2015 - ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ.pdf

ERZURUM TEKNĠK ÜNĠVERSĠTESĠ 2015 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ağustos 2016

ĠÇERĠK ERZURUM TEKNĠK ÜNĠVERSĠTESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU 1 ERZURUM TEKNĠK ÜNĠVERSĠTESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU 21

ERZURUM TEKNĠK ÜNĠVERSĠTESĠ 2015 YILI DÜZENLĠLĠK DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 3
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 3
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 3
5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 4
6. DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................... 7
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ........................... 8
8. EKLER .......................................................................................................................................................... 9

KISALTMALAR EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi EPDK Enerji Piyasası Düzenleme ve Denetleme Kurulu ETÜ Erzurum Teknik Üniversitesi GTZF Güçlü/Zayıf yönler-Tehditler/Fırsatlar KBS Kamu Harcama ve Muhasebe BiliĢim Sistemi MYMY Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği TBMM Türkiye Büyük Millet Meclisi YÜTAM Yüksek Teknoloji AraĢtırma Merkezi

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ Erzurum Teknik Üniversitesi (ETÜ), bilimsel özerkliğe ve kamu tüzel kiĢiliğine sahip, özel bütçeli bir kuruluĢtur. Erzurum Teknik Üniversitesi bütçesi, analitik bütçe hazırlama rehberi çerçevesinde hazırlanır. Uygulama sonuçları ve muhasebe iĢlemleri Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟ne (MYMY) göre yapılır. Bu bağlamda bütçe uygulama sonuçlarını göstermek üzere anılan Yönetmeliğin 539‟uncu maddesinde sayılan mali tablolar düzenlenmektedir. Muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığının Say2000i saymanlık otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. Erzurum Teknik Üniversitesinin 2015 yılında bütçe ile verilen toplam ödeneği 46.211.000,00 TL‟dir. Yıl içerisinde 37.505.997,21 TL ödenek eklenmiĢ ve 5.731.500,00 TL tenkis yapılmıĢtır. Neticede kullanılabilir bütçe ödeneği 77.985.497,21 TL olmuĢtur. Bu tutarın 438.286,05 TL‟si mahsup dönemi ödemelerine, 60.406.509,43 TL‟si yıl içinde yapılan ödemelere ait olmak üzere toplam 60.844.795,48 TL‟si harcanmıĢtır. Bu durumda bütçe gerçekleĢme oranı % 78,02‟dir. Bütçede 46.211.000,00 TL gelir tahmini yapılmıĢtır. Bütçe uygulama sonucunda 56.191.028,75 TL gelir elde edilmiĢtir. Gelir gerçekleĢme oranı % 121,59 olmuĢtur. Erzurum Teknik Üniversitesinin 2015 mali tablolarına göre gelir ve gider durumu aĢağıda gösterilmiĢtir. 2015 YILI BÜTÇE GĠDER GERÇEKLEġMELERĠ (TL) AÇIKLAMA BaĢlangıç Ödeneği Toplam Ödenek Toplam Harcanan Bütçe GerçekleĢme Oranı ( % ) BÜTÇE GĠDERLERĠ TOPLAMI 46.211.000,00 77.985.497,21 60.844.795,48 78,02

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2 2015 YILI BÜTÇE GELĠR GERÇEKLEġMELERĠ(TL) AÇIKLAMA Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gelir Toplamı GerçekleĢme Oranı(%) BÜTÇE GELĠRLERĠ TOPLAMI 46.211.000,00 56.191.028,75 121,59 Üniversitenin Faaliyet Sonuçları Tablosuna göre gelir toplamı 59.836.984, 51 TL; gider toplamı ise 23.894.225.84 TL‟dir. Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar‟ın 5‟ inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile Usul ve Esasların 8‟inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır. Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar‟ın 5‟inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgeler;  BirleĢtirilmiĢ veriler defteri,  Geçici ve kesin mizan,  Bilanço,  Banka mevcudu tespit tutanağı,  Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı,  Teminat mektupları sayım tutanağı,  Değerli kâğıtlar sayım tutanağı,  TaĢınır kesin hesap cetveli ile taĢınır hesabı icmal cetveli veya envanter defteri,  Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu,  Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu,  Faaliyet sonuçları tablosu, Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtay‟a sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir. 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: BağıĢlanan Kız Öğrenci Yurt Binasının Hesaplarda Gösterilmemesi Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 yılı denetiminde Üniversiteye ĠĢ Bankası Aġ tarafından öğrenci yurdu olarak bağıĢlanan taĢınmazın kayıt altına alınmadığı tespit edilmiĢtir. Konuyla ilgili olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu‟nun 45‟inci maddesinde; “Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin edindiği taşınmazlar Hazine adına, diğer kamu idarelerine ait taşınmazlar ise tüzel kişilikleri adına tapu sicilinde tescil olunur.”…denilmektedir. Konuyu daha detaylı düzenleyen alt mevzuat olan 2.10.2006 tarih ve 26307 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan „Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmelik‟te tüm kamu idarelerinin taĢınmaz tescil iĢlemlerini nasıl yapacakları detaylı Ģekilde ifade edilmektedir. Buna göre birer özel bütçeli idare olan Üniversitelerin mülkiyeti kendilerine ait ya da kendi adlarına tahsisli tüm taĢınmazlarını kayıt altına almaları ve mali tablolarında göstermeleri gerekmektedir. Ġlgili Yönetmeliğin 7,8 ve 9‟uncu maddelerinde ise ilgili idarelere bağıĢlanan taĢınmazların da, o idarenin taĢınmaz kayıt ve kontrol iĢlemleriyle görevli birimlerince, ilgili taĢınmaza ait dosyaya bağıĢ protokolü ve taĢınmaza ait tapu senedi ile birlikte kaydedilmeleri gerektiği ifade edilmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 Bununla birlikte, Erzurum Teknik Üniversitesine tahsisli hazine arazisi üzerine ĠĢ Bankası Aġ tarafından inĢa edilen 150 öğrenci kapasiteli kız öğrenci yurdunun 2015 yılı içinde bir protokolle ilgili üniversiteye bağıĢlandığı ve 2015 güz döneminde üniversite öğrencileri tarafından kullanılmaya baĢlandığı, ancak bahsi geçen taĢınmazın üniversite taĢınmaz envanterine alınmadığı ve üniversitenin mali tablolarında gösterilmediği tespit edilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında; Ġlgili kamu idaresi bulgumuz üzerine tarafımıza gönderdiği cevabında; "Türkiye ĠĢ Bankası A.ġ. tarafından Üniversitemize bağıĢlanan 150 Yataklı Kız Öğrenci Yurdunun devir teslim iĢlemleri denetim sürecinde henüz tamamlanmadığından taĢınmaz kayıtlarına alınmamıĢtır. 25.02.2016 tarih ve 430 sayılı yazımızla Türkiye ĠĢ Bankasından söz konusu yurdun maliyet bedeli bilgisi istenmiĢ ayrıca 03.05.2016 tarihinde iz bedeliyle kayıtlara alınmıĢtır. Gelen cevapta yurdun maliyetinin 2.708.706,20 TL olduğu bildirilmiĢ buna istinaden 150 Yataklı Kız Öğrenci Yurdu 13.05.2016 tarih ve 1890 yevmiye numaralı muhasebe kaydı 252 Binalar Hesabına kaydedilmiĢtir." denilmiĢtir. Sonuç olarak Kamu idaresi yurdun devir iĢlemlerinin denetim esnasında henüz tamamlanmadığını, daha sonra ise 13.05.2016 tarih ve 1890 yevmiye numaralı muhasebe iĢlem fiĢi ile ilgili taĢınmazın Üniversitenin muhasebe kayıtlarına alındığı belirtmiĢlerdir. Sözkonusu kaydın 2015 mali tabloları kesinleĢtikten sonra yapılması nedeniyle konu denetim görüĢünün dayanakları kısmında yer almıĢtır.
BULGU 2: Üniversitede Döner Sermaye ĠĢletmesi Kurulmasına Rağmen 242 Döner Sermayeli KuruluĢlar Hesabının Kullanılmaması Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 yılı denetiminde, Üniversitede bir Döner Sermaye ĠĢletmesi kurulmasına rağmen, öz kaynaklarının izlenmesi için gerekli olan 242-Döner sermayeli kuruluĢlara yatırılan sermayeler hesabını kullanılmadığı görülmüĢtür. Kamu idarelerinin döner sermayeli kuruluĢlara yatırdıkları sermayeler, 27.12.2014 tarih ve 29218 mükerrer sayılı Resmi Gazete‟de yayınlanan, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 162, 163 ve 164‟üncü maddelerinde ele alınmaktadır. Buna göre, kamu idarelerinin bütçelerine konulan ödeneklere dayanarak, döner sermayeli kuruluĢlara verdikleri ayni ve nakdi sermayelerin 242 - Döner sermayeli kuruluĢlara yatırılan sermayeler hesabında izlenmesi; bu hesabın döner sermayeli kuruluĢların öz kaynak hesaplarında karĢılık olarak yer alan tutarlarla eĢit olması ve döner sermayeli kuruluĢlara

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 verilen sermayenin iĢletilmesi sonucunda ortaya çıkan ve özel kanunlarında sermayeye eklenmesine yetki verilen kârların da bu hesaba kaydedilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte Erzurum Teknik Üniversitesinde 2015 yılında yapılan denetimler sırasında, bir döner Sermaye iĢletmesi kurulmasına rağmen, Üniversitenin 242 no‟lu hesabı kullanmayarak döner sermaye paylarını bütçesi içinde takip etmediği tespit edilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında; Ġlgili kamu idaresi bulgumuz üzerine tarafımıza gönderdiği cevabında; "Üniversitemiz Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü kayıtlarında görülen 100.000,00 TL sermaye taahhüdünün muhasebe kayıtlarında da görülmesi için 06.05.2016 tarih ve 1989 yevmiye numaralı kayıtla ilgili hesaplar kullanılarak gerekli muhasebe kaydı yapılmıĢtır." demiĢtir. Sonuç olarak Bulgumuzda ilgili kamu idaresinin bir döner sermaye iĢletmesine sahip olmasına rağmen, bu sermayenin özel bütçe mali tablolarında gösterilmemesi eleĢtirilmiĢtir. Ġlgili idare ise cevabında, bir döner sermaye iĢletmesine sahip olmakla birlikte bu döner sermaye iĢletmesine her hangi bir sermaye transferi yapmadıklarını fakat sermaye taahhüdünde bulunduklarını, bu taahhüdünde 2015 mali tabloarı kesinleĢtikten sonra 06.05.2016 tarih ve 1989 yevmiye numaralı muhasabe iĢlem fiĢi ile kayıt altına alındığını belirtmiĢlerdir. Bu nedenle konu denetim görüĢünün dayanakları bölümünde yer almıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 6. DENETĠM GÖRÜġÜ Erzurum Teknik Üniversitesi Saymanlığının 2015 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı; 242- Döner Sermayeli KuruluĢlar Hesabı ve 252- Binalar hesabı hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Süreleri Ġlgili Yılı AĢan Teminatların 330 Depozito ve Teminatlar Hesabında Bırakılması Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 yılı denetiminde, bir kısım teminatların bekleme sürelerinin yılı aĢmasına rağmen 330 Depozito ve teminatlar hesabında bekletildiği görülmüĢtür. 27.12.2014 tarih ve 29218 mükerrer sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği‟nin 330 ve devamındaki maddelerinde, yılı aĢan depozito ve teminatların 430- Depozito ve teminatlar hesabına alacak, ilgili hesaba borç kaydedilmesi gerektiği, vadesi bir yılın altına düĢenlerin ise ters kayıt ile 330- Alınan Depozito ve teminatlar hesabına aktarılması gerektiği belirtilmiĢtir. Dolayısıyla bir teminatın vadesi eğer yılı aĢıyorsa 430 no‟lu Depozito ve teminatlar hesabına kaydedilmesi veya süresi faaliyet dönemi içinde doldu ise ilgilisine iade edilmesi gerekmektedir. Hesaplara iliĢkin olarak yapılan incelemede, mevzuatları gereği nakden veya mahsuben tahsil edilen ve faaliyet dönemi içinde iade edilecek olan depozito ve teminatlardan 16.218,48 TL‟lik kısmının faaliyet dönemleri dolmasına rağmen 330 numaralı hesapta bekletildiği tespit edilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında; Ġlgili kamu idaresi bulgumuz üzerine tarafımıza gönderdiği cevabında; "01.01.2015 tarihi itibariyle 330- Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında bulunan 16.218,48 TL tutarındaki teminatın 8.362,20 TL‟si 2015 yılı içerisinde ilgililerine iade edilmiĢtir. Kalan 7.856,28 TL ise 330 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabında bulunmakta olup 2016 yılı içerisinde ilgililere iade edilecektir. Bundan sonraki süreçte teminat ve depozitoların sürelerine göre belirlenen hesaplarda izlenmesine ve süresinde iadesine azami gayret gösterilecektir." denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulgumuzda, ilgili kamu idaresinin yılı aĢan ve süresi dolan depozito ve teminatları 330 nolu hesapta bekletmesi ve iade etmemesi eleĢtirilmiĢti. Kamu idaresi yetkilileri ise tarafımıza gönderdikleri cevapta, bulguda bahsi geçen, süresi dolmuĢ depozito ve teminatların bir kısmının 2015 yılı içinde iade edildiğini kalanının ise 2016 yılı içinde iade edileceğini, ayrıca bundan sonra süresi dolan depozito ve teminatların zamanında iadesi konusunda gerekli hassasiyeti göstereceklerini bildirmiĢlerdir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 8. EKLER Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr

ERZURUM TEKNĠK ÜNĠVERSĠTESĠ 2015 YILI PERFORMANS DENETĠM RAPORU

ĠÇĠNDEKĠLER

1. ÖZET ........................................................................................................................................................... 23
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................. 23
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................. 24
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI ........................................................ 24
5. GENEL DEĞERLENDĠRME ................................................................................................................... 25
6. DENETĠM BULGULARI .......................................................................................................................... 29

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 23

1. ÖZET Bu rapor, Erzurum Teknik Üniversitesinin (ETÜ) performans denetimi sonuçlarını ve bulgularını içermektedir. 6085 sayılı Kanun‟un 36‟ ncı maddesi uyarınca, SayıĢtay “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tanımlanan performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir. Erzurum Teknik Üniversitesinin hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aĢağıdakiler denetlenmiĢtir: 2014–2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı, 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu Yapılan performans denetimi sonucunda, Erzurum Teknik Üniversitesinin performans yönetimi sisteminin ilgili mevzuat hükümlerine ve iç kontrol sistemi ilkelerine kısmen uygun olduğu görülmüĢtür. Erzurum Teknik Üniversitesi tarafından, 2014–2018 Stratejik Planı, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 Yılı Faaliyet Raporu hazırlanmıĢtır. Ancak söz konusu belgelerin ve uygulamaların mevzuat hükümlerini bazı konularda tam olarak karĢılamadığı; henüz idare tarafından performans bilgisine yönelik çıktıların güvenilirlik açısından değerlendirmesini sağlayacak bir ölçümleme ve veri sistemi kurulmadığı görülmüĢtür. Hesap verme sorumluluğunun sağlanması amacıyla Faaliyet Raporunun Performans Programı ve Stratejik Plan ile ilgisinin kurulması, gerçekleĢtirilen faaliyetlerin sonuçlarının tümünün ölçülmesi ve raporlanması kurumun performans yönetimi sisteminin geliĢtirilmesine katkı sağlayacaktır.
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresi yönetimi, 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca yayımlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Ġdare Faaliyet Raporlarının hazırlanmasına iliĢkin yönetmelik ve kılavuzlara uygun olarak hazırlanmıĢ olan performans bilgisi raporlarının doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından; bir bütün olarak sunulan bu raporların kamu idaresinin faaliyet ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 24 iĢlemlerinin sonucunu tam ve doğru olarak yansıtmasından; kamu idaresinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine iliĢkin sistemlerin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden; performans bilgisinin dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur. 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, kamu idaresinin raporladığı performans bilgisinin güvenilirliğine iliĢkin değerlendirme yapmak, performans yönetimi ve faaliyet sonuçlarını ölçen sistemleri değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimin dayanağı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları ve SayıĢtay ikincil mevzuatıdır. Denetimin amacı, bütçe hakkının gereği olarak kamu idarelerinin faaliyet sonuçları hakkında TBMM ve kamuoyuna güvenilir ve yeterli bilgi sunulması, kamu idarelerinin performansının değerlendirilmesi ile hesap verme sorumluluğu ve saydamlığın yerleĢtirilmesi ve yaygınlaĢtırılmasıdır. Denetim, kamu idaresinin faaliyet raporunda yer alan performans bilgilerinin ve bunları oluĢturan kayıt ve belgelerin doğruluğu ve güvenilirliğine iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu çerçevede, Erzurum Teknik Üniversitesinin yayımladığı 2014-2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 25 5. GENEL DEĞERLENDĠRME 2015 yılı performans denetimi kapsamında Erzurum Teknik Üniversitesi‟nin yayımladığı 2014-2018 dönemine ait Stratejik Plan, 2015 yılı Performans Programı ve 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporu incelenerek faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik olarak üretilen performans bilgisinin güvenilir olup olmadığı değerlendirilmiĢtir. Erzurum Teknik Üniversitesi, 21.07.2010 tarih ve 27648 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan 6005 sayılı Yükseköğretim Kurumlan TeĢkilatı Kanununda ve Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye Ekli Cetvellerde DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Kanun‟un 1‟inci maddesi ile 2809 sayılı Kanuna eklenen Ek 131‟inci maddesiyle kurulmuĢtur. 2014-2018 Stratejik Planı, 26.05.2006 tarihinde çıkarılan “Kamu Dairelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde yayınlanan Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzuna uygun olarak hazırlanmıĢ, Stratejik Plan Taslağı, Stratejik Plan Yürütme Kumlu tarafından Üniversite Senatosuna sunulmuĢ, 30.01.2013 tarih ve 3/1 sayılı Senato kararıyla 2014-2018 yıllarında uygulanmak üzere kabul edilmiĢtir Bu çerçevede paydaĢlar belirlenmiĢ ve analiz edilmiĢ, Çevre Analizi (GZFT Analizi) yapılmıĢtır. 2015 yılı stratejik planın ikinci uygulama yılıdır ve 2015 yılı performans programı ve faaliyet raporu çıkartılmıĢtır. Kurumda performans denetimi ile Strateji GeliĢtirme Dairesi Performans ġubesi ilgilenmektedir. Denetim çalıĢmamsında genel anlamda aĢağıdaki hususlar tespit edilmiĢtir.

1. 05.07.2008 tarih ve 26927 sayılı Resmi gazete‟de yayımlanan “ Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik” in 4‟üncü maddesinin 3‟üncü fıkrasında “Kamu idareleri performans programı hazırlıklarında Kalkınma Planı, Hükümet Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Yıllık Program ile stratejik planlarını esas alırlar”. hükmü yer almaktadır. Ancak stratejik planda bu konuda bir değerlendirme yapıldığına dair bilgi ve açıklama görülmemektedir. Stratejik plan hazırlanırken yukarıda belirtilen üst strateji belgeleri ile iliĢkilendirme sağlanmamıĢtır.
2. ETÜ‟de performans bilgisinin yönetilmesine yönelik açık iç politikaları, yapıları, süreçleri ve

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 26 karar mekanizmaları oluĢturulmamıĢ ;veri sistemleri henüz kurulmamıĢtır. Sınırlı sayıda personel Maliye bakanlığının eğitim programlarına katılmıĢ ve görevlendirilmiĢtir. Ancak faaliyetleri gerçekleĢtirme ve raporlama görevleri birbirinden ayrılmamıĢtır. 3. Üniversitede performans değerlendirmesi ikinci yılında olmasına rağmen henüz Ġdare, performans bilgisine yönelik çıktıları güvenilirlik açısından değerlendirmesini sağlayacak bir düzen kurmamıĢtır. Kontrol sisteminin kendi iĢleyiĢi hakkında dönemsel raporlar talep edilmemektedir. Performans bilgisinin kalitesini etkileyebilecek riskleri tespit edilmemiĢ; performans bilgisinin yönetilmesine iliĢkin kurum içi sistematik haberleĢme kanalları kurulmamıĢtır. 4. MB‟nin belirlediği (Rehber) esaslara göre Faaliyet maliyeti tespit edilirken faaliyet ile doğrudan iliĢkilendirilebilen maliyetler dikkate alınmalıdır. Doğrudan ĠliĢkilendirilebilen maliyetler faaliyetin gerçekleĢtirilmesi halinde ortaya çıkacak maliyetlerdir. Diğer bir deyiĢle faaliyetten vazgeçilmesi halinde ortadan kalkacak maliyetlerdir. Faaliyet maliyetlerinin tespitinde aĢağıdaki hususlar dikkate alınır; • Faaliyet maliyetinin tespitinde bütçe içi kaynakların yanı sıra varsa bütçe dıĢı kaynaklara da yer verilir, • Her Bir Faaliyet için hesaplanacak maliyet tutarlarından bütçe kaynakları ile finanse edilen kısımları analitik bütçe sınıflandırmasının ekonomik kodlarına uygun olarak belirlenir. • Maliyetlendirmelerde girdi fiyatları ve diğer ekonomik değerler gerçeği ortaya koymalı, tahmini belirlemeler gerçekçi öngörülere dayanmalıdır, kaynaklarla faaliyetler arasındaki iliĢki iyi kurulmalı, kullanılacak olası oransal yöntemler tutarlı ve açıklanabilir olmalıdır. ETÜ stratejik planında faaliyetler yukarıdaki esaslara göre maliyetlendirilmemiĢtir. Analitik bütçe ile faaliyetlerin ve bunlara iliĢkin tahmini maliyetlerin iliĢkisi kurulmamaktadır. Uygulamada maliyetlendirme performans programı çerçevesinde yapılmıĢ olup belirlenmiĢ bir yöntem bulunmamakta, ilgililerce inĢaat iĢlerinde 3 yıllık ödenek, diğerlerinde tahmin yöntemi kullanıldığı bildirilmiĢtir.
5. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu‟nun 3/d maddesinde Üniversite, “Bilimsel özerkliğe ve kamu tüzel kiĢiliğine sahip yüksek düzeyde eğitim-öğretim, bilimsel araĢtırma, yayın ve danıĢmanlık yapan; fakülte, enstitü, yüksekokul vb. kurum ve birimlerden oluĢan bir

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 27 yükseköğretim kurumudur” Ģeklinde tanımlanmaktadır. Üniversitelerin misyonu, vizyonu, temel değer ve ilkeleri doğrultusunda faaliyet alanları, ürün ve hizmetleri Ģunlardır: • Lisans ve lisansüstü düzeylerde eğitim - öğretim yapmak, • Bilimsel araĢtırma ve yayın yapmak, bilgi ve teknoloji üretmek, • Bilimsel ve teknik danıĢmanlık yapmak, • Toplumun kültürel ve sosyal açıdan geliĢimine katkıda bulunacak faaliyetler yapmak. ETÜ Stratejik plan ve performans programında yer verilen amaç, hedef ve göstergelerin kurumun yetki ve sorumluluklarına uygun olduğu görülmüĢtür. 6. ETÜ‟ nün 2014-2028 Stratejik planında belirlenen misyon ve vizyonu Ģunlardır. Misyon : Bilim ve teknolojinin geliĢmesine katkıda bulunmak, ulusal ve uluslararası önemli projelere Ġmza atmak, ülkenin sosyo - ekonomik sorunlarının çözümüne yönelik araĢtırmalar yapmak, bilimsel bakıĢ açısına sahip, sanatsal ve kültürel düzeyi yüksek, katılımcı, özgür düĢünen ve ahlaki değerlere sahip bireyler yetiĢtirmek. Vizyon: Toplumla ĠletiĢim halinde bulunarak bölgenin problemlerine bilimsel çözümler üretecek sosyal ve ekonomik çalıĢmalar yapan, yaĢam boyu öğrenmeyi temel ilke kabul ederek bilginin ve sanatın tüm toplum katmanlarına yayılmasına katkıda bulunan ve bölgesinde yüksek teknoloji konularında araĢtırma altyapısı eksikliğini gidererek Ġleri teknoloji konularında araĢtırma üssü olmayı hedefleyen bir dünya üniversitesi olmak. 7. Erzurum Teknik Üniversitesinin 2015 yılında bütçe ile verilen toplam ödeneği 46.211.000,00 TL‟dir. Yıl içerisinde 37.505.997,21 TL ödenek eklenmiĢ ve 5.731.500,00 TL tenkis yapılmıĢtır. Neticede kullanılabilir bütçe ödeneği 77.985.497,21 TL olmuĢtur. Bu tutarın 438.286,05 TL‟si mahsup dönemi ödemelerine, 60.406.509,43 TL‟si yıl içinde yapılan ödemelere ait olmak üzere toplam 60.844.795,48 TL‟si harcanmıĢtır. Bu durumda bütçe gerçekleĢme oranı % 78,02 olmuĢtur. 8. Stratejik planda hedef ve göstergeler amaç ile ilgili ve ölçülebilir olmakla birlikte, göstergeler iyi tanımlanmamıĢtır. Performans Göstergelerinde mevcut durum bilgisi ve nihai toplam hedeflenen miktar belirlenmelidir. Yıllık hedef miktarları toplam hedefin yıllara bölünmesi Ģeklinde olmalıdır. Aslında genel olarak hedeflerde % 100 nihai hedef olmalıdır. Oysa ETÜ 2014 -2018 stratejik planında bu belirlemeler yapılmamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 28 9. Stratejik hedeflere ulaĢmak için yapılması planlanan faaliyetler ve projeler strateji adı altında açıklanmıĢtır. Ancak bunların bu hedef için somutlaĢtırılması her bir proje veya faaliyet için ayrı ve gerçekçi performans hedefleri konulması uygun olacaktır. Hedefler gerçekçi değildir. Dört yıllık bir planlama sürecinde tüm kampüsün tamamlanması mümkün görülmemektedir. 10. Üniversitenin 2014-2018 yıllarını kapsayan Stratejik Planında bulunan yukarıdaki hedeflere 2015 Performans Programı‟nda yer verilmemiĢtir. Oysa mevcut durum olarak yer verilmesi gerekmektedir. Performans Göstergesi belirlenip ancak ne Stratejik Planda ne de Performans Programında miktar yani geliĢme öngörülmemiĢ hedefler bulunmaktadır.. Bu planlama kavramına uygun değildir. 11. 2015 Performans Programında mevcut durum yıl hedefi ve nihai hedef açık ve net olarak yazılmamıĢtır. Ancak çıkarsama yapılabilmektedir. Ayrıca 2014 idare faaliyet raporu gerçekleĢmeleri içermediğinden ve ölçüm yapılmadığı için sağlıklı değerlendirme mümkün değildir.Gösterge faaliyet/proje ve maliyetlendirme örtüĢmemektedir. Faaliyet/ projeler Stratejik Planda yer almamıĢtır. Oysa Performans Programı Stratejik Plandan bağımsız değil, yıllık uygulaması mahiyetindedir. Usulüne uygun olarak karar alınmadan değiĢiklik yapılmamalıdır. 12. ETÜ 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunda; Stratejik Plan ve 2015 Yılı Performans Programı ile bağlantı kurulmadığı ve Performans bilgileri baĢlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleĢme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara iliĢkin değerlendirmelere yer verilmediği görülmüĢtür. Faaliyet raporunun faaliyetlere iliĢkin göstergelerin gerçekleĢmeleri değerlendirilememiĢtir. Bu nedenle Faaliyet Raporunun performans denetimi değerlendirmesi yapılamamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 29 6. DENETĠM BULGULARI A. Stratejik Planın Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 1: Kampüs Alanı Ġçinde Altyapı, UlaĢım Sistemi ve Çevre Düzenlemesi Hedefinin ve Göstergelerinin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 1 -Fiziki-Teknolojik Yapılanma ve Altyapı Tesislerinin Kurulması. Hedef 1.3 Kampüs alanı içinde altyapı, ulaĢım sistemi ve çevre düzenlemesine yönelik çalıĢmalar yapmak Performans göstergeleri  Altyapı projelerinin tamamlanma oranı  Çevre düzenlemesi yapılacak alan miktarı  Dikilecek ağaç sayısı Çevre düzenlemesi yapılacak alan miktarı veya dikilecek ağaç sayısı değil yapılan tamamlanan alan miktarı veya dikilen ağaç sayısı gösterge olabilir. Performans göstergelerinin miktarı belirlenirken mevcut durum bilgisi ve nihai toplam hedeflenen miktar belirlenmelidir. Yıllık hedef miktarları toplam hedefin yıllara bölünmesi Ģeklinde olmalıdır. Aslında genel olarak hedeflerde % 100 nihai hedef olmalıdır. Her bir proje veya faaliyet için ayrı ve gerçekçi performans hedefleri konulması uygun olacaktır. Dört yıllık bir planlama sürecinde tüm kampüsün tamamlanması mümkün görülmemektedir. Kamu idaresi cevabında; Bulgu5‟e iliĢkin olarak verilen cevapta “Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için yeni bir Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir.” denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere Çevre düzenlemesi yapılacak alan miktarı veya dikilecek ağaç sayısı iyi tanımlanmıĢ bir gösterge değildir

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 30 BULGU 2: ÇağdaĢ, Entegre Bir YerleĢke OluĢturmak Hedefi ve Göstergelerinin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 1 -Fiziki-Teknolojik Yapılanma ve Altyapı Tesislerinin Kurulması. Hedef 1.1 ÇağdaĢ, entegre bir yerleĢke oluĢturmak Göstergeler :  Yatırım projelerinin tamamlanma oranları  Yüksek Teknoloji AraĢtırma Merkezinin (YÜTAM) Projesinin tamamlanma oranı  Tamamlanan fakülte/enstitü binası sayısı  Dönem içerisinde yapılacak eğitim - öğretim alanı miktarı  Rektörlük hizmet binası projesinin tamamlanma oranı  Tamamlanan açık ve kapalı spor tesis sayısı  Misafirhane yapım projesinin tamamlanma oranı  Toplantı ve konferans salonu inĢaatlarının tamamlanma oranı  Sanatsal, kültürel ve sosyal faaliyetlere yönelik alan miktarı  Lojman projelerinin tamamlanma oranı Hedef ve göstergeler amaç ile ilgili ve ölçülebilir olmakla birlikte, göstergeler iyi tanımlanmamıĢtır. Performans Göstergelerinde mevcut durum bilgisi ve nihai toplam hedeflenen miktar belirlenmelidir. Yıllık hedef miktarları toplam hedefin yıllara bölünmesi Ģeklinde olmalıdır. Aslında genel olarak hedeflerde % 100 nihai hedef olmalıdır. Oysa ETÜ 2014 -2018 stratejik planında bu belirlemeler yapılmamıĢtır. Stratejik hedeflere ulaĢmak için yapılması planlanan faaliyetler ve projeler strateji adı altında açıklanmıĢtır. Ancak bunların bu hedef için somutlaĢtırılması her bir proje veya faaliyet için ayrı ve gerçekçi performans hedefleri konulması uygun olacaktır. Hedefler gerçekçi değildir. Dört yıllık bir planlama sürecinde tüm kampüsün tamamlanması mümkün görülmemektedir. Performans Göstergelerinde mevcut durum bilgisi ve nihai toplam hedeflenen miktar belirlenmelidir. Yıllık hedef miktarları toplam hedefin yıllara bölünmesi Ģeklinde olmalıdır. Aslında genel olarak hedeflerde % 100 nihai hedef olmalıdır. Oysa ETÜ 2014 -2018 stratejik planında bu belirlemeler yapılmamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Bulgu1‟e iliĢkin olarak ETÜ‟nün cevabında “ Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 31 yeni bir Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir.”denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere hedef ve göstergeler amaç ile ilgili ve ölçülebilir olmakla birlikte, göstergeler iyi tanımlanmamıĢtır. Hedefler gerçekçi değildir. Dört yıllık bir planlama sürecinde tüm kampüsün tamamlanması mümkün görülmemektedir. BULGU 3: Demokratik, ÇağdaĢ, Katılımcı, ġeffaf Bir Ġdari Yapı Kurmak Hedefi ve Göstergelerinin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 2- KurumsallaĢma ve Ġnsan Kaynakları Yönetiminin GeliĢtirilmesi Hedef 2.1 Demokratik, çağdaĢ, katılımcı, Ģeffaf bir idari yapı kurmak  Akademik ve idari personel memnuniyet oranı  Akademik ve idari personel ile yapılan görüĢme, toplantı ve anket sayısı  Kamuoyunun bilgilendirilmesine yönelik basın açıklaması, bildiri ve ilan sayısı Demokratik, çağdaĢ, katılımcı, Ģeffaf bir idari yapı kurmak hedefinde akademik ve idari personel memnuniyet oranı yerine daha somut ve zaman içindeki değiĢimi gösterebilecek bir gösterge olmalıdır. Memnuniyet kavramının kapsamı muğlaktır. Belki belli bir anket yapılması faaliyet ve sonucu gösterge olarak kullanılabilirdi. Kamu idaresi cevabında; Bulgu 3‟e iliĢkin olarak verilen cevapta “ Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için yeni bir Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir.” denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere demokratik, çağdaĢ, katılımcı, Ģeffaf bir idari yapı kurmak hedefinde akademik ve idari personel memnuniyet oranı a somut ve zaman içindeki değiĢimi gösterebilecek bir gösterge değildir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 32 BULGU 4: Kaliteli Eğitim-Öğretim Yapısıyla Tanınan Üniversite Olmak Hedefinin ve Göstergelerinin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 3- Uluslararası Standartlarda Bir Eğitim-Öğretim Yapısının Kurulması Hedef 3.1 Kaliteli eğitim-öğretim yapısıyla tanınan üniversite olmak Performans Göstergeleri  Üniversitemizi tercih eden öğrenci sayısındaki dönemler itibariyle değiĢim  Üniversitemizden mezun olan öğrenci sayısı Hedefte belirtilen mezun olan öğrenci sayısı kalite iliĢkisi belirsiz olup sonucu belirleyici değildir. Hedef kalite odaklı ifade kurgulanmıĢ ancak faaliyetler bu hedefe tam olarak ne yapılarak ulaĢacağını ortaya koymamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Bulgu4‟e iliĢkin olarak verilen cevapta Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için yeni bir Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir.” denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere hedefte belirtilen mezun olan öğrenci sayısı kalite iliĢkisi belirsiz olup sonucu belirleyici değildir. Hedef kalite odaklı ifade kurgulanmıĢ ancak faaliyetler bu hedefe tam olarak ne yapılarak ulaĢacağını ortaya koymamıĢtır. BULGU 5: ÇalıĢanlarla ĠletiĢimin Canlı Tutulması ve Motivasyonlarının Artırılması Hedefinin ve Göstergelerinin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 5- Kurum Ġçi ve DıĢı ĠliĢkilerin Güçlendirilmesi, PaydaĢ EtkileĢiminin Artırılması Hedef 5.1 ÇalıĢanlarla iletiĢimin canlı tutulması ve motivasyonlarının artırılması Performans Göstergeleri  Ödüllendirilen çalıĢan sayısı  ÇalıĢanların memnuniyet seviyesi  ÇalıĢanların etkinliklere katılım oranı

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 33 ÇalıĢanlarla iletiĢimin canlı tutulması ve motivasyonlarının artırılması hedefi ve göstergeleri iyi tanımlanmamıĢ stratejik hedeflere ulaĢmak için yapılması planlanan faaliyetler somut olarak belirlenmemiĢtir, dolayısıyla göstergeler hedeflerle iliĢkilendirilememektedir. Kamu idaresi cevabında; Bulgu 2‟ye iliĢkin olarak verilen cevapta " Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için yeni bir Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir."denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere çalıĢanlarla iletiĢimin canlı tutulması ve motivasyonlarının artırılması hedefi ve göstergeleri iyi tanımlanmamıĢ stratejik hedeflere ulaĢmak için yapılması planlanan faaliyetler somut olarak belirlenmemiĢtir, dolayısıyla göstergeler hedeflerle iliĢkilendirilememektedir. BULGU 6: YeĢil Bina Sertifikasına Sahip Mühendislik Fakültesi Binası ĠnĢa Etme Hedefinin ve Göstergelerin Ġyi Tanımlanmaması Stratejik Amaç 1 -Fiziki-Teknolojik Yapılanma ve Altyapı Tesislerinin Kurulması. Hedef 1.2 YeĢil bina sertifikasına sahip mühendislik fakültesi binası inĢa etmek Performans Göstergeleri  Enerji tasarrufu oranı  Atık miktarındaki azalma oranı  Leeds Sertifikasının edinileceği dönemler Hedef ve göstergeler iyi tanımlanmamıĢtır. Stratejik hedef ve strateji aynıdır. Oysa faaliyet olarak binanın tamamlanması ve sertifikanın alınması konabilirdi. Ayrıca Leeds sertifikasının ne olduğu edinilip edinilmediği yenilenmesinin gerekli olup olmadığı ve ilgisi açıklanmamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Bulgu‟ya iliĢkin olarak verilen cevapta “ Stratejik Planının yenilenmesi gerektiği hususu Üniversitemiz yönetimi tarafından öncelikli olarak gündeme alınmıĢtır. Ancak Kalkınma Bakanlığı ile yapılan görüĢmelerde üniversiteler için yeni bir

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 34 Stratejik Plan Hazırlama Rehberinin yayınlanacağı ve yenileme çalıĢmalarının bu rehbere göre yapılmasının daha uygun olacağı ifade edildiğinden mevcut Stratejik Planımızın revize edilmesine karar verilmiĢ ve hazırlık çalıĢmalarına baĢlanmıĢtır. Üniversitemizin Stratejik Planı revize edilirken hedeflere uygun, her bir proje veya faaliyet için gerçekçi ve ölçülebilir performans göstergeleri tespit edilecektir.” denilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere hedef ve göstergeler iyi tanımlanmamıĢtır. Stratejik hedef ve strateji aynıdır. Ayrıca Leeds sertifikasının ne olduğu edinilip edinilmediği yenilenmesinin gerekli olup olmadığı ve ilgisi açıklanmamıĢtır. B. Performans Programının Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 7: Performans Programında Stratejik Planda Yer Verilen Hedefin Yer Almaması, Ġzlenmemesi Stratejik Amaç 1 -Fiziki-Teknolojik Yapılanma ve Altyapı Tesislerinin Kurulması. Hedef 1.2 YeĢil bina sertifikasına sahip mühendislik fakültesi binası inĢa etmek. Hedef 1.4 Eğitim mekanlarının ve idari çalıĢma alanlarının imkan ve Ģartlarının mükemmelleĢtirilmesi Hedef 1.5 Uygulamalı eğitim altyapısının kurulması ve geliĢtirilmesi Stratejik Amaç 2- KurumsallaĢma ve Ġnsan Kaynakları Yönetiminin GeliĢtirilmesi Hedef 2.2 Yetki ve görevleri belirlenmiĢ, düzenli çalıĢan birimler oluĢturmak Hedef 2.1 Demokratik, çağdaĢ, katılımcı, Ģeffaf bir idari yapı kurmak Hedef 2.4 Ġnsan kaynakları planlaması doğrultusunda nitelikli idari personel istihdam etmek, çalıĢanların niteliklerini geliĢtirmek Hedef 2.6 ÇalıĢma Ģart ve imkanlarında sürekli iyileĢtirme Stratejik Amaç 3- Uluslararası Standartlarda Bir Eğitim-Öğretim Yapısının Kurulması Hedef 3.7 DanıĢmanlık ve öğrenci temsilciliği ile iletiĢim ve etkileĢimin artırılması Stratejik Amaç 4-Akademik Yayın ve Faaliyetlerin Artırılması, AraĢtırma-GeliĢtirme ÇalıĢmalarının Toplum Yararına GeniĢletilmesi, DanıĢmanlık Hizmetlerinin GeliĢtirilmesi Hedef 4.1 Yüksek Teknoloji AraĢtırma Merkezi kurmak Stratejik Amaç 5- Kurum Ġçi ve DıĢı ĠliĢkilerin Güçlendirilmesi, PaydaĢ EtkileĢiminin

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 35 Artırılması Hedef 5.1 ÇalıĢanlarla iletiĢimin canlı tutulması ve motivasyonlarının artırılması Stratejik Amaç 6 -Kaynakların Etkin Kullanımı ve Öz kaynak GeliĢtirilmesi Hedef 6.1 Mali ve idari disiplinin sağlanması ve kontrol mekanizmasının iĢletilmesi Hedef 6.2 Gelirlerin artırılmasına yönelik olarak alternatif kaynaklar oluĢturma Hedef 6.1 Mali ve idari disiplinin sağlanması ve kontrol mekanizmasının iĢletilmesi Hedef 6.3 Erzurum Teknik Üniversitesi Vakfı kurmak Üniversitenin 2014-2018 yıllarını kapsayan Stratejik Planında bulunan yukarıdaki hedeflere 2015 Performans Programı‟nda yer verilmemiĢtir. Oysa mevcut durum olarak yer verilmesi gerekmektedir. Performans Göstergesi belirlenip ancak ne Stratejik Planda ne de Performans Programında miktar yani geliĢme öngörülmemiĢ hedefler bulunmaktadır.Bu planlama kavramına uygun değildir. Kamu idaresi cevabında; ETÜ tarafından bulgu7 „ye iliĢkin olarak verilen cevapta 2017 yılında hazırlanacak olan performans programı Stratejik Planla irtibatlı olarak hazırlanacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün da katıldığı üzere Üniversitenin 2014-2018 yıllarını kapsayan Stratejik Planında bulunan yukarıdaki hedeflere 2015 Performans Programı‟nda yer verilmemiĢtir. Oysa mevcut durum olarak yer verilmesi gerekmektedir. Performans Göstergesi belirlenip ancak ne Stratejik Planda ne de Performans Programında miktar yani geliĢme öngörülmemiĢ hedefler bulunmaktadır.Bu planlama kavramına uygun değildir. BULGU 8: Performans Programı ile Stratejik Planın Uyumsuz Olması Stratejik Amaç 1 -Fiziki-Teknolojik Yapılanma ve Altyapı Tesislerinin Kurulması. Hedef 1.1 ÇağdaĢ, entegre bir yerleĢke oluĢturmak Performans Programı Göstergeleri:  Yatırım projelerinin tamamlanma oranları  Yüksek Teknoloji AraĢtırma Merkezinin (YÜTAM) Projesinin tamamlanma oranı  Tamamlanan fakülte/enstitü binası sayısı  Dönem içerisinde yapılacak eğitim - öğretim alanı miktarı  Rektörlük hizmet binası projesinin tamamlanma oranı  Tamamlanan açık ve kapalı spor tesis sayısı

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 36  Misafirhane yapın projesinin tamamlanma oranı  Toplantı ve konferans salonu inĢaatlarının tamamlanma oranı  Sanatsal, kültürel ve sosyal faaliyetlere yönelik alan miktarı  Lojman projelerinin tamamlanma oranı 2015 Performans Programında mevcut durum yıl hedefi ve nihai hedef açık ve net olarak yazılmamıĢtır. Ancak çıkarsama yapılabilmektedir. Ayrıca 2015 idare faaliyet raporu gerçekleĢmeleri içermediğinden ve ölçüm yapılmadığı için sağlıklı değerlendirme mümkün değildir. Gösterge faaliyet/proje ve maliyetlendirme örtüĢmemektedir. Faaliyet/projeler Stratejik Planda yer almamıĢtır. Oysa Performans Programı Stratejik Plandan bağımsız değil, yıllık uygulaması mahiyetindedir. Karar alınmadan değiĢiklik yapılmamalıdır. Kamu idaresi cevabında; Tarafından bulgu 8‟e iliĢkin olarak verilen cevapta Üniversitenin mevcut Stratejik Planı revize edileceğinden kalan dönemler için Performans Programı ile arasındaki uyumsuzluğun giderilmesine dikkat edileceği bildirilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere 2015 Performans Programında mevcut durum yıl hedefi ve nihai hedef açık ve net olarak yazılmamıĢtır. Ancak çıkarsama yapılabilmektedir. Ayrıca 2015 idare faaliyet raporu gerçekleĢmeleri içermediğinden ve ölçüm yapılmadığı için sağlıklı değerlendirme mümkün değildir. Gösterge faaliyet/proje ve maliyetlendirme örtüĢmemektedir. Faaliyet/projeler Stratejik Planda yer almamıĢtır. Oysa Performans Programı Stratejik Plandan bağımsız değil, yıllık uygulaması mahiyetindedir. Karar alınmadan değiĢiklik yapılmamalıdır. C. Faaliyet Raporunun Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 9: Ġdare Faaliyet Raporunda Performans Programında Yer Alan Performans Hedef ve Göstergelerinin GerçekleĢme Durumu ile Meydana Gelen Sapmaların Nedenlerin Yer Verilmemesi Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 yılı Faaliyet Raporunun incelenmesinde, 17.03.2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanan Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik‟in “Birim ve idare faaliyet raporlarının kapsamı” baĢlıklı 18‟inci maddesinin 1‟inci fıkrasının c bendine uygun hazırlanmadığı görülmüĢtür. Söz konusu fıkra Ģöyledir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 37 “c) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Bu bölümde, mali bilgiler ile performans bilgilerine detaylı olarak yer verilir.

1. Mali bilgiler başlığı altında, kullanılan kaynaklara, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, varlık ve yükümlülükler ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgilere, temel mali tablolara ve bu tablolara ilişkin açıklamalara yer verilir. Ayrıca, iç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgiler de bu başlık altında yer alır.
2. Performans bilgileri başlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara ilişkin değerlendirmelere yer verilir….” Oysa ETÜ 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunda; Stratejik Plan ve 2015 Yılı Performans Programı ile bağlantı kurulmadığı ve Performans bilgileri baĢlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleĢme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara iliĢkin değerlendirmelere yer verilmediği görülmüĢtür. Faaliyet raporunun faaliyetlere iliĢkin göstergelerin gerçekleĢmeleri değerlendirilememiĢtir. Bu nedenle Faaliyet Raporunun performans denetimi değerlendirmesi yapılamamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; ETÜ bulgu 10‟a iliĢkin cevabında 2016 yılı faaliyet raporu hazırlanırken bulgu dikkate alınarak hedef ve gösterge gerçekleĢmeleri ile bunlarda meydana gelen sapmaların nedenlerine yer verileceğini bildirmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere 2015 yılı Ġdare Faaliyet Raporunda; Stratejik Plan ve 2015 Yılı Performans Programı ile bağlantı kurulmamıĢ, Performans bilgileri baĢlığı altında, idarenin stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyet ve projelerine, performans programında yer alan performans hedef ve göstergelerinin gerçekleĢme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, diğer performans bilgilerine ve bunlara iliĢkin değerlendirmelere yer verilmemiĢtir. Faaliyet raporunun faaliyetlere iliĢkin göstergelerin gerçekleĢmeleri değerlendirilememiĢtir. Bu nedenle Faaliyet Raporunun performans denetimi değerlendirmesi yapılamamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 38 D. Faaliyet Sonuçlarının Ölçülmesi ve Değerlendirilmesine ĠliĢkin Bulgular BULGU 10: Veri Kayıt Sisteminin Bulunmaması Erzurum Teknik Üniversitesinde henüz idare tarafından, performans bilgisine yönelik çıktıların güvenilirlik açısından değerlendirmesini sağlayacak bir veri sistemi; performans bilgisinin yönetilmesi ve raporlanmasına yönelik açık iç politikaları, yapıları, süreçleri, karar mekanizmaları, veri sistemleri henüz tam olarak kurulmamıĢtır. Üniversitenin "Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı” çalıĢmaları devam etmektedir. Sınırlı sayıda personel Maliye Bakanlığının eğitim programlarına katılmıĢ ve görevlendirilmiĢtir. Uygulamada faaliyetleri gerçekleĢtirme ve raporlama görevleri birbirinden ayrılmamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; ETÜ Bulgu 9‟a iliĢkin cevabında “Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı” kapsamında iç kontrol sistemi kurulması çalıĢmalarının devam ettiğini, Ġç kontrol sisteminin tamamlanması ile birlikte Stratejik Planda belirtilen faaliyetleri gerçekleĢtirme görevi ile raporlama görevi birbirinden ayrılacağı, mevcut Ġç Kontrol Programı ile performans bilgisinin yönetilmesi ve raporlanmasına yönelik sistem de devreye sokulacağı bildirilmiĢtir. Sonuç olarak Bulguda açıklandığı ve ETÜ‟nün de katıldığı üzere Erzurum Teknik Üniversitesinde henüz idare tarafından, performans bilgisine yönelik çıktıların güvenilirlik açısından değerlendirmesini sağlayacak bir veri sistemi; performans bilgisinin yönetilmesi ve raporlanmasına yönelik açık iç politikaları, yapıları, süreçleri, karar mekanizmaları, veri sistemleri henüz tam olarak kurulmamıĢtır. Üniversitenin "Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı” çalıĢmaları devam etmektedir. Sınırlı sayıda personel Maliye Bakanlığının eğitim programlarına katılmıĢ ve görevlendirilmiĢtir. Uygulamada faaliyetleri gerçekleĢtirme ve raporlama görevleri birbirinden ayrılmamıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Erzurum Teknik Üniversitesi 2015 Yılı Performans Denetim Raporu 39 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr