2014 - ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ.pdf

ARDAHAN ÜNĠVERSĠTESĠ 2014 YILI SAYIġTAY DENETĠM RAPORU Ağustos 2015

ĠÇĠNDEKĠLER

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ ......................... 1
2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU ............................................... 2
3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU............................................................................................................... 3
4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI .......................................................... 3
5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI ........................................................................................... 4
6. DENETĠM GÖRÜġÜ ................................................................................................................................... 7
7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER ........................... 8
8. EKLER ........................................................................................................................................................ 17

KISALTMALAR ARÜ : Ardahan Üniversitesi BAP : Bilimsel AraĢtırma Projeleri TĠF : TaĢınır ĠĢlem FiĢi SKSDB : Sağlık Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı ĠMĠDB : Ġdari Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı YÖK : Yüksek Öğretim Kurumu MYO : Meslek Yüksek Okulu EBYS : Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 1

1. KAMU ĠDARESĠNĠN MALĠ YAPISI VE MALĠ TABLOLARI HAKKINDA BĠLGĠ Ardahan Üniversitesi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna ekli “II sayılı Cetvel” de yer alan bilimsel özerkliğe ve kamu tüzel kiĢiliğine sahip, Yüksek Öğretim Kuruluna bağlı özel bütçeli bir kuruluĢtur. Ardahan Üniversitesi bütçesi, analitik bütçe hazırlama rehberi çerçevesinde hazırlanır. Uygulama sonuçları ve muhasebe iĢlemleri Merkezi Yönetim muhasebe yönetmeliğine göre yapılır. Bu bağlamda bütçe uygulama sonuçlarını göstermek üzere anılan Yönetmeliğin 510 ve 514’üncü maddelerinde sayılan mali tablolar düzenlenmektedir. Muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığının Say2000i saymanlık otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. Üniversitenin 2014 yılında bütçe ile verilen toplam ödeneği 57.850.479,50 TL’dir. Yıl içerisinde 8.342.559,96 TL düĢülmüĢtür. Neticede kullanılabilir bütçe ödeneği 49.507.919,54 TL olmuĢ ve bu tutarın tamamı harcanmıĢtır. Bu durumda bütçe gerçekleĢme oranı % 100 dür. Bütçede 49.507.919,54 TL gelir tahmini yapılmıĢtır. Bütçe uygulama sonucunda 48.627.399,52 TL gelir elde edilmiĢtir. Gelir gerçekleĢme oranı % 98,22 olmuĢtur. Ardahan Üniversitesinin 2014 mali tablolarına göre gelir ve gider durumu aĢağıda gösterilmiĢtir. 2014 YILI BÜTÇE GĠDER GERÇEKLEġMELERĠ AÇIKLAMA BaĢlangıç Ödeneği Toplam Ödenek Toplam Harcanan Bütçe GerçekleĢme Oranı ( % ) 57.850.479,50 49.507.919,54 49.507.919,54 % 100 2014 YILI BÜTÇE GELĠR GERÇEKLEġMELERĠ AÇIKLAMA Bütçe Tahmini GerçekleĢen Gelir Toplamı GerçekleĢme Oranı(%) BÜTÇE GELĠRLERĠ TOPLAMI 49.507.919,54 48.627.399,52 % 98,22

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 2 Üniversitenin 2014 yılı gerçekleĢen faaliyet giderlerinin 49.507.919,54 TL, gerçekleĢen faaliyet gelirlerinin ise 48.627.399,52 TL olduğu görülmüĢtür. Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar” ın 5 inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda SayıĢtaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden aĢağıda yer alanlar denetime sunulmuĢ olup denetim bunlar ile usul ve esasların 8 inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıĢtır. Geçici ve kesin mizan. Banka mevcudu tespit tutanağı, Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu, Finansal ayırıma göre bütçe giderleri, Fonksiyonel ayırıma göre bütçe giderleri, Kurumsal ayırıma göre bütçe giderleri, Denetim görüĢü, kamu idaresinin temel mali tabloları olan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosuna verilmiĢtir. 2. DENETLENEN KAMU ĠDARESĠ YÖNETĠMĠNĠN SORUMLULUĞU Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmıĢ olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek Ģekilde zamanında SayıĢtaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlıĢ beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluĢturulmasından, etkin olarak iĢletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluĢturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 3 3. SAYIġTAYIN SORUMLULUĞU SayıĢtay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin gelir, gider ve malları ile bunlara iliĢkin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna iliĢkin görüĢ bildirmek, mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmekle sorumludur. 4. DENETĠMĠN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMĠ VE KAPSAMI Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, genel kabul görmüĢ uluslararası denetim standartları, SayıĢtay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir. Denetimler, kamu idaresinin hesap ve iĢlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve iĢlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına iliĢkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüĢtür. Kamu idaresinin mali tabloları ile bunları oluĢturan hesap ve iĢlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna iliĢkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleĢtirilmiĢtir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürünün belirlenmesine esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiĢtir. Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına iliĢkin tüm mali faaliyet, karar ve iĢlemleri ve bunlara iliĢkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluĢturmaktadır. Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüĢü oluĢturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 4 5. DENETĠM GÖRÜġÜNÜN DAYANAKLARI BULGU 1: 181 Gelir Tahakkukları Hesabının mali tablolarda yer almaması. Üniversite tarafından 1 (bir) aylık vadeli hesapta değerlendirilen mevduat faizlerinin 181 Gelir Tahakkukları Hesabına kaydedilerek takibi yapılması gerekirken tahakkuk iĢlemlerinin yapılmadığı, gelir elde edildiğinde (tahsilat yapıldığında) direkt olarak gelir hesaplarına kaydedilmek suretiyle muhasebeleĢtirildiği, hatalı kayıt tutarının 35.906,73 TL olduğu, bunun da mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği tespit edilmiĢtir. Kurumun uygulamakla yükümlü olduğu Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 121, 122 ve 123 üncü maddelerinde 181 hesaba kaydedilmesi gereken iĢlemler ayrıntıları ile açıklanmıĢtır. Buna göre gelir tahakkukları hesabının; faaliyet alacakları, kurum alacakları ve diğer alacaklar hesap gruplarında izlenmeyen ve tahakkuk etmekle birlikte, gelecek aylarda istenebilir duruma gelecek olan alacaklar ile duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelir tahakkukları hesabında kayıtlı tutarlardan vadesi takip eden faaliyet döneminde dolanların izlenmesi için kullanılması gerekmekte olup, tahakkuk ettirilmiĢ gelirlerden kaynaklanan ancak içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden dönemde istenebilir duruma gelecek olan alacaklar, ilgili oldukları dönemde tahsil edilmek üzere bu hesapta izlenir. Gelir tahakkukları hesabında yer alan tutarlardan vadesinde tahsil edilemeyenler, takipteki kurum alacakları hesabına aktarılarak takibe alınacaktır. Yukarıdaki açık düzenlemeye karĢın Kurumun elde ettiği mevduat faizlerinin muhasebeleĢtirilmesinde 181 hesap kullanılmamıĢ, gelirlerin tahakkuk kaydı yapılmaksızın tahsil edildiğinde doğrudan gelir hesaplarına kaydedilmiĢtir. Bu uygulama tahakkuk bazlı muhasebe sistemine aykırı olup düzeltilmesi gerektiği açıktır. Kamu idaresi cevabında; Vadeli hesaplarla ilgili, Genel Yönetim ve Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen tahakkuk esası gereğince sehven iĢlem yapılmadığı, bundan böyle vadeli hesaplarla ilgili, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 51. maddesi 1. fıkrası ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 121, 122, 123 ve 181. maddeleri doğrultusunda iĢlem yapılacağı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Kurumun elde ettiği mevduat faizlerinin muhasebeleĢtirilmesinde 181 hesap kullanılmaması nedeniyle tablolarda 264.635,51 TL tutarında hataya sebep olunmuĢ, bu da mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilemiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 5 BULGU 2: Stok Değerler hesap grubunda izlenmesi gereken bazı tüketim malzemelerinin doğrudan 630 Giderler Hesabına kaydedilerek muhasebeleĢtirilmesi. Kurum mizan cetveli ile buna dayanak teĢkil eden yevmiye defteri ve ödeme emirleri incelenmiĢ ve bu inceleme sonucunda satın alınan ve Stok Değerler hesap grubunda izlenmesi gereken bazı tüketim malzemelerinin doğrudan 630 Giderler Hesabına kaydedilerek muhasebeleĢtirildiği, bunun da mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği tespit edilmiĢtir. Kurumun muhasebe iĢlemlerinde uygulamakla yükümlü olduğu Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesap planı” baĢlıklı 8 inci maddesinde yer alan 15 Stoklar baĢlıklı hesap grubu; 15 Stoklar 150 Ġlk Madde ve Malzeme Hesabı 151 Yarı Mamuller-Üretim Hesabı 152 Mamuller Hesabı 153 Ticari Mallar Hesabı 155 Atölyeler Hesabı 157 Diğer Stoklar Hesabı 158 Stok Değer DüĢüklüğü KarĢılığı Hesabı (-) hesaplarından oluĢmaktadır. Söz konusu stoklar için yapılan ödemelerin muhasebeleĢtirilmesinde 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı ile birlikte yukarıdaki hesap kodları yerine 630 Giderler Hesabı kullanılmıĢtır. Dolayısıyla kurum tarafından yapılan stok malzemeleri alımları ilgili Yönetmeliğin 8 inci maddesindeki hesap planının aksine, yukarıdaki alt hesaplardan takip edilememektedir. Muhasebe kayıtlarının daha açık ve anlaĢılabilir olması, yapılan harcamaların ilgili bulunduğu hesaba kaydı ile mümkün olduğundan, Kurumun Dönen Varlıkları içinde yer

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 6 alması gereken Stoklar hesap grubuna ait alımların Giderler Hesabı altında muhasebeleĢtirilmesi nedeniyle hem Kurumun Dönen Varlıkları olması gerekenden 33.912,41 TL daha az hem de Giderler Hesabı olması gerekenden bu meblağ kadar daha yüksek gözükmektedir. Kamu idaresi cevabında; Tüketim malzemeleri alımında 630 Giderler Hesabının sehven çalıĢtırıldığı, bu konuyla ilgili olarak birimlerin bilgilendirildiği ve gerekli tedbirlerin alındığı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Kurumun Dönen Varlıkları içinde yer alması gereken Stoklar hesap grubuna ait alımların Giderler Hesabı altında muhasebeleĢtirilmesi nedeniyle Kurumun Dönen Varlıkları olması gerekenden 16.341,08 TL daha az, Giderler Hesabı ise olması gerekenden 33.912,41 TL daha yüksek gözükmekte olup, bu durum mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilemiĢtir. BULGU 3: Maddi ve maddi olmayan duran varlıkların doğrudan gider hesaplarında muhasebeleĢtirilmesi. Kurum tarafından yapılan harcamalardan bazılarının 25 ve 26 Maddi-Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabına kaydedilerek takip edilmesi gerekirken tamamının 630 Gider Hesaplarında muhasebeleĢtirildiği, bunun da mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilediği tespit edilmiĢtir. Muhtelif tarihlerde satın alınan (bilgisayar yazılımları, bayrak, duĢ teknesi, batarya, duĢakabin, çöp kovası, fotoselli el kurutma cihazı vb) ürün, cihaz ve malzemelerin direkt gider olarak muhasebeleĢtirildiği görülmüĢtür. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 8 inci maddesinde Kurumların hesap planlarının ne Ģekilde olacağı düzenlenmiĢtir. Buna göre; Üniversitenin hem dönen hem de duran varlıkları, farklı iki ana hesap grubu baĢlığı altında gösterilmiĢ olup, kendi içlerinde de değiĢik hesap gruplarına ayrılmıĢlardır. Bu hesap planına göre; yukarıda bahsi geçen cihaz ve malzemelerin 630 gider hesapları yerine 25 Maddi Duran Varlıklar ve 26 Maddi Olmayan Duran Varlıklar hesap grupları altındaki hesaplardan takip edilmesi gereklidir. Yukarıda ayrıntıları açıklanan 25 Maddi Duran Varlıklar ve 26 Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabı ile ilgili olarak yapılan muhasebe hataların düzeltilerek mali tabloların

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 7 doğruluğu sağlanmalıdır. Kamu idaresi cevabında; 25 Maddi Duran Varlıklar ve 26 Maddi Olmayan Duran Varlıklar hesap grupları altında takip edilmesi gereken yazılım, cihaz ve malzemelerle ilgili olarak birimlerin bilgilendirildiği ve gerekli tedbirler alındığı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Kurum tarafından yapılan harcamalardan bazılarının 25 ve 26 Maddi- Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabına kaydedilerek takip edilmesi gerekirken 630 Gider Hesaplarında muhasebeleĢtirilmesi nedeniyle Duran Varlıklar ana hesap grubu olması gerekenden daha düĢük, Gider hesabı da olması gerekenden daha yüksek görünmekte olup, bu durum mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini etkilemiĢtir.
6. DENETĠM GÖRÜġÜ Ardahan Üniversitesi'nin 2014 yılına iliĢkin yukarıda belirtilen ve ekte yer alan mali rapor ve tablolarının, “Denetim GörüĢünün Dayanakları” bölümünde açıklanan nedenlerden dolayı Dönen Varlıklar (181 Gelir Tahakkukları Hesabı ve 15 Stok Değerler Hesabı), Duran Varlıklar (25 Maddi Duran Varlıklar, 26 Maddi olmayan Duran Varlıklar) ve Faaliyet Hesapları (630 Giderler Hesabı) hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 8 7. DENETĠM GÖRÜġÜNÜ ETKĠLEMEYEN TESPĠT VE DEĞERLENDĠRMELER BULGU 1: Çıldır Meslek Yüksekokulu’nda Ġkinci Öğretimden Elde Edilen Gelirlerin Ġkinci Öğretim Ġçin Harcanan Fazla ÇalıĢma, Ek Ders Ve Sınav Ücretlerini KarĢılamaması. Çıldır Meslek Yüksekokulu hesaplarının incelenmesi sonucunda, ikinci öğretim için yapılan ek ders, sınav ve fazla çalıĢma ücretlerinin ikinci öğretimden elde edilen gelirlerin üzerinde olduğu görülmüĢtür. 2013/5556 sayılı Yükseköğretim Kurumlarında Yapılacak Ġkinci Öğretimde Görev Alacak Öğretim Elemanlarına Ödenecek Ders Ücretleri ile Görevli Akademik Yöneticiler ve Öğretim Elemanları ile Ġdarî Personele Ödenecek Fazla ÇalıĢma Ücretlerine ĠliĢkin Kararda DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Karar’ın 2 inci maddesinin üçüncü fıkrasında aynen; “… Bir eğitim-öğretim döneminde öğretim elemanlarına 1 inci madde uyarınca ödenecek ek ders ve sınav ücretleri ile personele bu madde uyarınca ödenecek fazla çalıĢma ücretlerinin toplamı, ilgili eğitim-öğretim döneminde tahsil edilen ikinci öğretim ücretlerinden öğrencilerin baĢta beslenme olmak üzere barınma, sağlık, spor, kültür ve diğer sosyal hizmetlerinde kullanılmak üzere ayrılacak paydan sonra kalan tutarın % 70’ini hiçbir Ģekilde aĢamaz.” Hükmü yer almaktadır. Bu hüküm gereğince ikinci öğretim yapılan birimlerde gelir gider dengesi gözetilecek ve bu kapsamda toplanan ikinci öğretim harç gelirlerinin, öğrencilerin baĢta beslenme olmak üzere barınma, sağlık, spor, kültür ve diğer sosyal hizmetlerinde kullanılmak üzere ayrılacak paydan sonra kalan tutarın % 70’ini aĢmayacak Ģekilde ikinci öğretime iliĢkin giderler yapılacaktır. Çıldır Meslek Yüksekokulunda ikinci öğretime iliĢkin giderler gelirlerin çok üzerinde gerçekleĢmiĢtir. Ġkinci öğretim giderlerinin gerçekleĢtirilmesi sırasında ilgili Bakanlar Kurulu Kararı’nda yer alan sınırlamaların dikkate alınması gerekmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 9 Kamu idaresi cevabında; Ġkinci öğretim yapılan birimlerde gelir gider dengesi gözetilerek, kurum genelini etkilemeyecek Ģekilde bir aktarma yapıldığı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun "Tanımlar" baĢlıklı 3 üncü maddesinde; "Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi .... ifade eder" Hükmü yer almaktadır. Ardahan Üniversitesi Çıldır Meslek Yüksekokulu 5018 sayılı Kanun kapsamında kendisine gelir ve gider bütçesi tanımlanmıĢ ve bir harcama birimi olarak belirlenmiĢtir. 2013/5556 sayılı Yükseköğretim Kurumlarında Yapılacak Ġkinci Öğretimde Görev Alacak Öğretim Elemanlarına Ödenecek Ders Ücretleri ile Görevli Akademik Yöneticiler ve Öğretim Elemanları ile Ġdarî Personele Ödenecek Fazla ÇalıĢma Ücretlerine ĠliĢkin Kararda DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Karar’ın 2 inci maddesi kapsamında; ikinci öğretimden elde edilen gelirlerin her bir harcama birimi bazında değerlendirilmesi gerektiği ve dağıtılacak ek ders ve fazla çalıĢma ücretlerinin bu gelirin barınma, sağlık, spor, kültür ve diğer sosyal hizmetlerde kullanılmak üzere ayrılacak paydan sonra kalan tutarın % 70’ini hiçbir Ģekilde aĢamayacağı açıktır. Bu kapsamda Çıldır Meslek Yüksekokulunda dağıtılan ikici öğretim ek ders ve fazla çalıĢma ücretlerinin, gelirlerinin sadece dağıtılabilecek gelirlerinin %70'inden değil ikinci öğretime iliĢkin bütün gelirlerinden fazla olduğu,ayrı bir harcama birimi olması dolayısıyla Çıldır Meslek Yüksekokulunun ikinci öğretime iliĢkin giderlerinin Üniversitenin bütün gelir ve gider bütçesi içinde değerlendirilmesinin mümkün olamayacağı açıktır. Yukarıdaki mevzuat hükümleri ve açıklamalar çerçevesinde ikinci öğretim gelir ve giderlerinin harcama birimi bazında değerlendirilerek yapılması ve uygulamanın bu yönde düzeltilmesinin uygun olacağı kanaatine varılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 10 BULGU 2: Üniversite Bünyesindeki Ġki Fakülte Ġle Bir Enstitünün Fiilen Atıl Durumda Olması. Üniversite bünyesinde açılan Güzel Sanatlar Fakültesi ve Ġlahiyat Fakültesi ile Fen Bilimleri Enstitüsünün öğrencisinin bulunmadığı, söz konusu birimlerin mevzuata uygun olarak çalıĢtırılamadığı tespit edilmiĢtir. 2547 Sayılı YÖK Kanununun 5 inci maddesinin, (f) bendinde; “Üniversiteler ile İleri Teknoloji Enstitüleri ve bunlar içindeki fakülte, enstitü ve yüksekokullar, Kalkınma Plan ve Programlarının ilke ve hedefleri doğrultusunda ve yükseköğretim planlaması çerçevesinde Yükseköğretim Kurulunun görüşü veya önerisi üzerine kanunla kurulur.” (h) bendinde de “ Yükseköğretim kurumlarının geliştirilmesi, verimlerinin artırılması, genişletilmesi ve bütün yurda yaygınlaştırılması amacına yönelik olarak yenilerinin açılması, öğretim elemanlarının yurt içinde ve dışında yetiştirilmeleri ve görevlendirilmeleri, üretim - insangücü - eğitim unsurları arasında dengenin sağlanması, yükseköğretime ayrılan kaynakların ve ihtisas gücünün dağılımı, milli eğitim politikası ve kalkınma planları ilke ve hedefleri doğrultusunda ülke,çevre ve uygulama alanı ihtiyaçlarının karşılanması, örgün, yaygın, sürekli ve açık eğitim - öğretimi de kapsayacak şekildeplanlanır ve gerçekleştirilir.” hükümleri yer almaktadır. Yine aynı Yasanın Yükseköğretim Kurulunun görevleri 7 nci maddede; “Yükseköğretim kurumlarının bu Kanunda belirlenen amaç, hedef ve ilkeler doğrultusunda kurulması, geliştirilmesi, eğitim - öğretim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve yükseköğretim alanlarının ihtiyaç duyduğu öğretim elemanlarının yurt içinde ve yurt dışında yetiştirilmesi için kısa ve uzun vadeli planlar hazırlamak, üniversitelere tahsis edilen kaynakların, bu plan ve programlar çerçevesinde etkili bir biçimde kullanılmasını gözetim ve denetim altında bulundurmak” olarak sayılmıĢtır. Ġhtiyaçlar gözetilmeden, yeterli koĢullar sağlanmadan fakülte ve enstitülerin açılması, kamu kaynaklarının ekonomik ve verimli kullanılmamasına ve dolayısıyla kamu zararına yol açmakta olup, neticede 2547 sayılı YÖK Kanununun yukarıda yer verilen ilgili hükümleri ve 5018 sayılı Kamu Mali Kontrol Kanununun 1, 3, 5 ve 7 nci madde hükümleri uyarınca, mevcut durumun Yükseköğretim Kuruluna bildirilmesinin uygun olacağı düĢünülmektedir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 11 Kamu idaresi cevabında; 2015-2016 Eğitim-Öğretim yılında Güzel Sanatlar Fakültesine öğrenci alımı ile ilgili tekliflerinin Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı tarafından kabul gördüğü ve 32 öğrenci kontenjanı açıldığı, en kısa zamanda Fen Bilimleri Enstitüsü ile Ġlahiyat Fakültelerinin de öğretim üyesi ihtiyaçlarının giderilerek faal duruma getirileceği beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Atıl durumda olan fakültelerin kuruluĢundan bu yana yaklaĢık 2'Ģer yıl, Fen Bilimleri Enstitüsünün de kuruluĢundan bu yana 6 yıl geçmesine karĢın öğrencilerinin bulunmaması ve eğitime baĢlamamıĢ olmaları kamu kaynaklarının ekonomik ve verimli kullanılmadığının bir göstergesidir. 2547 sayılı YÖK Kanununun yukarıda yer verilen ilgili hükümleri ve 5018 sayılı Kamu Mali Kontrol Kanununun 1, 3, 5 ve 7 nci madde hükümleri uyarınca, mevcut durumun Yükseköğretim Kuruluna bildirilmesinin uygun olacağı düĢünülmektedir. BULGU 3: Ġç Kontrol Sistemindeki Eksiklikler 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı RG de yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği çerçevesinde yapılan inceleme sonucunda aĢağıdaki hususlar tespit edilmiĢtir:

1. Etik Değerler SözleĢmesi personel tarafından imzalanmamıĢtır. Ġdare tarafından; 2013 yılı Faaliyet Raporunda belirtilen misyonunun gerçekleĢtirilmesini sağlamak amacına yönelik olarak, sadece Rektör, Dekan, Yüksekokul Müdürü ve Enstitü Müdürü’nün görev tanımları yapılmıĢ olup, diğer birimlerin unvan bazında görev tanımları mevcut değildir.
   Ġdarenin yöneticileri hassas görevlere iliĢkin prosedürleri tanımlamamıĢtır. Her görev için eğitim ihtiyacı belirlenmemiĢ, planlı bir eğitim faaliyeti yürütülmemiĢtir. Sadece iĢe yeni baĢlayanlara yönelik oryantasyon eğitimleri düzenlenmiĢtir. Personelin performansını ölçmeye yönelik kriterler belirlenmemiĢtir. Bir birim hariç diğer birimlere ait iĢ akıĢ Ģemaları oluĢturulmamıĢtır. Ġmza ve onay mercileri belirlenmemiĢ ve personele duyurulmamıĢtır. Ġdari anlamda yapılan yetki devirlerinin belirlendiği bir “Ġmza Yetkileri Yönergesi” çıkarılmamıĢtır.
2. Üniversitenin 2014-2018 yıllarını kapsayan stratejik planı mevcuttur. Ancak Kurumun, yürüteceği program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını,

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 12 performans hedef ve göstergelerini içeren bir performans programı yoktur. 3. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karĢılaĢtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb) belirlenmemiĢtir. Ġdare, faaliyetleri ile mali karar ve iĢlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliĢkin düzenlemeleri hazırlamamıĢ ve personelin eriĢimine sunmamıĢtır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle idari iĢlemlerde görevler ayrılığı ilkesi tam olarak uygulanamadığı halde idareciler bu riskin farkında olmayıp gerekli önlemleri almamıĢlardır. Yöneticiler, iĢ ve iĢlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmemektedirler. 4. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmemiĢtir. Gelen ve giden her türlü evrak dahil iĢ ve iĢlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sistem mevcut olmayıp EBYS henüz iĢlerlik kazanmamıĢtır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmemiĢ ve duyurulmamıĢtır. 5. Ġç kontrol sistemi yıllık olarak değerlendirilmemekte, eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemleri belirlenmemektedir. Üniversitede henüz iç denetim birimi oluĢturulmamıĢtır. Kamu idaresi cevabında; Etik Değerler SözleĢmesinin personel tarafından imzalanma sürecinin tamamlandığı, eğitim çalıĢmalarıyla ilgili bir takvim oluĢturulduğu ve gerekli çalıĢmalara baĢlandığı, tüm birimlerin iĢ akıĢ Ģemalarının hazırlanarak web sayfasında duyurulduğu, iç kontrol sistemiyle ilgili tüm eksiklikleri gidermeye yönelik çalıĢmaların devam ettiği ve en kısa sürede sonuçlandırılacağı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Kurumun taahhüdünü yerine getirip getirmediği hususu 2015 yılında izlenecektir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 13 BULGU 4: Kurumda Var Olan Kontrol Mekanizmalarının Düzgün ÇalıĢmaması Üniversite bünyesindeki fakülte ve MYO’larda bulunan kantinlerin (3 adet) 51/g ile kiraya verildiği, yemek hizmetinin ise açık ihale yöntemiyle satın alınma yoluna gidildiği, söz konusu iĢlere iliĢkin olarak imzalanan SözleĢme ve eki ġartnamede yer alan “genel Ģartlar” ile “özel Ģartlar”a riayet edilmediği tespit edilmiĢ ve aykırılıklar aĢağıda listelenmiĢtir:

• Kiralanan alandaki faaliyetlerin SKS tarafından oluĢturulacak bir komisyon tarafından denetleneceği Ģeklinde bir düzenleme olmasına rağmen söz konusu denetleme komisyonu kurulmamıĢ ve kantinler ve yemekhanede hiçbir denetim yapılmadığından kiracıların istedikleri Ģekilde davranmalarına sebep olunmuĢtur.
• Kantin alanında satılacak malzeme, yiyecek ve içeceklerin satıĢ fiyatlarının Üniversite tarafından belirleneceği ve kiracılar tarafından bu fiyatların uygulanacağı belirtilmesine karĢın söz konusu fiyatlar Üniversitece belirlenmemiĢ ve kiracılara bildirilmemiĢtir. Denetimimiz sonucunda söz konusu fiyatlar oluĢturularak kiracılara bildirilmiĢ ve fiyat listelerinin kantinlerin öğrenciler tarafından görülecek Ģekilde asılması sağlanmıĢtır.
• Kiraya verilen kantin, büfe ve çay ocağı gibi yerlerin Üniversite Rektörlüğünce mahallinde tanzim edilecek bir tutanakla teslim edileceği ve söz konusu tutanakta, teslim edilen yerdeki kapı, pencere, dolap, musluk, lavabo gibi levazımın tam ve sağlam olup olmadığı, iĢletme hakkı verilecek taĢınmaz mal içerisinde malzeme de (ocak, masa, sandalye vb) bulunuyorsa bunların da çeĢitleri ve değerlerinin ayrı ayrı belirtileceği Ģeklinde bir düzenleme olmasına karĢın sadece yerin teslim edildiğine dair taraflar arasında bir Tutanak tanzim edildiği ve fakat bu Tutanakta baĢkaca bir bilgi bulunmadığı görülmüĢtür.
• Vadesinde ödenmeyen iĢletme hakkı bedellerine (kira bedellerine) 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Hakkında Kanunun 51 inci maddesi gereğince belirlenen oranda gecikme zammı uygulanması gerekirken bu hususa dikkat edilmediği ve geç ödenen iĢletme hakkı bedellerine gecikme zammı tahakkuk ettirilmediği ve tahsilatının sağlanmadığı tespit edilmiĢtir.
• ĠĢletici firmaların kullandıkları alanların düzenli olarak ilaçlamalarını yaptırarak evraklarını Ġdareye teslim etmeleri gerekirken kiracıların hiçbirisi bu ilaçlama iĢlemlerini hiç yaptırmamıĢ ve Ġdare de kendilerinden ilaçlamaya ait herhangi bir evrak talep etmemiĢtir.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 14

• Kiraya verilen mekanlarda çalıĢtırılacak kiĢilerin her biri için ayrı adli sicil belgesi, nüfus cüzdanı sureti, sağlık raporu, iĢ güvenliğine uyulduğuna dair belgeler ile çalıĢtırılacak kiĢilerle ilgili periyodik sağlık kontrol belgelerinin 15 (onbeĢ) gün içerisinde incelenmek üzere Üniversiteye ibraz edilmesi gerektiği, zaman içerisinde çalıĢtırılacak personel değiĢikliğinde de yine 15 (onbeĢ) gün içerisinde aynı iĢlemin yapılması gerektiği açıkça belirtilmesine karĢın; baĢlangıçta çalıĢtırılacak kiĢilerin her biri için adli sicil belgesi, nüfus cüzdanı sureti ve sağlık raporu alınarak süresi içinde incelenmek üzere Ġdareye ibraz edildiği, ancak, periyodik sağlık kontrol belgelerinin alınmadığı ve sunulmadığı gibi, zaman içerisinde oluĢan personel değiĢikliklerinin Ġdareye bildirilmediği gibi bunlarla ilgili hiçbir evrakın (adli sicil kaydı, nüfus cüzdanı sureti ve sağlık raporu) Ġdareye verilmediği, iĢ güvenliğine uyulduğuna dair hiçbir yüklenicinin bir belge almadığı ve ibraz etmediği anlaĢılmıĢtır.
• ÇalıĢtırılacak elemanların kıyafetlerinin tek tip olması ve personelin görev esnasında Üniversite tarafından verilen ve kimlik bilgilerini içeren kimlik kartlarını takmaları yönünde bir Ģart getirilmesine karĢın denetim esnasında bu Ģarta da uyulmadığı, çalıĢanlarının her birinin ayrı bir kıyafetle ve kimlik kartı olmaksızın dolaĢtığı tespit edilmiĢtir.
• ÇalıĢtırılacak personel arasında aĢçı sertifikası olan en az 1 (bir) kiĢinin mutfakta çalıĢtırılacağı Ģartına sadece yemekhane hizmetini veren yüklenicinin uyduğu, kantinlerde bu Ģartın sağlanmadığı ve kantinlerde aĢçı sertifikalı çalıĢan bulunmadığı görülmüĢtür.
• Kiracının verilen yeri amacı dıĢında kullanmaması Ģeklinde bir Ģart mevcut iken kantinin birine fotokopi makinesi konularak ücret karĢılığı fotokopi çekim hizmeti verildiği ve bundan Ġdarenin haberdar olmadığı anlaĢılmıĢtır.
  Yemekhane hizmetine gelince:
• ġartnameye göre 1 (bir) Gıda Mühendisi, 1 (bir) Gıda Teknikeri veya Diyetisyen, 1 (bir) BaĢ AĢçı, 1 (bir) AĢçı, 1 (bir) AĢçı Yardımcısı ve 13 (onüç) iĢçi olmak üzere 18 (onsekiz) kiĢi çalıĢması gerekirken 16 (onaltı) kiĢi çalıĢtığı, 1 (bir) Gıda Teknikeri veya Diyetisyen ile 1 (bir) BaĢ AĢçının eksik olduğu anlaĢılmıĢtır.
• Düzenlenen Ģartnameye göre firma 1 (bir) yıl içerisinde vereceği yemeklerde 5,5

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 15 ton kırmızı et kullanması gerekirken 2 ton kırmızı et faturası ibraz edebilmiĢ olup, taahhüt ettiğinden 3,5 ton daha az kırmızı et kullanmıĢtır.

• ĠĢletici firmanın kullandığı alanların düzenli olarak ilaçlamalarını yaptırarak evraklarını Ġdareye teslim etmeleri gerekirken bu ilaçlama iĢlemlerini hiç yaptırmamıĢ ve Ġdare de kendilerinden ilaçlamaya ait herhangi bir evrak talep etmemiĢtir.
• ġartnamede iĢyerlerinde yazılı bir temizlik/dezenfeksiyon prosedürü olması gerektiği belirtilmesine karĢın yazılı bir temizlik prosedürü olmayıp firmanın temizlik ve dezenfeksiyon iĢlemlerini ne sıklıkla ve ne Ģekilde yaptığı konusunda kanıtlayıcı hiçbir belge bulunamamıĢ, konu ile ilgili bilgi, Ģifai olarak anlatılanlarla sınırlı kalmıĢtır.
• ġartnamede zemin ile alet ekipman temizliğinde kullanılacak malzemelerin ayrılması gerektiği Ģeklindeki düzenlemeye de uyulmamıĢtır.
• Zaman içerisinde oluĢan personel değiĢikliklerinin Ġdareye bildirilmediği gibi bunlarla ilgili hiçbir evrakın (adli sicil kaydı, nüfus cüzdanı sureti ve sağlık raporu) Ġdareye verilmediği, iĢ güvenliğine uyulduğuna dair yüklenicinin bir belge almadığı ve ibraz etmediği anlaĢılmıĢtır.
• Yemekhanede çalıĢanların hijyen eğitimi almadıkları görülmüĢtür.
• Her masada masa örtüsü, sandalye minderi bulunması gerekirken olmadığı, tespit edilmiĢtir.
• Yemekhanelerde bulunması gereken su arıtma cihazı ve Ģarjlı el süpürgesi, tekerlekli bulaĢık taĢıma arabası, ilk yardım dolabı, lavabolarda el kurutma makinesi yoktur.
• Yemeklerin yanında ambalajlı rol ekmek verilmesi gerekirken sepet içerisinde dilimlenmiĢ ekmek verildiği anlaĢılmıĢtır.
• ġartname uyarınca yüklenici yemekhanelerde, hizmet için kullandığı sıhhi tesisatın onarımını ve periyodik bakımlarını yaptırması ve bu konudaki bilgileri her ay Ġdareye bildirmekle yükümlü iken, bunları yapmadığı görülmüĢtür.
• Yemeklerde ve yemekhanelerde iyotlu tuz kullanılması gerekirken sadece masalara iyotlu tuz konulmuĢ, yemeklerde kaya tuzu kullanıulmıĢtır.
• ġartnameye göre çalıĢanlara yüklenici tarafından verilmesi gereken ĠĢ Güvenliği Eğitimi verilmemiĢtir.
• ġartnamede aydınlatmanın yeterli ve gün ıĢığına eĢdeğer olması gerektiği

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 16 belirtilmiĢ ise de aydınlatmanın yeterli olmadığı görülmüĢtür. Görüleceği üzere; genel ve özel Ģartlar içinde yer almasına karĢın, kiralanan alanlardaki faaliyetleri denetleyecek ve SKS tarafından kurulacak bir komisyonun/komisyonların oluĢturulmaması; kiralanan kantinler ile yemekhanelerin kiralayanın insafına kalması, imzalanan sözleĢme ve Ģartname hükümlerinin çoğunun by-pass edilmesi ve uygulanmaması, bunun sonucunda da sorumlular hakkında ilgili sözleĢme ve Ģartnamelerde yer alan cezai hükümlerin uygulanmaması neticesini doğurmuĢtur. Yapılan fiili denetim sonucunda Ġdare tarafından 10.12.2014 tarihinde komisyon kurulması için gereken iĢlemler baĢlatılmıĢ, kantinlerde satılan yiyecek ve içeceklerin fiyatları belirlenmiĢ, yemekhanelerde kapsamlı bir denetim yapılmıĢ ve imzalanan sözleĢmelerde yer alan cezai hükümlerin uygulanması için harekete geçilmiĢtir. Kamu idaresi cevabında; SKS tarafından Kontrol TeĢkilatları oluĢturulduğu, bu komisyonlar tarafından denetimlerin titizlikle yapılarak denetleme raporlarının Genel Sekreterliğe aylık olarak sunulduğu, bulguda yer alan tüm konularla ilgili olarak gerekli düzenlemelerin yapıldığı ve yapılmaya devam edildiği, Vadesinde ödenmeyen kira bedelleri için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Hakkındaki Kanunun 51. Maddesi gereğince belirlenen oranda gecikme zammı uygulandığı, Yemek iĢinin yüklenicisi olan firmaya; yemeklerde kullandığı kırmızı et miktarına iliĢkin faturalarının tamamını ibraz edemediği için idari Ģartname ve sözleĢme hükümlerine göre cezai iĢlem uygulandığı ve ceza tutarının tahsil edilerek idareye teslim edildiği, ayrıca et faturaları düzenli Ģekilde aylık olarak idareye teslim edilip edilmediğinin idare tarafından kontrol ve takibinin sağlandığı beyan edilmiĢtir. Sonuç olarak Ġdare tarafından bulguda konu edilen hususların düzeltilmesi için gerekli iĢlemlerin baĢlatıldığı anlaĢılmıĢtır.

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 17 8. EKLER Ek 1: Kamu Ġdaresi Mali Tabloları

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 18

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 19

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 20

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 21

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 22

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 23

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 24

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 25

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 26

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 27

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 28

T.C. SayıĢtay BaĢkanlığı Ardahan Üniversitesi 2014 Yılı Düzenlilik Denetim Raporu 29 T.C. SAYIġTAY BAġKANLIĞI 06520 Balgat / ANKARA Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00 e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr http://www.sayistay.gov.tr