2017 - GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ.pdf

Eylül 2018 GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2017 YILI SAYIŞTAY DENETİM RAPORU

İÇERİK GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2017 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU 1 GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2017 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU 53

GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2017 YILI SAYIŞTAY DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. KAMU İDARESİNİN MALİ YAPISI VE MALİ TABLOLARI HAKKINDA BİLGİ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU ............................................... 3
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU .............................................................................................................. 3
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI .......................................................... 3
5. DENETİM GÖRÜŞÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 5
6. DENETİM GÖRÜŞÜ ................................................................................................................................. 32
7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER ......................... 33
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 44

TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: 150 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri Sayfa 22 Tablo 2: 253 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri Sayfa 22 Tablo 3: 254 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri Sayfa 23 Tablo 4: 255 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri Sayfa 23 Tablo 5: Marka Kaydı Olmayan Taşınırların Birimlere Göre Dağılımı Sayfa 27 Tablo 6: Ambarlarda Kayıtlı Taşınırların Fiili Durum Verileri ve İncelenen Birimlere Göre Dağılımı Sayfa 27

KISALTMALAR SGK: Sosyal Güvenlik Kurumu TKYS: Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU İDARESİNİN MALİ YAPISI VE MALİ TABLOLARI HAKKINDA BİLGİ Gümüşhane Üniversitesi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli “II sayılı Cetvel”de yer alan bilimsel özerkliğe ve kamu tüzel kişiliğine sahip, özel bütçeli bir kuruluştur. Üniversite bütçesi, analitik bütçe hazırlama rehberi çerçevesinde hazırlanmakta ve tahakkuk esaslı devlet muhasebe sistemi kullanılmaktadır. Üniversite, muhasebe işlemlerini Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne tabi olarak yürütmektedir. Bu bağlamda bütçe uygulama sonuçlarını göstermek üzere anılan Yönetmeliğin 539’uncu maddesinde sayılan mali tabloları düzenlemektedir. Üniversitenin mali raporlama sürecine ilişkin hükümler 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda yer almaktadır. Kurum bütçesinin hesapları teşkilat yapısında Genel Sekreterlik Birimi başlığı altında yer alan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tutulmaktadır. Gümüşhane Üniversitesi merkezi yönetim bütçesi içerisinde yer alan özel bütçeli bir kamu idaresi olmakla birlikte 5018 sayılı Yasa’da tanımlanan bütçe türleri dışında kalan döner sermaye işletmesi bulunmaktadır. Üniversite Döner Sermaye İşletmesi 2017 yılını 21.664,92 TL karla kapatmıştır. Üniversitenin 2017 yılında bütçe ile verilen başlangıç ödeneği 101.252.000 TL’dir. Bu tutarın 99.890.937,85 TL’si harcanmıştır. Bütçede 101.252.000 TL gelir tahmini yapılmıştır. Bütçe uygulama sonucunda 105.998.122,07 TL gelir elde edilmiştir. Gümüşhane Üniversitesinin 2017 mali tablolarına göre bütçe gideri ve bütçe geliri durumu aşağıda gösterilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 2 2017 YILI BÜTÇE GİDER GERÇEKLEŞMELERİ Açıklama Başlangıç Ödeneği (TL) Toplam Ödenek (TL) Toplam Harcanan (TL) Gider Gerçekleşme Oranı (%) Gider Gerçekleşmesi 101.252.000 - 99.890.937,85 98 2017 YILI BÜTÇE GELİR GERÇEKLEŞMELERİ Açıklama Bütçe Tahmini (TL) Gerçekleşen Gelir Toplamı (TL) Gelir Gerçekleşme Oranı (%) Gelir Gerçekleşmesi 101.252.000 105.998.122,07 104 Kamu idaresi 2017 yılında 235.393.435,09 TL faaliyet gideri yapmış, bu giderler karşılığında 113.354.772,21 TL faaliyet geliri elde ederek dönemi, (-)121.470.702,49 TL olumsuz faaliyet sonucu ile kapatmıştır. Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar'ın 5'inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aşağıda yer alanlar denetime sunulmuş olup denetim bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8'inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır.  Birleştirilmiş veriler defteri,  Geçici ve kesin mizan,  Bilanço,  Kasa sayım tutanağı,  Banka mevcudu tespit tutanağı,  Alınan çekler sayım tutanağı,  Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı,  Teminat mektupları sayım tutanağı,  Değerli kağıtlar sayım tutanağı,  İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile idare taşınır mal yönetimi hesabı icmal cetveli  Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu,  Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,  Faaliyet sonuçları tablosu. Denetim görüşü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 3 2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 4 Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır. Ancak bu hususlarla ilgili olarak 2017 yılı denetimini yürütmek ve denetim görüşü oluşturabilmek için Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’a göre hesap dönemi sonunda Sayıştaya verilecek defter, tablo ve belgeler ile denetim için gerekli kanıtlayıcı belge ve bilgiler kamu idaresi yönetimi tarafından sağlanmakla birlikte, birleştirilmiş veriler defterinin dönem sonu işlemlerinin mali tablolara aktarımını kontrol etmesini sağlayacak içerik ve nitelikte olmadığı, ayrıca Sayıştay Başkanlığına resmi olarak gönderilen dönem sonu mali tablolarından faaliyet sonuçları tablosu ile bilançoda tutarsızlıklar olduğu ve bu tablolardan sonra tabloların defalarca değişikliğe uğradığı görülmüş olup yeterli ve uygun denetim kanıtı elde etmek mümkün olamamıştır. Cevaplanmak üzere Kamu İdaresine gönderilen Sayıştay Denetim Raporundan sonra temin edilen ve dönem sonu işlemlerini içeren birleştirilmiş veriler defterindeki muhasebe kayıtları, İdare tarafından denetim ekibine en son gönderilen 2017 Mali Yılına ait 18.04.2018 tarihli bilanço ve faaliyet sonuçları tablosu ile karşılaştırılmış, tablolardaki hesapların ve tutarların muhasebe kayıtlarına dayandığı anlaşılmıştır. Bu nedenle 2017 Mali Yılı için 18.04.2018 tarihinde düzenlenen mali tablolara ait denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 5 5. DENETİM GÖRÜŞÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: Mali Tabloların Çıkarılmasına Esas Birleştirilmiş Veriler Defterinin Rapor Tarihinden Sonra Denetime Sunulması, Amortisman Hesaplamalarının Hatalı Yapılması Nedeniyle Duran Varlıklar Hesap Grubu ile Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında Kayıtlı Tutarların Doğru ve Güvenilir Olmaması Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesine göre; dönem sonunda Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Örnek 3’e göre hazırlanan yevmiye defterindeki bilgileri de içerecek şekilde “Dönem Sonu Birleştirilmiş Veriler Defteri”nin izleyen mali yılın Şubat ayı sonuna değin 6’ncı madde gereğince Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir. Usul ve Esaslar’ın “Defter, mali tablo, belge ve bilgilerin verilme usulü” başlıklı 7’nci maddesine göre defter, mali tablo, belge ve bilgilerden 5’inci maddede sayılanlar, üst yönetici veya yetkilendirdiği harcama yetkilileri veya muhasebe yetkililerince, bu Usul ve Esaslar’ın ekinde idareler itibariyle belirlenmiş formatta ve elektronik ortamda Başkanlığa gönderilecek, bu şekilde gönderilen defterlerin kapanış kayıtlarını içeren son sayfası veya sayfaları ile mali tablo, belge ve bilgiler imzalı ve mühürlü olarak ayrıca gönderilecektir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 5’inci maddesinde; “(1) Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır. … (3) … Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her zaman borç ve alacak eşitliği bulunur.” Denilmektedir. “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 6’ncı maddesinde yevmiye defteri (Örnek:3); kayda geçirilmesi gereken işlemlerin, yevmiye tarih ve müteselsil numara sırasıyla, maddeler hâlinde düzenli olarak kaydedildiği defterdir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 6 Büyük defter (Örnek:4) ise; yevmiye defterinde kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne göre ilgili hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Yönetmeliğin “Malî raporlama” başlıklı 538’inci maddesinde; “ (1) Malî tablolar, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen ilkelere ve standartlara uygun olarak hazırlanır ve belirtilen sürelerde ilgililerin bilgisine sunulur. (2) Mali raporlama kapsamında mali tablolar, yeterli mesleki eğitimi almış personel tarafından muhasebe kayıtlarındaki verilere dayanılarak Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirlenen ilkelere ve standartlara uygun olarak hazırlanır ve belirlenen sürelerde ilgililerin bilgisine sunulur. Tablolardaki dipnotların ve açıklamaların, belirli bir olayın veya işlemin kamu idaresinin mali durumu ve faaliyetleri üzerindeki etkisinin değerlendirilmesinde yetersiz kalması halinde ilave açıklamalara yer verilir” Denilmektedir. Kamu İdaresinin 2017 yılı mali tablolarının çıkarılmasına esas muhasebe kayıtlarının yer aldığı ve yukarıda açıklanan nitelik ve içerikteki yevmiye defteri ile birleştirilmiş veriler defteri yılsonu kayıtlarını içerecek şekilde İdare tarafından verilememiş, denetim görüşü verilecek olan mali tabloları oluşturan hesaplara ait dönem sonu işlemlerinin doğru olup olmadığı da denetlenememiştir. Kamu idaresi cevabında; "Üniversitemiz Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün 31.10.2017 tarihli yazısıyla Bütünleşik Kamu Mali Yönetimi Bilişim Sistemi’ni (BKMYS) kullanacak pilot kurumlar arasında sayılmış ve 20.11.2017 tarihi itibariyle de yeni sistemi (BKMYS) kullanmaya başlamıştır. Bu nedenle mali yıl içinde ki kayıtlarımızın 16.11.2017 tarihine kadar olanları Say2000i sisteminde bu tarihten sonrakiler ise BKMYS de yer almıştır. Yılsonu itibariyle sistemde yaşanan bir takım aksaklıklar nedeniyle sistemler arası devirler tamamlanamamış bu nedenle de Birleştirilmiş Veriler Defteri ve Yevmiye Defteri 2017 yılını kapsayacak şekilde KBS’den üretilemediği için denetim elemanlarına sunulamamıştır. Sonrasında Kamu İdare Hesabımız Başkanlığınıza gönderilmiş ancak gönderilen raporlarda tutarsızlıklar olduğu tespit edilmiştir. Tespit edilen tutarsızlıklar Maliye Bakanlığı yetkililerine telefon, KBS Çağrı Sistemi ve mail yoluyla iletilmiş; merkezden yapılan incelemede sorunun 251 ve 252 no’lu hesaplardaki kayıtlı tutarların (yaklaşık 133 milyon) tamamına sistem tarafından amortisman hesaplandığı; dönem faaliyet hesaplarına yansıyan bu işlemlerinde

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 7 faaliyet sonucunun eksi değerde çıkmasına neden olduğu bildirilmiştir. Ancak yılsonu işlemleri tamamlandığı ve amortisman aşamasına geri dönüşün mümkün olmadığı gerekçesiyle herhangi bir çözüm yolunun olmadığı ifade edilmiş ve 2017 yılı Kesin Hesabının hazırlanması istenmiştir. Bunun üzerine üniversitemiz 2017 yılı Kesin Hesabı oluşturularak Maliye Bakanlığı’na gönderilmiştir.” Denilmektedir. Sonuç olarak Üniversitenin 2017 mali yılı dönem sonu işlemlerinin denetlenmesine imkan verecek birleştirilmiş veriler defteri, Sayıştay Denetim Raporu İdareye gönderilene değin denetim ekibine sunulamadığından bilançoda maddi duran varlıklara ayrılan amortismanların doğruluğu da kontrol edilememiş, ancak rapor gönderildikten sonra elde edilen yevmiye defterinden İdarenin de belirttiği üzere 251 Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabında kayıtlı 22.229.606,89 TL’nin 19.516.220 TL’sine, 252 Binalar Hesabında kayıtlı 110.657.929,67 TL’nin ise tamamına amortisman hesaplandığı ve mali tablolara yansıtıldığı tespit edilmiştir. Kamu İdaresinin 2017 Mali Yılı Bilançosunda 25 Maddi Duran Varlıklar Hesap Grubunda yer alan 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabında kayıtlı 165.999.538,55 TL’lik rakam bu haliyle doğru ve güvenilir değildir. Yapılan hatalı muhasebe kayıtlarının bir diğer yansıması ise Faaliyet Sonuçları Tablosundaki 630 Giderler Hesabı ve bu hesabın bilançodaki Faaliyet Sonuçları Hesabına yaptığı etki olup hem faaliyet sonuçları tablosu hem de bilançodaki 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında kayıtlı tutar da gerçekçi olmaktan uzaktır. BULGU 2: Mevzuatın İzin Vermediği Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının Kullanılması ve Değer Hareketleri Sonuç Hesabı Vasıtasıyla Bilançoya Yansıtılması Tek bir muhasebe birimi bulunan ve özel bütçeli bir kamu idaresi niteliği taşıyan Gümüşhane Üniversitesinde; Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı olarak 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı ve bu hesapta kayıtlı tutarın 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı ile bilançoya yansıtıldığı tespit edilmiştir. Mezkur Yönetmeliğin 364’üncü maddesi uyarınca 511 Hesabı; aynı bütçeli kamu idaresine ait muhasebe birimlerinin birbirlerine gönderdikleri veya birbirlerinden aldıkları para ve kıymetler ile birbirleri adına nakden veya mahsuben yaptıkları tahsilat ve ödemelerin izlenmesi için kullanılmaktadır. Yönetmeliğin 365’inci maddesinde bu hesabın hangi işlemler için kullanılacağı sayılmış

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 8 olup tek bir muhasebe birimi bulunan özel bütçeli kamu idarelerinin adı geçen hesabı kullanmalarına cevaz veren özellikte bir işlem mevzuatta bulunmamaktadır. 365’inci maddenin devamında; “Kamu idarelerince yürütülen ve yönetilen ulusal otomasyon sistemlerinin kullanıldığı muhasebe birimlerinde muhasebe birimleri arası işlemlerin muhasebeleştirilmesinde, adına işlem yapılan muhasebe birimi tarafından işlemi başlatan muhasebe biriminden elektronik ortamda gelen muhasebeleştirme belgesine dayanılarak kayıt yaptırılmasına ilişkin esaslar Bakanlıkça belirlenir.” Hükmü yer almaktadır. Say2000i sistemini kullanırken yeni muhasebe sistemine 2017 yılı Kasım ayı içinde geçiş yapan İdareden temin edilen 511 Hesabının yardımcı defteri incelendiğinde; “511.01- İşlemi başlatan birim muhasebe birimi” yardımcı hesap kodunda amortisman düzeltme kaydı açıklamasıyla 31.12.2017 tarihinde 9467 nolu kayıttan başlayıp 9567 nolu kayda kadar 511 Hesabının hem alacağına hem borcuna kayıtlar yapıldığı görülmüştür. Ancak yapılan kayıtlarda işlemi başlatan üniversite muhasebe birimindeki kaydın muhatabı olan, yani adına işlem yapılan muhasebe biriminin neresi olduğu anlaşılamamakta, Gümüşhane Üniversitesi tarafından kimin adına işlem yapılmak üzere muhasebeleştirme belgesi düzenlendiği belirlenememektedir. Ayrıca bu işlemlerle ilgili olarak Maliye Bakanlığının hangi esasları belirleyip yayınladığı da bilinmemektedir. Yönetmeliğin 511 Hesabının işleyişine ilişkin hükümler ihtiva eden 366’ncı maddesinde ise bu hesabın alacak ve borç tarafına yapılacak kayıtların hangi şartların gerçekleşmesi halinde mümkün olduğu açıklanmıştır. İdareden alınan bilgiye göre, harcama birimleri arasındaki taşınır devirlerinden sonra taşınırlara ait amortismanların devrinin yapılamaması nedeniyle amortisman kaydı düzeltmesinin bu hesap vasıtasıyla yapıldığı anlaşılmış olmakla birlikte, Yönetmeliğin 366’ncı maddesinde sayılan koşullar arasında bu tür bir düzeltme yapılması ve 511 Hesabının kullanımına cevaz veren bir hüküm mevcut değildir. Dolayısıyla dönem sonunda alacak bakiyesi veren 511 Hesabının bakiyesinin bu hesaba borç, 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabına alacak kaydedilmesi de bu hesap kullanılamayacağından mümkün gözükmemektedir. Yönetmeliğin 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabına ilişkin olarak hükümler bulunan 371, 372 ve 373’üncü maddelerinde, adı geçen hesabın bu grup içindeki hesapların yılsonunda kalan bakiyeleri ve bu bakiyelere ilişkin olarak daha sonraki yıllarda yapılan kayıtların izlenmesi için kullanılacağı, malî yılsonu itibarıyla muhasebe birimlerince bu hesaba

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 9 kaydedilen tutarların, Maliye Bakanlığınca merkezde birleştirileceği ve birleştirme sonucu, hesabın borç veya alacak bakiyesi vermesi durumunda hesabın denkliğinin sağlanması amacıyla Bakanlıkça merkezde ve yerinde gerekli incelemeler yapılacağı ifade edilmektedir. Bu durumda Üniversiteye ait 2017 Yılı Kesin Mizanında 511 Hesabının bakiyesi olan 5.300.548,93 TL 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabına aktarılacak, 519 Hesabındaki tutar Maliye Bakanlığı tarafından diğer muhasebe birimlerinden bu hesapla ilgili artıklarla birleştirilecek, hesabın bakiye durumuna göre de Bakanlık inceleme yapacaktır. Ancak anlaşılacağı üzere Bakanlığın merkezde birleştireceği muhasebe birimlerinden gelen 519 Hesabındaki tutarlara tek bir muhasebe birimi olan ve tek bir kamu idaresi olarak çalışan üniversite mali tablolarındaki 519 kalanının dahil edilmesi mümkün değildir. Kamu idaresinden muhtelif tarihlerde temin edilen ve en son 18.04.2018 tarihinde alınan Geçici ve Kesin Mizanlar, Faaliyet Sonuçları Tablosu, Bilanço ve 511 Hesabının yardımcı defteri dikkate alınarak yapılan inceleme sonucunda; Yılsonu Geçici Mizanında 511 Hesabının 5.300.548,93 TL alacak artığı verdiği, aynı tutarın hesabın yardımcı defterinde de yer aldığı, yardımcı defterde bu tutarın “Nakit hareketler hesabından (510), cari yıl (N) nakit hareketleri yılsonu bakiyesi (519.10.01) hesabına muhasebe birimleri arası işlemler hesabından (511), cari yıl (N) muhasebe birimleri arası işlemler yılsonu bakiyesi (519.11.01) hesabına aktarma fişi (Resmi Mali Yıl Kapanış Fişi)” açıklamasıyla 519.11.1-Cari Yıl Muhasebe Birimleri İşlemler Hesabına, buradan da 519.11.2- N1 Yılından Devredenler Hesabına alındığı ve bilançoda 51 Değer Hareketleri Hesap Grubuna dahil edildiği görülmektedir. Değer Hareketleri Grubunun, aynı bütçeli kamu idarelerinin farklı muhasebe birimleri arasındaki nakit ve nakit dışı değer hareketlerine ait işlemlerin izlenmesi için kullanılacağı mevzuatın amir hükmü olmasına rağmen İdare tarafından bu hesap grubunda yer alan 511 Hesabının kullanılarak 519 Hesabının 2017 Mali Yılı Bilançosunda yer almasının mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği değerlendirilmektedir. Kamu idaresi cevabında; “2017 yılsonu devir işlemleri sırasında sistem amortismanlarda hata olduğu uyarısı vermiştir. Hata raporu incelendiğinde birimler arasında devredilen taşınırlara önceki yıllardan ayrılan birikmiş amortismanlarının devirlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir. Bilindiği üzere Say2000i sisteminin Muhasebe Kayıt Formunda işlem yapılırken devir eden ve devir alan birim kodları aynı fiş içerisinde yazılarak işlem yapılabilmekteydi. Ancak Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi’nde birimler arası amortismanların devrinin nasıl yapılacağı konusunda tereddüde düşülmüş Maliye Bakanlığı ve

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 10 diğer pilot üniversiteler ile yapılan görüşmeler de sorunun çözümü için 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılması gerektiği ifade edilmiştir. Üniversitemizce bu hesabın kullanılamayacağı bilinmesine rağmen amortismanların devir işlemlerinde başka çözüm yolu olmadığı görülmüştür. 511 no’lu hesabın 2018 yılından itibaren yeni BKMYS de Birimler Arası Devir Hesabı olarak kullanılacağı ifade edilmesine rağmen Üniversitemiz yeni sisteme 20 Kasım 2017 tarihinde pilot olarak geçtiğinden bu hesabın kullanılma zorunluluğu doğmuştur.” Denilmektedir. Sonuç olarak Say2000i sisteminin muhasebe kayıt formunda işlem yapılırken taşınırları devir eden ve devir alan birim kodları aynı fiş içerisinde yazılarak işlem yapılabilmekte iken Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sisteminde birimler arası amortismanların devrinin nasıl yapılacağı konusunda tereddüt oluştuğu, Maliye Bakanlığı ve diğer pilot üniversiteler ile yapılan görüşmelerde sorunun çözümü için 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanılmasının gerekli olduğu yönünde sözlü görüş alındığı, bu hesabın kullanılamayacağı bilinmesine rağmen amortismanların devir işlemlerinde başka çözüm yolu olmaması gerekçe gösterilerek 511 Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanıldığı belirtilmiş ise de bulguda da belirtildiği üzere, 511 Hesabının ve bu hesabın kapatılarak bakiyesinin aktarıldığı 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabının tek bir muhasebe birimi olan ve tek bir kamu idaresi olarak çalışan üniversite tarafından kullanılması meri mevzuat açısından mümkün değildir. 2017 yılı dönem sonu işlemleri muhasebe kayıtları üzerinden kontrol edilmiş ve 511 Hesabına alacak 257 Hesabına borç, 511 Hesabına borç ve 257 Hesabına alacak kaydedilen pek çok amortisman düzeltme kaydı yapıldığı, dönem sonunda 511 Hesabının borcuna yapılan kayıt toplamının 197.823,76 TL, alacağına yapılan kayıt toplamının ise 5.498.372,69 TL olduğu ve hesabın alacak bakiyesinin 519 Hesabına aktarıldığı bir kez daha teyit edilmiş olup neticede bilançoda 51 Değer Hareketleri Hesap Grubunda yer alan 519 Değer Hareketleri Hesabında kayıtlı 5.300.548,93 TL’nin mali tabloların güvenilirliğini etkilediği değerlendirilmiştir. BULGU 3: Kamu İdaresinin Kullanımında Olan Taşınmazların Fiili Envanter İşlemlerinin Tamamlanmamış Olması Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik’in “Mevcut taşınmazların kaydına ilişkin işlemler” başlıklı Geçici 1’inci maddesinde;

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 11 “ (1) Yönetmeliğin 5 inci maddesinin ikinci fıkrasına göre maliyet bedeli veya rayiç değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gereken taşınmazlar bu değerler üzerinden kayıtlara alınıncaya kadar emlak vergi değerleri üzerinden ve aşağıdaki şekilde kayıtlara alınır: a) Taşınmazların fiili envanteri emlak vergi değerleri üzerinden kayıt ve kontrol işlemleriyle görevli birimlerince, mevcut kullanım şekilleri esas alınarak en geç 30/9/2014 tarihine kadar tamamlanır ve bu Yönetmelik ekinde yer alan formlara ve icmal cetvellerine kaydedilir. b) Fiili envanteri yapılan taşınmazlara ait bilgiler muhasebe kayıtları yapılmak üzere ilgili muhasebe birimlerine verilir. Muhasebe birimleri, kayıtlı taşınmazları ilgili hesaplardan 1/10/2014 tarihi itibarıyla çıkarır ve aynı tarihte fiili envanter bilgileri üzerinden muhasebe kayıtlarını yapar. (2) Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre yapılması gereken işlemler 31/12/2017 tarihine kadar tamamlanır.” Denilmektedir. Buna göre üniversitenin kendi mülkiyetinde olan taşınmazlarının yanı sıra tahsisli kullandığı veya kullandırdığı taşınmazlarının fiili envanterinin, emlak vergisi değerleri üzerinden mevcut kullanım şekillerinin de esas alınarak Yönetmelik eki formlara ve icmal cetvellerine kaydedilmesi, bu formlar ve icmaller esas alınarak taşınmazların muhasebe kayıtlarının da yapılması gerekmektedir. Kamu idaresi envanter ve kayda alma işlemlerine 2016 yılında başlamış olup tapuda kayıtlı olan taşınmazlar formu ile tapuda kayıtlı olmayan taşınmazlar formunu doldurmuş, ancak söz konusu taşınmazların değerleme işlemlerini tamamlamamış, dolayısıyla muhasebe kayıtlarına da yansıtmamıştır. Bu formlarda taşınmazın rayiç bedeli/maliyet bedeli/iz bedeli/emlak vergisi değeri sütunun da boş olduğu görülmüştür. 2017 yılında bir önceki yıldan 250 Arazi ve Arsalar Hesabında kayıtlı tutarlardan hazine mülkiyetinde olduğu tespit edilenler, Kamu İdaresi Mülkiyetinde Olan Taşınmazlar Hesabından çıkarılarak 250.3 Tahsisli Kullanılan Arsa ve Araziler Hesabına alınmıştır. Ancak 250 Hesabında mevcut kayıtları oluşturan taşınmaz bilgilerine ve esas alınan taşınmaz değerine ilişkin belgelere ulaşılamamıştır. 250.01 Hesabındaki Toplam 454.888.208,36 TL tutarındaki

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 12 tarla ve arsanın 431.835.233,50 TL’si 250.03 Tahsisli Kullanılan Hazine Mülkiyetindeki Arsalar ile İl Özel İdaresine Ait Arsalar olarak düzeltilmiş, geriye kalan 23.052.974,86 TL tutarındaki tarla ve arazi vasfındaki taşınmaz idare mülkiyetinde kalmıştır. Yönetmelik’in 7’nci maddesi uyarınca idarenin taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleriyle görevli birimlerince hazırlanan formların taşınmaz icmal cetvelleri hazırlanmak üzere mali hizmetler birimine gönderilmesi ve mali hizmetler birimince bu formların konsolide edilerek Yönetmelik ekinde (Ek 7) bulunan örneğe uygun şekilde taşınmaz icmal cetvelleri oluşturması gerekirken, bugüne değin bu cetvellerin de düzenlenemediği görülmüştür. Dolayısıyla icmal cetvelleri ve bu cetvellerin dayanağı olan formlar ve taşınmaz dosyaları olmadan sağlıklı bir denetim yürütmek mümkün olamamış, neticede kamu idaresinin mali tablolarında 250 ve 252 Hesaplarında kayıtlı tutarların doğru ve güvenilir olmadığı değerlendirilmiştir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik gereğince Üniversitemizin taşınmaz mallarının muhasebe kayıtları ilk olarak 2014 yılında (İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının 10.04.2014 tarih ve 203 sayılı yazısı) yapılmıştır. Aradan geçen süre zarfında muhasebe kayıtlarıyla ilgili güncellemeler yapılmamıştır. 2018 yılı itibariyle Üniversitemiz Merkez Kampus ve İlçelerde bulunan Meslek Yüksekokullarının bulunduğu taşınmazların 2018 yılı emlak rayiç bedellerinin tespiti için ilgili Belediyelerden, güncel tapu kayıtları için ise ilgili Tapu Müdürlüklerinden gerekli belgeler temin edilmiş olup binaların taşınmaz üzerinde kapladıkları alanların tespiti ve değerleri ile ilgili çalışmalar devam etmekte ve en kısa sürede tamamlanması planlanmaktadır.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi tespit edilen hususlara katılmakta ve 2014 yılında kayda alınan taşınmazların değerleme işlemlerinin bugüne değin yapılmadığını ifade etmektedir. Kamu İdaresinin 2017 yılı yevmiye defterindeki açılış kayıtları incelenmiş, Arazi ve Arsalar Hesabı ile Binalar Hesabına ilk kez 2016 yılında giriş yapıldığı tespit edilmiştir. Mevzuat gereğince taşınmazların fiili envanterlerinin 30.09.2014 tarihine kadar yapılması ve emlak vergisi değerleri üzerinden muhasebe kayıtlarına alınması gerekmekte olup İdare bu sürede mevzuat gereğini yapmamıştır. 2016 yılında muhasebe kayıtlarında yer alan ve 2017 yılı bilançosunda da değişmeyen 454.888.208,36 TL tutarındaki arazi ve arsanın hangi değerler üzerinden kayda alındığı, İdarenin düzenlediği taşınmaz formlarında taşınmazın rayiç

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 13 bedeli/maliyet bedeli/iz bedeli/emlak vergisi değeri sütunlarının boş olması nedeniyle tespit edilememiştir. Ayrıca dönem sonu işlemlerini içeren muhasebe kayıtlarının yapıldığı yevmiye defteri denetim raporunun kuruma gönderildiği tarihe kadar denetime sunulamadığından bulguda 250.01 Hesabındaki Toplam 454.888.208,36 TL tutarındaki tarla ve arsanın 431.835.233,50 TL’sinin 250.03 Tahsisli Kullanılan Hazine Mülkiyetindeki Arsalar ile İl Özel İdaresine Ait Arsalar olarak düzeltildiği, geriye kalan 23.052.974,86 TL tutarındaki tarla ve arazi vasfındaki taşınmazın ise idare mülkiyetinde kaldığı yönündeki tespit de dönem sonu yevmiye defterinin sonrasında temin edilerek incelenmesi neticesinde değişmiş, Arazi ve Arsalar Hesabında kayıtlı 454.888.308,36 TL tutarındaki varlığın tamamının kurum mülkiyetinden çıkarılarak tahsisli kullanılan taşınmazlar hesabına kaydedildiği görülmüştür. Dolayısıyla İdare mülkiyetindeki arazi ve arsaların varlığı bilinmekle birlikte muhasebe kayıtlarına yansıtılmadığı da anlaşılmıştır. Bu haliyle 250 Arazi ve Arsalar Hesabı hem kayıtlı tutarın dayanağı belgelerin olmayışı hem de sadece tahsisli kullanılanları içermesi açısından doğru ve güvenilir olmaktan uzaktır. Diğer taraftan 252 Binalar Hesabında kayıtlı taşınmazlar arasında İdare adına tahsisli binalar olduğu gibi kendi mülkiyetinde ya da kendisine tahsisli arazi ve arsalar üzerinde de binalar bulunmakta olup idare adına tahsisli binaların hangi değer üzerinden kayda alındığının kanıtlayıcı belgeleri bulunmamakta, diğer taraftan 2017 yılında İl Özel İdaresinden tahsis edilen üzerinde okul bulunan bir arazinin tahsisinin kayıtlara yansımadığı da dikkate alındığında 252 Binalar Hesabında kayıtlı tutarın da doğru ve güvenilir olmadığı değerlendirilmektedir. BULGU 4: Özel Hesapların Devrine İlişkin Muhasebe İşlemlerinde Gelirler Hesabı Yerine Net Değer Hesabının Kullanılarak Faaliyet Sonuçları Tablosu ile Bilançoda Hataya Yol Açılması Kamu İdaresinin muhasebe sistemindeki özel hesapların devrine ilişkin kayıtlarda hata yapıldığı tespit edilmiştir. 17.10.2017 tarih ve 30213 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren ve 01.01.2017 tarihinden itibaren geçerli olan Kamu İdarelerine Ait Özel Hesaplara İlişkin İşlemlerin Muhasebeleştirilmesine Dair Yönetmelik’in Geçici 1’inci maddesinde; muhasebe sistemi içerisinde tutulan ve kullanımları emanet hesaplarda takip edilen ve 1 Ocak 2017 tarihi itibariyle mevcut olan özel hesapların devrinde 333 Emanetler Hesabına borç, 500 Net Değer Hesabına alacak kaydedileceği ifade edilmiş, 9’uncu maddesiyle de uygulama ile ilgili tereddütleri gidermeye Maliye Bakanlığı yetkili kılınmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 14 Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü mezkûr Yönetmelik’in uygulanmasıyla ilgili olarak 25.12.2017 tarihinde 90192509-730.06.01-27753 sayılı duyuruyu yapmış ve özel hesaplara ilişkin yapılacak muhasebe kayıtlarında kamu idarelerinin detaylı hesap planlarında ve duyuruda yer alan Ek-1’deki yardımcı hesapların kullanılacağını belirttikten sonra, muhasebe sistemi içerisinde tutulan ve kullanımları emanet hesaplarda takip edilen tutarların 333 Emanetler Hesabının Ek 2’de belirtilen ilgili yardımcı hesaplara borç, cari yılla ilgili olanların 600 Gelirler Hesabına, geçmiş yıllarla ilgili olanların ise 500.15 Özel Hesaptan Aktarılanlar Hesabına alacak kaydedileceğini ve artık 333 Hesabının kullanılmayacağını ifade etmiştir. Kamu idaresinde 333.13 TÜBİTAK Kaynaklı Projeler ve 333.21 FARABİ-MEVLANA Projeleri Hesaplarındaki kaynaklar 500 Hesabı kullanılarak kapatılmış olmakla birlikte; -500 Hesabının yardımcı hesap kodu olan 500.15-Özel Hesaptan Aktarılanlar yerine 500.01.09-Diğer Denge Kayıtları kodu esas alınmış, -Yukarıda yer verilen mevzuat hükmü ve Bakanlığın duyurusuna göre 01.01.2017 tarihi itibariyle hesaplarda mevcut tutarların 500 Hesabına, cari yılla ilgili olanların da 600 Gelirler Hesabına aktarılması gerekirken, yıl içinde TÜBİTAK projeleri için gelen 595.157 TL ve FARABİ-MEVLANA Projeleri için aktarılan 52.800 TL olmak üzere toplam 647.957 TL 500 Hesabına kaydedilmiştir. Yapılan hatalı kayıt Faaliyet Sonuçları Tablosu hesaplarından 600 Gelirler Hesabında 647.957 TL tutarındaki eksikliğe, dolayısıyla bilançoda 591 Dönem Sonu Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında aynı tutarda eksikliğe, diğer taraftan yine bilanço hesaplarından olan 500.01.09 Diğer Denge Kayıtları Hesabında da 647.957 TL tutarında fazlalığa sebebiyet vermiştir. Kamu idaresi cevabında; “Özel hesaplarda bulunan tutarların devir işlemleri yapılırken hesaplarda bulunan bakiyelerin tamamının 2017 yılı öncesi geldiği düşünülerek 500 hesabına alınmıştır. 600 Gelirler hesabına alınması gereken TÜBİTAK projesi tutarı ile 52.800,00 TL’lik Farabi Değişim Programı tutarı yılsonu muhasebe işlemleri kapatıldığından düzeltme kaydı yapılması söz konusu olmamış; 2017 yılı ile ilgili düzenlenecek raporlarda (faaliyet sonuçları tablosu vb) dipnot olarak açıklayıcı bilgiler ifade edilecektir.” Denilmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 15 Sonuç olarak Kamu İdaresi özel hesaplarda bulunan tutarların tamamının 2017 yılı öncesinden geldiği düşüncesiyle 500 Hesabına kayıt yapıldığını ve yılsonu muhasebe işlemleri kapatıldığından düzeltme yapılamadığını ifade etmiş ise de 2017 Mali Yılı Bilançosunda bir taraftan 500.01.09 Diğer Denge Kayıtları Hesabında, diğer taraftan denetim raporunun kamu idaresine gönderildiği tarihten önce Sayıştay Başkanlığına verilen mali tablolarda faaliyet sonuçları olumlu olan kamu idaresinin rapor tarihinden sonra mali tablolarında yapılan düzeltmeler neticesinde olumsuz faaliyet sonucu elde etmesi nedeniyle 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında 647.957 TL tutarındaki hata, bulguda yer verilen açıklamalardan dolayı geçerliliğini korumaktadır. BULGU 5: Mühendislik ve Doğa Bilimleri Kantin-Kafeterya Kiralama İşinde Mevzuata Aykırı Hususların Bulunması 27.02.2017-23.02.2020 tarihleri arasında işletilmek üzere 3 yıllığına kiraya verilen Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi Kantin-Kafeterya İşletmeciliği işinde; -İdarenin tahmini bedel tespit tutanağında belirlediği yıllık kira bedeli 59.667,61 TL olmasına rağmen ilk iki tur açık ihale usulü, sonrasında en yüksek teklifin verilmesi için kapalı teklif usulüne geçilmesi nedeniyle işin yıllık 201.805 TL (KDV Hariç) üzerinden yani tahmini bedelin 3,5 katına verildiği, -Kiracının kira ödeme yükümlülüğünü yerine getiremediği, kendi isteğiyle sözleşmeyi feshetmek için idareye yazı yazdığı ve sözleşmesinin feshedildiği, sözleşme feshi sonrasında 26.324,90 TL tutarındaki kesin teminatının gelir kaydedilemediği, -Sözleşmeye göre kiracının sözleşmeyi feshi halinde ödeyeceği fesih tazminatı yıllık kira bedelinin %25’i olup 50.451,25 TL fesih tazminatı ile birlikte elektrik, su ve kira borcu toplamının 66.908,90 TL olduğu ve bu tutarın 121 Takipli Alacaklar veya 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına alınmadığı, -Yüklenicinin işlettiği yerde bulunan tüketim malzemesi ve demirbaşlara 21.004 TL değer biçildiği, ilgili stok ve demirbaş hesaplarına giriş yapılarak bütçe gideri hesabının kullandığı ve 20.835,26 TL’nin (damga vergisi düşüldükten sonra kalan tutar) emanet hesaba alındığı; 20.835,26 TL'den kiraya verilen yerde idareye ait taşınırlarının değeri olan 2.566,50 TL düşüldükten sonra kalan 18.268,76 TL tutarın kiracının sözleşme feshinden doğan 66.908,90 TL borcuna mahsup edilerek geri kalan borcunun taksitlendirilmesinin Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığınca Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazıldığı,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 16 Tespit edilmiştir. İhale Usulüne İlişkin Tespitler: 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre açık ihaleye çıkılan kiralama işinde, Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi içinde bulunan 366 metrekarelik alan için belediye ve ticaret odasından metrekare birim fiyatı sorulmuş, bildirilen fiyatlar ve mevcut kiracının ödediği 50.473,60 TL yıllık kira bedeli esas alınarak belirlenen tahmini bedele göre işin yıllık kira bedeli, demirbaş ve ısınma giderleri dahil, 59.667,61 TL olmuştur. İhaleye 11 firma teklif vermiş, iki tur açık ihale yöntemi uygulanmış, ancak bu iki turda verilen tekliflerden bazılarının tespit edilen bedelin çok üzerinde olması üzerine komisyon üçüncü tura kalan 8 istekliden son tekliflerini yazılı olarak bildirmelerini istemiş ve en çok artırım yapanla sözleşme imzalanmıştır. 2886 sayılı Kanun’un 49’uncu maddesinde açık teklif usulüyle yapılan ihalelerde isteklilerin son teklifleri uygun görülmediği takdirde, yeniden aynı usulle ihale açılması veya idare yararı görüldüğü takdirde, ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde pazarlıkla işin yaptırılabilmesi mümkün iken komisyon, ikinci tur teklif fiyatlarında yıllık 300.000 TL’ye varan fiyatlar olmasına rağmen bu yola başvurmamış, kapalı teklif usulüyle son teklifleri almıştır. İdarede kiraya verilen taşınmazlardan altı tanesi açık ihale usulü ile gerçekleşmiş ve bu ihalelerde teklif edilen fiyatlar konusunda bu tür bir farklılık yaşanmamıştır. Sözleşmenin Feshine İlişkin Tespitler: 2886 sayılı Yasa’nın 62’nci maddesi müteahhit veya müşterinin sözleşmenin bozulmasına neden olması halinde yapılacak işlemleri düzenlemektedir. Buna göre sözleşme yapıldıktan sonra 63’üncü maddede yazılı hükümler dışında müteahhit veya müşterinin taahhüdünden vazgeçmesi veya taahhüdünü, şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmemesi üzerine, idarenin en az 10 gün süreli ve nedenleri açıkça belirtilen ihtarına rağmen aynı durumun devam etmesi halinde, ayrıca protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatının gelir kaydedilmesi ve sözleşmenin feshedilerek hesabın genel hükümlere göre tasfiye edilmesi gerekmektedir. İdare üst üste iki dönem kirasını yatırmayan ve kiralanan yerde hizmet de sağlamayan kiracıya ihtarlar yapmış ve en sonunda kiracı, sözleşme hükümlerini yerine getiremeyeceğini idareye bildirerek sözleşme feshini istemiştir. İdare ise Kanun’un 62’nci maddesinde yer alan

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 17 kesin teminatın gelir kaydedilmesine ilişkin süreci başlatmış, ancak 2017 yılı Kasım ayında Say2000i sistemi kapatılarak yeni kurulan sistemde muhasebesini yürüten muhasebe birimi, yeni sistemin aksaklıklarından dolayı 26.324,90 TL tutarındaki kesin teminatı gelir kaydedememiştir. Sonuç olarak 2017 yılı mali tablolarında 600 Gelirler ve 590 Dönem Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabında bu tutar kadar eksiklik mevcuttur. Diğer taraftan 62’nci madde uyarınca yapılacak işlemler arasında hesabın genel hükümlere göre tasfiyesi gerekmekte olup Kanun’da sözü edilen genel hükümler Türk Borçlar Kanunu’nda bulunmaktadır. Kanun’un 338’inci maddesinde kiraya veren, alacağını güvence altına almasını sağlayacak miktardaki taşınırı, sulh hâkiminin veya icra müdürünün kararıyla alıkoyabilir denilmekte olup kiracıya ait taşınır ve tüketim malzemelerinin üniversite tarafından, kiracının bilgisi dahilinde de olsa, alıkoyması ve bunlara değer biçip alacağına mahsup etmesi mümkün değildir. Muhasebe Kayıtlarına İlişkin Tespitler: Sözleşmeye göre kiracının sözleşmeyi feshi halinde ödeyeceği fesih tazminatı yıllık kira bedelinin %25’i olup 50.451,25 TL fesih tazminatı ile birlikte elektrik, su ve kira borcu dahil toplam alacağın 66.908,90 TL olduğu anlaşılmakla birlikte; Kiracının işlettiği yerde bulunan tüketim malzemesi ve demirbaşlara 21.004 TL değer biçilerek ilgili stok ve demirbaş hesaplarına giriş yapıldığı ve bütçe gideri hesabının kullanıldığı kayıtların ve işlemlerin tamamı hatalı olup bu kayıtların kapatılarak, idarenin sözleşme feshinden doğan tüm alacağına ilişkin yasal süreci başlatması gerekmektedir. Yapılan hatalı kayıtlar nedeniyle 333.99.99 Diğer Çeşitli Emanetler Hesabında 20.835,26 TL, 830.7.2 ve 6.2 Hesabında 21.004 TL, 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabında 168,74 TL, 903 ve 904 Ödenek Hesaplarında 21.004 TL tutarlarında fazlalık, 140 Kişilerden Alacaklar veya 121 Takipli Alacaklar Hesabı ile 600 Gelirler Hesabında ise 66.908,90 TL eksiklik mevcuttur. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemiz tarafından Mühendislik Fakültesi Öğrenci Kantin Kafeteryası olarak kullanılan 366 m² alan 08.02.2018 tarihli Rektörlük oluru ile 20.02.2017 tarihinde saat 11:00’da açık teklif usulü ile Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığımız toplantı salonunda gerçekleştirilmiştir. İhaleye katılabilmek amacıyla 14 istekli dosya satın almış olup, komisyonumuza 11 istekli dosyalarını sunmuştur. İhaleye katılan 8 isteklinin 3 tur üzerinden sözlü teklifleri alındıktan sonra oluşan fiyat aralığı 321.000-353.000

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 18 TL arasındadır. Teklifleri değerlendiren komisyonuz ihale başlangıcında isteklilere duyurulan üç sözlü teklif bir yazılı teklif alınacağının belirtilmesi üzerine ihale ilkelerine aykırı davranmamak için son yazılı teklif alınmıştır. Yazılı teklif sonucunda oluşan fiyatlar ise, 365.000-605.000 TL arasında olup 605.000 TL en yüksek teklifle ihale sona ermiştir. Komisyon teklifleri değerlendirmek ve ihale komisyon kararını yazmak amacıyla 21.02.2017 tarihinde toplanmış ve sunulan teklifleri değerlendirmiştir. Kanunun 28. Maddesi ve Hazineye ait Taşınmazların 32. Maddesine göre yapılan değerlendirmede; a) Verilen en yüksek teklifin muhammen bedelle kıyaslandığında, tekliflerin muhammen bedelin üstünde olduğu, I., II, III. Tekliflerin aralarında fazla fiyat farkı bulunmadığından, b) Kanunun ikinci maddesinde belirtilen ilkelere aykırı davranmamak, c) Komisyon tarafından yüklenicinin sözleşme şartlarını yerine getiremeyeceği düşüncesi ile hareket ederek ihale iptal edilmiş olsa küçük bir şehir olan Gümüşhane’de bu alanda faaliyet gösteren hemen hemen bütün firmaların ihaleye katıldığı yine aynı firmaların ihaleye katılacağının değerlendirilmesi, d) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunun 49 maddesine göre açık teklif usulüyle yapılan ihalelerde istekli çıkmadığı, isteklilerin belgeleri veya son teklifleri uygun görülmediği takdirde, yeniden aynı usulle ihale açılır veya idare yararı görüldüğü takdirde, ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde iş, 43 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtilen esaslar dahilinde pazarlıkla yaptırılabilir. Çok sayıda isteklinin katıldığı ihaleyi iptal ederek aynı usul ile ihale yapmak süreci uzatacağı ve hizmeti aksatacağından tercih edilmemiştir. Yukarıda sayılan gerekçeler komisyon tarafından değerlendirildikten sonra kamu yararı da göz önünde bulundurularak en yüksek teklifin en uygun teklif olarak belirlenmiş ve tarafımdan (ita amiri) komisyon kararı 23.02.2017 tarihinde onaylanmıştır. Komisyon Kararı tarafımdan (ita amiri) onaylandıktan sonra Demir Unlu Mamulleri ile sözleşmeden doğan ilk taksitler yüklenici tarafından ödenerek 27.02.2017 tarihinde sözleşme imzalanmıştır. Yüklenicinin ödemesi gereken II. Taksitten sonra diğer taksitlerin ödenmesi sırasında, taksitlerin ödenmemesi veya geç ödenmesinden dolayı yüklenici idaremiz tarafından defalarca taksitlerini ödeme konusunda uyarılmıştır. Nihayetin de 01.12.2017 tarihli yüklenicinin fesih talebine istinaden sözleşme 08.12.2017 tarihinde fesih edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 19 Burada ihale konusu kantin Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi zemin katında bulunmakta ve yaklaşık 3106 akademik, idari personel ile öğrenciye hizmet vermektedir. Eğitim-öğretim döneminin en yoğun olduğu dönemin olması ve bu alanın acil olarak hizmete geçirilmesi için bir taraftan firmanın tasfiyesi sağlanırken diğer taraftan kantinin hizmete geçirilmesi için çalışmalar başlatıldı. Kantin faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kantin hizmetlerinin yürütülmesi için belirlenen demirbaş malzemeler Birim ambarlarından karşılanmış diğer acil ihtiyaçlar için yüklenicinin elinde bulunan aşağıda belirtilen malzemeler değerlendirilerek alımı yapılmıştır.
KANTİNİN HİZMETE GEÇİRİLMESİ İÇİN ALINAN MALZEMELER 1 Davlumbaz ve bacası 1 2 Tezgah Lavabo 1 3 Çay Kazanı 1 4 Tost Makinesi 3 5 Fritöz 1 6 Izgara 1 7 Üç Gözlü Dolap 5 8 3x4 Gözlü Dolap 1 9 Yedi Gözlü Dolap 3 10 TV (128 Ekran) 1 11 Büyükbay saklama kapı 1 12 Orta boy saklama kapı 1 13 Küçük boy saklama kapı 9 14 Ketıl 1 15 Gazlı Ocak 1 16 Piknik Masası 8 Burada kantin malzemeleri alınırken; a) Hizmetin yürütülmesi için gerekli kaliteli sağlam minimum kullanıma elverişli mallar tercih edilmiştir. İdarenin ambarında bulunan mallar alınmamıştır. Yada yüklenici ile mahsuplaşmak adına her hangi bir işlem kesinlikle yapılmamıştır. Örneğin yükleniciye ait olup kantin içerisinde bulunan, masa, sandalye, koltuk takımı, bardak, çay kaşığı vb malzemeler alıma konu edilmemiştir. b) Alım yapılan malzemeler hizmet gereklerine göre ve kullanıma elverişli olanlar tercih edilmiştir. Satın alınan malzemeler ile birlikte iki gün sonra kantin faaliyete geçirilmiştir. c) Alınan mallar muayene kabul komisyonlarında ayrıntılı değerlendirilmiş hizmete elverişli olmayanlar ile kusurlu olanlar satın alınmamıştır. Alınan bu mallar TKYS’ de kayıt altına alınarak derhal hizmete sunulmuştur. d) Yükleniciye ödenmesi gereken fatura tutarı ise, yüklenicinin talebiyle idareye

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 20 olan borcundan düşülmüştür. Bu işlem idarenin alacağını güvenceye almak amacıyla asla yapılmamıştır. e) Satın alınarak kullanıma sunulan demirbaş malzemeler Kantinin kiraya verilmesi neticesinde %20 kullanım bedeli tahakkuk edilerek kiraya verilmiştir. Sonuç olarak; a) Üniversitenin en yoğun kantinin hemen hizmete geçirilmesi, b) Küçük bir şehir olan Gümüşhane’de öğrencilerimizi kampus alanında tutabilmek, c) Alınan Demirbaşların yıpranmamış, kusurlu olmaması ve kullanıma elverişli olması, d) Alınan malzemelerin bir çoğu bina ile bütünlük oluşturmuş durumda (davlumbaz ve bacası, lavabo, tezgah vb) çoğunun sökülmesi- takılması idareyi daha fazla külfete sokmama düşüncesi, e) Malzemeler rayiç bedellerinin altında olması vb. durumlar bir arada değerlendirilerek alım yapılmıştır. Bu alım Borçlar Kanununun 338 maddesi kapsamında alınarak yüklenici ile mahsuplaşmak için kesinlikle yapılmamıştır. Sadece hizmetin devamını sağlamak için en hızlı ve idareyi mali yükün altına sokmadan, sağlam, dayanıklı ve kullanıma elverişli malzemeler alınmıştır. Ayrıca bulgunun son paragrafında belirtilen hususlarla ilgili olarak aralık 2017 de 140 kişilerden alacaklar hesabına ve 600 gelirler hesabına kayıt oluşturulmaya çalışılmış ancak yeni BKMYS sistemi izin vermediğinden kayıt oluşturulamamıştır. 2018 yılı itibariyle gerekli kayıtlar oluşturulmuş ve kalan alacak miktarı için icra takibi başlatılmıştır.” Denilmektedir. Sonuç olarak kiraya verilen taşınmaz için tespit edilen muhammen bedelin yaklaşık 6 katı teklifler olması nedeniyle yeniden aynı usulle ihale açılması veya idare yararı görüldüğü takdirde ihalenin bitiş tarihinden itibaren 15 gün içinde pazarlıkla işin yaptırılabilmesi mümkün iken komisyonun bu yola başvurmaması hususuyla ilgili olarak; neredeyse ildeki tüm isteklilerin bu ihaleye teklif verdiği, yeniden ihale açılsa veya pazarlık usulüne dönülse bile bu isteklilerin yine aynı olacağı ve hizmetin aksayacağı ifade edilmekle birlikte, bedel tahmini yapılan kapalı teklif usulü ihalelerde 2886 sayılı Yasa uyarınca komisyonun tahmin edilen bedeli geçmemek üzere tercihe layık gördüğü uygun bedeli kriter alması gerekirken, muhammen bedelin yaklaşık altı katı tekliflerin uygun bedel olarak değerlendirmeye alınması mevzuat ile çelişmektedir. Komisyonun gerekçesini belirtmek suretiyle ihaleyi yapmamakta

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 21 serbest olması mümkün iken bu yola gidilmemiş, komisyon kararı ita amirince onaylanmış olup bulguda yer alan diğer tespitlere yol açılacağının İdare tarafından öngörülemediği anlaşılmıştır. Feshedilen sözleşme nedeniyle 26.324,90 TL tutarındaki kesin teminatın gelir kaydedilmemesine ilişkin olarak herhangi bir açıklama yapılmamış olup 2017 Yılı Mali Tablolarından Faaliyet Sonuçları Tablosunda 600 Gelirler Hesabında bu tutar kadar eksiklik bulunmaktadır. Diğer taraftan denetim raporunun hazırlanmasına esas olan ve Sayıştay Başkanlığına resmi olarak sunulan faaliyet sonuçları tablosu ve bilançoya göre olumlu faaliyet sonucu elde eden kamu idaresinin 590 Dönem Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabında 26.324,90 TL tutarında eksiklik olduğu yönündeki tespit, mali tabloların değişmesi ve İdarenin dönemi olumsuz faaliyet sonucu ile kapatması neticesinde bilanço hesaplarından 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabında 26.324,90 TL tutarında fazlalık bulunması şeklinde değişmektedir. Kiracının işlettiği yerde bulunan tüketim malzemesi ve demirbaşların kiracının borcuna mahsup edilmesi ile ilgili olarak yapılan işlemlerde hizmetin aksamaması gerekçe gösterilmişse de, mevzuat hükümlerine göre faaliyet yürütmek zorunda olan Kamu İdaresinin kiracının malzeme ve demirbaşlarına 21.004 TL değer biçmesi, ilgili stok ve demirbaş hesaplarına giriş yapması ve bütçe gideri hesabını kullanması mümkün değildir. Yapılan hatalı işlemler nedeniyle 333.99.99 Diğer Çeşitli Emanetler Hesabında 20.835,26 TL, 830.7.2 ve 6.2 Bütçe Giderleri Hesabında 21.004 TL, 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabında 168,74 TL, 903 ve 904 Ödenek Hesaplarında 21.004 TL tutarlarında fazlalık, 140 Kişilerden Alacaklar veya 121 Takipli Alacaklar Hesabı ile 600 Gelirler Hesabında 66.908,90 TL eksiklik bulunmaktadır. BULGU 6: Taşınır Kayıt Sisteminde Kayıtlı Stok ve Taşınır Tutarları ile Say2000i Sisteminde Bulunan Stok ve Taşınır Hesap Kodu Tutarlarının Birbirinden Farklı Olması Üniversite, stok ve taşınırlarının kayıt ve yönetiminde Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini (TKYS) kullanmakta olup bu sistemde kayıtlı taşınırların muhasebe kayıtları say2000i sisteminde de bulunmaktadır. Kamu idaresinin 2017 yılı taşınır denetimleri sırasında, harcama birimlerine ait TKYS Programı “Taşınır Raporları” bölümünde yer alan Malzeme Sicil Raporlarında 31.12.2017 tarihi itibariyle kayıtlı stok ve taşınırların mevcut tutarları ile say2000i sisteminde ilgili harcama birimleri üzerinde bulunan stok ve taşınır kayıtlarının tutar yönünden karşılaştırılması neticesinde bu iki verinin bir birinden farklı olduğu görülmüş olup, birimler itibariyle farklar

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 22 hesap kodu bazında aşağıdaki tabloda listelenmiştir: Tablo 1: 150 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri TKYS Programında Kayıtlı Stok Tutarları Say 2000i Sisteminden Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı (TL) Say2000i Tutarı (TL) Fark (TL) 241 - Sağlık Bilimleri Fakültesi 49.878,60 19.236,95 30.641,65 300 - Gümüşhane Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 16.693,68 11.984,80 4.708,88 501 - Gümüşhane Meslek Yüksekokulu 50.284,28 41.764,28 8.520,00 503 - Kürtün Meslek Yüksekokulu 64.970,08 3.638,40 61.331,68 648 - Edebiyat Fakültesi 21.004,00 20.060,00 944,00 655 - Turizm Fakültesi 2.916,37 1.321,60 1.594,77 672 - Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu 49.491,91 27.196,64 22.295,27 906 - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 76.759,00 3.056,20 73.702,80 908 - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 47.007,84 20.343,26 26.664,58 TOPLAM: 230.403,68 Say 2000i Sisteminde Kayıtlı Stok Tutarları TKYS Programından Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS(TL) Say2000i (TL) Fark (TL) 301 - Kelkit Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 0,00 130.400,40 130.400,40 400 - Fen Bilimleri Enstitüsü 0,00 1.082,08 1.082,08 461 - Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi 6.900,64 97.008,94 90.108,30 502 - Torul Meslek Yüksekokulu 5.366,03 31.727,84 26.361,81 559 - Diğer Merkezler 46.167,22 295.067,37 248.900,15 643 - Gümüşhane İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 0,00 11.132,02 11.132,02 652 - İletişim Fakültesi 75.709,09 84.974,64 9.265,55 654 - İlahiyat Fakültesi 89.339,19 143.706,91 54.367,72 700 - Kelkit Aydın Doğan Meslek Yüksekokulu 0,00 85.206,99 85.206,99 701 - Şiran Meslek Yüksekokulu 43.503,71 52.699,83 9.196,12 702 - İrfan Can Köse Meslek Yüksekokulu 0,00 12.423,14 12.423,14 901 - Özel Kalem (Rektörlük) 40.349,25 310.799,91 270.450,66 902 - Özel Kalem (Genel Sekreterlik) 0,00 65.947,18 65.947,18 904 - İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 54.749,34 122.461,35 71.669,73 907 - Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 388.252,45 790.539,24 402.286,79 909 - Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı 4.339,89 11.741,53 7.401,64 TOPLAM: 1.496.200,28 Tablo 2: 253 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri TKYS Programında Kayıtlı Taşınır Tutarları Say 2000i Sisteminden Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı (TL) Say2000i Tutarı (TL) Fark (TL) 241 - Sağlık Bilimleri Fakültesi 49.878,60 19.236,95 30.641,65 300 - Gümüşhane Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 16.693,68 11.984,80 4.708,88 501 - Gümüşhane Meslek Yüksekokulu 50.284,28 41.764,28 8.520,00 503 - Kürtün Meslek Yüksekokulu 64.970,08 3.638,40 61.331,68 648 - Edebiyat Fakültesi 21.004,00 20.060,00 944,00 655 - Turizm Fakültesi 2.916,37 1.321,60 1.594,77 672 - Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu 49.491,91 27.196,64 22.295,27 906 - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 76.759,00 3.056,20 73.702,80 908 - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 47.007,84 20.343,26 26.664,58 TOPLAM: 230.403,63 Say 2000i Sisteminde Kayıtlı Taşınır Tutarları TKYS Programından Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı Say2000i Tutarı Fark

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 23 (TL) (TL) (TL) 502 - Torul Meslek Yüksekokulu 5.366,03 31.727,84 26.361,81 559 - Diğer Merkezler 46.167,22 295.067,37 248.900,15 643 - Gümüşhane İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 0,00 11.132,02 11.132,02 652 - İletişim Fakültesi 75.709,09 84.974,64 9.265,55 654 - İlahiyat Fakültesi 89.339,19 143.706,91 54.367,72 700 - Kelkit Aydın Doğan Meslek Yüksekokulu 0,00 85.206,99 85.206,99 701 - Şiran Meslek Yüksekokulu 43.503,71 52.699,83 9.196,12 702 - İrfan Can Köse Meslek Yüksekokulu 0,00 12.423,14 12.423,14 901 - Özel Kalem (Rektörlük) 40.349,25 310.799,91 270.450,66 902 - Özel Kalem (Genel Sekreterlik) 0,00 65.947,18 65.947,18 904 - İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 54.749,34 122.461,35 71.669,73 907 - Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 388.252,45 790.539,24 402.286,79 909 - Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı 4.339,89 11.741,53 7.401,64 301-Kelkit Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 0,00 130.400,40 130.400,40 400 - Fen Bilimleri Enstitüsü 0,00 1.082,08 1.082,08 461 - Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi 6.900,64 97.008,94 90.108,30 TOPLAM: 1.496.200,28 Tablo 3: 254 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri TKYS Programında Kayıtlı Stok Tutarları Say 2000i Sisteminden Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı (TL) Say2000i Tutarı (TL) Fark (TL) 904 - İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2.326.324,7 6 2.126.110,48 200.214,28 Say 2000i Sisteminde Kayıtlı Taşınır Tutarları TKYS Programından Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı Say2000i Tutarı Fark 700 - Kelkit Aydın Doğan Meslek Yüksekokulu 12.004,20 50.504,20 38.500,00 Tablo 4: 255 No.lu Hesabın Birim Bazlı Fark Verileri TKYS Programında Kayıtlı Stok Tutarları Say 2000i Sisteminden Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı (TL) Say2000i Tutarı (TL) Fark (TL) 300-Gümüşhane Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 316.244,25 299.461,66 16.782,59 301-Kelkit Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 257.839,28 230.163,66 27.675,62 461-Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi 3.102.600,83 3.061.248,98 41.351,85 501-Gümüşhane Meslek Yüksekokulu 721.898,21 711.919,71 9.978,50 502-Torul Meslek Yüksekokulu 405.531,74 392.779,10 12.752,64 503-Kürtün Meslek Yüksekokulu 236.816,55 125.093,46 111.723,09 547-Eğitim Teknolojileri Uygulama ve Araştırma Merkezi 25.392,90 17.605,20 7.787,70 559-Diğer Merkezler 300.613,78 282.166,25 18.447,53 643-Gümüşhane İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 761.152,57 724.940,97 36.211,60 548-Tıbbi Bitkiler, Geleneksel İlaçlar Uygulama ve Araştırma Merkezi 212,40 0,00 212,40 648-Edebiyat Fakültesi 719.157,92 690.922,18 28.235,74 652-İletişim Fakültesi 557.150,09 536.737,27 20.412,82 655-Turizm Fakültesi 46.786,53 46.387,53 399,00 672-Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu 611.706,57 276.480,37 71.576,10 700-Kelkit Aydın Doğan Meslek Yüksekokulu 610.051,20 576.627,76 33.423,44 702-İRFAN CAN KÖSE Meslek Yüksekokulu 81.080,17 79.682,63 1.397,54 905-Personel Daire Başkanlığı 90.132,77 86.219,33 3.913,44

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 24 906-Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 1.589.492,14 545.336,13 230.207,67 907-Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2.278.284,86 1.765.196,79 156.821,34 908-Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 1.106.011,37 817.885,06 284.296,35 909-Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı 127.704,29 116.408,62 11.295,67 910-Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 128.869,99 106.986,90 21.883,09 TOPLAM: 988.762,14 Say 2000i Sisteminde Kayıtlı Taşınır Tutarları TKYS Programından Fazla Olanlar Harcama Birimi Kodu-Adı TKYS Tutarı (TL) Say2000i Tutarı (TL) Fark (TL) 654-İlahiyat Fakültesi 606.170,53 607.522,53 1.352,00 701-Şiran Meslek Yüksekokulu 1.349.733,66 1.304.954,11 84.880,42 901-Özel Kalem (Rektörlük) 406.714,37 454.282,56 56.873,03 902-Özel Kalem (Genel Sekreterlik) 240.960,47 175.413,31 1.594,73 904-İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 372.071,11 810.913,33 453.535,55 911-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 34.384,11 35.201,38 817,27 TOPLAM: 599.053,00 Yukarıdaki tablolarda yer alan ve ilgili birimlerin TKYS Programı “Taşınır Raporları” bölümünde yer alan Malzeme Sicil Raporlarında 31.12.2017 tarihi itibariyle kayıtlı stok ve taşınırların mevcut tutarları ile say2000i sisteminde kayıtlı stok ve taşınır tutarlarının birbirinden bu kadar önemli miktarlarda farklı olmasına rağmen, yılsonlarında TKYS programı kayıtları ile say2000i sisteminde bulunan kayıtların birbiriyle uyumlu olduğu görülmüştür. Bu çelişkili durumun değerlendirilmesi sonucunda; Üniversitenin ilgili birimlerinin kayıtlı stok ve taşınırları için üretilen rapor, tutanak, belge ve cetveller ile bunların yansıması olan muhasebe kayıtlarının güvenilir olmadığı kanaatine varılmıştır. Kamu idaresi cevabında; “Bulguda belirtilen tablolarda TKYS ile Say2000i sistemi arasında ki oluşan fark pilot kurum olarak kullanılan yeni muhasebe sisteminden kaynaklanmaktadır. Şöyle ki pilot kurum olarak 16 kasım 2017 tarihinde yeni sisteme geçilmiştir. TKYS ile BKMYS birbirine entegre olmadığından 16 kasım 2017 den sonra yapılan işlemler TKYS’de ki raporlara yansımamıştır. 2017 Yılsonu itibariyle TKYS den alınan idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile kurum kesin mizanı karşılaştırıldığında 150-253- 254-255 hesap kodlarındaki tutarların uyumlu olduğu görülmektedir.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi her iki sistemden alınan veriler arasındaki farkın yeni kullanılan muhasebe sisteminden kaynaklandığını ve bulguda da belirtildiği üzere yılsonunda TKYS’den alınan idare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile kurum kesin mizanında yer alan tutarların uyumlu olduğunu ifade etmişse de; geçmiş yıllarda diğer kamu idarelerinde de aynı tespitin Sayıştay Başkanlığı raporlarında yer alması hatanın yeni sisteme geçişten

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 25 kaynaklanmadığını göstermektedir. Neticede İdarenin taşınırlarını kaydedip izlediği TKYS programındaki veriler ile muhasebe kayıtlarını gerçekleştirdiği muhasebe programında yer alan kayıtlar arasındaki tutarsızlığı giderecek önlemler almasının üretilen rapor, belge ve cetveller esas alınarak gerçekleşen taşınır hesaplarına ait muhasebe kayıtlarının ve yansıması olan mali tabloların güvenilir hale getirilmesini sağlayacağı değerlendirilmektedir. BULGU 7: Ambarda Kayıtlı Gözüken Taşınırların Fiilen Ambarda Bulunmaması Yapılan incelemede; -Kayıtlarda Genel Sekreterlik ambarında gözüken demirbaşların bazılarının ambarda olmadığı, kayıtlarda bulunmayan ancak ambarda mevcut demirbaşlara rastlandığı, taşınır kayıt yetkilisinin ambara ve kayıtlarına hakim olmadığı, -Rektörlük ambarında mevcut olması gereken taşınırların bazılarının yerinde olmadığı, fiziken bulunan taşınırların da kayıtlarda yer almadığı, ambarda mevcut ve çalışır cep telefonları ile masaüstü bilgisayarların atıl halde beklediği, -Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı Sosyal Tesis ambarında birçok demirbaşın bulunmadığı, bu demirbaşların bir kısmının Başkanlığın ambarına geçtiği, diğer demirbaşların ise kullanıma verildiği halde ambarda gözüktüğü, ancak Taşınır Teslim Belgelerinin veya Dayanıklı Taşınır Listesinin bulunmadığı, -Bu üç ambarda yapılan fiili denetimler sonucunda kamu idaresinde taşınırların fiili sayımlarının yapılmadığı, bu nedenle kayıtlı durumla fiili durumun birbirinden farklı olduğu, Tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde ambar, “kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yeri” ifade eder şeklinde tanımlanmıştır. Buna göre kişilerin bizzat veya birimlerin kullanımına verilen taşınırların kesinlikle ambarlarda fiili olarak bulunmaması, bu taşınırların ilgililere Yönetmelik 10’uncu madde kapsamında düzenlenecek belgelerle teslim edilmesi, ambarlara iade edilenlerin ise, iade sonrasında ilgili kişiler üzerinden kaydının alınması gerekmektedir. Yani bu taşınırlardan fiili olarak ambarda bulunmayanların sayım tutanağı kayıtlarında “ambarda” şeklinde gözükmemesi icap etmektedir. Aynı Yönetmeliğin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde “Harcama yetkilileri

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 26 taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur.” Denildikten sonra harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği vurgulanmıştır. Taşınırların muhafazası ve kontrolüne ilişkin olarak 5’inci maddede; “Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, zorundadırlar.” Hükmü yer almakta olup aynı maddenin (5) nolu bendinde ise “Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.” İfadesine yer verilmiştir. Taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları 6’ncı maddenin (4) nolu bendinde sayılmış olup taşınır kayıt yetkilileri, taşınırların ambarda muhafazasından ve bulundukları yerde kontrolünden sorumludurlar. Üniversitenin 2017 yılı denetimi kapsamında harcama birimlerinde görevli personel tarafından düzenlenen taşınır belgelerinde “Ambarda mevcut olduğu” şeklinde kaydı bulunan taşınırlardan dört birim ve 5 ambar seçilmiş, bazı taşınırların ambarlarda mevcut olup olmadığına ilişkin 2018 yılı Şubat ayında 3 ambarda fiili sayım yapılmak suretiyle denetim yapılmıştır. Yapılan tespitler aşağıdadır: 1-Fiili sayımlar esnasında sicil numarasından sonra en önemli kanıtlayıcı veri olan “taşınır markasının” taşınır belgelerinin tamamına yakınında bulunmadığı, sicil numarası da üzerlerinde bulunmayan taşınırlar için fiili sayım ve tespitlerin imkânsız hale gelmesine sebep

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 27 olunduğu, (Örnek alınan birimler itibariyle dağılım aşağıdaki tablodadır) Tablo 5: Marka Kaydı Olmayan Taşınırların Birimlere Göre Dağılımı İlgili Birim Malzeme Sicil Raporunda Kayıtlı Taşınır Sayısı Malzeme Sicil Raporunda Markası Yazılı Olmayan Taşınır Sayısı Markasız Taşınır Oranı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 1756 1720 %97 Mühendislik Fakültesi 10.687 9.805 %91 Sağlık Bilimleri Fakültesi 4.135 4.079 %98 Sağlık Kültür Spor Dairesi Başkanlığı 8.842 8.583 %97 Genel Sekreterlik 447 408 %91 2-Yönetmeliğin 36’ncı maddesine göre verilmesi gereken taşınır sicil numaralarının taşınırların büyük bir kısmının üzerinde olmadığı, 3-Taşınır belgeleri kayıtlarına göre ambarlarda bulunması gereken taşınırların bazılarının ambarlarda mevcut olmadığı, 4-Denetime alınan taşınır gruplarına dahil taşınır sayısı ile bu taşınırlardan ambarda bulunmayanların sayılarının aşağıdaki tabloda gösterildiği şekilde olduğu, (Örnek olarak alınan 3 ambarda yapılan sayımlar) Tablo 6: Ambarlarda Kayıtlı Taşınırların Fiili Durum Verileri ve İncelenen Birimlere Göre Dağılımı İlgili Birim Ambar Denetiminde Fiili Sayıma Esas Alınan Taşınır Sayısı Fiili Sayım Neticesinde Ambarda Olmadığı Tespit Edilen Taşınır Sayısı Oran Sağlık Kültür Sosyal İşler Müdürlüğü Sosyal Tesisleri 347 295 %85 Genel Sekreterlik 79 12 %15 Rektörlük 203 191 %94 5-Ambarlarda mevcut olmayan taşınırların kullanımda olduğu, ancak kullanıma verilmelerine ilişkin ilgili belgelerin düzenlenmediği, 6- Fiili sayımlar sırasında yukarıda yer alan ambarlarda farklı markalarda ve farklı cinslerde taşınır olmasına rağmen ilgili taşınırların ambar kaydının bulunmadığı, 7-Ambarlarda kayıtlı taşınırların fiili sayımlarda ambarlarda mevcut olmadığının anlaşılması üzerine; harcama birimi tarafından yılsonu sayımlar sonucu düzenlenen Sayım Tutanağında (Örnek: 12) yer alan “ambarda bulunan miktar” sütunu ile Malzeme Sicil Raporlarındaki “fiş son durum” sütunlarının gerçeğe uygun olmadığı,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 28 8-Ambarlarda kayıtlı olmasına rağmen fiili sayımlarda bulunamayan taşınırların kişilerin kullanımında veya ortak kullanımda olanlar nedeniyle Sayım Tutanağında (Örnek: 12) yer alan “ambarda bulunan miktar” sütunu yanında, “kayıtlara göre ortak kullanım alanlarında bulunan miktar” sütunu ve “kayıtlara göre kişilere verilen miktar” sütunlarının da gerçeği yansıtmadığı, 9-Fiili sayımlarda ambarlarda mevcut olmadığı görülen taşınırların buna rağmen yılsonu sayım sonucu düzenlenen Sayım Tutanağında yer alan “ambarda bulunan miktar” sütununda ve böylece Malzeme Sicil Raporunda “ambarda” gözükmesine neden olan Sayım Kurulu tarafından fiili bir sayım yapılmadığı veya sayım yapılmış ise fiili sayım sonuçlarının gerçeğe aykırı şekilde tutanağa yazıldığı, 10-5018 sayılı Kanun’un 71’inci maddesi ve Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 5’inci maddesi gereği taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27.09.2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanacağından, taşınırlarla ilgili gerekli sayım ve kontrol işlemlerinin usule uygun şeklinde yeniden yapılarak sorumluların tespitinin gerekli olduğu, 11-Ambarda kayıtlı olup yeniden yapılacak fiili sayım neticesinde ambarlarda bulunmayan taşınırların diğer birimlerde de mevcut olmaması, kaybolmuş olması veya kullanılamaz hale gelmiş olması halinde sorumluluğu tespit edilen kişilerden ilgili taşınırların tazmin edilmesinin mevzuatın gereği olduğu, Değerlendirilmiştir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemiz kuruluş aşamasında fiziksel imkanların yetersiz olması ve ilgili birimlerimizin faaliyet göstereceği alanların bulunmaması nedeniyle gerçekleşen alımlar birimimiz ambarında kayıt altına alınmıştır. Gelişim süreci içerisinde Rektörlük ve Genel Sekreterlik bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin (Yabancı diller, Türk dili, Beden eğitimi, Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi bölüm başkanlıkları kurumsal iletişim koordinatörlüğü, Bilimsel araştırma koordinatörlüğü, Dış ilişkiler ofisi,) yeni hizmete giren hizmet binalarında faaliyet göstermesine rağmen personel sayısındaki yetersizlik ve teknik altyapı eksikliği nedeniyle gerekli devir ve ilgililere gerekli belgeler ile teslim edilmesi

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 29 sürecinde aksaklıklar yaşanmıştır. Ayrıca taşınırların kayıt ve kontrol edilmesi için hizmet sunan TKYS sistemi öncesinde kullanılan özel sektörden satın alınan aynipro yazılımı ile maliye bakanlığı tarafından kurumların kullanımına izin verilen sgbnet gibi program ve sistemlerin altyapı yetersizlikleri nedeniyle envanter girişleri yapılmış ve TKYS ye ürünler markasız olarak kayıt edilmiştir. TKYS ye geçildikten sonra marka girişlerine dikkat edilmeye çalışılmış sistemde olmayan markalar için de açıklama kısımlarına ürünü tanıtıcı bilgiler (marka, model vb.) girilmiştir. Diğer bir sorgu konusu olan cep telefonu ve masa üstü bilgisayar önceki dönem rektörün kullandığı demirbaşlardır. 2007/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi hükmü gereğince üniversitelerde Rektör haricinde diğer personellerin kamu cep telefonu kullanması mümkün olmadığından ambarda muhafaza edilmesinin uygun olduğunu düşünmekteyim; masaüstü bilgisayar ise Bilgi İşlem Daire Başkanlığı aracılığı ile ihtiyacı olan birime devredilecektir. Sorguda ifade edilen diğer hususlar hakkında taşınır mal yönetmeliğinin uygulanması için 18/04/2018 tarih ve E/13128 sayılı yazı ile bütün harcama birimlerimize eğitim verilmiş olup taşınır kayıtlarının sağlıklı bir şekilde gözden geçirilerek aksaklıkların ve hataların önlenmesi, ambar ve sistem arasındaki uyumsuzlukların düzeltilmesi çalışmalarına başlanılmıştır. Bu çalışmalar halen devam etmekte olup en kısa süre içerisinde tamamlanması planlanmaktadır.” Denilmektedir. Sonuç olarak bulguda yer verilen tespitlere ilişkin olarak üniversitenin kuruluş aşamasındaki fiziki yetersizlikler, kullanılan yazılım programlarının çeşitliliği ve alt yapı sıkıntıları, Rektörlük ambarında atıl halde bekletilen cep telefonunun mevzuat gereğince Makam dışında kişilerce kullanılmasının mümkün olmaması gerekçe gösterilmiş, tüm harcama birimlerine taşınır mevzuatı ile ilgili eğitimler verildiği, taşınır kayıtlarının gözden geçirilerek ambar ve sistem arasındaki uyumsuzlukları düzeltme çalışmalarına başlanıldığı ifade edilmiştir. İdare tarafından verilen cevap yapılan tespitlerin sonucunu değiştirmemekte olup neticede kayıtlarda ambarda var olduğu belirtilen taşınırların fiilen ambarda bulunmaması, ambarda fiilen mevcut ancak kayıtlarda yer almayan taşınır fazlasının bulunması, bu taşınırların hangi harcama birimine veya kime verildiğinin, kimden ya da hangi harcama biriminden alındığının kanıtlayıcı belgelerinin olmaması, taşınırların fiili sayımına olanak sağlayacak sicil numaralarının ve marka bilgilerinin eksikliği nedenleriyle taşınır hesaplarının güvenilir

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 30 olmadığı değerlendirilmektedir. BULGU 8: Veritabanı Abonelik Hizmetlerinin Haklar Hesabında İzlenmemesi 2017 yılı denetiminde muhasebe kayıtları ve bunlara dayanak teşkil eden belgelerin incelenmesi neticesinde, ulusal-uluslararası yayın kullanma ve yararlanma hakkı veren veri tabanı üyelik hizmeti alımları dolayısıyla yapılan ödemelerin bilanço hesaplarında izlenmek yerine doğrudan giderleştirildiği görülmüştür. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 194’üncü maddesinde; “Haklar hesabı, bedeli karşılığı edinilen hukuki tasarruflar ile belirli alanlarda tanınan kullanma ve yararlanma gibi hak ve yetkiler dolayısıyla yapılan ve ekonomik değer taşıyan harcamaların izlenmesi için kullanılır.” Denilmektedir. Buna göre kamu idaresine ulusal ve uluslararası yayınlara erişim hakkı sağlayan veri tabanı abonelikleri alımlarının Haklar Hesabında izlenmesi gerekmektedir. Yukarıda belirtilen bu hususa 2016 Yılı Sayıştay Denetim Raporunun 1’inci maddesinde de aynen yer verilmesine rağmen 2017 yılında da hatalı işleme devam edildiği görülmüştür. Üniversite tarafından yukarıda yer verilen alımların karşılığı olarak 2017 yılı içerisinde ödenen 26.353,00 TL’nin 630 Giderler Hesabına kaydedilmesi sonucunda, bilançoda 260 Haklar Hesabında bu tutar kadar eksikliğe yol açılmıştır. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 194. Maddesine göre Üniversitemiz tarafından uluslararası yayın erişim hakkını sağlayan veri tabanı abonelikleri için yapılan ödemeler 2017 yılında 260 Haklar Hesabında takip edilmiştir ancak bir işlemde 260 Haklar hesabı yerine sehven 630 Giderler Hesabının kullanıldığı aralık ayında tespit edilmiştir. Sehven yapılan bu işlemi düzeltmek için Bütünleşik Kamu Mali Yönetimi Bilişim Sistemi’nde düzeltme kaydı oluşturulmaya çalışılmış ancak sistem kaydetmeye izin vermediği için herhangi bir düzeltme yapılamamıştır. 2018 yılından itibaren 260 Haklar Hesabının kullanımına özen gösterilecektir.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresince bulguda tespit edilen hususlara katılınmakta olup 2018

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 31 yılından itibaren gerekli özenin gösterileceği ifade edilmiştir. Diğer yandan Bütünleşik Kamu Mali Yönetimi Bilişim Sisteminde yaşanan aksaklıklardan ötürü gerekli düzeltme kaydının yapılamadığı belirtilmişse de, 2017 yılında sehven yapılan kaydın 2018 yılında düzeltilmesinin görüş verilen mali tablolardaki hatayı gidermeye yönelik bir etkisi bulunmamaktadır. Dolayısıyla bilançonun aktifini oluşturan hesap gruplarından 26 Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesap Grubunda yer alan 260 Haklar Hesabı ile 268 Birikmiş Amortismanlar Hesabında 26.353 TL tutarında eksiklik bulunmaktadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 32 6. DENETİM GÖRÜŞÜ Gümüşhane Üniversitesinin 2017 yılına ilişkin ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim Görüşünün Dayanakları” bölümünde belirtilen hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 33 7. DENETİM GÖRÜŞÜNÜ ETKİLEMEYEN TESPİT VE DEĞERLENDİRMELER BULGU 1: İç Kontrol Sistemi Yapılandırma Çalışmalarının Halen Tamamlanmaması Gümüşhane Üniversitesinin mevzuat gereğince 31.07.2009 tarihinden itibaren başlattığı iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmalarını tamamlayamadığı tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesi ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nde belirtildiği üzere üst yöneticiler; mali yönetim ve kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu olup bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirmektedirler. İç kontrol sisteminin yapılandırılması ve işleyişi konusunda sorumluluk üst yöneticiye, yani Üniversite Rektörüne aittir. Kamu İdaresine ait İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 31.07.2009 tarih ve 114 sayılı Üst Yönetici onayı ile yürürlüğe girmiş, 15.12.2014 tarihinde ise mevcut Plan revize edilmiştir. Gümüşhane Üniversitesinde iç kontrol sisteminin yapılandırılması için 2015-2017 yıllarını kapsayan İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında yer alan faaliyetlerden özellikle; -Her birimde odak gruplarında risklerin belirlenerek analiz edilmesi ve değerlendirilmesi, risklerin önceliklendirilmesi ve kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi eylemleri gibi iç kontrol sisteminin temel çalışmalarının henüz tamamlanmadığı, -Birimlerin iş tanımlarının yapıldığı, iş süreçleri/iş akış şemalarının hazırlandığı, ancak hassas görevlerin tanımlanmadığı, risklerin ve risklere ilişkin sorumlu birimlerin belirlenmediği, -Üniversitenin amaç ve hedeflerine ulaşılması için öngörülen faaliyetlerin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tespit edilerek analiz edilmesine yönelik periyodik dönemleri kapsayan ve katılımcı yöntemlerle yapılması gereken risk değerlendirme

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 34 çalışmalarının yapılmadığı, bunun sonucunda öngörülen Risk Analizi ve Değerlendirme Raporunun hazırlanmadığı, -İzleme standartlarının önemli bileşenlerinden birisi olan iç denetim biriminin halen kurulmadığı, çünkü mevcut iç denetçi kadrolarına atama yapılmadığı, Anlaşılmıştır. Netice olarak kamu idaresinde iç kontrol sisteminin tam olarak yapılandırılamadığı değerlendirilmiş olup Maliye Bakanlığının 02.12.2013 tarihli ve 10775 sayılı Genelgesinde de ifade edildiği üzere Eylem Planında yer verildiği halde gerçekleştirilemeyen eylemlerin gerçekleşmeme nedenleri araştırılmalı ve bu çerçevede; -Eylemin revize edilmesi, -Eylemin tamamlanma tarihinin revize edilmesi, -Eylemden vazgeçilmesi, -Yeni bir eylem öngörülmesi, Seçeneklerinden birine veya birkaçına karar verilmelidir. Kamu idaresi cevabında; “Kamu İdaresine ait İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı 31.07.2009 tarih ve 114 sayılı Üst Yönetici onayı ile yürürlüğe girmiş, 15.12.2014 tarihinde revize edilmiş olup 2013-2017 stratejik planlama döneminde Uyum Eylem Planı uygulanmaya çalışılmıştır. Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, 2018-2022 dönemi stratejik planı uygulamaya başlaması ile birlikte önceki dönem iç kontrol uyum eylem planı tekrar revize edilerek yeni stratejik plana uygun hale getirilecektir. Bu kapsamda 2018 yılında iç kontrol değerlendirme anketi 31 idari ve akademik birimimizde yapılmış olup, ankette kontrol ortamı/risk değerlendirmesi/kontrol faaliyetleri/bilgi ve iletişim/izleme başlıkları altında görüşler alınarak değerlendirme yapılmıştır. Süreç içerisinde iç kontrol çalışmaları devam ettirilecek olup ilgili kurul/komisyonlarda görüşülerek yeni stratejik plan dönemini kapsayacak şekilde nihai hale getirilecektir.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda yer alan tespitlere katılmış ve iç kontrol eylem

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 35 planının tekrar revize edilerek yeni stratejik plana uygun hale getirileceğini ifade etmiş ise de İdarenin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmediği ve kendilerince beyan edilen Risk Analizi ve Değerlendirme Raporunun hazırlanmadığı cevabı, bulguda yer alan tespitlerden sadece bir tanesidir. Örnek olarak verilen diğer eksikliklerle ilgili herhangi bir açıklama yapılmamış olup iç kontrol yapılandırma çalışmalarının stratejik planla bağdaştırılmasının iç kontrol sisteminin anlaşılamadığının göstergesi olduğu değerlendirilmiştir. BULGU 2: Meslek Yüksek Okulunun Kapanan Bir Programından Döner Sermaye İşletmesi Vasfı Olmamasına Rağmen Alım Yapılması Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne bağlı iken öğrencisinin olmaması nedeniyle kapatılan Meslek Yüksek Okulu Mobilya ve Dekorasyon Bölümü Laboratuvarına iş avansı verilmek suretiyle mobilya yaptırıldığı tespit edilmiştir. 28.02.2017 tarih ve 25979008/67 sayılı Üst Yönetici yazısı ile Gümüşhane Meslek Yüksek Okulu Mobilya ve Dekorasyon bölümünün kapatılması gerekçe gösterilerek bölüme bağlı mobilya atölyesindeki taşınırların Yapı İşleri Daire Başkanlığına, idari bağlılığın ise Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne devri karara bağlanmıştır. 19.10.2010 tarih ve 27498 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gümüşhane Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği’nin “Faaliyet alanları” başlıklı 5’inci maddesinde; “(1) İşletme, eğitim ve öğretim ile bunlara katkıda bulunan uygulamayı ön planda tutmak ve Üniversitenin esas faaliyetlerini aksatmamak kaydıyla aşağıdaki faaliyetlerde bulunur: a) Yükseköğretim kurumları dışındaki kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerce talep edilecek, bilimsel görüş, proje, araştırma ve benzeri hizmetleri yapmak, seminer, konferans, sempozyumlar düzenlemek, kurslar açmak, b) Laboratuar ve atölyelerde her çeşit cihaz, makine, alet-edevat, tesisat ve benzerlerinin üretim, bakım ve onarımını yapmak, c) (Değişik:RG-17/1/2012-28176) Mevcut fiziki kapasiteyi değerlendirerek birimlerin faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere iş ve hizmet ile canlı materyal, tarım ve sanayi ürünleri, bilişim teknolojisi ürünlerini ve diğer malları üretmek, elde edilen ürünleri ilgili mevzuat hükümlerine göre pazarlamak,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 36 …” Denilmekte olup İdare tarafından kapanan bir bölümde bulunan makinelerin atıl kalmaması amacıyla demirbaş malzeme üretilmesi ve satılması amaçlanmışsa da, üniversitenin faaliyet alanı eğitim ve öğretimi ön planda tutmak olup eğitim-öğretim hizmetlerinin yansıması olmayan faaliyetlerin yapılmasının mümkün olmadığı değerlendirilmektedir. Kaldı ki meslek yüksekokulunun işletme olarak ayrı bir yönetmeliği, yani üretim ve satıma izin veren bir mevzuatı da bulunmamaktadır. 2017 yılında fiilen işletme vasfı taşımayan ve eğitim amaçlı üretim yapmadığı da açık olan atölyeye, dolayısıyla döner sermaye işletme bütçesine 118.902,70 TL tutarında kaynak aktarılarak alım yapılmasının mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir. Kamu idaresi cevabında; “Gümüşhane Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Mobilya ve Dekorasyon Bölümü Laboratuvarı iken 28/02/2013 tarihli ve 35979008/67 sayılı üst yönetici yazısı ile Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne devir yazısı resmi olarak yazılmasına karşın mobilya atölyesinin bölümün kalan öğrencilerinin ve ileride Gümüşhane Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü bünyesinde aktif olarak eğitim-öğretimi devam eden ormancılık bölümü ve iç mekan tasarım bölümlerinin uygulama merkezi olarak planlaması düşünülmektedir. Üniversitemiz teknik personel statüsünde mobilya atölyesinde çalışmakta olan 2 mobilya teknikeri ve 1 şirket personelinin (Mobilya atölyesinde üretime yardımcı olmak amacıyla 1 adet marangoz hizmet alımı yapılarak çalıştırılmıştır. 375 sayılı KHK ile sürekli işçi kadrosuna geçirilen taşeron işçi), mobilya ve dekorasyon bölümü kapatılmadan önce alımı yapılan demirbaş malzemelerin atıl kalmaması ve Üniversitemiz birimlerinin ve akademik, idari personelin mobilya taleplerinin karşılanması için üretim ve satışı İşletme Müdürlüğümüz aracılığı yapılmaktadır. Sorguda ifade edilen 118.902,70 TL’lik tutar Üniversitemiz idari ve mali işler daire başkanlığı tarafından çeşitli okulların (Sağlık Hizmetleri Myo.-Gümüşhane Myo-Sağlık Bilimleri Fakültesi) dolap ihtiyacını karşılamak üzere mal alımı karşılığında Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne ödenmiştir.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresinin bulguda yer verilen tespitlere ilişkin vermiş olduğu cevapta mobilya atölyesi bölümünün kalan öğrencileri ve ileride Gümüşhane Meslek

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 37 Yüksekokulu Müdürlüğü bünyesinde aktif olarak eğitim-öğretimi devam eden ormancılık bölümü ve iç mekân tasarım bölümlerinin uygulama merkezi olarak planlanmasının düşünüldüğü, mobilya ve dekorasyon bölümü kapatılmadan önce alımı yapılan demirbaş malzemelerin atıl kalmaması ve Üniversite birimlerinin ve akademik, idari personelin mobilya taleplerinin karşılanması için üretim ve satışın İşletme Müdürlüğü aracılığı ile yapıldığı ifade edilmişse de; Mobilya atölyesinde öğrenci olduğu, bölüm kapatılmadan önce alınan malzemelerin atıl kalmaması için üretim yapıldığı yönündeki açıklamaları destekleyici belgeler sunulmadığından tespitler geçerliliğini korumaktadır. Bulguda detaylı olarak açıklandığı üzere hukuken ve fiilen işletme vasfı taşımayan ve eğitim amaçlı üretim yapmadığı da açık olan atölyeye, dolayısıyla döner sermaye işletme bütçesine 118.902,70 TL tutarında kaynak aktarılarak alım yapılmasının mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir. BULGU 3: Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklardan Konusu Kalmayanların Hesaplarda Gösterilmeye Devam Edilmesi 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabında ilgilileri adına kayıtlı alacakların niteliği ve yapılan tahsilatlar ile ilgili gerçekleştirilen inceleme neticesinde; tahsil edilen, icrası kaldırılan ve idareden mahsup edilebilir bir alacağı olmayan kişi ve firmalarla ilgili bilgilerin muhasebe kayıtlarına yansıtılmadığı tespit edilmiştir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 511’inci maddesinde 948 Hesabının icra ve diğer idarelerden gelen haciz kararları ile başka idareler adına tahsil edilmesi gereken diğer alacakların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir. Yönetmeliğin hesabın işleyişine ilişkin hükümler içeren 513’üncü maddesi gereğince, bu hesaba borç kaydedilen tutarların karşılık hesabı olan 949 Başka Birimler Adına İzlenen Alacak Emanetleri Hesabına alacak kaydedilmesi, yapılan tahsilat tutarının veya borcun tahsil edilmesine gerek kalmadığının anlaşılması halinde borç tutarının her iki hesapta kayıtlı tutardan düşülmesi icap etmektedir. Yönetmeliğin 512’nci maddesinde ise hesaba ilişkin işlemler açıklanmış olup buna göre; memur veya istihkak sahiplerinin başka birimlerde kayıtlı borçlarına karşılık aylık veya hakedişlerinden kesinti yapılması hakkında dairesinden gelen yazı veya haciz kararında belirtilen tutar, borçlular defterine ve bu hesaba borç kaydedilecek, ilgili idare tarafından her ay memurun aylığından kesilen tutar aylık bordronun “kesintiler” tablosunun ilgili sütununda gösterilecek, bu suretle dairesince aylık bordroların ilgili kesinti sütununda gösterilen tutarlar

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 38 ile istihkak sahiplerinin hakedişlerinden kesilerek ödeme emri belgesi üzerinde gösterilen ve yevmiyede emanetler hesabına alacak kaydedilen tutarlar, borçlular defterine işlendikten sonra düzenlenecek muhasebe işlem fişi ile ilgili birimlere aktarılacaktır. Borçlular Defterinde 57 borçlu adına açılmış dosyalar incelendiğinde; -6 kişiye ait icra kararının kaldırıldığı, -1 kişinin vergi borcunun idareden alacağına mahsuben ödendiği, -1 firmanın idareden hakediş alacağı bulunmamasına rağmen borçlular defterinde gözükmeye devam ettiği, Anlaşılmış olup 948.02.01 İcra Kesintileri ve 948.03.09 Diğer Hesaplar ile 949 Hesabında toplamda 1.226.215,99 TL tutarında fazlalık bulunmaktadır. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, 2018 yılı itibariyle kayıtlarımız tekrar tetkik edilmiş ve ilgili birimlerle de irtibata geçilerek kaldırıldığına dair belgesi olan icralar kayıtlardan çıkarılmış, herhangi bir bilgisi olmayan icra kayıtları için de işlem yapabilmek için ilgili icra dairelerine yazılar yazılarak icranın devam edip etmediği konusunda cevap istenmiştir. Bulguda geçen bir kişiye ait vergi borcu say2000i sistemine kaydedilmiş ancak borç kapatılmasına rağmen sistemsel hata nedeniyle kayıtlardan çıkarılamamıştır. 2018 yılı itibariyle yeni sistemden işlem yapılarak kayıtlardan çıkarılmıştır. Bir diğer bulgu olan firmanın hakediş alacağının bulunmaması ile ilgili olarak da söz konusu firmanın iflası, sözleşmesinin feshi veya icrasının kaldırıldığına dair Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na herhangi bir belge gelmediği için kayıtlarda izlenmeye devam edilmiştir. 2018 yılı itibariyle de ilgili birime ve icra dairesine yazı yazılarak bilgi istenmiştir. Gelen cevaba göre ilgili firmanın üniversitemizden herhangi bir hak ve alacağının olmadığından dolayı icra dosyası kapatılmıştır. 2018 yılından itibaren 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabının takibine özen gösterilecektir.” Denilmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 39 Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda yer verilen tespitlere katılmakta olup bulgudan sonra hesapta kayıtlı tutarlarla ilgili bir dizi çalışma gerçekleştirmiş ve 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabının takibine özen gösterileceğini ifade etmiştir. Ancak bulguda da belirtildiği üzere denetim yılına esas bilançonun dipnotlar kısmında yer alan 948 ile 949 Hesaplarında toplamda 1.226.215,99 TL tutarında fazlalık bulunmakta olup dipnotlardaki tutar gerçeği yansıtmamaktadır. BULGU 4: Ödenen Yükümlülüklerin Taahhüt Hesaplarında Eksik Gösterilmesi Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 92 Taahhüt Hesaplarını açıklayan 471’inci maddesinde; “(1) Bu hesap grubu, yılı için geçerli sözleşmeler ile ertesi malî yıl veya yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleşmelere dayanılarak girişilen taahhütler, mevzuatı gereğince bu tutarlara ilave edilen taahhütler ile bunlardan yerine getirilenler veya feshedilenlerle… İzlenmesi için kullanılır.
(2) Taahhüt hesapları, niteliklerine göre bu hesap grubu içinde açılacak aşağıdaki hesaplardan oluşur; 920- Gider Taahhütleri Hesabı 921- Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabı …” Denilmektedir. Yine Yönetmeliğin 472’nci maddesinde muhasebe birimince ihale sözleşmelerinde yer alan taahhüt tutarlarının, taahhüt kartlarına yazılacağı ve gider taahhütleri hesabına kaydedileceği, söz konusu sözleşmelerin kanuni nedenlerle veya yargı kararıyla değişmesi durumunda ya da fiyat farkı hesaplanması, hakediş ödemesi gibi durumlarda hem ilgili taahhüt kartlarına hem de ilgili hesaba gerekli kayıtların yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Adı geçen Yönetmeliğin 474’üncü maddesinde ise 920 Gider Taahhütleri Hesabının işleyişi anlatılmıştır. Buna göre; -Girişilen taahhüt tutarları ile bunlara ilave edilen her türlü taahhüt artışı 920 Gider Taahhütleri Hesabına borç, 921-Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabına alacak,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 40 -Girişilen taahhüdün yerine getirilmesi nedeniyle sözleşme fiyatları üzerinden hesaplanan hakediş tutarları 920 Gider Taahhütleri Hesabına alacak, 921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabına borç, -Herhangi bir nedenle feshedilen taahhüt tutarları sözleşme fiyatları üzerinden 920 Gider Taahhütleri Hesabına alacak, 921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabına borç kaydedilir. Yapılan incelemede 2017 yılında tamamlanan işlerin toplam tutarı 4.421.689,45 TL olmasına rağmen muhasebe verileri üzerinden yapılan incelemede yalnızca 3.136.629,39 TL tutarında taahhüdün düşüm kaydının yapıldığı görülmüştür. Kamu idaresinin yıl içerisinde ve yıllara yaygın yer alan yüklenmelerinin muhasebe sisteminde takibine ve denetimine olanak veren hesaplar ilgili taahhüt hesapları olup bu hesapların düzenli şekilde kullanılması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, yıl içerisinde ve yıllara yaygın olarak yer alan yükümlülüklerin muhasebe kayıtlarında takibinin yapıldığı 920 Gider Taahhütleri Hesabının takibi düzenli ve güncel verileri yansıtacak bir şekilde yapılacaktır.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda tespit edilen hususlara iştirak etmekte olup taahhüt hesaplarının takibinin yapılacağını ifade etmiştir. İdarenin yıl içerisinde gerçekleşen ve ertesi yıla geçen yüklenmelerinin muhasebe sisteminde takibine ve denetimine olanak veren hesaplar ilgili taahhüt hesapları olup bu hesaplar düzenli kullanılmadığı sürece; Kurumun devam eden taahhütlerinin olduğu, bu taahhütlerin hangi yıllarda tamamlanacağı bilgisi edinilemediği gibi sonraki yıllar bütçelerinin hazırlanması aşamasında muhasebe sisteminden yararlanılamamakta, ayrıca denetim de güçleşmektedir. BULGU 5: Süresi Dolan veya Teminat Konusu İş Tamamlandığı Halde İade Edilmeyen Teminat Mektuplarının Hesaplarda Tutulmaya Devam Edilmesi Gümüşhane Üniversitesi muhasebe birimince teminat mektupları ile ilgili gerekli yazışmaların yapılmadığı, teminat mektuplarını saklayan daire başkanlığının da muhasebeye herhangi bir bildirimde bulunmadığı, bu nedenle nazım hesaplarda bekletilen ve süresi dolan teminat mektupları olduğu tespit edilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 41 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 13’üncü maddesinde kesin teminat ve ek kesin teminatların iadesine ilişkin yapılacak işlemler açıklanmıştır. Kamu İhale Genel Tebliği’nde ise Kanun’un bu maddesindeki işlemler açıklanarak, süresi dolan teminat mektupları hakkında yapılacak işlemlerin yanı sıra, teminatların süresi dolmadan idarelerce alınacak önlemler sıralamıştır. Buna göre; İdarelerce Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından sosyal güvenlik borcu bulunmadığına ilişkin yazıların geç verilmesi sebebiyle kesin teminat mektuplarının geçerlik süresinin dolmasına meydan verilmeksizin işlemlerin tekemmül ettirilmesini teminen, 4735 sayılı Kanun’un 13’üncü maddesinin ikinci fıkrası gereğince, yükleniciler tarafından yapım işlerinde kesin kabul tarihine, diğer işlerde kabul tarihine veya varsa garanti süresinin bitimine kadar SGK’den ilişiksiz belgesi getirilmemesi halinde kesin teminatların paraya çevrilerek borçlarına mahsup edilmesi, varsa kalanın yükleniciye geri verilmesi, kesin teminatların paraya çevrilmesi esnasında yüklenicinin SGK’ye olan borcunun miktarının bilinememesi halinde, Sosyal Güvenlik Kurumu Prim ve İdari Para Cezası Borçlarının Hakedişlerden Mahsubu, Ödenmesi ve İlişiksizlik Belgesinin Aranması Hakkında Yönetmelik’in “Kesin Teminatın İadesi” başlıklı 7’nci maddesi gereğince işlem tesis edilerek yüklenicinin tespit edilecek borcunun SGK’nin ilgili biriminin hesabına yatırılması ve varsa kalanın yükleniciye geri verilmesi gerekmektedir. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Teminat Mektupları Hesabına ilişkin işlemlerin açıklandığı 458’inci maddesinin 3’üncü fıkrası gereğince de; teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgelerin muhasebe birimlerinde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığının, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimlerince takip edilmesi ve her malî yılsonunda teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler hakkında ilgili idareden bilgi alınarak söz konusu mektup ve belgelerin ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilmesi ya da ertesi malî yıla devredilmesi gerekir. Uzun zamandır muhasebe kayıtlarında bekletilen teminat mektupları ile ilgili olarak tarafımızca yapılan çalışma neticesinde; aynı firmaya ait 4.200 TL tutarındaki teminat mektubunun mükerrer kaydedildiği ve halen muhasebe sisteminde gözüktüğü, bunun dışında 910 ve 911 Hesaplarında kayıtlı 2.493.200 TL’lik teminat mektubunun süresinin dolduğu ancak 2017 yılına ait mali tablolara yansıdığı anlaşılmıştır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 42 Netice olarak idarelerin yapım işleri ve bu işler dışındaki işlerden dolayı aldıkları teminat mektuplarının süresini takip etmeleri, yukarıda sayılan mevzuat hükümlerine göre işlem tesis ederek bu teminatları hesaplarda bekletmemeleri gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Üniversitemizce bulguda belirtilen hususlara iştirak edilmekte olup, Teminat Mektupları ile ilgili olarak 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 13 ve 14. maddesinde yer alan hükümler çerçevesinde işlem yapılmakta ancak tamamlanan işlerde ilişiksiz belgesinin geç gelmesi, süresi dolanlarla ilgili olarak da bazen süre uzatımı yapılmakta ve süre uzatımı belgeleri muhasebe birimine geç gönderilmekte olduğundan ayrıca kayda alınış sırasında düzenlenen alındı belgelerinin muhasebe birimine gönderilmemesi nedeniyle teminat mektuplarının iade işlemi kısa sürede yapılamamaktadır. Ayrıca bulguda yer alan mükerrer kayıt için 2018 yılı itibariyle düzeltme işlemi yapılmış, teminat hesaplarının daha sağlıklı bir şekilde takip edilmesi ve kısa sürede işlem yapılabilmesi için konuyla ilgili birimlerimize yazı yazılmıştır.” Denilmektedir. Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda yer verilen tespitlere katıldığını ve mükerrer teminat mektubu kaydının düzeltildiğini, ilgili birimlere konu ile ilgili yazılı duyuru yapıldığını ifade etmişse de bu işlemlerle ilgili herhangi bir belge cevaba eklenmemiştir. Neticede 2017 Yılı İdare Bilançosunun dipnotlarında 910 ve 911 Hesaplarına ait 2.493.200 TL’lik teminat mektubunun süresinin dolduğu tespit edildiğinden dipnot bilgilerinin güvenilir olmadığı değerlendirilmektedir. BULGU 6: Personel Ödemelerine Esas Verilerin Tahakkuk Birimine Zamanında Gönderilmemesi Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının niteliğine ilişkin hükümler ihtiva eden 82’inci maddesinde; “(1) Kişilerden alacaklar hesabı, kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların izlenmesi için kullanılır.” Denilmektedir. Mevzuatta açıkça belirtildiği üzere idareler alacaklarını bu hesap aracılığıyla mali tablo

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 43 kullanıcılarına sunacaklardır. 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı incelendiğinde 47.221,01 TL tutarında içeriği itibariyle geliştirme güçlüğü, idari görev, akademik teşvik, aile yardımı ödenekleri, fazla çalışma ve ek ders ödemelerinden oluşan çok sayıda fazla ödemeden dolayı hesaba borç kaydı yapıldığı görülmektedir. Sehven yapılan ve kişi borcuna alınan ödemelerin tahsilatı her ne kadar fark edildiği an gerçekleştiriliyor olsa da özellikle Aralık ayında gerçekleştirilen fazla ödemelerin tahsilatının bir sonraki mali yılda gerçekleşmesi ihtimali nedeniyle, bu hususta gerekli kontrol mekanizmalarının kurulması gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Maliye Bakanlığı tarafından bütçe giderleri ve yılsonu işlemleri ile ilgili yayımlanan 2017 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinde (sıra no:8) Personel Giderleri ve Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri ekonomik kodlarına yapılacak ödemelerin 2018 yılına kesinlikle borç bırakılmayacağı belirtilmektedir. Bu kapsamda üniversitemiz Aralık ayında tahakkuk eden personel giderleri (ek ders, fazla mesai vb.) genelge hükümleri gereğince Aralık ayı içerisinde ödenmiştir. Daha sonradan personellerin görevlendirme, yıllık izin, istifa, ücretsiz izine ayrılma vb. sebeplerden dolayı fazla ödendiği tespit edilen tutarların tahsil aşaması ertesi yıla sarkmakta olup 140 kişilerden alacak hesabının daha sağlıklı takip edilebilmesi için gerekli bilgilendirmeler yapılacaktır.” Sonuç olarak denetimler sırasında 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına Aralık ayında oldukça fazla kayıt yapılması dikkat çekmiş ve kayda esas verileri maaş, ödenek ve ek derslerden personele fazla ödenen tutarların oluşturduğu görülmüştür. Konu araştırıldığında tahakkuk işlemlerini yürüten birime, personel tarafından ilgili belgelerin zamanında teslim edilmemesi nedeniyle güncel olmayan verilerle hesaplama yapılmasının ve ödemelerin buna göre gerçekleşmesinin fazla ödeme yapılmasına yol açtığı anlaşılmıştır. Kamu İdaresi her ne kadar 140 Kişilerden Alacaklar Hesabının daha sağlıklı takip edilmesi için gerekli bilgilendirmeleri yapacağını ifade etmişse de sorun 140 Hesabının daha sağlıklı takibi olmayıp güncel bilgi ve belgelerin tahakkuk birimine zamanında ulaştırılmamasıdır. Dolayısıyla İdarenin bu husustaki kontrol zafiyetini giderecek önlemler alması gerekmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 44 8. EKLER EK 1: KAMU İDARESİ MALİ TABLOLARI Kamu İdaresi tarafından Sayıştay Başkanlığına resmi olarak gönderilen 2017 Mali Yılına ait 05.03.2018 tarihli faaliyet sonuçları tablosu ile bilançonun incelenmesi neticesinde tespit edilen hatalar nedeniyle (Dönem sonu faaliyet sonucunun bilançoya yansıtılmaması, bilançonun aktif ve pasif toplamlarının eşit olmaması gibi hatalar), denetim raporuna kadar muhtelif tarihlerde İdareden mali tablolar yeniden alınmış ve her seferinde tablolardaki hesapların ve rakamların değiştiği görülmüştür. İdareden en son 18.04.2018 tarihinde alınan tablolarda bilançonun aktif ve pasif tarafının birbirine eşit olduğu görülmekle birlikte, daha önceki faaliyet sonuçları tablolarında gelir fazlası veren kurumun bu defa faaliyet giderlerinin gelirlerden fazla olduğu, dolayısıyla dönemi olumsuz faaliyet sonucu ile tamamladığı anlaşılmış, İdareyle yapılan görüşmelerde dönem sonunu olumsuz olarak kapatmalarının imkânsız olduğundan bahisle Maliye Bakanlığı ile iletişim halinde olunduğu ve düzeltme talebinde bulunulduğu bilgisi edinilmiş ve cevaplanmak üzere İdareye gönderilen denetim raporu son ana kadar bekletilmiştir. Bu arada dönem sonu işlemlerini denetlemek amacıyla birleştirilmiş veriler defteri Kamu İdaresinden istenmiş, ancak yeni muhasebe sisteminden bu defter alınamadığı gibi yevmiye defteri de temin edilememiş, Maliye Bakanlığının Başkanlığımıza verileri verememesi de dönem sonu işlemlerinin kontrolüne imkan tanımamıştır. Dönem sonu işlemlerinin denetlenememesi denetim raporunda bulgu konusu yapılmış olup rapor Kamu İdaresine gönderildikten sonra, Maliye Bakanlığından İdarenin Aralık ayı yevmiye defteri tarafımızca temin edilmiş ve dönem sonu işlemleri ancak kontrol edilebilmiştir. Söz konusu muhasebe kayıtlarının İdare tarafından tarafımıza gönderilen 18.04.2018 tarihli bilanço ve faaliyet sonuçları tablosundaki hesapları ve tutarları desteklediği anlaşılmış ve denetim görüşü bu tablolara verilmiştir. Aşağıda Sayıştay Başkanlığına 09.03.2018 tarihinde gelen ve Kamu İdaresi Hesabı eklerinden olan 05.03.2018 tarihli bilanço ile aynı tarihli faaliyet sonuçları tablosu ve denetim görüşü verilen 18.04.2018 tarihli mali tablolar yer almaktadır. İlk gelen tablolar ile denetim görüşü verilen tablolar arasında hem genel toplamlar hem de özellikle Duran Varlıklar Hesap Grubunda yer alan 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı, Öz Kaynaklar Hesap Grubunda yer alan 500 Net Değer Hesabı, 570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı ve 630 Giderler Hesabı kalemlerinde kayıtlı tutarlarda dikkat çekici değişimler

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 45 olduğu, ilk mali tablolarda olumlu faaliyet sonucu elde eden İdarenin bu sonuca ait rakamının bilançoya yansımadığı, görüş verilen tabloda ise olumsuz faaliyet sonucunun bilançoda yer aldığı, olumsuz faaliyet sonucunun büyük kısmının 251 ve 252 Hesaplarında kayıtlı varlıklara yüzde yüz amortisman ayrılmasından kaynaklandığı, ayrıca özel bütçeli kamu kurumlarında kullanılmaması gereken 511 Hesabı ve bu hesabın bakiyesinin 519 Hesabının görüş verilen tablolara yansıtıldığı görülmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 46 TABLO 1.12 BİLANÇO (05/03/2018) Kurum Kodu: 38.90 Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ
AKTİF HESAPLAR N Yılı 2017 PASİF HESAPLAR N Yılı 2017 1 DÖNEN VARLIKLAR 40.188.866,31 3 KISA VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 1.171.431,89 10 HAZIR DEĞERLER 2.288.003,19 32 FAALİYET BORÇLARI 93.289,93 102 Banka Hesabı 2.069.113,39 320 Bütçe Emanetleri Hesabı 93.289,93 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı -1,42 33 EMANET YABANCI KAYNAKLAR 269.645,99 104 Proje Özel Hesabı 152.231,45 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 119.466,81 105 Döviz Hesabı 66.368,05 333 Emanetler Hesabı 150.179,18 109 Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabi 291,72
12 FAALİYET ALACAKLARI 33.875.391,97 36 ÖDENECEK DİĞER YÜKÜMLÜLÜKLER 796.535,54 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 33.647.299,96 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı 771.643,51 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı 26.467,63 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı 24.892,03 126 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 201.624,38 37 BORÇ VE GİDER KARŞILIKLARI 11.960,43 14 DİĞER ALACAKLAR 265.215,72 372 Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı 11.960,43 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı 265.215,72 4 UZUN VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 2.964.167,97 15 STOKLAR 1.400.288,53 43 DİĞER BORÇLAR 176.933,99 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı 1.400.288,53 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 176.933,99 16 ÖN ÖDEMELER 2.359.966,90 47 BORÇ VE GİDER KARŞILIKLARI 2.726.948,74 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı 2.359.966,90 472 Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı 2.726.948,74 2 DURAN VARLIKLAR 634.608.053,27 48 GELECEK YILLARA AİT GELİRLER VE GİDER TAHAKKUKLARI 60.285,24 22 FAALİYET ALACAKLARI 38.731,64 480 Gelecek Yıllara Ait Gelirler Hesabı 60.285,24 226 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 38.731,64 5 ÖZ KAYNAKLAR 656.707.106,95 24 MALİ DURAN VARLIKLAR 0,00 50 NET DEĞER 537.060.031,36 242 Döner Sermayeli Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabı 100.000,00 500 Net Değer Hesabı 537.060.031,36 247 Sermaye Taahhütleri Hesabi (-) -100.000,00 57 GEÇMİŞYILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI 119.647.075,59 25 MADDİ DURAN VARLIKLAR 634.436.916,05 570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı 119.647.075,59 250 Arazi ve Arsalar Hesabı 454.888.208,36
251 Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı 22.229.606,89

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 47 252 Binalar Hesabı 110.657.929,67
253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı 10.983.747
254 Taşıtlar Hesabı 2.375.526,96
255 Demirbaşlar Hesabı 22.539.280,03
257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -36.064.545,57
258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı 46.827.162,71
26 MADDİ OLMAYAN DURAN VARLIKLAR 132.197,51
260 Haklar Hesabı 441.985,47
268 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -309.787,96
29 DİĞER DURAN VARLIKLAR 208,07
294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı 251.056,77
299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -250.848,70
AKTİF TOPLAMI 674.796.919,58 PASİF TOPLAMI 660.842.706,81 Bilanço Dipnotları 910 Teminat Mektupları Hesabı 6.643.241,86 911 Teminat Mektupları Emanetleri Hesabı 6.643.241,86 920 Gider Taahhütleri Hesabı 25.067.084,84 921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabı 25.067.084,84 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabı 1.589.060,56 949 Başka Birimler Adına İzlenen Alacak Emanetleri Hesabı 1.589.060,56
962 Bilimsel Projeler Hesabı 506.379,77 963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabı 506.379,77 990 Kiraya Verilen, İrtifak Hakkı Tesis Edilen Maddi Duran 70.443.869,38
Varlıkların Kayıtlı Değeri
998 Diğer Nazım Hesaplar Hesabı 4.678.062,66 999 Diğer Nazım Hesaplar Karşılığı Hesabı 75.121.932,04

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 48 TABLO 1.13 FAALİYET SONUÇLARI TABLOSU (05/03/2018) Kurum Kodu: 38.90 Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ YILI: 2017 Ekonomik Kodlar GİDERİN TÜRÜ Cari Yıl (N) Ekonomik Kodlar GELİRİN TÜRÜ Cari Yıl (N) 630 GİDERLER HESABI 98.891.461,60 600 GELİRLER HESABI 112.927.832,78 630 01 Personel Giderleri 56.452.576,41 600 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 9.189.400,28 630 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 6.620.062,54 600 04 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Özel Gelirler 98.080.795,58 630 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 21.469.087,49 600 05 Diğer Gelirler 5.842.457,44 630 05 Cari Transferler 1.446.745,71 600 11 Değer ve Miktar Değişimleri Gelirleri 52.367,76 630 11 Değer ve Miktar Değişimleri Giderleri 39.578,73
630 12 Gelirlerin Ret ve İadesinden Kaynaklanan Giderler 48.249,85
630 13 Amortisman Giderleri 85.573,60 610 İNDİRİM, İADE VE ISKONTOLAR HESABI 82.158,41 630 14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri 1.929.758,62 610 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 82.158,41 630 20 Silinen Alacaklardan Kaynaklanan Giderler 2.917,54
630 30 Proje Kapsamında Yapılan Cari Giderler 38.743,73 NET GELİR TOPLAMI: 112.845.674,37 630 99 Diğer Giderler 10.758.167,38 GİDERLER TOPLAMI (A) 98.891.461,60
GELİRLER TOPLAMI (B) 112.927.832,78
İNDİRİM, İADE, İSKONTO TOPLAMI (C ) 82.158,41 NET GELİR ( D=B-C) 112.845.674,37 FAALİYET SONUCU: (D-A) 13.954.212,77

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 49 TABLO 1.12 BİLANÇO (18/04/2018) Kurum Kodu: 38.90 Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ
AKTİF HESAPLAR N Yılı 2017 PASİF HESAPLAR N Yılı 2017 1 DÖNEN VARLIKLAR 40.056.489,27 3 KISA VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 1.171.433,31 10 HAZIR DEĞERLER 2.288.004,61 32 FAALİYET BORÇLARI 93.289,93 102 Banka Hesabı 2.069.113,39 320 Bütçe Emanetleri Hesabı 93.289,93 104 Proje Özel Hesabı 152.231,45 33 EMANET YABANCI KAYNAKLAR 269.647,41 105 Döviz Hesabı 66.368,05 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 119.466,81 109 Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabı 291,72 333 Emanetler Hesabı 150.180,60 12 FAALİYET ALACAKLARI 33.875.391,97 36 ÖDENECEK DİĞER YÜKÜMLÜLÜKLER 796.535,54 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 33.647.299,96 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı 771.643,51 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabı 26.467,63 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı 24.892,03 126 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 201.624,38 37 BORÇ VE GİDER KARŞILIKLARI 11.960,43 14 DİĞER ALACAKLAR 265.215,72 372 Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı 11.960,43 140 Kişilerden Alacaklar Hesabı 265.215,72 4 UZUN VADELİ YABANCI KAYNAKLAR 2.964.167,97 15 STOKLAR 1.267.910,07 43 DİĞER BORÇLAR 176.933,99 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı 1.267.910,07 430 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı 176.933,99 16 ÖN ÖDEMELER 2.359.966,90 47 BORÇ VE GİDER KARŞILIKLARI 2.726.948,74 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı 2.359.966,90 472 Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı 2.726.948,74 2 DURAN VARLIKLAR 504.616.065,40 48 GELECEK YILLARA AİT GELİRLER VE GİDER TAHAKKUKLARI 60.285,24 22 FAALİYET ALACAKLARI 38.731,64 480 Gelecek Yıllara Ait Gelirler Hesabı 60.285,24 226 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı 38.731,64 5 ÖZ KAYNAKLAR 540.536.953,39 24 MALİ DURAN VARLIKLAR 956,27 50 NET DEĞER 562.253.092,46 242 Döner Sermayeli Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler Hesabı 100.000,00 500 Net Değer Hesabı 562.253.092,46 247 Sermaye Taahhütleri Hesabi (-) -100.000,00 51 DEĞER HAREKETLERİ 5.300.548,93 25 MADDİ DURAN VARLIKLAR 504.577.333,76 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı 5.300.548,93 250 Arazi ve Arsalar Hesabı 454.888.208,36 57 GEÇMİŞ YILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI 94.454.014,49 251 Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı 22.229.606,89 570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı 94.454.014,49 252 Binalar Hesabı 110.657.929,67 59 DÖNEM FAALİYET SONUÇLARI -121.470.702,49

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 50 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı 10.999.055,14 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı -121.470.702,49
254 Taşıtlar Hesabı 2.375.526,96
255 Demirbaşlar Hesabı 22.599.382,58
257 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -165.999.538,55
258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabı 46.827.162,71
26 MADDİ OLMAYAN DURAN VARLIKLAR 0,00
260 Haklar Hesabı 441.985,47
268 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -441.985,47
29 DİĞER DURAN VARLIKLAR 0,00
294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı 251.056,77
299 Birikmiş Amortismanlar Hesabı (-) -251.056,77
AKTİF TOPLAMI 544.672.554,67 PASİF TOPLAMI 544.672.554,67 Bilanço Dipnotları 910 Teminat Mektupları Hesabı 6.643.241,86 911 Teminat Mektupları Emanetleri Hesabı 6.643.241,86 920 Gider Taahhütleri Hesabı 25.067.084,84 921 Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabı 25.067.084,84 948 Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Hesabı 1.589.060,56 949 Başka Birimler Adına İzlenen Alacak Emanetleri Hesabı 1.589.060,56
962 Bilimsel Projeler Hesabı 506.379,77 963 Bilimsel Projeler Karşılığı Hesabı 506.379,77 998 Diğer Nazım Hesaplar Hesabı 4.678.062,66 999 Diğer Nazım Hesaplar Karşılığı Hesabı 4.678.062,66

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 51 TABLO 1.13 FAALİYET SONUÇLARI TABLOSU (18/04/2018) Kurum Kodu: 38.90 Adı: GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ YILI: 2017 Ekonomik Kodlar GİDERİN TÜRÜ Cari Yıl (N) Ekonomik Kodlar GELİRİN TÜRÜ Cari Yıl (N) 630 GİDERLER HESABI 234.553.565,14 600 GELİRLER HESABI 113.165.021,06 630 01 Personel Giderleri 56.452.576,41 600 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 7.972.940,14 630 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 6.620.062,54 600 04 Alınan Bağış ve Yardımlar ile Özel Gelirler 98.080.795,58 630 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 21.469.087,49 600 05 Diğer Gelirler 5.842.457,44 630 05 Cari Transferler 1.446.745,71 600 11 Değer ve Miktar Değişimleri Gelirleri 52.367,76 630 11 Değer ve Miktar Değişimleri Giderleri 39.578,73
630 12 Gelirlerin Ret ve İadesinden Kaynaklanan Giderler 48.249,85
630 13 Amortisman Giderleri 134.261.293,81 610 İNDİRİM, İADE VE ISKONTOLAR HESABI 82.158,41 630 14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri 2.062.137,08 610 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 82.158,41 630 20 Silinen Alacaklardan Kaynaklanan Giderler 2.917,54
630 30 Proje Kapsamında Yapılan Cari Giderler 38.743,73 NET GELİR TOPLAMI: 113.082.862,65 630 99 Diğer Giderler 12.112.172,25 GİDERLER TOPLAMI (A) 234.553.565,14
GELİRLER TOPLAMI (B) 113.165.021,06
İNDİRİM, İADE, İSKONTO TOPLAMI (C ) 82.158,41 NET GELİR ( D=B-C) 113.082.862,65 FAALİYET SONUCU: (D-A) - 121.470.702,49

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Düzenlilik Denetim Raporu 52

GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ 2017 YILI SAYIŞTAY PERFORMANS DENETİM RAPORU

İÇİNDEKİLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 53
2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU ............................................. 54
3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU ............................................................................................................ 54
4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI ........................................................ 54
5. GENEL DEĞERLENDİRME ................................................................................................................... 56
6. DENETİM BULGULARI .......................................................................................................................... 58

TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1: Stratejik Planla Performans Programında Bulunan Göstergelerin Karşılaştırılması Sayfa 59 Tablo 2.1: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (1) Sayfa 62 Tablo 2.2: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (2) Sayfa 62 Tablo 2.3: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (3) Sayfa 63 Tablo 2.4: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (4) Sayfa 64 Tablo 2.5: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (5) Sayfa 64 Tablo 2.6: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (6) Sayfa 65 Tablo 2.7: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (7) Sayfa 65 Tablo 3: İyi Tanımlanma Kriterini Sağlamayan Hedef ve Göstergeler Sayfa 70 Tablo 4: Performans Hedefleri ve Göstergelerden Gerçekleşme Durumu ile Meydana Gelen Sapmaların Uygun Bulunmadığı Hedef ve Göstergeler Sayfa 72

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 53

1. ÖZET Bu rapor, Gümüşhane Üniversitesinin performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanun’un 36’ncı maddesi uyarınca, Sayıştay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Gümüşhane Üniversitesinin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aşağıdakiler denetlenmiştir:  2013–2017 dönemine ait Stratejik Plan,  2017 yılı Performans Programı,  2017 yılı İdare Faaliyet Raporu,  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri. Gümüşhane Üniversitesi 2017 yılı performans denetimi kapsamında yapılan denetim sonucunda; Performans Programında yer alan bazı göstergelerin performans hedefiyle ilgili olmadığı, Performans Programındaki bazı göstergelerin Stratejik Planla uyumlu olmadığı, Performans Programında yer alan bazı göstergelerin iyi tanımlanma kriterini sağlamadığı, Faaliyet Raporunda bazı performans göstergelerine ilişkin sapmalara yönelik açıklamaların geçerlilik/ikna edicilik kriterine uygun olmadığı, Tespit edilmiştir. Buna karşılık Gümüşhane Üniversitesinin Stratejik Plan, Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporunun mevcut olduğu, mevzuatta belirlenen süreler içinde hazırlandığı ve gerekli sunum kriterlerini karşıladığı görülmüş olup Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunun hazırlık ve uygulama süreçlerinin mevzuatın öngördüğü doğrultuda katılımcı yöntemlerle sürdürülmesi, sorumlu personelin süreçle ilgili bilgilendirilmesi ve eğitilmesinin,

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 54 sürecin daha sağlıklı işlemesine ve sürdürülmesine katkı sağlayacağı değerlendirilmektedir. 2. DENETLENEN KAMU İDARESİ YÖNETİMİNİN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve İdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına ilişkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmış olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin sistemlerin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine ilişkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, genel kabul görmüş uluslararası denetim standartları ve Sayıştay ikincil mevzuatıdır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 55 Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleştirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluşturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleştirilir. Bu çerçevede, Gümüşhane Üniversitesinin yayımladığı 2013-2017 dönemine ait Stratejik Plan, 2017 yılı Performans Programı ve 2017 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 56 5. GENEL DEĞERLENDİRME 2013-2017 dönemine ait Stratejik Plan, 2017 yılı Performans Programı ve 2017 yılı İdare Faaliyet Raporu incelenerek, faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiştir. Yapılan denetim sonucunda Gümüşhane Üniversitesinin 2013-2017 dönemine ait Stratejik Planının zamanında hazırlanarak yayımlandığı görülmüştür. 2017 yılında üst yönetici değişikliği olmuş, yeni üst yönetici tarafından hazırlanacak Stratejik Plan önceki Stratejik Planın son uygulama yılının içerisinde bulunulması nedeniyle 2018 yılına ertelenmiştir. Gümüşhane Üniversitesinin misyon ve vizyonunu gerçekleştirmek üzere belirlediği 6 adet stratejik amacı, bu amaçların altında 15 adet stratejik hedefi ve bu hedeflere yönelik 50 adet performans göstergesi bulunmaktadır. Üniversite, stratejik planını hazırlarken amaçlarını üst politika belgelerine uygun şekilde belirlemiş ve hedeflerini de bu amaçları gerçekleştirecek şekilde tespit etmiştir. Stratejik Plana ilişkin yapılan incelemelerde 2 adet performans göstergesinin hedefle ilgili olmadığı tespit edilmiştir. Ayrıca ilgili ve ölçülebilir olduğu tespit edilen hedef ve göstergelerden 4 adet göstergenin iyi tanımlanmadığı düşünülmektedir. İlgililik kriterine uymayan, ölçülebilir olmayan ve iyi tanımlanmamış hedef ve göstergelere ilişkin denetim bulgularına 2016 Performans Denetim Raporu 1’inci ve 2’inci maddelerinde yer verilmiş olup, 2017 yılının Stratejik Planın son uygulama yılı olması nedeniyle faaliyet sonuçları hakkında genel bir değerlendirme yapılacaktır. Üniversite, Stratejik Planının ilk uygulama yılı olan 2013’te toplamda 34 adet gösterge belirlemiş, bunlardan yalnızca 3 göstergede hedefe ulaşılamamıştır. 2014 yılında gösterge sayısı bir azaltılarak 33 olarak belirlenmiş olup bu göstergelerden 17’sindeki gerçekleşme hedefin altında kalmıştır. 2015 yılında 37 göstergeden 20’sinin, 2016 yılında 61 göstergeden 30’unun ve 2017 yılında 21 göstergeden 5’inin gerçekleşme durumlarının hedeflenen seviyeye ulaşamadığı görülmüştür. Her ne kadar beş yılın değerlendirmesinde büyük ölçüde hedeflenen rakamlara ulaşıldığı görülmekte idiyse de Stratejik Planda belirlenen 50 göstergenin sayı olarak her yıl dalgalanma gösterdiği görülmektedir. Ayrıca 2013-2017 Stratejik Planında beş yıllık dönem için planlanan bütçe hedefleri 2013, 2014, 2015, 2016 ve 2017 yılları itibariyle sırasıyla 67.551,000 TL, 74.494,000 TL, 80.531,000 TL, 84.557,550 TL, 88.785,428 TL’dir. Gerçekleşen bütçe giderleri toplamları ise yine sırasıyla 66.848.355,37 TL, 74.982.709,68 TL, 86.092.289,05 TL, 112.190.818,18 TL, 99.339.466,45 TL’dir. Buna göre 2013-2017 yılları boyunca hedeflenenin üzerinde bir kaynak kullanılarak faaliyetlerin büyük oranda

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 57 gerçekleştirildiği görülmektedir. Ancak yapılan bu tespit tümüyle denetçi çalışması olup Kamu İdaresine ait 2018-2022 yılları Stratejik Planda bir önceki Stratejik Planda yer alan ve gerçekleştirilmesi planlanan faaliyetlere ilişkin bütçe tahmini ve gerçekleşmelerinin beş yılı kapsayacak şekilde genel bir değerlendirilmesinin yapılmadığı görülmüştür. Gümüşhane Üniversitesi 2017 yılı Performans Programı değerlendirildiğinde, belgenin zamanında ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yayımlandığı görülmüştür. 2017 yılı için kurumun 11 adet performans hedefi ve 21 adet performans göstergesi bulunmaktadır. Yapılan denetim sonucunda Performans Programında yer alan hedeflere ait göstergelerin Stratejik Planda belirlenen göstergelerle uyumlu olmadığı tespit edilmiştir. Hedef ve göstergelere ilişkin açıklamalar denetim bulgularında yer almaktadır. Gümüşhane Üniversitesinin 2017 yılı Faaliyet Raporu değerlendirildiğinde, Üniversitenin Performans Programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin tamamının gerçekleşme durumu raporlanmıştır. Tutarlı olarak raporlanan hedef ve gösterge gerçekleşmelerinin, kurumun son ölçüm kaynakları ile doğrulanabilir olduğu görülmüştür. Faaliyet raporunun yasal süreler içinde yayımlandığı ancak bazı kriterleri sağlamadığı değerlendirilmiştir. Zira Üniversite, tutarlı ve doğrulanabilir olduğu değerlendirilen hedeflerden 2 adedine ilişkin gerçekleşmede meydana gelen sapma hakkında faaliyet raporunda geçerli ve ikna edici gerekçeler sunmamıştır. Bu hususta yapılan değerlendirmelere de denetim bulgularında yer verilmiştir. Üniversitenin faaliyet sonuçları değerlendirildiğinde; raporlara ilişkin verilerin takibini sağlayacak veri kayıt sisteminin mevcut olduğu görülmüştür. Performans denetimi yukarıda sayılan üç belge üzerinden kamu idaresinin raporlama gerekliliklerine uyumunun değerlendirilmesi, bu belgelerde sunulan performans bilgisinin değerlendirilmesi ve performans bilgisinin üretilmesi için kullanılan veri kayıt sistemlerinin değerlendirilmesi yoluyla gerçekleştirilmiştir. Her ne kadar veri kayıt sistemleri üzerindeki inceleme, performans bilgisinin doğruluğunu test etmek amacıyla gerçekleştirilse de, güvenilir veri kayıt sistemlerinin mevcudiyeti raporlanan verilerdeki hata olasılığını ortadan kaldırmamakta ve bu nedenle veri kayıt sistemleri hakkındaki olumlu değerlendirme, Gümüşhane Üniversitesinin faaliyet raporunda sunduğu performans bilgisinin doğruluğu hakkında mutlak güvence sağlamamaktadır.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 58 6. DENETİM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir. B. Performans Programının Değerlendirilmesi BULGU 1: Performans Programındaki Bazı Göstergelerin Stratejik Planla Uyumlu Olmaması Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 16’ncı maddesinde, “Performans programları, Stratejik Planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturur. Kamu idareleri performans programlarını Stratejik Planlarına uygun olarak Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde hazırlar.” Denilmektedir. Mezkûr Yönetmelik’in 17’nci maddesinde ise, “Performans göstergeleri Stratejik Planlarda yer alır.” Hükmü mevcuttur. Bu hükümler çerçevesinde Stratejik Planla Performans Programında yer alan göstergelerin farklı olmasının performans esaslı bütçelemenin mantığına aykırı olduğu anlaşılmaktadır. Yukarıda anılan maddede de belirtildiği üzere, Performans Programı 5 yıl için hazırlanmış olan Stratejik Planın yıllık uygulamasıdır. Bu nedenle, Stratejik Planda yer alan göstergelerle Performans Programında yer alan göstergelerin birbirine uyumlu olması gerekmektedir. Ayrıca, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bütçelerin Stratejik Planlarda yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflere uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlanması öngörülmüştür. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik'in 4’üncü maddesinde; kamu idarelerinin performans programı hazırlıklarında Kalkınma Planı, Hükümet Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Yıllık Program ile Stratejik Planların esas alınması gerektiği belirtilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 59 Bu itibarla, Stratejik Plan ve bütçe ilişkisini sağlayan performans programları Stratejik Planlarda yer alan amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmalıdır. Kamu İdaresine ait 2017 Performans Programında yer alan ve Stratejik Planla uyumlu olmadığı tespit edilen göstergeler aşağıda yer almaktadır. Tablo 1: Stratejik Planla Performans Programında Bulunan Göstergelerin Karşılaştırılması Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge Değerlendirme Üniversitemizdeki bölüm/program sayısını arttırmak ve açılacak programlara öğrenci almak Üniversitemizdeki bölüm/program ve öğrenci kapasitesini arttırmak Toplam bölüm sayısı. Gümüşhane Üniversitesi 2013-2017 Stratejik Planında “Üniversitemizdeki bölüm/program ve öğrenci kapasitesini artırmak” performans hedefine ait üç adet gösterge belirlenmiş olup bunlardan “Toplam yüksek lisans programı sayısı” göstergesi 2017 Performans Programına taşınmamıştır. Toplam 2 yıllık program sayısı Toplam yüksek lisans programı (anabilim dalı) sayısı Üniversitemizin araştırma ve yayın sayısını arttırmak Bilimsel etkinliklerin sayısını arttırmak Bilimsel araştırma sayısı Belirlenen performans hedefi stratejik hedefin sadece araştırma sayısını artırmak kısmıyla ilgili olup yayın sayısı hedefiyle ilgili herhangi bir performans hedefi ve göstergesi belirlenmemiştir. Ayrıca 2012 yılında 29 olan bilimsel araştırma sayısının 2017 yılı için 64 olması hedeflenmiştir. Bu haliyle hedefe ilişkin belirlenen performans hedefi ve gösterge, tek başına stratejik hedefi gerçekleştirmekten uzaktır. Nitekim Stratejik Planda hedefi sağlayacak gösterge sayısı dört olup idare, hedefi sağlayacak performans hedef ve göstergeleri sınırlandırmayı tercih etmiştir. Bilimsel yayın sayısı Bilimsel toplantı (kongre, sempozyum, seminer vb.) sayısı Görevlendirme ile yurtdışına giden akademik personel sayısı Toplumsal hizmet odaklı sosyal, kültürel ekonomik ve bilimsel faaliyetlere destek vermek Üniversitemizin sosyal sorumluluk faaliyetlerine destek vermek Topluma katkı amaçlı düzenlenen sosyal, kültürel ekonomik ve bilimsel etkinliklerin sayısı Stratejik Planda söz konusu hedefe ilişkin bir gösterge daha belirlenmişken bu gösterge 2017 yılı programına alınmamıştır. 2013- 2014-2015-2016 yılları faaliyet raporlarında hizmet verilen kurum dışı toplum kesimlerinin memnuniyet oranını içeren gösterge kullanılmamıştır. 2013-2014-2015 yılları faaliyet raporlarında ise sosyal sorumluluk faaliyetlerine destek vermek performans hedefine hiç yer verilmemiş, 2016 yılı faaliyet raporunda performans hedefi olarak yer almasına rağmen gösterge, yalnızca sosyal sorumluluk faaliyet sayısı olarak belirlenmiştir. Hizmet verilen kurum dışı toplum kesimlerinin memnuniyet oranı

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 60 Kurumsal bilgi teknolojilerini ve kütüphane kaynaklarını arttırmak ve hizmet kalitesini yükseltmek Bilişim ve kütüphane alanında hizmet kalitesini yükseltmek Kurumsal web ana sayfasının aldığı yıllık ziyaretçi sayısı Stratejik Planda bu hedefe ilişkin toplam bilgisayar sayısı ve toplam yazıcı sayısı olarak belirlenen iki gösterge daha yer almaktadır. (Bu göstergelerden vazgeçilme sebebi hakkında Kurumdan yanıt beklenmektedir.) Buna ek olarak toplam bilgisayar sayısını ve yazıcı sayısını artırmak göstergeleri Performans Programına taşınmış olsaydı dahi bilgi teknolojilerini geliştirmeyi ölçecek nitelikte olmadığı düşünülmektedir. Kurumsallaşma ve kurumsal memnuniyeti sağlamak amacıyla hızlı, etkili ve kaliteli hizmet sunmak amacına ait “Kurumsal bilgi teknolojilerini ve kütüphane kaynaklarını arttırmak ve hizmet kalitesini yükseltmek” stratejik hedefinde yer alan kurumsal bilgi teknolojilerini artırmak ve bu sayede hizmet kalitesini yükseltmeyi ölçecek gösterge, ne Stratejik Planda ne de Performans Programında yer almamaktadır. Toplam kitap sayısı Abone olunan e-kitap sayısı Kamu idaresi cevabında; “Performans Programıyla ilgili mevzuatta Stratejik planda yer alan bütün göstergelerin performans programında yer alma zorunluluğu belirtilmediğinden, tüm göstergeler her yıl izlenmemiştir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde “Kamu idarelerinin performans programını hazırlama süreci, kamu idarelerinin üst yöneticisi ve harcama yetkilileri tarafından program dönemine ilişkin öncelikli stratejik amaç ve hedeflerin, performans hedef ve göstergelerinin, faaliyetlerin ve bunlardan sorumlu harcama birimlerinin belirlenerek, en geç Mayıs ayı sonuna kadar üst yönetici tarafından harcama birimlerine yazılı olarak duyurulmasıyla başlar.” Denilmektedir. Bu hüküm çerçevesinde 2017 yılı Performans Programı hazırlık sürecinde, program dönemine ilişkin öncelikli performans hedef ve göstergeleri belirlenmiş olup bu çerçevede 2017 yılı Performans Programı nihai olarak hazırlanmıştır.” Denilmektedir. Sonuç olarak idareler stratejik hedeflerine uygun olarak belirledikleri performans hedeflerine ulaşabilmek için faaliyetler gerçekleştirmekte ve hedefe ne ölçüde ulaştıklarını

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 61 ölçmek ve değerlendirmek üzere göstergeler belirlemektedirler. Performans esaslı bütçelemenin gereği olarak gerçekleştirilen her bir faaliyetin Kamu İdaresine olan maliyeti de Performans Programında yer almaktadır. Bu bağlamda Stratejik Planda belirlenen her bir faaliyet ve göstergenin yılı Performans Programlarıyla desteklenmesi gerekmekte olup Stratejik Planda bulunan fakat Performans Programına taşınmayan faaliyetler için öngörülen kaynakların nereye aktarıldığı ve ilgili göstergelerden vazgeçilme sebeplerinin Faaliyet Raporunda belirtilmiş olması gerekmektedir. Performans Programları Stratejik Planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturmaktadır. 2017 yılı Performans Programının, Stratejik Planın 2017 yılı dönemine isabet eden iz düşümü olduğu düşünüldüğünde Stratejik Planda yer alan göstergelerin bazılarına Performans Programında yer verilmemiş olması ve ilgili göstergelerden vazgeçilme sebeplerinin Faaliyet Raporuna yansıtılmaması sağlıklı bir planlama ve raporlama açısından Stratejik Planlama anlayışıyla uyuşmayacak olup Stratejik Plandaki hedeflerin tam anlamıyla gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek imkânsız hale gelecektir. Kamu İdaresi tarafından verilen cevabın, bulgumuzda tespit edilen hususu karşılamadığı değerlendirilmektedir. BULGU 2: Performans Göstergelerinin Performans Hedefleriyle İlgili Olmaması Gümüşhane Üniversitesi 2017 yılı Performans Programı üzerinde yapılan incelemeler neticesinde, aşağıda yer verilen göstergelerin hedeflerle ilgili olmadığı tespit edilmiştir. Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik'in “Tanımlar” başlıklı 3'üncü maddesinde, “Performans göstergesi; kamu idarelerince performans hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını ya da ne kadar ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan ve sayısal ifade edilen araçlar” Olarak tanımlanmaktadır. Performans göstergelerinin, hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmede kullanılabilmesi için performans hedefiyle performans göstergesinin ilgili olması gerekmektedir. Ancak 2017 yılı Performans Programının incelenmesinde aşağıda yer verilen göstergelerin hedefle ilgili olmadığı tespit edilmiştir:

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 62 Tablo 2.1: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (1) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Üniversitemizin eğitim-öğretim kalitesini yükseltmek Yabancı dil derslerinin sayısını ve kalitesini yükseltmek Yabancı uyruklu öğretim elemanı sayısı 5 6 6 6 7 7 Gümüşhane Üniversitesi 2013-2017 Stratejik Planında “Üniversitemizin eğitim-öğretim kalitesini yükseltmek” stratejik hedefine yönelik 5 adet strateji belirlenmiş olup bu stratejiler arasında yabancı uyruklu öğretim elemanı istihdam etmek de yer almaktadır. Gösterge tanımında ise sadece yabancı uyruklu öğretim elemanı sayısını 2012 yılında mevcut 5 kişiden 2017 yılı sonunda 7’ye çıkarmak ile performans hedefinin sağlanacağı öngörülmüştür. Belirlenen bu gösterge doğrultusunda gerçekleştirilen yabancı uyruklu eleman istihdamını artırma faaliyetinin yabancı dil derslerinin sayısı ve özellikle kalitesini artırmaya hizmet etmeyeceği, dolayısıyla göstergenin performans hedefiyle ilgili olmadığı değerlendirilmektedir. Tablo 2.2: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (2) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2015 2016 2017 Toplam kapalı alan miktarını artırmak Eğitim-Öğretimde fiziksel kapasiteyi artırmak

1. Sağlık Bilimleri Fakültesi ek binası yatırım projesinin tamamlanma yüzdesi 0 0 40
2. Yeni kütüphane binası ve kültür- kongre merkezi yatırım projesinin tamamlanma yüzdesi 40 83 100 Gümüşhane Üniversitesi 2013-2017 Stratejik Planında yer alan “Fiziki yapılaşmayı, çevre düzenlemesini ve altyapıyı geliştirmek” stratejik amacı amaçtan ziyade bir faaliyettir. Fiziksel kapasiteyi artırmaya yönelik göstergeler 7 adet yapım işinin adı ve yıllar itibariyle tamamlanma yüzdeleri olarak belirlenmiştir. Göstergeler hedefle uyumlu olmakla birlikte, stratejik hedefe uygun belirlenmemiştir. Zira sağlıklı bir bütçeleme ve raporlamaya hizmet etmesi açısından yapılmakta olan her bir inşaat işinin tamamlanma yüzdelerinin gösterge olarak alınması ve gerçekleşmelerin buna göre tespit edilmesi yerine, kapalı alan miktarının Stratejik Planın uygulamaya girdiği 2013 yılından 2017 yılına kadar metrekare olarak belirlenmesi ve gerçekleşmelerin de buna göre ölçülmesi gerekmektedir. Nitekim idare, Stratejik Planda yer almayan performans göstergelerinden farklı göstergeler de belirleyerek yeni yatırım işleri gerçekleştirmiştir. 2016 ve 2017 yıllarında bu hedefler ile ilgili bir gösterge ve faaliyet belirlenmediği halde 2016 yılında geçmiş yılda tamamlanmayan 4. Etap çevre düzenlemesi işi, 2017 yılında da bu işin devamı çevre düzenlemesi işi bütçeden karşılanmış olup Performans

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 63 Programında bu işe ait harcama, performans hedefleriyle ilişkilendirilmemiştir. Eğitim- öğretimde fiziksel kapasiteyi artırmak hedefine ait 2017 yılı performans hedefi faaliyet maliyet tablosunda, çevre düzenlemesi ve altyapı faaliyetine ait maliyet bulunmamakta olup hedefe ait 6.000.000 TL olarak belirlenen kaynak ihtiyacının, İdare performans tablosunda 10.000.000 TL’ye çıkarıldığı, dolayısıyla söz konusu performans hedefi maliyetine çevre düzenlemesi ve altyapı yatırım işinin gizlendiği görülmektedir. 2017 Performans Programında “Yeni kütüphane binası ve kültür- kongre merkezi yatırım projesinin tamamlanma yüzdesi” olarak belirlenen gösterge ise Stratejik Planda hiç yer almamaktadır. İdare, Stratejik Planda yer almayan bir inşaat işi gerçekleştirmiş olup gerçekleşme sonucunu her yıl faaliyet raporuna yansıtmıştır. Diğer taraftan kamu idaresinin 2013-2017 yılları Stratejik Planında “Durum Analizi” bölümünün “Fiziki Yapı” ile ilgili açıklamalarında Üniversitenin açık alanlar toplamını 1.689.608 metrekare, kapalı alanları ise 94.416 metrekare olarak tespit edilmiştir. 2017 yılı Performans Programına bakıldığında açık alanlar toplamı 1.778,48 metrekareye, kapalı alanlar ise 134.370,70 metrekareye çıkmıştır. (Açık ve kapalı spor alanları hariç tutulmuştur.) İdarenin stratejik hedeflerinden olan kapalı alan miktarını artırmak hedefine ait performans hedef ve göstergesinin miktar yerine bina sayısına endekslenmesi, farklı bir raporlamaya neden olmuştur. Dolayısıyla gerek belirlenen hedef ve gösterge sonuçlarının stratejik hedefle ilgili olmadığı gerekse gösterge ölçümlerinde kullanılan yöntemin hatalı raporlamaya neden olduğu düşünülmektedir. Tablo 2.3: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (3) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2015 2016 2017 Kurumsal insan kaynaklarımızın sayısını ve niteliğini arttırmak İnsan kaynaklarımızın etkinliğini arttırmak 1.Toplam öğretim elemanı sayısı 607 606 640 2.Toplam idari personel sayısı 297 287 310 3.Hizmet içi eğitim programına katılan personel sayısı 825 155 250 İnsan kaynaklarının sayısını ve niteliğini artırmak olarak belirlenen stratejik hedefe ilişkin performans hedefi, insan kaynağı sayısını artırmayı içermemektedir. Göstergeler ise performans hedefine uygun olmayıp içinde insan kaynağı sayısını ölçen gösterge

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 64 barındırmaktadır. Bu haliyle toplam öğretim elemanı sayısı, toplam idari personel sayısı göstergeleri hedefle ilgili görülmemiş olup bunlarla ilgili iki faaliyetin de hedefle ilgili gerçekleşmeleri raporlamada hatalı değerlendirmelere yol açabileceği öngörülmüştür. Tablo 2.4: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (4) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2015 2016 2017 Kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek ve hukuk hizmetlerini yürütmek Elektronik bilgi- belge yönetiminin kapsamını genişletmek Evrak kayıt sistemi üzerinden yapılan işlem sayısı 168 59.592 65.000 Performans hedefinin stratejik hedef ile ilgisinin olmadığı, kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek ile bilgi belge yönetiminin kapsamını genişletmenin aynı anlamı ifade etmediği değerlendirilmektedir. Göstergeler de performans hedefi ile ilgili değildir, zira hedefi ölçmek ve değerlendirmek amacıyla konulan göstergenin (evrak kayıt sistemi üzerinden yapılan işlem sayısı) ne hedefi ne de stratejik hedefi ve dolayısıyla stratejik amaç olan kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmeyeceği açıktır. Ayrıca ilgili hedefe ilişkin Stratejik Planda tanımlanmış bir gösterge (hukuk müşavirliğinin verdiği danışmanlık hizmeti sayısı) daha mevcut olup Performans Programına taşınmamış, stratejik amaca ulaşmak için belirlenen hukuk hizmetlerini yürütmek hedefinden vazgeçilmiş olunmaktadır. Dolayısıyla “Kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek ve hukuk hizmetlerini yürütmek” hedefi ve dolayısıyla ilgili stratejik amaç değiştirilmiş olmaktadır. Geçmiş yıllar faaliyet raporlarına bakıldığında ise hukuk müşavirliğinin verdiği danışmanlık hizmeti sayısı ölçüm sonucunun sadece 2014 yılı Faaliyet Raporunda yer aldığı, sonraki dönem performans program ve faaliyet raporlarında ilgili göstergeye hiç yer verilmediği görülmüş olup bu bağlamda stratejik hedefin değiştirilerek kapsamının daraltıldığı, hedefe ilişkin performans hedefinin ve göstergenin de amaca hizmet etmediği tespit edilmiştir. Tablo 2.5: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (5) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2015 2016 2017 Kurumsal mal, malzeme ve hizmet alımlarına ilişkin hizmetleri hızlı, etkili ve kaliteli şekilde yürütmek Kurumsal mal ve hizmet alımlarında etkinliği artırmak 1.Toplam taşıt iş makinesi sayısı 607 606 640 297 287 310 825 155 250

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 65 Stratejik amaç olan “Kurumsallaşmayı ve kurumsal memnuniyeti sağlamak amacıyla hızlı, etkili ve kaliteli hizmet vermek” için “Kurumsal mal, malzeme ve hizmet alımlarına ilişkin hizmetleri hızlı, etkili ve kaliteli bir şekilde yürütmek” olarak belirlenen stratejik hedefin amaç ile ilgili olduğu, “Kurumsal mal ve hizmet alımlarında etkinliği artırmak” olarak belirlenen performans hedefinin de hem stratejik amaç hem de stratejik hedefle ilgili olduğu anlaşılmakla birlikte, bu amaç ve hedeflere ulaşıldığını ölçecek ve değerlendirecek göstergenin yetersiz ve ilgisiz olduğu değerlendirilmektedir. Tablo 2.6: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (6) Gösterge Adı 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Toplam makine-teçhizat sayısı 2320 2784 3340 4008 4408 4849 Lisanslı yazılım sayısı 1277 1404 1544 1698 1867 2053 Toplam taşıt ve iş makinesi sayısı 16 18 20 21 21 22 Güvenlik hizmetlerindeki toplam personel sayısı 112 112 112 112 112 112 Temizlik hizmetlerindeki toplam personel sayısı 96 100 120 130 150 160 Diğer taraftan hedefe yönelik olarak yukarıda yer aldığı şekliyle Stratejik Planda 4 adet daha gösterge bulunmakta olup bu göstergeler 2017 yılı performans programına taşınmamıştır. Stratejik Planda bu göstergeler için belirlenen faaliyetler için tahmin edilen kaynak ihtiyacı bütçelere yansıtılmamış veya diğer hedeflere ait göstergelerin içine gizlenmiş görünmektedir. Güvenlik hizmeti, temizlik hizmeti, makine teçhizat alımı gibi göstergeler 2017 yılında da mali işlemler arasında mevcuttur. Ayrıca mevcut göstergenin yıllık gerçekleşmeleri mi yoksa Stratejik Planın başlangıcındaki mevcuttan 2017 yılı sonuna kadarki mevcudu mu göstereceği açıklanmamıştır. Yukarıda yer verilen 4 adet göstergenin her biri mal ve hizmet alımı yani girdidir. Bu girdilerin çıktı olarak göstergeye dönüştürülmesi, stratejik amacın gerçekleşmesini değerlendirmekten uzaktır. Dolayısıyla girdi niteliğinde bulunan söz konusu göstergeler hakkında ilgililik değerlendirmesinde bulunulmamıştır. Tablo 2.7: Performans Hedefi ile İlgili Olmadığı Tespit Edilen Gösterge (7) Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge 2015 2016 2017 Kurumsal gelirlerimizi artırmak, çeşitlendirmek Yılı bütçesinde öz gelirlerimizin oranının artırılması Gelirlerin artış oranı 15 12 13 “Yılı bütçesinde öz gelirlerimizin oranının artırılması” performans hedefine yönelik olarak belirlenen gelirlerin artış oranı göstergesi performans hedefiyle ilgili değildir, zira gelirlerin artış oranı öz gelirin artırılmasına hizmet etmemektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 66 Ayrıca “Kurumsal gelirleri artırmak, çeşitlendirmek” stratejik hedefine ait Stratejik Planda üç gösterge daha belirlenmiş, bu göstergelerden üçü 2017 yılı Performans Programına taşınmamıştır. Önceki yıllar faaliyet raporlarında da bu üç göstergeye yer verilmemiş, her yıl Performans Programında farklı göstergeler belirlenerek (sadece 2013 ve 2014 yıllarında aynı gösterge) faaliyet raporlarına gerçekleşmeleri yansıtılmıştır. Kamu idaresi cevabında; “Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının Yükseköğretim Kurulu tarafından tahsis edilmesinin en önemli amacı, farklı eğitim öğretim sisteminde eğitim görmüş kişilerin, öğrencilerin gelişimine katkı sağlaması düşüncesidir. Ayrıca üniversitemiz, yabancı uyruklu öğretim elemanı sayısını artırarak hem yabancı dil derslerinin sayısını arttırmayı hem de öğretim elemanı başına düşen öğrenci sayısını azaltarak yabancı dil derslerinin kalitesini arttırmayı hedeflemiştir. Stratejik Planda hiç yer almayan gösterge (Yeni kütüphane binası ve kültür- kongre merkezi yatırım projesinin tamamlanma yüzdesi), yeni kurulan ve hızla büyüyen üniversitemizin, daha önce kütüphane hizmetlerinin görüldüğü alanın (632 m²) yetersiz olması dolayısıyla yeni kütüphane ve kongre merkezi hizmet binasının (4.400 m²) üniversitemiz için acil ihtiyaç olduğundan dolayı tanımlanmıştır. Stratejik plandaki Performans göstergesi “Gümüşhanevi kampüsünün 3. ve 4. etap çevre düzenlemesi ve alt yapı inşaatı yatırım projesinin tamamlanma yüzdesi” olarak belirtilmiş olup, 3. Etap 2014 yılında bitirildiğinden 2015 ve 2016 yıllarında gösterge 4. Etap olarak alınmış ve bu şekilde izlenmiştir. Ayrıca 2017 yılı yatırım programında “Derslik ve Merkezi Birimler (DOKAP)” projesine 10.000.000,00 TL, çevre düzenlemesinin yapıldığı “Kampus Altyapısı (DOKAP)” projesine ise 4.000.000,00 TL ödenek verilmiştir. Dolayısıyla 2017 yılı performans programında sadece Derslik ve Merkezi Birimler (DOKAP)” projesinin ödeneğine maliyet olarak yer verilmiş olup içerisinde Kampus Altyapısı (DOKAP) “projesinin ödeneği bulunmamaktadır. 2017 yılı Performans Programı genel yönetim giderleri tablosunda 06 Sermaye Giderleri ekonomik kodundaki 10.258.000,00 TL’nin içerisinde “Kampus Altyapısı (DOKAP)” projesine ayrılan 4.000.000,00 TL ödenekte yer almaktadır. İnsan kaynaklarının sayısının artmasıyla öğretim elemanı başına düşen öğrenci sayısının azaltılması, idari personel sayısının artmasıyla da hizmetlerin daha hızlı ve etkili bir şekilde sunulması hedeflenmiştir. Kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek için öncelikle Kurumsal evrak kayıt ve

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 67 arşivleme sisteminin kurulması hedeflenmiş ve bu kapsamda elektronik yazışma sistemine geçilmiştir. Elektronik yazışma sisteminin aktif bir şekilde kullanılmasıyla resmi bilgi ve belge ile alakalı işlemlerin daha hızlı ve etkin bir şekilde yapılacağı öngörüldüğünden stratejik hedefi geliştireceği düşünülmüştür. Üniversitemizin bütçesi hazine yardımı ve öz gelirlerden oluşmaktadır. Öz gelirlerimiz arttıkça toplam bütçe içindeki oranı artacak ve hazine yardımı oranı buna mukabil azalma gösterecektir. Dolayısıyla öz gelirlerin artış oranı, öz gelirlerimizin arttırılması hedefini ölçmek için etkili bir gösterge olacağı düşünülmüştür.” Denilmektedir. Sonuç olarak bulguda Tablo 2.5’te ve 2.6’da yer verilen “Kurumsal mal ve hizmet alımlarında etkinliği artırmak” Performans Hedefine yönelik olarak belirlenen “Toplam taşıt ve iş makinesi sayısı” göstergesinin hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmekte yetersiz ve hedefle ilgisiz olduğu tespit edilmiş olup İdare tarafından bu hususa ilişkin herhangi bir yanıt verilmemiştir. Dolayısıyla yapılan tespit geçerliliğini korumaktadır. Tablo 2.1’de yer verilen şekilde “Yabancı dil derslerinin sayısını ve kalitesini yükseltmek” Performans Hedefi ile ilgili olmadığı tespit edilen “Yabancı uyruklu öğretim elemanı sayısı” göstergesinin belirlenme sebebi olarak Kamu İdaresi, farklı eğitim sistemlerinde eğitim görmüş olan yabancı uyruklu öğretim elemanı sayısının artırılmasının aynı zamanda öğretim elemanı başına düşen öğrenci sayısını azaltacağını ve kaliteyi artıracağını ifade etmiştir. Benzer şekilde Tablo 2.3’te yer alan “İnsan kaynaklarımızın etkinliğini arttırmak” Performans Hedefine yönelik olarak belirlenen ve ilgisiz olduğu değerlendirilen “Toplam öğretim elemanı sayısı ve Toplam idari personel sayısı” göstergelerinin de öğretim elemanı sayısının artmasıyla öğretim elemanı başına düşen öğrencinin azalacağı ve ilaveten idari personel sayısının artırılması ile hizmetlerin daha hızlı ve etkin sunulacağı saikleriyle belirlendiği Kamu İdaresi cevabında ifade edilmesine rağmen; nicelik olarak ifade edilen sayısal artırımların eğitimin niteliği ve kalitesi üzerinde etki doğurmayacağı açıktır. Zira kalite, nitelik, etkinlik gibi kavramlar sayısal gerçekleşmelerden daha çok mümkün olan en az girdi ile en yüksek çıktının elde edilmesine ve kaynakların en verimli şekilde kullanılmasına yönelik unsurların ölçülmesini gerektirmekte olup, gerek eğitim öğretim kalitesinin gerek insan kaynaklarının etkinliğinin ölçülmesinde kullanılacak olan göstergelerin de niceliğe değil

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 68 niteliğe odaklanması gerekmektedir. (Örneğin kalite ve etkinliğe dair memnuniyet anketleri veya üretilen çıktıların göstergeye dönüştürülmesi vb. gibi) Tablo 2.4’te yer verilen “Kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek ve hukuk hizmetlerini yürütmek” Stratejik Hedefi ve “Elektronik bilgi-belge yönetiminin kapsamını genişletmek” Performans Hedefine yönelik olarak gerçekleştirilecek faaliyetleri ölçmek için “Evrak kayıt sistemi üzerinden yapılan işlem sayısı” göstergesi seçilmiştir. Kamu İdaresi her ne kadar cevabında kurumsal bilgi-belge yönetimini geliştirmek için öncelikle elektronik yazışma sistemine geçildiğini ve elektronik yazışma sisteminin aktif bir şekilde kullanılmasıyla da resmi bilgi ve belge ile alakalı işlemlerin daha hızlı ve etkin bir şekilde yapılacağını ifade etmişse de yalnızca evrak kayıt sistemi üzerinden yapılan işlem sayısı ile idarenin hem kurumsal bilgi ve belge yönetiminin geliştirilmesinin, hem de elektronik bilgi-belge yönetiminin kapsamının genişletilmesinin mümkün olmayacağı değerlendirilmekte olup hedeflerle gösterge arasında doğrudan bir ilgi kurulamamıştır. Tablo 2.7’de yer alan “Yılı bütçesinde öz gelirlerimizin oranının artırılması” Performans Hedefine ulaşmak için belirlenen “Gelirlerin artış oranı” göstergesinin öz gelirin artırılmasıyla ilgili olmadığı yönündeki tespite cevaben idare; öz gelir artış oranının öz gelirlerin artırılması hedefini ölçmek için etkili bir gösterge olduğunu ifade etmiştir. Tarafımızca bu hususa iştirak edilmekle birlikte 2017 yılı Performans Programında yer alan göstergenin “Öz gelirin artış oranı” değil “Gelirlerin artış oranı” olarak belirlendiği görülmektedir. Bu sebeple idarenin hedefe ulaşmak için ölçüm yapacağı kriterini doğru tanımlanmış olması gerekmektedir. Kamu İdaresi 2017 yılı Performans Programında yer alan ancak Stratejik Planda hiç yer verilmeyen “Yeni Kütüphane Binası ve Kültür- Kongre Merkezi Yatırım Projesi” hakkında, yeni kurulan ve hızla büyüyen üniversitenin acil ihtiyacı olduğu gerekçesini cevabında sunmuştur. Ancak Stratejik Planlara dayalı Stratejik Yönetim Süreci; üniversitelerin orta ve uzun vadede odaklanmak istediği önceliklerin belirlenmesi, bütçe hazırlama ve uygulama sürecinde mali disiplinin sağlanması, kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılması, bu kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi ve bunun üzerine kurulu bir hesap verme sorumluluğunun geliştirilmesine temel teşkil etmektedir. Bu bağlamda Stratejik Planlama idareye ve yöneticiye belirlenen vizyon ve misyon temelinde beş yıl içerisinde kaynaklarını ne şekilde kullanacağına yönelik planlama yapmasını ve bu planı amaç, hedef, faaliyet ve göstergelere dönüştürmesini sağlayan en temel araçtır. Ayrıca Stratejik Planlama yapan bir idarenin İç Kontrol Standartları gereğince de Stratejik Planındaki amaç ve hedeflerine

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 69 ulaşmasını engelleyecek riskleri önceden belirlemesi ve bu risklere yönelik eylem planı oluşturması gerekirken buna ilişkin hiçbir çalışmanın yapılmamış olması, İdarenin mevcut Planın uygulanmasında yeni ihtiyaçları önceden öngörememesine ve Planlamanın amacına aykırı davranmasına yol açmıştır. Nitekim Stratejik Planında bünyesindeki bölüm ve program sayısını artırmaya yönelik hedef belirleyen idarenin elbette kütüphane, derslik vb. fiziki ortamlarının kapasitesini de yeniden değerlendirmesi gerekmekte olup öğrenci sayısının artmasıyla birlikte fiziksel mekân ihtiyacının da artacağı gerçeği öngörülemez ve son anda gelişen bir acil ihtiyaç olamayacak kadar açıktır. Dolayısıyla İdare Stratejik Planda yer almayan performans göstergelerinden farklı göstergeler belirleyerek yeni yatırım işleri gerçekleştirmiştir. Diğer taraftan 2016 yılı Faaliyet Raporunda tamamlandığı ifade edilen 4. Etap Çevre Düzenlemesi işine ait ödemelerin 2017 yılında da devam ettiği görülmüş olup hem 4. Etap hem de 2017 yılında başlatılan 5. Etap Çevre Düzenlemesi işine ait harcamaların bütçeden gerçekleştirilmesine rağmen bu faaliyetlere ilişkin göstergelere ve maliyetlere 2017 yılı Performans Programında hiç yer verilmemiştir. Netice itibariyle Kamu İdaresi tarafından verilen cevaplar bulguda tespit edilen hususları karşılamamaktadır. Sağlıklı bir planlama ve raporlama açısından yukarıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir. BULGU 3: Performans Programında Yer Alan Bazı Göstergelerin İyi Tanımlanma Kriterini Sağlamaması Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda, hedeflerin yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olması ve zaman çerçevesinin belli olması gerektiği ifade edilmiştir. İyi tanımlanma kriteri, göstergenin açık ve net bir tanımının olmasını gerektirmektedir. Stratejik Planda ilgili ve/veya ölçülebilir olduğu düşünülen hedef ve göstergeler iyi tanımlanma kriteri açısından değerlendirmeye tabi tutulduğunda, aşağıda yer verilen hedef ve göstergelerin iyi tanımlanmadığı değerlendirilmiştir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 70 Tablo 3: İyi Tanımlanma Kriterini Sağlamayan Hedef ve Göstergeler Stratejik Hedef Performans Hedefi Gösterge Değerlendirme 1.Öğrencilerimize ve personelimize yönelik kurumsal hizmetlerin sayısını arttırmak ve hizmet kalitesini yükseltmek Sosyal destek hizmetlerinin sayısını arttırmak 1.Yurt hizmetlerinden yararlanan öğrenci sayısı “Sosyal destek hizmetlerinin sayısını artırmak” performans hedefine ait söz konusu göstergeler iyi tanımlanmamıştır. Sosyal destek hizmetlerinin sayısının artırılmasından hizmet çeşidinin mi yoksa yararlanan kişi sayısının mı artacağı net olarak anlaşılmamaktadır. 2.Yemekhane hizmetinden yararlanan öğrenci sayısı 3.Lojman hizmetlerinden yararlanan personel sayısı 4.Yemekhane hizmetlerinden yararlanan personel sayısı 5.Sosyal tesis hizmetlerinden yararlanan kişi sayısı 2. Üniversitemizin araştırma ve yayın sayısını arttırmak Bilimsel etkinliklerin sayısını arttırmak Bilimsel araştırma sayısı Gösterge iyi tanımlanmamıştır. Yapılacak araştırmanın içeriği, bilimsel niteliği, araştırma sonucunda ortaya konması gereken çıktı hakkında net bir çerçeve belirlenmemiştir. 3. Toplumsal hizmet odaklı sosyal, kültürel ekonomik ve bilimsel faaliyetlere destek vermek Üniversitemizin sosyal sorumluluk faaliyetlerine destek vermek Topluma katkı amaçlı düzenlenen sosyal, kültürel ve bilimsel etkinliklerin sayısı Gösterge iyi tanımlanmamıştır. Zira sosyal sorumluluk, sosyal, kültürel, bilimsel etkinlik kavramlarının kapsamı oldukça geniş ve soyut olduğundan, bu etkinliklerin içeriğini daha somut kılacak göstergelere yer verilmesi gerekmektedir. Kamu idaresi cevabında; “Sosyal destek hizmetlerinin sayısını arttırmak adlı Performans Hedefi için göstergeler seçilirken hem hizmet sayısının çeşidi arttırılarak yüksek tutulmuş hem de bu hizmetlerden yararlanan kişi sayısı ölçülerek bu hizmetlerden daha fazla kişi yararlanması hedeflenmiştir. 2018-2022 stratejik plan dönemindeki Performans Programlarının hazırlanması aşamasında, tanımlı göstergelerin daha anlaşılabilir olması için açıklamalarla desteklenecektir.” Denilmektedir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 71 Sonuç olarak Kamu İdaresi bulguda yer verilen hususlara iştirak etmekte olup 2018- 2022 Stratejik Planında gerekli özenin gösterileceğini belirtmekle birlikte; bulguda da yer verildiği üzere İdarenin mevcut Stratejik Plan ve Performans Programında iyi tanımlama kriterine uygun olmayan hedef ve göstergelerinin olduğu değerlendirilmektedir. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesi BULGU 4: Bazı Performans Hedeflerinin Sapmasına İlişkin Yapılan Açıklamaların Geçerlilik/İkna Edicilik Kriterini Sağlamaması Üniversitenin faaliyet raporunda bazı performans hedef ve göstergelerine ilişkin açıklanan sapma nedenlerinin geçerlilik/ ikna edicilik kriterini sağlamadığı tespit edilmiştir. Bütçe ve hedef gerçekleşmelerinde sapmalar olması durumunda denetlenen idare, hedef ve gerçekleşme arasındaki sapmanın nedenleri hakkında açıklama getirmelidir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 41’inci maddesinde aynen; “İdare faaliyet raporu, ilgili idare hakkındaki genel bilgilerle birlikte; kullanılan kaynakları, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgileri; stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde düzenlenir” Denilmektedir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinde ise; “Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir” Hükmü yer almaktadır. Yapılan incelemede aşağıda yer verilen performans hedeflerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmalara yönelik açıklamalar geçerlilik/ikna edicilik kriterine uygun değildir.

T.C. Sayıştay Başkanlığı Gümüşhane Üniversitesi 2017 Yılı Sayıştay Performans Denetim Raporu 72 Tablo 4: Performans Hedefleri ve Göstergelerden Gerçekleşme Durumu ile Meydana Gelen Sapmaların Uygun Bulunmadığı Hedef ve Göstergeler Performans Hedefi Gösterge Hedeflenen- Gerçekleşme Değerlendirme Üniversitemizin sosyal sorumluluk faaliyetlerine destek vermek Topluma katkı amaçlı düzenlenen sosyal kültürel ve bilimsel etkinliklerin sayısı
150-26 “Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı her sene başında Öğrenci Kulüpleri Yönergesi doğrultusunda hazırlanan kulüp faaliyetlerini kulüplerden talep ederek hedef belirlemektedir. Ancak Kulüplerimiz belirtilen sayıdaki faaliyetlerini gerçekleştiremediğinden gerçekleşen sayılar hedeflenen sayının altında kalmıştır,” şeklinde açıklamada bulunulmuştur. Kulüplerin faaliyetlerini ne sebeple gerçekleştiremedikleri ve göstergede yer alan tüm unsurları kapsayacak şekilde açıklama yapılmamıştır. Bilimsel etkinliklerin sayısını artırmak Bilimsel araştırma sayısı
80-40 Bilimsel araştırma sayısı göstergesinin gerçekleşmelerinin hedeflenenin altında kalmasının nedeni projelere başvuru sayısının az olması ile açıklanmıştır. Ancak bilimsel araştırmanın salt projelerle ilişkilendirilecek bir durum olmadığı düşünülmektedir. İdarenin bu açıklaması yeterince ikna edici bulunmamıştır. Kamu idaresi cevabında; “Performans göstergelerinden sorumlu harcama birimleri, Stratejik Plan ve Performans Programında tanımlanmış olup, performans programının raporlanması, sorumlu harcama birimlerinden gelen cevaplar konsolide edilerek yapılmaktadır. Birimlerden gelen cevaplar, raporların doğruluğu, hesap verilebilirliği ve güvenirliliği açısından değiştirilmemektedir. Performans Programının raporlanması kapsamında birimlere gerekli eğitimler verilerek, birimlerde farkındalık oluşturma ve bilgi düzeyinin arttırılması sağlanmaya çalışılmaktadır. Ayrıca konu hakkında bilgilendirme için birimlere üst yazı da yazılmıştır. Açıklamaların daha net ve kapsamlı olması için birimlerimize eğitim verilmesi başta olmak üzere diğer çalışmalar yapılamaya devam edilecektir.” Denilmektedir. Sonuç olarak bulguda yer verilen tespitlere katılan Kamu İdaresi yeni dönem Stratejik Plan ve Performans Programının hazırlanma sürecinde hedef ve göstergelerden sorumlu ve işbirlikçi birimlerde farkındalığın artırılması için gerekli çalışmaların yapılacağını belirtmiştir. Neticede 2017 Yılı İdare Faaliyet Raporunda hedeflenen ile gerçekleşen durum arasındaki sapma nedenlerinin ikna edici ve açıklayıcı biçimde sunulmadığı değerlendirilmektedir.
D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi Ve Değerlendirilmesi Herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir.