2018 - ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ.pdf

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2018 Yılı Sayıştay Denetim Raporu Eylül 2019

İÇERİK ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU 1 ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU 22

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ ...................................................................................................... 1
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU .................................................................................................. 8
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .............................................................................................................. 8
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI .......................................................... 8
5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ........................................................................ 9
6. DENETİM GÖRÜŞÜ ................................................................................................................................. 10
7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER ......................... 10
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 16

TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: 2018 Yılı Bütçe Giderleri Gerçekleşmeleri (TL) ........................................................ 4 Tablo 2: 2018 Yılı Bütçe Gelir Gerçekleşmeleri (TL) ............................................................... 4 Tablo 3: Bütçe Gider ve Gelirlerinin Ekonomik Sınıflandırılması Tabloları ............................ 4 Tablo 4: Faliyet Sonuçları Tablosu .......................................................................................... 16 Tablo 5: Bilanço ....................................................................................................................... 18

BULGU LİSTESİ A. Denetim Görüşünü Etkilemeyen Tespit ve Değerlendirmeler

1. Geçici Kabulü Yapılan Binalara Ait Tutarların Binalar Hesabına Aktarılmayıp, Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında İzlenmeye Devam Edilmesi ;
2. Hurdaya Ayırma İşlemlerinde"Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı"na Gerekli Kayıtların Yapılmaması;
3. Üniversiteye Ait Arazi ve Arsaların Üzerine Yapılan Binaların Tapu Kayıtlarında Cins Tashihlerinin Yapılmaması;
4. Demirbaş Niteliği Taşıyan Varlıkların Muhasebe Kayıtlarının Tüketim Malzemesi Gibi Kaydedilmesi;

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 1.1. Mevzuat ve Görevler Erzurum Teknik Üniversitesi, 28.03.1983 tarih ve 2809 sayılı Yüksek Öğretim Kurumları Teşkilat Kanunu’na 6005 sayılı Kanun’un 1’inci maddesi ile eklenen Ek 131’inci maddeye istinaden 2010 yılında kurulmuş olup, tüzel kişiliği haiz özel bütçeli bir kamu kurumudur. Kurumun ayrıca bir Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bulunmaktadır. Üniversitenin faaliyet alanları, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yönetişim ve idari hizmetler, sanayi/toplum ile ilişkiler ve uluslararası ilişkiler olmak üzere dört ana başlık altında toplanabilir. 2547 sayılı Kanun’un 12’nci maddesinde Yükseköğretim Kurumlarının görevleri sayılmakta olup bu görevler sırasıyla; a. Çağdaş uygarlık ve eğitim - öğretim esaslarına dayanan bir düzen içinde, toplumun ihtiyaçları ve kalkınma planları ilke ve hedeflerine uygun ve ortaöğretime dayalı çeşitli düzeylerde eğitim - öğretim, bilimsel araştırma, yayım ve danışmanlık yapmak, b. Kendi ihtisas gücü ve maddi kaynaklarını rasyonel, verimli ve ekonomik şekilde kullanarak, milli eğitim politikası ve kalkınma planları ilke ve hedefleri ile Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan plan ve programlar doğrultusunda, ülkenin ihtiyacı olan dallarda ve sayıda insangücü yetiştirmek, c. Türk toplumunun yaşam düzeyini yükseltici ve kamu oyunu aydınlatıcı bilim verilerini söz, yazı ve diğer araçlarla yaymak, d. Örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim yoluyla toplumun özellikle sanayileşme ve tarımda modernleşme alanlarında eğitilmesini sağlamak, e. Ülkenin bilimsel, kültürel, sosyal ve ekonomik yönlerden ilerlemesini ve gelişmesini ilgilendiren sorunlarını, diğer kuruluşlarla işbirliği yaparak, kamu kuruluşlarına önerilerde bulunmak suretiyle öğretim ve araştırma konusu yapmak, sonuçlarını toplumun yararına sunmak ve kamu kuruluşlarınca istenecek inceleme ve araştırmaları sonuçlandırarak düşüncelerini ve önerilerini bildirmek, f. Eğitim - öğretim ve seferberliği içinde, örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim hizmetini üstlenen kurumlara katkıda bulunacak önlemleri almak, g.. Yörelerindeki tarım ve sanayinin gelişmesine ve ihtiyaçlarına uygun meslek

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 elemanlarının yetişmesine ve bilgilerinin gelişmesine katkıda bulunmak, sanayi, tarım ve sağlık hizmetleri ile diğer hizmetlerde modernleşmeyi, üretimde artışı sağlayacak çalışma ve programlar yapmak, uygulamak ve yapılanlara katılmak, bununla ilgili kurumlarla işbirliği yapmak ve çevre sorunlarına çözüm getirici önerilerde bulunmak, h. Eğitim teknolojisini üretmek, geliştirmek, kullanmak, yaygınlaştırmak, ı. Yükseköğretimin uygulamalı yapılmasına ait eğitim - öğretim esaslarını geliştirmek, döner sermaye işletmelerini kurmak, verimli çalıştırmak ve bu faaliyetlerin geliştirilmesine ilişkin gerekli düzenlemeleri yapmaktır. 1.2.Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları Erzurum Teknik Üniversitesi; a) Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Edebiyat Fakültesi, Fen Fakültesi, Sağlık Bilimleri Fakültesi ile Spor Bilimleri Fakültesi, b) Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Yabancı Diller Yüksekokulu, c) Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Sosyal Bilimler Enstitüsü, Fen Bilimleri Enstitüsü ile Sağlık Bilimleri Enstitüsü, d) Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Yüksek Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Ekonomik ve Sosyal Araştırmalar Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Kadın Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Kariyer Planlama Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü, Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü ile Proje Koordinasyon Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğünden oluşmaktadır. Erzurum Teknik Üniversitesinde, Üniversitede 31.12.2018 tarihi itibariyle 4’ü Üniversite dışından olmak üzere 250 adet akademik personel ve 130 adet idari personel görev yapmaktadır. Yükseköğretim kurumlarının öğretimini planlamak, düzenlemek, yönetmek, denetlemek, yükseköğretim kurumlarındaki eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma faaliyetlerini yönlendirmek bu kurumların kanunda belirtilen amaç ve ilkeler doğrultusunda kurulmasını, geliştirilmesini ve üniversitelere tahsis edilen kaynakların etkili bir biçimde kullanılmasını sağlamak ve öğretim elemanlarının yetiştirilmesi için planlama yapmak maksadı ile Yükseköğretim Kurulu kurulmuştur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3 Yükseköğretim Kurulu adına üniversiteleri, bağlı birimlerini, öğretim elemanlarını ve bunların faaliyetlerini gözetim ve denetim altında bulunduran, Yükseköğretim Kuruluna bağlı bir kurul olan Yükseköğretim Denetleme Kuruludur. Üniversitelerarası Kurul akademik bir organ olup Yükseköğretim planlaması çerçevesinde, üniversitelerin eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetlerini koordine etmek, uygulamaları değerlendirmek, Yükseköğretim Kuruluna ve üniversitelere önerilerde bulunmak, teşkilat ve kadro yönünden ve Yükseköğretim Kurulu kararları doğrultusunda üniversitelerin öğretim üyesi ihtiyacını karşılayacak önlemleri teklif etmek, üniversitelerin tümünü ilgilendiren eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ile ilgili yönetmelikleri hazırlamak veya görüş bildirmek, aynı veya benzer nitelikteki fakültelerin ya da üniversitelere veya fakültelere bağlı diğer yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretimine ilişkin ilkeler ve süreler arasında uyum sağlamak, doktora ile ilgili esasları tespit etmek ve yurt dışında yapılan doktoraları, doçentlik ve profesörlük unvanlarını değerlendirmek, doçentlik başvurularında ilgili bilim veya sanat alanında jüriler oluşturarak adayların yayın ve çalışmalarını Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen esas ve usuller kapsamında değerlendirip, yeterli yayın ve çalışmaya sahip olan adaylara doçentlik unvanı vermek görevlerini yürütmektedir.
1.3. Mali Yapı Erzurum Teknik Üniversitesi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli “II sayılı Cetvel” de yer alan kamu tüzel kişiliğine sahip, özel bütçeli bir kuruluştur. Özel bütçeli bir idare olan Erzurum Teknik Üniversitesinde, Tahakkuk Esaslı Devlet Muhasebe Sistemi kullanılmaktadır. Üniversite, muhasebe işlemlerini Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne tabi olarak yürütmektedir. Bu bağlamda ürettiği mali tablolar, adı geçen Yönetmeliği’n 539’uncu maddesinde geçen cetvel ve tablolardan oluşmaktadır. Özel bütçe muhasebe işlemleri için Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi kullanılmaktadır. Üniversitenin 2018 yılında Bütçe Kanunu ile verilen toplam ödeneği, 64.597.000,00 TL dir. Yıl içerisinde 26.996.730,91 TL aktarma/ekleme yapılmıştır. Neticede kullanılabilir bütçe ödeneği, 91.593.730,91 TL olmuştur. Bu tutarın 87.422.252,11 TL’si, harcanmıştır. Bu durumda bütçe gerçekleşme oranı %95,44 dir. Bütçede 64.597.000,00 TL gelir tahmini yapılmıştır. Bütçe uygulama sonucunda

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4 87.920.560,14 TL net gelir elde edilmiştir. Gelir gerçekleşme oranı %136,02 olmuştur. Üniversitenin 2018 mali tablolarına göre gelir ve gider durumu aşağıda gösterilmiştir: Tablo 1: 2018 Yılı Bütçe Giderleri Gerçekleşmeleri (TL) AÇIKLAMA Başlangıç Ödeneği Toplam Ödenek Toplam Harcanan Bütçe Gerçekleşm e Oranı (%) BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 64.597.000,00 91.593.730,9 1 87.422.252,1 1 %95,44 Tablo 2: 2018 Yılı Bütçe Gelir Gerçekleşmeleri (TL) AÇIKLAMA Bütçe Tahmini Gerçekleşen Gelir Toplamı Bütçe Gerçekleşme Oranı (%) BÜTÇE GELİRLERİ TOPLAMI 64.597.000,00 87.920.560,14 %136,02 Kurumun 2018 yılı gerçekleşen Net Faaliyet Gelirleri toplamı 77.327.646 TL ve Faaliyet Giderleri toplamı 53.406.842 TL dir. Tablo 3: Bütçe Gider ve Gelirlerinin Ekonomik Sınıflandırılması Tabloları Ekonomik Kodlar BÜTÇE GİDERİNİN TÜRÜ Cari Yıl (2018) 830 BÜTÇE GİDERLERİ HESABI 87.422.252,11 830 1 Personel Giderleri 26.586.448,39 830 1 1 Memurlar 23.726.903,72 830 1 2 Sözleşmeli Personel 186.158,44 830 1 3 İşçiler 2.579.004,52 830 1 4 Geçici Personel 94.381,71 830 1 5 Diğer Personel 0 830 2 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 3.361.743,16

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 830 2 1 Memurlar 2.751.365,99 830 2 2 Sözleşmeli Personel 38.245,16 830 2 3 İşçiler 550.930,95 830 2 4 Geçici Personel 21.201,08 830 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 8.126.476,14 830 3 2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 5.453.056,05 830 3 3 Yolluklar 261.768,66 830 3 4 Görev Giderleri 66.975,77 830 3 5 Hizmet Alımları 1.990.637,76 830 3 6 Temsil ve Tanıtma Giderleri 16.416,10 830 3 7 Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 230.957,20 830 3 8 Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 106.644,60 830 5 Cari Transferler 471.851,41 830 5 1 Görev Zararları 276.600,00 830 5 2 Hazine Yardımları 0 830 5 3 Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yapılan Transferler 126.851,41 830 5 4 Hane Halkına Yapılan Transferler 68.400,00 830 5 6 Yurt Dışına Yapılan Transferler 0 830 6 Sermaye Giderleri 48.875.733,01 830 6 1 Mamul Mal Alımları 8.099.994,96 830 6 3 Gayri Maddi Hak Alımları 363.720,89 830 6 5 Gayrimenkul Sermaye Üretim Giderleri 40.412.017,16 830 6 7 Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri 0
BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI: 87.422.252,11 TL

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 Ekonomik Kodlar BÜTÇE GELİRİNİN TÜRÜ 800 BÜTÇE GELİRLERİ HESABİ 87.920.560,14 800 3 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 3.113.037,93 800 3 1 Mal ve Hizmet Satış Gelirleri 2.647.581,05 800 3 6 Kira Gelirleri 465.456,88 800 4 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Özel Gelirler 83.452.225,33 800 4 2 Merkezi Yönetim Bütçesine Dâhil İdarelerden Alınan Bağış ve 83.376.025,33 800 4 4 Kurumlardan ve Kişilerden Alınan Yardım ve Bağışlar 0 800 4 5 Proje Yardımları 76.200,00 800 5 Diğer Gelirler 1.355.296,88 800 5 1 Faiz Gelirleri 450.897,22 800 5 2 Kişi ve Kurumlardan Alınan Paylar 15.751,49 800 5 3 Para Cezaları 10.186,20 800 5 9 Diğer Çeşitli Gelirler 878.461,97 810 BÜTÇE GELİRLERİNDEN RET VE İADELER HESABİ 55.351,74 810 3 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 42.857,24 810 3 1 Mal ve Hizmet Satış Gelirleri 42.857,24 810 5 Diğer Gelirler 494,50 810 5 9 Diğer Çeşitli Gelirler 494,50
NET BÜTÇE GELİRLERİ TOPLAMI: 87.920.560,14 TL 1.4. Muhasebe ve Raporlama Sistemi Üniversitenin mali raporlama sürecine ilişkin hükümler, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda yer almaktadır. Üst yönetici ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanmaktadır. Üst yönetici, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, İdaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren İdare Faaliyet Raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklamaktadır. Ayrıca İdare Faaliyet Raporunun birer örneği, Sayıştay’a ve Cumhurbaşkanlığına gönderilmektedir. Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca kesin hesap cetvel ve belgeleri, strateji geliştirme birimi

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7 tarafından bütçe uygulamasına esas muhasebe kayıtları dikkate alınarak hazırlanmaktadır. Üniversitede hazırlanan cetvel ve belgeler, izleyen malî yılın Mayıs ayının on beşine kadar ilgili bakan (Milli Eğitim Bakanı) ve üst yönetici tarafından imzalanmış olarak dört nüsha halinde Hazine ve Maliye Bakanlığına gönderilmektedir. Ayrıca, Kuruma ilişkin mali istatistikler de yine 5018 sayılı Kanun kapsamında Hazine ve Maliye Bakanlığına bildirilmektedir. Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştay’a Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esasların 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştay’a gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aşağıda yer alanlar denetime sunulmuş olup; denetim, bunlar ile Usul ve Esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır. · Birleştirilmiş veriler defteri. · Geçici ve kesin mizan. · Bilanço. · Kasa sayım tutanağı, · Banka mevcudu tespit tutanağı, · Alınan çekler sayım tutanağı, · Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı, · Teminat mektupları sayım tutanağı, · Değerli kağıtlar sayım tutanağı, · Taşınır kesin hesap cetveli ile taşınır hesabı icmal cetveli veya envanter defteri. · Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, · Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu, · Faaliyet sonuçları tablosu.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 Denetim görüşü, Kurumun tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan Bilanço ve Faaliyet Sonuçları Tablosuna verilmiştir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir. 5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Erzurum Teknik Üniversitesi İç Kontrol Eylem Planı, 2018 yılında hazırlanmış ve Hazine ve Maliye Bakanlığına gönderilmiştir. Üniversite personelinin görevleri, yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir. Her bir birimin iş akış şemaları oluşturularak, üniversite web sayfasında yayımlanmış olup, belirli periyodlarla ilgili personel tarafından bunlar gözden geçirilmektedir. İç kontrol sisteminin oluşturulması için harcama birimlerince personel görevlendirilmiş ve bu personele, KİOS şifreleri verilmiş ve ilgili eğitimler verilmiştir. Mali işlemler, ön mali kontrol usullerine göre incelemekte ve mevzuat hükümlerine göre denetlenmektedir. Mal ve hizmet alımı ihalelerinde 1.000.000,00 TL’yi, yapım ve onarım ihalelerinde ise, 2.000.000,00 TL’yi aşan işlemleri ile ödeme emirleri ve kanıtlayıcı belgelerin, mali mevzuata uygunluğu ve bütçe tertibi ve kullanılabilir ödenek durumu açısından, Muhasebe Yetkilisi Abdulkasim GÜL, Mali Hizmetler Uzmanı Dicle SAZAN ve Bilgisayar İşletmeni Nagihan YAVUZ tarafından Maliye Bakanlığının İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Üniversite Ön Mali Kontrol Yönergesi uyarınca incelenmektedir. Kurumun, sertifikalı muhasebe yetkilisi bulunmamaktadır. Ayrıca, İç Denetçisi olmaması nedeniyle bir iç denetim faaliyeti ya da programı da bulunmamaktadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan, geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır. 7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER BULGU 1: Geçici Kabulü Yapılan Binalara Ait Tutarların Binalar Hesabına Aktarılmayıp, Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında İzlenmeye Devam Edilmesi ; Üniversitede geçici kabulü yapılan binalara ait tutarların 252-Binalar Hesabına aktarılmayıp, 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında izlenmeye devam edildiği tespit edilmiştir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “hesabın işleyişi” başlıklı 188 'inci maddesinin (b) bendinde aynen; “Tamamlanıp geçici kabulü yapılan işlere ilişkin tutarlar bu hesaba alacak, ilgili maddi duran varlık hesabına borç kaydedilir.” denilmiştir. Buna göre, muhasebe kayıtlarının, tam açıklama ilkesine de uygun olarak, kurum hesap planında belirtilen uygun hesaplar/ekonomik kodlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Geçici kabulü 2018 yılı içerisinde yapılan ancak 258-Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında izlenmeye devam edilen yapım işlerinin ilgili hesaplara aktarılmaması sonucunda mali tablolarda hataya neden olunmuştur. Kamu idaresi cevabında; "Denetim esnasında 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar hesabında görülen YÜTAM Temiz Oda Binası 25.04.2019 tarihinde 252 Binalar Hesabına aktarılmıştır." Denilmektedir. Sonuç olarak Muhasebe kaydının mevzuata uygun olarak düzeltildiği ifade edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 11 BULGU 2: Hurdaya Ayırma İşlemlerinde"Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı"na Gerekli Kayıtların Yapılmaması; Çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların izlenmesi için kullanılması gereken 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının
kullanılmadığı tespit edilmiştir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin “Hesabın işleyişi” başlıklı 215'inci maddesinde: “Elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir: a) Borç

1. Kullanılma olanağını yitiren maddi duran varlıklar kayıtlı değerleri üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarı 257-Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç, 299-Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak kaydedilir.
2. Kişisel kusurlardan dolayı kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelen stoklardan hurdaya ayrılması gerekenlerin, hurda hâlindeki değeri bir taraftan bu hesaba, kayıtlı değeri ile hurda hâlindeki değeri arasındaki fark 630- Giderler Hesabına borç; kayıtlı değeri 293-Gelecek Yıllar İhtiyacı Stoklar Hesabına alacak; diğer taraftan rayiç değeri ile hurda hâlindeki değeri arasındakifark 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydedilir.
3. Kişisel kusur olmaksızın kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelen stoklardan hurdaya ayrılması gerekenler,hurda hâlindeki değeri üzerinden bu hesaba, kayıtlı değeri ile hurda hâlindeki değeri arasındaki fark 630- Giderler Hesabına borç, kayıtlı değeri üzerinden 293-Gelecek Yıllar İhtiyacı Stoklar Hesabına alacak kaydedilir. … b) Alacak
4. Elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabında kayıtlı stok ve varlıklardan satılmak suretiyle elden çıkarılanların, bir taraftan kayıtlı değeri bu hesaba,satış bedeli ile net değeri arasındaki olumlu fark 600-Gelirler Hesabına, yeniden değerleme azalış farkı 522- Yeniden Değerleme Farkları Hesabına alacak, satış bedeli 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabı ya da ilgili diğer hesaplara, ayrılmış olan amortisman tutarları 299-Birikmiş Amortismanlar Hesabına, yeniden değerleme artış farkı 522-Yeniden Değerleme Farkları Hesabına, satış bedeli ile net değeri arasındaki olumsuz fark 630-Giderler Hesabına borç;

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 12 diğer taraftan satış bedeli 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak, 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilir. … 4) Elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabında kayıtlı stokların sayımı sonucunda tespit edilen noksanlıklar kayıtlı değeri üzerinden bu hesaba alacak, 197-Sayım Noksanları Hesabına borç kaydedilir.” Denilmektedir. Hurdaya ayrılan malların satışı olması halinde ise 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabından çıkış yapılmalı ve yönetmelikte belirtildiği şekilde ilgili hesaplar çalıştırılmalıdır. 2018 yılında hurdaya ayırma işlemi yapılmış ancak 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı hiç çalıştırılmamıştır. Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere herhangi bir maddi duran varlık hurdaya ayrıldığında mali tabloların gerçek bilgi sunabilmesi amacıyla 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının kullanılması uygun olacaktır. Kamu idaresi cevabında; "2018 yılında hurdaya ayırma işlemi yapılan ancak kayıtlardan düşülmeyen malzemeler demirbaş hesaplarından düşülerek 294-Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı kullanılmıştır." Denilmektedir. Sonuç olarak Hurdaya ayırma işlemine ilişkin muhasebe kaydının mevzuata uygun şekilde düzeltildiği beyan edilmiştir. BULGU 3: Üniversiteye Ait Arazi ve Arsaların Üzerine Yapılan Binaların Tapu Kayıtlarında Cins Tashihlerinin Yapılmaması; Üniversiteye ait arazi ve arsaların üzerine yapılan binaların tapu kayıtlarında cins tashihlerinin yapılmadığı görülmüştür. “Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik”in “Cins tashihlerinin yapılması” başlıklı 10'uncu maddesinde: “(1) (Değişik: 3/6/2014-2014/6455 K.) Kamu idarelerince; mülkiyetlerinde, yönetimlerinde veya kullanımlarında bulunan taşınmazların mevcut kullanım şekli ile tapu

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 13 kaydının birbirine uygun olmaması durumunda, taşınmazlar mevcut kullanım şekli ile kayıtlara alınır. Kamu idareleri taşınmazların cins tashihinin yapılması için gerekli işlemleri yaparlar.” (2) Tahsis edilen ve üzerinde irtifak hakkı tesis edilen taşınmazlar açısından bu yükümlülük kullanan idarenin veya gerçek veya tüzel kişilerin durumu tespit eden yazısı üzerine taşınmaz maliki idareye aittir. Ancak cins tashihine ilişkin gerekli belgeler ile buna ilişkin malî yükümlülükler kullanıcılar tarafından karşılanır.” Denilmektedir. Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik hükmüne göre üniversiteye ait arazi ve arsaların üzerine yapılan binaların tapu kayıtlarında cins tashihinin yapılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; Üniversitemize tahsisli arazi ve arsaların üzerine yapılan binaların tapu kayıtlarında cins tashihlerinin yapılması için 24.01.2019 tarihinde Erzurum Milli Emlak Müdürlüğüne başvurulmuştur. Milli Emlak Müdürlüğü tarafından gerekli işlemlerin tamamlanmasını müteakiben kayıtlarımız düzeltilecektir. Sonuç olarak Binaların tapu kayıtlarında cins tashihlerinin yapılması gerekmektedir. BULGU 4: Demirbaş Niteliği Taşıyan Varlıkların Muhasebe Kayıtlarının Tüketim Malzemesi Gibi Kaydedilmesi; Erzurum Teknik Üniversitesinde demirbaş niteliği taşıyan yani uzun süre kullanılabilecek varlıkların muhasebe kayıtlarının tüketim malzemesi gibi kaydedildiği görülmüştür. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 87’nci maddesine göre “150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı” kamu idarelerince üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemeleri ile hammadde, yardımcı madde, ambalaj malzemesi ve diğer malzemelerin izlenmesi için kullanılır. Aynı Yönetmeliğin 181’inci maddesinde ise; "255- Demirbaşlar Hesabı kamu idarelerinin faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların izlenmesi için kullanılır" denilmektedir. Yapılan incelemede ;eşofman takımı, pantolon, ayakkabı, üniforma, iş kıyafeti, yemek

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 14 takımı, perde gibi malzemelerin muhasebe kayıtlarına tüketim malzemesi olarak kaydedildiği görülmüştür. Oysa bu tür uzun süre kullanılabilen malzemelerin demirbaş kayıtlarına alınarak takibi yapılmalıdır. Kamu idaresi cevabında; "Önümüzdeki dönemlerde Demirbaş niteliği taşıyan varlıkların 255- Demirbaşlar Hesabına kaydedilmesine dikkat edilecektir." Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında demirbaş niteliğindeki varlıkların 255- Demirbaşlar Hesabına kaydedilmesi gerekmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 15 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 16 8. EKLER EK 1: KAMU İDARESİ TARAFINDAN SUNULAN MALİ TABLOLAR Tablo 4: Faliyet Sonuçları Tablosu Hesap Kodu Yardımc ı Hesap GİDERİN TÜRÜ N-2(2016) N-1 (2017) N YILI(2018) Kod.1 TL Kr TL Kr TL Kr 630 01 Personel Giderleri 14.817.624 66 17.791.127 96 26.771.496 89 630 02 Sos. Güv. Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 1.787.067 00 2.090.195 51 3.364.373 39 630 03 Mal Ve Hizmet Alım Giderleri 7.256.186 66 9.211.585 57 6.795.723 44 630 05 Cari Transferler 415.014 56 531.823 55 1.026.933 64 630 07 Sermaye Transferleri 0 0 300.000 00 0 0 630 11 Değer Ve Miktar Değ.Gid 12.684 40 275.006 31 257.793 73 630 12 Gelirlerin Ret ve İadesinden Kaynaklanan Giderler 71.552 56 50.698 58 0 0 630 13 Amortisman Giderleri 5.894.746 03 27.706.977 84 13.385.229 86 630 14 İlk Madde ve Malzeme Gid. 1.053.511 52 1.480.244 53 1.730.360 11 630 15 Kıdem Tazminatı Karşılık. 0 0 206.373 52 0 0 630 20 SilinenAlacak.Kay.Gid. 0 0 0 0 0 0 630 25 Kamu İdaresine Bedelsiz Olarak Devredilen Mali Olmayan Varlık Kaydı Giderleri 0 0 2.506.487 16 0 0 630 30 Proje Kapsamında Yapılan Cari Giderler 0 0 0 0 74.930 00 630 99 Diğer Giderler 39.870 57 9.801 04 1 10 GİDERLER TOPLAMI (A) 31.348.257 96 62.160.321 57 53.406.842 16

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 17 Hesap Kodu Yardımc ı Hesap GELİRİN TÜRÜ 2016 2017 2018 Kod.1 TL Kr TL Kr TL Kr 600 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 2.409.279 79 2.949.436 88 3.080.348 25 600 04 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Özel Gel. 65.560.177 45 68.555.792 58 70.366.606 02 600 05 Diğer Gelirler 1.399.466 26 2.408.445 53 1.549.209 49 600 11 Değer ve Miktar Değişim Gelirleri 38.757 74 701.464 30 2.386.834 46 600 25 Kamu İdarelerine Bedelsiz Olarak Alınan Mali Ol. Var. El. Edilen Gelirler 0 0 2.506.487 16 0 0 GELİRLER TOPLAMI (B) 69.407.681 24 77.121.626 45 77.382.998 22 Hesap Kodu Yardımc ı Hesap İADE TÜRÜ 2016 2017 2018 Kod.1 TL Kr TL Kr TL Kr 610 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 22.733 10 23.783 12 42.857 24 610 04 Cari 0 0 0 0 12.000 00 610 05 Diğer Çeşitli Gelirler 0 0 0 0 494 50 İNDİRİM, İADE VE ISKONTOLAR TOPLAMI(C) 22.733 10 23.783 12 55.351 74 NET GELİRLER TOPLAMI(D=B-C) 69.384.948 14 77.097.843 33 77.327.646 48 FAALİYET SONUCU [D-A] (+ / -) 38.036.690 18 14.937.521 76 23.920.804 32

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 18 Tablo 5: Bilanço Kurum Kodu: Adı: AKTİF HESAPLAR
N Yılı 2018 PASİF HESAPLAR
N Yılı 2018 1 DÖNEN VARLIKLAR 13.856.171,06 3 KISA VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 877.741,13 10 HAZIR DEĞERLER 5.861.454,15 32 FAALİYET BORÇLARI 178.840,41 102 Banka Hesabı 5.552.456.97 320 Bütçe Emanetleri Hesabı 178.840,41 104 Proje Özel Hesabı 308.997,18 33 EMANET YABANCI KAYNAKLAR 54.287,72 105 Döviz Hesabı 0 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 0 106 Döviz Gönderme Emirleri Hesabı 333 Emanetler Hesabı 54.287,72 12 FAALİYET ALACAKLARI 5.540.653,34 36 ÖDENECEK DİĞER YÜKÜMLÜLÜKLER 537.057,74 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 5.540.653,34 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı 488.642,24 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı 0 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı 44.647,87
362 Fonlar veya Diğer Kamu İdareleri Adına Yapılan Tahsilat hesabı 3.767,64 14 DİĞER ALACAKLAR 39.240,00 38 GELECEK AYLARA AİT GELİRLER VE GİDER TAHAKKUKLARI 107.555,26 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı 39.240,00 380 Gelecek Aylara Ait Gelirler Hesabı 107.555,26 15 STOKLAR 1.454.720,81 4 UZUN VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 927.124,90 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı 1.454.248,81 43 DİĞER BORÇLAR 177.157,52 157 Diğer Stoklar Hesabı 472,00
16 ÖN ÖDEMELER 960.102,76 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 177.157,52
47 BORÇ VE GİDER 749.967,38

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 19 KARŞILIKLARI
472 Kıdem Tazminatı Karşılıkları 749.967,38 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı 960.102,76 48 GELECEK YILLARA AİT GELİRLER VE GİDER TAHAKKUKLARI 0 164 Akreditifler Hesabı 0 480 Gelecek Yıllara Ait Gelirler Hesabı 0 18 GELECEK AYLARA AİT GİDERLER VE GELİR TAHAKKUKLARI 0 5 ÖZ KAYNAKLAR 3.069.306.273,10 181 Gelir Tahakkukları Hesabı 0 50 NET DEĞER 2.915.492.498,12 2 DURAN VARLIKLAR 3.057.254.968,07 500 Net Değer Hesabı 2.915.492.498,12
51 DEĞER HAREKETLERİ 12.026.714,00
519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı 12.026.714,00 22 FAALİYET ALACAKLARI 0 57 GEÇMİŞ YILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI 166.801.794,25 220 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 0 570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı 166.801.794,25 226 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 0 58 GEÇMİŞ YILLAR OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI 48.935.537,59 24 MALİ DURAN VARLIKLAR 0 580 Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı 48.935.537,59 241 Mal ve Hizmet Üreten Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabı 0 59 DÖNEM FAALİYET SONUÇLARI 23.920.804,32 242 Döner Sermayeli Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler 100.000,00
247 Sermaye Taahhütleri Hesabı(-) 100.000,00
25 MADDİ DURAN VARLIKLAR 3.057.254.968,07 590 Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı 23.920.804,32 250 Arazi ve Arsalar Hesabı 2.876.018.314,09
251 Yeraltı ve Yerüstü 20.283.885,71

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 20 Düzenleri Hesabı 252 Binalar Hesabı 126.325.819,62
253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı 19.107.161,40
254 Taşıtlar Hesabı 2.227.327,15
255 Demirbaşlar Hesabı 16.327.511,93
257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) 43.981.660,05
258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı 40.946.608,22
26 MADDİ OLMAYAN DURAN VARLIKLAR 0
260 Haklar Hesabı 2.911.305,81
264 Özel Maliyetler Hesabı 83.112,30
268 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) 2.994.418,11
29 DİĞER DURAN VARLIKLAR 0
294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı 0
299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) 0
AKTİF TOPLAMI
3.071.111.139,13 PASİF TOPLAMI 3.071.111.139,13
Bilanço Dipnotları 910 Teminat Mektupları Hesabı 7.941.716,45 911 Teminat Mektupları Emanetleri Hesabı
7.941.716,45 914 Verilen Teminat Mektupları Hesabı
669.341,48 915 Verilen Teminat Mektupları Karşılığı Hesabı 669.341,48 920 Gider Taahhütleri Hesabı
28.341.891,89 921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabı
28.341.891,89 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabı 74.548,28 949 Başka Birimler Adına İzlenen Alacak Emanetleri Hesabı 74.548,28 962 Bilimsel Projeler Hesabı 651.581,78

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 21 963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabı 51.581,78
964 Gap Proje Yatırımları Hesabı
2.876.018.314,09 965 Proje Yatırımları Karşılığı Hesabı 2.876.018.314,09 990 Kiraya Verilen İrtifak Hakkı Tesis Edilen Maddi Duran Var Kayıtlı Değ 0,00 993 Maddi Duran Varlıkların Kira ve İrtifak Hakkı Gelirleri 480.152,45 998 Diğer Nazım Hesaplar Hesabı
25.519.651,40 999 Diğer Nazım Hesaplar Karşılığı Hesabı
25.999.803,85
EK 2: İZLEME Önceki Yıl/Yıllar Sayıştay Denetim Raporuna İlişkin İzleme Tablosu Bulgu Adı Yıl/Yıllar İdare Tarafından Yapılan İşlem Açıklama Maddi Olmayan Duran Varlıklar Grubundaki Hesapların Toplam Tutarı Kadar Amortisman Ayrılmaması 2017 Tam Olarak Yerine Getirildi

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 22
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU ................................................................................................ 23
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU ............................................................................................................ 23
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 23
5. GENEL DEĞERLENDİRME ................................................................................................................... 24
6. DENETİM BULGULARI .......................................................................................................................... 25

BULGU LİSTESİ A. Denetim Bulguları

1. Stratejik Plandaki Bazı Göstergelerin Amaç ve Hedefle İlgili Olmaması
2. Stratejik Plandaki Bir Göstergenin Ölçülebilir Olmaması
3. Stratejik Plandaki Bir Hedefe ve Bu Hedefe İlişkin Performans Göstergelerine, Performans Programında Yer Verilmemesi
4. İdare Faaliyet Raporunda Bazı Kısımların Yer Almaması
5. Kurumun Veri Kayıt Sisteminin Bulunmaması

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 22

1. ÖZET Bu rapor, Erzurum Teknik Üniversitesinin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanun’un 36’ncı maddesi uyarınca Sayıştay, “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Erzurum Teknik Üniversitesinin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aşağıdakiler denetlenmiştir:  2018-2022 dönemine ait Stratejik Plan,  2018 yılı Performans Programı,  2018 yılı İdare Faaliyet Raporu. Üniversitenin 2018-2022 dönemine ait Stratejik Planı, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu, mevcudiyet, zamanlılık ve sunum kriterlerine göre incelenmiştir. Bu inceleme sonucunda; Performans Programının, Stratejik Planda yer alan bir hedefe ve bu hedefe ilişkin performans göstergelerine yer verilmemesi nedeniyle sunum kriterini kısmen sağladığı, tespit edilmiştir. Ayrıca, Stratejik Plan ve Performans Programı, performans bilgisinin içeriğine yönelik kriterlerden ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma yönleriyle değerlendirilmiştir. Bu değerlendirme neticesinde; Stratejik Plan ve Performans Programındaki bazı göstergelerin, amaç ve hedefle ilgili olmaması nedeniyle ilgililik; bir göstergenin ise, amaç ve hedefe ulaşmayı ölçememesi nedeniyle ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma kriterlerini taşımadığı anlaşılmıştır. Bu haliyle Stratejik Plan, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma kriterlerini kısmen; Performans Programı ise, bu kriterlerle birlikte sunum kriterini kısmen karşılamaktadır. İdare Faaliyet Raporu da, performans bilgilerine yer verilmemesi nedeniyle sunum kriterini sağlamamış olup; tutarlılık, doğrulanabilirlik ve geçerlilik yönleriyle değerlendirilememiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 23 Üniversitenin veri kayıt sistemi ile ilgili inceleme, bu sistemin mevcut olmaması nedeniyle yapılamamıştır. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına ilişkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmış olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin sistemlerin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine ilişkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları ve Sayıştay ikincil mevzuatıdır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 24 Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluşturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleştirilir. Bu çerçevede, Erzurum Teknik Üniversitesinin yayımladığı 2018-2022 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenmiştir. 5. GENEL DEĞERLENDİRME 2018 yılı performans denetimi kapsamında Erzurum Teknik Üniversitesinin yayımladığı 2018-2012 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiştir. 2018-2022 dönemine ait Stratejik Planın, Üniversiteler İçin Stratejik Planlama Rehberinde yer alan tüm başlıkları kapsadığı ve Rehberde belirtilen hususlara dikkat edilerek hazırlandığı anlaşıldığından; Planın, mevcudiyet, zamanlılık ve sunum kriterlerini sağladığı, kanaatine varılmıştır. Stratejik Planda, bazı göstergelerin, amaç ve hedefle ilgili olmaması ve bir göstergenin ise, amaç ve hedefe ulaşmayı ölçememesi nedenleriyle Planın, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma kriterlerini kısmen sağladığı, düşünülmektedir. 2018 yılı Performans Programı, yasal süresi içinde yayımlanmış olup, mevcudiyet ve zamanlılık kriterlerini sağlamaktadır. Ancak Programın, Stratejik Planda yer alan bir hedefe ve bu hedefe ilişkin performans göstergelerine yer verilmemesi ve yukarıda belirtilen Planla ilgili sorunları taşıması nedenleriyle sunum, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma kriterlerini kısmen karşıladığı, değerlendirilmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 25 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu, yasal süre içinde hazırlanmış ve yayımlanmış olup, mevcudiyet ve zamanlılık kriterlerini karşılamaktadır. Raporda, performans bilgilerine yer verilmemesi nedeniyle sunum kriteri sağlanmamıştır. Bu nedenle Rapor, tutarlılık, doğrulanabilirlik ve geçerlilik yönleriyle değerlendirilememiştir. Ayrıca, Rapordaki verilerin doğruluğu, sağlıklı işleyen bir Veri Kayıt Sisteminin olmaması nedeniyle değerlendirilememiştir. Bu itibarla; Üniversite hakkında sağlıklı bir performans ölçümü ve denetimi yapılabilmesi için yukarıda belirtilen eksikliklerin giderilmesinin önemli olduğu düşünülmektedir. 6. DENETİM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesi BULGU 1: Stratejik Plandaki Bazı Göstergelerin Amaç ve Hedefle İlgili Olmaması Kurumun 2018-2022 Stratejik Planının, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma açısından incelenmesi sonucunda; bazı performans göstergelerinin, amaç ve hedefle uyumlu olmadığı görülmüştür. Üniversiteler için Stratejik Planlama Rehberinin “Strateji geliştirme: amaç, hedef ve performans göstergesi ile stratejilerin belirlenmesi” başlıklı 6’ncı kısmının “C. Performans Göstergeleri” bölümüyle, performans göstergelerinin, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılacağı ve bunların, hedefin başarı düzeyini ölçebilecek sayı ve nitelikte olması gerektiği, hükme bağlanmıştır. Kurumun 2018-2022 Stratejik Planında; “Amaç 5- Üniversitenin altyapı, idari, mali ve insan kaynakları potansiyelini geliştirmek, Hedef 5.5: Eğitim, sosyal ve spor tesislerini artırmak, PG5.5.1. Öğrenci başına düşen kapalı alan m² büyüklüğü, PG5.5.2. Öğrenci başına düşen açık alan m² büyüklüğü.”

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 26 Amaç, hedef ve performans göstergelerine yer verilmektedir. Öğrenci başına düşen kapalı alan bir yemekhane olabileceği gibi bir depo; açık alan da bir futbol sahası olabileceği gibi hiçbir vasfı olmayan bir arsa da olabilmektedir. Dolayısıyla, söz konusu göstergelere bakarak, Üniversitenin eğitim, sosyal ve spor tesislerinin arttığından ya da üniversite altyapısının geliştiğinden söz etmek mümkün değildir. Bu haliyle, performans göstergelerinin, hedef ve amaçla ilgili olmadığı düşünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemiz 2018-2022 Stratejik Planı üniversitemizde oluşturulan bir komisyon marifetiyle uzun bir çalışma sonucunda hazırlanarak (Mülga) Kalkınma Bakanlığına gönderilmiş, ilgili uzmanın görüş ve önerileri doğrultusunda gerekli düzeltmelerde yapılarak yayınlanmıştır. Bulgu konusu Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile paylaşılarak verilecek karar doğrultusunda gerekli revizenin yapılması ya da planın yeniden hazırlanması yoluna gidilerek amaç ve hedeflerin uyumlu olması sağlanacaktır.” İfadelerine yer verilmektedir. Sonuç olarak konu ile ilgili olarak Kamu İdaresi ile mutabakat sağlanmıştır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir. BULGU 2: Stratejik Plandaki Bir Göstergenin Ölçülebilir Olmaması Kurumun 2018-2022 Stratejik Planının, ilgililik, ölçülebilirlik ve iyi tanımlanma açısından incelenmesi sonucunda; bir performans göstergesinin, ölçülebilir olmadığı görülmüştür. Üniversiteler için Stratejik Planlama Rehberinin “Strateji geliştirme: amaç, hedef ve performans göstergesi ile stratejilerin belirlenmesi” başlıklı 6’ncı kısmının “C. Performans Göstergeleri” bölümüyle, performans göstergelerinin, belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılacağı, hedefin başarı düzeyini ölçebilecek sayı ve nitelikte olacağı, belirsizlikten uzak, açık ve kesin olacağı, göstergeler için kullanılacak veri setinin, doğru, tutarlı ve zaman içerisinde karşılaştırmaya imkân verebilecek nitelikte olması gerektiği ve aynı gösterge ifadesi içerisinde ölçülecek birden fazla unsur olamayacağı, hükme bağlanmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 27 Kurumun 2018-2022 Stratejik Planında; “Amaç 5- Üniversitenin altyapı, idari, mali ve insan kaynakları potansiyelini geliştirmek, Hedef 5.2: Kurumsal hafızayı, kurumsal kimliği ve aidiyeti güçlendirmek, PG5.2.5. Kurum içi şeffaflık ve adalet algısı anket sonuçları,” Hedefe Etkisi (%) Plan Dönemi Başlangıç Değeri 2018 2019 2020 2021 2022 20 1 2 3 4 5 6 Amaç, hedef ve performans göstergelerine yer verilmektedir. Kurum içi şeffaflık ve adalet algısı anket sonuçları, yukarıda belirtilen amaç ve hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını tespit amacıyla kullanılabilecek önemli bir göstergedir. Ancak; bu haliyle göstergenin, verilen değerlere göre sonuç sayısı ya da oranı olarak mı değerlendirileceği anlaşılamamaktadır. Bu nedenle göstergenin, ölçülebilir olmadığı ve iyi tanımlanmadığı düşünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığının kararı doğrultusunda revize edilen ya da yeni yapılan planda bu hususa dikkat edilecektir.” İfadelerine yer verilmektedir. Sonuç olarak konu ile ilgili olarak Kamu İdaresi ile mutabakat da sağlanmıştır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği, takip eden denetimlerde izlenecektir. B. Performans Programının Değerlendirilmesi BULGU 3: Stratejik Plandaki Bir Hedefe ve Bu Hedefe İlişkin Performans Göstergelerine, Performans Programında Yer Verilmemesi Kurumun 2018 yılı Performans Programı ile 2018-2022 Stratejik Planının birlikte incelenmesi sonucunda; Stratejik Planda yer alan bir hedefe ve bu hedefe ilişkin performans göstergelerine, Performans Programında yer verilmediği, görülmüştür.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 28 Performans Programı Hazırlama Rehberinin “Rehberin Amacı ve Kapsamı” bölümünün üçüncü fıkrasının, “Bu rehberin konusunu oluşturan performans programları, stratejik planlarla bütçeler arasında daha güçlü bir bağ kurulmasını sağlayan araçlardır. Bu kapsamda, performans programlarında, stratejik planlarda yer alan orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflere ilişkin yıllık hedefler, söz konusu hedefleri gerçekleştirmek üzere belirlenen faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacı yer almaktadır. Performans hedeflerine ne derece ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek üzere oluşturulan performans göstergelerine de bu programlarda yer verilmektedir.” hükümleri uyarınca 2018 yılına ilişkin olan ve Stratejik Planda yer alan hedef ve performans göstergelerine, Performans Programında yer verilmesi gerekmektedir. Yapılan incelemede; aşağıda belirtilen ve Stratejik Planda yer alan hedefe ve buna ilişkin performans göstergelerine, Performans Programında yer verilmediği, anlaşılmıştır. H5.4: Kurum içi ve kurum dışı iletişim kanallarını geliştirmek. PG5.4.1: Kurum bülteninin yıllık yayınlanma sıklığı Hedefe Etkisi (%) Plan Dönemi Başlangıç Değeri 2018 2019 2020 2021 2022 İzleme Sıklığı Raporlama Sıklığı %25 1 3 5 7 9 11 6 ayda bir Yılda bir PG5.4.2: Dış paydaş toplantı sayısı Hedefe Etkisi (%) Plan Dönemi Başlangıç Değeri 2018 2019 2020 2021 2022 İzleme Sıklığı Raporlama Sıklığı %35 1 3 5 7 9 11 6 ayda bir Yılda bir PG5.4.3: Üniversitenin yazılı ve görsel basında haber olma sayısı Hedefe Etkisi (%) Plan Dönemi Başlangıç Değeri 2018 2019 2020 2021 2022 İzleme Sıklığı Raporlama Sıklığı %40 40 60 80 120 160 200 3 ayda bir Yılda bir Yukarıda belirtilen Rehber hükümleri gereği 2018-2022 Stratejik Planında yer alan ve 2018 yılını ilgilendiren tüm hedef ve performans göstergelerine, 2018 yılı Performans Programında yer verilmesi gerekirdi.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 29 Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemiz 2018-2022 Stratejik Planında ilgili hedef için bir maliyet öngörülmediğinden Performans Programında yer verilmemiştir.” İfadelerine yer verilmektedir. Sonuç olarak Stratejik Plandaki hedef ve performans göstergelerine, Performans Programında yer verilmemesi ile ilgili olarak Kamu İdaresi cevabında belirtilen husus, yerinde ve haklı bir gerekçedir. Ancak, buna, Performans Programı vasıtasıyla işlerlik kazandırılması mümkün değildir. Öncelikle, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in “Güncelleme” başlıklı 17’nci maddesi hükümlerine göre Stratejik Planın güncellenmesi; daha sonra bu güncellemeye uygun olarak Performans Programının hazırlanması gerekirdi.
C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi BULGU 4: İdare Faaliyet Raporunda Bazı Kısımların Yer Almaması Kurumun 2018 yılı İdare Faaliyet Raporunun, incelenmesi sonucunda; Raporda mevzuatın öngördüğü bazı kısımların olmadığı görülmüştür. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik’in “Birim ve idare faaliyet raporlarının kapsamı” başlıklı 18’inci maddesinde; “(1) Birim ve idare faaliyet raporları, aşağıda yer alan bölümleri ve bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. (…) b) Amaç ve hedefler: Bu bölümde, idarenin stratejik amaç ve hedeflerine, faaliyet yılı önceliklerine ve izlenen temel ilke ve politikalarına yer verilir. c) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Bu bölümde, mali bilgiler ile performans bilgilerine detaylı olarak yer verilir.

1. Mali bilgiler başlığı altında, (…) kullanılan kaynaklara, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, varlık ve yükümlülükler ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgilere, temel mali tablolara ve bu

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 30 tablolara ilişkin açıklamalara yer verilir. Ayrıca, iç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler de bu başlık altında yer alır. 2) Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir. (…)” Aynı Yönetmelik’in “Birim ve idare faaliyet raporlarının şekli” başlıklı 19’uncu maddesinin birinci fıkrasında; “(1) Birim ve idare faaliyet raporları, Ek-1’de yer alan şekle uygun olarak hazırlanır. (…)” Yine aynı Yönetmelik’in “Ek-1: Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Şekli” kısmında; “(…) II- AMAÇ ve HEDEFLER (…) B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler (…) 3- Mali Denetim Sonuçları
4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 31 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar (…)” Hükümlerine yer verilmektedir. Yapılan incelemede; 2018 yılı İdare Faaliyet Raporunda IV- Amaç ve Hedefler kısmında Temel Politikalar ve Önceliklere ve V- Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler kısmında Mali Denetim Sonuçları ile Performans Bilgilerine yer verilmediği tespit edilmiştir. Raporun, bu yönleriyle eksik olduğu düşünülmektedir. Kamu idaresi cevabında; “2019 yılı ve sonraki yıllar İdare Faaliyet Raporları “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik” ve yayınlanan rehber doğrultusunda hazırlanacaktır.” İfadelerine yer verilmektedir. Sonuç olarak konu ile ilgili olarak Kamu İdaresi ile mutabakat da sağlanmıştır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği, takip eden denetimlerde izlenecektir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi Ve Değerlendirilmesi BULGU 5: Kurumun Veri Kayıt Sisteminin Bulunmaması Yapılan incelemede; Üniversitenin, kendisine ait bir veri kayıt sisteminin olmadığı, görülmüştür.
Veri kayıt sistemi, bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği, üretildiği, performans yönetim sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edildiği ve raporlandığı sürecin tamamını ifade eder. Veri kaynağı ise, veri kayıt sistemine bilgi sağlayan unsurları içerir. Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülebilmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün ne şekilde yapılacağının belirlenmiş olması gerekir. Veri kayıt sistemi, performansın ölçümüne yönelik belirlenmiş bir yazışma süreci olabileceği gibi, ilgili göstergeye yönelik gerçekleşme sonuçlarını gösteren detaylı bir bilişim programı da olabilir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 32 Veri kayıt sistemi; kamu idaresi tarafından ilgili yıl performans programında belirlenen hedef ve göstergelerdeki ilerlemeyi izlemek ve gerçekleşmeleri ölçmek için kullanılan veri kaynakları arasında iyi bir uyum olacak şekilde tasarlanmalı, kurulmalı ve kullanılmalıdır. Veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumluluklar, belirlenmiş olmalı ve veri güvenilirliğini sağlamak için risk azaltıcı kontroller, mevcut olmalıdır. Ayrıca, veri kayıt sisteminin işleyiş, izleme ve kontrol fonksiyonları da birbirinden ayrılmalıdır. Bu itibarla; güvenilir bir şekilde performans bilgisinin, üretilmesi ve raporlanması için veri kayıt sisteminin oluşturulması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemiz bünyesinde 2019 yılı Nisan ayında “Dijital Dönüşüm” çalışmaları başlatılmış olup, bu kapsamda “Üniversite Bilgi Sistemi” kurularak kurum içerisinde üretilen tüm verilerin kayıt altına alınması hedeflenmiştir.” İfadelerine yer verilmektedir. Sonuç olarak konu ile ilgili olarak Kamu İdaresi ile mutabakat da sağlanmıştır. Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği, takip eden denetimlerde izlenecektir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 33 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 34