2018 - ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ.pdf

ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ 2018 Yılı Sayıştay Denetim Raporu Eylül 2019

İÇERİK ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU 1 ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU 17

ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ ...................................................................................................... 1
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU .................................................................................................. 5
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .............................................................................................................. 5
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI .......................................................... 6
5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ........................................................................ 6
6. DENETİM GÖRÜŞÜ ................................................................................................................................... 8
7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER ........................... 8
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 11

BULGU LİSTESİ A. Denetim Görüşünü Etkilemeyen Tespit ve Değerlendirmeler

1. Eşik Değerin Altında Kalmak Amacıyla Kısımlara Bölerek Doğrudan Teminle Alım Yapılması

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 1.1. Mevzuat ve Görevler Ardahan Üniversitesi, 31 Mayıs 2008 tarih ve 26892 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5765 sayılı Kanun ile kurulmuş bir devlet üniversitesidir. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun “Yükseköğretim kurumlarının görevleri” başlıklı 12’nci maddesinde, yükseköğretim kurumlarının, dolayısıyla Ardahan Üniversitesinin, faaliyet alanı ve görevleri belirlenmiştir. Bu görevler ilgili Kanun’da şu şekilde sıralanmaktadır: a) Çağdaş uygarlık ve eğitim-öğretim esaslarına dayanan bir düzen içinde, toplumun ihtiyaçları ve kalkınma planları ilke ve hedeflerine uygun ve ortaöğretime dayalı çeşitli düzeylerde eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayım ve danışmanlık yapmak, b) Kendi ihtisas gücü ve maddi kaynaklarını rasyonel, verimli ve ekonomik şekilde kullanarak, milli eğitim politikası ve kalkınma planları ilke ve hedefleri ile Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan plan ve programlar doğrultusunda, ülkenin ihtiyacı olan dallarda ve sayıda insan gücü yetiştirmek, c) Türk toplumunun yaşam düzeyini yükseltici ve kamuoyunu aydınlatıcı bilim verilerini söz, yazı ve diğer araçlarla yaymak, d) Örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim yoluyla toplumun özellikle sanayileşme ve tarımda modernleşme alanlarında eğitilmesini sağlamak, e) Ülkenin bilimsel, kültürel, sosyal ve ekonomik yönlerde ilerlemesini ve gelişmesini ilgilendiren sorunlarını, diğer kuruluşlarla işbirliği yaparak, kamu kuruluşlarına önerilerde bulunmak suretiyle öğretim ve araştırma konusu yapmak, sonuçlarını toplumun yararına sunmak ve kamu kuruluşlarınca istenecek inceleme ve araştırmaları sonuçlandırarak düşüncelerini ve önerilerini bildirmek, f) Eğitim-öğretim seferberliği için de örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim hizmetini üstlenen kurumlara katkıda bulunacak önlemleri almak, g) Yörelerindeki tarım ve sanayinin gelişmesine ve ihtiyaçlarına uygun meslek elemanlarının yetişmesine ve bilgilerinin gelişmesine katkıda bulunmak, sanayi, tarım ve sağlık hizmetleri ile diğer hizmetleri ile hizmetlerde modernleşmeyi, üretimde artışı sağlayacak çalışma ve programlar yapmak, uygulamak ve yapılanlara katılmak, bununla ilgili kurumlarla

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 işbirliği yapmak ve çevre sorunlarına çözüm getirici önerilerde bulunmak, h) Eğitim teknolojisini üretmek, geliştirmek, kullanmak, yaygınlaştırmak, ı) Yükseköğretimin uygulamalı yapılmasına ait eğitim-öğretim esaslarını geliştirmek, döner sermaye işletmelerini kurmak, verimli çalıştırmak ve bu faaliyetlerin geliştirilmesine ilişkin gerekli düzenlemeleri yapmak. Yükseköğretim kurumları için temel mevzuat kuruluş Kanunları ile birlikte 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu’dur. Bunların dışında faaliyetlerini yürütürken tabi oldukları temel mevzuat ise 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu’dur. 1.2.Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları Yüksek Öğretim Kurumu olan üniversiteler bilimsel özerkliğe sahip hizmet yönünden yerinden yönetim kuruluşlarıdır. Üniversitelerin üst yöneticisi Rektör olup Cumhurbaşkanlığınca atanmaktadır. Ardahan Üniversitesi bünyesinde 5 Fakülte, 2 Enstitü, 3 Yüksekokul, 6 Meslek Yüksekokulu bulunmaktadır. Üniversitede; 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu’na göre istihdam edilen, 13 Profesör, 13 Doçent, 90 Doktor Öğretim Üyesi, 95 Öğretim Görevlisi, 98 Araştırma Görevlisi; sözleşmeli olarak ise 3 Profesör, 3 Doçent, 4 Doktor Öğretim Üyesi, 2 Öğretim Görevlisi şeklinde olmak üzere toplam 321 Akademik Personel, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na göre istihdam edilen 150 idari personel çalışmaktadır. İdari personelin unvanlara göre dağılımı aşağıdaki şekildedir: Yüksekokul Sekreteri 9 Bilgisayar İşletmeni 54 Hizmetli (Ş) 1 Daire Başkanı 7 Şube Müdürü 14 Mühendis 7 Teknisyen 9 Fakülte Sekreteri 4

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3 Şef 8 Memur 7 Tekniker 11 Hizmetli 2 Enstitü Sekreteri 2 Genel Sekreter 1 Genel Sekreter Yardımcısı 1 Avukat 1 Kütüphaneci 3 Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı 1 Aşçı 2 Mimar 2 Şoför 3 TOPLAM 150 1.3. Mali Yapı Ardahan Üniversitesi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna tabi olup, Kanun’a ekli “II Sayılı Cetvel (Özel Bütçeli İdareler)” bölümünde yer almaktadır. Üniversitenin mali yapısı özel bütçe şeklinde olup 18.11.2018 tarih ve 30599 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ardahan Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile kurulan döner sermaye işletmesi ise 2018 yıl sonu itibariyle henüz faaliyete geçmemiştir. Özel bütçe işlemleri Strateji Geliştire Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Kamu tüzel kişiliğine sahip üniversitenin bütçesi Milli Eğitim Bakanlığı Bütçesi içerisinde görüşülerek onaylanmaktadır. Üniversitenin 2018 yılı bütçesi ile gelir ve gider gerçekleşmeleri aşağıdaki tablolarda gösterilmektedir. GELİR EKONO MİK KOD GELİRİN TÜRÜ GERÇEKLEŞEN 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 2.374.143,50 04 Alınan Bağış ve Yardımlar İle Özel Gelirler 90.916.316,00 05 Diğer Gelirler 1.639.899,30
TOPLAM 94.930.358,80

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4 GİDER EKONOMİK KOD GİDERİN TÜRÜ BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ EKLENEN DÜŞÜLEN TOPLAM ÖDENEK SERBEST HARCAMA 01 Personel Giderleri 31.807.000 9.055.199,35 391.093,86 40.471.105,49 40.471.105,49 40.307.238,22 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet P. Giderleri 3.733.000 1.413.932,37 80.932,37 5.066.000,00 5.066.000,00 5.042.276,37 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 10.528.000 6.271.480,06 3.094.000,00 13.705.480,06 13.705.480,06 11.403.089,82 05 Cari Transferler 954.000 12.316,00 0,00 966.316,00 966.316,00 965.131,63 06 Sermaye Giderleri 30.500.000 15.606.500 20.000,00 46.086.500,00 46.086.500,00 42.362.186,81 TOPLAM 77.522.000 32.359.427,7 8 3.586.026,23 106.295.401,55 106.295.401,55 100.079.922,85 1.4. Muhasebe ve Raporlama Sistemi Ardahan Üniversitesinde, özel bütçe muhasebe işlemleri Merkezi Yönetim Muhasebe tabi olup tahakkuk esaslı muhasebe sistemi kullanılmaktadır. Özel Bütçenin hesapları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Maliye Bakanlığı Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) üzerinden yürütülmektedir. Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar'ın 5'inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aşağıda yer alanlar denetime sunulmuş olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8'inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır. Birleştirilmiş veriler defteri, Geçici ve kesin mizan, Bilanço, Kasa sayım tutanağı,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 Banka mevcudu tespit tutanağı, Alınan çekler sayım tutanağı Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı Teminat mektupları sayım tutanağı, Değerli kâğıtlar sayım tutanağı İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile idare taşınır mal yönetimi hesabı icmal cetveli, Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu, Faaliyet sonuçları tablosu Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir. 2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetimimiz sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir. 5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 5018 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde tanımlandığı üzere mali kontrol, kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri ifade etmektedir. İç kontrol sisteminin ne olduğu, amacı, yapısı ve işleyişi 5018 sayılı Kanun’un beşinci kısmında, 55 ila 67’inci maddeleri arasında belirlenmiştir. Buna göre, kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin yapısını aşağıda belirten unsurlar oluşturmaktadır:  Harcama birimleri,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7  Muhasebe ve malî hizmetler  Ön malî kontrol  İç denetim Temel unsurları bu olan iç kontrolün işleyişi ile ilgili ayrıntılı hükümler, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberlerle belirlenmiştir. 2018 yılı denetimi kapsamında, anılan mevzuat çerçevesinde, kurum iç kontrol sistemi aşağıdaki şekilde değerlendirilmektedir: Üniversitenin 2014-2018 yıllarını kapsayan stratejik planı ve bu planın yıllık uygulama dilimi olan performans programı ile faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmelerini içeren idare faaliyet raporları mevcuttur. Bütçe, bu plan ve programa dayalı olarak performans esaslı hazırlanmaktadır. İç kontrol sisteminin diğer bileşenleri olan süreç kontrolleri harcama birimlerinde, ön mali kontroller ise bir yönerge çerçevesinde mali hizmetler biriminde gerçekleştirilmektedir. Üniversite birimlerince yürütülen iş ve işlemlere ilişkin iş akış süreçleri mevcut olup, iş akış süreçlerinde imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmuştur. Süreçler her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde güncellenmekte ve personele duyurulmaktadır. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı’nda yer alan eylemlerin gerçekleşme sonuçlarının yıllık olarak değerlendirilmesine yönelik olarak İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu hazırlanmaktadır.
Ön mali kontrol sistemi; İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’a uygun olarak kurulmuş olup, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Ön Mali Kontrol Yönergesi hazırlanmıştır. Yönerge doğrultusunda iş ve işlemler gerçekleştirilmektedir. Üniversitede; gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS) kullanılmaktadır. 2018 yılı içerisinde üst yönetim tarafından iç denetçi alımına yönelik adımlar atılmasına rağmen iç denetim birimi henüz oluşturulamamıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Ardahan Üniversitesi 2018 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan, geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır. 7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER BULGU 1: Eşik Değerin Altında Kalmak Amacıyla Kısımlara Bölerek Doğrudan Teminle Alım Yapılması Genel Sekreterlik tarafından yapılan bazı alımların, ihale edilmesi gerekirken, kısımlara bölmek suretiyle doğrudan teminle gerçekleştirildiği görülmüştür. Aynı firmadan satın alınan tesisat ve tesisatla ilgili inşaat malzemeleri için 20.01.2018, 21.01.2018, 22.01.2018 tarihlerinde üç, 23.01.2018 tarihinde iki olmak üzere toplam beş adet fatura düzenlenmiş ve bu faturalar 02.02.2018 tarihli ödeme emirlerine (5 adet) bağlanmak suretiyle ödenmiştir. Söz konusu işin toplam bedeli, Kamu İhale Tebliği ile belirlenen doğrudan temine ilişkin eşik değerlerin üzerindedir. Bu bağlamda ihale usulüne tabi olarak tek kalemde temin edilmesi gereken ihtiyaçlar, beşe bölünmek suretiyle ihale yapılmaksızın alınmış olmaktadır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun "Temel İlkeler" başlıklı 5’inci maddesi; "İdareler, bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri bir arada ihale edilemez. Eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünemez (...)" şeklindedir. Kamu İhale Genel Tebliği’nin (22.5.1.2.) numaralı maddesinde de; "(…) 4734 sayılı Kanun’un 19'uncu maddesine göre açık ihale usulü ile temini gereken ihtiyacın, Kanun’un 22'nci maddesinin (d) bendi için öngörülen parasal sınırların altında kalacak şekilde, adet bazında veya aynı ihale konusu içinde yer alabilecek nitelikteki mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin, kalemlere veya gruplara bölünmek suretiyle aynı Kanun’un

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 22'nci maddesinin (d) bendine göre temini, 4734 sayılı Kanun’un temel ilkelerine aykırılık teşkil ettiğinden, bu yönde uygulamaların sorumluluk doğuracağı hususuna dikkat edilmesi gereklidir."
denilmektedir. Bu çerçevede mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin, 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesindeki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; Bilindiği üzere Üniversitemizin bulunduğu Ardahan ilinde iklim koşulları kış aylarında çok ağır geçmekte ve özellikle Aralık-Ocak-Şubat aylarında hava sıcaklığı -30 derecelerde seyretmektedir. İklim koşullarının bu derece ağır olarak yaşanması, su ve diğer tesisatlarda ağır hasarların meydana gelmesine yol açmaktadır. Yaşanan bu olumsuzluklara acilen müdahale edilmesi gerekmekte olup, aksi takdirde ihale süreci beklenerek giderilmesi halinde telafisi daha büyük sonuçlara yol açabilmektedir.
Üniversitemiz Rektörlük binası ile bağlı birimlerde kışın olumsuz etkileri nedeniyle ortaya çıkan arızalar, yine lojmanların temiz ve pis su tesisatlarında donmaya bağlı olarak meydana gelen patlamalara acilen müdahale edilmesi ihtiyacı doğmuştur. İhale sürecinde yaşanacak zaman kaybının daha fazla ekonomik kayba yol açacağı, tüm bu olumsuzluklar neticesinde öğrenci, personel ile lojmanlardan faydalananların mağdur olacağı öngörülerek daha fazla mağduriyet yaşanmasının önlenmesi amacıyla tesisat ve inşaat malzemeleri satın alınarak toplamda 8 lojman bloğunun tamiratları personelimiz tarafından yerine getirilmiştir.
Harcamalara ilişkin ödeme emri belgeleri ile eklerinde yer alan fatura, taşınır işlem fişleri ve diğer kanıtlayıcı belgelerden de anlaşılacağı üzere herhangi bir kamu zararına sebebiyet verilmediği gibi aksine daha büyük maddi hasarların oluşmasının önüne geçilmeye çalışılmıştır. Bunun dışında 2018 yılı içinde Üniversitemiz bünyesinde yapılan diğer tüm bakım onarım işlerinin tamamı ihale edilmek suretiyle yapılmıştır. Üniversitemizce bundan sonra ortaya çıkabilecek bakım onarım işlemleri için önceden çalışma yapılarak ihale kapsamında yapılmasına hassasiyet gösterilecektir. Sonuç olarak Kamu İdaresi, bulguda yer alan hususlara katılarak, bundan böyle gerekli özenin gösterileceğini bildirmiştir. Bulgu konusunun gelecek yıl denetimlerinde izlenmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 11 8. EKLER EK 1: KAMU İDARESİ TARAFINDAN SUNULAN MALİ TABLOLAR

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 12

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 13

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 14 EK 2: İZLEME Önceki Yıl/Yıllar Sayıştay Denetim Raporuna İlişkin İzleme Tablosu Bulgu Adı Yıl/Yıllar İdare Tarafından Yapılan İşlem Açıklama İç Denetim Biriminin Bulunmaması 2017 Kısmen Yerine Getirildi İdare tarafından iç denetçi istihdamına yönelik girişimlerde bulunulmuş, ancak Ardahan ilinin iklim ve coğrafi koşulları nedeniyle pek fazla tercih edilmemesinden ötürü iç denetçi alımı yapılamamıştır. İdarenin bu yöndeki çalışmaları devam etmektedir.

ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ 2018 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 17
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU ................................................................................................ 17
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU ............................................................................................................ 18
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 18
5. GENEL DEĞERLENDİRME ................................................................................................................... 18
6. DENETİM BULGULARI .......................................................................................................................... 19

BULGU LİSTESİ A. Denetim Bulguları

1. Stratejik Plan'da Kurumun Temel Faaliyet Alanına İlişkin Performans Amaç, Hedef ve Göstergenin Bulunmaması
2. İdare Faaliyet Raporu'nun Mevzuatta İstenen Bilgileri Taşımaması

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 17

1. ÖZET Bu rapor, Ardahan Üniversitesinin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanunun 36'ncı maddesi uyarınca, Sayıştay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Ardahan Üniversitesinin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aşağıdakiler denetlenmiştir:  2014 - 2018 dönemine ait Stratejik Plan,  2018 yılı Performans Programı,  2018 yılı İdare Faaliyet Raporu ve  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Üniversite tarafından hazırlanan stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporlarının, süresinde yayınlandığı, mevzuatta istenen nitelikleri taşıdığı ve genel anlamda birbirleri ile uyumlu olduğu görülmüştür. Ancak, İdarece konulan hedeflerden ulaşılamayanlar olmasına rağmen, bu hedeflere ulaşılamama gerekçeleri belirtilmemiştir. Söz konusu husus bulgu konusu yapılmıştır.
2. KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan stratejik plan, performans programı ve idare faaliyet raporlarının hazırlanmasına ilişkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmış olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin sistemlerin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 18 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine ilişkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları ve Sayıştay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluşturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleştirilir. Bu çerçevede, Ardahan Üniversitesinin yayımladığı 2014-2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenmiştir. 5. GENEL DEĞERLENDİRME 2018 yılı performans denetimi kapsamında Ardahan Üniversitesinin yayımladığı 2014- 2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiştir. 2018 yılı Performans Programı ve 2018 yılı İdare Faaliyet Raporu’nun yasal süreleri içinde yayımlandığı ve mevzuatta belirtilen şekil şartlarına uygun olduğu görülmüştür Ardahan Üniversitesinin hazırlamış olduğu performans programı ve faaliyet raporundaki performans bilgisi içeriğinin bulgu konusu yapılan hususlar dışında düzenlemelere uygun olduğu düşünülmektedir. Faaliyet sonuçlarının sağlıklı biçimde ölçülmesini sağlayacak veri kayıt sisteminin

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 19 kurulduğu, veri kayıt sisteminin faaliyet sonuçlarının ölçümüne ilişkin tüm unsurları kapsadığı, sistemin geliştirilmesine ve sistemde kullanım kolaylığı sağlanmasına yönelik iyileştirmeler yapılsa da idare faaliyet raporunda performans göstergelerine ait bazı sapma nedenlerinin açıklanmadığı ve stratejik planların, idarelerin temel faaliyet alanlarına ilişkin amaç, hedef ve göstergeleri içermediği görülmüştür. 6. DENETİM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesi BULGU 1: Stratejik Plan'da Kurumun Temel Faaliyet Alanına İlişkin Performans Amaç, Hedef ve Göstergenin Bulunmaması İdareler, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 9'uncu maddesine göre kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar. Sözü edilen Kanun maddesinin uygulamasını gösterir nitelikte olan, "Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu"nun “Durum Analizi" başlığı altında da stratejik planlarda, kurumun faaliyet alanlarının, ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi gerektiği belirtilmiş, devamında da bu belirlenen ürün ve hizmetler çerçevesinde amaç, hedef ve göstergelerin oluşturulması gerektiği vurgulanmıştır İlgili yasal düzenlemeler gereğince, stratejik planların, idarelerin temel faaliyet alanlarına ilişkin amaç, hedef ve göstergeleri içermesi gerektiği değerlendirilmektedir. Bu çerçevede 2013-2018 yıllarına ait Ardahan Üniversitesi Stratejik Planı'nda, sadece inşaat yatırımları performans hedefi olarak belirlenmiş olup, Üniversitenin temel amacı olan eğitim faaliyetine ilişkin herhangi bir performans hedefinin belirlenmediği görülmüştür. Kamu idaresi cevabında; Kamu İdaresi verdiği cevapta aynen; "Üniversitemizce mevcut durumda devam eden 2020-2024 yılı Stratejik Plan hazırlama çalışmalarında, gerek bulgunuz ve gerekse Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik hükümleri ile Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda yer alan hususların göz önünde bulundurularak hazırlanmasına özen gösterilecektir. " demişlerdir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 20 Sonuç olarak Kamu idaresinin bulguda belirtilen hususlara katıldığı ve söz konusu eksikliği bundan sonraki yıllarda düzelteceğini belirttiği görülmektedir. Bulgu konusunun gelecek yıl denetimlerinde izlenmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir. B. Performans Programının Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi BULGU 2: İdare Faaliyet Raporu'nun Mevzuatta İstenen Bilgileri Taşımaması Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik’in Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Kapsamı başlıklı 18'inci maddesinde; “(…)2) Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir.(…)” denilmek suretiyle, idari faaliyet raporunda, performans hedef ve göstergelerine yer verilmesi ve sapmaların gerekçelerinin açıklanması gerektiği belirtilmiştir. Bununla birlikte Yönetmelik ekinde birim ve idare faaliyet raporlarının şekline ilişkin yapılan açıklamalarda da aynı husus vurgulanmıştır. Bu çerçevede idarelerin, performans hedef ve göstergelerinin neler olduğu, fiilen ne kadarının gerçekleştiği ve sapmaların nedenlerine ilişkin açıklamalara idare faaliyet raporunda yer vermeleri gerekmektedir. Ancak, 2018 İdare Faaliyet Raporu’nda performans hedef ve göstergelerine ilişkin yeterli bilgi verilmediği ve sapmaların nedenlerine ilişkin herhangi bir açıklama yapılmadığı görülmüştür. Kamu idaresi cevabında; Kamu İdaresi verdiği cevapta aynen; "Üniversitemiz 2014-2018 Stratejik Planında sadece inşaat yatırımları hedefi olarak belirlenmiş olup, 2018 Yılı İdare Faaliyet Raporumuz düzenlenirken bahsi geçen plan dikkate alındığından hedef ve performans göstergelerine ilişkin bilgilere yeteri kadar yer verilememiştir. Bundan sonra Üniversitemizce hazırlanacak İdare Faaliyet Raporlarında, Kamu İdarelerince Hazırlanacak İdare Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak daha açıklayıcı bilgilere yer verilmeye özen gösterilecektir." demişlerdir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 21 Sonuç olarak Kamu idaresi tarafından bulgu konusu kapsamında ilerleyen dönemlerde düzeltilmesi yönünde işlem tesis edileceği anlaşılmaktadır. bu çerçevede konunun gelecek yıl denetimlerinde izlenmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir. D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi Ve Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 22 T.C. SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

T.C. Sayıştay Başkanlığı Ardahan Üniversitesi 2018 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 23