faaliyet sonucu ile tamamladığı değerlendirilmektedir. BULGU 3: Mevzuatın İzin Vermediği Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı ile Değer Hareketleri Sonuç Hesabının Kullanılması Tek bir muhasebe birimi bulunan ve özel bütçeli bir kamu idaresi niteliği taşıyan Gümüşhane Üniversitesinde; Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı olarak 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı ve bu hesapta kayıtlı tutarın 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı ile bilançoya yansıtıldığı, geçici ve kesin mizanda 511 ve 519 Hesaplarına yapılan kayıtların dönem sonu işlemlerine uygun olmadığı tespit edilmiştir. Say2000i sistemini kullanırken yeni muhasebe sistemine 2017 yılı Kasım ayı içinde geçiş yapan İdarede, 2017 yılı dönem sonunda 511 Hesabının hem alacağına hem borcuna
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 15 kayıtlar yapıldığı görülmüş, ancak yapılan kayıtlarda işlemi başlatan üniversite muhasebe birimindeki kaydın muhatabı olan, yani adına işlem yapılan muhasebe biriminin neresi olduğu anlaşılamamış, Gümüşhane Üniversitesi tarafından kimin adına işlem yapılmak üzere muhasebeleştirme belgesi düzenlendiği belirlenememiş, ayrıca bu işlemlerle ilgili olarak Hazine ve Maliye Bakanlığının hangi esasları belirleyip yayınladığı da tespit edilemeyerek konu 2017 Yılı Sayıştay Denetim Raporuna alınmış idi. İdarenin bulgu konusu hususla ilgili olarak vermiş olduğu cevapta Say2000i sisteminin muhasebe kayıt formunda işlem yapılırken taşınırları devir eden ve devir alan birim kodları aynı fiş içerisinde yazılarak işlem yapılabilmekte iken Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sisteminde birimler arası amortismanların devrinin nasıl yapılacağı konusunda tereddüt oluştuğu, Hazine ve Maliye Bakanlığı ve diğer pilot üniversiteler ile yapılan görüşmelerde sorunun çözümü için 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılmasının gerekli olduğu yönünde sözlü görüş alındığı, bu hesabın kullanılamayacağı bilinmesine rağmen amortismanların devir işlemlerinde başka çözüm yolu olmaması gerekçe gösterilerek 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı belirtilmiş ise de 511 Hesabının ve bu hesabın kapatılarak bakiyesinin aktarıldığı 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabının tek bir muhasebe birimi ve tek bir kamu idaresi olan Üniversite tarafından kullanılmasının mümkün olmadığı 2017 Yılı Sayıştay Denetim Raporunda ifade edilmiş idi. 2018 yılında 511 Hesabı yine kullanılmıştır. Oysa Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 364’üncü maddesi uyarınca bu hesabın; aynı bütçeli kamu idaresine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılması gerekmektedir. Kamu İdaresinde harcama birimleri arasındaki taşınırlar ile bu taşınırlara ait amortismanların devrinin ve düzeltmelerin bu hesap vasıtasıyla yapıldığı anlaşılmış olmakla birlikte, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde 511 Hesabının bu amaçlarla kullanımına cevaz veren bir hüküm mevcut değildir. Yönetmeliğin 365’inci maddesinde; “Kamu idarelerince yürütülen ve yönetilen ulusal otomasyon sistemlerinin kullanıldığı muhasebe birimlerinde muhasebe birimleri arası işlemlerin muhasebeleştirilmesinde, adına işlem yapılan muhasebe birimi tarafından işlemi başlatan muhasebe biriminden elektronik ortamda gelen muhasebeleştirme belgesine dayanılarak kayıt yaptırılmasına ilişkin esaslar Bakanlıkça belirlenir.”
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 16 Denilmekte olup Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan ve denetimlerde dikkate alınabilecek bir esas da bulunmamaktadır. 2018 yılına ait 18.03.2018 tarihli İdare Geçici Mizanında 511.1 İşlemi başlatan birim hesabına 77.304.544,74 borç, 74.467.169,48 TL alacak, 511.2 Adına işlem yapılan birim hesabına 74.299.100,41 TL borç, 77.136.475,67 TL alacak kaydı yapıldığı; her iki yardımcı hesabın 2.837.375,26 TL bakiye verdiği görülmektedir. Kesin Mizanda her iki yardımcı hesaba ait bakiyelerin sıfırlanarak 511.1 Hesabının borç-alacak tutarları 77.304.544,74 TL’ye, 511.2 Hesabının borç-alacak tutarları 77.136.475,67 TL’ye eşitlenmekle birlikte 519.11.1 Cari yıl (N) Muhasebe Birimleri Arası İşlemler hesabının alacak ve borç tarafına 3.556.460,88 TL, 511.11.2 N1 yılından devreden hesabının alacak ve borç tarafına ise 7.078.779,37 TL kaydedilmesinin sebebi anlaşılamamıştır. Bilançoda yer alan ve bakiye veren 519 Değer Hareketleri Hesabına kayıtlı 5.300.548,93 TL ise bir önceki yıldan devreden ve 2017 yılı Denetim Raporuna da konu olan tutardır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabına ilişkin olarak hükümler bulunan 371 ve 372’nci maddelerinde, adı geçen hesabın bu grup içindeki hesapların yılsonunda kalan bakiyeleri ve bu bakiyelere ilişkin olarak daha sonraki yıllarda yapılan kayıtların izlenmesi için kullanılacağı, malî yılsonu itibarıyla muhasebe birimlerince bu hesaba kaydedilen tutarların, Hazine ve Maliye Bakanlığınca merkezde birleştirileceği ve birleştirme sonucu, hesabın borç veya alacak bakiyesi vermesi durumunda hesabın denkliğinin sağlanması amacıyla Bakanlıkça merkezde ve yerinde gerekli incelemeler yapılacağı ifade edilmektedir. 519 Hesabının işleyişi Yönetmeliğin 373’üncü maddesinde açıklanmakta olup dönem sonu itibarıyla, muhasebe birimleri arası işlemler hesabının alacak bakiyesinin bu hesaba alacak, ilgili hesaplara borç, borç bakiyesinin ise bu hesaba borç, ilgili hesaplara alacak kaydedileceği belirtilmektedir. Değer Hareketleri Sonuç Hesabının borç ya da alacak bakiyesinin net değere aktarılmasına da Hazine ve Maliye Bakanlığı karar vermektedir. Yukarıda yer alan kayıtlarla ilgili olarak Kamu İdaresinin hiç bir dahlinin olmadığı, 511 ve 519 Hesapları ile ilgili dönem sonu işlemlerinin İdare adına Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından yapıldığı anlaşılmakta olup 2018 mali yılında 511 Hesabına ait yardımcı hesap kodlarındaki bakiyelerin 519 Hesabına aktarımları,
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 17 mali tablolarına görüş verilen Kamu İdaresince açıklanabilir ve makul kayıtlar olmaktan uzaktır. Ayrıca 2017 Yılı Sayıştay Denetim Raporunda da konu edilen ve 519 Hesabına kaydedilerek bilançoda gösterilen 5.300.548.93 TL’nin 2018 Yılı Bilançosunda da yer alması, tek bir muhasebe birimi olan ve tek bir kamu idaresi olarak çalışan İdarelerde mevzuata göre mümkün değildir. Değer Hareketleri Grubunun, aynı bütçeli kamu idarelerinin farklı muhasebe birimleri arasındaki nakit ve nakit dışı değer hareketlerine ait işlemlerin izlenmesi için kullanılacağı mevzuatın amir hükmü olmasına rağmen bu hesap grubunda yer alan 511 Hesabının kullanılması ve hesap kalanının 519 Hesabıyla geçen yıldan devreden tutar olarak 2018 Mali Yılı Bilançosunda yer almasının mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği, 511 Hesabının harcama birimleri arasında devirler ve düzeltmeler için kullanımına ve bakiyelerin 519 Hesabına aktarımına izin veren bir mevzuat düzenlemesi olmamasına rağmen, Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce bu hesaplara İdare adına kayıt yapılmasının 5018 sayılı Yasa’da yer verilen “İdarenin hesap verme sorumluluğu” ilkesini zedelediği değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; özetle; 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılması ile ilgili olarak; Hazine ve Maliye Bakanlığının (Muhasebat Genel Müdürlüğü) “Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Yönetim Sistemine İlişkin İşlemler” konulu 20.12.2017 tarih ve 27345 sayılı yazısında yeni sistemde muhasebe işlemlerinin harcama birimleri itibarıyla 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı ile kayıtlara alınacağı, muhasebe işlem fişlerinde sadece bir harcama birimine ait işlemlere yer verileceğinden aynı kamu idaresine bağlı harcama birimleri arası taşınır devirleri, alacak devirleri, emanet devirleri işlemleri ile farklı muhasebe birimlerinde kayıtlı alacak ve emanete ilişkin yapılan tahsilat ve ödeme işlemlerinde bu hesabın kullanılacağının belirtildiği, Kamu İdaresi olarak birimler arası taşınır devir işlemlerinde bu hesabın kullanılmak zorunda kalındığı belirtilmiştir. Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında; Hazine ve Maliye Bakanlığının (Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) “Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Yönetim Sistemine İlişkin İşlemler” konulu 20.12.2017 tarih ve 27345 sayılı yazısına istinaden 511 Hesabının kullanıldığı belirtilmektedir. Söz konusu yazı denetimler sırasında tarafımıza sunulmamış olmakla birlikte; bulguda da belirtildiği üzere bu hesabın kullanımına cevaz veren bir hüküm, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde bulunmamaktadır. Meri mevzuat
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 18 hükümleri değişmediği sürece genel yazılarla mevzuata aykırı uygulamaların yapılması hukuki değildir. Kaldı ki bu hesabın kullanılması ve artık vermesi nedeniyle 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabıyla 2017 Yılı Bilançosuna yansıtılan ve halen kapatılamayıp 2018 Mali Yılı Bilançosunda da gösterilmeye devam olunan 5.300.548.93 TL mevcut olup bu tutara ilişkin işlemlerin İdare tarafından yapılmadığı, önceki yıl raporunda ortaya konulmuş idi. 2017 ve 2018 yılları Bilançolarında 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabında gösterilen 5.300.548.93 TL’nin yanı sıra 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının 2018 yılında da kullanılarak 519 Hesabıyla kapatılması, tek bir muhasebe birimi olan ve tek bir kamu idaresi olarak çalışan İdarelerde mevzuata göre mümkün değildir. BULGU 4: Satın Alma ya da Bağış Olarak Edinilen Taşınırların Kayda Alınma, Kullanıma Verme ve Takibinde Mevzuat Hükümlerine Uyulmaması Yılsonu sayım tutanakları esas alınarak 4 Yüksekokul ve 1 Fakülte ambarında yapılan fiili denetimler sonucunda; Diğer harcama birimlerinden veya kurumlardan devren gelen taşınırların kayıtlara alınmadığı ve dolayısıyla muhasebeye de yansıtılmadığı, ambarda gözüken pek çok taşınırın ortak kullanım alanlarında veya kişilerin kullanımında olduğu ve ambar çıkış kayıtlarının ilgili belgeler düzenlenerek gerçekleştirilmediği, ambarda kayıtlı gözüken taşınırlardan bir kısmının bozuk olduğu ancak tutanağa bağlanmadığı, geçmiş yıllarda alınan taşınırlardan hiç kullanılmamış ve atıl halde bekleyen taşınırlar bulunduğu ve resmi ambar dışındaki yerlerde tutulduğu, proje yürütücülerinin zimmetinde olan taşınırların proje bitmesine ve başka bir projede söz konusu taşınırlar kullanılmamasına rağmen yürütücüler üzerinde kaldığı tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; -Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu oldukları ve sorumluluklarının taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirildiği, -Harcama yetkililerinin, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 19
veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya
yetkili bulunduğu,
-Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine
kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza
etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde
kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları,
İfade edilmektedir.
Söz konusu Yönetmelik’in 6’ncı maddesi ile taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol
yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirlenmiştir. Buna göre;
Taşınır kayıt yetkililerinin görevleri arasında; harcama birimince edinilen taşınırlardan
muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak,
doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda
muhafaza etmek, taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve
cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide
görevlisine göndermek, tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere
teslim etmek, taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere
karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, ambar sayımını ve stok
kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen
taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları
yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, harcama biriminin malzeme ihtiyaç
planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını
hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek
bulunmaktadır. Taşınır kayıt yetkililerinin ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri
nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu oldukları da mevzuatta yer
almaktadır.
Mevzuat gereğince taşınır kontrol yetkililerinin taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak
düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol ederek
Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini harcama yetkilisine sunmak görevi
bulunmaktadır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve İdarenin taşınır işlemlerine ilişkin tespitler
bir bütün olarak değerlendirildiğinde; Harcama Birimlerine ait İdare Taşınır Mal Yönetimi
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 20 Ayrıntılı Hesap Cetvelleri esas alınarak hazırlanan İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin güvenilir olmadığı, bu cetvellerin yansıması olan muhasebe kayıtlarında ve dolayısıyla bilançoda yer alan 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabında kayıtlı tutarların da tam ve doğru olmadığı değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; özetle; bulguda ifade edilen hususlar hakkında bazı işlemlerin bitirildiği, ancak çalışmaların devam ettiği bildirilmiştir. Ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında tanımlanan iş ve işlemlerin bütün birimlerde sorumluluk verilen kişilerce yerine getirilip getirilmediği konusunda iç denetim birimi tarafından değerlendirme yapılacağı da ifade edilmiştir. Sonuç olarak İdare, bulguda yer verilen tespitlerin birçoğuna ilişkin düzeltici işlem tesis etmiş, bir kısmıyla ilgili çalışmalarını ise devam ettirmektedir. Ancak bulguda yer verilen tespitler 2018 yılı denetimlerine ait olup görüş verilen mali tablolar açısından Harcama Birimlerine ait İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetvelleri esas alınarak hazırlanan İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin güvenilir olmadığı, bu cetvellerin yansıması olan muhasebe kayıtlarında ve dolayısıyla Bilançoda yer alan 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabında kayıtlı tutarların da tam ve doğru olmadığı tespiti geçerliliğini korumaktadır. BULGU 5: Stok Sayım Sonuçlarının Fiili Durumu Yansıtmaması Yılsonu sayım tutanakları esas alınarak tüketim ambarlarında yerinde yapılan denetim sonucunda; ambarlarda ilk madde ve malzeme bulunduğu halde tüketilmiş gibi çıkış kayıtlarının yapıldığı, sayım kurullarınca fiili sayım yapılmadan tutanakların hazırlandığı ve stokların takip edilmediği tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları arasında ambar sayımı ve stok kontrolü yapmak da bulunmaktadır. Yönetmelik’te taşınır sayımlarının taşınır kayıt yetkilisinin bulunduğu ve harcama yetkilisinin kendisinin ya da görevlendirdiği kişinin katılımıyla en az üç kişiden oluşan sayım komisyonlarınca gerçekleştirilerek sayım tutanağına bağlanacağı ifade edilmiş, kayıtlara göre ambardaki miktar sütunu defter kayıtları esas alınarak sayım tutanağı doldurulduktan sonra ambardaki taşınırların fiilen sayılacağı ve bulunan miktarın kayıtlı tutar ile kıyaslanacağı hükme bağlanmıştır. Kayıtlar ile sayım sonucu uyumlaştırıldıktan sonra kurulca Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 21
düzenlenmekte olup bu cetvel ve eki sayım tutanağı ile giriş-çıkış belgeleri ilgili harcama
biriminde görevli taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturmaktadır.
Kürtün Meslek Yüksekokulu, Torul Meslek Yüksekokulu, Şiran Meslek Yüksekokulu,
Şiran Sağlık Meslek Yüksekokulu, Kelkit Aydın Doğan Meslek Yüksek Okulu ve Sağlık
Fakültesi ambarlarında yapılan denetim sonucunda; kullanılmadığı halde kayıtlardan çıkarılan
veya kayıtlara hiç alınmamış temizlik, sarf, kırtasiye vb. nitelikte tüketim malzemesi
bulunduğu, kayıtlı olmayan tüketim malzemelerinin diğer harcama birimlerinden bu birimlere
çıkış yapılarak geldiği, gönderen harcama biriminde de kayıtlarda tüketilmiş gibi gösterildiği
anlaşılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nde 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim
malzemelerinden kullanılmış olanların çıkışlarının en az üç ayda bir muhasebe birimine
bildirileceği belirtilmesine rağmen, yılsonunda kullanılmamış tüketim malzemelerinin
kullanılmış gibi gösterilerek kayıtlardan düşülmesinin ve muhasebe kayıtlarına yansıtılmasının,
kayıtlarda olmayanların ise kayda alınmamasının Bilançoda 150 İlk Madde ve Malzemeler
Hesabında eksik gösterime yol açtığı değerlendirilmektedir.
Kamu idaresi cevabında; özetle; raporda adı geçen harcama birimlerinden alınan yazılı
bilgiler doğrultusunda düzeltici işlemlerin devam ettiği, konu hakkında ilgili personellerin
uyarıldığı, ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği’nin uygulanması hakkında 08.05.2019 tarih ve
15302 sayılı yazı ile tüm birimlere bilgilendirme ve uyarı yazısı yazıldığı, Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığınca Taşınır Kayıt Yetkililerine ve Taşınır Kontrol Yetkililerine yönelik
eğitimlerin planlandığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak İdare bulguda yer verilen tespitler neticesinde düzeltici işlemlere
başlamakla birlikte; yılsonunda kullanılmamış tüketim malzemelerinin kullanılmış gibi
gösterilerek kayıtlardan düşülmesinin ve muhasebe kayıtlarına yansıtılmasının, kayıtlarda
olmayanların ise kayda alınmamasının Bilançoda 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında
eksik gösterime yol açtığı değerlendirilmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 22 8. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER BULGU 1: “Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destek Programı” Kapsamında Düzenlenen Kongre ve Sempozyumlara ait Gelir ve Gider İşlemlerinin Muhasebe Sistemi Dışında Gerçekleşmesi Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri arasında sayılan “Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destek Programı” kapsamında düzenlenen kongre ve sempozyumlar için özel hesaptan sağlanan katkıların yanı sıra katılım ücreti adı altında tahsilat yapıldığı, sponsorluk ve reklam geliri elde edildiği veya bağış alındığı, kongre ve sempozyum giderlerinin ağırlıklı kısmının bu gelirlerden karşılandığı, ancak özel hesaptan yapılan harcamalar dışında kalan gelir ve gider işlemlerinin muhasebe sistemi dışında takip edildiği tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde; “Münhasıran bu Kanunun uygulanmasında; … g) Kamu kaynakları: Borçlanma suretiyle elde edilen imkânlar dahil kamuya ait gelirler, taşınır ve taşınmazlar, hesaplarda bulunan para, alacak ve haklar ile her türlü değerleri, … İfade eder” denilmekte olup Kanun’un “Bütçelerden yardım yapılması” başlıklı 29’uncu maddesinde “Gerçek veya tüzel kişilere kanunda veya Cumhurbaşkanlığı kararnamesinde dayanağı olmadan kamu kaynağı kullandırılamaz, yardımda bulunulamaz veya menfaat sağlanamaz” hükmüne yer verilmek suretiyle kamu kaynağı kullanılmasının yasal dayanak gerektirdiği vurgulanmış olmaktadır. Gümüşhane Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesi’nde Üniversitenin ev sahipliğinde düzenlenecek ulusal veya uluslararası bilimsel içerikli, bilim ve danışma kurulu gibi organları olan, sözlü veya poster sunumlarının hakem değerlendirmesiyle belirlendiği ve bildiri kitabının basıldığı Kongre, Kurultay, Konferans, Forum, Sempozyum, Çalıştay vb bilimsel etkinlikler veya Üniversitenin bilimsel etkinliklerinin tanıtıldığı, firmalar arası fikir
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 23 alışverişlerinin yapıldığı böylece üniversite sanayi işbirliğinin etkin bir şekilde tesis edilebilme olanağının sağlandığı organizasyonlara yönelik projelerin, Bilimsel Etkinlik Düzenleme Destek Programı kapsamında olduğu ifade edilmiştir. Yönerge’deki bu hükme istinaden etkinlikler 10.000 TL’ye kadar Üniversite Bilimsel Araştırma Projeleri Özel Hesabından desteklenmekle birlikte, bu tutarın dışında kalan harcamaların finansmanı için Üniversitenin kamu gücünü kullanarak katılımcılardan bildiri yapmaları karşılığında katılım ücreti adı altında para alınmasına, diğer kamu kurumlarından nakdi veya ayni destek sağlanmasına veya şahıs ve kurumlardan bağış alınmasına ve tüm bu işlemlerin muhasebe sistemi dışında gerçekleşmesine izin veren yasal bir dayanak ve düzenleme bulunmamaktadır. Muhasebe Yetkilisi Adaylarının Eğitimi, Sertifika Verilmesi İle Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te muhasebe hizmetinin; gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini, ifade ettiği belirtilmiştir. Adı geçen Yönetmelik’te “Yetkisiz tahsil ve ödeme yapılamayacağı ve birleşemeyecek görevler” 25’inci maddede açıklanmış olup buna göre; “Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi kamu adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez. Usulüne göre atanmadığı halde muhasebe hizmetlerinden bir kısmını veya tamamını kendiliğinden yapanlar ile yapılması konusunda emir veren yöneticiler hakkında, Sayıştay tarafından belirlenecek mali sorumlulukları saklı kalmak üzere, adli ve idari yönden de ayrıca işlem yapılır.” 2018 yılında Gümüşhane Üniversitesi tarafından düzenlenen 3 kongre ve 1 sempozyuma ait proje teklif formları ile yürütücülerle yapılan sözleşmeler incelenmiş ve bu projeler için Bilimsel Araştırma Projeleri bütçesinden verilen desteklerin yanı sıra katılım ücreti, kurumlardan yardım, kişilerden bağış adı altında tahmini gelir bütçesi hazırlandığı, bu bütçeden yapılacak harcamaların ise genellikle yemek, yol, ulaşım olarak maliyetlendirilip gider bütçesi oluşturulduğu, katılım ücretleri ile diğer tahsilatların kamu bankalarında projeyi yapan fakülte veya kongrenin adına veya kişi adına hesap açılarak bu hesaplarda toplandığı, giderlerin bu hesaplardan yapıldığı veya belirlenen bir görevlinin banka hesabına bu hesaptan
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 24 aktarımlar yapıldığı veya alınan bağışların elden gerçekleştirildiği uygulamaların olduğu görülmüştür. Mevzuat gereğince bu tür para ve parayla ifade edilen değerleri muhasebe yetkilisi veya görevlendireceği kişi dışında birinin alması ve harcamada bulunması mümkün değildir. Düzenlenen kongre ve sempozyum gelir ve giderlerinin bütçe ve muhasebe sistemi içinde gerçekleştirilmesinin, hesap verilebilirliğin temininin, bilimsel kurum ve kuruluş niteliğindeki idarelerin bütçelerine bu tür faaliyetlerin gerçekleşebilmesi için yeterli ödenek konulmasının sağlanması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; gerçekleştirilen 3 adet kongre ve 1 adet sempozyum ile ilgili gider ve gelirlerin muhasebe sistemi dışında gerçekleştirildiği kabul edilmekte olup iki kongre için toplanan paralardan kalan tutarların muhasebe banka hesaplarına aktarımının sağlandığı ifade edilmiştir. Ayrıca kongre, sempozyum ve benzeri etkinlikler için 5018 sayılı Kanun ile ikincil mevzuat doğrultusunda işlemlerin gerçekleştirilmesine özen gösterileceği belirtilmiştir. Sonuç olarak Kamu İdaresince bulguda yer verilen tespitlere katılınmış ve iki kongre için toplanan paralardan kalan tutarların muhasebe banka hesaplarına aktarımının sağlandığı ifade edilmiştir. Sempozyum ve kongreler için katılımcılardan bildiri yapmaları karşılığında katılım ücreti adı altında para alınmasına, diğer kamu kurumlarından nakdi veya ayni destek sağlanmasına veya şahıs ve kurumlardan bağış alınmasına ve tüm bu işlemlerin muhasebe sistemi dışında gerçekleşmesine izin veren yasal bir dayanak ve düzenleme bulunmamaktadır. Mevzuat gereğince bu tür para ve parayla ifade edilen değerleri muhasebe yetkilisi veya görevlendireceği kişi dışında birinin alması ve harcamada bulunması mümkün değildir. Kongre ve sempozyumların bütçe ve muhasebe sistemi içinde gerçekleştirilmesi ve dolayısıyla hesap verilebilirliğin sağlanması amacıyla, bilimsel kurum ve kuruluş niteliğindeki idarelerin bütçelerine bu tür faaliyetlerin gerçekleşebilmesi için yeterli ödenek konulmasının sağlanması gerekmektedir. BULGU 2: Bilimsel Araştırma Projelerine Ayrılan Payların Alt Yapı Projeleri Adı Altında Tesis, Makine ve Cihaz Alımları için Kullanılıyor Olması Üniversite bünyesinde yürütülen altyapı projelerinden bazılarının, mevzuatla belirlenen bilimsel araştırma kriterlerine uygun hazırlanmadığı ve bilimsel araştırma projelerine ait özel
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 25 hesabın, bölüm ve programların makine-teçhizat ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla kullanıldığı tespit edilmiştir. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58’inci maddesinin (b) fıkrası ile Ek 28’inci maddesine dayanılarak çıkarılan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’te “Bilimsel araştırma projesi”; “Tamamlandığında sonuçları ile alanında bilime katkı yapması, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlaması beklenen bilimsel içerikli, yükseköğretim kurumu içi ve/veya dışı, ulusal ve/veya uluslararası kurum ya da kuruluşların katılımlarıyla da yapılabilecek projeler ile bilim insanı yetiştirme ve araştırma altyapısı kurma ve geliştirme projelerini,” İfade eder denilmiştir. Dolayısıyla bir altyapı projesinin bilimsel araştırma projesi olabilmesi için bilimsel içerikli olması, araştırma altyapısı kurulduğunda yaratacağı sonuçların o alanla ilgili bilime katkı yapması, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlaması beklenir. Sözü edilen Yönetmelik’in “Bilimsel araştırma projelerinin seçiminde dikkate alınacak ilkeler” başlıklı 6’ncı maddesinde; “(1) Bilimsel araştırma projeleri, yükseköğretim kurumunun uzman elemanı bulunan her dal ile ilgili, ulusal bilim ve teknoloji politikalarına, ülkenin kalkınma planı hedeflerine, Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu kararlarına veya yükseköğretim kurumu yönetim kurulunun belirlediği bilim politikalarına uygun konulara öncelik verilerek değerlendirilir ve seçilir. Bilimsel araştırma projelerinin bilime, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal, sanatsal, kültürel gelişimine ve kalkınmasına katkı sağlaması esastır. (2) Bilimsel araştırma projelerinin seçimi ve desteklenmesinde; temel bilimler içerikli, sonuçları uygulamaya dönük, kaynakları ve faaliyetleri bakımından çok katılımlı, çok merkezli, kurumlar arası, uluslararası ve disiplinler arası nitelikteki projelere öncelik verilebilir.” Hükmü yer almaktadır. Gümüşhane Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesi’nde Araştırma Altyapısı Destek Programının genel amacının üniversite araştırma kapasite ve becerisinin
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 26
gelişmesine katkıda bulunmak, özel amacının ise birimlerde ortak kullanıma açık araştırma
laboratuvarlarının altyapılarının güçlendirilmesi için makine-teçhizat desteğinin sağlamak
olduğu ifade edilmiş, Üniversitenin araştırma kapasitesine önemli katkılar veren veya verme
potansiyeli olan birimlerin araştırma altyapısını güçlendirmek üzere hazırlanan bu program
kapsamında yönlendirilmiş projelerin desteklendiği ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede aşağıdaki tabloda yer alan projelerin bilimsel araştırma projesi adı
altında gerçekleşmesiyle bilime ya da ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel
kalkınmasına ne tür bir katkı sağlayacağı ilişkisinin kurulamadığı, zira söz konusu altyapı
projelerinden yapılan alımların konusunu bölümlerin eğitim öğretim için ihtiyaç duyulan tesis,
makine ve cihazların oluşturduğu, yeni donanımın literatüre nasıl bir katkı sağlayacağının
açıklanamadığı değerlendirilmektedir.
Tablo 1: Makine, Teçhizat ve Demirbaş Alımı Yapılan Bilimsel Araştırma Projeleri
Proje Adı: Gıda Mühendisliği Bölümü Akademik Araştırma ve
Öğrenci Laboratuvarlarının Geliştirilmesi İçin
Altyapı Destekleme Projesi
Destek tutarı: 290.000 TL
Sözleşme süresi 31.10.2016-31.10.2017
Proje Özeti: Proje başvurusunda akademisyenlerin araştırmalarını
daha iyi yapabilmeleri, öğrencilere daha iyi uygulamalı
eğitim verilebilmesi için bölümde ihtiyaç duyulan
temel cihazlar 32 kalem olarak sıralanmıştır.
Cihazların gıda analizlerinde, numune kurutmalarında,
ölçümlerde, numune hazırlamada, hamur açmada
kullanılacağı, proje ile öğrencilerin bilgi ve beceri
kazanması hedeflenmiştir. Gıda mühendisliği
eğitimini üst düzeyde vererek kamu özel sektör
ihtiyacının giderilmesine yönelik kalifiye eleman
yetiştirmek, yaygın etki-katma değer olarak
tanımlanmıştır. Malzeme satın alınması-analizlerin
yapılması-sonuç raporu şeklinde çalışma takvimi
belirlenmiştir. Kabul edilen proje takviminde ilk 4 ay
satın alma, 6 ay alınan cihazların analizlerde
kullanılması, kalan 2 ayda da sonuç raporunun
yazılması öngörülmüştür.
Sonuç Raporu ve Proje Çıktıları Sonuç raporunda alınan mal ve malzemeler ile
cihazların tanıtımı yapılmış olup çalışma takviminde
alınan cihazlarla ilgili analizler takvimlendirilmiş
olmasına rağmen bu çalışmalar yapılmamış,
malzemeler kullanıldıkça yayınlara da yansıyacağı
belirtilmekle yetinilmiştir. Projenin bir çıktısı
bulunmamaktadır. Buna rağmen sonuç raporu GÜBAP
Komisyonunun 21.03.2018 tarih ve 2018/03 sayılı
toplantısı ile kabul edilmiştir. Yönergede bu tür
projeler için “desteğin ne şekilde sonuçlandırıldığını ve
alt yapının nasıl kullanılabilir hale geldiğini gösteren
formatına uygun sonuç sunar” hükmü bulunmakta olup
raporda sadece cihazların resimleri ve ne işe yaradıkları
resimli ve açıklamalı yer almakta, alt yapının nasıl
kullanılabilir hale geldiği bilgisi bulunmamaktadır.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 27 Proje Adı: Makine Mühendisliği Bölümü Altyapı Destekleme Projesi Destek tutarı: 229.000 TL Sözleşme süresi 05.09.2016-04.09.2017 Proje özeti: Alınan malzemelerle öğrencilerin mesleki ufkunu genişletmek amaçlanmaktadır. Proje konusu; laboratuvar altyapısı için cihaz ve ekipman teminidir. Bu cihaz ve ekipmanlar kullanılarak akademik yayınlar üretilmesi, yaygın etki- katma değer olarak öngörülmüştür. Projenin çalışma takvimi ihale süreci ve satın alma işlemlerinden oluşmakta olup satın almanın proje ile karşılanması durumu söz konusudur. 8 kalem makine ve teçhizat alınmıştır. 196.611,74 TL kullanılmıştır. Sonuç Raporu ve Proje Çıktıları Sonuç raporu GÜBAP Komisyonunun 30.01.2018 tarih ve 2018/01 sayılı toplantısı ile kabul edilmiştir. Yönergede bu tür projeler için “desteğin ne şekilde sonuçlandırıldığını ve alt yapının nasıl kullanılabilir hale geldiğini gösteren formatına uygun sonuç sunar” hükmü bulunmakta olup raporda sadece cihazların resimleri ve ne işe yaradıkları resimli ve açıklamalı yer almakta, alt yapının nasıl kullanılabilir hale geldiği bilgisi ise cihazların kurulumların yapılıp eğitimlerin alındığı bilgisinin verilmesi şeklindedir. Kamu idaresi cevabında; “Bulguda belirtilen Gıda Mühendisliği Bölümü Akademik Araştırma ve Öğrenci Laboratuvarlarının Geliştirilmesi İçin Altyapı Destekleme Projesi ile Makine Mühendisliği Bölümü Altyapı Destekleme Projesi hakkında Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden alınan bilgiler dahilinde aşağıdaki açıklamalar yapılmıştır.
- Bölüm laboratuvarlarına alınan cihazlarla ülkemizin ihtiyaç duyduğu kalifiye elemanları yetiştirerek ülke ekonomisine teknolojik ve ekonomik olarak katkı koyulduğu,
- Gıda Mühendisliği Bölümü laboratuvarlarına alınan makine ve cihazlar ile Doç. Dr. Cemalettin BALTACI danışmanlığında Havva Nur KOBYA tarafından bir adet Yüksek Lisans tezinin hazırlandığı ve halen Lisansüstü tez danışmanları ve öğrenciler tarafında hazırlandığı,
- Gıda Mühendisliği Bölümü laboratuvarına alınan cihazlarla 2 adet SCI kapsamındaki, 4 adet yurt içi alan indeksine kayıtlı dergilerde olmak üzere toplam 6 adet makale yapıldığı ve halen hazırlanmakta olduğu;
- Makine Mühendisliği Bölümü laboratuvarına alınan makine ve cihazlarla yeni açılan Yüksek Lisans ve açılacak olan Doktora programı öğrencilerine araştırma ve lisansüstü tezler yaptırılacağı,
- Daha önce hazırlanmış olan Proje Başvuru Formu ve Sonuç Raporu Formatının alt
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 28 yapı projeleri için uygun olmayışı nedeniyle zorunlu olarak yazılan bazı taahhütlerin gerçekleştirilemediği; 6. BAP birimi tarafından kabul edilen tüm projelere ait iş ve işlemlerin 26.11.2016 tarih ve 29900 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan "Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik" ile üniversitemiz senatosunca kabul edilen "Gümüşhane Üniversitesi, Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesi" hükümlerine göre yürütülmektedir. Bölüm laboratuvarlarına makine, teçhizat ve cihazların alınması ve alt yapısının geliştirilmesi lisans öğrencilerinin eğitim öğretim faaliyetlerine, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin ise hazırlayacakları bilimsel çalışmalar kapsamında araştırma geliştirme faaliyetlerine katkı sağlamaktadır.” Denilmektedir. Sonuç olarak İdarenin bulguya ilişkin vermiş olduğu cevap değerlendirildiğinde; alınan makine- teçhizatların öğrencilerin ve öğretim üyelerinin araştırma yapmalarına olanak sağlamaya yönelik olduğu ve bu malzemelerle öğretim üyeleri ile lisansüstü öğrencilerin makale ve tez çalışması yapabildiği üzerinde durulduğu anlaşılmaktadır. Ancak bulguda da ifade edildiği üzere örnek olarak alınan 2 alt yapı projesinin gerekçesinde spesifik bir araştırma projesine atıf bulunmamakta, aksine, alınan makine ve teçhizat listelerinde sayılan malzemelerin bölüm ve programların ihtiyaçlarını karşılamak olduğu açıkça görülmektedir. Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’te “Bilimsel araştırma projesi”; “Tamamlandığında sonuçları ile alanında bilime katkı yapması, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlaması beklenen bilimsel içerikli, yükseköğretim kurumu içi ve/veya dışı, ulusal ve/veya uluslararası kurum ya da kuruluşların katılımlarıyla da yapılabilecek projeler ile bilim insanı yetiştirme ve araştırma altyapısı kurma ve geliştirme projelerini,” İfade eder denilmiştir. Dolayısıyla bir altyapı projesinin bilimsel araştırma projesi olabilmesi için bilimsel içerikli olması, araştırma altyapısı kurulduğunda yaratacağı sonuçların o alanla ilgili bilime katkı yapması, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlaması beklenmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 29 Bulguda yer verilen iki projeden ilkinde projenin amacı; akademisyenlerin araştırmalarını daha iyi yapabilmeleri, öğrencilere daha iyi uygulamalı eğitim verilebilmesi için bölümde ihtiyaç duyulan temel cihazların satın alınması olarak belirlenmiş, cihazların gıda analizlerinde, numune kurutmalarında, ölçümlerde, numune hazırlamada, hamur açmada kullanılacağı, proje ile öğrencilerin bilgi ve beceri kazanmasının hedeflendiği ifade edilmiştir. Gıda Mühendisliği bölümü açılıyor ve öğrenci alınıyor ise işin doğası, eğitim ve öğretimin verilmesine yönelik makine-teçhizatın da hazır bulunmasını gerektirir. Eğitim ve öğretimin tamamlayıcısı olan makine ve teçhizatların proje adı altında alınmasının, bilimsel araştırma projesinden beklenen katkıları sağlamaktan uzak olduğu ve mevzuat hükümlerine de aykırılık teşkil ettiği değerlendirilmektedir. BULGU 3: İç Kontrol Sistemi Yapılandırma Çalışmalarının Tamamlanmaması Gümüşhane Üniversitesinin mevzuat gereğince 31.07.2009 tarihinden itibaren başlattığı iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarını tamamlayamadığı, kaynakları arasında yer alan Döner Sermaye İşletmesine Eylem Planlarında yer vermediği tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesi ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde belirtildiği üzere üst yöneticiler; mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu olup bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirmektedirler. Kamu İdaresine ait İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 31.07.2009 tarih ve 114 sayılı Üst Yönetici onayı ile yürürlüğe girmiş, 15.12.2014 tarihinde revize edilmiş, 2017 Yılı Sayıştay Denetim Raporundaki tespitler neticesinde bir kez daha değişiklik yapılarak 2018 yılında ikinci Revize Eylem Planı uygulamaya geçmiştir. Revize İç Kontrol Eylem Planında standartlara ait genel şartları sağlayacak eylemlerin sürekli eylem ya da 2022 tarihinde bitecek eylem olarak sınıflandırıldığı görülmüş, ancak 2018 Yılında herhangi bir izleme ve değerlendirme yapılmadığı anlaşılmıştır. İç Kontrol Sisteminin kurulmasından, işleyişinden ve gözetilmesinden İdarenin üst yöneticisi olan Rektör sorumlu olup sadece eylem planı hazırlamanın yeterli olmadığı, hazırlanan planın uygulamaya konulup izlenmesi, raporlanması ve alınacak tedbirlerin belirlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 30 Kamu idaresi cevabında; “İç kontrol sistemi kapsamında hazırlanan eylem planı 2018 yılında yıllık iç kontrol değerlendirmesi yapılarak revize edilmiştir. Revize edilen yeni iç kontrol eylem planı bütün birimlere uygulanması için bildirilmiş olup, iç kontrol sisteminin izlenmesi yıllık değerlendirme raporları hazırlanarak yapılmaktadır. Hali hazırda; iç kontrol sisteminin yıllık izlenmesi kapsamında; 2019 yılı mayıs ayında eylem planında sorumlu ve işbirliği yapılacak birimlerimiz, yapmış olduğu çalışmalar hakkında raporlarını sunmuşlardır. Üniversitemiz Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü eylem planımızda işbirliği yapılacak birim olarak tanımlanmış olup, alanı konusundaki eylemlerden diğer birimler gibi sorumlu olmaktadır. 24.04.2018 tarihinde yapılan yıllık değerlendirme çalışmalarında Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından da bilgi alınmıştır. Bütün birimlerimiz gibi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğümüzün de web sitesi incelendiğinde iç kontrol sekmesi altında (misyon, vizyon, teşkilat şeması, görev tanımları, birim faaliyet raporları, iş akış şemaları ve diğer dokümanlar) yapmış olduğu çalışmalar hakkında bilgiler bulunmaktadır. 2018 yılında başlatılan iç kontrol uyum eylem planı, hazırlama grubu tarafından eylem planı revize çalışmaları, iç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu tarafından tamamlanmıştır. Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Kamu İç Kontrol Rehberi’nde belirtilen iç kontrol bileşen ve standartlarının uygulanması / raporlanması / tedbir alınması / yönlendirilmesi konularında çalışmalarımız devam edecek olup bu hususta gerekli özen gösterilecektir.” Denilmektedir. Sonuç olarak İdarece verilen cevap dikkate alınarak revize eylem planı yeniden incelenmiş ve Üniversite Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün eylem planında işbirliği yapılacak birim olarak tanımlandığı anlaşılmıştır. Dolayısıyla bulgu metninde yer alan Döner Sermaye İşletmesinin kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planında yer almadığı tespiti geçerliliğini yitirmektedir. Kamu İdaresi bulguda yer verilen diğer tespitlere katılmakta olup kamu iç kontrol standartlarına uyum çalışmalarının tamamlanmasına yönelik gereken özenin gösterileceğini belirtmiştir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 31 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 32
9. EKLER
EK 1: KAMU İDARESİ TARAFINDAN SUNULAN MALİ TABLOLAR
TABLO 1.12 BİLANÇO
Kurum Kodu: 38.90 Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ
AKTİF HESAPLAR
N Yılı 2018
PASİF HESAPLAR N
Yılı 2018
1 DÖNEN VARLIKLAR 43.721.060,65 3 KISA VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 1.454.931,80
10 HAZIR DEĞERLER 2.561.764,98 32 FAALİYET BORÇLARI 189.431,35
102 Banka Hesabı 2.223.674,70 320 Bütçe Emanetleri Hesabı 189.431,35
104 Proje Özel Hesabı 326.008,04 33 EMANET YABANCI KAYNAKLAR 93.606,50
109 Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabı 12.082,24 333 Emanetler Hesabı 93.606,50
36 ÖDENECEK DİĞER YÜKÜMLÜLÜKLER 1.171.893,95
12 FAALİYET ALACAKLARI 36.761.467,63 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı 817.949,04
120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 36.735.000,00 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı 310.799,95
121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı 26.467,63 362 Fonlar veya Diğer Kamu İdareleri Adına Yapılan Tahsilat
Hesabı 43.144,96
14 DİĞER ALACAKLAR 318.929,92 4 UZUN VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 3.961.770,49
140 Kişilerden Alacaklar Hesabı 318.929,92 43 DİĞER BORÇLAR 123.381,63
15 STOKLAR 1.301.168,26 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 123.381,63
150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı 1.301.168,26 47 BORÇ VE GİDER KARŞILIKLARI 3.814.445,20
16 ÖN ÖDEMELER 2.777.729,86 472 Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı 3.814.445,20
162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı 2.777.729,86 48 GELECEK YILLARA AİT GELİRLER VE GİDER
TAHAKKUKLARI 23.943,66
164 Akreditifler Hesabı 480 Gelecek Yıllara Ait Gelirler Hesabı 23.943,66
18 GELECEK AYLARA AİT GİDERLER VE GELİR
TAHAKKUKLARI 5 ÖZ KAYNAKLAR 704.898.290,49
181 Gelir Tahakkukları Hesabı 50 NET DEĞER 762.115.464,04
2 DURAN VARLIKLAR 666.593.932,13 500 Net Değer Hesabı 762.115.464,04
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 33
22 FAALİYET ALACAKLARI 449.196,50 51 DEĞER HAREKETLERİ 5.300.548,93
220 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı 5.300.548,93
226 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 449.196,50 57 GEÇMİŞ YILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI 169.248.499,04
570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı 169.248.499,04
24 MALİ DURAN VARLIKLAR 0,00 58 GEÇMİŞ YILLAR OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI -225.721.980,32
242 Döner Sermayeli Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler
Hesabı 100.000,00 580 Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı -225.721.980,32
247 Sermaye Taahhütleri Hesabı (-) -100.000,00 59 DÖNEM FAALİYET SONUÇLARI -6.044.241,20
25 MADDİ DURAN VARLIKLAR 666.144.735,63 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hesabı -6.044.241,20
250 Arazi ve Arsalar Hesabı 500.023.135,62
251 Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı 23.727.598,69
252 Binalar Hesabı 33.633.559,65
253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı 11.142.594,98
254 Taşıtlar Hesabı 2.366.278,96
255 Demirbaşlar Hesabı 23.258.924,26
257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -53.778.992,75
258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı 125.771.636,22
26 MADDİ OLMAYAN DURAN VARLIKLAR 0,00
260 Haklar Hesabı 672.342,76
264 Özel Maliyetler Hesabı
268 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -672.342,76
29 DİĞER DURAN VARLIKLAR
294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar
Hesabı
299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-)
AKTİF TOPLAMI 710.314.992,78 PASİF TOPLAMI 710.314.992,78
Bilanço Dipnotları
910 Teminat Mektupları Hesabı
3.729.678,73
911 Teminat Mektupları Emanetleri Hesabı
3.729.678,73
920 Gider Taahhütleri Hesabı
1.073.576,43
921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabı
1.073.576,43
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 34
948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabı
739.947,94
949 Başka Birimler Adına İzlenen Alacak Emanetleri Hesabı
739.947,94
962 Bilimsel Projeler Hesabı
438.494,78
963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabı
438.494,78
993 Maddi Duran Varlıkların Kira ve İrtifak Hakkı Gelirleri
269.438,96
998 Diğer Nazım Hesaplar Hesabı 5.743.365,48
999 Diğer Nazım Hesaplar Karşılığı Hesabı 6.012.804,44
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 35
TABLO 1.13 FAALİYET SONUÇLARI TABLOSU
Kurum Kodu: 38.90
Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ YILI: 2018
Ekonomik
Kodlar
GİDERİN TÜRÜ Cari Yıl (N) Ekonomik
Kodlar
GELİRİN TÜRÜ Cari Yıl (N)
GİDERLER HESABI 600 GELİRLER HESABI
630 01 Personel Giderleri 77.287.091,44 600 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 9.133.261,06
630 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına
Devlet Primi Giderleri
9.470.151,41 600 04 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Özel
Gelirler
106.969.093,32
630 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 12.887.523,92 600 05 Diğer Gelirler 5.105.590,95
630 05 Cari Transferler 1.784.707,50 600 11 Değer ve Miktar Değişimleri Gelirleri 1.659.465,44
630 07 Sermaye Transferleri 600 25 Kamu İdarelerinden Bedelsiz Olarak
Alınan Mali Olmayan Varlıklardan Elde
Edilen Gelirler
13.519,24
630 11 Değer ve Miktar Değişimleri
Giderleri
1.499.689,37 610 İNDİRİM, İADE VE ISKONTOLAR
HESABI
142.090,70
630 12 Gelirlerin Ret ve İadesinden
Kaynaklanan Giderler
31.319,52 NET GELİR TOPLAMI: 122.738.839,31
630 13 Amortisman Giderleri 22.353.063,15
630 14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri 1.464.899,18
630 20 2 Gelirden Alacaklardan Silinen 7.488,50
630 25 1 Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu
İdarelerinden Bedelsiz Olarak
Devrolan Varlıklardan
Kaynaklanan Giderler
45.368,86
630 25 2 Öz Büt Kap Kamu İd Bedelsiz Ol
Dev Var Kaynaklanan Giderler
49.745,96
630 30 06 Proje Kapsamında Yapılan Cari
Giderler
250.873,52
630 99 99 Yukarıda Tanımlanamayan Diğer
Giderler
1.651.158,18
GİDERLER TOPLAMI (A) 128.783.080,51
GELİRLER TOPLAMI (B) 122.880.930,01
İNDİRİM, İADE, İSKONTO TOPLAMI (C) 142.090,70 NET GELİR ( D=B-C ) 122.738.839,31
FAALİYET SONUCU (D-A) −6.044.241,20
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 36 EK 2: İZLEME Önceki Yıl/Yıllar Sayıştay Denetim Raporuna İlişkin İzleme Tablosu Bulgu Adı Yıl/Yıllar İdare Tarafından Yapılan İşlem Açıklama İç Kontrol Sistemi Yapılandırma Çalışmalarının Halen Tamamlanmaması 2017 Yerine Getirilmedi Konu 2018 yılı raporuna "Denetim Görüşünü Etkilemeyen Tespit ve Değerlendirmeler" bölümüne 3 no.lu bulgu olarak yeniden alınmıştır. Meslek Yüksek Okulunun Kapanan Bir Programından Döner Sermaye İşletmesi Vasfı Olmamasına Rağmen Alım Yapılması 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi 23.05.2018 tarih ve 3515 sayılı Rektörlük Oluru ile mobilya atölyesinin teçhizatları, aktif olan Gümüşhane Meslek Yüksekokulu Ormancılık ile İç Mekân Tasarımı Bölümüne öğrencilerin uygulama yapabilmeleri için devredilmiş olup faaliyette olmayan
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 37 bir birimden mal ve hizmet alımının önüne geçilmiştir. Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklardan Konusu Kalmayanların Hesaplarda Gösterilmeye Devam Edilmesi 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi İdare tarafından 2018 yılı itibariyle kayıtlar tekrar tetkik edilmiş ve ilgili birimlerle de irtibata geçilerek kaldırıldığına dair belgesi olan icralar kayıtlardan çıkarılmış, herhangi bir bilgisi olmayan icra kayıtları işlem ilgili icra dairelerine yazılar yazılarak icranın devam edip etmediği konusunda cevap istenmiştir. Gelen cevaplar neticesinde düşüm kayıtları yapılmıştır. Konusu kalmayan karşılıklar hesabı 2018 yılında düzeltilmiştir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 38 Ödenen Yükümlülüklerin Taahhüt Hesaplarında Eksik Gösterilmesi 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi 2018 yılı denetimlerinde sözleşmeye bağlanan tüm işlemlerin taahhüt hesaplarına alındığı ve ödemeler yapıldıkça düşümlerinin gerçekleştiği görülmüştür. Süresi Dolan veya Teminat Konusu İş Tamamlandığı Halde İade Edilmeyen Teminat Mektuplarının Hesaplarda Tutulmaya Devam Edilmesi 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi Teminat mektuplarıyla ilgili gerekli kontroller yapılmış, süresi dolan veya teminat konusu iş tamamlanan mektupların mevzuat çerçevesinde kayıtlardan çıkarıldığı görülmüştür. Ayrıca teminat hesaplarının daha sağlıklı bir şekilde takip edilmesi ve kısa sürede işlem yapılabilmesi için Strateji Geliştirme Dairesi tarafından
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 39 ilgili birimlere yazı yazılmıştır. Personel Ödemelerine Esas Verilerin Tahakkuk Birimine Zamanında Gönderilmemesi 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi İdarenin tüm birimlere gerekli uyarı yazılarını göndermesi akabinde gecikmelerin minimuma indiği görülmüştür. Mali Tabloların Çıkarılmasına Esas Birleştirilmiş Veriler Defterinin Rapor Tarihinden Sonra Denetime Sunulması, Amortisman Hesaplamalarının Hatalı Yapılması Nedeniyle Duran Varlıklar Hesap Grubu ile Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında Kayıtlı Tutarların Doğru ve Güvenilir Olmaması 2017 Kısmen Yerine Getirildi Birleştirilmiş veriler defteri zamanında sunulmuştur. Ancak amortisman hesaplamalarındaki hata 2018 yılı içinde de vuku bulmuş ve konu "Denetim Görüşünün Dayanakları" bölümünde 2 no.lu bulgu ile rapora taşınmıştır. Mevzuatın İzin Vermediği Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının Kullanılması ve Değer Hareketleri Sonuç Hesabı Vasıtasıyla Bilançoya Yansıtılması 2017 Yerine Getirilmedi Konu Denetim Raporunun "Denetim Görüşünün Dayanakları" bölümüne 3 no.lu bulgu olarak yeniden alınmıştır.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 40 Kamu İdaresinin Kullanımında Olan Taşınmazların Fiili Envanter İşlemlerinin Tamamlanmamış Olması 2017 Kısmen Yerine Getirildi Taşınmazlardan henüz muhasebe kayıtlarına yansıtılmayanlar, 2018 yılı Denetim Raporuna "Denetim Görüşünün Dayanakları" bölümünde 1 ve 2 no.lu bulgularla konu edilmiştir. Özel Hesapların Devrine İlişkin Muhasebe İşlemlerinde Gelirler Hesabı Yerine Net Değer Hesabının Kullanılarak Faaliyet Sonuçları Tablosu ile Bilançoda Hataya Yol Açılması 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi 01.01.2017 tarihi itibariyle özel hesaplarda mevcut tutarların 500 Hesabına, cari yılla ilgili olanların da 600 Gelirler Hesabına aktarılması gerekirken, yıl içinde TÜBİTAK projeleri için gelen 595.157 TL ve FARABİ- MEVLANA Projeleri için aktarılan 52.800 TL olmak üzere toplam 647.957
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 41 TL’nin 600 Gelirler Hesabı yerine 500 Net Değer Hesabına alınması ve böylelikle bilançoda Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında hataya yol açılması konu edilmiş idi. İdare 2018 yılında özel hesaba gelen nakitleri 600 Gelirler Hesabına kaydetmekte olup 2017 yılı için herhangi bir düzeltme kullanılan yeni muhasebe sisteminin izin vermemesi nedeniyle yapılamamış, düzeltme yapılacak husus 2017 yılı tablolarını ilgilendirdiğinden tekrar konu edilmemiştir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 42 Taşınır Kayıt Sisteminde Kayıtlı Stok ve Taşınır Tutarları ile Say2000i Sisteminde Bulunan Stok ve Taşınır Hesap Kodu Tutarlarının Birbirinden Farklı Olması 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi Say2000i sistemi yerine kullanılmaya başlayan yeni devlet muhasebe sistemine Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden (TKYS) aktarımlarda büyük sıkıntılar yaşanmış, mahsup dönemi bitmesine rağmen hatalar devam etmiştir. Bu hatalar ancak Nisan ayında düzeltilebilmiştir. Dolayısıyla TKYS ile yeni muhasebe sistemi arasında denetim dönemi kapandığından bir karşılaştırma yapma imkânı bulunamamıştır. Ambarda Kayıtlı Gözüken Taşınırların Fiilen Ambarda Bulunmaması 2017 Kısmen Yerine Getirildi İdarece yürütülen çalışmaların taşınır sisteminde geçmiş yıl tespit edilen hataların büyük bir kısmını çözdüğü görülmekle
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 43 birlikte, halen taşınır işlemlerinde mevzuata aykırı uygulamalar olduğu anlaşılmış ve bu hususlar 2018 yılı Raporunda "Denetim Görüşünün Dayanakları" bölümünde 4 no.lu bulgu olarak konu edilmiştir. Veritabanı Abonelik Hizmetlerinin Haklar Hesabında İzlenmemesi 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi Bulguya riayet edilmiş ve 2018 yılındaki alımlarda 260 Haklar Hesabı kullanılmıştır.
GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
- ÖZET ........................................................................................................................................................... 44
- KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU ................................................................................................ 45
- SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU ............................................................................................................ 46
- DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 46
- GENEL DEĞERLENDİRME ................................................................................................................... 46
- DENETİM BULGULARI .......................................................................................................................... 49
TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: Performans Hedefleriyle İlgili Olmayan Faaliyetler/Göstergeler Sayfa 53
BULGU LİSTESİ A. Denetim Bulguları
- Stratejik Hedefler için Belirlenen Bazı Performans Göstergelerinin Hedef ve Amacı Ölçmeye Yönelik Nitelikte Olmaması
- Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Performans Programında Mevzuatın Öngördüğü Bilgilere Yer Verilmemesi
- 2018 Yılı Performans Programında Hedefleri Gerçekleştirmek için Belirlenen Faaliyetlerin Bir Kısmının Hedef ve Göstergelerle İlgili Olmaması
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 44
- ÖZET Bu rapor, Gümüşhane Üniversitesinin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanun’un 36’ncı maddesi uyarınca Sayıştay; “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Gümüşhane Üniversitesinin hedef ve göstergeleriyle ilgili faaliyet sonuçlarının değerlendirilmesini sağlamak amacıyla aşağıdakiler denetlenmiştir: 2018-2022 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı, 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu ve Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. İdare; Stratejik Planda yer alan 4 stratejik amacın, bu amaçlara yönelik 11 hedefin ve 48 göstergenin 5 yıl boyunca hayata geçirilmesini öngörmüştür. Planın hazırlık, yazım ve yürürlük aşamaları meri mevzuata uygundur. Planda her bir hedefe ilişkin riskler ve risklere yönelik kontrol faaliyetleri tanımlanmış olup Yönlendirme Kurulu, Kalite Kurulu, Sorumlu Birimler ve İşbirliği Yapılacak Birimler şeklinde bir yapılanma ile planın yanı sıra performans programlarının da hazırlanması ve takip edilerek raporlanması için bir yapı tasarlanmıştır. Denetim sonucunda stratejik planda yer verilen stratejik hedeflere ait göstergelerden bazılarının hedefi gerçekleştirmeye yönelik olmadığı değerlendirilmiştir. Gümüşhane Üniversitesi 2018 yılı Performans Programının zamanında ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yayımlandığı görülmüştür. 2018 yılı için Kurumun 11 adet performans hedefi bulunmakta olup stratejik planda yer verilen stratejik hedeflerin ve bu hedeflere ait 48 göstergenin tamamı performans hedefi ve göstergeleri olarak 2018 Yılı Performans Programına yansıtılmıştır. Performans Programında da Stratejik Planda olduğu gibi hedeflerle ilgili olmayan göstergeler mevcuttur. Kurumsal Performans Yönetimi ile ilgili tanımlanmış, duyurulmuş ve kullanımda olan
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 45 bir sistem mevcut olmamakla birlikte göstergelerin takibine, raporlanmasına ve konsolide edilmesine yönelik mekanizmaların, kontrollerin ve programların bulunduğu ve çalıştığı görülmüştür. Dolayısıyla performans bilgisinin toplanıp raporlanmasına yönelik veri kayıt sistemleri kurumda mevcuttur. 02.03.2019 tarihinde 2018 Yılı Faaliyet Raporunun kurumsal web sayfasında yayımlandığı, Raporun “Faaliyetlere ilişkin bilgiler” başlığı altında yer alan mali bilgiler ile performans bilgileri bölümlerinin yeni geçilen Muhasebe Yönetim Sisteminde dönem sonu işlemlerinin tamamlanmaması nedeniyle boş olduğu, dönem sonu kapandığında bu alanların hazırlanacağı bilgisine yer verildiği, bu bilgilerin ise 29.03.2019 tarihinde yayımlandığı görülmüştür. Faaliyet Raporunda hedefleri ölçmeye yönelik göstergelerin gerçekleşme durumuna bakıldığında pek çok göstergenin hedeflenenin oldukça altında olduğu ve sapmaların nedenlerinin İdarece açıklandığı anlaşılmıştır. İdarenin stratejik amaç, hedef ve gösterge belirlerken iç ve dış tehditler ile fırsatları gerçekçi bir biçimde analiz etmesi, hedeflerle ilgili göstergeler belirlemeye çalışması, faaliyetlerin hedefler ve göstergelerle ilgili olmasına ve maliyetlendirilmesine özen göstermesi, gerektiği değerlendirilmektedir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına ilişkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmış olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin sistemlerin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 46 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine ilişkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları ve Sayıştay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluşturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleştirilir. Bu çerçevede, Gümüşhane Üniversitesinin yayımladığı 2018-2022 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenmiştir. 5. GENEL DEĞERLENDİRME 2018 yılı performans denetimi kapsamında Gümüşhane Üniversitesinin yayımladığı 2018-2022 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenerek; faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiştir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 47 Denetim yukarıda sayılan üç belge esas alınarak “Mevcudiyet, Zamanlılık, Sunum, İlgililik, Ölçülebilirlik, İyi Tanımlanma, Güvenilirlik, Tutarlılık, Doğrulanabilirlik, Geçerlilik/ İkna Edicilik” kriterleri çerçevesinde gerçekleştirilip sonuçlandırılmıştır. Stratejik Plan: Kamu İdaresinin 2018-2022 yıllarını kapsayan Stratejik Planında 4 amaç ve bu amaçlara ait 11 hedef ile 48 gösterge bulunmaktadır. İdare stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmak için 5 yıllık dönem için 610.532.000 TL tutarında maliyet tahmini yapmış olup kaynak ihtiyacının 2.014.000 TL’sini bütçe dışından, kalanını ise bütçe kaynaklarından sağlamayı öngörmüştür. Stratejik Planda yer verilen Tahmini Maliyet Tablosunda yıllar itibariyle performans hedeflerine ait maliyet tahmininin 180.810.000 TL, buna rağmen genel yönetim giderleri tahmininin 431.736.000 TL olması dikkate çekicidir. Kamu İdaresine ait 2018-2022 yıllarını kapsayan Stratejik Planın Mevcudiyet, Zamanlılık ve Sunum kriterlerini sağladığı, stratejik hedefleri ölçmede kullanılan göstergelerin ise İlgililik ve İyi Tanımlama kriterlerini kısmen sağladığı görülmüştür. Performans Programı: 2018 Yılı Performans Programının, Programdaki amaç, hedef ve göstergelerin Mevcudiyet, Zamanlılık, Sunum, İlgililik, Ölçülebilirlik ve İyi Tanımlama kriterleri açısından yapılan değerlendirmesinde; Programın hazırlanması, ilgili yerlere gönderilmesi ve kamuoyuna açıklanması süreçlerinin mevzuata uygun olduğu, Stratejik Planda olduğu gibi Performans Programında da göstergelerin bazısının amaç ve hedefleri ölçmeye yönelik olmadığı, İdareye ait 2018 yılı Performans Programının bazı bölümlerinin Performans Programı Hazırlama Rehberine göre eksiklik içerdiği, Tespit edilmiştir. Faaliyet Raporu: İdare yasal süre içinde İdare Faaliyet Raporunu ve Birim Faaliyet Raporlarını hazırlayarak web sayfasında yayımlamıştır. Ancak 2018 yılında yeni Muhasebe Yönetim Sisteminden kaynaklı gecikmeler nedeniyle Raporun performans bilgisi ile mali bilgiler bölümü eksik haliyle kamuoyuna açıklanmış, bu eksiklikler ancak 29.03.2019 tarihinde
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 48 tamamlanabilmiştir. Faaliyet Raporu Mevcudiyet, Zamanlılık, Sunum, Tutarlılık, Doğrulanabilirlik, Geçerlilik/İkna Edicilik kriterlerini karşılamaktadır. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesi İdare tarafından göstergelerin takibi yapılarak raporlanabilmektedir. Tek bir veri kayıt sistemi yerine, pek çok kaynaktan veri alınmakta ve bu kayıtlar konsolide edilerek hedef ve gösterge takibi gerçekleşmektedir. Dolayısıyla veri kayıt sistemlerinin Güvenilirlik kriterini sağladığı değerlendirilmektedir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 49 6. DENETİM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesi BULGU 1: Stratejik Hedefler için Belirlenen Bazı Performans Göstergelerinin Hedef ve Amacı Ölçmeye Yönelik Nitelikte Olmaması Üniversitenin 2018-2022 Stratejik Planında yer verilen amaçlar ve bu amaçları gerçekleştirmek için belirlenen hedeflerin, göstergeler vasıtasıyla ölçülüp değerlendirilmesi esası benimsenmiş olup göstergelerden bazılarının amaç ve hedefleri değerlendirmeye yönelik belirlenmediği tespit edilmiştir. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu'nda hedeflerin amaçları gerçekleştirebilmeye yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlar olduğu, ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ve hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir belirlenmesi gerektiği düzenlenmiştir. Yine Kılavuzda hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilmediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilerek, performans göstergelerinin gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılacağı ifade edilmiştir. Kamu İdaresine ait 2018-2022 yılları Stratejik Planında; 1 no.lu “Eğitim öğretimde kaliteyi arttırmayı amaçlayan, ülkenin ve bölgenin ihtiyaç duyduğu alanlarda rekabet edebilir bir üniversite olmak” amacına ait 1.1 no.lu “2022 yılı sonuna kadar özellikle organik tarım, turizm ve madencilik potansiyelinin değerlendirilebilmesi için ön lisans / lisans bölüm / program ve öğrenci sayısını %20 artırmak” hedefine ait göstergelerden “1.1.3 Organik Tarım, Turizm ve Madencilik Dışındaki Ön Lisans ve Lisans Öğrenci Sayısı” ile “1.1.4 Organik Tarım, Turizm ve Madencilik Dışındaki Ön Lisans ve Lisans Bölüm/Program Sayısı” göstergelerinin, 4 no.lu “Üniversitemizin sosyal, fiziksel ve yönetsel altyapısını güçlendirerek şeffaf, hesap verilebilir ve sürdürülebilir kurum kültürünü oluşturmak” amacına ait 4.1 no.lu “2022 yılına kadar, kurumlar arası işbirlikleri ile diyalog ve tanıtımı güçlendiren katılımcı adil şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim anlayışı ile İnsan Kaynakları, Kalite Yönetim ve Performans/Ödüllendirme Sistemleri ve standartları oluşturarak kurum kültürünü en az %30
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 50 iyileştirmek” hedefine ait “4.1.4 Yabancı Uyruklu Personel Sayısı” ile “4.1.5 Mezun Takip Sistemine Kayıtlı Mezun Sayısı” göstergeleri ile 4.2 no.lu “Öğrencilerin kültür spor ve diğer aktiviteleri ile beslenme vb. hizmetlerini %20 arttırmak” hedefine ait “4.2.1 Beslenme Hizmetleri Kapsamında Verilen Öğün Sayısı” göstergesinin, Stratejik amaç ve hedefleri ölçme açısından ilgili olmadıkları belirlenmiş olup Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca stratejik planın güncellenmesi seçeneğinin değerlendirilmesi önerilir. Kamu idaresi cevabında; Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca, Üniversitenin 2018-2022 stratejik planının misyon, vizyon ve amaçlar değiştirilmeden planın kalan dönemi için hedef ve performans göstergelerine dönük bulguda belirtilen hususların da dikkate alınarak güncellenmesinin düşünüldüğü ifade edilmektedir. Sonuç olarak İdare tespit edilen hususlara katılmakta olup mevcut stratejik planın kalan dönemi için hedef ve performans göstergelerine dönük olarak bulguda belirtilen hususların da dikkate alınarak güncellenmesinin düşünüldüğünü ifade etmektedir. B. Performans Programının Değerlendirilmesi BULGU 2: Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Performans Programında Mevzuatın Öngördüğü Bilgilere Yer Verilmemesi Üniversitenin 2018 Yılı Performans Programında performans bilgisinin eksik raporlandığı tespit edilmiştir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik’in 4’üncü maddesinin 1’inci fıkrasında; performans programlarının bu Yönetmelik, Performans Programı Hazırlama Rehberi ve Bakanlıkça performans esaslı bütçelemeye ilişkin yapılacak diğer düzenlemelere uygun olarak idarenin program dönemine ilişkin performans hedef ve göstergelerini, performans hedeflerine ulaşmak için yürütülecek faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, idareye ilişkin mali ve mali olmayan diğer bilgileri içerecek şekilde mali hizmetler biriminin koordinasyonunda harcama yetkililerinin katılımıyla üst yönetici tarafından idare düzeyinde hazırlanacağı ifade edilmiştir. Dolayısıyla İdareler performans programı hazırlarken Performans Programı Hazırlama Rehberi’ni de dikkate almak durumundadırlar.
T.C. Sayıştay Başkanlığı
Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 51
Rehber’de Performans Hedefleri için hazırlanacak olan Tablo 1’de;
“Performans hedefi bölümünde ilgili performans hedefine yer verilecektir. Açıklamalar
kısmında söz konusu hedeflerin belirlenme amaçlarına ve performans hedefinin gerekçelerine
kısaca değinilecektir. Daha kapsamlı açıklamalara ise performans programının metin kısmında
yer verilecektir. Performans göstergelerine ilişkin kısımda söz konusu performans hedefini
ölçmek için belirlenen göstergelere yer verilir. Bir önceki yıl gerçekleşme verileri (t-1), içinde
bulunulan yıla ilişkin tahmin verileri (t) ve program dönemine ilişkin tahmin verileri (t+1)
sütunlarında gösterilir. Açıklamalar kısmında ise performans göstergelerinin belirlenme
amaçlarına ve gerek görülen diğer hususlara yer verilecektir.”
Denmesine rağmen 2018 Yılı İdare Performans Programında açıklamalara yer
verilmediği görülmüştür.
İdareye ait 2018 Yılı Performans Programının “Faaliyet Maliyetleri”ne ait Tablo 2’de
“Açıklamalar” bölümünde ilgili faaliyetin kapsamı, gerekçesi ve önemine ilişkin bilgiler ile
faaliyet maliyetinin hesaplanmasına ilişkin hususlara yer verilmesi gerektiği halde bu kısım da
boş bırakılmıştır.
Mevzuatta performans programlarının şekli ve içerikte yer alacak bilgilerin kapsamı
çizilmiş olup İdare tarafından yayımlanan 2018 Yılı Performans Programının “Performans
bilgisi” bölümünde yer verilen göstergelerin belirlenme amaçlarının, faaliyetlerin kapsamının,
gerekçesinin ve öneminin açıklanmaması, performans bilgisinin eksik olduğu ve sunum
yönünden gerekli koşulları tam olarak sağlamadığı şeklinde değerlendirilmiştir.
Kamu idaresi cevabında; Performans Programlarının hazırlanması aşamasında
rehberde yer alan şekil ve içeriklere uygun olmasına özen gösterileceği belirtilmektedir.
Sonuç olarak Kamu İdaresi tespite katılarak bundan böyle gereken özenin
gösterileceğini belirtmekle birlikte, 2018 Yılı Performans Programının “Performans bilgisi”
bölümünde yer verilen göstergelerin belirlenme amaçlarının, faaliyetlerin kapsamının,
gerekçesinin ve öneminin açıklanmaması; performans bilgisinin eksik olduğu ve sunum
yönünden gerekli koşulları tam olarak sağlamadığı hususunu değiştirmemektedir.
BULGU 3: 2018 Yılı Performans Programında Hedefleri Gerçekleştirmek için
Belirlenen Faaliyetlerin Bir Kısmının Hedef ve Göstergelerle İlgili Olmaması
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 9’uncu maddesi ile kamu
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 52 idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlama yükümlülüğü getirilmiştir Performans Programı Hazırlama Rehberi’nde ise performans programlarında; stratejik planlarda yer alan orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflere ilişkin yıllık hedeflerin, söz konusu hedefleri gerçekleştirmek üzere belirlenen faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacının yer alacağı ifade edilmiştir. Rehber’de faaliyet tanımı da yapılmış olup belirli bir amaca ve hedefe yönelen, başlı başına bir bütünlük oluşturan, yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetler faaliyettir. Belirli bir amaca ve hedefe yönelik olmayan faaliyetlerin ise genel yönetim gideri olarak maliyetlendirilmesi gerekmektedir. Üniversitenin 2018 Yılı Performans Programında, performans hedefleri ile ilgisi olmayan faaliyetlerin ve dolayısıyla bu faaliyetlere ait kaynak ihtiyacının performans hedef ve göstergeleriyle ilişkilendirildiği, ayrıca amaç ve hedeflerle ilgili olmayan göstergelere ait örneklerin bulunduğu tespit edilmiş ve aşağıdaki tabloda yer verilmiştir. Tablo 1: Performans Hedefleriyle İlgili Olmayan Faaliyetler/Göstergeler Performans Hedefi (Stratejik Hedef) İlgililik Değerlendirmesi Amaç ve Hedefle İlgili Olmayan Göstergeler Faaliyet Faaliyetin Hedef ve Göstergeyle İlgililiği 2022 yılına kadar özellikle organik tarım, turizm ve madencilik potansiyelinin değerlendirilebilm esi için ön lisans/lisans bölüm/program ve öğrenci sayısını %20 artırmak Eğitim öğretimde kaliteyi artırmayı amaçlayan, ülkenin ve bölgenin ihtiyaç duyduğu alanlarda rekabet edebilir bir üniversite olmak amacını taşıyan üniversitenin bu amaca yönelik belirlediği hedef amaçla ilgilidir. -Organik tarım, turizm ve madencilik dışındaki ön lisans ve lisans öğrenci sayısı
- Organik tarım, turizm ve madencilik dışındaki ön lisans ve lisans bölüm/program sayısı -Organik Tarım, Turizm ve Madencilikle ilgili yeni bölümlerin açılması Faaliyet ve bu faaliyet için öngörülen 1.506.500 TL’lik maliyet tahmini göstergelerle ilgili değildir. Bu göstergeleri ve dolayısıyla hedefi gerçekleştirecek faaliyet ve maliyetler, performans programına alınmamıştır. 2018 yılında performans hedefini ölçecek diğer 2 gösterge ile ilgili hiçbir gerçekleşme de olmamış, dolayısıyla sadece organik tarım, turizm ve madencilik ile ilgili önceden açık olan bölüm/programda görevli akademisyenlerin ve mevcut öğrencilerin temel maaş ve eğitim giderleri karşılanmıştır.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 53 2022 yılına kadar kurumlar arası işbirlikleri ile diyalog ve tanıtımı güçlendiren katılımcı, adil, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim anlayışı ile İnsan Kaynakları, Kalite Yönetim ve Performans/Ödüll endirme Sistemleri ve standartları oluşturarak kurum kültürünü en az %30 iyileştirmek Hedef Üniversitenin sosyal, fiziksel ve yönetsel altyapısını güçlendirerek şeffaf, hesap verilebilir ve sürdürülebilir kurum kültürünü oluşturmak amacıyla ilgilidir. -Yabancı uyruklu personel sayısı -Personelin motivasyonunun ve niteliğinin artırılması Personelin motivasyonunu ve niteliğini artırmak için kaynak ayrılması ve bu kaynağın bir kısmının yabancı uyruklu öğretim görevlisi sayısını artırmak için kullanılması hem faaliyetin göstergeyle hem de göstergenin hedefle ilgisinin olmadığını göstermektedir. Üniversitenin kültür, spor ve diğer aktiviteler ile beslenme vb. hizmetlerin %20 artırmak Hedef Üniversitenin sosyal, fiziksel ve yönetsel altyapısını güçlendirerek şeffaf, hesap verilebilir ve sürdürülebilir kurum kültürünü oluşturmak amacıyla ilgilidir. -Beslenme hizmetleri kapsamında verilen öğün sayısı göstergesi hedef ve amaçla ilgili olmayıp bu gösterge faaliyet niteliği taşımaktadır. Zira üniversitenin kayıtlı öğrencisine yemek vermesi ve bu olanakları sağlaması görevidir. -Öğrencilerin beslenme imkanlarından yararlandırılmas ı 2.465.000 TL olarak mal ve hizmet alımları tertibine konulan bütçenin içinde, stratejik amacı ve hedefi gerçekleştirmeye yönelik olmayan beslenme hizmetleri kapsamında verilen öğün sayısı en büyük payı teşkil etmektedir. Performans hedefleri idare düzeyinde belirlenen, bir veya birden fazla harcama birimini ilgilendiren hedeflerdir. Ancak her birimin mutlaka performans hedefleriyle ilişkilendirilmesi zorunlu değildir. Program döneminde idarenin her bir stratejik hedefi için performans hedefi belirleme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Dolayısıyla performans hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler ile diğer faaliyetlerin ayrıştırılması, bu tür faaliyetlerle ilgili birimlerin maliyetlerinin genel yönetim gideri olarak gösterilmesi gerektiği değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Stratejik planda yer alan hedef ve göstergelere ait oluşturulan veri havuzundaki bütün göstergeler stratejik plan kapsamında altı aylık ve yıllık olarak alındığı için performans programının üçer aylık dönemlerde değerlendirilmesinde aynı veri havuzu kullanıldığından bütün göstergelerin yıllık olarak değerlendirilmesi yöntemi benimsenmiştir. 2019 Yılı Performans Programının hazırlanması aşamasında, faaliyetlerin hedef ve göstergelerle uyumlu olmasına daha fazla dikkat edilecektir.”
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 54 Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda yer verilen tespitlere katılarak Performans Programının hazırlanması aşamasında, faaliyetlerin hedef ve göstergelerle uyumlu olmasına daha fazla dikkat edileceğini ifade etmiştir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi Ve Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 55 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr
T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 56